Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Оформление личного дела работника

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Все этапы трудового цикла - от приема на работу нового сотрудника до его увольнения - подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов: по учету кадров; по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России.

Всю документацию в целом по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника: 1) документация, связанная с комплектованием персонала организации; 2) документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации; 3) документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу; 4) документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

В данной работе более подробно будут представлены и рассмотрены личное дело и личная карточка формы Т-2 работника.

1. Оформление личного дела работника

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений. Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных.

Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников -- организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела... формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности - бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности». Несмотря на то, что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям.

В личном деле содержатся следующие сведения:

· личный листок по учету кадров, в том числе и дополнения к личному листку;

· автобиография;

· копии документов об образовании;

· копии документов об утверждении в должности;

· характеристики или рекомендательные письма;

· заявление о приеме на работу;

· копии приказа о приеме на работу;

· список научных трудов и изобретений;

· внутренняя опись документов личного дела;

· трудовой договор;

· копии приказов о назначении, перемещении и увольнении;

· личные заявления работника;

· копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

· аттестационные листы;

· отзывы должностных лиц о работнике;

· справки о состоянии здоровья;

· фотографии;

· другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают вначале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Личный листок (анкета) по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, об образовании, выполняемой работе и т.д. Личный листок заполняется при поступлении на работу лично самим работником. При его заполнении необходимо иметь при себе паспорт, трудовую книжку, военный билет, документ об образовании, документы об имеющихся изобретениях и при необходимости иные документы.

Личное дело ведется на протяжении всей работы работника в организации. Изменения, вносимые в личное дело, должны подтверждаться соответствующими документами (дипломами, свидетельствами о браке, пр.).

Личные дела учитываются как документы "Для служебного пользования", регистрируются в "Книге (журнале) учета личных дел".

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.

Рассмотрим более подробно назначение и требования к оформлению личной карточки работника унифицированной формы № Т-2, которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. работник документация унифицированный

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ.

Личная карточка состоит из 11 разделов:

I. Общие сведения.

II. Сведения о воинском учете.

III. Прием на работу и переводы на другую работу.

IV. Аттестация.

V. Повышение квалификации.

VI. Профессиональная переподготовка.

VII. Награды (поощрения), почетные звания.

VIII. Отпуск.

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.

X. Дополнительные сведения.

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Если на начальном этапе заполнения личной карточки используются перечисленные выше документы, то в дальнейшем основанием для внесения записей в нее являются приказы по личному составу, решения аттестационной комиссии и т.д.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов. В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника. Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы. Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов. При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание - номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др. В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы. В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений. Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа. Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Заключение

С 1 июля 2003 г. введен в действие государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003, входит в компетенцию юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с распорядительной документацией. На первый взгляд, кажется, что это не имеет отношения к работе кадровой службы организации. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству - к личному делу и личной карточке формы Т-2 работника.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Список использованной литературы

1. Борисова С.А. и др. Словарь-справочник кадровика. - М.: Премиум, 2005

2. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. пособие. - М.: Дело, 2002. -360 с.

3. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. -2-е, доп. изд. - М.: Strix, 1999. -224 с.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003

5. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Юридический словарь-справочник кадровика. - М.: Дело, 2003

Размещено на Allbest.ru