Проблемы финансового планирования и бюджетирования

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

финансовый планирование бюджет

Введение

Глава 1. Проблемы финансового планирования и бюджетирования

1.1 Сущность, виды, задачи и содержание финансового планирования

1.2 Проблемы финансового планирования российских предприятий

1.3 Бюджет предприятия и процесс разработки бюджета

Глава 2. Возможности системы Adaytum e.Planning. Технология внедрения

2.1 Официальное представление системы Adaytum e.Planning

2.2 Модули системы Adaytum e.Planning

2.3 Техническая характеристика системы Adaytum e.Planning

Глава 3. Внедрение системы финансового планирования и бюджетирования Adaytum e.Planning в компанию ЦВ "Протек"

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Полноценное бизнес-планирование включает в себя планирование "сверху-вниз" и бюджетирование и прогнозирование "снизу-вверх". К сожалению, использование традиционных процессов планирования приводит к конфликту интересов. Появляется расхождение между целями, устанавливаемыми руководителями и знанием персонала о реальной возможности реализации этих целей. Руководителям необходимо вовремя определять такие расхождения, чтобы избегать непредвиденных ситуаций.

Актуальность данной темы заключается в повышении эффективности финансового планирования и бюджетирования компании благодаря внедрению информационной системы Adaytum e.Planning.

Adaytum e.Planning было специально разработано для того, чтобы упростить согласование интересов различных бизнес-подразделений компании и помочь организации привести в соответствие планирование "сверху вниз" и прогнозирование "снизу вверх". Adaytum e.Planning позволяет компании устранить информационные пробелы и обеспечивает всех участников процесса планирования возможностями для эффективного сотрудничества, используя соответствующие технологию и терминологию. Результатом является планирование с высокой степенью участия - в процессе участвуют все заинтересованные стороны, что и позволяет осуществлять точное, предсказуемое бизнес планирование.

Цель курсовой работы является рассмотрение системы бюджетирования Adaytum e.Planning, ее техническую характеристику и принцип работы.

В курсовой работе выделяются следующие задачи:

1. Проанализировать проблемы финансового планирования и бюджетирования;

2. Изучить возможности системы Adaytum e.Planning и ее технологию внедрения;

3. Рассмотреть результаты внедрения системы Adaytum e.Planning в компанию ЦВ "Протек".

Объектом является компания ЦВ "Протек". Предмет курсовой работы - система финансового планирования и бюджетирования Adaytum e.Planning.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы (10 источников). Во введении определены цели и задачи, объект и предмет исследования, методическая и информационная база, список использованной литературы. В первой главе рассматривается сущность, содержание и проблемы финансового планирования, а также бюджет предприятия и процесс разработки бюджета. Во второй главе рассматривается возможности системы Adaytum e.Planning, модули системы Adaytum e.Planning, техническая характеристика системы. В третьей главе рассматривается внедрение системы Adaytum e.Planning в компанию ЦВ "Протек".

В курсовой работе рассмотрена литература в периоде 2008-2009 гг., используются такие источники как: Ильин А.И. Планирование на предприятии; Любушин М.П., Лещева В.Б., Дьякова В.Г. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия; Комекбаева Л.С. Финансы предприятий. А также для написания работы было использованы статьи и информация из официального сайта компании «Cognos».

Глава 1. Проблемы финансового планирования и бюджетирования

1.1 Сущность, виды, задачи и содержание финансового планирования

«Финансовое планирование - это процесс определения объемов поступления соответствующих видов финансовых ресурсов (прибыли, амортизации и др.) и их распределения по направлениям в планируемом году.

Главной целью финансового планирования на предприятии является обоснование стратегии развития предприятия с позиции экономического компромисса между доходностью, ликвидностью и риском, а также определение необходимого объема финансовых ресурсов для реализации данной осуществляет контроль за финансовым состоянием предприятия.

Объектом финансового планирования являются доходы и накопления, их формирование и распределение, взаимоотношения со звеньями финансово-кредитной и финансовой политике по отдельным аспектам финансовой деятельности. Данный вид планирования заключается в разработке конкретных текущих на короткие промежутки времени позволяет отслеживать синхронность притоков и оттоков денежных средств и ликвидировать кассовые разрывы» [3,54].

Финансовое планирование в современных условиях охватывает период времени от одного года до трех лет. Перспективное финансовое планирование включает:

- собственного капитала;

- соотношение оборотных и внеоборотных активов предприятия.

На основе финансовой стратегии формируется финансовая политика по подразделениям.

В ходе стратегического планирования ведется активный поиск альтернативных вариантов, осуществляется выбор лучшего из них и построение на этой основе стратегии развития предприятия.

Результатом перспективного финансового планирования является разработка трех основных финансовых документов:

прогноза отчета о прибылях и убытках;

прогноза движения денежных средств;

прогноза.

1.2 Проблемы финансового планирования российских предприятий

«Современный рынок динамичен, и российским организациям приходится работать в быстро меняющейся внешней среде, зачастую в условиях неопределенности.

Финансовый кризис 2008-го года показал, что в российских компаниях есть существенные проблемы в системе управления финансами. Одной из причин такого положения является отсутствие полной, своевременной и точной информации не только о будущем, но и текущем финансовом состоянии компании.

В условиях экономической нестабильности необходимо прогнозировать будущее, предвидеть возможные изменения условий деятельности с помощью опережающего планирования и контроля.

Распространенной формой финансового планирования является бюджетирование. Однако бюджетирование на российских предприятиях носит в основном условный характер, и заключается чаще всего в контроле отдельных показателей, например размеры дебиторской и кредиторской задолженности. В основном составляют бюджеты доходов и расходов, различные варианты бюджета денежных средств, а прогнозный баланс не составляют, не говоря уже о полноценном наборе операционных бюджетов. В данной ситуации возможности полноценного бюджетирования не используются»[4,42].

Финансовое планирование не должно базироваться на бухгалтерском учете. Российская система бухгалтерского учета и связанный с ней механизм налогообложения вносят весомый вклад в процесс дезорганизации финансового управления. Даже тщательное планирование налогов не гарантирует отсутствие претензий со стороны налоговых органов.

Важную роль в управлении компанией играет правильная постановка управленческого учета. Данные управленческого учета являются основой для финансового управления организацией. Внутренняя информация о деятельности компании: объемы производства продукции, планируемое расширение деятельности, выход на новые рынки, социальная политика и т.п. - позволяет спрогнозировать финансовые потоки, определить необходимость в привлечении дополнительного капитала. Финансовый план позволяет оценить эффективность управленческих решений, выявлять и корректировать узкие места в управлении компанией.

В крупных компаниях, имеющих дочерние предприятия, необходимо уделить особое внимание консолидированию отчетности не только бухгалтерской, но и управленческой, в целях принятия решений и анализа реальной картины бизнеса, учета и планирования внутрихозяйственного оборота.

Автоматизация учета - это достаточно сложная задача. Принципы ведения учета у каждой компании различны и основываются на специфике деятельности предприятия. При применении на предприятии полноценной системы финансового планирования необходимо обеспечить сквозное прохождение информации через все подсистемы учета, чтобы обеспечить получение оперативных данных о ходе исполнения ранее принятых финансовых планов (бюджетов). Также необходимо обеспечить достаточный уровень детализации информации.

Получение достоверной и своевременной информации о положении и результатах деятельности предприятия достигается с помощью автоматизации документооборота предприятия. Вся информация о финансовом состоянии компании - это конфиденциальная информация, поэтому соответствующим образом необходимо организовать распределение прав пользователей для предотвращения несанкционированного доступа к информации.

Эффективность управления финансами предприятия зависит от своевременной оценки конечного результата. Не достаточно анализировать только прибыльность деятельности предприятия. Важно своевременно получать информацию по ключевым параметрам, дающим объективную картину финансового состояния предприятия, что позволит оценить возможные темпы развития с позиции финансового обеспечения, выявить доступные источники средств, спрогнозировать положение предприятия на рынке капиталов. Основным фактором в этом процессе является объем и качество информации.

«Основной сложностью, возникающей в процессе внедрения полноценного финансового планирования на российских предприятиях, является система целей, которые ставят перед собой руководители. Чаще всего в качестве цели выбирают прибыль. Однако при этом забывают о ликвидности, сбалансированности финансовых потоков, поэтому ни о какой целостной системе финансовых целей и речи нет. Это не позволяет руководителям ставить конкретные финансовые цели перед своими организациями и достигать их» [2, 32].

Большинство программных разработок предназначены для решения отдельных задач финансового планирования (анализ финансово-хозяйственной деятельности по бухгалтерской отчетности, финансовое планирование на основе установленных форм бухгалтерской отчетности). Это значительно осложняет постановку финансового планирования в российских компаниях.

1.3 Бюджет предприятия и процесс разработки бюджета

Бюджетирование - это процесс планирования будущей деятельности предприятия, результаты которого оформляются системой бюджетов.

Обычно создание бюджетов осуществляется в рамках оперативного планирования. Исходя из стратегических целей фирмы, бюджеты решают задачи распределения экономических ресурсов, находящихся в распоряжении организации. Разработка бюджетов придает количественную определенность выбранным перспективам существования фирмы.

К числу основных задач бюджетирования относится следующее:

- обеспечение текущего планирования;

- обеспечения координации, кооперации и коммуникации подразделений предприятия;

- обоснование затрат предприятия;

- создание базы для оценки и контроля планов предприятия;

- исполнение требований законов и контрактов.

Выгоды качественного составления бюджетов и контроля за их исполнением с излишком окупают затраты на их внедрение и разработку. Безусловно, очень многое зависит от специфики деятельности предприятия, но даже небольшим фирмам рекомендуется применение бюджетирования (например, в сокращенном варианте).

Внедрение бюджетирования на предприятии сталкивается с двумя группами проблем:

- методические проблемы;

- организационные.

Самым трудным в бюджетировании является этап его внедрения на предприятие. Приватизированные предприятия получили в наследство огромный опыт составления документов, ненужных предприятию в рыночной экономике. Поэтому принципиально важным является решение высшего менеджмента о внедрении бюджетирования в новом реальном масштабе ценностей. И с этого момента по существу начинается серьезная работа, основные этапы которой состоят в следующем:

- изучение внутренней и внешней документации предприятия,

- его структуры и взаимодействия подразделений,

- механизмов управленческого учета;

- поиск наименее болезненных путей вовлечения управленческой команды предприятия в процесс бюджетирования;

- разработка плана внедрения бюджетирования (все дальнейшие действия будут определены планом внедрения);

- пересмотр старых или разработка новых внутренних стандартов;

- создание информационной базы для бюджетирования, предусматривающей разработку новых отчетов по подразделениям, приближенных к специфике деятельности предприятия;

- создание новых или реорганизация старых подразделений для осуществления процесса бюджетирования;

- разработка или приобретение программного обеспечения и его установка на внутренней сети предприятия;

- обучение персонала.

«Трудоемкий процесс внедрения системы бюджетирования может длиться месяцами и даже годами. Помимо временных затрат он требует наличия высококвалифицированных специалистов в области бюджетирования и компьютерной техники.

С точки зрения последовательности подготовки документов для составления основного бюджета выделяют две составных части бюджетирования, каждая из которых является законченным этапом планирования:

- Подготовка операционного бюджета;

- Подготовка финансового бюджета.

Перечень операционных бюджетов, как правило, исчерпывается следующим списком:

- бюджет продаж;

- бюджет производства;

- бюджет производственных запасов;

- бюджет прямых затрат на материалы;

- бюджет производственных накладных расходов;

- бюджет прямых затрат на оплату труда;

- бюджет коммерческих расходов;

- бюджет управленческих расходов;

- прогнозный отчет о прибыли.

К числу финансовых бюджетов относятся:

- инвестиционный бюджет;

- бюджет денежных средств;

- прогнозный баланс» [5,23].

Последовательность формирования основного бюджета удобно представить в виде блок-схемы (рис. 1).

Рис. 1. Блок-схема формирования основного бюджета

Данная блок-схема не отражает всех возможных взаимосвязей между бюджетами, но описывает логическую последовательность процесса бюджетирования.

При составлении бюджетов следует опираться на документы, по форме и структуре приближенные к документам бухгалтерской отчетности.

Производить бюджетирование без применения вычислительных средств (локальной компьютерной сети) и соответствующего программного обеспечения невозможно в реальном масштабе времени и ценности.

Традиционным считается разбиение года на 12 месяцев и составление всех бюджетных таблиц для каждого месяца в отдельности. Необходимо сознавать, что в этом случае целый месяц представляется одной точкой времени. Зачастую это не устраивает финансового менеджера, и он стремится производить дальнейшее более детальное бюджетирование с разбивкой месяца на недели или на декады. Такой случай можно считать идеальным.

Выявлено, что главной проблемой планирования - это оперативное обеспечение процесса бюджетирования исходными данными. Практическая истина здесь очень проста: запрограммировать процесс планирования - это только часть задачи. Гораздо сложнее обеспечить информационную поддержку этому процессу в реальном масштабе времени.

Глава 2. Возможности системы Adaytum e.Planning. Технология внедрения

2.1 Официальное представление системы Adaytum e.Planning

«Компания Adaytum, лидер в разработке приложений для планирования бизнеса, представляет систему Adaytum e.Planning -- разработанное на основе новейших интернет-технологий решение, предоставляющее возможности планирования, бюджетирования, прогнозирования, моделирования и формирования отчетности в одном интегрированном приложении.

Adaytum e.Planning является несомненным лидером на рынке программных продуктов для планирования бизнеса (Enterprise Business Planning). Система используется на более чем 1 500 предприятиях по всему миру, среди которых ABN Amro, Accenture, ADC, Cisco Systems, Crate & Barrel, Lucent Technologies, Pfizer, Tenovis и другие.

В России, СНГ и странах Балтии Adaytum e.Planning успешно внедряется и используется в компаниях Philip Morris, International Paper, Tetra Laval, в Унибанке (Латвия), на предприятии-производителе напитков UDV, в компании АПР-Сити, крупнейшем в России операторе наружной рекламы, в Холдинге МВО -- одной из крупнейших российских торгово-сервисных сетей.

Компания Adaytum -- лидирующий поставщик решений для планирования бизнеса (EBP), участник рейтинга "Hot 100 Private Companies" журнала Upside (информационные технологии), списка "Inc.500" и списка Deloitte & Touche "Fast 500", объединяющего самые быстрорастущие компании в сфере высоких технологий в 2001 году» [10].

Полноценное бизнес-планирование включает в себя планирование "сверху-вниз" и бюджетирование и прогнозирование "снизу-вверх". Использование традиционных процессов планирования приводит к конфликту интересов. Появляется расхождение между целями, устанавливаемыми руководителями и знанием персонала о реальной возможности реализации этих целей. Руководителям необходимо вовремя определять такие расхождения, чтобы избегать непредвиденных ситуаций.

«Система Adaytum e.Planning позволяет оценивать результаты и осуществлять обмен своевременной и достоверной информацией как между сотрудниками внутри компании, так и с контрагентами, используя скоростные технологии Интернета. Adaytum e.Planning позволяет строить прогнозы и формировать планы, анализируя различные сценарии "Что если". e.Planning позволяет с лёгкостью вносить изменения в модель (новые бизнес-процессы, бизнес-структуры), следуя кривой развития бизнеса. Система обеспечивает "прозрачность" любых отклонений от плановых показателей, предоставляет возможность доступа к своевременной, точной информации, позволяющей строить надежные прогнозы и оперативно принимать эффективные управленческие решения, используя мощные средства анализа и отчетности» [11].

Adaytum e.Planning позволяет увеличить число участников процесса планирования, поддерживая сотни, и даже тысячи территориально удалённых пользователей, соединённых через Интранет или Интернет, при нулевых затратах на обучение и IT поддержку, и обеспечивает всех участников процесса планирования возможностями для эффективного сотрудничества, с использованием передовых web-технологий и адекватной ролевой терминологии. Такие возможности масштабирования системы особенно актуальны для крупных компаний с распределённой структурой.

Adaytum e.Planning значительно упрощает процесс планирования, сокращает продолжительность циклов планирования и увеличивает их частоту, обеспечивая соответствие плановых величин реальным. Adaytum e.Planning является мощным инструментом по поддержке принятия управленческих решений.

Функционал e.Planning можно условно разделить на три части: инструментарий для обеспечения распределенной подготовки данных, аналитическое ядро и модули подготовки отчетов. Первый и последний модули - типичные интернет-приложения, обеспечивающие удаленный доступ к данным, по первому впечатлению можно предположить, что в этом отношении никаких существенных недостатков у системы нет.

Ядро, обеспечивающее непосредствееную работу с бюджетом, сохранило на себе некоторые следы старых версий программы. Работа над составлением бюджета не слишком автоматизирована. Это означает, что система не позволит сделать бюджет полностью "динамическим", затрудняется what-if анализ, но, с другой стороны, значительно снижается трудоемкость внедрения системы.

Практически весь интерфейс системы, связанный со сбором и представлением данных, выполнен в среде Internet Explorer. Это также существенно упрощает развертывание системы в случаях с географически распределенным управлением. Для распределенной работы над бюджетами в системе сделано очень многое, по этому параметру ее можно поставить на первое место среди аналогичных решений, есть специальный инструментарий для удаленного контроля за подготовкой и согласованием бюджетов и другие подобные сервисы (в принципе, такой контроль возможен во всех распределенных системах, но сделан он менее цельным и удобным).

«Большинство систем бизнес-планирования используют реляционные базы данных или OLAP компоненты -- или же недостаточно интегрированные их комбинации. Так, реляционные базы данных хоть и позволяют быстро собирать данные, но не являются оптимальными для проведения анализа и формирования отчетности. С другой стороны, кубы OLAP оптимальны для проведения анализа и формирования отчетности, но не позволяют быстро собирать информацию. Более того, ни одно из решений для планирования не предоставляет пользователям возможностей динамического моделирования.

Adaytum e.Planning может быть интегрирован с программными продуктами, в которых осуществляется учет, за счет архитектуры Windows DNA. Adaytum e.Planning может выступать как источник бюджетных показателей для внутренних модулей бюджетирования ERP-системах, а также может выбирать фактические учетные данные из этих систем для проведения контроля "план-факт".

Adaytum e.Planning можно коротко охарактеризовать как «предметно ориентированный многопользовательский Excel», предоставляющий в принципе очень широкие возможности для поддержки процесса бюджетирования, но реализация этих возможностей требует больших трудозатрат» [9].

Достоинства: графический интерфейс описания и интерпретации бюджетной модели, позволяющий наглядно проанализировать модель как единое целое и отследить все связи между объектами.

Развитые средства поддержки коллективной работы, в том числе через Web браузер. Система позволяет создавать различные шаблоны таблиц и отчетов для разных категорий пользователей. Схемы документооборота и регламенты можно просто рисовать с помощью мыши.

Масштабируемость системы, основанная на современных средствах распределенной обработки данных, что позволяет масштабировать систему для тысяч пользователей, а также на возможности разделения модели на подмодели по определенным аналитическим уровням (по ЦФО, по затратам и т.д.).

Недостатки: несмотря на то, что в Adaytum e.Planning развиты средства поддержки коллективной работы практически для неограниченного числа пользователей, мощность системы уступает некоторым аналогам.

Adaytum e.Planning требует больших трудозатрат по внедрению и сопровождению.

Оставляет желать лучшего и функционал:

иерархии моделируются только при помощи формул;

не поддерживается технология «скользящего» бюджетирования, которая реализована в большинстве систем этого класса;

отсутствуют многие функции, облегчающие расчет плановых показателей: планирование от достигнутого с использованием трендов, средства разнесения данных бюджетных статей и т.д.

Вообще, большинство взаимосвязей в системе моделируются только через формулы. Минимальная стоимость лицензий, USD: 33 000, стоимость 10 лицензий, USD: 44 000.

Adaytum e.Planning можно рекомендовать организациям, для которых принципиальное значение имеет поддержка многопользовательской работы.

2.2 Модули системы Adaytum e.Planning

«Процесс планирования начинается с определения стратегических целей, которые формализуются затем в стратегическом плане развития или аналогичном документе на языке цифр и показателей (сократить издержки на 10%, увеличить объём продаж вдвое, и т.п.). В создании такого плана участвует ограниченное число менеджеров, представляющих высшее руководство.

С другой стороны, повседневная деятельность требует оперативного планирования, продуктом которого является бюджет компании/организации, складывающийся из бюджетов подразделений, отделов и т.д. Бюджет является высокодетализированным документом, в процесс его формирования вовлекаются линейные менеджеры и сотрудники из всех подразделений. На этом этапе возникает проблема согласования бюджета со стратегическим планом компании. Процесс составления бюджета и его согласования является итерационным и иерархическим "снизу вверх", в силу чего именно эта стадия традиционно наиболее трудоёмка.

Третья составляющая цикла планирования -- контроль за исполнением, сопоставление плана и факта, анализ отклонений, формирование стандартных фискальных и внутренних специальных отчётов.

Система Adaytum e.Planning разработана с учётом специфики всех трёх составляющих процесса планирования, и состоит из трёх модулей, строго настроенных в соответствии с ролевыми функциями участников:

- e.Planning Analyst -- используется на стратегическом уровне планирования. Представляет инструментарий для построения сценариев и моделей "Что если", финансового анализа, определения процессов и позволяет осуществлять эффективное распределение ролевых шаблонов между участниками процесса оперативного планирования и бюджетирования.

- e.Planning Contributor -- предназначен для осуществления итерационного оперативного планирования между удаленными и подчиненными подразделениями и руководством компании. Представляет собой Интернет- шаблоны для сбора информации от сотен и тысяч участников процесса планирования. Не требует дополнительной IT-поддержки и обучения пользователей.

- e.Planning Reporter -- предоставляет пользователям возможности доступа к оперативной информации и её обработки на основе разнообразных, построенных на основании отчетов опций, а также обеспечиает быструю публикацию отчетов через Интернет» [11].

Основные свойства модуля Analyst:

Модульный вычислительный механизм с использованием как простейших арифметических и логических формул, так и встроенных функций, являющихся мощным инструментом для финансового анализа.

Быстрота построения и внесения изменений в модель с отслеживанием истории изменений и их влияния на комплексную модель планирования.

Функция обратного распределения (breackback) позволяет задавать итоговые значения показателей и разбивать их до любой степени детализации, с учетом весов тех или иных параметров (затраты по отделам, доход от каждого вида продуктов и т.д.).

Механизм соединений визуализирует связи между массивами данных, позволяет создавать таблицы соответствия (бухгалтерский план счетов -- бюджетный план счетов), а также производить импорт фактических данных из внешних систем через ODBC драйвер.

Отсутствие программирования. Создание и внесение изменений в модель не требуют специальных IT знаний.

Функциональность и гибкость e.Planning Analyst позволяет руководству компании осуществлять полноценное стратегическое планирование "сверху-вниз", предоставляя возможности для создания и исследования новых бизнес-моделей. Система позволяет легко изменять и быстро тестировать различные сценарии развития "Что если" и оценивать возможные результаты решения поставленных бизнес задач.

e.Planning Analyst даёт возможность "заложить" структуру бизнеса в модель, определив при этом ключевые показатели и информацию, необходимые для осуществления планирования, бюджетирования и прогнозирования. Созданная в Analyst модель разделяется на подмодели, строго настроенные под ролевые функции того или иного участника процесса планирования. Подмодели в виде шаблонов модуля Contributor публикуются через Интернет/интранет всем линейным менеджерам и сотрудникам, принимающим участие в процессе планирования.

Аналитический инструментарий позволяет проанализировать без перепрограммирования, как любые -- незначительные и радикальные -- изменения влияют на бизнес-модель. Analyst помогает согласовывать планы, бюджеты и прогнозы в режиме реального времени, фиксировать запланированные показатели в системе для целостного управления изменениями, значительно упрощая процедуру согласования. Cобирая данные c помощью Contributor от всех участников процесса планирования, модуль Analyst обеспечивает их постоянное обновление. В процессе утверждения индивидуальных бюджетов Analyst импортирует фактические данные из соответствующего внешнего хранилища посредством ODBC импорта.

Основные свойства модуля Contributor:

Использование Web-технологии позволяет решить проблему консолидирования данных от удаленных пользователей.

Оптимизированные вычисления. Механизм вычислений загружается вместе с шаблоном на рабочую станцию конечного пользователя. Все вычисления производятся локально. На сервер передаются только измененные данные, что минимизирует трафик.

Многоплатформенность: используемые платформы: XML/SQL Server/Oracle.

Система управления документооборотом позволяет не только собирать данные от удаленных пользователей, но и отслеживать статус выполнения работ по верстке бюджета на местах, а также четко определяет ответственность за принятые решения, вплоть до персональной, и регламентирует момент принятия решений.

Модуль e.Planning Contributor обеспечивает итерационный процесс оперативного планирования "снизу-вверх" между удалёнными и подчинёнными подразделениями компании, контрагентами и руководством. e.Planning Contributor разработан как приложение, не требующее дополнительного обучения и IT-поддержки.

Используемая в Adaytum e.Planning архитектура распределённых вычислений, в сочетании с новейшими интернет-технологиями передачи данных, обеспечивает высокую скорость обработки и передачи информации между участниками процесса и позволяет значительно сократить сроки согласования и консолидации бюджетных данных, освобождая время на анализ данных и принятие управленческих решений.

Через интернет/интранет, используя интерфейс Web-браузера, Contributor открывает настроенный в соответствии с ролевой функцией пользователя шаблон бюджета для ввода бюджетных данных и определяет тип данных и направление потока данных. Пользователям разрешено работать только с шаблонами, относящимися к их центру затрат, и вводить данные только в шаблоны, авторизированные для ввода. Им не приходится сталкиваться с незнакомой терминологией, сложными вычислениями и логикой: вычислительный механизм Contributor выполняет функцию перевода привычных для каждого участника процесса терминов (например, натуральных показателей) в финансовые данные. Функция пересчёта исходного распределения (breakback) позволяет каждому пользователю проанализировать, как влияет на конечный результат вводимая им информация.

«После того, как пользователь ввел в систему всю необходимую информацию, Contributor предлагает два варианта дальнейших действий: сохранить информацию в системе или передать на рассмотрение вышестоящему менеджеру. Сохраненные данные получают статус "в процессе" и остаются доступными для последующего редактирования.

Переданным на рассмотрение данным присваивается статус "блокировано", они доступны для просмотра, но не могут быть отредактированы.

Менеджеры используют Contributor для просмотра и оценки бюджетных прогнозов и представления отчетов вышестоящему руководству. Менеджеры высшего уровня могут просмотреть статус всех шаблонов, за которые они несут ответственность, принять их или отклонить, потребовав внесения изменений. В случае внесения дополнительных изменений нижестоящий менеджер/сотрудник получает соответствующее сообщение по электронной почте, при этом статус изменяется с "блокировано" на "в процессе". В случае утверждения шаблона вышестоящим менеджером он становится доступным для менеджера следующего уровня» [11].

После того, как процесс утверждения документа завершён, данные консолидируются для анализа. Данные из заполненных шаблонов экспортируются на SQL или Oracle сервер. Финансовый аналитик, работающий с приложением Analyst, имеет возможность обновлять финансовую модель путем импорта как фактических, так и плановых данных из SQL или Oracle. Проведя анализ и необходимые коррективы бюджета, финансовый аналитик может, используя модуль Contributor, деконсолидировать агрегированные данные до того уровня детализации, который был задан при создании модели. Таким образом приводятся в соответствие показатели при планировании "сверху вниз" и "снизу вверх", анализ отклонений фактических и планируемых показателей происходит в реальном режиме времени, а сам процесс планирования и бюджетирования становится действительно динамическим.

Основные свойства модуля Reporter:

- Открытая архитектура, обепечивающая интеграцию с другими системами;

Star-schema & MS OLAP;

- Web-технологии, обеспечивающие быстрый доступ к хранилищам данных и публикацию отчётов через Интернет;

- Лёгкость создания любых форматов отчётов;

- Любые форматы данных;

- Стандартные, диктуемые фискальными органами, и специальные (с особыми разрезами аналитик) отчеты;

- Единое Хранилище отчетов;

- Обеспечение высокой степени защиты данных посредством многоуровневого авторизованного доступа к информации.

На этапе создания и распределения отчетности используется модуль e.Planning Reporter, совмещающий удобный для пользователя интерфейс браузера с мощными аналитическими возможностями. Модуль e.Planning Reporter разработан на основе хорошо известного и мощного генератора отчетности Business Objects и использует широко распространённую технологию OLAP для работы с хранилищами данных, что позволяет совместить высокую скорость обработки многомерных массивов данных с возможностью быстро производить сложные вычисления, формируя специальные отчёты с особыми разрезами аналитик.

Модуль e.Planning Reporter предоставляет доступ к финансовой и оперативной информации модулей Analyst, Contributor и других источников данных, позволяя быстро строить стандартные фискальные отчёты и настраиваемые специальные отчёты, необходимые менеджерам разных уровней для принятия обоснованных управленческих решений. Пользователи могут с лёгкостью создавать необходимые формы отчётов с помощью функции Wizard, а также на основе существующих стандартных форм. Права доступа к источникам данных строго регламентируются в соответствии с ролевой функцией пользователя.

Модуль Reporter представлен в двух клиентских версиях. Для менеджеров и сотрудников подразделений Reporter доступен в качестве "тонкого клиента". Пользователи могут быстро получить доступ к информации в кэш-памяти, не делая непосредственных запросов к источнику данных, что обеспечивает быструю производительность при создании отчетности и поддержку в процессе принятия решений.

Для финансовых аналитиков, которым необходим доступ более чем к одному источнику данных для всеобъемлющей управленческой отчётности и анализа, Reporter представляет более мощную версию, включающую данные по системе e.Planning, а также данные из других систем, в частности, Главной книги, ERP, CRM, и других баз данных. Отчеты, созданные на основе множества источников, могут быть быстро опубликованы для удалённых пользователей через Интернет.

Средства администрирования: Adaytum e.Planning Administrator

Решение Adaytum e.Planning специально разработано для упрощения работы отдела информационных технологий. Администрирование системы осуществляется модулем e.Planning Administrator. В случае типового внедрения и использования данного модуля администраторские функции выполняет не IT-специалист, а сотрудник финансового отдела. Модуль Administrator обеспечивает пользователей возможностями централизованного управления системой Adaytum e.Planning с помощью стандартных технологий Microsoft.

Так же, как и другие модули системы, e.Planning Administrator прост в использовании. Для обеспечения безопасности и целостности системы Administrator разработан как автономное приложение, которое напрямую поддерживает связь с хранилищем данных и сервером IIS Web server.

Administrator поддерживает структуру шаблонов, контролирует иерархическую структуру, процессы и статус документооборота, управляет коммуникациями между всеми участниками процесса планирования и обеспечивает высокий уровень защиты системы.

2.3 Техническая характеристика системы Adaytum e.Planning

«Adaytum e.Planning имеет следующие преимущества:

Высокий уровень интеграции с существующими на предприятии приложениями и системами (Главные Книги, ERP-системы, CRM и т.д.) и Интернет-решениями;

Интегрированная платформа, которая освобождает разработчиков от необходимости использования дополнительных приложений для формирования запросов, доступа к внешним источникам данных и публикации в Интернет;

Единая инфраструктура обслуживания для быстрого создания приложений» [9].

В отличие от традиционных клиент-серверных приложений, которые были затем оснащены дополнительными функциями для возможности работы через Интернет, решение Adaytum e.Planning было изначально разработано как специализированное клиент-серверное приложение на базе новейших Интернет-технологий.

Работа сотен или даже тысяч пользователей с программным продуктом предполагает использование больших объемов многомерных данных и, следовательно, требует задействования больших вычислительных мощностей средств OLAP. Adaytum решает эту проблему за счет создания принципиально новой вычислительной модели.

Adaytm e.Planning использует распределённую модель вычислений, что позволяет минимизировать обращение к базе данных и сетевой трафик: вэб-клиент конечного пользователя один раз загружает механизм вычислений и бизнес-правил ActiveX. Такая архитектура позволяет осуществлять все бюджетные расчёты локально, независимо от сервера и сети, а затем отправлять изменённые данные в сильно сжатом формате на сервер. Наличие собственного инструмента вычисления дает пользователям возможность использования различных вариантов бизнес-сценариев, что ранее было технологически невозможно.

Инновационный подход к распределенной обработке данных, отсутствие необходимости установки специальных приложений у конечных пользователей, а также средства администрирования, обеспечивающие высокий уровень защиты системы, позволяют масштабировать Adaytum e.Planning для тысяч пользователей, при нулевых затратах на дополнительное обучение и IT-поддержку.

Системные требования

Для внедрения серверной части Adaytum e.Planning (необходимо для всех конфигураций Adaytum e.Planning) требуется следующее программное обеспечение:

Microsoft SQL Server 7 (Service Pack 1 или выше), Microsoft SQL Server 2000 или Oracle 8i;

Windows NT Server 4. (рекомендованы: Service Pack 5, Service Pack 6a) или сервер Windows 2000;

Windows NT Option Pack 4. Это бесплатный "апгрейд", поставляемый с Windows NT, обеспечивающий Internet Information Services и Microsoft Transaction Services.

Внедрение клиентской части Adaytum e.Planning (необходимо для e.Planning Analyst, Contributor и Reporter) имеет следующие минимальные требования к аппаратной и программной части:

PC класса Pentium с ОС Windows 98, 2000 или NT 4 (Windows 95 не рекомендован для большинства приложений);

128 MB RAM для Analyst (рекомендуется 256 MB для больших вычислений);

Internet Explorer 4 (Service Pack 2) и более поздние версии;

Связь с сетью или доступ к Интернет в зависимости от типа инсталляции.

e.Planning Administrator имеет следующие минимальные требования к аппаратной и программной части:

- PC класса Pentium с ОС Windows NT4 (Service Pack 2), минимальный объем оперативной памяти 64 MB.

Связь с сетью (рекомендуется быстрая связь с сервером через LAN, или же WAN с высокой пропускной способностью).

Внедрение Adaytum e.Planning

«Внедрение Adaytum e.Planning осуществляется высококвалифицированными специалистами компании Robertson & Blums Corporation по проверенной методологии Adaytum Implementation Methodology (AIM), обеспечивающей выполнение работ в установленные сроки в строгом соответствии с требованиями заказчика. Сроки внедрения и механизм управления проектами зависят от размеров и сложности проекта. Пост-внедренческая поддержка включает в себя консалтинг, техническую поддержку, услуги"hot-line", обучение персонала работе с системой» [11].

Существуют три типа внедрения Adaytum e.Planning:

- прямое внедрение -- e.Planning непосредственно заменяет использовавшуюся ранее систему;

- модульное внедрение -- e.Planning заменяет элементы используемой системы модуль за модулем;

- параллельное внедрение -- e.Planning внедряется, но некоторое время еще продолжается использование предыдущей системы.

«Стандартная методология AIM состоит из семи этапов:

1 этап -- организационный -- заключается в формировании и подготовке команды специалистов, которые будут осуществлять работу на проекте. Он включает в себя ознакомление специалистов с требованиями заказчика, и заказчика -- с методологией внедрения Adaytum Implementation Methodology. Этот этап является одним из ключевых, так как знание общего "языка Adaytum" необходимо для успешной совместной работы по внедрению.

2 этап -- информация, полученная на первом этапе, используется при проведении этапа дизайна модели. Фаза дизайна включает определение сильных и слабых сторон действующей системы, определение наилучшего, наиболее эффективного пути предоставления информации и возможностей в соответствии с потребностями организации и их реализация в модели.

3 этап -- на этапе построения модель воплощается в реальную систему. Этот этап включает в себя построение и тестирование модулей, составляющих систему, разработку интерфейсов к другим системам, определение макетов экранов и отчетов и налаживание системы защиты.

4 этап -- на этапе тестирования определяются требования к тестированию, проводятся соответственные тесты, оцениваются и документируются результаты. Гибкие средства e.Planning позволяют процессу внедрения изменятся в соответствии с потребностями вашего бизнеса, при этом каждый проект должен иметь ясное определение целей теста, основываясь на конкретном этапе проектирования. Тестирование включает проверку ожидаемых результатов и тестирование интерфейсов конечных пользователей.

5 этап -- после успешного тестирования готовится системная документация для перехода на этап сдачи. Содержание документации варьируется в зависимости от сложности системы и потребностей заказчика. Документация становится базисом для тренинга отдельных пользователей и служит как справочник для аналитических и технических служб предприятия. В отличие от тренинга, проводимого на организационном этапе, обучение на данном уровне является более специализированным, учитывающим специфику решаемых задач и базируется на характеристиках завершенной системы.

6 этап -- на уровне функционирования оттестированная система готова к работе с конечными пользователями. На этом этапе в готовую систему вносятся окончательные изменения с учетом опыта использования.

7 этап -- после окончания бизнес-цикла с использованием Adaytum e.Planning на этапе оценки и усовершенствования собирается информация с целью определения возможностей дальнейшего развития системы. До перехода на следующий цикл планирования составляется расписание необходимых усовершенствований и демонстраций новых свойств e.Planning» [9].

Инструментарий пользователя

Модель системы e.Planning Analyst представляет собой связанный объект D-Cubes (многомерная таблица), в котором хранятся все данные модели. Объект D-Cubes строится на основе объектов D-Lists. Они определяют измерения объекта D-Cube. Данные переносятся между объектами D-Cubes и импортируются в объект D-Cubes посредством объектов D-Links.

Объект "D-List"

Объект D-List является измерением D-Cube и представляет из себя список элементов модели, сгруппированных по заданным признакам. D-List содержит форматы элементов формулы для вычислений и опции вычислений по заданным формулам. Вычисления бывают нескольких типов:

арифметические действия, логические выражения, встроенные функции

Структура объекта D-List:

Элемент - Список элементов D-List.

Формат - Формат представления элементов D-List в D-Cube.

Расчёт - Ячейка для ввода формул вычисления значения строки D-List (показывает тип вычисления).

Опции расчёта - Опции, используемые при вычислениях в "D-List".

«D-List может содержать следующие элементы (аналитические разрезы): статьи прибылей и убытков, временные интервалы, организационную структуру, товары, контрагенты, прочие разрезы аналитики.

Кроме того, D-list может содержать формулы для простых вычислений, являющихся исходными данными для более сложных вычислений, условные формулы (conditional formulas). Объект D-list может быть отформатирован различными способами.

Объект "D-Cube"

D-Cube (D-куб) используется для хранения данных в системе Analyst. Объект D-Cube является базой данных, построенной по технологии псевдо-OLAP. Такой куб является многомерным эквивалентом таблицы или базы данных. Объекты D-Cube создаются из двух или более объектов D-List. D-Cube содержит данные, импортированные из внешних источников, введенные вручную или вычисленные на основе формул, записанных в "D-Lists", принадлежащих данному D-Cube. Выбирая измерения D-Cube, можно создать несколько срезов данных. Они могут быть рассечены для представления любой комбинации строк и колонок, причем в отличие от таблиц, существует возможность доступа ко всем измерениям объекта D-Cube» [11].

Объект "D-Link"

Объекты для связи данных D-Link используются для обмена данными между объектами D-Сube, или ввода в модель данных из различных источников. Кроме того, они позволяют четко определить то, как данные в источнике соотносятся с данными в целевом объекте. Источниками могут быть объекты D-Cube, ASCII файлы, или ODBC.

Объект "e-List"

e-list (e-лист) -объект D-лист с описанной иерархией доступа работников Заказчика к информации, представленной в системе бюджетирования, используемый в модуле Contributor.

Библиотеки моделей

Библиотеки используются для хранения моделей программы Adaytum e.Planning. Для каждой модели (части модели) в системе должна быть создана отдельная библиотека. Каждая библиотека содержится в собственном каталоге, который находится в каталоге Windows. Каждая библиотека имеет уникальный номер в программе Adaytum e.Planning.

Объект "A-Table"

A-Table (Таблица распределения) - таблица распределения описывает связь элементов двух D-Листов и используется в D-линках для передачи данных между D-кубами. Таблица распределения используется для упрощения процедуры связывания D-листов в D-линках, когда один и тот же набор связей используется много раз.

Bif - функции

Специальные встроенные функции, установленные для выполнения сложных, часто повторяющихся расчетов.

Определено во второй главе, что Adaytum e.Planning - современное решение на основе Интернет-технологий, предоставляющее возможности планирования, бюджетирования, прогнозирования, моделирования и формирования отчетности в едином интегрированном приложении. Adaytum e.Planning -- решение, открытое к интеграции с внешними приложениями и источниками данных. Архитектура Adaytum e.Panning, разработанная на основе Microsoft Windows Distributed Internet Applications Architecture (Windows DNA), а также использование языка XML, современного стандарта описания и передачи данных в Интернет-приложениях.

Глава 3. Внедрение системы финансового планирования и бюджетирования Adaytum e.Planning в компанию ЦВ "Протек"

«Руководство компании ЦВ "Протек" приняло решение об автоматизации процесса бюджетирования средствами системы Adaytum e.Planning. Крупнейший российский дистрибутор фармпрепаратов, имеет около 40 филиалов в России. Основной задачей своей деятельности считает своевременное и качественное обеспечение организаций здравоохранения и населения лекарственными препаратами и сопутствующими товарами медицинского назначения. Проект внедрения Adaytum e.Planning проводится в рамках Стратегического плана развития компании на 2002 - 2003 гг. и должен способствовать интенсивному развитию бюджетного планирования и управленческого учета» [9].

Adaytum e.Planning, разработан ведущим поставщиком решений для бизнес-планирования - корпорацией Adaytum и является масштабируемым решением, основанным на интернет-технологиях. Система предоставляет возможности планирования, бюджетирования, прогнозирования, благодаря модулям, позволяющим принять участие в совместной работе финансовым аналитикам, менеджерам среднего звена и топ менеджерам, данный программный продукт объединяет в себе возможности планирования "сверху вниз" и сбора данных, осуществляемого "снизу вверх".

Компания Robertson & Blums Corporation является бизнес-партнером корпорации Adaytum и обладает правом продажи лицензий и внедрения системы Adaytum e.Planning в России, странах СНГ и Балтии.

Для построения современной результативной системы бюджетного планирования в такой крупной компании, как ЦВ "Протек", имеющей территориально разветвленную холдинговую структуру с широкой филиальной сетью, нужно было гибкое решение, позволяющее быстро изменять модель бюджета в соответствии с развитием модели бизнеса. Кроме того, компании нужна была система, предоставляющая возможности решения таких актуальных задач, как автоматизация документооборота, увеличение скорости обработки аналитической информации, сокращение цикла обработки заявок, поступающих от подразделений, их консолидация, автоматическое формирование бюджетных форм, автоматизация процесса консолидации бюджетов центров ответственности и т.д. Руководство компании было заинтересовано в использовании системы в текущем году, поэтому перспектива завершения проекта внедрения в совокупности с функциональными возможностями Adaytum e.Planning, сыграла немаловажную роль в выборе системы.

Компания ЦВ "Протек" сотрудничает с консультантами "Robertson & Blums Corporation" с 1999 года. За это время бизнес-консультанты и специалисты по внедрению успешно реализовали ряд проектов, способствующих совершенствованию корпоративного управления предприятием. Новый проект внедрения системы финансового планирования и бюджетирования ADAYTUM e.Planning является логическим продолжением политики руководства ЦВ "Протек", направленной на повышение конкурентоспособности компании.

Специалисты "Robertson & Blums Corporation" приступили к реализации проекта внедрения Adaytum e.Planning в сентябре 2002. За 2002 год шла разработка и реализация модели бюджета и контроллинга. План проекта предусматриваел начало опытной эксплуатации системы в декабре 2002 года.

Компания ЦВ "Протек" планировала использовать более 40 рабочих мест.

В результате внедрения системы Adaytum e.Planning были решены задачи бюджетного планирования и контроллинга, автоматизация процесса сбора заявок от подразделений, их консолидация и коррекция, возможности получения информации из филиалов в режиме реального времени. Работа с бюджетами (стратегическим, главным и месячным) стала более динамичной.

Определено, что все результаты, полученные от внедрения системы Adaytum e.Planning, повысили эффективность процесса планирования и бюджетного управления компании ЦВ "Протек".

Заключение

Главной целью финансового планирования на предприятии является обоснование стратегии развития предприятия с позиции экономического компромисса между доходностью, ликвидностью и риском, а также определение необходимого объема финансовых ресурсов для реализации данной осуществляет контроль за финансовым состоянием предприятия.

Одной из проблем финансового планирования является отсутствие полной, своевременной и точной информации не только о будущем, но и текущем финансовом состоянии компании. Появляется расхождение между целями, устанавливаемыми руководителями и знанием персонала о реальной возможности реализации этих целей. Бюджетирование на российских предприятиях носит в основном условный характер, и заключается чаще всего в контроле отдельных показателей. В данной ситуации возможности полноценного бюджетирования не используются. Финансовое планирование не должно базироваться на бухгалтерском учете.

...