Деятельность отдела кадров предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Анализ ппроизводственной структуры предприятия

Предприятие состоит из отдельных производственных подразделений: цехов и участков. Цех это организационно и технически обособленное звено предприятия, где выполняется определенная часть работ из всей большой их совокупности по выпуску конечной продукции.

Организационное обособление цеха заключается в наличии определенного количества работников (конкретного коллектива), соответствующего управления ими, определенных производственных задач и цели действия. Техническое обособление это наличие в пользовании данного коллектива определенного оборудования, других основных фондов, необходимых для выполнения работ, закрепленных за этим коллективом.

Цехи делятся на основные и вспомогательные. Если в цехе выполняются работы, связанные с воздействием на предмет труда (сверление, строгание, штамповка, сборка и т.п.), то это основной цех. Во вспомогательных цехах производятся работы по оказанию услуг основным цехам (изготовление инструмента для них, проведение ремонта оборудования, транспортировка грузов и т.п.).

Участок это самостоятельное структурное подразделение цеха, т.е. определенным образом обособленная часть цеха, где выполняются конкретные работы из тех, что закреплены за цехом. Участок является первичным производственным подразделением предприятия. Иногда участок, где выполняется много видов различных работ, называется мастерской. Это название производственного подразделения часто встречается не только на предприятиях, но и в организациях, учебных заведениях (в том числе и в школах).

Итак, отдельные цехи и участки составляют производственные подразделения предприятия. Совокупность всех этих подразделений, связанных между собой определенными отношениями, называется производственной структурой предприятия.

Говоря об отношениях между отдельными подразделениями предприятия, следует иметь в виду, что каждое из них выполняет какую-то часть общих для предприятия задач и, как правило, результаты своей работы передает другому в ходе изготовления продукции предприятия. А, следовательно, подразделения предприятия вступают между собой в какие-то производственные отношения.

Производственная структура предприятия зависит от многих факторов. Во-первых, от особенностей технологии изготовления выпускаемой продукции. Технология это совокупность различных процессов изготовления продукции (методов обработки, переработки сырья и материалов, методов сборки и т.д.). Например, при сборке мебели соединение отдельных частей может осуществляться как путем склеивания, так и при помощи гвоздей.

Во-вторых, от количества выпускаемой продукции, т.е. от величины самого предприятия. Чем больше предприятие, тем больше у него производственных подразделений (цехов, участков) и тем они крупнее. В итоге связи между ними усложняются, а, следовательно, и производственная структура.

В-третьих, от уровня механизации и автоматизации производства. Данный фактор влияет на количество цехов и участков на предприятии, на объемы и виды работ, выполняемые каждым подразделением. Например, высокая степень механизации и автоматизации производства требует наличия соответствующего количества ремонтных и энергетических подразделений, предполагает создание крупных цехов и участков.

В-четвертых, от степени кооперирования с другими предприятиями. Кооперация в данном случае это совместное участие ряда предприятий в производстве какой-либо продукции. Например, на мебельном комбинате изготавливают книжные шкафы. Можно для этого изделия на комбинате делать все части, из которых оно состоит, а можно часть деталей покупать, в том числе ручки, петли, стекло. Их могут изготавливать и поставлять мебельному комбинату другие предприятия. Это и есть кооперация. И чем больше готовых частей покупается, тем меньше комбинату требуется иметь специальных подразделений, а это непосредственно влияет на его производственную структуру.

Для предприятий характерными являются следующие виды производственной структуры.

Технологическая структура, отличающаяся тем, что каждый основной цех в ней выполняет какую-то часть всего процесса изготовления продукции. Например, процесс изготовления мебели на мебельном комбинате можно условно разбить на следующие части: обработка материала (резка досок, их строгание), изготовление мерных заготовок, механическая обработка заготовок (сверление отверстий, строгание и т.п.), сборка. Если в соответствии с данными частями процесса изготовления продукции организовать основные цехи, то получим технологическую производственную структуру комбината (например, цех обработки материалов, заготовительный цех, цех мерных заготовок, цех механической обработки, сборочный цех).

Предметная структура, при которой каждым основным цехом изготавливается определенный вид изделия или его части. Например, при предметной производственной структуре на мебельном комбинате могли бы быть следующие цехи: цех стульев, цех диванов, цех шкафов и т.п.

Смешанная структура характеризуется наличием на предприятии основных цехов, организованных как по технологическому, так и по предметному признаку.

На небольших предприятиях цеха могут отсутствовать вообще, и предприятия состоят как бы из одного цеха, разделенного на участки, т.е. имеют бесцеховую структуру.

ОАО «Гагаринская мебельная фабрика» это современное предприятие, производитель мебели, известный в деловом пространстве не только в Смоленской области, но и за его пределами. Совмещая качество и цену, продукция фабрики завоевала популярность и пользуется спросом, об этом говорят выросшие за последние годы объемы производства.

Большой ассортимент выпускаемой продукции, растущая организационная структура предприятия, освоение новых технологий производства выявили необходимость в организации производственной деятельности, затрагивающей основные бизнес-процессы управления финансами, персоналом и товародвижением.

Выпуск мебели многопередельное производство, соответственно, учитывая объемы обрабатываемой информации, большое количество времени уходит на обработку документов. Производство высокотехнологично и требует современных методов учета, планирования и бюджетирования. Основной проблемой, существовавшей на предприятии, являлось отсутствие единой учетной системы (ведение бухгалтерского и управленческого учета в разных системах), что негативно сказывалось на работе в целом.

Руководство ОАО «Гагаринская мебельная фабрика» приняло решение о внедрении новой единой информационной системы, позволяющей структурировать работу всех подразделений. Задача данной системы обеспечение взаимосвязи направлений деятельности компании.

Основными направлениями работы является внедрение АСУ в такие подсистемы управленческого и бухгалтерского учета как:

кадровый учет;

управление закупками;

управление продажами;

ведение книги покупок и продаж;

ценообразование;

управление затратами.

2. Анализ работы отдела кадров

Основные функции по работе отдела кадров предприятия:

принятие на работу;

расчет с работы.

Для подробного описания можно разбить основные функции на ряд дополнительных. Так, например, принятие на работу подразумевает выполнение ряда действий:

1) анализ данных. Анализ данных производится при принятии человека на работу. Для выполнения данной функции необходимы следующие документы: паспорт, трудовая книжка и документ об образовании. При условии, что человек прошел собеседование составляется приказ о принятии на работу. Приказ о принятии должен включать Ф.И.О., должность (рабочее место), дату и, соответственно, номер приказа;

2) составление трудового договора. Составление трудового договора производится по предусмотренной форме договора. Трудовой договор (контракт) заполняется при принятии сотрудника на работу. Содержит данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (рабочее место), основание (номер и дата приказа о принятии на работу). После составления трудового договора в трудовую книжку заносится соответствующая отметка и формируется личное дело сотрудника;

3) Формирование личного дела. В личном деле хранятся паспортные данные и общие сведения о работнике. Кроме данных, необходимых для составления трудового договора (Ф.И.О., рабочее место(должность), № приказа о принятии), содержит табельный номер сотрудника, личные и другие данные:

а) личные данные:

дата рождения, место рождения;

адрес;

паспорт: серия, номер;

пенсионное свидетельство;

медицинское страхование;

ИНН;

семейное положение;

дети;

б) образование;

в) Трудовая история (трудовая деятельность до работы на предприятии) с указанием следующих данных:

предприятие;

должность;

стаж;

статья увольнения;

г) документы (опись документов, приобщенных к личному делу сотрудника), с указанием полей:

тип документа:

- трудовая книжка,

- диплом;

идентификационный номер (номер диплома, тр. книжки);

дата приема (дата внесения в личное дело);

дата выдачи (дата изъятия из личного дела).

4) изменение штатного расписания. Штатное расписание работающих на предприятии (в формате должность-количество человек, работающих по этой должности), при приеме нового сотрудника должно быть соответствующим образом изменено;

5) проставление отметок в личное дело и трудовую книжку. При наличии приказа об увольнении в личное дело вносится соответствующая отметка с указанием статьи увольнения и даты расчета, а также номер приказа об увольнении. В трудовую книжку при этом также ставится отметка о расчете;

6) выдача документов. После увольнения необходимо произвести выдачу документов. Выдача документов осуществляется в соответствии с описью. После выдачи документов необходимо внести в личное дело отметку о том, что документы выданы (путем изменения данных о документах и материалах, приобщенных к личному делу проставление даты выдачи);

7) составление списка уволенных сотрудников за период. Для выполнения функции необходимо указать расчетный период. Список уволенных за определенный период составляется на основе личного дела и содержит дату устройства на работу, дату расчета, стаж работы на предприятии и статью увольнения;

8) изменение штатного расписания (при расчете). При расчете, на основании приказа об увольнении, также производится изменение штатного расписания.

При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно упростит работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной системы все функции (за исключением проставления отметки в трудовую книжку и выдачи документов) практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора.

Например, при принятии на работу или при расчете необходимо произвести изменение штатного расписания, что может быть не выполнено из-за простой забывчивости сотрудника, а в данной информационной системе эта функция производится полностью автоматически, т.е. вероятность ошибки в данном случае исключена и в отчет по штату предприятия не попадет давно уволенный сотрудник.

Необходимо также отметить, что отдел кадров подразумевает работу с большими объемами данных и данная система призвана не только исключить случайные ошибки, но и уменьшить временные затраты на обработку, поиск данных, выполнение функций, составление отчетности. Проведение итогово-отчетной работы полностью автоматизировано, например, для составления списка уволенных за определенный период сотрудников специалисту отдела кадров достаточно нажать одну кнопку и задать необходимый период (в то время как раньше сотруднику приходилось перебирать огромное количество личных дел, при этом проверяя дату увольнения вручную). Таким образом, вся работа сотрудника отдела кадров, с внедрением информационной системы, сводится к минимуму.

На рисунках представлены формализованные процедуры основных функций работы отдела кадров.

Документооборот отдела кадров фабрики

Работа отдела кадров фабрики

Принятие на работу

Расчет с работы

организационный цех кадры

Мы видим, что в работе отдела кадров существует большое количество взаимосвязанной информации. Обработка этой информации в «ручном» занимает много времени и может привести к ошибкам при переносе данных из одних документов в другие. Кроме того при необходимости формирования отчетных статистических или итоговых документов возникает необходимость анализа большого количества документов. Автоматизации работы отдела кадров позволит оптимизировать работу сотрудников.

Размещено на Allbest.ru