Кадрове діловодство

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти та науки України

Контрольна робота Кадрове діловодство

План

1. Вкажіть основні вимоги до формування справ

2. Вкажіть основні вимоги до оформлення трудової книжки

3. Складіть проект наказу з основної діяльності

4. Напишіть посадову інструкцію працівника, який займається збутом продукції

1. Вкажіть основні вимоги до формування справ

Розподіл документів у справи проводиться відповідно до номенклатури справ. Вірне і своєчасне включення документа в справу забезпечує швидкість пошуку документа та його зберігання. Основним нормативним документом, в якому достатньо повно викладені вимоги щодо формування, оформлення і зберігання справ, є "Основні правила роботи відомчих архівів".

Формують і зберігають справи в структурних підрозділах на місцях збереження справ. Розпорядчі документи, переписка керівництва і найважливіші внутрішні документи формуються і зберігаються в секретаріаті керівництва чи в канцелярії. В невеликих установах всі справи можуть зберігатися централізовано у секретаря. У великих установах в структурних підрозділах призначаються особи, відповідальні за зберігання документів і формування їх у справи. [7, с. 208]

Терміни "справа", "формування справ", стандартизовано у державному стандарті - ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення" - так сформульовано їх означення:

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справ - це визначення належності документів до певної справи та систематизація документів усередині справи.

Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:

1. У справу підшивають документи, роботу з яким закінчено; кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином і правильно оформлений (містити позначку про виконання документа і направлення його до справи).

2. До справи вносять лише один примірник - оригінал документа (у разі його відсутності - копію, засвідчену в установленому порядку).

3. Групувати у справи документи одного діловодного року, за винятком особових, судових, перехідних справ. Особові справи формують протягом всього часу роботи особи в установі.

4. Групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового термінів зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового термінів зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можна групувати протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання.

5. Включати до справи документи тільки з одного питання або з групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс; спочатку - ініціативний документ, а потім - всі інші в логічній послідовності.

6. Якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводять нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та терміну зберігання в чинну номенклатуру справ.

7. Документи, створені за допомогою ПК, групують у справи на загальних підставах.

8. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

9. У справу не підшивають чорнові, особисті, дублетні документи, документи, що підлягають поверненню, та розмножені копії.

10. Документи в середині справи групують у хронологічному чи логічному порядку або їх поєднанні.

Розпорядчі документи разом з додатками групують у справи за їх характером і хронологією.

Статут установи та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них, а через це їх розміщують разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності установи. За невеликої кількості таких документів їх формують в одну справу. Усередині справи документи систематизують за датами доручень. [2, c. 91-93].

Документи засідань колегіальних органів групують у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо); документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо). Протоколи групують у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизують за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки та доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи і зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу - трудові контракти, трудові договори, трудові угоди.

Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справах окремо від проектів цих документів.

Листування групують за змістом та кореспондентським принципом і систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Накази про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, про накладення стягнення на працівників, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо, групують у різні справи.

Документи з особового складу установи (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку прізвищ працівників.

Документи в особових справах групують у хронологічному порядку їх надходження у такій послідовності:

- внутрішній опис документів, включених до справи;

- заява про прийняття на роботу;

- скерування або подання;

- особовий листок обліку кадрів;

- автобіографія;

- документи про освіту;

- витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;

- доповнення до особового листка обліку кадрів;

- доповнення до особового листка про заохочення;

- довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групують в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включають.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не виключають у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизують в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

Методичне керування і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює загальний відділ (канцелярія). [3, c. 79-81].

Але незалежно від централізованого або децентралізованого принципу організації діловодства не рекомендується зберігання справ та їх формування безпосередньо виконавцями.

Періодичний контроль за правильним формуванням справ в структурних підрозділах здійснює канцелярія у формі роз'яснень та консультацій. Архів організації надає методичну допомогу при формуванні справ.

Документи підшиваються у справи тільки після їх виконання, тобто остаточного рішення торкається в них питань. На документі повинна бути позначка про виконання та направлення документів у справу.

Заборонено підшивати до діла не виконані, які очікують відповіді документи. У процесі формування документів перевіряється правильність оформлення документів - наявність і справжність підписів посадових осіб, дата, реєстраційні індекси, відмітки про контроль та виконанні. [1, с.102]

2. Вкажіть основні вимоги до оформлення трудової книжки

Трудова книжка - це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.

Отже, це основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок і вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення або втрати тощо регламентує "Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях". [6, с.120]

Заповнення трудових книжок.

Трудові книжки ведуться на усіх працівників, що працюють на підприємствах, установах чи організаціях понад 5 днів.

Не становлять виключення власники (співвласники) підприємств, члени фермерських господарств, сезонні та тимчасові працівники, а також позаштатні працівники, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню та за них сплачується єдиний соціальний внесок.

У випадку, якщо особа шукає роботу вперше і до цього на неї не було оформлено трудової книжки, така трудова книжка оформлюється за першим місцем роботи. Для цього працівник подає власнику або уповноваженому органу (особі, відповідальній за ведення трудових книжок) паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.

Заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. Слід зазначити, що днем прийняття на роботу є день, погоджений сторонами та зазначений у тексті наказу про прийом на роботу. Якщо цей день не вказаний в наказі, то днем початку роботи є день видання наказу. Якщо і наказ не був виданий, таким днем вважається день фактичного допуску до роботи. документ звільнення переведення

Форму трудової книжки та вкладишу до неї затверджено Постановою № 301. Відповідно до зазначеної Постанови трудова книжка складається з титульного аркуша та чотирьох розділів: "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення", "Відомості про призначення пенсії".

На титульному аркуші на підставі паспортних даних зазначаються прізвище, ім'я та по батькові без скорочень та абревіатур, а також дата народження працівника, дата заповнення трудової книжки, підписи власника трудової книжки (працівника) та особи, відповідальної за видачу трудових книжок, печатка підприємства.

Розділ "Відомості про роботу" містить інформацію про прийняття, переведення, звільнення та деякі інші відомості про працівника та містить наступні графи:

* Графа 1 - № запису;

* Графа 2 - Дата;

* Графа 3 - Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону);

* Графа 4 - На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер).

При прийнятті працівника на роботу у графі 3 цього розділу як заголовок зазначається найменування місця роботи (підприємства, установи, організації). Під ним у тій же графі зазначаються назва відповідного підрозділу юридичної особи, куди працівник приймається, посада, найменування роботи, присвоєний розряд тощо.

У подальшому при переведенні працівника на тому ж підприємстві на іншу роботу/посаду, отриманні ним іншого розряду, такі відомості зазначаються новим записом без зазначення назви підприємства.

Усі записи до трудової книжки мають чітко відповідати тексту наказу, іншого документу, на підставі якого такі записи зроблені, з посиланням на дату, номер і найменування відповідного документа.

При звільненні працівника у підставі звільнення має бути чітко продубльована відповідна норма трудового законодавства. Не дозволяється формулювання підстави звільнення власними словами.

Відповідно до положень Інструкції до розділів "Відомості про нагородження" та "Відомості про заохочення" вносяться відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками України, відомості про заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України, відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

До розділів не заносяться відомості про преміювання, передбачене системою заробітної плати юридичної особи.

Відомості до кожного з розділів вносяться за наскрізною нумерацією протягом усього періоду трудової діяльності працівника. У відповідних графах зазначаються назва підприємства, вид нагороди/заохочення, дата нагородження та підстава внесення запису.

Розділ "Відомості про призначення пенсії" заповнюється у разі призначення пенсії за віком шляхом поставлення у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штампу "Пенсію призначено".

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Окрім відомостей, зазначених вище, окремим рядком до трудової книжки заносяться відомості про:

* про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;

* про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

* про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, коли навчальні заклади вносять записи про навчання на денних відділеннях для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки;

* про роботу як членів колгоспу - у тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

* про час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за перестарілим, який досяг 80-річного віку.

* безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.

Зазначені відомості заносяться керівником підприємства або уповноваженим ним органом до розділу "Відомості про роботу".

Інструкцією передбачено, що у випадку заповнення усіх сторінок в трудовій книжці, вона доповнюється вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється та ведеться власником або уповноваженим ним органом у такому ж порядку, що і трудова книжка. Без трудової книжки вкладиш до неї є недійсний.

Трудова книжка та вкладиші до неї заповнюються двома мовами: українською та російською. При нумерації та зазначенні дат використовуються арабські цифри.

Положення Інструкції встановлюють обов'язок ознайомлення працівника з текстом запису, що вноситься до його трудової книжки. Такий текст повторюється в особовій картці працівника та надається йому для ознайомлення під розписку.[5, с. 96-97]

3. Складіть проект наказу з основної діяльності

Загальноосвітній навчальний заклад № 24.

НАКАЗ

10.04.2012 м. Хмельницький № 123

Про створення комісії з навчання та перевірки знань працівників з правил надання першої долікарської допомоги.

Відповідно до Положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці в закладах, установах, організаціях, підприємствах, підпорядкованих Міністерству освіти і науки України, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 18 квітня 2006 р. № 304 з метою підвищення рівня знань працівників навчального закладу з правил надання першої долікарської допомоги та їх перевірки.

НАКАЗУЮ:

1. Провести навчання та перевірку знань працівників загальноосвітнього навчального закладу з правил надання першої долікарської допомоги з 25.04.2012 по 29.04.2012.

2. Створити для здійснення цієї роботи комісію з навчання та перевірки знань працівників з правил надання першої долікарської допомоги у складі:

- голова комісії - Ковальчук В.В. - заступник директора з навчально-виховної роботи;

- члени комісії:

Іванчук О.І.- сестра медична дошкільно-шкільного відділення лікувально-профілактичного закладу № 4 ;

Литвинчук Л.Л. - сестра медична загальноосвітнього навчального закладу;

Пилипчук П.П.- заступник директора з господарської роботи;

Руденко В.Л. - вчитель хімії.

3. Членам комісії:

3.1 Скласти графік проведення занять з працівниками з правил надання першої долікарської допомоги до 15.04.2012.

3.. Скласти план проведення таких занять до 15.04.2012.

3.3 Ознайомити працівників загальноосвітнього навчального закладу з графіком проведення занять з правил надання першої долікарської допомоги до 18.04.2012.

3.4 Розробити білети для перевірки знань працівників з правил надання першої долікарської допомоги до 20.04.2012.

3.5 Провести загальне навчання (лекція) для усіх працівників 25.04.2012.

3.6 Провести заняття (практичний семінар) у підгрупах:

- для педагогічних працівників - 26.04.2012;

- для обслуговуючого персоналу - 27.04.2012.

3.7 Провести перевірку знань працівників з правил надання першої долікарської допомоги 28.04.2012.

3.8 Результати оцінювання знань працівників з правил надання першої долікарської допомоги узагальнити до 03.05.2012.

3.9 Діловоду Малько З.П. ознайомити зі змістом цього наказу осіб, які організовують та проводять навчання і перевірку знань працівників з правил надання першої долікарської допомоги.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор Середа О. І. Середа

З наказом ознайомленні:

Підпис В.В. Ковальчук

Дата

Підпис Л.Л. Литвинчук

Дата

Підпис П.П. Пилипчук

Дата

4. Напишіть посадову інструкцію працівника, який займається збутом продукції

ТОВ "Медобори"

"30" квітня 2012 р.

Затверджую

Коваленко П. І.

(генеральний директор ТОВ "Медобори")__(підпис)

"01" травня 2012 р.

Посадова інструкція торговельного представника відділу збуту.

I. Загальні положення

1.1 Торговельний представник відділу збуту Товариства з Обмеженою Відповідальністю "Медобори" відноситься до категорії працівників сфери торгівлі та послуг.

1.2 Посада торговельного працівника призначена забезпечувати якісний та кількісний збут продукції, просуненням якої займається Товариство.

1.3 Торговельний представник приймається на роботу наказом Генерального Директора Товариства і звільняється з роботи наказом Генерального Директора Товариства на підставах, передбачених трудовим законодавством України.

1.4 Торговельний представник безпосередньо підпорядковується керівнику відповідного відділу - супервайзеру.

1.5 Торговельний представник, у процесі виконання покладених на нього завдань, взаємодіє з відділами Товариства та іншими структурними підрозділами, представницькими органами, а також з підприємствами, установами та організаціями.

1.6 Торговельний представник у своїй роботі керується:

- законодавчими актами України;

- Статутом Товариства;

- Колективним договором Товариства та Правилами внутрішнього трудового розпорядку;

- Положенням про відділ збуту;

- наказами та розпорядженнями Генерального Директора Товариства, іншими локальними нормативними актами Товариства;

- цією посадовою інструкцією.

1.7 Торговельний представник повинен знати:

- постанови, розпорядження, накази, методичні, нормативні та інші керівні матеріали, що регламентують діяльність Товариства у галузі торгівлі та надання послуг;

- накази, постанови, розпорядження Генерального Директора Товариства;

- кон'юнктуру ринку товару просуненням якого займається Товариство;

- основи маркетингу;

- основи ділової етики;

- організаційну структуру Товариства та функціональні зв'язки між його структурними підрозділами.

II. Завдання та обов'язки

2.1 У сфері збуту:

- відвідувати торгові точки відповідно до запланованого маршруту, зберігаючи заплановану послідовність візитів;

- вести переговори з керівниками та представниками торгових точок щодо співробітництва, постачання товару;

- отримувати від клієнтів замовлення на постачання товару, заміну або повернення;

- забезпечувати наявність повного асортименту продукції у всіх торгових точках на визначеній території;

- знаходити нові торгові точки на визначеній території, вести переговори з представниками цих торгових точок та укладати договори щодо співробітництва;

- виконувати доручення начальника відповідного відділу та генерального директора;

2.2 У сфері обліку торгової діяльності:

- забезпечувати своєчасне та якісне оформлення та переоформлення договорів з клієнтами щодо поставок товару;

- щоденно наприкінці робочого дня надавати начальнику відділу звіт про виконану протягом дня роботу, передавати отримані від клієнтів грошові кошти як оплату за поставлену продукцію до каси Товариства;

- щомісяця, не пізніше 1-го числа, надавати начальнику відділу звіт про результати роботи протягом попереднього місяця;

- вести іншу необхідну періодичну та поточну звітність та документацію відповідно до корпоративних стандартів роботи торговельного представника та вимог начальника відділу.

2.3 У сфері логістики:

- передавати заявки на товар у належній формі до Бухгалтерії;

- здійснювати контроль своєчасності постачання продукції до торгових точок на визначеній території згідно з заявкою.

2.4 У сфері обслуговування клієнтів:

- під час роботи завжди мати охайний вигляд;

- проявляти шанобливе ставлення до клієнтів - бути ввічливим та терплячим, надавати клієнтам необхідні роз'яснення.

III. Права

3.1 Торговельний представник має право:

- брати участь у обговоренні питань, що стосуються безпосередньої компетенції торговельного представника;

- представляти Товариство перед клієнтами у межах своєї компетенції за наявності наданих посадовими особами Компанії повноважень;

- отримувати від співробітників Товариства та керівників структурних підрозділів інформацію та документи, які необхідні для успішного виконання завдань відділу збуту;

- вимагати від співробітників інших департаментів чи керівників структурних підрозділів виконання покладених на їх підрозділи обов'язків що безпосередньо чи опосередковано стосуються роботи з клієнтами Товариства;

- вносити директору відділу збуту або директору Товариства пропозиції з питань, що належать до компетенції Департаменту;

- інші права, передбачені Законодавством України та локальними нормативними документами Товариства.

IV. Відповідальність

4.1 Торговельний представник несе відповідальність за:

- несвоєчасне або неякісне виконання посадових обов'язків, визначених цією Інструкцією; порушення Уставу; Правил внутрішнього трудового розпорядку; Положення про комерційну таємницю Товариства чи інших локальних нормативних актів Товариства;

- зіпсування морозильного устаткування клієнтами у підпорядкованому районі;

- здійснені в процесі трудової діяльності правопорушення;

- заподіяну Товариству матеріальну шкоду;

- несумлінне використання майна і засобів Товариства, а також використання в особистих цілях чи цілях, що суперечать інтересам Товариства;

- надання недостовірної інформації, або несвоєчасне надання інформації про результати власної діяльності начальнику відділу або Директору Департаменту;

- невиконання запланованих заходів з просунення товару;

- недотримання трудової та виконавчої дисципліни, інструкцій з охорони праці, протипожежної безпеки та виробничої санітарії;

- розповсюдження відомостей, що стосуються комерційної таємниці Товариства.

4.2 За неналежне виконання покладених на торговельного представника обов'язків чи вищезгадані порушення можуть бути застосовані:

- заходи дисциплінарного стягнення відповідно до чинного законодавства;

- заходи впливу у вигляді зменшення заохочувальних виплат, передбачених локальними нормативними документами, про що фахівці відділу збуту повідомляються особисто керівником відділу збуту.

V. Взаємовідносини

5.1 У своїй діяльності торговельний представник взаємодіє:

-з начальником відповідного відділу (безпосереднім керівником).

- з бухгалтерією:

- торговельний представник протягом дня щодня до 19.00 надає та корегує заявки, в усній, письмовій або електронній формі, на продукцію, яку необхідно доставити клієнтам протягом наступного робочого дня;

- торговельний представник з бухгалтерами узгоджує питання дебіторської заборгованості та бухгалтерського документообігу по мірі їх виникнення;

- з Відділом експедиції:

- торговельний представник щодня підтримує безперервний зв'язок із експедитором задля узгодження поточних питань доставки товару.

Затверджено

Керівник

ТОВ "Медобори" ________

(підпис)_______

(ПІБ) "01"травня 2012р.

З інструкцією ознайомлений _______

(підпис) _________

(П.І.Б.) ____________

(дата)

Список використаної літератури

1. Бибик С.В. та ін. Ділові документи та правові папери / Листи, протоколи, заяви, договори, угоди. - Харків: видавництво "Фолио", 2005. - 491 с.

2. Блощинська В.Г. Сучасне діловодство. Навчальний посібник / В.Г. Блощинська. Міністерство освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 319 с.

3. Гавриленко С.Д. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту / С.Д. Гавриленко. - Минск: издательство "Амалфея", 2002. - 125 с.

4. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - Донецьк: видавництво "Стакер", 1997. - 352с.

5. Глущик С.В. та ін.. Сучасні ділові папери. Навчальний посібник / С.В. Глущик та ін.. - К.: " А.С. К.", 1998. - 174с.

6. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. Навчальний посібник / А.Н. Діденко. - К.: "Либідь", 2001. - 383с.

7. Зубенко Л.Г., Нємцов В. Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті. Навчальний посібник / Л.Г. Зубенко., В. Д Нємцов., М. О Чупріна. -К.: "ЕксОб", 2002. - 269с.

Размещено на Allbest.ru

...