Создание и движение документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

У документа есть разные функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция исторического источника. Последнее время наряду с управленческой функцией, важнейшую роль начинает приобретать информационная функция, которая относится к делопроизводству. Не случайно вместо термина ДОУ нередко употребляется новое словосочетание - «инф. документационное обеспечение» или делопроизводство, подчеркивающее значение документации для компьютеризованного общества. Комплексные задачи, возникающие при практической разработке проектов автоматизированных систем документирования, обработке документов или электронных архивов предприятий, требуют создания единой информационно-документальной базы организации. К специалистам, решающим столь сложные задачи, предъявляются очень высокие требования. Наряду с хорошим знанием традиционного бумажного делопроизводства современные специалисты области документационного обеспечения управления должны владеть современными компьютерными технологиями, разбираться в технических средствах, позволяющих решить поставленные задачи, быть специалистами по организации всех информационных ресурсов государственного или коммерческого предприятия.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.



1. Порядок создания и движения документов

документ архивный электронный

1.1 Делопроизводство

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами - с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией, в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Национальный стандарт термин «делопроизводство» и его терминологический синоним «документационное обеспечение управления» (ДОУ) определяет как «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами». Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей / исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства. Канцелярия, секретариат, кадровая служба, архивариусы, делопроизводители, менеджеры по персоналу, табельщики - все сотрудники, которые работают в сфере делопроизводства.

Говорить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно в том случае, если:

? между работниками организации распределены функции управления документами (создание, обработка, хранение и использование документов) и определена ответственность за их несоблюдение;

? организован документооборот, т.е. движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения, отправки документа и / или передачи в дело на хранение;

? налажена система регистрации (учета) документов (поступающих, внутренних, исходящих) и обеспечивается поиск документов;

? исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

* Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»;

* Документооборот - организация движения и учёта документов;

* Архивное дело - хранение документов.

В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены стандартом.

Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

1.2 Документооборот

Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Определение документообороту можно дать, основываясь на самом названии:

Документооборот - это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы).

Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами.

Существует 3 формы организации работы с документами.

1. Централизованная - применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

2. Децентрализованная - работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило, разобщённых территориально.

3. Смешанная - используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организации работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

а) объём документооборота;

б) характер работы учреждения, его территориального размещения;

в) структура учреждения и его подразделения;

г) техническую оснащённость;

д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.

Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО.

1 категория: учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.

2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100 тысяч в год.

3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.

4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.

Основные задачи системы документооборота.

В технологию работы с документами входит:

* прием и первичная обработка документов;

* их предварительное рассмотрение и распределение;

* регистрация документов;

* контроль исполнения документов;

* информационно-справочная работа;

* исполнение документов;

* их отправка;

* систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Объем документации, создаваемой в учреждениях, как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. Поэтому в организациях разработаны схемы движения документооборота.



2. Формы организации работы с документами

2.1 Обработка документов.

Обработка входящих документов.

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

· Прием и первичную обработку документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрацию;

· рассмотрение документов руководством;

· передачу на исполнение.

Первичная обработка документов.

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших - секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, - экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение.

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов.

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов.

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством.

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

· проверка правильности доставки документов;

· проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

· фиксация факта получения документов;

· подготовка их к исполнению;

· передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов.

Исходящие документы - это документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

· составление чернового документа;

· подготовку проекта документа;

· его согласование (визирование);

· удостоверение документа;

· отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

· проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

· проверка наличия удостоверяющих реквизитов;

· проставление исходящего регистрационного индекса;

· обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

· сортировку;

· вложение в конверты;

· адресование;

· сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

· правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

· наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

· правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения - входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

· проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

· протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

· фельдъегерской или курьерской связью;

· секретарями;

· с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

К таким документам могут быть отнесены акты, протоколы, в постановляющей части которых не содержится распоряжений.

На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документами организуется так же, как с исходящей документацией: составляется проект документа, проводится его согласование с соответствующими должностными лицами данной организации. Если появляются замечания, проект документа дорабатывается, затем подписывается руководителем и регистрируется. После регистрации технология работы с внутренним документом аналогична работе с входящим документом: его передают на исполнение соответствующему должностному лицу, о чем делается запись в регистрационной форме. После исполнения документ подшивается в дело. В случае, когда исполнение поручается нескольким специалистам, делается необходимое количество копий документа. Исполнение зарегистрированных внутренних документов контролируется службой документационного обеспечения управления. Особенно это касается распорядительных документов.

Ряд внутренних документов не требует исполнения.

Такие документы после их регистрации сразу должны быть помещены в соответствующие дела для использования в информационно - справочной работе.

Движение внутренних документов, как правило, не имеет этапа отправки. Однако есть исключения. Организации могут направлять внутренние (например, распорядительные) документы в свои территориально разобщенные структурные подразделения. В этом случае отправка должна осуществляться с учетом правил отправки исходящих документов.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

2.2 Архивная обработка документов

Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных мероприятий, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов постоянного, временного и долговременного хранения, включая дела по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, приказы по личному составу) с составлением учетных документов (опись дел).

Выгода от архивной обработки документов:

- Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям законодательства;

- Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;

- Экономия занимаемого документами места;

- Экономия времени на поиск необходимого документа при выдачи справок социального характера;

- Документы подготовлены к передаче на государственное хранение;

- По результатам архивной обработки документов, можно составить акт о выделении документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Для чего необходимо проводить архивную обработку документов:

- Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов;

- Подготовка дел к передаче на государственное и ведомственное хранение;

- Экспертиза и восстановление утраченных документов;

- Без предварительной обработки документов, законодательно запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения;

Архивация документов.

Архивация документов - процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Согласно законам и нормативным актам РФ, документы хранятся в архиве организации независимо от формы ее собственности. Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации и для последующей передачи в Государственный архив РФ.

Среди таких документов, подлежащих непременной архивной обработке, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность, документы по личному составу. Эти документы необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация и др.).

Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Именно архивация документов призвана решить целый ряд проблем, связанных с управлением архива.

Как уже упоминалось ранее, все работы по обработке документов для последующего архивного хранения выполняются в соответствии с законодательством РФ. В комплекс мероприятий по архивации документов входят:

· аудит состояния архивного и документального фондов предприятия: определение количества архивных фондов, состава документов, схемы систематизации дел, уровня систематизации дел, уровня оформления дел, наличия внутренних организационных документов по делопроизводству и архивному делу и др.

· проведение экспертизы научной, исторической и практической ценности: проводится распределение документов по нескольким группам: 1) документы, имеющие научную или практическую ценность и требующие архивной обработки; к ним относятся документы постоянного, долговременного (более 10 лет) срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет включительно), а также документы по личному составу; 2) документы, не имеющие научную или практическую ценность и подлежащие уничтожению.

· формирование дел документов по личному составу, а также постоянного, временного и долговременного сроков хранения: распределение документов по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации.

· оформление дел в соответствии с законом: возможно полное оформление дел, включающее в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела; для документов временного срока хранения (до 10 лет) возможно частичное оформление для дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

· составление описей дел и исторической справки к архивному фонду: изучение истории фонда, разработка схемы систематизации единиц хранения в фонде, формирование описей.

· переплетные и реставрационные работы: выполнение переплетных работ.

· подготовка дел к уничтожению дел: выполняется по результатам экспертизы ценности документов с последующим составлением акта на уничтожение.

· передача документов на государственное хранение.

· разработка номенклатуры дел: проводится в соответствии с типовыми и примерными номенклатурами с учетом специфики организации.

Самостоятельная архивная обработка.

При самостоятельной архивной обработке документов следует обратить внимание на несколько важных моментов.

Правильная архивная обработка перед сдачей в архив.

Все дела должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ и действующим архивным законодательством РФ. Документация, оформленная ненадлежащим образом, может быть не принята в государственные или муниципальные архивы. Документы придется разброшюровывать, перешивать, тратить бесценное время на выполнение одной и той же задачи.

Обеспечение сохранности документов и ограничение доступа к ним.

В процессе деятельности предприятия накапливается документация, доступ к которой нужно ограничить. Подобного рода документы могут содержать государственную, коммерческую или профессиональную тайну, поэтому они должны храниться в условиях конфиденциальности. Утечка информации, потеря, фальсификация документов могут привести к штрафным санкциям и существенно навредить успешному делу.

Квалифицированное уничтожение документов

Уничтожение документов является частью процесса архивной обработки, так как рано или поздно практически любой организации приходится уничтожать большие объемы документации. И главное - встает необходимость провести экспертизу ценности и правильно выделить дела на уничтожение. Уничтожение документов, сроки хранения которых еще не истекли, может привести к штрафам и предписаниям при аудиторских проверках.

К сожалению, не все руководители осознают необходимость архивной обработки документов либо понимают ее крайне неоднозначно. Между тем архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, связанных с архивной обработкой документов, нередко возникают проблемы с тем, в какой последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для архивации документов.

2.3 Электронная обработка документов

К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве, можно отнести:

- средства составления и изготовления документов (пишущие, диктофонные и др.);

- средства репрографии и оперативной полиграфии;

- средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие, штемпелюющие и др.);

- средства хранения, поиска и транспортировки;

- средства связи; и др.

В настоящее время для рационализации управленческих процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные программные средства, предназначенные для полной или частичной автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все чаще для решения различных управленческих и производственных задач используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация сама приобретает офисные программные продукты, предназначенные для автоматизации документационного обеспечения управления исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.

Выбор программного продукта - сложный и трудный процесс, так как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует производить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесообразно сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы. Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их программной реализации и стоимостным показателям. Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации документационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достижение следующих целей.

1. В области обработки документов:

- повышение оперативности и качества работы с документами;

- упорядочение документооборота;

- обеспечение эффективности контроля исполнения;

- постепенный переход от традиционных бумажных технологий ДОУ к электронным «безбумажным»;

- повышение доли интеллектуального труда в работе с документами и снижение трудозатрат на рутинные операции;

- повышение качества документов, создаваемых в организации;

- исключение дублирования ввода в информационно-поисковую систему сведений о документе на различных участках его обработки;

2. В области контроля за исполнительской дисциплиной:

- обеспечение автоматизированного контроля исполнения документов в подразделениях организации;

- информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах,

- исключение потерь документов;

- оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3. В области организации доступа к информации:

- обеспечение сохранности текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех сопутствующих материалов, относящихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);

- обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Программная система автоматизации ДОУ должна стать основой для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом конечным результатом этого должно стать:

- введение единого порядка индивидуальной и совместной работы

с документами в единой сети;

- объединение потоков электронных документов организации;

- использование общей для всех подразделений системы индексации (нумерации) документов;

- введение общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;

- обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

В настоящее время на рынке программных продуктов выделяются ряд наиболее интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоинства некоторых из них.

Система «Дело-96» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:

- контроль всех этапов делопроизводственных операций и резуль-

татов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;

- единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.

- занесение в память компьютера текстов резолюций;

- направление резолюций и документов по сети исполнителям;

- поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;

- пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям;

- отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;

- контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;

- объединение и группировку зарегистрированных документов по различным признакам сходства;

- ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам для создания реестров рассылки документов;

- получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

- хранение электронных документов;

- «отправления» документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и извлечения (при необходимости) их из дела.

Последующие версии этой системы поддерживает доступ к документам посредством Internet-технологии.

Система «LanDocs» предназначена для автоматизации документационных процессов управления в организациях. Существует она в двух вариантах:

1) как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей);

2) как открытый к развитию вариант, представляющий базовый набор моделей, специализированную библиотеку диалоговых элементов, технологию адаптации и поддержки; она предполагает обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки.

Программный комплекс позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее документационные операции:

- регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием регистрационных карточек;

- сохранение документов, созданных разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, видеоизображений, звука;

- интегрированный вызов соответствующего приложения при открытии документа;

- рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;

- контроль за прохождением и исполнением документов и поручений с помощью механизма контрольных карточек (все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов);

- поиск документов с возможностью сохранения поисковых запро-сов, просмотр и редактирование документов;

- поддержку нескольких версий одного документа;

- сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);

- интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;

- архивирование документов;

- гибкую настройку на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда;

- ограничение прав доступа пользователей к документам и функ-циям системы.

Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN» - электронная канцелярия, состоящая из трех функциональных компонент программных систем: «Решения и распоряжения», «Письма граждан» и «Служебная корреспонденция».

Система выполняет:

- регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводи-тельных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;

- контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;

- подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т.д.;

- поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;

- организацию доступа к электронным копиям документов.

Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции ДОУ на предприятиях и в организациях.

Среди них можно выделить:

- регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным

в соответствии с действующими нормативными материалами;

- контроль исполнения документов;

- передачу документов в приложения для редактирования, печати,

отправки по электронной почте и др.;

- архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования;

- поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;

- пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются три

версии системы: «Евфрат» - персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя; «Евфрат@.50НО» - система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе средствами электронной почты из сети Internet. Однако в этой системе не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует возможность контроля исполнения документов; «Евфрат 97» - система автоматизации на предприятиях и в организациях собственности.

Система «Office Media» также предназначена для автоматизации работы служб ДОУ. Она разработана на основе требований и принципов Госудаственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и обеспечивает следующие основные функции:

- регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;

- постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;

- статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудни-ков организации;

- автоматическую доставку электронных документов исполнителям;

- создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

В состав системы «Optima Workflow Enterprise Edition» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от методов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест пользователей. Внедрение системы в организации дает возможность:

- централизованного хранения документов в электронном виде;

- формализации процедур создания и обработки документов;

- единого управления и контроля за движением документов.

Система содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные средства криптографической защиты.

В системе «Документ-2000» организована поточная обработка документов. Весь документооборот организации подразделяется на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Поступающие документы также делятся на потоки: должностным лицам, службам и подразделениям. Полностью автоматизирована работа с отправляемыми и внутренними документами.

Система позволяет выполнять следующие функции: разработку документов; подготовку проектов; отслеживание управленческих процессов рассмотрения (резолюция), ознакомления; выполнение и регистрацию документов; поддержку индивидуального маршрута движения документа; их поиск по определенным атрибутам; контроль прохождения; выдачу отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.; разграничение прав доступа к документам, настройку, поддержку справочников, маршрутов обработки документов; поддержку экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).

Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.

Все документы продвигаются по определенным маршрутам - корпоративным или индивидуальным.

Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus Notes.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям ДОУ крупных организаций. Ее использование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в частности, следующие:

Учетную обработку всех видов документов. Обеспечивает хранение различной информации, проектирование форм для регистрации документов, учет и контроль за прохождением документов. При необходимости обеспечивает сохранение содержания документа и сканированных бумажных документов в отдельной базе данных.

Уникальность номера. Имеется возможность присвоения документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.

Поддержка работы с текстом документа. В систему встроен собственный текстовый редактор, возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro, Excel и др.), а также в электронных таблицах и графических пакетах.

Связность документов. Документ может содержать неограниченное число ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в других базах данных.

Распределенный документооборот. Обеспечивается в широких пределах: от отдельно взятого компьютера до систем с десятками серверов, с подключением нескольких сотен пользователей. При этом информация, необходимая для работы, распределяется между этими базами и периодически синхронизируется.

Ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера.

При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных. Система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.

Многие системы ориентированы на западные традиции ведения делопроизводство, поэтому при выборе систем необходимо помнить о методических различиях в технологии организации процессов ДОУ и об ориентации программных продуктов на различные делопроизводственные технологии. Это необходимо учитывать, так как адаптация привлекательного для организации программного продукта может потребовать серьезных перемен в самой системе документационного обеспечения управления.

Так как традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников, слепое копирование систем может привести к нарушению правил и норм ГСДОУ.

Технологические особенности западных делопроизводственных процессов можно выразить по следующим моментам:

- движение документов имеет преимущественно горизонтальный характер, когда документ попадает непосредственно к исполнителю, минуя руководство;

- отсутствие централизованного контроля;

- регистрация документов производится по месту их создания непосредственными исполнителями, при этом некоторые виды документов вообще не подлежат регистрации.

- специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, как правило, нет.

Программные системы этого направления в большинстве случаев ориентированы на использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев.

Это предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс руководящего звена предприятия и явным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

Традиционное российское делопроизводство с XVIII века имеет следующие особенности:

- вертикальный характер движения документов (руководитель);

- исполнитель;

- (руководитель) внутри организации;

- весь комплекс работ с документами фиксируется в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.;

- современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

- единый порядок обработки документов осуществляют специализированные службы: управлений делами, секретариатов, канцелярий, экспедиций.

Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание движения документов. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Другая особенность - высокая степень стандартизации процессов делопроизводства и документооборота, когда основы технологии ДОУ закрепляются государственными нормативно-методическими документами.

Программные системы, реализующие российские технологии, ориентированы на государственные учреждения с сохранением всех традиций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Такие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижают трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако они способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления предназначены для постепенного перехода от бумажных технологий к безбумажным. К ним можно отнести системы «Дело-96» и «Золушка-WIN».

Деятельность современных предприятий невозможно представить без применения технических средств. С их появлением изменилась технология создания и обработки документов.



3. Современные технические средства обработки документов

Средства, используемые для создания и обработки документов, являются в свою очередь средствами обработки информации, их можно разделить на две большие группы - это основные и вспомогательные средства.

Вспомогательные средства - это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также оборудование, облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства - это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным средствам технической обработки относятся: средства регистрации и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и средства отображения информации.

* Средства приема и передачи информации. Под передачей информации понимается процесс пересылки данных (сообщений) от одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью. Объединяют устройства, предназначенные для передачи и приема информации. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами (АП), аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.

* Средства подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и корректирование.

* Средства ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода информации в компьютерные системы

Средства обработки информации играют важнейшую роль в комплексе технических средств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и супе - ЭВМ. Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И универсальные и специализированные могут быть как многопользовательскими - мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.



Заключение

Таким образом, правила организации документооборота играют очень важную роль. Их соблюдение позволяет достичь точности направления документопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Осуществление электронного документооборота дает дополнительные возможности для всего делопроизводства, повышая эффективность процессов подготовки и обработки каждого документа, но вместе с тем накладывает определенные ограничения и предъявляет некоторые требования к организации рабочего места делопроизводителя. Электронный документооборот имеет ряд особенностей, что, в противоположность бумажному, дает возможность более качественно реализовать принцип экономичности.



Список использованной литературы

1.ГОСТ Р6.30-2003 (Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

...