Використання інформаційних технологій

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Введення

1. Сутність інформаційних технологій

1.1 Необхідність використання інформаційних технологій на різних рівнях управління

1.2 Характеристики та основні компоненти інформаційних технологій

2. Зміст інформаційних технологій

2.1 Інформаційні технології обробки даних у системі управління

2.2 Інформаційні технології автоматизованого офісу

Висновки

Бібліографічний список

Додатки



Введення

В історії людства новації в області технологій не раз надавали революційний вплив на суспільний і економічний розвиток. В останні десятиліття завдяки стрімкому розвитку інформаційних технологій світове співтовариство вступило в епоху формування нового інформаційного простору, який створюється на базі комп'ютеризації та мережевої телекомунікації. Це об'єктивне явище сучасної дійсності супроводжується наростанням обсягів соціально значимої інформації, використовуваної в системах управління організаційними системами з метою раціоналізації їх діяльності. Накопичується в процесі розвитку суспільства інформація стає джерелом економії часу і суспільної праці, тобто потужним чинником прискорення суспільного розвитку.

Рівень інформатизації процесів управління став одним з найбільш важливих показників соціально-економічного прогресу, досягнутого державою і окремою організацією. З якісної сторони збільшення обсягів інформації, використовуваної у вирішенні завдань управління організаціями, призводить до раціоналізації людської праці і зростання добробуту. Під впливом описаних процесів вже зараз в людському суспільстві сформувалася група людей, для яких основним професійним заняттям стала робота з інформацією.

Інформатизація суспільства викликала зміни в усіх сферах життя і багато в чому сприяла виникненню нових типів відносин між діловими організаціями як суб'єктами економічної діяльності. Прямим наслідком появи нового типу ринкових відносин стали раціоналізація взаємовідносин між організаціями і використання більш ефективних методів цілеспрямованого управління в рамках окремих організаційних систем. Кінцева мета відбуваються в даний час процесів інформатизації - це перетворення сучасного суспільства в інформаційну цивілізацію з гуманістичним і раціональним пристроєм. У міру розвитку цих процесів буде відбуватися все більша гармонізація соціально-економічної діяльності.

У сучасних високотехнологічних виробництвах інформація, поряд з менеджментом, все більшою мірою виступає як "організатора виробництва". Інформаційні ресурси організації збільшують сукупну потужність матеріальних і соціальних компонент і максимізують синергетичний ефект.

Таким чином, створення індустрії інформатики і перетворення інформації на товар призвели до глибинних соціальних перетворень у всіх сферах життя суспільства і в першу чергу в діяльності організацій. На відміну від інших об'єктів матеріального світу, інформація має не тільки кількісними характеристиками, але й смисловим змістом, причому для забезпечення діяльності організацій остання якість є найбільш важливим. На початковому етапі цінність інформації визначалася можливістю її використання для вирішення завдань управління організацією. Згодом з'ясувалося, що зазначений чисто математичний підхід не дає можливості повністю розкрити значення інформації в роботі організацій як складних об'єктів, обов'язково включають в себе соціальну складову.

У результаті проведених досліджень було встановлено, що в практичних завданнях управління інформація виступає як регулятор діяльності організації, який відображає вимоги навколишнього середовища. Система внутрішньо-організаційні інформаційних зв'язків забезпечує облік впливу властивостей внутрішнього середовища н роботу організації.

Зазначені властивості об'єктивно визначають провідну роль інформації в розвитку організації.

Актуальність теми. Чим складніше за своєю структурою організація, тим більші обсяги внутрішньої і зовнішньої інформації використовуються для забезпечення її життєдіяльності. Тому рівень інформатизації організації є провідним показником узагальненого поняття якості організації і визначає її здатність до виживання в умовах конкуренції.

Об'єкт дослідження - управління інформаційним забезпечення та використання інформаційних технологій в системах управління.

Предмет дослідження - сутність та зміст інформаційних технологій.

Мета курсової роботи - вивчення інформаційних технологій в дослідженні систем управління.



1. Сутність інформаційних технологій

інформаційний управління автоматизація мережевий

1.1 Необхідність використання інформаційних технологій на різних рівнях управління

Інформаційні технології управління, які використовуються в організації, повинні відповідати її цілям і забезпечувати виробництво достовірної, надійної, своєчасної інформації. Для того щоб підібрати відповідні інформаційні технології системи, необхідно зрозуміти структуру, функції і політику організації, мети керування і прийнятих рішень. Інформаційні технології та системи стають частиною організації, роблячи вплив на її структуру, органи управління, стандартні процедури, персонал.

Координація роботи всіх підрозділів організації здійснюється через органи управління різного рівня. Під управлінням розуміють забезпечення поставленої мети за умови реалізації наступних функцій: організаційної, планової, облікової, аналізу, контрольної, стимулювання.

Організаційна функція полягає у розробці організаційної структури і комплексу нормативних документів: штатного розкладу фірми, відділу, лабораторії, групи із зазначенням підпорядкованості, відповідальності, сфери компетенції, прав, обов'язків і т.п. Найчастіше це викладається в положенні по відділу, лабораторії або посадових інструкціях.

Планування (планова функція) полягає в розробці і реалізації планів з виконання поставлених завдань. Наприклад, бізнес-план для всієї фірми, план виробництва, план маркетингових досліджень, фінансовий план, план проведення науково-дослідної роботи на різні терміни (рік, квартал, місяць, день).

Облікова функція полягає у розробці чи використанні вже готових форм і методів обліку показників діяльності фірми:- бухгалтерського обліку, фінансового обліку, управлінського обліку і т.п. У загальному випадку облік можна визначити як отримання, реєстрацію, накопичення, обробку та надання інформації про реальних господарських процесах.

Аналіз або аналітична функція зв'язується з вивченням підсумків виконання планів і замовлень, визначенням факторів, що впливають, виявленням резервів, вивченням тенденцій розвитку і т.д. Виконується аналіз різними фахівцями в залежності від складності та рівня аналізованого об'єкта або процесу. Аналіз результатів господарської діяльності фірми за рік і більше проводять фахівці, а на рівні цеху, відділу - менеджер цього рівня (начальник або його заступник) спільно з фахівцем-економістом.

Контрольна функція найчастіше здійснюється менеджером: контроль за виконанням планів, витрачанням матеріальних ресурсів, використанням фінансових коштів і т.п.

Стимулювання або мотиваційна функція передбачає розробку і застосування різних методів стимулювання праці підлеглих працівників:

· фінансові стимули - зарплата, премія, акції, підвищення на посаді і т.п.;

· психологічні стимули - подяки, грамоти, звання, ступені, дошки Пошани і т.п.

Інформаційна функція забезпечує:

- Пошук і отримання інформації (з періодичної преси, комп'ютерної мережі, за допомогою використання електронної пошти);

- Передачу інформації іншим членам організації (розсилка нагадувань і звітів, телефонні дзвінки);

- Інформування зовнішніх суб'єктів (розсилка реклами, створення дошки оголошень);

- Підтримка інформаційних зв'язків як всередині організації, так і за її межами (пошта, телефон, факс, електронна пошта, теле- і відео конференції).

Структура управління будь-якої організації традиційно ділиться на три рівні: операційний, функціональний і стратегічний.

Рівні управління (вид управлінської діяльності) визначаються складністю розв'язуваних завдань. Чим складніше завдання, тим більш високий рівень управління потрібно для її вирішення. При цьому слід розуміти, що більш простих завдань, що вимагають негайного (оперативного) рішення, виникає значно більшу кількість, а значить, і рівень управління для них потрібен інший - більш низький, де приймаються рішення оперативно. При управлінні необхідно також враховувати динаміку реалізації прийнятих рішень, що дозволяє розглядати управління під кутом тимчасового чинника.

У міру просування менеджера по сходинках ієрархії потреба в технічних навичках зменшується, а потреба в концептуальних навичках (мислення, аналіз, планування) збільшується.

Операційний (нижній) рівень управління забезпечує вирішення багаторазово повторюваних завдань та операцій і швидке реагування на зміни вхідної поточної інформації. На цьому рівні досить великі як обсяг виконуваних операцій, так і динаміка прийняття управлінських рішень. Цей рівень управління часто називають оперативними через необхідність швидкого реагування на зміну ситуації. На рівні оперативного (операційного) управління великий обсяг займають облікові завдання (наприклад, облік кількості проданої продукції).

Функціональний (тактичний) рівень управління забезпечує вирішення завдань, що вимагають попереднього аналізу інформації, підготовленої на першому рівні. На цьому рівні велике значення * набуває така функція управління, як аналіз.

Обсяг вирішуваних завдань зменшується, але зростає їх складність. При цьому не завжди вдається виробити потрібне рішення оперативно, потрібно j додатковий час на аналіз, осмислення, збір відсутніх відомостей і т.п. Управління пов'язане з деякою затримкою від моменту надходження інформації до прийняття рішень та їх реалізації, а також від моменту реалізації рішень до отримання реакції на них.

Стратегічний рівень забезпечує вироблення управлінських рішень, спрямованих на досягнення довгострокових стратегічних цілей організації. Оскільки результати прийнятих рішень проявляються через тривалий час, особливе значення на цьому рівні має така функція управління, як стратегічне планування. Часто стратегічний рівень управління називають стратегічним або довгостроковим плануванням.

Правомірність прийнятого на цьому рівні рішення може бути підтверджена через досить тривалий час. Відповідальність за прийняття управлінських рішень надзвичайно велика і визначається не тільки результатами аналізу. З використанням математичного та спеціального апаратів, а й професійної інтуїцією менеджерів.

Персонал організації - співробітники різного ступеня кваліфікації та рівнів управління: від секретарів, які виконують найпростіші типові операції обробки, до фахівців і менеджерів, які приймають стратегічні рішення.

Інформаційні технології істотно змінюють бізнес-процеси, відкривають нові можливості господарської діяльності, дозволяють зберігати конкурентоспроможність бізнесу, добиватися підвищення операційної продуктивності і дієвості контролю, адекватно реагувати на зміну зовнішнього середовища.

Перешкодами на шляху впровадження інформаційних технологій є:

- Нерозуміння і вороже до них ставлення співробітників компанії;

- Наділення владою великого числа співробітників, тому що в деяких компаніях побоюються, що в цьому випадку про їхні плани дізнаються конкуренти;

- Погано продумані проекти впровадження інформаційних технологій, які не тільки не окупають витрати, а й призводять до великих збитків.

Правильне впровадження інформаційних технологій передбачає проходження наступних етапів:

· встановлення потреб майбутніх користувачів нової системи;

· визначення вимог до технології;

· здійснення проектування;

· матеріальне втілення проекту;

· ефективне впровадження (навчання персоналу, спілкування з розробниками).

1.2 Характеристики та основні компоненти інформаційних технологій

Інформація є необхідним ресурсом в сучасному суспільстві. Мета інформаційної технології - перетворення інформації в інформаційний продукт, що задовольняє потребам людини (рис. 1.1)

Рис. 1.1 Модель інформаційної технології

Інформаційний продукт служить основою для прийняття рішень. Виробництво інформаційного продукту в управлінні підпорядковане ефективному досягненню цілей організації за допомогою планування і контролю за використанням виробничих ресурсів.

Інформаційні технології управління - сукупність, засобів і методів збору, обробки і передачі даних (первинної інформації) для отримання якісно нової інформації про стан об'єкта управління. Функціями інформаційних технологій управління є:

- Збір даних або первинної інформації;

- Обробка даних і отримання результуючої інформації;

- Передача результуючої інформації користувачеві для прийняття на її основі рішення.

Сучасні інформаційні технології містять апаратне забезпечення, програмне забезпечення, телекомунікації, системи управління базами даних та інші технічні засоби зберігання, обробки і передачі інформації. Основним технічним засобом служить комп'ютер, який поєднує в єдине ціле всі перераховані елементи.

Основними характеристиками інформаційних технологій управління є:

- Інтерактивний режим роботи користувача з комп'ютером;

- Інтегрованість з великим числом програмних продуктів;

- Гнучкість процесу зміни даних, постановки завдання управління.

У додатку 1 представлена зв'язок нових процесів в управлінні з сучасними інформаційними технологіями.

Інструментарієм інформаційних технологій управління є один або кілька програмних продуктів (взаємозв'язаних або не взаємопов'язаних між собою) для певних типів комп'ютерів, технологія роботи з якими дозволяє вирішити поставлені завдання.

Інформаційна система, що створюється для досягнення певних цілей, з'єднує інформаційні технології з обслуговуючим персоналом.

Інформаційна система (information system) - сукупність елементів (матеріальних або ідеальних), певним чином пов'язаних між собою і утворюють певну цілісність. В якості системи можна розглядати будь-який об'єкт дійсності. Будь-яка система вже за своєю суттю є інформаційним освітою, так як взаємозв'язку її елементів здійснюються за допомогою перетоків інформації. Поняття системи в інтернетики використовується дуже широко, має безліч значеннєвих значень і частіше за все, відноситься до взаємопов'язаному набору засобів технічного та програмного забезпечення, а також організаційно упорядкованої сукупності документів.

У процесі управління використовується науковий інструментарій.

Науковий інструментарій управління - це набір якісних моделей, що допомагає користувачеві приймати рішення. Цей інструментарій базується на математичних методах, що надає процесу жорстко регламентований характер. Необхідно збирати дані певного типу, представляти їх у спеціальному форматі і аналізувати згідно строго певним математичним правилам.

Технічною базою інформаційних технологій управління є:

· персональний комп'ютер (корпоративні комп'ютери, суперкомп'ютери);

· комп'ютерні мережі (локальна обчислювальна мережа, глобальна мережа, Інтернет як інформаційний ресурс);

· офісна техніка (засіб репрографії, засіб оперативної поліграфії, носії інформації, засіб обробки документів, засіб збереження, пошуку і транспортування документів).



2. Зміст інформаційних технологій

2.1 Інформаційні технології обробки даних у системі управління

Отримання великих обсягів інформації перетворюється для фахівців з інформатики та менеджерів у серйозну проблему. Для того, щоб ідентифікувати тільки необхідну інформацію для вирішення якоїсь конкретної задачі, доводиться "перебирати" величезна кількість даних. Дані - це "сирі" факти і цифри, в яких немає нічого особливого і які самі по собі не можуть бути корисними для менеджерів. Для того щоб витягти корисну інформацію, необхідно обробити, отримати закінчений * інформаційний продукт, що має безпосереднє відношення до управлінської задачі. Проблема ефективної ідентифікації корисної інформації та забезпечення доступу до неї менеджерів і співробітників набуває все більшої гостроти.

Про значення даної проблеми свідчить той факт, що в багатьох організаціях вводиться посада головного спеціаліста з інформації, який несе відповідальність за управління організаційними базами даних та впровадження нових інформаційних технологій. Як правило, фахівці з інформації стикаються з проблемою вибору одного з безмежного безлічі варіантів придбання апаратного та програмного забезпечення, мережевого і телекомунікаційного устаткування. Обсяг даних, які здатні давати комбінації цих технологічних засобів в рівній мірі, величезний. Прийняття рішень, пов'язаних із застосуванням нових технологічних засобів та управлінням їх ресурсами, часто лягає насамперед на плечі головного спеціаліста з інформації. Йому доводиться інтегрувати поточні та нові технології підтримки прийняття організаційних рішень, забезпечення операційних процесів і комунікацій так, щоб співробітники організації отримували необхідну інформацію в потрібному місці в потрібний час.

Інформаційна технологія обробки даних призначена для розв'язання добре структурованих задач, по яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

На рівні операційної діяльності вирішуються такі завдання:

· обробка даних про операції, вироблених фірмою;

· створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;

· отримання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.

Існує декілька особливостей, пов'язаних з обробкою даних, що відрізняють дану технологію від інших:

· виконання необхідних фірмі задач по обробці даних. Кожній фірмі наказано законом мати і зберігати відомості про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути інформаційна система обробки даних і розроблена відповідна технологія;

· рішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

· виконання стандартних процедур обробки. Існуючі стандарти визначають типові процедури обробки даних і наказують їх дотримання організаціями усіх видів;

· виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

· використання деталізованих даних. Записи про діяльність фірми мають докладний характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревізії діяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;

· акцент на хронологію подій;

· потреба в мінімальної допомоги при вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.

Збір даних. У міру того як фірма виробляє продукцію або послуги, кожна її дія супроводжується відповідними записами даних. Зазвичай дії фірми, що зачіпають зовнішнє оточення, виділяються особливо як операції, вироблені фірмою.

Обробка даних. Для створення з даних, що надходять інформації, що відображає діяльність фірми, використовуються такі типові операції:

- Класифікація або угрупування. Первинні дані зазвичай мають вигляд кодів, які складаються з однієї або декількох символів. Ці коди, які виражають певні ознаки об'єктів, використовуються для ідентифікації і групування записів. Наприклад, при розрахунку заробітної плати кожна запис включає в себе код (табельний номер) працівника, код підрозділу, в якому він працює, посаду і т.п. Відповідно до цих кодами можна зробити різні угруповання;

· сортування, за допомогою якої упорядковується послідовність записів;

· обчислення, що включають арифметичні та логічні операції. Ці операції, виконувані Наляж, дають можливість отримувати нові дані;

· укрупнення або агрегування, вироблене для зменшення кількості даних і реалізоване в формі розрахунків підсумкових або середніх значень.

Зберігання даних. Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для подальшого використання або тут же, або на іншому рівні. Для їх зберігання створюються бази Даних.

Створення звітів (документів). В інформаційній технології обробки даних необхідно створювати документи для керівників і працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як за вимогою у зв'язку з проведеною фірмою операцією, так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року. Існує ряд недоліків, через які неможливо використовувати отримані дані. До них відносяться недостовірність даних, низька продуктивність при нестандартних запитах, неможливість перетворити різнорідні дані в єдину інформацію. Для різних рівнів управління організацією потрібні певні бази даних (табл. 2.1.)

Таблиця 2.1 Характеристики даних за рівнями управління

№	Рівень управління	Характеристика даних
1	Операційний	Дані деталізовані. Програми націлені на обробку щоденних операцій. Зберігаються тільки поточні значення. Висока ймовірність виникнення запитів. Дані орієнтовані на використовують їх застосування
2	Корпоративний (тактичний)	Дані узагальнені. Всі значення мають позначки часу. Дані інтегровані й предметно орієнтовані
3	Рівень підрозділи (операційний і тактичний)	Зібрані дані, що мають відношення до даного підрозділу. Частково дані відносяться до примітивних, частково - до похідних
4	Індивідуальний (операційний)	Дані тимчасові. Запити нестандартні. Збір даних відбувається евристично. Операції не рутинний

Дана технологія передбачає створювати спеціальні, окремі від існуючих баз сховища даних - предметно-орієнтовані, інтегровані, не коректовані, залежні від часу колекції даних, призначені для підтримки прийняття рішення.

2.2 Інформаційні технології автоматизованого офісу

У міру розвитку засобів комунікації автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців та управлінців, які побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.

Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками та наказами), а лише доповнити її.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу - організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією.

Офісні автоматизовані технології використовуються практично всіма службовцями організацій на різних рівнях управління. Особливо вони привабливі для групового вирішення проблем, тому що вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів та інших офісних працівників, дають їм можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Проте ця перевага є другорядним у порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для вирішення проблем, поліпшення прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми.

В даний час відомо декілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопочта, комп'ютерні та телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності - ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д. Також широко використовуються некомп'ютерні засоби: аудіо-та відео конференції, факсимільний зв'язок, ксерокс та інші засоби оргтехніки.

Теоретично визначаються три різні моделі офісу: інформаційна, комунікаційна та системна.

Інформаційний процес включає в себе чотири види діяльності: генерування інформації, її зберігання, поширення і сприйняття. Початок процесу - генерування інформації (інформаційних документів), закінчення - сприйняття, інтерпретація та пов'язані з цим дії. Інформація втрачає сенс, якщо немає циклу інтерпретації. Ці два процеси (генерування та інтерпретація) викликають зміну і переробку інформації. Передача в просторі і в часі не повинна змінювати змісту інформації і запропонованих інформацією дій. Генерування та інтерпретація містять творчу, слабо алгоритмізуемо і формалізованих функцію, виконуються за участю людини, її розуму і саме тому не можуть бути повністю автоматичними.

В електронному офісі різноманітні технічні засоби забезпечують прийом і видачу трьох основних видів інформації: мови, даних, зображень у статиці і динаміці. Отже, людина може максимально використовувати всі свої способи сприйняття (слух, дотик, зір), відчуваючи тактильні і механічні дії (коли йде робота у віртуальному кіберпросторі).

Розвинені інформаційні потоки забезпечують можливість організації не тільки електронних діалогів, але і полілогу, тобто широкого обміну інформацією з кількома джерелами або партнерами.

Інтертекст - взаємодія між текстами - призводить до виникнення нових ідей та образів, оскільки зіставлення посилює інформаційну виразність тексту і оголює протиріччя. Комп'ютер як компонент інформаційних мереж стає найважливішою складовою частиною глобального полілогу, нового динамізованого способу об'єднання множинних різнорідних потоків інформації.

Інформатизація забезпечує інтеграцію професійної та інформаційної діяльності, а також докорінну зміну, професійного стилю роботи. Постановка проблеми в діалоговому режимі і її негайне інформаційне забезпечення дозволяють різко скоротити час виконання завдання, створити зворотний зв'язок, отримати можливість оцінювати результати і змінювати умови рішення в процесі взаємодії з комп'ютером.

Сам комп'ютер в мережі стає засобом організації колективної (групової) роботи. І це ще один результат побудови електронного офісу: виникає неможливий раніше ефект групової взаємодії, у тому числі і для дистанційно розподілених партнерів.

Розвиток інформаційної технології та її апаратно-програмного забезпечення створило умови еволюційного інформаційного насичення робочих місць в офісі. Ускладнення і посилення динаміки функціонування господарських об'єктів економіки викликають необхідність отримання і обробки великих потоків інформації з безлічі різних джерел.

Інформаційні потоки (мова, зображення, текст, дані)! повинні інтегруватися на автоматизованому робочому місці в офісі. Розглянемо зазначені види інформаційних повідомлень канали передачі (зв'язку), за якими вони надходять.

Мовні повідомлення. Такі повідомлення виникають при вербальному спілкуванні співробітників як всередині офісу, так і ззовні через телефонну мережу. Телефон як найважливіший засіб вербальній комунікації вдосконалюється. Його функції значно розвинулися з моменту початку експлуатації в 1878 р.

В даний час телефонна система зв'язку виконує двояку роль в офісі: вона забезпечує мовне спілкування і здійснював комутацію ряду технічних засобів офісу з віддаленими абонентами

Функції сучасного телефону надзвичайно різноманітні (Телефон виступає в ролі: автовідповідача; визначника номер абонента, що дзвонить (у тому числі і повідомлення про номер голосом) кошти автодозвону по зайнятому номеру в міських і міжміських мережах; блоку захисту номер телефону від його визначення зовнішніх абонентом; пристрою універсальної захисту від дзвінків небажаних абонентів. У сучасний телефон вбудовані блоки пам'яті та управління, що дозволяють розвинути функції записної книжки, калькулятора, годин, музичного супроводу, охоронної сигналізації та ін

Телефонний зв'язок колективна, тому вона порівняно дешева, однак часом буває недоступна через зайнятість ліній зв'язку і абонента іншими абонентами. Нові можливості телефонного зв'язку для подолання цієї незручності та розвитку телефонного сервісу забезпечує система радіо-пейджинг.

Можливості пейджерів у міру розвитку цієї технології зв'язку зростають. Вони:

- Забезпечують конфіденційність переданих повідомлень;

- Приймають і накопичують у пам'яті не одне, а кілька повідомлень;

- Забезпечують можливість передачі групових повідомлень відразу групі власників пейджерів і багато іншого.

Аудіоконференції. Використовують аудіозв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Використання аудіоконференції полегшує прийняття рішень.

Паперові документи. До них можуть бути віднесені різноманітні канали передачі паперових повідомлення та їх комбінацій (Телетайпна зв'язок, телексний зв'язок, телефаксні зв'язок та ін.) отримані паперові документи потім можуть піддаватися в офісі різній обробці, наприклад скануванню або копіюванню.

Електронна пошта дозволяє передавати й обробляти отриману кореспонденцію за допомогою комп'ютера. На практиці часто використовується для пересилки ділових документів, графіків, таблиць, фотографій і т.д.

Система інформаційного обміну телекс. Ця інформаційна система дозволяє підготувати і автоматично пересилати величезні потоки інформації різних абонентам. Система обміну телекс поступово вбирає в себе переваги телеграфу і телетайпа і покращує з. У міру розвитку системи в неї включається також можливості факсимільного зв'язку.

Інформаційна система телетекст. Телетекст - це своєрідна електронна газета або електронних бюлетень, в яких безперервно передаються сторінки тексту з газет, журналів, агентств та служб.

Інформаційна система відеотекст. Ця система розширює можливості отримання інформації та свободи вибору, а також об'єднує можливості телефону, комп'ютера і телевізора.

Автоматизація управлінської діяльності стає все більш привабливою для менеджерів усіх рівнів не тільки тому що підтримує внутрішньо-фірмову зв'язок персоналу, але і також тому що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.



Висновки

Застосування інформаційних технологій має великий вплив на життєздатність і конкурентоспроможність організації. підвищення ефективності підприємства завдяки використанню управлінської інформаційної системи починається з вищого рівня управління. Головний керуючий організацією повинен бачити перспективу її розвитку з урахуванням того внеску, який можуть зробити інформаційні технології.

Інформація - найважливіший інструмент бізнесу. Без інформації неможливо прийняти ключові рішення необхідні для підтримки функціонування організації. важливо розрізняти дані та інформацію. Дані розглядають як сировину, якийсь випадковий набір окремих фактів. Сьогодні дані фіксуються на наступних носіях: папері, плівці, магнітних та оптичних дисках. Зареєстровані дані можуть приймати будь-які аудіовізуальні форми, включаючи текст, зображення і звук.

І тільки тоді коли відповідні дані відібрані, організовані і належно узагальнено, виходить інформація.

Управлінська інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси, пов'язаних з управлінням. Під терміном "управлінські інформаційні системи" зазвичай розуміються системи, що містять процедури збору, зберігання, оброблення, створення і передачі інформації, необхідної для менеджерів.

Інформаційні технології - це узагальнена назва технологій застосовуваних в управлінських інформаційних системах. На сучасному підприємстві своєчасна точна інформація життєво необхідна для ефективного прийняття рішень та управління ресурсами.

У сучасній організації застосовуються такі технології:

· інформаційні технології обробки даних

· автоматизація управлінської діяльності.

Інформаційна технологія обробки даних призначена для вирішення чітко структурованих завдань, по яких є необхідні вхідні дані і відомі процедури їх обробки. Ця технологія застосовується на операційному (виконавчому) рівні. Основними компонентами інформаційної технології обробки даних є:

- Збір даних;

- Обробка даних;

- Створення звітів

Для різних рівнів управління потрібні різні бази даних. На операційному - дані деталізуються; на тактичному - дані узагальнюються; на рівні підрозділів - збираються та узагальнюються дані, що мають відношення до даного підрозділу; на індивідуальному рівні - дані мають тимчасовий характер.

Автоматизація управлінської діяльності отримала назву інформаційної технології автоматизованого офісу. Дана технологія спрямована на підтримку комунікацій як усередині організації, так і поза нею. Інформаційна технологія автоматизованого офісу передбачає наявність в організації різноманітних технічних засобів з допомогою яких забезпечується прийом і видача трьох основних видів інформації: мови, даних і зображень у їхньому теперішньому і в розвитку.

Основні інформаційні потоки інтегруються на автоматизованих робочих місцях. Основними технічними засобами автоматизації, що використовуються в інформаційних технологіях є різні модифікації телефонів, пейджерів, комп'ютерів, кошти призначені для аудіозв'язку, телефаксні зв'язок, копіювальна техніка та ін

Використання сучасних технічних засобів автоматизації дозволяє не тільки отримувати оперативну інформацію, але і на її основі приймати оперативні й стратегічні рішення.

Сучасні інформаційні технології відкривають можливість побудови інформаційно-насичених робочих місць та електронних офісів сучасно новою основою творчості, коли одиницею спілкування стає активний інформаційний екран.

На основі інформаційних технологій в організаціях створюються різноманітні інформаційні системи, призначені для управління технологічними процесами та системи адміністративно-організаційної типу для обслуговування колективу фахівців, що здійснюють управління підприємством.



Бібліографічний список

1. Веревченко А.П. , Горчаков В.В. Іванов І.В., Голодова О.В. Інформаційні ресурси для прийняття рішень. - К.: Ділова книга, 2004.

2. Гайфуллін Б.М., Обухів І.А. Автоматизовані системи управління підприємством. - К.: Юрінком Інтер-фейс-Прес, 2005.

3. Граубаров В.А. Інформаційні технології для менеджерів. - М.: Фінанси і статистика, 2005.

4. Ігнатьєва Д.В., Максимов М.М. Дослідження систем управління. -М.: ЮНИТИ, 2003. 157с

5. Коротке Е.М. Дослідження систем управління. М.: декла, 2003.176с

6. Костров А.В. Основи інформаційного менеджменту. - М.: Фінанси і статистика, 2004.

7. Максимцов М.М., Ігнатьєва О. В. Дослідження систем управління .- М.: ЮНИТИ, 2000.157с

8. Матвєєв М.І., Трубілін І.Т., Лойко В.І., Барановський Т.П. Автоматизовані інформаційні технології в економіці. - М.: Фінанси і статистика, 2005.

9. Мішин В.М. Дослідження систем управління. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.527с

10. Мухін В.І., Сичов В.І. Дослідження систем управління. - М.: ДЕКА, 2000.581с

11. Рогожин СВ. Дослідження систем управління. - М.: 1999.

12. Скрипкін К.Г. Економічна ефективність інформаційних систем. - М.: ДМК Пресс, 2005.



Додаток 1

Вплив інформаційних технологій на появу нових процесів в управлінні

№	Технологія	Новий процес
1	Розподілені бази даних	Інформація може одночасно з'являтися в різних місцях тоді, коли вона необхідна
2	Експертні системи	Роботу експерта може виконувати спеціаліст з загальних питань
3	Телекомунікаційні мережі	Бізнес може користуватися перевагами централізації і децентралізації одночасно
4	Засоби підтримки прийняття рішень, доступ до баз даних, засоби моделювання	Прийняття рішення стає частиною роботи кожного співробітника (ієрархічне прийняття рішень)
5	Бездротова зв'язок і стерпні комп'ютери	Співробітники можуть посилати і отримувати інформацію з того місця, де вони знаходяться
6	Інтерактивний відеодиск	Кращий контакт з потенційним покупцем - ефективний контакт
7	Автоматичне індексування і відстеження	Об'єкти самі інформують про своє місцезнаходження
8	Високопродуктивні комп'ютери	Плани переглядаються і коригуються оперативно в міру необхідності

Размещено на Allbest.ru

...