Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Вопрос 1. Деловая переписка

1. Деловая переписка

2. Деловое письмо и его функции.

3. Разновидности деловых писем

4. Общая структура делового письма

5. Специфика делового стиля письма

6. Оформление делового письма

Вопрос 2. Составьте и оформите протокол заседания экспертной комиссии об уничтожении дел и изменении сроков хранения, определив повестку дня и сформулировав решение комиссии.

Список литературы

Вопрос 1. Деловая переписка

1. Деловая переписка

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.

Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Различают письма:

ь циркулярные;

ь информационные;

ь гарантийные;

ь сопроводительные;

ь письма-просьбы;

ь письма-подтверждения;

ь договорные письма;

ь письма-напоминания;

ь письма-извещения;

ь письма-приглашения;

ь коммерческие письма и ряд других.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

· документы оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;

· текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

· события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей - вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

2. Деловое письмо и его функции

деловой письмо стиль протокол

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

3. Разновидности деловых писем

Письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма - это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.

Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

I. письма, требующие письма-ответа;

II. письма, не требующие письма-ответа.

Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить:

ь письмо-просьбу;

ь письмо-обращение;

ь письмо-предложение (письмо-представление);

ь письмо-запрос;

Письмо-запрос содержит практически все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить ее в оферте с указанием базиса места поставки.

ь письмо-претензия.

Письмо-презентация (представление) предприятия должно содержать

максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.).

Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма, не требующие ответа, следующие:

ь письмо-напоминание;

ь письмо-приглашение;

ь письмо-подтверждение;

ь письмо-отказ;

ь сопроводительное письмо;

ь письмо-извещение;

ь гарантийное письмо;

ь информационное письмо.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором функций данного предприятия на:

ь снабженческо-сбытовые,

ь административно-хозяйственные,

ь производственные,

ь по рекламе и т.д.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует отличать от переписки общественной - между профсоюзными и общественными организациями.

4. Общая структура делового письма

Простое письмо - это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо - многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура - три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую.

Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости - и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев - отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.

5. Специфика делового стиля письма

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т.п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.).

Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с , в силу, в целях и др.), сложных союзов (вследвствии того что; ввиду того что; в силу того что и т.п.), а также словосочитаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине того, что…; тот факт, что…; и др.)

Язык делового письма характеризуется употреблением слов с «универсальным» значением, таких, например, как «Слабо», «недостаточно», «мало». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.

Если в деловом письме автор документа - лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует…, не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят…, от первого лица множественного числа: просим…, сообщаем…, подтверждаем…

Если автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу…, ставлю Вас в известность…, довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: поддерживаем…, одобряем…, выражаем…; и т.д.

Еще одна специфическая особенность делового языка - ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами:

- инициатива - брать на себя, выступать с, проявлять, терять, уступать;

- налог - взимать, облагать, платить, снижать;

- руководство - брать на себя, возлагать, осуществлять, укреплять и т.д.

Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых языковых оборотов:

- В порядке оказания технической помощи…

- В связи со сложной экономической ситуацией… и т.д.

- Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий…

- Обращаемся к Вам с просьбой…

- Одновременно с этим письмом высылаются…

- Просим Вас не задерживать ответ…

Наличие их в деловом языке - следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем - это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

6. Оформление делового письма

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

Обязательные атрибуты делового письма, принято делить на следующие части:

· сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс);

· внутренний адрес или адрес получателя включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны);

· дата отправления;

· вступительное обращение;

· собственно содержание письма;

· заключительная формула вежливости;

· подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности;

· ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) - печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Оформление письма или поздравительной открытки к отправке:

Правила вложения поздравительной открытки или любого делового письма в конверт: письмо складывается в три раза, т.е. гармошкой. Начало письма должно быть лицом к передней стороне конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной стороной к стенке конверта, на которой пишется адрес.

Вопрос 2. Составьте и оформите протокол заседания экспертной комиссии об уничтожении дел и изменении сроков хранения, определив повестку дня и сформулировав решение комиссии

Сургутское городское муниципальное унитарное предприятие «ГОРВОДОКАНАЛ»

(СГМУП «ГОРВОДОКАНАЛ» )

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

СГМУП «ГОРВОДОКАНАЛ»

___________ Н.Я. Шишкина « 28 » декабря 2012 г.

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

28 декабря 2012 года № 5

г. Сургут

Председательствующий - В.И. Шаров

Секретарь - Л.В. Мышкина

Присутствовали: Г.Ю. Фишер, С.Е. Баранкина, А.А. Тлюнева, Т.Ю. Горбачева

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рассмотрении изменения сроков хранения дел по очистке питьевой воды с 1991-1999 годы.

Доклад ответственного за архив Фишер Г.Ю.

2. О рассмотрении акта от 23.11.2012 № 1 о выделении к уничтожению дел.

Доклад ответственного за архив Фишер Г.Ю.

1. СЛУШАЛИ:

Фишер Г.Ю.- представил на рассмотрение опись дел по очистке питьевой воды за 1991-1999 годы. Сообщил, что в текущем году в соответствии с новыми нормативными требованиями срок хранения данных документов снизить с 25 до 15 лет. Предложил коллегиально изменить срок хранения дел.

РЕШИЛИ:

1.1. Согласовать изменение сроков хранения дел в соответствии с новыми нормативными требованиями.

1.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение Комитета по управлению архивами Администрации города Сургут. Срок - январь 2013 года.

2. СЛУШАЛИ:

Фишер Г.Ю.- проинформировал о составлении акта от 23.11.2012 № 1 о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков хранения. Разъяснил, что после полистного просмотра в акт включено 385 (триста восемьдесят пять) дел за 1991-1999 годы как утративших практическое значение. Предложил согласовать акт.

РЕШИЛИ:

2.1. Согласовать акт от 23.11.2012 № 1 о выделении документов к уничтожению.

2.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) совместно с хозяйственным отделом (Горбачева Т.Ю.) уничтожить документы, не подлежащие хранению. Срок - I квартал 2013 года.

Председательствующий В.И. Шаров

Секретарь Л.В. Мышкина

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -М.: Изд-во стандартов, 2003

2. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству.2-е издание, испр. И доп. - М.: «Март» Ростов-на-Дону: издательский центр «Март», 2006 - 320с.

3. Веселов П. В. Современное деловое письмо. - М.- 1990. - 150с.

4. Домащенко Г.А., В.А. Коробова, В.В. Костина Учебное пособие «Российский заочный институт текстильной и легкой промышленности» - Москва,2007.

5. Интернет источник, http://delo-ved.ru.

Размещено на Allbest.ru

...