Автоматизация управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Структура системы управления

Под управлением понимается целенаправленный перевод системы из одного состояния в другое желаемое. Система управления - совокупность взаимодействующих компонентов: объекта управления и управляющей части. Объект управления - динамическая система любой природы, преобразующая ресурсы в продукты и находящаяся под действием управляющих и возмущающих воздействий. Объект управления можно представить как систему преобразования ресурсов (материальных, информационных, трудовых, финансовых, оборудования) в продукты. На сегодняшний день для территориальных органов управления объектами управления являются:

- хозяйствующие субъекты различных ведомств и форм собственности, в том числе субъекты, имущество которых принадлежит территории;

- региональные ресурсы: финансовые, трудовые, товарные, природные;

- окружающая среда;

- население округа.

Для предприятий (организаций) объектами управления все виды его ресурсов: материальные, финансовые, трудовые и пр.

К каждому из этих объектов органы управления применяют два вида воздействия: руководят (распоряжаются), либо координируют (создают условия).

Управляющая часть - часть системы, вырабатывающая решения и передающая их на объект управления. Для территориальных органов управления к управляющей части можно отнести администрацию территориальных образований, а также органы управления предприятий территориальной принадлежности. Для предприятий (организаций) - руководящие работники всех уровней иерархии предприятия.

Простейшая структура системы управления приведена на рис.

Рисунок - Простейшая структура системы управления:

Хорошо известны системы автоматического управления, работающие без участия человека. В основе автоматического управления лежит управление отдельными техническими объектами (например, роботами, контрольно-измерительная аппаратура и пр.) на базе заданных алгоритмов, реализуемое техническими средствами (механическими, электронными и пр.). Однако внедрение автоматических систем менеджмента не позволило исключить человека из контура управления, а тенденции развития общественного производства, наоборот, усложнили функции, выполняемые им. Эти причины, а также появление ЭВМ способствовали бурному развитию автоматизированного управления, отличительными чертами которого являются автоматизация комплексов процессов или объектов, включение человека в контур управления, информационный и вероятностный подход к процессу управления, использование ЭВМ как основного технического средства, реализующего функции управления. Такие системы получили название автоматизированных систем управления. Автоматизированное управление базируется на теории информации, теории сложных систем, теории автоматического управления, теории принятия решений. Последние исследования показывают, что автоматизация позволяет сократить потребность в материалах и денежных средствах на 30%, увеличить прибыль на 5-10%, сократить время обслуживания клиентов на 20%. В то же время успехами внедрения автоматизированных систем управления могут похвастаться лишь 16% компаний. Из них 53% потратили денег и времени в 1,9 раза больше, чем первоначально планировали, а 31% проектов провалился. Основная причина неудач - недостаточно умелое проведение автоматизации.

Важнейшими аспектами автоматизированного управления являются:

- главенствующая роль информации в процессе управления;

- иерархический характер процесса управления;

- системный подход к процессу построения автоматизированных систем.

2. Понятие управленческой информации

Все виды деятельности человека сопровождаются получением новой информации. Ее делят по областям получения или использования на виды:

- политическую, экономическую, техническую, биологическую, химическую, физическую и т. д.;

- по назначению - на массовую и специальную.

Часть информации, которая занесена на бумажный носитель, получила название документальной. Верхним уровнем информации как результата отражения окружающей действительности (результата мышления) являются знания. Знания возникают как итог теоретической и практической деятельности. Информация в виде знаний отличается высокой структуризацией. Это позволяет выделить полезную информацию при анализе окружающих нас физических, химических, социально-экономических и прочих процессов и явлений. На основе структуризации информации формируется информационная модель объекта.

Информационная модель - совокупность информации, характеризующая свойства и состояние объекта, процесса или явления.

По мере развития общества информация как совокупность данных и знаний превращается в базу системы информационного обслуживания деятельности общества.

2.1 Источники информации

Для решения задач в сфере государственного и муниципального управления основными источниками входной информации являются информационные ресурсы:

- органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий и организаций;

- библиотек;

- архивных учреждений;

- учреждений государственной статистики;

- центров научно-технической информации;

- промышленно функционирующих баз данных коммерческих организаций;

- интернет.

Информационные ресурсы органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий и организаций содержат огромную по объему, разнообразию и динамике информацию. Информация организована в виде архивов документов, оперативных документов, баз данных, которые могут быть переданы по запросу по различным каналам связи (телеграфу, телетайпу, телексу, телефону, почте, электронной почте, факсимильной связи), а также на машинных носителях и машинограммах. Некоторые информационные ресурсы органов государственной власти, организованные в виде различных автоматизированных систем, могут быть установлены в ЛВС других пользователей или может быть организован доступ к ним через региональные или федеральные сети передачи данных.

Учреждения государственной статистики обеспечивают органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, организации, физических лиц статистическими материалами: бюллетенями, докладами, экспресс информацией, обзорами, сборниками и пр. Номенклатура статистических материалов, представляемых пользователям Госкомстатом России, представлена на сервере.

Территориальные центры научно-технической информации (ЦНТИ) и их филиалы обеспечивают органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, организации, физических лиц государственными стандартами. Многие учреждения, предприятия и организации имеют собственные библиотеки стандартов, сформированные с помощью ЦНТИ по их профилю деятельности. Промышленно функционирующие базы данных коммерческих организаций содержат информацию по различным видам деятельности общества и организованы в виде различных автоматизированных систем: правовых систем, систем поддержки принятия решений, экспертных систем и т. п.

Эти системы могут быть установлены на коммерческой основе в ЛВС пользователей или быть доступными через региональные, федеральные и международные сети передачи данных.

Интернет обеспечивает доступ к десяткам миллионов компьютеров по всему миру. Сеть предоставляет различные способы взаимодействия удаленных компьютеров и совместного использования распределенных услуг и информационных ресурсов.

2.2 Виды информации

В общем и целом информацию, циркулирующую в системе государственного и муниципального управления, может разделить на:

- фактографическую (базы данных, табличная информация и др.);

- документальную (текстовые документы);

- графическую;

- видеоинформацию.

Рассмотрим структуру информации с точки зрения управления ею. Часть информации находится под контролем управленческого персонала и используется им для принятия решений. Такая информация называется контролируемой информацией. Какая-то часть информации остается вне поля зрения и существует бесконтрольно, независимо от того, знает ли о ней кто-то и обращают ли на нее внимание при принятии решений. Это область невостребованной информации. управление менеджмент информационный

Чем больше часть неконтролируемой информации, тем сложнее работать предприятию или организации. Следовательно, одну из задач управленческого персонала можно сформулировать как увеличение доли контролируемой информации.

В определенной мере такая задача может быть решена за счет применения информационных технологий. Они способны предоставить широкий спектр информации как о внутренней деятельности предприятия, так и внешнего характера: запросы потребителей, состояние рынков, регулирующие положения и т. д., таким образом, одним из способов получения необходимых данных является покупка и установка компьютерной информационной системы. Однако нужно отметить, что бытующее мнение некоторых управленцев о том, что программные продукты способны самостоятельно, без их активного участия полностью заполнить информационный вакуум и решить все проблемы компании, является заблуждением. Технологическому процессу на предприятии и в организации сопутствует множество факторов и условий, в т. ч., система методов управления, а не только технологии работы с информацией.

Таким образом:

1. информация с управленческой точки зрения включает в себя внешнюю и внутреннюю информацию, в которых можно выделить информацию контролируемую и неконтролируемую;

2. использование программного обеспечения способно улучшить качество предоставления доступной информации, но не увеличить ее область;

3. необходима разработка и реализация способов расширения контролируемой внешней и внутренней управленческой информации, которая в последующем может стать частью компьютерной информационной системы организации.

Размещено на Allbest.ru