Управление проектом создания Единой корпоративной автоматизированной системы управления финансами

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Управление проектом создания ЕК АСУФ

Основные задачи управления проектом.

Создание Единой корпоративной автоматизированной системы управления финансами - сложный, многоэтапный процесс. На различных стадиях в создании ЕК АСУФ принимают участие множество организаций и специалистов, выполняющих:

* методологическую проработку проекта,

* разработку и настройку прикладного программного обеспечения,

* поставку оборудования и стандартного программного обеспечения,

* внедрение и сервисное сопровождение задач ЕК АСУФ непосредственно на линейных предприятиях, управлениях финансов железных дорог и МПС, специализированных финансовых институтах дорожного и сетевого уровней, включая обучение персонала всех звеньев управления, а также другие виды работ, обеспечивающих эксплуатацию ЕК АСУФ и взаимодействие со смежными задачами управления отраслью.

Для управления процессами проектирования, внедрения и развития ЕК АСУФ необходимо организовать и координировать работу коллективов исполнителей, состоящих из представителей самых различных организаций, в том числе и не относящихся к системе МПС России. Выполнение работ должно быть тесно увязано с финансированием и организацией приёмки результатов. На этапах внедрения и эксплуатации ЕК АСУФ потребуется обеспечить централизованное (в масштабах отрасли) сопровождение задач и своевременную модернизацию, отражающую изменения в российском законодательстве и финансовой политике отрасли.

1.1 Стратегическое руководство проектом ЕК АСУФ

Единая корпоративная автоматизированная система управления финансами - одна из информационных систем, создаваемых в соответствие с принятой в отрасли Концепцией информатизации. Процесс создания ЕК АСУФ должен проходить в рамках принятой в отрасли схемы управления разработками. Стратегическое руководство всеми разработками информационных систем возложено на Заместителя Министра путей сообщения России по информатизации.

Созданный при Заместителе Министра Координационный совет по информатизации принимает участие в выработке общих направлений развития информатизации отрасли по определённым Концепцией информатизации Комплексам информационных технологий (КИТ). Секция КИТ «МЭФ» непосредственно занимается всеми вопросами создания и развития информационных систем в области Маркетинга, Экономики и Финансов, к которой относится и ERP-система ЕК АСУФ.

Для непосредственного руководства процессами создания и внедрения ЕК АСУФ Заместитель Министра назначает Руководителя проекта ЕК АСУФ, выполняющего следующие основные функции:

- Общее руководство процессом проектирования и выработки основных технических и технологических решений.

- Заключение договоров на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по тематике ЕК АСУФ.

- Руководство разработкой и согласование Генерального заказа на ERP-систему ЕК АСУФ.

- Непосредственный контроль хода выполнения работ по созданию и внедрению ЕК АСУФ, предусмотренных планом-графиком Генерального заказа.

Договорно-финансовое обеспечение процессов создания ЕК АСУФ осуществляется через специализированную организацию «Трансинформ». Выполняя для отрасли функции располагает необходимыми полномочиями по заключению хозяйственных договоров и финансированию всех видов субподрядных работ, предусмотренных Программой информатизации. Заключая со всеми участниками процессов создания, внедрения и сопровождения ЕК АСУФ соответствующие договоры, ГУП «Трансинформ» представляет МПС России, являющееся Генеральным заказчиком ЕК АСУФ.

1.2 Система Центров Компетенции

Для практического обеспечения процессов централизованной разработки, внедрения и последующего сопровождения ERP-систем в отрасли должна быть создана система Центров Компетенции Министерства путей сообщения России.

В создаваемую систему Центров Компетенции должны входить:

1. Отраслевой Центр Компетенции.

2. Кустовые центры Компетенци по созданию ERP-систем.

Отраслевой Центр Компетенции выполняет следующие основные задачи:

- Взаимодействие с ГУП Трансинформ по вопросам договорно-финансового обеспечения проекта, включая договоры субподряда.

- Координация технического обеспечения проекта.

- Координация разработки и модернизации прикладных задач.

- Организация внедрения и сопровождения ЕК АСУФ на сетевом, дорожном и линейном уровне системы МПС России.

Сосредоточивая все функции по практической реализации проекта ЕК АСУФ и обеспечению внедрения во всех организациях МПС России на всех уровнях управления, Отраслевой Центр Компетенции несёт ответственность перед МПС России за реализацию и функционирование системы ЕК АСУФ в целом.

Кустовые Центры Компетенции являются структурными подразделениями ИВЦ железных дорог. Они создаются для приближения специалистов по внедрению и сопровождению ERP-систем к объектам внедрения - предприятиям и организациям отрасли. Количество Кустовых Центров Компетенции и зоны их ответственности устанавливаются Заместителем Министра по представлению Руководителя Проекта и определяются целесообразностью и ходом внедрения ЕК АСУФ. Для предприятий сетевого уровня управления, организаций дорожно-линейного уровня, участвующих в пилот-проектах ЕК АСУФ, а также для предприятий, определяемых Руководителем Проекта функции Кустового Центра Компетенции выполняет непосредственно Отраслевой Центр Компетенции.

2. Общая схема управления проектом

В состав основных управленческих процессов, предусмотренных общей схемой управления проектом создания ЕК АСУФ входят:

- Методологическое обеспечение проекта,

- Планирование и договорно-финансовое обеспечение работ,

- Разработка прикладных программных средств,

- Поставка оборудования и базовых программных средств,

- Комплексная приёмка ЕК АСУФ,

- Внедрение и сопровождение прикладных решений ЕК АСУФ,

- Развитие ЕК.

2.1 Методологическое обеспечение проекта

Руководитель Проекта ЕК АСУФ получает от Заместителя Министра и Координационного Совета по информатизации руководящие указания по основным параметрам разрабатываемой ERP-системы. Опираясь на имеющихся в Отраслевом Центре Компетенции специалистов по системному анализу и прикладным разработкам в области ERP-систем, Руководитель Проекта привлекает к разработкам основных проектных документов:

- Специалистов Департаментов МПС России (сетевой уровень) и финансовых служб железных дорог (дорожно-линейный уровень) для обеспечения представительства интересов конечных пользователей ЕК АСУФ,

- Специалистов отраслевых научно-исследовательских и проектных институтов для обеспечения стратегического единства проектно-методологических решений в области информатизации, проектирования средств взаимодействия ЕК АСУФ с другими информационными системами отрасли, применения в ЕК АСУФ общеотраслевых информационных технологий, проработки вопросов экономического обоснования проектных решений и т.п.,

- Экспертов специализированных консалтинговых фирм, оказывающих услуги по проектной проработке ERP-систем для максимально эффективного применения возможностей прикладного комплекса R/3 в решении задач ЕК АСУФ на всех уровнях управления финансами. Консалтинговые услуги при внедрении R/3 являются общепринятым методом в международной и отечественной практике создания аналогичных проектов и рекомендуются разработчиком системы R/3.

В ходе проектирования ЕК АСУФ разрабатывается Техническое Задание на ЕК АСУФ, с разбивкой по очередям внедрения. При необходимости разрабатываются также Постановки задачи и частные ТЗ по отдельным проблемам создания ЕК АСУФ. Проектная документация по ЕК АСУФ представляется Руководителем Проекта Заместителю Министра путей сообщения России по информатизации и, после утверждения, служит основанием для планирования работ и выделения соответствующего финансирования.

Вопросы привлечения к процессам разработок специалистов и организаций решаются Руководителем Проекта в рамках плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР). Исходная документация, необходимая исполнителям, разрабатывается Отраслевым Центром Компетенции. Приёмку выполненных НИОКР осуществляют Руководитель Проекта Генеральный разработчик систем информатизации отрасли - НИИАС.

2.2 Планирование и договорно-финансовое обеспечение работ

Отраслевой Центр Компетенции на основании утверждённой проектной документации разрабатывает организационные планы-графики разработки и внедрения прикладных задач ЕК АСУФ, рассчитывая необходимые объёмы финансирования поставок и работ. Планы-графики утверждаются Заместителем Министра путей сообщения России по информатизации. Объёмы финансирования подлежат утверждению на Экономическом Совете МПС России.

Утверждённый план-график, являясь, по сути, Генеральным заказом МПС России на создание ЕК АСУФ, служит основанием для подготовки и заключения ГУП «Трансинформ» комплекса договоров субподряда с предприятиями, организациями и компаниями, принимающими участие в процессах создания ЕК АСУФ. Исходную документацию к договорам готовит Отраслевой Центр Компетенции.

Исполнителей по договорам определяют совместно ГУП «Трансинформ» и Отраслевой Центр Компетенции по согласованию с Руководителем Проекта. В случаях, предусмотренных действующей практикой МПС России, привлечение исполнителей к выполнению поставок и работ может осуществляться на конкурсной основе.

Отраслевой Центр Компетенции, в силу ответственности за проект в целом, принимает результаты субподрядных работ и готовит акты-заключения для ГУП Трансинформ, являющиеся основанием для оплаты работ.

Координация участников проекта в масштабах отрасли обеспечивается соответствующими Приказами и Указаниями МПС России, разрабатываемыми Руководителем Проекта при участии Отраслевого Центра Компетенции.

3. Разработка прикладных программных средств

Отраслевой Центр Компетенции определяет организации и коллективы, привлекаемые для выполнения разработок прикладного программно-технологического обеспечения ЕК АСУФ. Разработки выполняются на основе постановок задач, технических требований и технических заданий, выдаваемых Отраслевым Центром Компетенции организации-разработчику в процессе заключения договора на разработку.

Отраслевой Центр Компетенции при выборе организаций и коллективов разработчиков руководствуется принципом обеспечения долгосрочного сотрудничества и обязательности сопровождения разработанного прикладного программно-технологического обеспечения.

Отраслевой Центр Компетенции осуществляет приёмку разработанных прикладных программно-технологических средств и настроек модулей продукта R/3, выполняя проверку совместимости принимаемых разработок с ранее выполненными разработками.

3.1 Поставка оборудования и базовых программных средств

Отраслевой Центр Компетенции на основании проектной документации определяет состав технических и базовых программных средств, необходимых для оснащения площадок внедрения. Для площадок внедрения дорожно-линейного уровня разрабатываются типовые конфигурации, уточняемые с руководством и специалистами соответствующих организаций при участии Кустовых Центров Компетенции. Далее, Отраслевой Центр Компетенции разрабатывает спецификации и размещает заказы на поставку оборудования и базового программного обеспечения, осуществляет контроль за ходом оснащения организаций сетевого, дорожного и линейного уровней МПС России. Обязательным условием технического оснащения организаций и рабочих мест пользователей ЕК АСУФ является решение вопросов сервисного обслуживания в гарантийный и послегарантийный периоды эксплуатации.

3.2 Комплексная приёмка ЕК АСУФ

Внедрение и сопровождение крупных корпоративных проектов, к которым, безусловно, относится ЕК АСУФ, требует согласования разработок, выполняемых множеством привлекаемых к проекту коллективов и организаций. Сосредоточение всех выполняемых в рамках проекта разработок и настроек программно-технологических средств осуществляется в Отраслевом Центре Компетенции, что соответствует международной практике внедрения крупномасштабных проектов на основе использования продукта R/3.

По завершении разработки очереди ЕК АСУФ, а также функционально значимых этапов, предусмотренных Генеральным Заказом на ЕК АСУФ, осуществляется комплексная приёмка продукта специальной комиссией МПС России. Руководитель Проекта организует работу комиссии и привлекает в состав комиссии представителей Департаментов МПС, финансовых служб дорожно-линейного уровня, головного разработчика систем информатизации и связи (НИИАС), экспертов отраслевых институтов, консультантов и иных специалистов.

Отраслевой Центр Компетенции предъявляет к сдаче программно-технологический продукт ЕК АСУФ, соответствующий проектной и плановой документации. Акт приёмки продукта служит основанием для внедрения ЕК АСУФ и оплаты работ, выполненных специалистами Отраслевого Центра Компетенции.

3.3 Внедрение и сопровождение прикладных решений ЕК АСУФ

Отраслевой Центр Компетенции в рамках реализации проекта создания ЕК АСУФ выполняет на стадии внедрения следующие основные функции:

- Формирование комплектов поставки решения, включающих программно-технологические материалы и эксплуатационную документацию, а также инструктивный материал по внедрению комплекта.

- Тиражирование и рассылку носителей с комплектом поставки в Кустовые Центры Компетенции ЕК АСУФ.

- Обучение персонала Кустовых Центров Компетенции ЕК АСУФ теоретическим основам применения продукта R/3 и практическим вопросам внедрения ЕК АСУФ на дорожном и линейном уровнях.

- Организация «горячей линии» - постоянно функционирующей консультационной службы по вопросам внедрения и эксплуатации ЕК АСУФ.

- Анализ информации о функционировании ЕК АСУФ и подготовка предложений по совершенствованию программно-технологических решений ЕК АСУФ.

Сосредоточение специалистов по прикладным решениям ЕК АСУФ, непосредственно участвующих в процессах внедрения и сопровождения, в едином Отраслевом Центре Компетенции позволит достичь существенной экономии средств, исключив затраты на обучение и содержание высококвалифицированных специалистов в десятках организаций дорожного уровня и тысячах линейных предприятий МПС России.

Отраслевой Центр Компетенции предназначен также для решения всех вопросов, связанных с внедрением и сопровождением проекта на сетевом уровне - в Департаментах МПС России и специализированных финансовых организациях.

Практические действия по внедрению ЕК АСУФ в организациях и предприятиях дорожного и линейного уровней на основе подготовленных Отраслевым Центром Компетенции комплектов поставки решения, включая обучение пользователей ЕК АСУФ и организацию для них оперативной консультационной службы, должны осуществлять Кустовые Центры Компетенции, создаваемые на дорожном уровне по принципу -один Кустовой Центр Компетенции ЕК АСУФ обслуживает организации одной или нескольких железных дорог. Кустовые Центры Компетенции ЕК АСУФ максимально приближены к пользователям ЕК АСУФ и обеспечивают сжатые сроки внедрения комплектов поставки решения, необходимые для согласованного функционирования ЕК АСУФ в масштабах отрасли. Все вопросы текущего применения задач ЕК АСУФ пользователи дорожного и линейного уровней решают со специалистами соответствующего Кустового Центра Компетенции.

3.4 Развитие ЕК АСУФ

5.2 Основные элементы аппаратно-программных средств установки ЕКАСУФ

В типовую конфигурацию аппаратных средств отдельной установки ЕК АСУФ входят:

Серверное оборудование. Потребности ERP-системы R/3 удовлетворяются оптимальным образом при использовании серверов SUN Ultra Enterprise производства корпорации SUN Microsystems. Конкретная модель сервера SUN должна выбираться исходя из общего числа конечных пользователей данной установки ЕК АСУФ и состава эксплуатируемых модулей ERP-системы. Установки с повышенными требованиями к бесперебойности работы ЕКАСУФ могут быть оснащены кластерами.

Средние и мощные конфигурации ERP-систем предполагают обособление функций сервера баз данных на отдельном сервере (кластере), а также распределение потока запросов пользователей по нескольким серверам приложений.

Для промышленных конфигураций с большим количеством конечных пользователей системы может быть рассмотрен вариант использования универсальных сетевых серверов и кластеров класса Mainframe.

Консолидированное оборудование хранения данных.

Многопользовательские ERP-системы требуют для производительного функционирования консолидации всех информационных ресурсов и баз данных системы. Вычислительные центры МПС России и железных дорог имеют положительный опыт использования интегрированных дисковых массивов Symmetrix производства корпорации ЕМС Corp.

Оборудование архивного хранения данных. Для обеспечения технологических процессов текущего страховочного копирования оперативных данных, а также создания электронного архива финансовой информации установка ЕК АСУФ должна быть оснащена автоматизированной ленточной библиотекой. Планируемые объёмы архивной информации позволяют применить компактные модели TimberWolf производства корпорации Storage Technology.

Клиентские рабочие места. Рабочее место каждого конечного пользователя ERP-системы должно быть оборудовано персональной ЭВМ, имеющей доступ к соответствующему серверу системы средствами локальной сети. Для удалённых пользователей доступ должен осуществляться средствами СПД МПС России. В качестве рабочих мест ЕК АСУФ могут быть использованы имеющиеся ПЭВМ с процессором не ниже Intel Pentium и операционной системой не ниже Windows 95.

5.3 Характеристика площадок внедрения ЕКАСУФ

Для реализации архитектурных решений ЕК АСУФ потребуется установить технические и программные средства в ряде организаций МПС России. Каждая из установок ERP-системы может быть отнесена к одному из следующих классов:

1. Промышленные. Обеспечивают повседневную эксплуатацию ЕК АСУФ и работу конечных пользователей системы (сотрудников финансовых служб).

2. Сервисные. Обеспечивают процессы внедрения и сопровождения ЕК АСУФ, осуществляемые Отраслевым и Кустовыми Центрами Компетенции ЕКАСУФ.

3. Стендовые. Обеспечивают процессы разработки программно-технологических решений ЕК АСУФ.

Промышленные установки ЕКАСУФ должны быть развёрнуты:

1. На сетевом уровне - 1 установка для ЕК АСУФ/Ц.

2. На дорожном уровне - 17 установок для ЕК АСУФ/Д железных дорог.

Сервисные установки ЕК АСУФ должны быть развёрнуты:

- На сетевом уровне - 1 установка для Отраслевого Центра Компетенции.

- На дорожном уровне - установки для Кустовых Центров Компетенции. Количество Кустовых Центров Компетенции ЕК АСУФ должно быть определено к моменту начала промышленного внедрения ЕК АСУФ/Д.

Стендовые установки ЕК АСУФ развёртываются в организациях, ведущих разработки по тематике ЕК АСУФ. Количество и состав оборудования стендовых установок должны быть определены Руководителем проекта.

Следует особо отметить требование технологической независимости промышленных, сервисных и стендовых установок ЕК АСУФ. Для Кустового Центра Компетенции необходима отдельная установка ЕК АСУФ, так как обеспечение сервисного обслуживания Центром Компетенции может потребовать проведения переустановки операционной системы или базового программного обеспечения ERP-системы, замены версий, перезагрузок сервера, что несовместимо с режимом промышленной эксплуатации ERP-системы.

Общая схема технического обеспечения ЕК АСУФ (кроме стендовых установок) представлена на рис. 3.

Состав промышленного вычислительного комплекса ЕК АСУФ сетевого уровня.

Серверное оборудование (кластер из двух серверов SUN 6500), устройства хранения (ЕМС 3930) и архивирования (TimberWolf 9740) информационных ресурсов ЕК АСУФ/Ц устанавливаются в ГВЦ МПС России. Рабочие места пользователей устанавливаются в Департаментах МПС России и специализированных организациях сетевого уровня. Удалённые рабочие места ЕК АСУФ/Ц устанавливаются в Управлениях дорог (казначейства). Количество и места установки клиентских рабочих мест определяются графиком внедрения ЕК АСУФ/Ц.

Следует особо отметить, что удалённые рабочие места ЕК АСУФ/Ц, устанавливаемые в Управлениях железных дорог, являются частью установки ЕК АСУФ/Ц и не входят в конфигурацию соответствующей ЕК АСУФ/Д.

Состав промышленного вычислительного комплекса ЕК АСУФ дорожного уровня.

Серверное оборудование (SUN 6500), устройства хранения (ЕМС 3830) и архивирования (TimberWolf 9710) информационных ресурсов ЕК АСУФ/Д устанавливаются в ИВЦ железной дороги. Рабочие места пользователей устанавливаются в службах Управления дороги (финансовое, казначейство и др.) и специализированных организациях дорожного уровня. Удалённые рабочие места ЕК АСУФ/Д устанавливаются в финансовых службах линейных предприятий. Количество и места установки клиентских рабочих мест определяются графиком внедрения ЕК АСУФ/Д на каждой железной дороге.

5.4 Состав сервисных и стендовых вычислительных комплексов ЕКАСУФ

Особенностью сервисных и стендовых конфигураций ЕК АСУФ является отсутствие промышленной многопользовательской нагрузки. Мощности средней модели сервера SUN 3500 достаточно для проверки работоспособности ЕК АСУФ на тестовых данных и осуществления сервисных операций. Конфигурации дискового массива Symmetrix и роботизированной библиотеки TimberWolf могут быть минимальными. Число клиентских рабочих мест также невелико (10-20), однако мощность стендовых ПК должна быть достаточной для функционирования средств разработки прикладных систем.

6. Экономическая эффективность проекта

автоматизированный система управление финансы

В результате расчетов в текущих ценах и без учета дисконтирования (приведения затрат и результатов к начальному моменту) показатель чистого дохода (ЧД) за 10 лет получился равным 4144,5 млн. рублей.

Расчеты с дисконтированием при Е=0,15 дали следующие результаты:

- чистый дисконтированный доход ЧДД = 1939 млн. рублей;

- индекс доходности ИДД =2,84;

- срок окупаемости 3,4 лет.

При расчетах с дисконтированием по сравнению с расчетом без дисконтирования уменьшается величина ЧДД против ЧД, снижается индекс доходности. Но и в том и другом случаях значения показателей свидетельствуют о высокой экономической эффективности проекта оцениваемой системы.

Срок окупаемости при дисконтировании увеличивается с 2,6 лет до 3,4 лет.

Для дальнейшего уточнения эффективности ЕК АСУФ целесообразно определить влияние внедрения системы на размеры производственных запасов и на процесс расчетов по взаимозачетам.

Размещено на Allbest.ru