Роль информационных технологий в реинжиниринге бизнес-процессов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Понятие и сущность реинжиниринга бизнес-процессов

2. Инструменты и методы современного реинжиниринга бизнес-процессов

3. Методология моделирования бизнес-процессов

4. Принципы выделения бизнес-процессов для реинжиниринга

5. Роль информационных технологий в реинжиниринге бизнес-процессов

Заключение

Список использованных источников



Введение

Наше время - время постоянных серьезных нововведений. Скорость инноваций потрясает. Если еще недавно на разработку и внедрение новых технологий требовались десятки лет, то сегодня на это нужно буквально несколько дней. Инициативы бывают разные. Некоторые сохраняют актуальность очень недолгое время. Другие задерживаются, обретают дальнейшее развитие, модифицируются, приносят положительный, возрастающий эффект. Есть и такие, сразу приковывающие к себе всеобщее внимание, они становятся предметом тщательного всестороннего изучения, приобретают грандиозные масштабы внедрения. К числу последних относится инструмент менеджмента - реинжиниринг бизнес-процессов.

Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП) - это метод, применяемый при реструктуризации предприятия. Его сущность заключается в кардинальном переосмыслении и фундаментальном перепроектировании бизнес-процессов в целях достижения качественно иного, более высокого уровня показателей финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Целью данной работы является ознакомление с проблематикой и областями использования реинжиниринга бизнес-процессов в реорганизации деятельности предприятий на основе современных технологий.



1. Понятие и сущность реинжиниринга бизнес-процессов

Термин "реинжиниринг" был введен Майклом Хаммером. Реинжиниринг - это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений главных современных показателей деятельности компании, таких, как стоимость, качество, сервис и темпы.

Реинжиниринг подразумевает перепроектирование процессов, которое позволяет перевести предприятие в более эффективный режим работы. На самом деле понятие реинжиниринга бизнес-процессов трактуется его отцами-основателями как комплексное и кардинальное преобразование всего бизнеса.

Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП) - это создание совершенно новых, более эффективных бизнес-процессов без учета того, что было раньше. РБП использует большое количество инструментов и методов внутри обычной структуры, но его фокус, прежде всего, направлен на объединение функций на макроорганизационном уровне. Это означает, что субпроцессы могут содержаться в рамках одной функции или подразделения, и к ним тоже возможно применить реинжиниринг бизнес-процессов.

Бизнес-процесс (БП) - это совокупность взаимосвязанных операций по изготовлению готовой продукции или выполнению услуг на основе потребления ресурсов. Упраавлять бизнес-процессами - значит качественно обслуживать потребителей или клиентов. Все финансовые, материальные, и информационные потоки в ходе управления бизнес-процессами всегда рассматриваются во взаимодействии.

Основные бизнес-процессы организации представлены в таблице 1.

Задачи реинжиниринга следующие:

- объединить информационные ресурсы структурных подразделений компании;

- создать интегрированную корпоративную информационную систему управления.

Необходимые свойства интегрированной корпоративной информационной системы управления:

- функционирование в реальном масштабе времени;

- обеспечивает общее снижение затрат;

- базируется на объективных данных о материальных и финансовых потоках во всех сферах хозяйственной деятельности компании;

- существует возможность гибкого реагирования на изменения ситуации на рынке.

Таблица 1 - Основные бизнес-процессы организации

Название бизнес-процесса	Процесс товародвижения	процесс подготовки производства	Процесс инфраструктуры
Сущность бизнес-процесса	то есть это процесс логистики, он связан с основной деятельностью предприятия - выпуском продукции, обслуживанием потребителей	нацелен на планирование деятельности предприятия с позиции удовлетворения потребностей потенциальных потребителей и выведение на рынок новых продуктов и услуг - исследование рынка (маркетинг), стратегическое планирование производства, конструкторская и технологическая подготовка производства (проектирование и инжиниринг)	ориентирован на поддержание ресурсов в работоспособном состоянии (сюда относятся - подготовка и переподготовка кадров, закупка и ремонт оборудования, социально-культурное обслуживание сотрудников организации)

Реинжиниринг - это радикальное перепроектирование деловых процессов, затрагивающее корни явлений, а не поверхностные изменения. Отбрасываются все существующие структуры и предлагаются совершенно новые способы выполнения работ, а не их модификация.

Применение реинжиниринга целесообразно для следующих трех типов организаций:

1) Организации, находящиеся в кризисном состоянии. Для них это способ ухода от нависшего разорения.

2) Фирмы, руководители которых предвидят трудности своего развития при разработке инновационных стратегий. Появление новых конкурентов или изменение их поведения, рост требований клиентов, изменение поставок и пр.

3) Компании - лидеры, проводящие агрессивную инновационную политику. Они не видят проблем ни сейчас, ни в обозримом будущем. Однако они хотят добиться большего, и связывают это с реинжинирингом.

К факторам успеха реинжиниринга относятся:

- компетентное руководство, способное мотивировать проект, выделить приоритеты и провести его сверху - вниз;

- поддержка проекта сотрудниками фирмы;

- прозрачность проекта, понятные результаты и приемлемый риск;

- наличие автономного бюджета проекта;

- технологическая поддержка и консультационное сопровождение.

Реинжиниринг бизнес-процессов в целом можно разделить на пять этапов: предплановая подготовка компании, стратегическое планирование, перепроектирование процессов, прогнозирование и последний этап - конверсия. реинжиниринг реорганизация информационная метод

Согласно определению, которое дают Е.Г. Ойхман и Э.В. Попов: "Реинжиниринг бизнеса предусматривает новый способ мышления - взгляд на построение компании как на инженерную деятельность. Компания или бизнес рассматривается как нечто, что может быть построено, спроектировано или перепроектировано в соответствии с инженерными принципами".

Условия успеха РБП следующие:

1. Четкое понимание задачи руководителями организации.

2. Мотивация сотрудников компании, нацеленность на рост, расширение деятельности компании.

3. Хорошо поставленное управление деятельностью компании.

4. Способность собственными силами при привлечении консультантов выполнить реинжиниринг бизнес-процессов.

4. Серьезная методологическая основа при проведении реинжиниринга бизнес-процессов.

5. Использование опыта реорганизации предприятий, накопленного консалтинговыми организациями.

6. Использование современных информационных технологий.

2. Инструменты и методы современного реинжиниринга бизнес-процессов

Работы по проектированию бизнес-процессов обычно выполняют в следующей последовательности:

• формирование миссии компании;

• маркетинг сегментов рынка;

• проектирование продукции и услуг;

• проектирование бизнес-процессов;

• проектирование использования ресурсов.

Формирование миссии компании - это кратко сформулированная идея существования организации, разделяемая ее владельцами, руководителями и персоналом, определяющая в виды деятельности, группы потребителей и рынки компании, а также определение видения и постановка целей для предприятия.

Формирование миссии компании - это определение стратегии поведения организации на рынке в части расширения границ рынка или глубокого проникновения на рынок, диверсификации деятельности или повышения качества товаров и услуг, глобализации или локализации деятельности и т.д.

Основной метод, используемый для формирования стратегии предприятия - метод анализа иерархий. Статические экспертные системы с возможностью обработки качественных (нечетких) оценок используются как инструментальные средства анализа иерархий, например Guru, Expert Choice, Level5.

Выбор сегментов рынка предполагает конкретизацию стратегических целей предприятия в части определения регионов, потребителей, каналов распределения продукции и услуг. Основные методы исследований, применяемые на данном этапе - методы статистического анализа и прогнозирования рынков сбыта, нейронных сетей, интеллектуального анализа данных современных информационных хранилищ. Инструментальные средства анализа и прогнозирования для выявления основных сегментов рынка - это ППП SAS, SPSS, NeurOn-Line, Brain Maker, PolyAnalyst и др.

Формирование продуктовых портфелей для выделенных перспективных сегментов рынка предполагает оценку возможностей организации в плане эффективности распределения капиталовложений по различным проектам и продуктам.

Чтобы решить эту задачу, обычно используют математические модели, а также методы оптимизации. Одно из наиболее известных средств бизнес-планирования - ППП Project Expert. ППП Project Expert позволяет проектировать и оценивать бизнес-планы предприятия для различных вариантов стратегий.

Проектирование бизнес-процессов. Продуктовый портфель определяет содержание бизнес-процессов, для которых необходимо детально разработать технологию их осуществления с позиции достижения заданных критериев эффективности. Для выбора конкретных технологий требуется разработать статические и динамические модели бизнес-процессов, позволяющие выполнить оценку их эффективности.

Существуют различные методы и средства моделирования бизнес-процессов:

- объектно-ориентированное моделирование - язык UML, средство Natural Engineering Workbench;

- функциональное моделирование - диаграммы рабочих потоков Oracle Designer 2000, SilverRun, Natural Engineering Workbench, функциональные диаграммы Design/IDEF.

После графического построения статической модели бизнес-процесса необходимо выполнить анализ ее реализации с позиции эффективности и достаточности ресурсов. Для выполнения данной задачи используют методы стоимостного анализа функций и динамического имитационного моделирования.

3. Методология моделирования бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов позволяет точно представить цели, исследуемые характеристики, а также конечные результаты каждого вида деятельности. Реинжиниринг бизнес-процессов призван решить задачу выявления объективной структуры бизнес-процесса и оптимально распределить выявленные функции по структурным подразделениям и исполнителям и их автоматизацию с учетом ограничений на ресурсы.

Характеристики бизнес-процесс следующие:

• четкая определенность во времени начала и конца;

• последовательность выполнения функций;

• правила выполнения функций (бизнес-правила);

• внешние интерфейсы, которые либо связывают его с другими бизнес-процессами внутри организации, либо описывают выход во внешнюю среду.

Каждая функция бизнес-процесса, определена в общей последовательности работ, также определены исполнитель, условия инициации, время и стоимость выполнения.

Ниже описана обобщенная модель бизнес-процесса.

Любой бизнес-процесс представляет собой упорядоченную совокупность сущностей, функций (действий) и событий. В качестве сущностей выступают рабочие объекты, организационные единицы, ресурсы.

Рабочий объект - это сущность, над которой может быть осуществлено некоторое действие (преобразование, формирование, обработка).

Рабочий объект может быть или материальным, информационным или финансовым. К материальным рабочим объектам относятся сырье и материалы, полуфабрикаты, готовые изделия или услуги. Информационные рабочие объекты - заказы, документы, накладные, счета. Финансовые - платежи, перечисления и т.д. Рабочие объекты - динамические сущности, они периодически возникают в бизнес-процессе (например, закупаются, производятся, формируются), преобразуются в другие объекты, удаляются из бизнес-процесса (могут быть проданы или переданы на хранение).

Ресурсы - это сущности (субъекты), при помощи которых осуществляются бизнес-процессы. В качестве ресурсов выступают - оборудование, запасы на складе, деньги на расчетном счете, нормативно-справочная информация и т.д. Ресурсы также могут динамически изменять свое состояние (конкретные экземпляры ресурсов в течение жизненного цикла экономической системы могут добавляться или удаляться), но в отличие от рабочих объектов ресурсы используются в системе в течение нескольких циклов воспроизводства. Ресурсы находятся в системе постоянно, то есть являются статическими.

Разделение сущностей на рабочие объекты или ресурсы зависит от использования их в том или ином бизнес-процессе, так как в одном процессе сущность может выступать в роли рабочего объекта, а в другом эту же сущность используют в качестве ресурса (оборудование может использоваться в производственном процессе).

Организационные единицы (предприятия, подразделения, персонал, отдельные исполнители) - частный случай ресурсов, который представляет собой объединение людей, использующих другие ресурсы для выполнения бизнес-процессов.

Функция (действие, операция) преобразует входные рабочие объекты в выходные, либо может модифицировать их. Именно последовательность взаимосвязанных по входам и выходам функций составляет бизнес-процесс. Функция бизнес-процесса порождает рабочие объекты любой природы. Природа может быть материальной, информационной, денежной.

События. В совокупности действий для каждой функции возможны альтернативные или циклические последовательности в зависимости от различных условий протекания процесса. Данные условия связаны с происходящими событиями во внешней среде или в самих процессах, которые изменяют состояния объектов, организационных единиц, ресурсов. Следовательно, событие фиксирует факт завершения выполнения некоторой функции и образования нового состояния объекта или нового объекта. Новые состояния объектов (объекты) вызывают выполнение новых функций, которые создают новые события и т.д., пока не будет завершен некоторый бизнес-процесс. Тогда последовательность событий составляет конкретную реализацию бизнес-процесса.

Каждое событие описывается с двух сторон: процедурной и информационной. Информационно событие отражается в виде сообщения, фиксирующего факт выполнения некоторой функции, изменения состояния или появления нового объекта. Процедурно событие вызывает выполнение других функций, поэтому для каждого состояния объекта обязательно должны быть заданы описания вызовов других функций. Следовательно, события выступают в управляющей роли для выполнения функций бизнес-процессов и определяют направление материальных, информационных и финансовых потоков в зависимости от конкретной ситуации.

4. Принципы выделения бизнес-процессов для реинжиниринга

Достаточно сложен процесс выявления ключевых бизнес-процессов, т.е. процессов, служащих достижению миссии, поставленных целей. Нужно понимать, что узкое описание процесса, когда границы процессов совпадают с границами отделов и функций, тогда сотрудники не понимают, что деятельность, выполняемая в различных отделах организации, - это части единого процесса.

Важно видеть разницу между основными и вспомогательными (обеспечивающими) процессами, не упустить из виду те вспомогательные процессы, которые действительно критичны для организации.

Понимание взаимодействия основных и обеспечивающих бизнес-процессов необычайно важно для определения доли обеспечивающих процессов в затратах на производство продукции или услуг, определения их истинной себестоимости.

Также существуют бизнес-процессы развития, бизнес-процессы управления.

Процессами управления считают бизнес-процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и бизнес-системы в целом, т.е. взаимосвязанного множества всех бизнес-процессов предприятия. В основе построения технологии выполнения процессов управления лежит концепция контроллинга, которая позволяет сформировать полный цикл управления предприятием, начиная от стратегического планирования до анализа причин отклонений от плана и формирования управляющих воздействий.

К процессам развития относятся процессы совершенствования производимого продукта или услуги, технологии, оборудования, а также инновационные процессы.

Рекомендуется включать в рассмотрение не более пятнадцати процессов. Примерный перечень бизнес-процессов: наблюдение за конкурентами, исследование рынка, определение требований для новых продуктов, обучение сотрудников, работа над качеством продукции, поддержка проданных продуктов, мониторинг потребностей покупателя, обучение дилеров, разработка новых продуктов, реклама продуктов.

Выработка и согласование ключевых факторов успеха является сложной задачей. Ключевые факторы успеха - это цели более низкого уровня, которые непосредственно вытекают из главной цели, заявленной в миссии. Любой ключевой фактор успеха должны предварять слова: …. "у нас должен быть ….".

5. Роль информационных технологий в реинжиниринге бизнес-процессов

Современные передовые информационные технологии - неотъемлемая частью любого реинжинирингового мероприятия, существенный конструктивный фактор его успеха. Неправильное использование информационных технологий может повредить реинжинирингу, усилить как старые способы мышления, так и прежние стереотипы поведения.

В настоящее время информационные технологии - это способ, с помощью которого информация передается и предлагается клиентам. Информация стала важной составляющей частью товаров и услуг, поставляемых компаниями на рынок.

Чтобы осознать скрытую мощь современных информационных технологий, а также выявить возможности их прикладного использования, компаниям нужно использовать индуктивный стиль мышления. Большинство высших менеджеров знают, как мыслить дедуктивно - они хорошо выявляют проблему или, а затем ищут и оценивают различные пути ее решения.

Но применение информационных технологий в реинжиниринге бизнеса требует как раз индуктивного мышления, которое в данном случае предполагает способность сначала увидеть эффективное решение, а затем искать проблемы, к которым его можно применить и о существовании которых в организации, возможно, и не подозревают.

Дедуктивное мышление зачастую не только подталкивает людей игнорировать важнейшие функции технологий, но и заставляет восхищаться теми возможностями их прикладного использования, которые по сути являются несущественными. Например, не так давно посчитали удачной идеей интегрировать телефон с персональным компьютером. Такое устройство позволило бы сэкономить место на рабочем столе и стоило бы дешевле двух отдельных устройств. Возможно, это справедливо, но такое соединение двух устройств в одном не дает новых технологических возможностей. Оно не позволяет делать нечто важное, чего люди не могли делать раньше. В лучшем случае оно могло бы выступить как минимальное технологическое усовершенствование.

Нехватка индуктивного мышления в области технологий - не новая проблема. На заре повсеместной телефонизации многие считали, что наиболее важное применение телефона - скрасить скуку жены фермера. Ну а сегодня, как всем известно, телефон - прикладной инструмент выполняющий ряд функций, без которых жизнь делового человека просто немыслима. Это свидетельствует о том, что люди формируют свои потребности и желания, исходя из своего понимания возможного. "Прорывная" технология делает реальными действия и поступки, о которых люди раньше не смели мечтать. Вызов, который большинство компаний не способны принять, состоит в осознании возможностей для бизнеса, которые скрываются в технологиях.

Стратегическая цель информационных технологий - способствовать менеджменту, реагировать на динамику рынка, создавать, поддерживать, углублять конкурентное преимущество.

Тщательно подобранная и наилучшим способом внедренная технология позволяет, дает возможность достичь радикальных результатов в реинжиниринге. Это означает, что технология это не то, что принимается во внимание после реинжиниринга процессов. Осознание и учет возможностей технологии управляет разработкой нового дизайна процессов. Учет и применение технологических особенностей начинается с визуализации процесса, проходит сквозь его проектирование и внедрение.

Информационные технологии - ключевые предпосылки, которые дают возможность для реинжиниринга бизнес-процессов. Применение информационных технологий оспаривает предположения, присущие рабочим процессам, существовавшим до появления современных компьютеров и технологий коммуникации.

Реинжиниринг бизнес-процессов требует более широкого взгляда на информационные технологии, бизнес-операции, связь между ними. В настоящее время информационные технологии рассматриваются как фундаментальное переформирование способов, какими работа выполняется, а не просто как автоматизация или механизации.

Бизнес-операции рассматриваются не просто как комплект индивидуальных или функциональных задач, а с точки зрения процессов, для максимизации их эффективности. Информационные технологии и реинжиниринг бизнес-процессов взаимосвязаны: возможности информационных технологий должны поддерживать бизнес-процессы, и бизнес-процессы должны выполняться в условиях, которые могут обеспечить информационные технологии.

Существуют три категории изменений, которые обеспечивают использование информационных технологий.

1. Изменения, позволяющие улучшить временные характеристики процессов без модификации их содержания. Такие изменения позволят автоматизировать работу, сократить ручной труд, выполнять анализ данных новыми методами, применение которых вручную просто невозможно. Конечно, эти методы не являются революционными, но их важность все равно трудно переоценить.

2. Изменения, охватывающие случаи реорганизации последовательности шагов по выполнению задач в бизнес-процессе.

3. Изменения, которые позволяют осуществить контроль каждого конкретного экземпляра процесса и выявить места, где он наталкивается на какие-либо проблемы.

Реальные и радикальные попытки реинжиниринга зависят от степени овладения и использования возможностей информационных технологий.

Роль информационных технологий в проведении РБП трудно переоценить, но также неправильно думать, что информационные технологии - единственный существенный элемент для реинжиниринга.

Следует заметить, что информационные технологии сами по себе не обеспечивают тех кардинальных обновлений, которые ожидаются от использования реинжиниринга. РБП при внедрении предполагает применение системного подхода.

Технология вообще и, в частности, информационные технологии должны рассматриваться только как часть бизнес-системы, в состав которой наряду с технологиями и методами выполнения работ входят также и организационная структура, и корпоративная культура, и системы контроля и управления. РБП затрагивает абсолютно все компоненты организационной системы, так как они тесно взаимосвязаны между собой, РБП требует их полной или частичной перестройки.



Заключение

Реинжиниринг бизнес-процессов занимает особое место среди методов, которые позволяют оптимизировать систему деловых процессов организации.

Реинжиниринг представляет собой одну из наиболее эффективных инноваций в управлении компанией.

Задачи, решаемые в процессе реинжиниринга, характеризуются высокой степенью сложности, большой ответственностью. Реинжиниринг бизнес-процессов нельзя осуществить успешно без твердой методологической основы. Но современные технологии постоянно продолжают развиваться, и поэтому те правила бизнеса, которые кажутся нам незыблемыми сегодня, могут устареть еще до момента их полного внедрения.

Реинжиниринг предполагает сложную напряженную работу. Руководители и сотрудники компаний должны поменять свое мышление и методы работы, а компании - заменить старые приемы совершенно новыми.

Объект реинжиниринга - процессы, а не организации. Компании подвергают реинжинирингу работу, выполняемую персоналом отделов продаж или подразделений производства.

Немалую роль в реинжиниринге бизнес-процессов играют информационные технологии, но их возможности можно неверно истолковать. Современные передовые информационные технологии - неотъемлемая часть реинжинирингового мероприятия, существенный конструктивный фактор его успеха, так как они позволяют проводить реинжиниринг бизнес-процессов.



Список использованных источников

1. Аистова М.Д. Реструктуризация предприятий: вопросы управления. Стратегии, координация структурных параметров, снижение сопротивляемости преобразованиям. М.: Изд-во Bona-fide, 2002. - 287 с.

2. Конкурентоспособность и реинжиниринг в антикризисном управлении / под ред. Дорофеева В.Д. - Пенза: "ПИЭРАУ", 2002. - 180 с.

3. Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: Реинжиниринг организаций и современные информационные технологии. - М.: Финансы и статистика, 1997. -336 с.

4. Семь нот менеджмента: настольная книга руководителя / Бочкарев А., Кондратьев В. и др. - 5-е изд. - М.: Эксперт: ЭКСМО, 2002. - 652 с.

5. Современные проблемы реинжиниринга бизнес-процессов: учеб. пособие / О.В. Лускатова, М.В. Робертс; Владим. гос. ун-т. - Владимир: ВГУ, 2011. - 146 с.

Размещено на Allbest.ru

...