Моя профессия – документационное обеспечение управления и архивоведение

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ТОМСКИЙ ЭКОНОМИКО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ"

Реферат

по теме: "Моя профессия - документационное обеспечение управления и архивоведение"

Выполнила: студентка гр. 1531с

Маркова Анастасия Валерьевна,

Руководитель:

Васильева Валентина Петровна

Оглавление

1. История профессии секретаря (делопроизводителя)

2. Особенности профессии секретаря

3. Этикет специалиста

4. Мое личное мнение (отзыв)

Источники информации

1. История профессии секретаря (делопроизводителя)

Трудно сказать точно, когда возникла профессия секретаря. Но наверняка, можно утверждать, что без этих помощников вряд ли могли обходиться уже первые в истории человечества государственные и политические деятели.

В России днем рождения секретарской должности можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение принадлежало Петру I. Правда, у российских секретарей были предшественники. В конце XV века в нашей стране появились первые приказы - центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на местах. В работе этих органов и зародилась работа с документами, постепенно сформировался слой профессиональных чиновников - знатоков своего дела. Порядок составления документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект документа - "черное письмо" - составлял подъячий "средней руки", дьяк "чернил" его, то есть исправлял, а "молодший" подьячий "белил", то есть писал начисто.

В наследство от тех времен и приказного делопроизводства мы получили слово "волокита". Подклеенные в столбцы длиной до 80 метров, документы наматывались на палочки в свитки. Ленты документов при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение вопроса.

Петром I вместо устаревшей системы приказов были созданы двенадцать коллегий, каждая из которых ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Всю работу досконально определял подписанный Петром 27 февраля 1720 года Генеральный регламент государственных коллегий. Вот в нем впервые и заговорили о "секретарском чине". "При таких учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить". Как видите, Петр, решив бороться с волокитой, прежде всего предъявил высокие и строгие требования к секретарям. И это было не случайно. В значительной степени результат решения того или иного дела зависел от того, как его доложит секретарь. Человек, занимавший эту должность, обязан был хорошо знать "законы, быть образованным, уметь разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей".

В 1840 году появились в России первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей. Руководители предъявляли к секретарям такие требования, что без специальной подготовки работать становилось все труднее. В 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы, тогда как подобные учебные заведения в США появились в 1879, а в Англии и Франции в 1900-1907 годах.

Начало XX века было ознаменовано для секретарей введением многих новшеств, связанных с научно-техническим прогрессом. В те годы в работе секретариатов использовались двадцать три модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов и большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, в том числе и новинки - перьевые ручки.

Начиная с 1884 года в России издавалось восемь (!) специализированных журналов, и личные секретари регулярно повышали свою квалификацию на различных курсах. К сожалению, программы обучения того времени не сохранились. Но из статей в журналах "Машинопись" и "Стенографический листок" можно узнать о том, что личные секретари должны были печатать со скоростью 4 страницы за 60 минут, стенографировать со скоростью 40-60 слов в минуту, хорошо знать хотя бы один иностранный язык, работать с разнообразной корреспонденцией на русском и иностранных языках, владеть приемами общения с посетителями. Умели секретари и активно защищать свои права: при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

А вот секретарей советского времени чаще всего почему-то принято представлять почти в карикатурном виде: "барышня-товарищ" в гимнастерке и с папироской в зубах, или глупенькая красивая "кукла". На самом же деле профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х годов. В состав советского государственного аппарата вошла должность "секретарь", которой придавалось большое значение. Многие руководители того времени прекрасно понимали, что именно с секретарями в первую очередь сталкиваются те, кто обращается в органы власти. Секретари готовят материалы к совещаниям, напоминают о сроках исполнения решений. Секретари руководящих работников часто выполняли творческие функции, были подчас своеобразными консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей. В те годы издавались специализированные журналы: "Стенография и машинопись", "Вопросы организации и управления", "Техника управления". Сами названия журналов говорят о той роли, которая отводилась секретарям.

Однако расцвет профессии был недолгим. В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, стали считать их "канцелярско-техническими специалистами", а затем секретарей разделили на две неравноценные в обязанностях и окладах группы: помощники-референты и секретари-машинистки, выполнявшие чисто технические функции.

Так, к сожалению, престиж профессии секретарей был надолго утрачен. Ее возрождение началось в 70-е годы. Профессия как будто рождалась заново, она требовала многогранных знаний и профессионализма. Теперь уже нам пришлось учиться у США, Англии и Франции. Если еще не так давно уровень подготовки секретарей, например, в Москве, по стандартам Международной ассоциации профессиональных секретарей не поднимался выше нулевого, то сегодня уже есть немало секретарей, профессионализм которых соответствует самым высоким требованиям. У этой профессии большое будущее, и те, кто любят свою профессию и стремятся к совершенству, согласятся - лучшие страницы истории профессии секретаря в России еще будут написаны.

2. Особенности профессии секретаря

Секретари бывают разные: одни, по сути, работают помощниками руководителя, другие выполняют референтские функции, третьи трудятся на "ресепшн". Ещё есть секретари-делопроизводители, секретари-переводчики. Специализаций много. Объединяет их одно: любой секретарь - это, по сути, ключ к хорошо структурированной информации.

Сегодня секретарь компании - не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой.

Секретарь - это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.

Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.

Их функции сегодня - ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь - переводчик.

Секретарь - это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей - женщины, хотя встречаются секретари - мужчины.

Личные качества. Секретарь должен быть доброжелательным, организованным, эмоционально устойчивым.

Важным преимуществом при трудоустройстве является приятная внешность. Умение слушать и слышать и умение хранить секреты - очень важные качества.

Образование (Что надо знать?). Трудится в офисе, использует ПК, оргтехнику, другую аппаратуру. Чаще всего работа в будни, по графику. Однако может быть и ненормированный рабочий день. Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте.

Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента. Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний.

Место работы и карьера. Секретари работают на различных предприятиях, как больших, так и малых, у нотариусов и адвокатов, в различных коммерческих структурах.

Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей. Но тем не менее профессия достаточно востребована и по сей день.

Требования к знаниям и умениям специалиста. Секретарь-делопроизводитель должен знать:

· нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;

· основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

· виды, функции документов, правила их составления и оформления;

· порядок документирования информационно-справочных материалов;

· структуру организации, в которой ведется деятельность;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· правила и нормы охраны труда;

· правила делового этикета и делового общения.

Секретарь-делопроизводитель должен уметь:

· принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;

· направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;

· вести картотеку учета прохождения документальных материалов;

· осуществлять контроль за прохождением документов;

· составлять и оформлять служебные документы;

· формировать дела;

· систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;

· воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;

· точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;

· оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.

3. Этикет специалиста

В современной деловой практике секретарь играет очень заметную и важную роль. От эффективной работы секретаря во многом зависит работа руководителя фирмы, его имидж, а зачастую и имидж всей фирмы.

Как правило, секретарь не только отвечает на телефонные звонки, сортирует и докладывает поступившую почту, но и ведет дневник текущих дел, отвечает за ведение личной и деловой переписки руководителя.

Секретарь встречает деловых посетителей, следит за тем, чтобы переговоры проходили точно по графику. По сути дела это руководитель приемной, помощник руководителя. Не случайно в последнее время все чаще вместо слова "секретарь" упоминается "офис-менеджер".

В отличие от широко распространенного мнения далеко не каждый может быть хорошим секретарем.

При подборе секретаря безусловно важны подтянутая внешность, безукоризненные манеры, умение четко и связно говорить, держать себя на людях, вести эффективный телефонный разговор, знание делопроизводства. Несомненно, что секретарь должен хорошо знать сотрудников фирмы, знать, где их можно найти. секретарь делопроизводитель документационное этикет

В телефонных разговорах секретарь должен быть подчеркнуто деловит и краток. Ни в коем случае недопустимо ложно понимаемое секретарское панибратство с руководителем - выставляемая напоказ манера решать какие-либо вопросы без ведома руководителя.

Отвечая на телефонный звонок, секретарь должен выяснить имя и должность собеседника, суть дела, доложить о нем руководству или при необходимости переключить телефон на сотрудника, отвечающего за данное направление, чтобы тот смог проработать вопрос для дальнейшего доклада.

При приеме деловых партнеров, если руководитель занят и не может их принять немедленно, секретарь ненавязчиво должен предложить им сесть, просмотреть газеты или журналы. Если прием гостей затягивается, то уместно предложить им чай, кофе или воду.

Вполне уместно поинтересоваться заранее тем, будут ли гости пить чай или кофе во время переговоров.

Недопустимо, когда в присутствии деловых партнеров секретарь без дела слоняется по офису или болтает по телефону.

Во время переговоров обязанность секретаря проследить за тем, чтобы руководителя не беспокоили телефонные звонки. Требуется сообщить, что он занят на переговорах, попросить оставить контактный телефон и по окончании переговоров, доложив руководителю о поступивших звонках, соединить его с теми, с кем он хочет поговорить.

Секретарь, как правило, следит и за состоянием рабочего кабинета руководителя, за тем, чтобы письменный стол не был захламлен, чтобы всегда под рукой были ручки, карандаши, бумага. Если в кабинете есть цветы, то они должны быть свежими и привлекательными.

Излишне говорить, что рабочее место секретаря тоже должно быть в идеальном порядке.

4. Мое личное мнение (отзыв)

Специальность "ДОУ и архивоведение" выбрана мною, потому что при поступлении, прежде всего, продумывалось в дальнейшем найти хорошую высокооплачиваемую работу, а секретарь-делопроизводитель может работать в различных организациях: в отделе кадров, в банке, в налоговой и многих других. Мне нравиться учиться на эту специальность, не жалею о своем выборе нисколько, потому что это востребованная профессия, интересная, уникальная и даже нужная, ведь на любом предприятии, в любой организации нужны специалисты по работе с документами. Есть, конечно, свои минусы. Например, то, что работа у секретаря - немного однообразная и скучноватая. Но, надеюсь, что к концу моего обучения желание иметь эту профессию не пропадет, и я оправдаю себя как специалиста по документационному обеспечению управления".

Источники информации

1. http://www.dusha-moya.narod.ru/sekretar.html.

2. http://www.obrazovanie66.ru/main_prof.php?profid=359.

3. http://www.profguide.ru/professions/art-id-643.html.

4. http://www.clubsecretary.ru/book/chapter-1.

5. http://www.linguanet.ru/departments/economics-laws/zapiskifep/zapf-5-11.pdf.

Размещено на Allbest.ru