Организация как объект управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема 1. Организация как объект управления

Вопрос 1. Проблемы взаимодействия формальных и неформальных организаций

Формальная организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Формальная организация создается по воле руководства. Но как только она создана, она становится также и социальной средой, где люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Из социальных взаимоотношений рождается множество дружественных групп, неформальных групп, которые все вместе представляют неформальную организацию.

Неформальные организации - это спонтанно возникающие группы людей, которые регулярно вступают во взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существовании такой неформальной организации.

Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением очень маленьких. В каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность.

Неформальные группы возникают в следствии принципиальной неполноты формальных групп, поскольку должностными инструкциями все возможные ситуации, какие могут случиться, предусмотреть попросту невозможно. Неформальные группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру.

Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения, люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. В неформальных группах складывается определенное распределение ролей и позиций. Во многих случаях неформальные группы могут оказывать на своих членов влияние равное или даже большее, чем формальные структуры.

Несмотря на то, что неформальные организации созданы не по воле руководства, они представляют собой фактор, с которым должен считаться каждый руководитель, потому что такие организации, и другие группы могут оказывать сильное влияние на поведение отдельных личностей и на рабочее поведение сотрудников. Руководителю и подчиненному часто приходится взаимодействовать с людьми, находящимися за пределами данной организации и с подразделениями вне их субординации. Люди не смогут успешно выполнять свои задачи, если они не добьются должного взаимодействия отдельных лиц и групп, от которых зависит их деятельность.

Руководство организации испытывает удовлетворение в том случае, если организация продолжает свое существование как единый организм. Однако почти всегда реальные стереотипы поведения и отношений членов организации слегка или весьма далеко отходят от формального плана руководства организации.

Неформальные группы, которые образуются в организациях, являются мощной силой, которая при определенных условиях может фактически стать доминирующей в организации и сводить на нет усилия руководства. Неформальные группы могут также нести в себе и положительное влияние на формальную организацию.

Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать влияние и направить к достижению целей формальной организации. Он также может повлиять на мнение о руководителях и справедливости их решений.

Руководителям необходимо примирять требования неформальных групп организации с требованиями стоящего над ними руководящего аппарата. Данная необходимость побуждает менеджеров к поиску нестандартных приемов управления людьми или использовать имеющиеся приемы более эффективно с целью использования потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия неформальных групп.

Неформальная группа проявляется в двух разновидностях:

1) Представляет собой вне формальную организацию, в которой неформализованные служебные отношения несут функциональное (производственное) содержание, и существуют параллельно с формальной организацией.

2) Представляет социально-психологическую организацию, выступающую в виде межличностных связей, возникающих на основе взаимного интереса индивидов друг к другу вне связи с функциональными нуждами, т.е. непосредственная, стихийно возникающая общность людей, основанная на личном выборе связей и ассоциаций между ними, например, товарищеские отношения, любительские группы, отношения престижа, лидерства, симпатий и т.д.

Характерными особенностями группы является следующее:

- члены группы идентифицируют себя и свои действия с группой в целом и тем самым во внешних взаимодействиях выступают как бы от имени группы.

- человек говорит не о себе, а о группе в целом, употребляя местоимения: мы, у нас, наши, нам и т.п. Взаимодействие между членами группы носит характер непосредственных контактов, личного разговора, наблюдения поведения друг друга и т.п. В группе люди непосредственно общаются друг с другом, придавая формальным взаимодействиям «человеческую» форму;

- в группе наряду с формальным распределением ролей, если таковое существует, обязательно складывается неформальное распределение ролей, обычно признаваемое группой. Отдельные члены группы берут на себя роль генераторов идей, другие склонны к координации усилий членов группы, третьи заботятся о взаимоотношениях в группе, о поддержании хорошего климата в коллективе, четвертые следят за тем, чтобы был порядок в работе, все выполнялось в срок и доводилось до конца.

Эти и другие роли группового поведения люди выполняют в соответствии с их способностями и внутренним призванием. Поэтому в хорошо функционирующих группах обычно создаются возможности для того, чтобы человек мог вести себя в соответствии со своими способностями к групповым действиям и органично присущей ему определенной ролью члена группы.

Тема 2. Интеграционные процессы в управлении

Вопрос 1. Коммуникационные барьеры в управлении и способы их преодоления

Коммуникационный процесс -- это обмен информацией между двумя и более людьми. Эффективное осуществление процесса обмена информацией затрудняют многочисленные коммуникационные барьеры, которые могут стать причиной конфликта.

Коммуникативными барьерами называют препятствия и помехи, нарушающие процесс передачи информации и снижающие его эффективность.

Существует несколько классификаций коммуникационных барьеров: преграды, обусловленные восприятием; семантические барьеры;

невербальные символы; плохая обратная связь; неумение слушать:

- личностные барьеры - психологическая несовместимость индивидов из-за различий темперамента, характера, уровня образования, интересов, а также пола, возраста, профессионального и жизненного опыта; неумение слушать собеседника и/или оппонировать ему; негативное психическое состояние обоих или одного из собеседников.

- организационные барьеры - ситуации, отражающие недостатки и ошибки в управлении фирмой (громоздкость структуры, избыточность управленческих звеньев, неопределенность полномочий и ответственности, крайний централизм, демократизм или либерализм в управлении), а также негативное влияние факторов внешней среды (конкурентов, государства).

- культурные барьеры - формирующиеся исторически и связанные с национальной самобытностью, традициями и нормами поведения в отдельных странах и регионах;

их незнание или игнорирование (например, специфика организации быта, брака и семьи, религиозного культа, гостевой этикета) может осложнить коммуникацию, а в некоторых случаях и привести к разрыву деловых отношений.

- физические барьеры - помехи, создаваемые людьми, предметами или явлениями (например, шум, заглушающий речь, значительная дистанция или препятствия между участниками общения, стихийные бедствия или другие чрезвычайные ситуации).

- языковые барьеры - помехи лексико-грамматического характера (недостаточный словарный запас, неадекватность стиля речи, сокращения и аббревиатуры, речевые ошибки).

- семантические барьеры - нарушения коммуникаций, вызванные непониманием или недопониманием смысла информации вследствие использования профессиональных терминов, фразеологизмов, жаргонизмов, крылатых выражений, пословиц и поговорок.

- временные барьеры - искажения информации, возникающие из-за дефицита времени или кажущейся отправителю простоты вопроса, что приводит к ее частичному (фрагментарному) восприятию.

К разновидностям коммуникативных барьеров можно отнести информационные перегрузки персонала, а также сокрытие информации должностными лицами и нежелание информировать подчиненных

Возникающий межличностный конфликт требует безболезненного разрешения для продолжения начатой деятельности.

Способы преодоления барьеров в межличностных коммуникациях:

-- прояснение идей перед началом их передачи;

-- повышение восприимчивости к потенциальным семантическим проблемам;

-- тщательный выбор собственных жестов и интонаций;

-- обеспечение внимательности и открытости к чувствам людей;

-- установление обратной связи.

Способы совершенствования организационных коммуникаций:

1. Регулирование информационных потоков -- руководители всех уровней должны представлять информационные потребности (собственные, своих начальников, коллег, подчиненных).

2. Специальные действия менеджера по налаживанию эффективного информационного обмена (организация коротких разовых встреч с подчиненными, организация периодических встреч, совещаний).

3. Налаживание систем обратной связи (организация встреч работников из разных подразделений, личные посещения менеджером подчиненных на рабочих местах, опрос работников).

4. Системы сбора предложений (ящики предложений, телефонная сеть, кружки качества, рабочие группы с участием менеджеров).

5. Публикация информационных бюллетеней (видеозаписи).

6. Внедрение современных информационных технологий (персональные компьютеры, сети, электронная почта).

Самое главное правило успеха при преодолении коммуникативных барьеров - не забывать об общечеловеческих моральных и поведенческих ценностях.

Тема 3. Управление человеческими ресурсами

Вопрос 1. Отличия между кадровой политикой и кадровой работой в организации

Кадровая политика - система правил и норм в области работы с кадрами, которые должны быть осознаны и определенным образом сформулированы, приводящая человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы, т.е. это набор конкретных правил, пожеланий и ограничений во взаимоотношениях работников и организации.

Под кадровой политикой подразумевается формирование стратегии кадровой работы, установление целей и задач, определение принципов подбора, расстановки и развития персонала, совершенствование форм и методов работы с персоналом в конкретных рыночных условиях на том или ином этапе развития организации.

Цель кадровой политики - обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава кадров, его развития в соответствии с потребностями организации, требованиями законодательства, состоянием рынка труда.

Назначение кадровой политики -- своевременно формулировать цели в соответствии со стратегией развития организации, ставить проблемы и задачи, находить способы и организовывать достижение целей

Основными направлениями кадровой политики организации являются: проведение маркетинговой деятельности в области персонала; планирование потребности организации в персонале; прогнозирование создания новых рабочих мест с учетом внедрения новых технологий; организация привлечения, отбора, оценки и аттестации кадров, профориентация и трудовая адаптация персонала; подбор и расстановка персонала; разработка систем стимулирования и мотивационных механизмов повышения заинтересованности и удовлетворенности трудом, оплаты труда; рационализация затрат на персонал организации; разработка программ развития персонала с целью решения не только сегодняшних, но и будущих задач организации на основе совершенствования систем обучения, служебного продвижения работников и подготовки резерва для выдвижения на руководящие должности; организация труда и рабочего места; разработка программ занятости и социальных программ; эффективное распределение и использование занятых в организации работников, рационализация их численности; управление нововведениями в кадровой работе; обеспечение безопасности и охраны здоровья персонала; анализ причин высвобождения персонала и выбор наиболее рациональных его вариантов; обеспечение высокого уровня качества труда, трудовой жизни и результатов труда; разработка проектов совершенствования управления персоналом организации и оценка социальной и экономической эффективности.

Кадровая политика организации -- главное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационного механизма по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного сплоченного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегии развития организации.

Кадровая политика тесно связана со всеми областями хозяйственной политики организации. Из главной цели кадровой политики можно вывести подцели для управления персоналом, например, предоставить трудовые ресурсы определенного качества и количества к установленному сроку, на установленный период, на определенные рабочие места. На основе таких целевых установок можно определить содержание кадровой политики в организации.

Термин «кадровая политика» применительно к организации, фирме, предприятию в специальной литературе имеет широкое и узкое толкования, он весьма многозначителен. Иногда кадровую политику отождествляют с кадровой работой. Между кадровой политикой и кадровой работой существуют определенные различия. Но они все-таки не тождественны по содержанию и технологии реализации, отражают разные этапы и стороны кадрового процесса. Кадровая работа это процесс реализации кадровой политики, это деятельность многих служб по реализации кадровой политики; это специальная система, совокупность технологий, способов, механизмов ее реализации, - это организация работы с кадрами.

Тема 4. Эффективность управления

Вопрос 1. Понятие, сущность и содержание эффективности менеджмента, эффективного управления организацией

коммуникационный кадровый менеджмент

Существуют несколько классификаций понятия эффективность; их отличие в критериях.

Выделяют такие виды эффективности, как ресурсная (отношение результата к затраченным на его получение ресурсам), целевая (правильность выбора и степень достижения цели (результативность), действенность выбранного средства и его адекватность поставленным целям

Согласно другому определению, эффективность управления -- это сопоставление потребленных ресурсов с полученным результатом.

Эффективность менеджмента -- сложная, многогранная категория. Она отражает характерные особенности экономических, социальных и иных явлений. Многогранность эффективности менеджмента обусловливает наличие совокупности понятий для ее выражения.

Различают три вида организационной эффективности. Индивидуальная эффективность отражает уровень выполнения задач конкретными служащими или членами организации. Подлежащие выполнению задачи являются частью рабочего процесса или должностных обязанностей в организации. Групповая эффективность отражает уровень эффективности группы как единого целого. Эффективность работы всего предприятия или учреждения в целом определяется организационной эффективностью, которая является общим результатом деятельности всех работников. Фактически основой существования организаций является их свойство выполнять гораздо бoльший объем работ, чем это возможно за счет разрозненных индивидуальных усилий.

Для измерения эффективности менеджмента существует система критериев и показателей Критерий -- это важнейший отличительный признак, характеризующий качественные стороны явления, его сущность. Он выступает выражением цели многогранного процесса менеджмента. При этом в практической деятельности используется не сам критерий, а построенная на его основе система показателей, каждый из которых должен в определенной мере отражать элементы рассматриваемого процесса. Критерий и показатель тесно взаимосвязаны.

Используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры показатели лучше всего видны по группам:

- характеризующие эффективность системы управления, и выражающиеся через конечные результаты деятельности организации, и затраты на управления (объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, качество продукции, сроки внедрения новой техники и т. п.);

- характеризующие содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда ( текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления);

- характеризующие рациональность организационной структуры и ее технико-организационной уровень ( звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности).

Тема 5. Управление в публичном (общественном секторе экономики)

Вопрос 1. Специфические требования к государственному аппарату и его работникам

Государственный аппарат - это совокупность системы органов государства, осуществляющих государственные функции и обладающей государственными властными полномочиями

Первостепенная роль в реализации государственной политики принадлежит аппарату государственных служащих. Они должны точно и своевременно исполнять законы, Указы Президента, постановления Правительства, решения судов и добиваться соблюдения исполнительной дисциплины везде, где затрагиваются интересы государства, права граждан. Государственная служба - профессиональная деятельность по обеспечению исполнения полномочий органов государственной власти.

В Указе Президента РФ «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих» подчеркивается, что госслужащий призван:

- исполнять должностные (служебные) обязанности добросовестно, на высоком профессиональном уровне в целях обеспечения эффективной работы государственного органа;

- осуществлять свою деятельность в рамках установленной законами и подзаконными нормативными правовыми актами компетенции государственного органа;

Существуют определенные требования к госслужащим. Их служба должна основываться на персональной ответственности лиц, ее осуществляющих, она должна быть подчинена интересам народа, быть подконтрольной и подотчетной народу.

Государственные служащие, особенно занимающие высокие должности, должны быть честными, высокоморальными, принципиальными людьми. Они должны соблюдать этику управления - систему нравственных норм, определяющих их поведение. Госслужащий не вправе:

- заниматься другой оплачиваемой деятельностью, кроме педагогической, научной;

- получать гонорары за публикации и выступления, в качестве госслужащего;

- участвовать в забастовках, использовать служебное положение в интересах политических партиях и не быть их членом.

Госслужащие должны проявлять инициативу, гибкость, уметь приспосабливаться к смене приоритетов па политической арене. Он участвует в выработке в области политики, помогает политикам определять ее возможные результаты, выступает как эксперт, информируя об уровне знаний в данной области. Человек, претендующий на государственную должность, должен обладать качествами: компетентность в вопросах управления, моральная устойчивость, честность, самостоятельность, развитая воля, решительность, инициативность, коммуникабельность, надежность, общая подготовка, целевые и ценностные жизненные ориентации, опыт общения с людьми, определенные эстетические и этические навыки, культура речи, трудовая активность, опыт общественной и государственной деятельности, дисциплинированность, сформировавшееся чувство ответственности за результаты труда, умение повышать свою квалификацию и многое другое.

Квалификационные требования:

1. уровень профессионального образования с учетом группы и специализации государственных должностей;

2. стаж и опыт работы по специальности;

3. знания Конституции РФ, Федеральных Законов, уставов и законов субъектов РФ применительно к исполнению соответствующих должностных обязанностей.

Размещено на Allbest.ru