Способы построения организационных структур

В подчинении начальника отдела продаж находятся:

· отдел закупок, который является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т.д.

· торговые представители - контроль и управление дебиторской задолженностью; поиск новых клиентов, проведение маркетинговых мероприятий, изучают потребности товарополучателей, определяют состояние спроса на отдельные товары, выявляют тенденции изменения спроса и прогнозируют его на предстоящий период.

· уборщица поддерживает частоту и порядок на территории предприятия, её деятельность не связана с основным производством

Начальнику отдела розничной сети подчиняются:

· менеджеры - обучение персонала, проведение акций, мониторинг основных конкурентов на рынке, маркетинговые исследования внешнего и внутреннего рынка с целью определения потенциальных клиентов, сертификация товаров, оформление договоров

· начальник хозяйственной части - следит за внешним и внутренним обликом магазинов, наличием и состоянием торгового оборудования, необходимого для ведения розничной торговли, поиск арендуемых мест, контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей, регистрация касс.

· администратор магазина должен организовывать процесс продажи в соответствии с основными критериями компании; составлять заявки на заказ товара, торговых и кассовых документов, рекламных материалов, хозяйственных средств; вести учет товара, предоставлять в бухгалтерию отчеты по проданному товару.

В свою очередь администратору подчиняются продавцы-кассиры, которые осуществляют продажу товара; обслуживают покупателей, знакомят с имеющимся ассортиментом товара; осуществляют прием товара по соответствующим документам; получают деньги от клиента за купленный товар.

В подчинение главного ревизора входят аналитики склада, которые принимают и обрабатывают заказы клиентов, выписывая все необходимые документы на товар; ревизоры, занимающиеся выявлением недостач и излишков товара на складе и в розничных магазинах сети; грузчики, комплектовщики и водители-экспедиторы, соответственно занимающиеся приемкой, сбором и доставкой товара клиенту.

Исходя из анализа действующей организационной структуры системы менеджмента ТД «Кузнецов и К^о» можно сделать вывод, что в ней отсутствует отдел маркетинга, в результате чего на анализируемом предприятии нет эффективно организованной маркетинговой деятельности.

Опыт различных фирм показывает, что грамотно организованная рекламная кампания увеличивает объем продаж на 10% без каких-либо изменений технических характеристик или потребительских свойств товара. Поэтому я предлагаю в подчинение начальника отдела продаж ввести отдел маркетинга, которому в свою очередь будет подчиняться аналитик, выйдя из подчинения директора.

Проведенный анализ линейно-функциональной схемы управления предприятия наглядно показывает, что руководство предприятия не уделяет внимания совершенствованию. Структура застывшая. И именно это является одной из главных причин того, что предприятие не выдерживает конкуренции, резко сдало свои позиции на рынке.

3. Совершенствование структуры управления организации

3.1 Определение нормы управляемости и расчет ее сменности руководителей и исполнителей в подразделениях

Основываясь на технико-экономических показателях предприятия за 2011 и предложениях по изменению структуры управления можно произвести расчет нормы управляемости и ее сменности руководителей на примере директора. Исходные данные для расчета сведем в таблицу 1.

Таблица 1. Исходные данные для расчета

Загрузку руководителя определяют как общую (суммарную) трудоемкость управленческих решений, принимаемых руководителем на конкретном уровне управления в течение периода времени, по формуле:

где Qp - суммарная трудоемкость, ч;

Ti - трудоемкость i-го управленческого решения, ч;

Kij - число повторений i-го решения на i-м уровне;

- количество процедур

Для определения числа руководителей, необходимых для принятия управленческих решений заданной трудоемкости, применяется формула:

Cp = Qp / Fd,

где Cp - расчетное число руководителей;

Qp - трудоемкость принятия управленческих решений, ч;

Fd - действительный фонд времени одного сотрудника, ч.

C помощью расчетов мы определили, что число руководителей, находящихся в непосредственном подчинении директора не должно превышать четырех человек, однако на данном этапе невозможно так резко изменить существующую структуру, предлагая свои изменения в существующей структуре компании мы постепенно к этому будем стремиться.

3.2 Разработка предложений по оптимизации структуры управления

Как отмечалось выше, предприятие может успешно работать только при наличии рациональной структуры управления. Существующая структура управления должна претерпеть изменения в следующих направлениях:

· Сокращение количества подчиненных каждого руководителя высшего звена.

· Согласование функций управления

· Изменение постановки задач перед функциональными отделами.

Рассмотрим предлагаемые структуры каждого управляющего высшего звена.

Директор:

· заместитель директора

· начальник отдела продаж

· руководитель розничной сети

· главный ревизор

· бухгалтерия

Из непосредственного подчинения директора выведены:

· юрист

· системные администраторы

· служба безопасности

· аналитик

Эти подразделения малочисленны и наличие их в подчинении у директора предусматривает чисто номинальную зависимость.

Указанные подразделения необходимо реорганизовать и ввести в структуру управления заместителей. Введение должности заместителя директора вызвано для более эффективной работы компании, сняв часть обязанностей с директора.

Замечу, что начальника отдела хозяйственной части мы вывели из подчинения руководителя розничной сети и перевели его в подчинение заместителя директора.

Таким образом, в подчинении зам. директора будут

· служба безопасности

· юрист

· системные администраторы

· начальник отдела хозяйственной части

В свою очередь в подчинение начальника отдела хозяйственной части мы перевели уборщицу, выведя ее из подчинения начальника отдела продаж.

Главный ревизор

Чтобы значительно упростить работу главного ревизора, в его структуру мы добавили новую штатную единицу - начальника склада, в подчинение которого передали всех складских рабочих

· аналитики склада

· грузчики

· комплектовщики

· водители-экспедиторы.

Наличие в подчинении у главного ревизора только двух субъектов управления позволит ему сосредоточить усилия на создание новой стратегии предприятия.

В подчинение главного бухгалтера мы перевели аналитика, так как основная работа аналитика связана с финансовой отчетностью.

Таким образом, в подчинении бухгалтерии теперь будут

· отдел кадров

· аналитик

Для более успешных продаж мы создали отдел маркетинга, который будет подчиняться начальнику отдела продаж.

Вновь созданный отдел маркетинга должен в корне изменить или создать новую схему продвижения продукции на рынок, организовать мощную рекламную кампанию. Именно он должен будет кардинально изменить политику предприятия. При правильном подборе кадров, привлечении квалифицированных специалистов сомнения в успехе нет.

Выведя из подчинения начальника отдела продаж уборщицу, мы добавили новую штатную единицу - мерчендайзера, который непосредственно будет подчиняться торговому представителю.

Таким образом в подчинении начальника отдела продаж находятся

· отдел закупок

· торговые представители

· отдел маркетинга

Руководитель розничной сети

Его структура потерпела изменения в том, что мы перевели из его подчинения в подчинение заместителя директора начальника отдела хозяйственной части, тем самым значительно уменьшив количество его обязанностей. Теперь ему подчиняются

· менеджеры

· администраторы магазинов, в подчинении которых так и остались продавцы-консультанты.

Заключение

Для успешного функционирования предприятия его организационная структура должна быть такой, чтобы вся работа была сфокусирована на конкретной продукции и на конкретном конечном потребителе. Успех на свободном рынке недостижим без целого коллектива компетентных людей, которые знают покупателей, особенности конкуренции и возможности производства для отдельных видов и групп продукции. Поэтому акционерам и высшему руководству компании чрезвычайно важно создать такую структуру предприятия, которая обеспечивала бы подотчетность руководителей и их ответственность за результаты работы.

Упрощенно организационная структура управления представляется как ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков.

Список используемой литературы

1. Логунова И.В., Макеева О.Б., Хацкевич Л.Д. Новые информационные технологии в организации малого промышленного бизнеса // Организатор производства: теоретический и научно-практический журнал. М., 2004. №1.

2. Логунова И.В., Непышневский А.В. Методика исследования ОСУП // Экономика, организация производства и управление на предприятиях: материалы внутривуз. науч.-практ. конф. Воронеж, 2005. С. 87.

3. Горемыкин В.А. Планирование на предприятии: учебник. - 4-е изд. перераб. и доп. М.: Высшее образование, 2007. - 609 с. - (Основы наук).

4. «Основы менеджмента» Гольдштейн Г.Я. Таганрог: ТРТУ, 1995.

5. Огарков А.А. Управление организацией: учебник / А.А. Огарков. - М.: Эксмо, 2006. - 512 с. - (Высшее экономическое образование).

6. Атаманчук Г.В. Управление: сущность, ценность, эффективность: Учебное пособие для вузов. - М.: Академический Проект; Культура, 2006. - 544 с.

Размещено на Allbest.ru