Діловодство охоронного підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема

Діловодство охоронного підприємства

Варіант №5

Введення

У наші дні, коли відбувається модернізація форм управлінської та економічної діяльності, з'явилися нові види документів, пов'язані з підприємницькою діяльністю, збільшується електронний документообіг, питання впорядкування роботи з документами і особливо їх систематизації і класифікації виступають на перший план. Одним з давно апробованих та ефективних інструментів систематизації та класифікації великих документальних комплексів, що утворюються в процесі діяльності організацій, є складання номенклатур справ.

Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, які повинні бути заведені в діловодстві організації в майбутньому діловодної році відповідно до структури організації, її функціями та завданнями, із зазначенням термінів зберігання справ. Це визначення відноситься до номенклатури справ конкретної організації. Однак ускладнення сучасної державної та господарського життя, структури адміністративно-господарських органів, підприємницьких організацій та об'єднань пред'являє все більш складні вимоги до систематизації та класифікації документальних комплексів, що утворюються в результаті їх діяльності. Все більше з'являється організацій, об'єднань, холдингів і цілих господарських та адміністративних систем, що мають розгалужену мережу підпорядкованих їм установ, фірм, філій, відділень, або, з іншого боку, цілих галузей і сфер діяльності, що включають велике число однорідних і однотипних за своїми функціями і задачам організацій і підприємств (малих та підсобних підприємств, підприємств комунально-побутового обслуговування та сервісу, сільських підприємств, шкіл, коледжів, поліклінік, лікарень, музеїв, бібліотек та інших установ культури тощо). Для організацій, установ, підприємств і фірм (назвемо їх юридичними особами), що входять до таких розгалужені по своїй структурі об'єднання і освіти, необхідним і основним методичним посібником при організації роботи з документами, при складанні індивідуальної (конкретній) номенклатури справ є приблизна номенклатура справ.

Номенклатура справ установи, принцип її внутрішньої побудови, порядок розробки та затвердження

Такий важливий розділ подаємо за Примірною інструкцією з діловодства, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р. № 1153 (зі змінами і доповненнями).

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи):

перший примірник - недоторканний, зберігається у структурному підрозділі;

другий примірник - передається в канцелярію установи;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

Організації, які належать до сфери управління установи, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про установи та їх структурні підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в установі; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання установи на наступний рік.

Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її внутрішньої побудови.

Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої в установі структури. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначати канцелярію. Наприклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами, творчими колективами та окремими виконавцями. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції та галузі і розміщуються в ній за ступенем важливості. Наприклад: планування, фінансування, прогнозування тощо.

Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ установи включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи установи.

До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Зведена номенклатура справ установи після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК установи і експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, що не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ установи протягом діловодного року в графі «Примітка» робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.

У кінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ установи.

Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається у справі в канцелярії;

другий - передається до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується керівником установи.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і пере погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

Формування справ

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій

- документи тимчасового терміну зберігання;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ; документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40мм завтовшки).

Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією.

Підготування резюме - приклад

Останнім часом з'являється все більше матеріалів про техніку проведення співбесід. Але, чомусь, не дуже часто зустрічається інформація про додаткові прийоми, що дозволяють провести співбесіди (а, відповідно, і оцінити професійні й особисті якості претендента) з найбільшою ефективністю.

Здобувач складає резюме (коротка інформація про себе як фахівця), заповнює анкету та особовий листок з обліку кадрів. Ці документи є первинними обліковими документами і складають основу особистої справи працівника. Особові справи ведуться, як правило, на керівних і фахівців організації. Первинні документи містять відомості необхідні роботодавцю при вирішенні питання про укладення трудового договору з працівником.

Особовий листок з обліку кадрів

Загальне поняття листка обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів являє собою перелік запитань про біографічні дані працівника, про освіту, про виконувану роботу з початку трудової діяльності, перебування за кордоном, про урядові нагороди, військовий обов'язок, сімейний стан, місце проживання, паспортні дані та ін.

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється від руки самим працівником при вступі на роботу, на всі питання даються повні відповіді, не допускаючи пропусків, виправлень і помарок.

Відповіді на питання в особовому листку з обліку кадрів даються в повній відповідності з тими записами, які утримуються в особистих документах працівника. Негативні відповіді в графах особового листка даються без повторень питання (наприклад, вчений ступінь - не маю).

В особовий листок вклеюється фотокартка працівника розміром 4х6. Заповнюється листок без скорочень самим працівником, який після заповнення форми ставить особистий підпис і дату, підтверджуючи достовірність зазначених відомостей. В особовому листку по обліку кадрів повинна міститися актуальна інформація про працівника. Щоб співробітник не забував повідомляти у відділ кадрів відомості про зміни в своїх особистих даних, включають в бланк листка таку фразу: «Зобов'язуюсь своєчасно повідомляти службу кадрів про всі зміни даних, включених в особовий листок з обліку кадрів».

Документи, що використовуються при заповненні особового листка обліку кадрів.

При заповненні особового листка обліку кадрів використовуються наступні особисті документи:

- паспорт

- трудова книжка

- військовий квиток

- документи про освіту

- документи про нагороди

- документи про винаходи

- документи ВАК про присудження учених ступенів і ін. пільг

Доповнення до особового листка обліку кадрів.

Відомості про зміни, що стосуються працівника, що відбулися після заповнення особового листка обліку кадрів, відображаються у Доповненні до особового листка обліку кадрів.

Доповнення до особового листка обліку кадрів включають: прізвище, ім'я та по батькові працівника і два розділу, мають табличну форму.

У першому розділі вказуються переміщення по службі з зазначенням дат вступу на посаду і звільнення з посади, із зазначенням рішення про затвердження і звільнення працівника.

У другому розділі вказують зміни інших облікових ознак (про нагородження, про переходах стягнень тощо).

Всі зміни зазначені у Доповненні до особового листка обліку кадрів повинні бути підтверджені відповідними первинними документами.

Обов'язковим реквізитом Доповнення до особового листка обліку кадрів відмітки про проведення перевірок наявності та стану особових справ. Позначки складаються з напису «Особиста справа перевірено», дати і підпису.

Анкета. Відміну анкети від особового листка обліку кадрів.

Разом з особовим листком обліку кадрів застосовується аналогічна облікова форма - анкета. Вона має розширені питання по деяким пунктам (питання про зміну прізвища тощо). Крім того, анкета підписується після перевірки даних, зазначених в анкеті, працівником кадрової служби.

Особовий листок з обліку кадрів складає основу особистого справи. Він виконує ту ж функцію, що і анкета прийому на роботу (відображає основні персональні та біографічні відомості про працівника), але складається, як правило, вже після того, як працівник прийнятий на роботу. Анкета ж заповнюється претендентом до прийому на роботу і включається в особову справу, тільки якщо цей претендент стає співробітником фірми. В особову справу можуть включатися і анкета, і особовий листок або один з цих двох документів.

Інформація, надана в анкеті

Анкета - це один з документів, за допомогою якого здійснюється збір важливих для роботодавця відомостей про претендентів на ту чи іншу посаду. В подальшому на підставі інформації, поданої заявником в анкеті, кадровою службою організації буде формуватися особову справу працівника.

Будь-який нормативно-закріпленої форми анкети в даний час немає. Неможливо розробити повністю інформативну анкету. У кожному конкретному випадку, для кожного підприємства вона своя, в залежності від інформації, яку роботодавець хотів би отримати від працівника. Найбільш соціально значущі питання, такі як місце проживання, громадянство, право на роботу, судимості, біографічні та професійні дані повинні бути в ній відображені (головне не переборщити з об'ємом анкети). Як правило, працівник заповнює анкету на етапі співбесіди при прийомі на роботу.

Перш за все, правильно заповнена анкета дозволяє роботодавцю оцінити претендента з точки зору відповідності особистісної специфікації, тобто зрозуміти, якими якостями володіє людина для успішного виконання дорученої йому роботи.

Заповнення анкети при прийомі на роботу

Анкетування претендентів багато в чому залежить від внутрішньо фірмових правил та найчастіше поширена у великих організаціях. Як правило, претендентам не повідомляється про майбутній анкетуванні, тому вирушаючи на співбесіду бажано прихопити з собою копії або оригінали інших документів, які так чи інакше можуть сприяти успішному працевлаштуванню.

Зазвичай роботодавці вимагають заповнювати анкету від руки, тому опитуваному необхідно підійти до цього процесу з усією відповідальністю і постаратися не допускати помилок і виправлень. Для цього, краще всього перед початком заповнення ознайомитися з усіма питаннями, поданими в анкеті (Рис. 2), і накидати в розумі попередній план відповідей.

Вкрай не бажано залишати в анкеті незаповнені пункти. Так, наприклад, якщо запитувана інформація не має ніякого відношення до шукача, в якості відповіді можна вказати «не є». Це дасть зрозуміти людям, які будуть читати анкету, що претендент не пропустив (свідомо чи ні) якесь питання.

Правові аспекти складання анкет

Вперше, після прийняття Конституції Російської Федерації в 1993 році, наша держава згадала про задекларованої в Основному законі свого обов'язку охороняти основні права і свободи людини, включаючи інформацію про приватне життя своїх громадян.

Таким чином, на етапі складання (розробки) форми анкети не варто забувати про статтю 86 Трудового кодексу, яка забороняє роботодавцю збирати (отримувати) та обробляти персональні дані працівника, що зачіпають її політичні, релігійні та інші переконання, а дані про приватного життя тільки з письмової згоди самого працівника.

У виняткових випадках, прямо передбачених законом, роботодавець має право збирати зазначені дані, якщо вони безпосередньо відносяться до питань працевлаштування (наприклад, при допуску до відомостей, які містять державну таємницю).

Роботодавці не вправі при прийомі на роботу (і не тільки) збирати і обробляти персональні дані працівника, відносяться до його членства в громадських об'єднаннях або його профспілкової діяльності, за винятком випадків, передбачених федеральним законом».

Нешкідливо нагадати, що на будь-якому етапі роботи з кадрами організація зобов'язана дотримуватися конфіденційності, та й просто норми пристойності.

У разі не дотримання режиму конфіденційності інформації, мінімально винний працівник отримає догану, і більше, може бути звільнений за пунктом У статті 81 Трудового кодексу або навіть звинувачений по статті 137 Кримінального кодексу РФ «Порушення недоторканності приватного життя», максимальне покарання за якою - арешт на строк від чотирьох до шести місяців, що, погодьтеся, теж неприємно.

Резюме. Мета резюме

Резюме - це коротка інформація про себе як фахівця, із зазначенням освіти, спеціальності (кваліфікації), професійних достоїнств, трудової біографії, своїх цілей в пошуку роботи.

Резюме - це один з найефективніших засобів самореклами. Головна мета резюме - привернути до себе увагу роботодавця, створити у нього сприятливе враження про себе й одержати запрошення на особисту зустріч. Три основних правила складання резюме:

- лаконічність (не більше 2 сторінок машинописного тексту)

- акуратність (без помилок і виправлень, чітко, на гарному папері)

- правдивість (не включайте неправдиву інформацію, правильно розставляйте акценти)

Зміст резюме

- Заголовок: прізвище, ім'я, по батькові (не вживайте слово «резюме» в заголовку)

- Мета пошуку роботи: яку роботу ви можете і хочете робити.

- Основні особисті дані: точна адреса з поштовим індексом, номер телефону, сімейний стан.

- Досвід роботи: у хронологічному порядку (як правило, зворотному, починаючи з останнього місця роботи) перерахувати місця роботи із зазначенням дат та займаних посад. (Для випускників - короткі відомості про практику на підприємстві з описом знань і навичок, які набуті в процесі стажування, підкреслити свої досягнення)

- Освіта: вкажіть назви навчальних закладів повністю, а не абревіатуру, час навчання.

- Додаткова інформація: відомості, що підкреслюють ваші сильні сторони професійні та особистісні: знання іноземних мов, комп'ютерна грамотність, наявність водійських прав, акуратність, ретельність і уважність при роботі з документами і т.п.

Для складання резюме строгих правил не існує. Роботодавці повинні побачити розмаїття талантів людини, сильні сторони його. Потрібно бути гранично точними і зрозумілими. Краще вмістити інформацію на одній сторінці. У резюме необхідно вказувати все так, щоб роботодавець побачив який цінний внесок ви могли б внести в роботу організації. Свої унікальні здібності можна внести в резюме, але в останню чергу.

Скласти пояснювальну записку на ім'я керівника про факт порушення трудової дисципліни

Правила складання (написання) резюме

Три ключових моменту:

Єдиний шанс досягти успіху за допомогою резюме в той момент, коли його читають в перший раз.

При написанні резюме необхідно дотримуватися принципу вибірковості. Інформацію для резюме слід відбирати, виходячи з його цілей.

Вдале резюме може стати приводом для особистої зустрічі з працедавцем або його представником, але ще не гарантує отримання роботи. Мета резюме - добитися, щоб читає захотів зустрітися з Вами особисто.

Основні вимоги і правила

Стиль написання резюме:

стислість;

конкретність;

активність (не пишеться брав участь, надавав допомогу і т.п. Це дозволяє думати, що були надані лише разові послуги);

чесність.

Не бажано використовувати займенник я.

Необхідно бути гранично конкретним у виборі формулювань

Не слід писати:

займався навчанням;

допомагав зменшити помилки;

швидко засвоюю нові знання.

Пишіть:

навчив двох нових службовців;

скоротив помилки на 15%, чим заощадив фірмі $50 000;

освоїв нові процедури в рекордно короткий термін - за два тижні.

Резюме не повинно бути багатослівно і бажано уникати пасивних форм

Не слід писати:

відповідав за виконання;

знаходив застосування наступним можливостям;

ніс відповідальність за.

Пишіть:

виконав;

ефективно використовував;

відповідав за.

Краще писати позитивну інформацію негативної

Не слід писати:

залагоджував скарги;

перешкоджав зниженню частки продажів;

перейшов з посади.

Пишіть:

допомагав клієнтам;

підвищив потенціал продукту на ринку;

просунувся на посаду.

Необхідно концентрувати увагу на своїх досягненнях

Не слід писати:

пропрацював там три роки;

виконував додаткову роботу.

Пишіть:

отримав підвищення в посаді і два підвищення оплати;

завжди виконував роботу в строк.

Про що не слід писати в резюме

Не треба включати в резюме:

- Всю свою трудову біографію. Насправді вашого потенційного роботодавця цікавлять тільки останні 3-5 місць роботи та період не більше 10 років.

- Свої фізичні дані.

- Свою фотографію.

- Причини, за якими ви йшли з роботи.

- Вимоги до зарплати.

- Імена людей, які дають вам рекомендацію (підготуйте цей список він може знадобитися на співбесіді).

На закінчення необхідно звернути увагу на наступні деталі:

- Попросити кого-небудь, хто добре володіє мовою, на якому написано резюме, перевірити його.

- В описі цієї роботи бажано використовувати дієслова в теперішньому часі, наприклад, працюю, проектую; відповідно при описі попередніх місць роботи використовуйте дієслова в минулому часі.

- Бути послідовним: якщо ви один раз використовували скорочення, використовуйте його у всьому резюме (але краще наводити всі найменування повністю).

- Уникати довгих фраз і мудрованих слів.

- Чітко виділяти необхідні заголовки.

- Простежити, щоб резюме було оформлено в одному стилі.

Вибрати стиль, який легко читається (великі поля, не дрібний шрифт, достатня відстань між рядками тощо).

- Використовувати папір білого кольору, хорошої якості.

- Дуже важливо вмістити резюме на одній, максимум на двох сторінках.

- Бути впевненим, що Ви зможете підтвердити всю інформацію, яку Ви включили в резюме.

15 правил оформлення резюме

Резюме повинно мати яскраво виражену структуру і просту мову викладу. У роботодавця повинне піти мінімум часу на перегляд резюме і ухвалення рішення щодо нього. У тексті повинні кидатися в очі ваші ключові здібності, досягнення, досвід.

Резюме повинно бути правильно оформленим. При його читанні не повинна розсіюватися увага. Необхідно поєднувати акуратні проміжки, рівні поля і не нехтувати абзацами. Друкувати резюме краще на лазерному принтері - так ваш текст буде виглядати більш презентабельно.

Резюме має бути коротким. Оптимальний об'єм -1 сторінка. Зупинятися докладно на вашому досвіді за останні 5-7 років. Обов'язково викладайте сенс грамотно, уникайте другорядних деталей.

Резюме повинно бути продуманим. Його зміст повинен повністю відповідати напрямку роботи, на яку ви претендуєте. Якщо ви можете займати різні посади, відправляйте декілька резюме.

Резюме повинно бути доказовим. Наведіть результати вашої останньої роботи, використовуючи числа і відсотки; покажіть реальний результат вашої діяльності.

Резюме повинно бути точним. Остерігайтеся загальних місць і зайвих визначень.

Резюме повинно бути акуратним. Вказуючи на свій позитивний досвід, не хвастайте.

Резюме повинно бути зовнішньо привабливим. Використовуйте якісний папір, бажано білий або кремовий. Шрифт повинен бути добре читаються, як правило, в діапазоні від 12 до 14 пунктів.

Резюме повинно бути простим. Не захоплюйтеся графічними малюнками, химерними рамками, віньєтками і іншою нісенітницею. Ні в якому разі не ускладнюйте текст абревіатурами, які, до речі, можуть бути невідомі роботодавцю. Повністю пишіть назви шкіл, інститутів і міст.

Резюме повинно бути енергійним. Використовуйте дієслова дії, характеризуючи свій досвід: «влаштував», «організував», «налагодив» та ін.

Резюме повинно бути коректним. Користуйтеся короткими фразами і не захоплюйтеся довгими словосполученнями. Вживаючи при необхідності специфічні технічні терміни, подбайте, щоб вони були зрозумілі неспеціалістам.

Резюме повинно бути бездоганним. Не довіряйте комп'ютерному редакторові. Обов'язково перечитайте його текст вголос після написання, щоб переконатися у відсутності помилок і двозначностей.

Резюме повинне бути читабельним. Пам'ятайте, що нерозбірливе резюме найчастіше залишається непрочитаним.

Резюме повинно бути офіційним. Не перевантажуйте його даними особистого характеру, а саме: відомостями про родичів, вашу вагу, зростання, здоров'я. Ні в якому разі не прикладайте до резюме свою фотографію (крім тих випадків, коли це вимагає роботодавець).Резюме повинно бути закінченим. Працедавці чудово розуміють, що якщо вони зажадають рекомендації, то ви їх надасте. Тому не пишіть в кінці резюме: «Рекомендації додаються».

Бланк (форма, шаблон) резюме

Відразу слід обмовитися, що єдиної стандартної форми, бланка або шаблону резюме не існує. Резюме складається в довільній формі і повинно містити такі дані:

- П.І.Б., рік народження (вік), контактні телефони (домашній та/або робочий).

- Мета (навіщо ви звертаєтеся в дану фірму, яку роботу шукаєте).

- Освіта (у зворотному хронологічному порядку, тобто починаючи з останнього місця навчання) за схемою:

- дата початку навчання - дата закінчення навчання;

- назва навчального закладу, факультет, спеціальність;

- присвоєна кваліфікація.

Досвід роботи у зворотному хронологічному порядку, тобто починаючи з останнього місця роботи) за схемою:

- дата початку роботи - дата закінчення роботи;

- назва фірми, її сфера діяльності;

- назва вашої посади, кількість підлеглих (якщо такі були);

- опис Ваших посадових функцій, рівень відповідальності та повноважень;

- приклади конкретних досягнень.

- Додаткова освіта - курси, семінари, тренінги, стажування (за наведеною вище схемою).

- Додаткові навички ПК, ступінь володіння іноземними мовами, наявність а/м, водійських прав, машинопис, інше).

- Ваші переваги (вкажіть декілька своїх особистісних рис, які відрізняють Вас від інших і допомагають Вам досягати потрібних результатів у роботі).

резюме анкета кадри номенклатура

Зразок (приклад) складання (написання) резюме

Сидоров Іван Петрович

Домашній телефон: (телефонувати з 19:00 до 23:00)

Робочий телефон: (дзвонити з 8:30 до 18:00)

Дата народження: 02.01.1969 р., (35 повних років)

Сімейний стан: одружений, син 12 років

Мета: Посада головного бухгалтера підприємства

Освіта:

1990р. - 1995р. Уральський державний університет, економічний факультет. Отриманий диплом про вищу освіту. Присвоєна кваліфікація - економіст

Досвід роботи:

1999р. - по теперішній час Акціонерний комерційний банк. Заступник головного бухгалтера.

Основні обов'язки:

аналіз фінансово-господарської діяльності;

операції з цінними паперами;

управління активами банку

Набув досвід організації керівництво фінансово-економічною діяльністю банку.

1995р. - 1999р. Муніципальне підприємство. Начальник фінансового отдела. Основная обов'язок - керівництво відділом. За час роботи розробив і впровадив принципово нову модель обліку і контролю фінансових потоків підприємства.

Додаткова інформація:

Вільно володію персональним комп'ютером як користувач.

Іноземна мова - англійська (добре).

Маю водійські права кат. «В», особистий автомобіль, стаж водіння - 8 років.

Особисті якості:

Аналітичний склад розуму, працездатність, здатність до прогнозування, наполегливість.

Заробітна плата на час випробувального терміну - від $700

25 січня 2004 р.

Представлений зразок не є єдино допустимою формою резюме. Він представлений у цьому рефераті лише тому, що він містить практично всю необхідну інформацію про кандидата і дозволяє дати наочне уявлення про резюме.

Правила написання супровідного листа до резюме

Супровідний лист призначений для підтримки резюме, і вже тому тут не місце занадто важким оборотами. Простота (зовнішня, звичайно) - ось ідеал. Паралельно необхідно ретельно перевірити, щоб між вмістом резюме і супровідного листа не було розбіжностей, подібні промахи справляють гнітюче враження на роботодавця, навіть якщо він здогадується про те, що ви допустили їх ненавмисно. Супровідний лист повинен містити якомога менше головоломок для адресата. У його тексті неприпустимі скорочення та умовні позначення.

Якщо ви допустили незначну помилку при написанні точних координат (назви, абревіатури) відділу (особи), якій адресовано резюме, воно швидше за все пропаде. Кадровики і керівництво фірм вкрай болісно ставляться до подібних речей. Якщо ви пишете в тексті резюме «Пан, пані, товариші» або, наприклад, «Того, хто цим займається» - не чекайте відповіді. Зрозуміло, також неприпустимо допускати фамільярність кшталт «Любі майбутні роботодавці». Рівносильна провалу і звернення до роботодавця або чиновнику по імені (це правило справедливо як для простого, так і для електронного резюме). Всупереч поширеному переконанню, навіть західні фірми не практикують подібних звернень. Здобувач вакансії - це поки ще сторонній, чужий чоловік; він не повинен так звертатися до керівника.

Точно так само зовнішня простота форм електронної комунікації може зіграти злий жарт з тими, хто знижує стиль письма. Тут, як правило, обходяться без супровідного листа, як окремого документа, але все ж вставляють перед текстом резюме щось на зразок: «Привіт, ось моє резюме. Сподіваюся, до швидкої зустрічі». Це - кричуща безвідповідальність, бо ви зовсім не знаєте, хто і як буде оцінювати ваше резюме. Будь-яке звернення до посадової особи треба витримати гранично строгих тонах, позбавлених навіть слабкого натяку на несерйозність.

Конверт для резюме

Не варто випускати з уваги різноманітних дрібниць, пов'язаних з конвертом. Хоча будь-яких канонічних правил тут не існує, здобувачі найчастіше намагаються використовувати зовнішню оболонку резюме (супровідного листа) для того, щоб відіграти у потенційних конкурентів кілька очок. Найбільш просунуті навмисно вибирають дуже великі конверти або ж роблять ставку на екзотичний колір поштового відправлення. Менш спритні вигадують особливі лінії згину, по-своєму заклеюють конверт і т. д. Все це - марна праця. Чим більше ви намагаєтеся привернути до себе увагу роботодавця, тим з більшою ймовірністю спрацьовує зворотній ефект: ваше послання просто відкладається в сторону.

Втім, недооцінювати роль конверта як засоби транспортування резюме необачно. Всякий адресат вважатиме за краще отримати акуратно упакований лист, яке не доведеться розгладжувати перед читанням. В принципі, краще взагалі уникати згинів при упаковці резюме. Цим ви зайвий раз підкреслить власну акуратність і пунктуальність.

Складання резюме для публікації в газеті

Почніть своє резюме з посади, на яку претендуєте.

Наступне, що варто вказати в резюме, - це освіта. Якщо воно профільне, треба неодмінно про це згадати. Якщо ж ваша освіта ніяк не пов'язане з професією, краще обмежитися скороченням в/о або середня. спец.

Досвід роботи. Якщо він у вас є, неодмінно варто вказати стаж роботи на цій посаді. Але якщо він невеликий (менше року), краще обмежитися фразою «є досвід роботи».

Один з найважливіших моментів - що ви вмієте робити, ваші навички в цій роботі. Постарайтеся згадати все, що вам доводилося коли-то, може бути, навіть давно або не дуже багато, але про що ви маєте уявлення і що може зацікавити роботодавця. Напишіть «баланси, податки, оптова, роздрібна торгівля, послуги, склад, валютні операції та ін.» Якщо це важливо для роботи, вкажіть комп'ютерні програми, якими ви володієте, нехай в недосконалості, і неодмінно знання мови. Володіння мовою, нехай навіть на базовому рівні, може дати вам переваги.

Кілька відповідей на поширені запитання:

Вказувати свій вік?

Це скоріше прийнято, а не обов'язково. Вирішуйте самі. При інших рівних умовах переваги в отриманні роботи є в людей у віці від 25 до 45 років.

Варто називати розмір зарплати?

Краще вказувати мінімальну оплату, яка вас задовольнить: «з/п не менше...». Але ви повинні добре розуміти ситуацію на ринку праці і знати, скільки може отримувати людина вашої кваліфікації.

Вказувати бажане місце роботи?

Так, якщо це важливо для Вас.

«Інтим не пропонувати?»

Чи треба додавати до резюме цю вже майже сакраментальну фразу? На наш погляд - ні. Така приписка в кінці резюме лише знижує враження від кандидата.

Як правильно оформити електронне резюме

Широко поширена помилка - оформлення резюме у вигляді єдиної безликої багатосторінкової таблиці-анкети, що складається з якихось оцінок кандидата, які він виставив собі сам. Головний недолік цього рішення полягає в тому, що зразок анкети зазвичай береться в Інтернеті з сайту якоїсь конкретної організації, у якої є свої особливості і специфічні вимоги до кандидата.

При підміні резюме таблицею неможливо оцінити професійний і людський потенціал кандидата. Тільки вільна форма і наявність послужного списку дозволяють оцінити індивідуальність і практичні вміння і відокремити їх від формалізованої самооцінки.

Якщо у наймача є вимоги до оформлення резюме, суворо дотримуйтесь їх. Якщо ж на сайті є тільки таблиця, додайте до неї і звичайне резюме, що значно підвищить Ваші шанси бути прийнятими на роботу.

Форма подання електронного резюме

Гідний кандидат надсилає резюме по електронній пошті з короткою супровідною запискою і вкладенням у вигляді файлу RTF або DOC-файлу з ім'ям у вигляді власного прізвища.

Справа в тому, що менеджер після прочитання зазвичай розміщує файл з резюме у себе на комп'ютері, як правило, під прізвищем кандидата. Тому не варто посилати файл з іменами RESUME.RTF або RESUME.DOC - адже такий файл обов'язково доведеться перейменовувати.

Це тільки для Вас цей файл, можливо, - єдине резюме, зате для менеджера - одне з десятків або сотень. Лише дуже небагато кандидати здогадаються заощадити час менеджерів і назвати файл з резюме своїм власним прізвищем, що свідчить про врахування людського фактору і заздалегідь має в своєму розпорядженні менеджера до себе.

Не варто посилати резюме в Microsoft Excel: не всі користуються ним. До того ж, як уже згадувалося, таблиця, в тому числі електронна - не найкраща форма подання резюме.

У той же час відсутність всякого форматування може утруднити сприйняття тексту резюме, тому формати Microsoft Word дещо краще, ніж, наприклад, формат звичайного тексту (txt або plain text), який рідкісного кандидату вдається оформити так, щоб він легко сприймався і добре виглядав. За допомогою Word цього легше досягти.

Архівація резюме

Оптимальний розмір файлу резюме - 100-150К. Тому не робіть файл з резюме більше, ніж 200-250Кбайт. Не варто включати в резюме великі фотографії або громіздкі елементи оформлення: з-за них збільшується розмір файлу.

Резюме не слід заархівувати, змушуючи менеджера витрачати дорогоцінний час на розпаковування. Не змушуйте наймача або чекати робити зайві зусилля! Тим більше, менеджер може взагалі не розпакувати файл, якщо користується іншим архіватором, ніж Ви.

Вибір шрифту

Добре, коли резюме легко читається. Погано діють на сприйняття нагромадження різних елементів оформлення, різноманітність шрифтів. Пишіть шрифтом Arial, розміром не менше 10, який легко сприймається оком і зазвичай встановлений на будь-якому комп'ютері. Не треба користуватися надто дрібними шрифтами, бо менеджери - часто люди не з найкращим зором. Не користуйтеся іншими, рідше зустрічаються шрифтами, бо їх може не виявитися на комп'ютері менеджера.

Супровідний лист

Напишіть щось на кшталт: «Шановний директор компанії! (Варіанти: керівник студії, зав. відділом програмування, начальник цеху, керуючий банком, начальник відділу кадрів тощо) Шукаю роботу (посаду) таку-то. Резюме додається. З повагою, (ім'я)».

Слід неодмінно вказати, на яку роботу або посаду Ви претендуєте - з Вашого резюме це може бути незрозуміло. Не пишіть зайві слова типу "Ось, випадково забрів на сайт, побачив, що Вам потрібні співробітники, і вирішив послати своє резюме».

Загальні рекомендації

Про грамотності.

Звичайно, для багатьох посад стовідсоткової грамотності не потрібно. Досвід показує, що наявність граматичних і мовленнєвих помилок слабо пов'язане з діловими і вольовими якостями кандидата - практичними навичками, працездатністю, цілеспрямованістю, організаторської жилкою, здатністю досягти результатів.

Зате наявність помилок часто свідчить про рівень підготовки кандидата як фахівця - про його ерудиції, теоретичної підготовки, логічних і алгоритмічних здібностях, умінні чітко і зв'язно викладати свої думки.

У будь-якому випадку, граматичні та мовні помилки ще ніколи не сприяли хорошому сприйняттю тексту і не поліпшували якості резюме. Попросіть знайомих філологів прочитати Ваше резюме, перш ніж вирішите розсилати його.

Структура

Ні в якому разі не пишіть зв'язного тексту. Не перетворюйте резюме в літературний твір! З ним дуже незручно працювати.

Справа в тому, що менеджери - люди зайняті і зазвичай читають резюме, що називається, по діагоналі, вихоплюючи метнути оком потрібні їм місця і ключові слова. Тому резюме повинно бути структурованим - його легко сприймати.

Кожен розділ потрібно формалізувати: або звести в таблицю (послужний список, освіта), або кожен новий елемент (ПІБ, адресу тощо) почати з нової строчки. Необов'язково промальовувати рамки і розділові лінії таблиць, достатньо, якщо текст буде розташований строго по колонках і добре структурований. Назвіть кожен розділ і напишіть заголовки великим шрифтом, щоб око легко вихоплював потрібні відомості.

Не зловживайте дрібними елементами оформлення: курсивом, жирним шрифтом, підкресленням, словами із заголовних букв. Не перетворюйте текст на клаптеву ковдру.

Побільше фактів і ніяких оцінок

Слід детально викладати тільки «голі» факти, уникаючи втішних самооцінок приклад «великий досвід роботи», «уміння працювати в команді», «хороші організаторські здібності» і т.п. Резюме складається так, щоб менеджер сам зробив потрібні Вам висновки.

Нехай за Вас говорять факти. Так, з послужного списку повинно бути видно, скільки часу Вам доводилося керувати групою, чи відділом, підприємством, скільки людей було в підпорядкуванні, які саме складні завдання доводилося виконувати, які нагороди та винагороди Ви отримували.

Факти бувають різні. Не займайтеся окозамилюванням! Нерідко юні студенти-програмісти претендують на загальний стаж програмування в 40-50 років, вказуючи: «Visual C - 5 років, Delphi - 5 років, Pascal - 9 років, Assembler - 7 років, Basic - 8 років» і т.д. Менеджер сам побачить з послужного списку, скільки часу яким інструментом користувався кандидат, і зробить відповідні висновки.

Скласти пояснювальну записку на ім'я керівника про факт порушення трудової дисципліни

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень виконаної роботи (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку.

Зовнішні пояснювальні записки (адресуються керівникові вищестоящої організації) оформляються на загальному бланку Організації.

Внутрішні пояснювальні записки (адресовані ректору, проректору, керівнику структурного підрозділу) оформляються на папері стандартного формату А4 або А5 з обов'язковим використанням реквізитів загального бланка.

Реквізитами зовнішньої пояснювальної записки, крім реквізитів бланка, є:

· Назва виду документа;

· Дата;

· Індекс;

· Адресат;

· Заголовок до тексту;

· Текст;

· Відмітка про наявність додатку (при необхідності);

· Підпис керівника

· Прізвище виконавця і номер його телефону

Реквізитами внутрішньої пояснювальної записки є:

· Назва структурного підрозділу

· Назва виду документа;

· Дата;

· Індекс;

· Адресат;

· Заголовок до тексту;

· Текст;

· Відмітка про наявність додатку (при необхідності);

· Підпис укладача

Особливості оформлення реквізитів доповідної записки поширюються на оформлення реквізитів пояснювальної записки.

За своїм оформлення пояснювальні записки відрізняються від доповідних тим, що не містять висновків і пропозицій. Різновидом пояснювальних записок є документи, складені працівниками університету за вказівкою прямих або вищестоящих керівників при виникненні нештатних ситуацій, порушення трудової дисципліни, дисциплінарних порушень, проступки та ін..

Пояснювальна записка такого роду звичайно пишеться від руки, адресується керівникові, який її жадав. Текст пояснювальної записки має містити дату порушення, вид порушення, виклад причин, обставин порушення. Вимога стислості й чіткості тексту поширюється і на пояснювальні записки.

Відділ Управління Генеральному директорові

ТОВ «Роги і копита»

Д.М.Г. від

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА Головного інженера

В.В.С.

Про запізнення на роботу

Я, В.В.С. працює на посаді Головного інженера, спізнився сьогодні 1 липня 2007 р . на роботу на 1 годину з причини поломки рейсового автобуса в 7-00 Рейс перенесли на 8-00.

Головний інженер Підпис

1 липня 2007р.

Використана література

1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.

4. Задорожный Э. М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л. К., Ткачева Л. Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С. П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред. професора Н. П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.

9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.

10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.

16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник К., Кондор, 2008-212 с.

Размещено на Allbest.ur

...