Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

Организация документирования организационно-распорядительной документации на предприятии



Введение

организационный документация распорядительный

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами, обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. А разработка, внедрение и обеспечение функционирования единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами, отражается в профессиональной деятельности документоведа.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, требованиями Гражданского кодекса и Трудового кодекса Российской Федерации, ГОСТА Р 6.30-2003.

Успех развития предприятия зависит от высококвалифицированных работников. Поэтому сегодня так важно знать специфику документационного обеспечения любому руководителю.

Целью данной работы является процесс изучения документирования организационно-распорядительной деятельности организации на примере Открытое акционерное общество «Завод бурового оборудования».

Задачи работы:

- изучить структуру организации;

- изучить нормативно-правовые документы, регламентирующие правила создания и оформления документов организации;

- выявить особенности деятельности организации;

- разработать рекомендации по документированию организационно-распорядительной деятельности организации;

Для реализации этих задач объектом для исследования было выбрано Открытое акционерное общество «Завод бурового оборудования».

Объект исследования: Открытое акционерное общество «Завод бурового оборудования».

Предмет исследования: документирование организационно-распорядительной деятельности Открытого акционерного общества «Завод бурового оборудования».

Информационная база исследования: труды отечественных и зарубежных исследователей по вопросу документирования организационно-распорядительной деятельности организации, данные Открытого акционерного общества «Завод бурового оборудования», данные Интернет порталов.



1. Теоретические основы документирования организационно-распорядительной документации

1.1 Характеристика, классификация и требования, предъявляемые к процедуре документирования организационно-распорядительной документации

Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации. В ГОСТ Р 51141-98 дано следующее определение:

- организационно-распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Организационно-распорядительной деятельности в системе управления принадлежит особая роль в виду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и её можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

- правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

- правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Для того чтобы изучение основных требований, предъявляемых к распорядительным документам, происходило интересно и легко, а результаты были максимально эффективны, можно воспользоваться учебным курсом «Обучение и аттестация руководителей службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей».

К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Решение - это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции.

Распоряжения делятся на 2 группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа - ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

Назначением распорядительной системы управления является регулирование деятельности, позволяющей обеспечить реализацию поставленной задачи получить от этого максимальный эффект.

Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов распорядительной документации и размеры отведенных для них полей. Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), но допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению, лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») - в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «приказываю» - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей.

С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

1.2 Нормативно-правовые требования, предъявляемые при оформлении организационно-распорядительной документации

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур от момента создания документов до их хранения.

Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введён в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-СТ). Дата введения 1 июля 2003 г.

ГАРАНТ:

Согласно письму Минюста РФ от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст не нуждается в государственной регистрации (информация опубликована в Бюллетене Министерства юстиции РФ 2003 г. N 5)

1. Область применения:

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов:

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.



2. Анализ документирования организационно-распорядительной деятельности Открытого акционерного общества «Завод бурового оборудования»

2.1 Характеристика деятельности Открытого акционерного общества «Завода бурового оборудования»

В настоящий момент ОАО «Завод бурового оборудования» представляет собой успешно развивающуюся организацию с 50-летней историей. Продукция Завода известна на всей территории России, а так же в странах СНГ и Дальнего Зарубежья.

Организационная деятельность организации фиксируется в организационно-правовых документах, определяющих статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание организации в целом, ее структурных подразделений, должностных лиц, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательны для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

К таким документам относятся:

1) устав ОАО «Завод бурового оборудования» - это правой акт определяющий статус организации, цель и предмет деятельности, правовое положение, структуру органов управления, задачи и функции каждого органа, права, ответственность, порядок создания, реорганизации, ликвидации общества и другие аспекты деятельности общества фрагмент устава приведён в Приложении А;

2) положения о структурных подразделениях - внутренние документы, устанавливающие статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений предприятия образец положения о структурном подразделении приведён в Приложении Б;

3) должностные инструкции работников - внутренние документы, издаваемые для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условий для его эффективной работы образец должностной инструкции приведён в Приложении В.

Полное фирменное наименование организации - Открытое акционерное общество "Завод бурового оборудования", на английском языке - Joint Stock Company «Drilling eguipment plant». Сокращенное фирменное наименование общества: ОАО "Завод бурового оборудования", на английском языке: JSC “ZBO”. Тип общества: открытое.

Юридический адрес ОАО «Завод бурового оборудования»: Российская Федерация, г. Оренбург, пр-кт Победы, 118.

Почтовый адрес ОАО «Завод бурового оборудования»: 460026, г. Оренбург, пр-кт Победы, 118.

ИНН 5612002652

КПП 561201001

БИК 045354601

Р/с № 40702810246020102457

Оренбургское ОСБ № 8623 г. Оренбург

К/с 30101810600000000601

БИК 045354601

Тел.: (3532) 75-68-14

Факс: (3532)75-68-19

E-mail: pochta@zbo.ru

Миссия общества: быть надежным партнёром всех, кто занимается буровыми работами.

Основной целью общества является извлечение прибыли.

Основными задачами общества являются:

1) рост производительности труда;

2) расширение номенклатуры продукции, в том числе и выпуск импортозамещающего инструмента;

3) удовлетворение потребностей клиента за счет модернизации производства.

Для получения прибыли общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, в том числе:

1) производство геологоразведочного оборудования, инструмента, оборудования для агропромышленного комплекса;

2) капитальный ремонт бурового оборудования, выпуск ТНТ;

3) монтажные, пуско-наладочные работы;

4) сервисное обслуживание оборудования; торгово-закупочная деятельность;

5) оказание консалтинговых, маркетинговых, инжиниринговых, лизинговых, агентских, информационно - рекламных услуг организациям и предприятиям страны, а также иностранным фирмам и гражданам;

6) оптовая и розничная торговля, открытие сети комиссионных и коммерческих магазинов;

7) производство, переработка и реализация сельхозпродуктов и продуктов питания;

8) закупка и реализация продуктов питания, напитков и табачных изделий;

9) покупка, перевозка, хранение и продажа автомобилей, автотранспортной техники, прицепов и узлов для них;

10) организация грузовых и пассажирских перевозок, автосервис, организация и эксплуатация транспортного хозяйства, услуги по хранению грузов;

11) производство товаров народного потребления и производственно-технического назначения;

12) внешнеэкономическая деятельность;

13) дилерские услуги;

14) брокерские услуги;

15) снабженческо-сбытовая деятельность;

16) строительно-монтажные, ремонтно-строительные работы;

17) строительство, реконструкция, капительный ремонт жилых зданий и промышленных объектов;

18) деятельность по производству и реализации строительных материалов, деталей и конструкций;

19) ремонт станочного оборудования;

20) производство пиломатериалов, изделий из дерева.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Уставный капитал общества составляет 1 758 800 (Один миллион семьсот пятьдесят восемь тысяч восемьсот) рублей.

Уставный капитал общества разделен на 17 588 (Семнадцать тысяч пятьсот восемьдесят восемь) обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 100 (Сто) рублей каждая, которые размещены среди акционеров общества.

Размещение подобных акций и иных эмиссионных ценных бумаг предусматривается в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В обществе создается резервный фонд в размере 5 процентов от уставного капитала общества.

Величина ежегодных отчислений в резервный фонд общества составляет 5 процентов от чистой прибыли общества. Указанные отчисления производятся до достижения размера резервного фонда, предусмотренного уставом.

Органами управления общества являются общее собрание акционеров, совет директоров, генеральный директор, в случае назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все функции по управлению делами общества.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью общества осуществляется ревизионной комиссией. Порядок деятельности ревизионной комиссии определяется "Положением о ревизионной комиссии", утверждаемым общим собранием акционеров.

Основными организационно-правовыми документами, регламентирующими деятельность ОАО «Завод бурового оборудования», являются: Устав ОАО «Завод бурового оборудования», Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Законы Оренбургской области, Приказы Правительства Оренбургской области, Коллективный договор образец коллективного договора приведён в Приложении Г, Руководство по качеству ИСО, Штатное расписание фрагмент штатного расписания приведён в Приложении Д и т.д.

В организационных документах ОАО «Завод бурового оборудования» закреплено, что в деятельности данной организации образуются следующие основные виды документов: организационно-распорядительные и нормативно-методические документы, акты, письма, служебные записки, планы, приказы, справки, заявление, протоколы, распоряжения. Данные документы разработаны в целях обеспечения единообразия в постановке делопроизводства, с целью определения необходимых средств управления документацией.

Документационное обеспечение управления осуществляется в соответствии с Документированной процедурой «Управление документацией», в составе которой разработана Инструкция по делопроизводству фрагмент инструкции по делопроизводству приведён в Приложении Е. Инструкция разработана на основании «Типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждённой приказом Росархива № 68 от 27.11.2000г., и «Инструкции по делопроизводству в Минобразования России», утверждённой Приказом Минобразования России № 2286 от 24.07.2000г., и в соответствии с основными положениями Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

Инструкция по делопроизводству Открытого акционерного общества «Завод бурового оборудования» устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности, формированию документальных фондов на единой методической основе в подразделениях организации, определяет порядок работы с документами в организации системы ОАО «Завод бурового оборудования».

Инструкция содержит следующие разделы:

- общие положения;

- документы ОАО «Завод бурового оборудования»;

- правила подготовки и оформления документов;

- контроль исполнения документов;

- порядок прохождения и исполнения поступающих документов;

- порядок подготовки и прохождения отправляемых и внутренних документов;

- регистрация и индексация документов;

- работа исполнителей с документами;

- печатание и тиражирование документов;

- учёт и хранение печатей, штампов и бланков;

- составление номенклатуры дел;

- экспертиза ценности документов;

- оперативное хранение документов и дел;

- передача дел на хранение в архив.

Данная инструкция является внутренним нормативным документом, регламентирующим порядок ведения делопроизводства документов, не содержащих сведения ограниченного распространения. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, устанавливается специальной инструкцией.

Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется подразделением канцелярии.

На предприятии используется программа «1С: Архив 3.0», которая является системой автоматизации делопроизводства, то есть непосредственной регистрации и хранения документов, а также выдачи по ним поручения.

Основные функции:

1. организация единого информационного пространства предприятия в виде централизованного хранилища документов структурированного в иерархии папок;

2. коллективный доступ к документам, как для просмотра, так и для редактирования;

3. контроль версий документов;

4. быстрый поиск нужной информации;

5. надежное и безопасное хранение документов, защита от несанкционированного доступа;

6. оперативный обмен документами;

7. выдача поручений и контроль исполнительной дисциплины.

Также внедряется программа «1С: Документооборот 8». Программное решение «1С: Документооборот 8» предназначено для автоматизации делопроизводства коммерческих и бюджетных предприятий и учреждений. В программе решаются задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота.

Ключевыми возможностями программы являются:

1. учет входящих, исходящих и внутренних документов;

2. хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;

3. автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;

4. автоматизация ключевых бизнес-процессов - рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;

5. поддержка бумажного делопроизводства и документооборота;

6. учет и анализ рабочего времени сотрудника;

7. полнотекстовый поиск любых данных.

Программа ориентирована на многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через Веб-браузеры.

«1С: Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия - входящих, исходящих и внутренней организационно-распорядительной документации. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия.

Помимо официальных документов программа «1С: Документооборот 8», позволяет работать с файлами любых типов. Для просмотра или редактирования файлов используются приложения, установленные на локальном компьютере.

Система позволяет устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей ко всем ключевым данным:

- файлы, папки файлов;

- входящие, исходящие и внутренние документы;

- корреспонденты;

- физические лица и т.д.

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировок файлов. При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе.

Для автоматизации коллективной работы с документами и файлами предназначены бизнес-процессы, представляющие собой цепочки заранее подготовленных действий.

2.2 Особенности организационно-распорядительной документации ОАО «Завода бурового оборудования»

К нормативным документам в ОАО «Завод бурового оборудования» относятся:

- доверенность;

- договор;

- должностная инструкция;

- организационная структура образец представлен в Приложении Ж;

- положение о подразделении и тд.

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

- создание организации, предприятия;

- реорганизация организации, предприятия;

- распорядительная деятельность предприятия;

- организационно-нормативное регулирование предприятия;

- оперативно-информационное регулирование предприятия.

Любой документ на предприятии функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

ОАО «Завод бурового оборудования» в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями Правительства РФ, Президента РФ, министерств и ведомств, Гражданским, Трудовым и Пенсионным кодексами РФ, приказами Дирекции предприятия, правилами, инструкциями и положениями, разработанными на предприятии.

Основными законодательными и нормативно-правовыми документами, регламентирующими деятельность предприятия, являются:

- Федеральный закон от 8 августа 2001г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц»,

- штатное расписание,

- положение о структурных подразделениях,

- должностные инструкции работников и т д.

В ОАО «Завод бурового оборудования» разработана документированная процедура. Цель этой процедуры, определение необходимых средств управления документацией ОАО «Завод бурового оборудования». А также с целью обеспечения единообразия в постановке делопроизводства в ОАО «Завод бурового оборудования», правильного и своевременного исполнения регламентирующих документов и поручений и поручений вышестоящих организаций в соответствии с действующим законодательством; организации разработки, утверждений, регистрации, исполнения, обработки документов; определения порядка тиражирования документов, их систематизации, использования и хранения.

Структура документооборота ОАО «Завод бурового оборудования»

Управление документацией осуществляется в соответствии с требованиями раздела 4.2 ГОСТ Р ИСО 9001:2001, ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», инструкцией по делопроизводству ОАО «Завод бурового оборудования».

Порядок подготовки отправляемых документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию, тиражированию и отправке.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Документы, подписанные генеральным директором, директорами, а также руководителями структурных подразделений, адресованные в учреждения и организации, регистрируются в журнале образец журнала приведён в Приложении И, у секретаря-референта.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автор документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); дата документа, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись, отметка об исполнении. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в ОАО «Завод бурового оборудования» издаются организационно-распорядительные и нормативно-методические документы: Устав, положения, инструкции, приказы, протоколы, распоряжения, составляются акты, заключаются договора.

Документы должны оформляться на официальных бланках ОАО «Завод бурового оборудования» и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»).

В ОАО «Завод бурового оборудования» применяются бланки:

- бланк письма;

- общий бланк;

- бланк приказа;

- бланк распоряжения.

Состав видов бланков, в ОАО «Завод бурового оборудования», утверждается генеральным директором по представлению секретаря референта.



3. Рекомендации по совершенствованию организационно-распорядительной деятельности Открытого акционерного общества «Завод бурового оборудования»

Изучив и проанализировав организационно-распорядительную документацию ОАО «Завод бурового оборудования» можно сказать, что особых нарушений в этой области не выявлено. Но есть множество мелких недочётов.

В организации разработана очень подробная инструкция по делопроизводству, но не все документы оформляются согласно этой инструкции. Это связано с тем, что раньше процесс документирования в организации отслеживался специальным отделом, сотрудники которого вели контроль всей документации. Все должны были придерживаться установленных стандартов. Но отдел был сокращён и ответственность за оформление документов переложили на секретаря. В её должностной инструкции не прописаны чёткие требования по выполнению этой работы. Организация большая и одному человеку контролировать правильность оформления документов трудно. В организации введена программа «1С: Документооборот 8», но воспользоваться ею в полной мере они не могут из-за отсутствия квалифицированного сотрудника.

Для улучшения работы организации можно дать следующие рекомендации:

- направлять сотрудников ответственных за оформление документов на специальные обучающие курсы по делопроизводству;

- проводить экзамен на проверку знаний персонала в области оформления документов;

- в каждом отделе организации выбрать ответственного за оформление документов, в связи с этим внести изменения в его должностную инструкцию;

- своевременно вносить изменения в Инструкцию по делопроизводству ОАО «Завод бурового оборудования»;

- периодически проводить внутренние проверки по отдельно взятому отделу за надлежащим оформлением документов.

Для того чтобы отправить сотрудника ответственного за оформление документов на обучающие курсы по делопроизводству, организации необходимо произвести расчет во сколько это обойдётся по стоимости и выгодно ли это будет.

Например, курсы по делопроизводству в Москве:

- срок обучения 2 месяца;

- форма обучения очная;

- стоимость курсов 20000 тысяч рублей;

- суточные (питание и проезд) - 800 рублей;

- проживание (минимум) в сутки - 1000 рублей;

- билет (в обе стороны) - 6000 рублей;

Итого: 134000 тысячи рублей.

Рассчитав полную стоимость, можно сделать следующий вывод, даже такой большой организации как ОАО «Завод бурового оборудования» это будет стоить дорого. Поэтому выгоднее будет организации приглашать преподавателей и проводить семинары по курсу делопроизводства, для повышения квалификации сотрудников на месте.

Проводить экзамен на проверку знаний персонала в области оформления документов можно на основании приказа «О проведении экзамена» пример приказа приведён на рисунке 3.1.

Открытое акционерное общество

«Завод бурового оборудования»

ПРИКАЗ

Оренбург

«08» февраля 2013 года

О проведении экзамена № 1

Для проведения проверки знаний и навыков у сотрудников в области оформления документов, приказываю:

1. Создать экзаменационную комиссию в составе:

- председатель комиссии: заместитель генерального директора - Иванов А.В.

- члены комиссии: начальник ОРП - Дранишникова О.Ю.

- секретарь комиссии: заместитель начальника ОРП Попов И.С.

2. Провести 11.02. 2013 г. проверку знаний в оформлении и составлении документов.

3. Результаты проверки навыков и знаний оформить протоколом.

4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на первого заместителя генерального директора Зеленина А.П.

Заместитель генерального директора М.П. Баранов

Выбрав в каждом отделе организации ответственного за оформление документов, необходимо внести изменения в его должностную инструкцию. Например: должностная инструкция «Инспектора отдела по работе с персоналом», внести дополнительный пункт № 5 (Организовать контроль оформления документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ОАО «Завод бурового оборудования») в раздел «Обязанности», фрагмент должностной инструкции рисунок 3.2.

ОАО «Завод бурового оборудования»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

Инспектора отдела по работе с персоналом Генеральный директор

А.К. Медведев

№ 25 « 14 » апреля 2013 г.

Должностная инструкция

1. Информация о документе

2. Общие требования

2.1. Общие положения

2.1.1 Область применения данной Должностной инструкции

2.1.2 Цели должности

2.1.3 Порядок назначения на должность

2.1.4 Непосредственный руководитель работника

2.1.5 Сведения о замещении работника в период его временного отсутствия

2.1.6 Профессиональные требования

2.1.7 Обязанности

Инспектор по работе с персоналом обязан:

1. Организовать учёт личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учётной документации.

2. Организовать деятельность в соответствии с ДП 3.3.2 «Управление кадровым учётом».

3. Оформлять и сдавать дела в архив в соответствии с ИН 3.1-01-04/01 Инструкцией по делопроизводству предприятия.

4. Организовать деятельность в соответствии с ДП3.3.1 «Управление рекрументом, отбором и наймом».

5. Организовать контроль оформления документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Изучая процесс документирования в организации, был выявлен недостаток, касающийся Инструкции по делопроизводству ОАО «Завод бурового оборудования. Во многих отделах пользуются распечатанными инструкциями, хотя инструкция есть и в электронном виде. В инструкцию в электронном виде своевременно вносятся изменения, сотрудники распечатывают себе фрагменты с изменениями, но не вкладывают их в инструкцию, в связи с этим получается, так что они теряются, кто-то может пропустить какое либо изменение и т.д.

Периодические внутренние проверки по отдельно взятому отделу за надлежащим оформлением документов тоже нужно проводить на основании приказа «О проведении внутренней проверки отдела» пример приказа приведён на рисунке 3.3

Открытое акционерное общество

«Завод бурового оборудования»

ПРИКАЗ

г. Оренбург

«10» мая 2013 года

О проведении внутренней проверки отдела кадров № 34

Для проведения внутренней проверки отдела кадров в области оформления документов, приказываю:

1. Создать комиссию в составе:

- председатель комиссии: заместитель генерального директора - Иванов А.В.

- члены комиссии: начальник ОРП - Дранишникова О.Ю.

- секретарь комиссии: заместитель начальника ОРП Попов И.С.

2. Провести 12.02. 2013 г. проверку по оформлению документов.

3. Результаты проверки оформить протоколом.

4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на первого заместителя генерального директора Зеленина А.П.



Заключение

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов -- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

С точки зрения принятия решений документы, относящиеся к распорядительной документации делятся на 2 группы:

документы, издаваемы в условиях коллегиальности

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

Применение новых информационных технологий позволяет относиться к делопроизводству как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций.

При внедрении автоматизации во всех подразделениях в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

Система автоматизации делопроизводства является носителем формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами.

В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

Создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота. В государственных структурах -- это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

В данной работе был проведён анализ организации делопроизводства и отслежен уровень, на котором находится существующий документооборот на предприятии ОАО «Завод бурового оборудования». Также было выяснено, какое место занимает документооборот в общем технологическом процессе предприятия и то, насколько он развит и совершенен.



Список использованных источников

1 Российская Федерация. Конституция (1993). Конституция Российской Федерации: принята народом Российской Федерации 12 декабря 1993 г. Вступила в силу со дня официального опубликования 25 декабря 1993 г. С поправками от 11 февраля 2013 г. Текст. - М.: Маркетинг, 2001.

2 Российская Федерация. Законы. Гражданский кодекс Российской Федерации: закон от 30 ноября 1994 г. № 51 - ФЗ: принят Государственной Думой 21 октября 1994 г. (с изменениями и дополнениями вступ. силу с 01.09.2013)

3 Российская Федерация. Законы. Трудовой кодекс Российской Федерации: федер. закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ: [принят Гос. Думой 21 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.: по состоянию на 25 декабря 2012 г.]. - М.: Юрайт-Издат, 2012. - 206 с. - (Правовая библиотека). - ISBN 978-5-94879-880-6.

4 ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. - 2003-07-01. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 11 с.

5 ГОСТ Р 51141-98 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98

"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)// ГАРАНТ: информационно-правовой портал/ разраб. ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2013. - М.: ГАРАНТ, 1990-20013. - Режим доступа http:// www.base.garant.ru.

6 Кузнецова Т.В. Делопроизводство: учебник (документационное обеспечение управления)/ Т.В. Кузнецова - 5-е издание, испр. и дополн. М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.-528с.

7 Кудряева В.А. Организация работы с документами: учебник /под ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., перераб. Доп. - М.:ИНФРА-М, 2001.-592с.-(Серия высшего образования) ISBN 5-16-000494-7

8 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011.-359 с.

9 Устав Открытого акционерного общества «Завод бурового оборудования»

10 Инструкция по делопроизводству Открытого акционерного общества «Завод бурового оборудования»

11 Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксёнов - 3-е изд. -М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010. -287 с.

12 http:// document-ved/ru

13 Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филлипов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учебник для среднеспециальных учебных заведений - М.: Высшая школа, 2011. - 611 с.

Размещено на Allbest.ru

...