Информационный менеджмент

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Расчетно-графическая работа

Информационный менеджмент

Выполнил:

студент

группы ПИЭ-409з

Юсупова Е.А.

Введение

автоматизация управление стратегия

В течение прошедших десятилетий роль и значение системной работы с человеческими ресурсами множество раз переосмысливалось, изменялось мнение о месте управления персоналом в системе менеджмента. Сейчас, на опыте наиболее успешных организаций, признано, что основа организации не в оборудовании, не в доле рынка, а в её человеческом капитале, который является первопричиной и источником всего ценного, что создается компанией.

Управление персоналом, по общей оценке, сегодня является одной из наиболее важных функций менеджмента организации, способной многократно повысить её эффективность.

Управление персоналом можно определить как целенаправленное и системное воздействие с целью развития компании. При этом воздействие направлено непосредственно на сотрудников - специалистов и менеджеров, занятых совместной деятельностью в соответствии с требованиями компании. Кто же осуществляет это воздействие? Не только специалисты кадровой службы, но и все руководители разных уровней, в чьи обязанности входит организация эффективной работы подчиненных.

Среди методов управления специалисты различают:

- административные (реализуются в виде властных полномочий и основываются на формальной системе поощрений и взысканий, дисциплинарных требованиях);

- экономические (материальное стимулирование, установление нормативов, участие сотрудников в прибыли компании и т.д.);

- социально-психологические (основаны на способах «морального» воздействия на сотрудников: установление благоприятного психологического климата, различные методы нематериальных поощрения, содействие участию сотрудников в управлении компанией, развитие инновационности и инициативности сотрудников).

На российском рынке существует достаточно много программных продуктов, автоматизирующих процесс управления персоналом. Но специфика работы отдела персонала в ООО «Агидель Авто» и постоянный рост компании, в результате чего и рост среднесписочной численности сотрудников, не позволила остановить свой выбор ни на одной из предложенных АИС. Были выявлены некоторые недостатки, из-за которых деятельность отдела плохо автоматизирована. В связи с этим, актуальность работы заключается в рассмотрении автоматизации процессов управления кадрами на предприятии ООО «Каравай».

Программное обеспечение, уже имеющееся в ООО «Агидель Авто», не позволяет практически без затрат автоматизировать процесс управления персоналом, используя типовую конфигурацию, входящую в состав программных продуктов системы «1С:Предприятие», которая была взята для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности организации.

Поэтому целью данной работы является рассмотрение и выявление проблем автоматизации процессов управления кадрами на предприятии ООО «Агидель Авто». Для ее достижения необходимо выполнить следующие задачи:

- изучить теоретические основы автоматизации процессов управления персоналом

- провести обследование объекта автоматизации;

- определить перечень функций, подлежащих автоматизации;

- рассмотреть подходящий программный продукт для деятельности отдела персонала;

- определить экономическую эффективность от внедрения.

Объектом автоматизации является отдел персонала ООО «Агидель Авто».

1.Технико-экономическая характеристика объекта автоматизации

Сфера и виды деятельности, форма собственности предприятия

ООО «Агидель Авто», крупная торговая компания, реализующая запчасти в оптовых размерах.

Организационно-правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью

Форма собственности: Частная собственность

Организационная структура предприятия, форма оплаты труда

Организационная структура предприятия

Форма оплаты труда: согласно штатному расписанию, по новой системе оплаты труда. В ООО «Агидель Авто» функциональные подразделения взаимодействуют между собой по линейно разветвленной структуре. Непосредственные руководители, осуществляющие организацию деятельности и контроль результативности на местах (руководители отделов). Сами линейные руководители не являются специалистами в области управления, а лишь осуществляют регламентированную плановую работу, параллельно выступая в качестве профессионального работника вверенного ему подразделения. Руководители направлений, ответственные за организационные подсистемы (руководители служб). Их основная задача обеспечение эффективного функционирования подсистемы, поэтому в своей деятельности эта группа руководителей выступает, прежде всего, в качестве профессиональных специалистов. В управлении персоналом они принимают участие только как эксперты по вопросам профессиональных характеристик своих подчиненных и коллег.

Состояние автоматизации управления на объекте

Сегодня компания активно расширяется и выходит на новый этап развития. Главная ценность и основной ресурс компании - это ее кадровый потенциал. Уделяется большое значение обучению и развитию сотрудников. Наряду с практическим опытом работы, сотрудники компании постоянно проходят профессиональное обучение.

Таким образом, отдел персонала играет огромную роль в развитии компании.

На сегодняшний день автоматизация учета кадров на предприятии ООО «Агидель Авто» -- «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача -- наладить учет основных бизнес-процессов (навести элементарный порядок в кадровом учете).

Основные функции кадрового планирования, анализа кадрового состава и оценки персонала выполняет специалист отдела кадров.

Он обеспечивает укомплектование Компании работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации:

- принимает участие в разработке прогнозов, определении текущей и перспективной потребности в кадрах;

- изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами (на основе установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с организациями аналогичного профиля, информирования работников внутри компании об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации и Интернета, работой с кадровыми агентствами);

- осуществляет поиск и подбор кадров, проводят собеседования с нанимающимися на работу;

- осуществляет разработку и совершенствование методик отбора кандидатов;

- создает и ведет базы данных потенциальных кандидатов;

- информирует обращающихся (очно и по телефону) по вопросу имеющихся вакансий и возможности трудоустройства в компанию «Агидель Авто»;

- проводит первичные собеседования с кандидатами, желающими работать в Компании «Агидель Авто»;

- получает рекомендации на граждан, прошедших первичное собеседование.

- формирует из кандидатов группы на обучение;

- осуществляет подбор персонала на открывшиеся вакансии.

Кроме того, специалист отдела кадров:

- обеспечивает адаптацию новых сотрудников при приеме на работу. Знакомит с коллегами, рабочим местом и условиями труда;

- принимает участие в разработке нормативных и регламентирующих документов;

- контролирует соблюдение «Правил внутреннего трудового распорядка» и корпоративных стандартов общения сотрудниками Компании;

- готовит материалы для предоставления персонала к наказаниям и поощрениям;

- принимает участие в проведении аттестации работников Компании, ее методическом и информационном обеспечение, а также в анализе результатов;

- ежемесячно формирует статистику граждан обратившихся по вопросу трудоустройства и граждан, рекомендованных к дальнейшему трудоустройству в Компанию «Агидель Авто»;

- отслеживает процесс и причины текучести кадров среди сотрудников. Ежемесячно считает процент текучести. Вносит предложения по его снижению;

- информирует персонал Компании «Агидель Авто» о последних нововведениях Компании, касающихся ее трудовой и корпоративной деятельности;

- отслеживает процесс контроля торговых точек, еженедельно делает анализ результатов контроля.

Выводы

В ходе выполнения работы на предприятии ООО «Агидель Авто» нами была выделена следующая проблема: автоматизированная программа, используемая в отделе кадров «1С: Предприятие 7.7.» - имеет не полную версию с ограниченным набором функций. Трудности, возникающие в ходе работы с этой программой, значительно замедляют работу отдела кадров. Специалистам отдела кадров приходится вручную постоянно набирать приказы, распоряжения, так как невозможно использовать для этого «1С: Предприятие 7.7.». Кроме того сотрудники не могут вовремя получить необходимые для них справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

В связи с выявленными трудностями работы отдела кадров на предприятии ООО «Агидель Авто» предлагается внедрить усовершенствованную программу «1С Предприятие 8.0.» полную версию.

«1С:Предприятие» является не единственным программным продуктом. Широкое распространение получил продукт компании АиТ - комплекс "Управление персоналом", который обладает расширенными функциональными возможностями и является продуктом высококачественного проектирования и разработки. Это современное автоматизированное решение, обеспечивающее эффективную и удобную работу всех служб, занятых в управлении персоналом.

2. Разработка IT-стратегии

1 Бизнес-стратегия объекта автоматизации

Внедрение СЭД проходит в рамках стратегии построения единого информационного пространства для оптимизации организационной деятельности ООО «Агидель Авто». Внедрение СЭД предусматривает автоматизацию работы с документами на всех этапах их жизненного цикла и гарантирует использование единых принципов и правил разработки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения, хранения и учета документов и их электронных копий. Внедрение СЭД предусматривает автоматизацию работы с документами на всех этапах их жизненного цикла и гарантирует использование единых принципов и правил. Одной из ключевых функциональных возможностей решения является фиксация детальной истории работы с документами, а также создание электронного архива с широкими возможностями функций поиска и архивирования документов.

2 Концептуализация IT - стратегии

1 Определение контура автоматизации управления

Отечественные производители, к сожалению, пока не разработали равных по мощности продуктов. Большинство из продуктов реализуют функции определенного контура автоматизации документооборота, например, система ДЕЛО автоматизация канцелярии и делопроизводства.

Они направлены на обеспечение автоматизированной работы с документами и отдельными реквизитами в их компьютерной версии. Унифицированные формы и регистрационно-контрольные бланки оформляются и проводятся в соответствии с государственными стандартами делопроизводства.

Назначение. Система делопроизводства автоматизирует регистрацию действий и событий согласно принятым правилам. Это может быть передача документа на исполнение, фиксация полученного по нему ответа или принятие к исполнению.

Пользователи. Фокусная группа пользователей составляет от 10 до 15 % штатного состава организации. Делопроизводство затрагивает различные структурные подразделения: например, административный отдел, секретариат и канцелярию, юридический отдел и т.д.

Таким образом, система делопроизводства охватывает отрасль документационного обеспечения управленческой деятельности компании, включающей фиксацию фактически совершенных действий или произошедших событий.

Формирование стратегического плана

Главной задачей автоматизации управления является создание глобальной интегрированной системы управления, которая должна охватить все отделы ООО «Каравай».

Основные задачи разработки стратегии:

* выявление действий и подходов, направленных на повышение конкурентоспособности и сохранение конкурентных преимуществ;

* формирование ответных действий (реакции) на изменение внешних условий;

* объединение стратегических инициатив ключевых подразделений;

* определение действий, предпринимаемых в целях выделения специфических для компании спорных вопросов и текущих проблем;

* выявление действий и подходов, направленных на поддержание стратегии бизнеса и достижение функциональных целей;

* анализ/контроль/объединение (если возможно) стратегически важных действий и подходов, предлагаемых менеджерами низшего звена управления;

* формирование достаточно узких и специфичных подходов/действий, целью которых является поддержание функциональной стратегии, стратегии бизнеса и выполнение задач текущего плана.

Формирование организационной структуры

Стратегическая концепция заключает в себе основные направления развития и ключевые идеи, на основе которых выстраивается стратегический план компании. При разработке дерева целей и стратегий нужно ориентироваться именно на стратегическую концепцию развития. Исходные предположения, закладываемые в стратегию:

* необходимо присвоить единое имя (отличительный признак) группе компаний для достижения политических целей собственника;

* необходимо снизить участие собственника в оперативном управлении группой компаний;

* по каждому из действующих бизнесов группы компаний есть перспективы развития;

* все бизнесы практически самостоятельны;

* централизация части функций позволит эффективнее управлять всеми бизнесами;

* в будущем предполагается развитие других бизнесов, поэтому требуется отлаженный механизм управления ими.

Стратегическая идея.

Компания должна развиваться за счет повышения эффективности действующих бизнесов, а также развития новых перспективных бизнес-направлений. Для этого необходимо создать управляющий центр, основной задачей которого должна стать координация взаимодействия штабных (централизованные функции) службы бизнес-подразделений организации. Развитие компании должно проходить по трем основным направлениям:

* создание управляющего центра и налаживание системы взаимодействия с бизнес-подразделениями;

* повышение эффективности действующих бизнесов;

* создание и развитие новых бизнес-направлений.

Компания в первую очередь должна научиться:

* планировать и контролировать использование централизованных ресурсов группы компаний;

* зарабатывать больше прибыли на действующих бизнесах;

* налаживать устойчивое взаимодействие между бизнес-подразделениями, штабными подразделениями и управляющим центром;

* управлять инвестиционными проектами компании.

3. Формирование аппаратной и коммуникационной среды

Для решения проблемы компании, необходимо автоматизировать систему делопроизводства, для этого используем систему «Дело». На данный момент система Дело функционирует у директора и у канцелярии.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Выводы

Система "ДЕЛО", разработанная компанией ЭОС, - комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.

Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Система призвана обеспечить электронный документооборот любого предприятия, в организации любого типа и повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это в свою очередь оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

На сегодняшний день программа электронного документооборота предприятия ДЕЛО - самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом.

4. Обзор отечественного рынка информационных систем

1 Сравнительная характеристика информационных систем

Рассмотрим девять наиболее распространенных в России систем электронного документооборота:

* Directum (Directum),

* DocsVision (DocsVision),

* Globus Professional (Проминфосистемы),

* PayDox (Paybot),

* 1С:Документооборот (1С),

* Босс-референт (БОСС -- Референт, ГК АйТи),

* ДЕЛО (ЭОС),

* ЕВФРАТ (Cognitive Technologies),

* МОТИВ (Мотив)

DIRECTUM -- система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников. DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников.

DocsVision - корпоративная система электронного документооборота, позволяющая автоматизировать бизнес-процессы, ведение делопроизводства и электронный документооборот в организации.

Система Globus Professional предназначена для автоматизации документооборота и ключевых направлений бизнес-процессов на предприятии. Система Globus Professional относится к классу корпоративных информационных систем(ERP). В настоящее время базовая комплектация системы может быть дополнена шестью модулями. Globus Professional решает различные задачи: от организации электронного документооборота до автоматизации рабочих процессов с большим количеством исполнителей и контролирующих.

PayDox -- это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

1С:Документооборот -- программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени.

БОСС-Референт - система класса ECM, предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота компании и построения систем управления корпоративным контентом. Создана на платформе документоориентированной IBM Lotus.

«ЕВФРАТ» -- система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies. Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов.

МОТИВ -- система оперативного управления компанией относится к Web-ориентированным приложениям и является инструментом для любых предприятий (без привязки к конкретной отрасли). Программный продукт объединяет в себе возможность организации совместной работы сотрудников (англ. workflow) и управления электронными документами. Администрирование электронного документооборота предприятия (создание маршрутных схем, дизайн карточек документов и прочее) выполняется в простом и понятном интерфейсе. Для настройки не требуется специальных навыков программирования.

5. Обоснование выбора системы «ДЕЛО»

Функциональные возможности

Данный программный продукт предназначен для управления любыми типами документов предприятий и организаций различного профиля. В частности система «ДЕЛО» позволяет:

1. Организовать как четкое ведение всей внутренней документации предприятия, так и переписки со сторонними организациями (приказы, распоряжения, служебные записки, переписка с подрядчиками и заказчиками, претензионная переписка и т.п.)

2. Автоматизировать ведение договорного делопроизводства (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планировать и контролировать работу сотрудников по договорным документам.

3. Обеспечить контроль исполнения поручений руководства (устные поручения, поручения с планерок, протоколы совещаний и т.п.), проводить анализ исполнительской дисциплины.

4. Выполнять оперативное электронное согласование документов (документы на оплату, отгрузку, внутренние заявки и т.п.), проводить разработку договоров, приказов и других документов в электронном виде.

5. Для организаций, работающих с гражданами, система дает возможность наладить прием и обработку обращений граждан, включая аналитику по и контроль сроков исполнения решений по обращениям. Данные возможности, направленные на повышение качества оказания публичных гос. услуг и услуг населению, особенно важны государственным и муниципальным организациям, предприятиям сферы ЖКХ и социального обеспечения.

6. Экономить более 30% непродуктивно используемого рабочего времени руководителей и сотрудников, за счет облегчения поиска документов и информации.

7. Следить за движением и возвратом копий/оригиналов документов, исключить утерю важных документов и информации.

Эффект от внедрения

Эффект от внедрения системы складывается из следующих составляющих:

- За счет использования документов внутри предприятия в электронном виде резко сокращается объем бумажного документопотока и снижаются затраты на копирование документов.

- Сокращение объема бумажного документооборота снижает затраты на архивное хранение документов.

- Сокращение срока согласования документов и доведения документов до исполнителей за счет оперативной доставки электронных копий повышает оперативность принятия решений и снижает инертность предприятия.

- Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.

- Автоматическая генерация аналитических отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине экономит до 20% времени сотрудников канцелярии/секретариата.

- По оценкам специалистов предприятий, внедривших электронные системы документооборота, их использование может способствовать увеличению прибыли предприятия на 5 - 15 %.

- Внедрение в дополнение к модулю автоматизации базового документооборота опций Кадрового делопроизводства и Архивного Дела позволяет создать единое поле работы с электронными документами всех типов, обеспечивающее поддержку основных бизнес-процессов управления предприятием.

Система «ДЕЛО» - эффективное решение для автоматизации управления документами для различных категорий пользователей.

Что дает СЭД «ДЕЛО» руководству и сотрудникам организаций?

Преимущества для руководителей

СЭД «ДЕЛО» дает руководителю удобный инструмент по работе со всем объемом документов, требующих его внимания. После освоения «ДЕЛО» работать с бумажными документами уже нет необходимости.

Благодаря СЭД руководитель видит актуальный перечень документов, ему удобно работать с ними, в том числе, благодаря настройке доступа к документам он может безопасно работать с конфиденциальной информацией.

Руководитель может делегировать полномочия помощникам, что дает возможность освобождения от рутинной работы. СЭД предоставляет руководителю быстрый, удобный и безопасный способ организации работы с проектами документов, с использованием ЭЦП. «ДЕЛО» делает прозрачными действия исполнителей, что дает руководителю эффективно контролировать документооборот организации.

Руководитель может через удобный web-интерфейс удаленно контролировать работу исполнителей, а так же обеспечить формирование единого информационного пространства в рамках территориально распределенной организации.

СЭД предоставляет надежную защиту информации за счет разграничения прав доступа, юридически значимого документооборота, ЭЦП и шифрования.

Преимущества для должностных лиц (исполнителей)

СЭД «ДЕЛО» обеспечивает исполнителя полнофункциональным рабочим местом, в котором он не только своевременно получает и исполняет поручения, но и работает с проектами, может найти все требуемые документы, не покидая рабочего места.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобное, быстро настраиваемое «Виртуальное рабочее место», с определенными правами доступа к документам, функциями оповещения о поступлении новых документов, а также о нарушении сроков исполнения документов. Позволяет легко и быстро сформировать и распечатать отчет о исполнении поручения руководства.

Электронная форма проекта документа позволяет значительно сократить сроки согласования документов. Упрощается совместная работа над проектом документа, а также имеются удобные инструменты редактирования и отслеживания изменений в документе.

Наличие расширенного поиска позволяет значительно упростить исполнителю работу с документами.

СЭД дает возможность исполнителю эффективно контролировать движение документов и осуществлять организацию хранения документов в структурных подразделениях. С помощью удаленного доступа к СЭД исполнитель может в любое время и в любом месте получить обновленную актуальную информацию о документе.

Преимущества для служб документационного обеспечения

Делопроизводители получают автоматизацию знакомых задач, которые обычно ведутся в бумажных журналах с риском потерять документы или пропустить сроки исполнения. СЭД «ДЕЛО» предотвращает такие неприятные ситуации.

Система «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормативным требованиям в области делопроизводства. Она предоставляет расширенным возможности при регистрации документов. При использовании СЭД «ДЕЛО» значительно ускоряется обмен между подразделениями организации, а так же уменьшается трудоемкость ввода в систему большого числа многостраничных документов.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобный способ работы с проектами документов и исполнениями поручений. Автоматические функции приема, отправки и оформления рассылки документов значительно сокращают количество выполняемых вручную рутинных операций.

Работникам ДОУ СЭД дает возможность легко отслеживать перемещение документа внутри организации, контролировать исполнение поручений и резолюции руководства, а также движение документов.

«ДЕЛО» позволяет эффективно вести номенклатуру дел организации и осуществлять расширенный поиск, что значительно уменьшает трудозатраты.

Преимущества для помощников руководителя и секретарей-референтов

СЭД «ДЕЛО» всегда позволяет предоставлять актуальную информацию по документам и поручениям, а также отслеживать движение документов. Вы получаете информацию не только через привычный интерфейс системы, но и через Web-интерфейс.

Благодаря настройкам СЭД «ДЕЛО» секретари и помощники руководителей всегда оповещаются о состоянии работы с документами, секретари могут взять на себя функции руководства для контроля исполнения поручений.

Автоматизация функций приема, отправки и ввода документов в систему значительно сокращает количество рутинных операций по их обработке.

Благодаря СЭД «ДЕЛО» возможно эффективно осуществлять организацию и контроль движения документов.

Большие возможности поиска позволяют существенно экономить время работы с документами.

Преимущества для ИТ-специалистов

СЭД «ДЕЛО» является законченным программным продуктом. Система легко настраивается под задачи любой организации. Встроенные механизмы адаптации под особенности конкретной организации позволяют соблюдать требования существующих регламентов и стандартов.

Система «ДЕЛО» интегрируется через АPI-интерфейс с любыми информационными системами и бизнес-приложениями.

СЭД «ДЕЛО» дает возможность установить «разумный баланс», обеспечив одновременно и удобство пользователей, и надежную защиту от неправомерного вмешательства в работу системы.

Система делает автоматическое протоколирование наиболее важных действий, совершенных пользователем в процессе работы с документом, что позволяет оперативно разрешать возможные конфликтные ситуации.

Выводы

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

«ДЕЛО» - первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

Заключение

После проведения объективного агрегированного анализа состояния человеческих ресурсов предприятия, внедрена система документооборота во все отделы ГБУЗ МИАЦ. В результате внедрения было создано единое информационное пространство делопроизводства. Это существенно повысило качество работы, исполнения поручений, контроль и т.д. Исключило дублирование информации и выполнение одних и тех же функций разными специалистами.

На порядок выросли удобство, широта и глубина просмотра и вывода данных, необходимых для полноценного делопроизводства. В данный момент на предприятии используются не все функциональные возможности системы «Дело». ИТ-специалисты компании-заказчика занимаются дальнейшим развитием системы. Работают над необходимыми настройками, соответствующими специфике деятельности организации. В связи с этим в ближайшее время мы планируем достичь ощутимых результатов.

Размещено на Allbest.ru

...