Роль коммуникаций в управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Роль коммуникаций в управлении. Виды коммуникаций

2. Основные элементы и этапы процесса коммуникаций

3. Характеристика конкретной организации (предприятия, учреждения)

4. Анализ коммуникационного процесса в организации, выявление основных преград на пути осуществления коммуникаций

5. Предложения по совершенствованию коммуникационного процесса

Список используемой литературы

коммуникация невербальный общественный

1. Роль коммуникаций в управлении. Виды коммуникаций

Под коммуникацией понимается обмен информацией, на основе которого руководитель получает сведения, необходимые для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Эффективность коммуникаций часто определяет качество решений и уровень их фактической реализации.

Множество аспектов деятельности руководителей, направленных на достижение целей организации, требует эффективного обмена информацией. При этом коммуникация - это сложный процесс, состоящий из множества взаимосвязанных звеньев (шагов), согласованность которых в сочетании с правильной трансформацией информации и надежной (без искажений) ее передачей в удобном для понимания виде во многом определяет эффективность управления.

Виды коммуникаций:

Внутриличностная. Коммуникация, возникающая внутри самого индивидуума. «индивидуум говорит сам с собой». Он является и посылающей, и принимающей стороной.

Межличностная. Коммуникация с другим человеком. В межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи, как правило, взгляд или звук, а обратной связью - ответ каждого участника этой коммуникации.

В малой группе. Коммуникация в малой группе возникает, когда небольшое количество людей собирается вместе с какой-то целью. Каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и может взаимодействовать с другими. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же.

Общественная коммуникация. В общественной коммуникации выступающий (посылающий) передает послание аудитории (принимающему). Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (чаще всего взгляд, звук, жесты, демонстрационные материалы). Возможности обратной связи ограничены. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация. Состоит из структурированной коммуникации в пределах организации, непосредственно направленной на достижение целей организации, - связь между подразделениями в форме предоставления информации, отчетов и т. п.

Внешняя оперативная коммуникация. Осуществляется между организацией и теми образованиями, которые существуют вне ее, - взаимоотношения с государственными, региональными органами, общественностью, конкурентами, потребителями и т. п.

Невербальная коммуникация. Информация, посланная отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации. Эффект большинства посланий создается невербальной информацией. Считается, что он обеспечивается в наибольшей степени выражением лица и тональностью голоса. Особенно это проявляется в случаях, когда словесная часть сообщения отправителя противоречива. Получатель больше полагается на невербальную часть, чтобы понять значение послания.

Типы невербальной коммуникации:

Движение тела (жесты, выражение лица, движение глаз, позы, прикосновения);

Личные качества (строение тела, рост, запах тела, манера одеваться и т. д.);

Манера помещения себя в пространстве (дистанционная близость в общении и т. д.);

Организация физической среды (дизайн помещения, освещенность, шум и т. д.);

Использование времени (опоздания, ранний приход, соотношение времени и статуса и т. п.).

Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу и свидетельствуют об эмоциях участников коммуникационного процесса. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее трудно скрывать в любой межличностной коммуникации.

2. Основные элементы и этапы процесса коммуникаций

Цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. При этом выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

Сообщение - подлежащая передаче информация, которая может быть закодирована;

Канал - средство передачи информации;

Получатель - лицо, для которого предназначена информация, и которое ее интерпретирует.

Процесс обмена информацией реализуется следующими этапами:

Зарождение идеи: отправитель решает, какую идею следует сделать предметом обмена.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова или символы(вербальное оформление), а также жесты, мимику(невербальное оформление). Кодирование превращает идею в сообщение, то есть кодирование можно представить себе как операцию упаковки. При коммуникации важным является соответствие идеи и канала связи.

Передача. Она может осуществляться устными или письменными сообщениями непосредственно от одного лица к другому или посредством почты и других каналов связи(телефон, компьютерные сети и т. д.).

Декодирование - перевод символов сообщения в мысли получателя. Особо следует подчеркнуть: обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, осуществив действия, которые ждал от него отправитель. По ряду причин, получатель может придать иной, чем предполагал отправитель, смысл сообщению.

Значительное улучшение обмена информацией происходит при использовании в коммуникационном процессе обратной связи. В этом случае, отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Двусторонний обмен информацией (с обратной связью), хотя и протекает медленнее одностороннего, тем не менее, может способствовать значительному повышению эффективности управления.

3. Характеристика конкретной организации (предприятия, учреждения)

Описание компании (предприятия).

«Рыбный берег» - торговая фирма, специализирующаяся на оптовой продаже морепродуктов в рестораны и «цепные» розничные магазины (завоз морепродуктов в отдаленные районы Сахалинской области). Хотя норма прибыли в оптовой торговле ниже, прибыль в абсолютном выражении выше за счет более низких затрат на оплату труда и быстрого оборота средств. Фирма «Рыбный берег» начала функционировать в 2003 году.

Оптовый спрос стабилен и имеет тенденцию к росту. Мы полагаем, что оптовый спрос может возрасти за счет увеличения объема прямых продаж. Наша клиентура ничего не имеет против этого. Качество наших продуктов исключительно, поэтому мы не предвидим проблем с сохранением добрых отношений с нашими поставщиками. Мы практикуем премиальные надбавки к цене, которые выплачиваются поставщику за качество и свежесть продуктов.

Описание выпускаемой продукции (услуг) нашей фирмой.

Наша фирма перерабатывает свежие морепродукты в консервы, копчености, и занимается заморозкой свежих морепродуктов для дальнейшей реализации ее на рынок сбыта.

Наша продукция необходима покупателям, так как морепродукты - это ценный источник питания, который необходим организму. Наша продукция удовлетворит тех потребителей, которые мясу предпочитают рыбу и другие дары моря, и тех, кто не имеет возможности купить мясную продукцию. А высокое качество, разнообразие, привлекательный товарный вид нашей продукции не оставляет равнодушным никого. Наша фирма реализует продукцию только оптом в специализированные магазины, рестораны и продуктовые рынки во все районы Сахалинской области. Наша клиентура ценит нас за высокое качество нашей продукции и за выполнение оговоренного в договоре срока поставки товара.

Организация и управление.

В настоящее время на нашем предприятии «Рыбный берег» трудится более 80 человек. Больше половины сотрудников - это рабочие, которые сортируют, перерабатывают и упаковывают морепродукты. Наша фирма нуждается в юристе и страховом агенте. Их оплата будет почасовая и обращаться наша фирма будет к ним по мере необходимости. Также, юристу будут выплачиваться премиальные за качественно сделанную им работу. В ближайшем будущем фирма «Рыбный берег» планирует увеличить персонал и взять на постоянную работу юриста.

На нашем предприятии проявляется постоянное внимание к процессам эффективного производства- это встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, опрос и сбор предложений от работников. В общем, все то, что повлияет на качество работы в нашей организации.

4. Анализ коммуникационного процесса в организации, выявление основных преград на пути осуществления коммуникаций

Менеджер должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования организационных коммуникаций.

Основными преградами в организационных коммуникациях являются:

Искажение сообщений. Оно может быть преднамеренным, когда лицо искажает какое-то сообщение с определенной целью. Это может быть фильтрация, то есть лицо, передающее сообщение, что-то специально утаивает от получателя. Сообщение может искажаться из-за несовпадения статусов, уровней.

Информационные перегрузки. В этом случае преграды могут возникнуть по причине большого объема информации, невозможности и неумению со стороны менеджера отбирать действительно нужную и важную информацию.

Неудовлетворительная структура организации. Проблемой многих современных предприятий является неоправданно усложненная структура организации, в которой информация как бы «запутывается» при прохождении по ней, искажается, или неправильно трактуется.

Неудовлетворительный кадровый состав.

Неудовлетворительный состав рабочих групп.

Неудовлетворительный способ организации власти и распределения задач.

Конфликты между различными группами или подразделениями.

Если есть преграды в коммуникативном процессе, значит должны существовать пути их преодоления. Таких путей существует несколько (квалифицированный менеджер, имеющий большой опыт работы, может владеть своими секретами преодоления преград):

Регулирование информационных потоков. Именно это направление вызвало необходимость создания на предприятии системы информационного менеджмента, что, в свою очередь, повлекло создание системы knowledge-менеджмента (управление знаниями);

Управленческие действия. Они включают в себя планирование, организацию, мотивацию, реализацию и контроль;

Системы обратной связи. Если системы обратной связи не отработаны, то теряется смысл в самом коммуникативном процессе;

Системы сбора предложений. Это могут быть анонимные ящики или анонимные звонки.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации тоже относятся к информационному менеджменту, или knowledge-менеджменту;

Современные информационные технологии. Оснащение предприятий персональными компьютерами, установка Internet, электронная почта, факсы и т. п.

5. Предложения по совершенствованию коммуникационного процесса

Эффективность коммуникационных процессов зависит от многих факторов:

Необходимо определить потребность в информации. При этом следует обеспечить понимание работниками, как будет использоваться информация и правильное направление информационных запросов. Существуют два основных подхода к поиску информации:

Активный, когда определенный набор данных ищется либо непосредственно, либо опосредованно, например, с помощью сотрудника библиотеки. Этот подход на языке носителей информационных технологий называется «pull» - «вытягивание»;

Пассивный, когда сотрудник оповещает свое подразделение или организацию, в целом, какая ему требуется информация («push - «выталкивание»).

Персонал должен быть осведомлен о наличии информации, то есть должны быть указатели, каталоги, телефонные справочники и т. д., а также возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях. Содействие в поиске информации обеспечивается введением в организации новых должностей специально для помощи тем, кто занят поиском информации, а также привлечением экспертов для фильтрации информации.

Обеспечение доступа к информации. Для получения информации методами «pull» и «push» необходимо обеспечить пользователю наиболее удобные средства и поддерживать баланс между этими методами.

Система коммуникаций в организации должна характеризоваться завершенностью и полнотой, что означает, что обеспечен доступ как к централизованно управляемой, так и индивидуально создаваемой информации. Создаются структуры и методы повторного использования данных.

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

Обеспечить управление информационными потоками в организации, то есть четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;

Использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

Проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);

Организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);

Практиковать выпуск информационных бюллетеней;

Обеспечить повышение квалификации работников управления;

Использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т. д.).

Для успешного осуществления коммуникаций менеджеры должны руководствоваться следующими правилами:

Перед коммуникацией четко определить идеи, вкладываемые в послания. Необходимо учитывать цели и установки тех, кому направлено послание, и тех, кого оно касается.

Проанализировать истинную цель каждой коммуникации. Следует определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, интонацию и подход в целом с тем, чтобы все они способствовали достижению поставленной цели. Не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией.

Проанализировать все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации. Большое значение имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т. д. коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.

При планировании коммуникации необходимо консультироваться с другими сотрудниками; часто важно добиваться участия других сотрудников. Это может придать дополнительную убедительность и объективность сообщению. Часто те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку.

Следует обратить самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения.

Следует воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя. Подчиненные с большей готовностью откликаются на такие сообщения.

Необходимо устанавливать коммуникацию не только на сегодняшний день, но и на будущее. Хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговременным интересам и целям организации.

Задача. Дать подробный анализ видов межличностных и организационных коммуникаций, выявить недостатки процесса коммуникаций и внести рекомендации по совершенствованию коммуникаций. (таблицы 1 и 2)

Таблица 1 Анализ межличностных коммуникаций в организации

Таблица 2 Анализ организационных коммуникаций в организации

Список используемой литературы

1. И. Н. Герчикова «Менеджмент» - М; 2001 год;

2. Е. Е. Вершигора «Менеджмент» - М; 2001 год;

3. М. Мескон, М. Альберт «Основы менеджмента» - М; 2000 год;

4. О. С. Дронов «Менеджмент» - М; 2004 год.

Размещено на Allbest.ru