Структура и функции организационно-справочной документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Организационно-правовая документация как подсистема ОРД

1.1 Роль и функции организационных документов в управлении

1.2 Назначение и состав организационно-правовой документации

2. Виды организационно-правовых документов

2.1 Учредительный договор

2.2 Положение об организации и структурном подразделении

2.3 Устав

2.4 Инструкция. Должностная инструкция

2.5 Структура и штатная численность. Штатное расписание

2.6 Регламент работы

2.7 Правила внутреннего трудового распорядка

2.8 Номенклатура дел

3. Состав документов, их функции, особенности подготовки и оформления

3.1 Основные правила составления и оформления организационно-правовых документов

3.2 Состав и расположение реквизитов, входящих в организационно-правовые документы

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение



Введение

В последнее время в связи с увеличением в нашей стране числа предприятий и организаций, значительно возросло внимание к правильности оформления организационных и правовых документов. Зачастую оперативность принятия решений зависит от скорости и правильности оформления документов. Сейчас невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк, научно - исследовательский институт или воинская часть, неприметный частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких фундаментальных вещей как собственный Устав, без положений, без штатного расписания, без распорядка работы и без должностных инструкций.

С разработки организационно-правовых документов собственно и начинается жизнедеятельность организации. Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Актуальность изучения данной темы заключается в том, что документовед несёт ответственность за правильность и быстроту оформления документов, поставленных ему администрацией или учредителями предприятия. Результаты деятельности документоведа во многом зависят от информации, которая использована им для создания, оформления, изменения контроля исполнения и регулирования управленческой документации. Значение работы с организационно-правовой документацией предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть структуру предприятия, изучить его функции, понять цели которое оно стремится достичь.

Поэтому в данной курсовой работе рассмотрены основные документы, которые обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы.

В качестве предмета исследования рассмотрены постановления, решения, распоряжения, приказы, протоколы, уставы, положения и инструкции.

Объектом исследования являются организационно-правовые документы, их структура, объем текста, способы создания, хранения и передачи.

Основная цель написания данной работы - формирование знаний и умений, необходимых для составления и управления ведения организационно - правовой документации в системе документационного обеспечения управления.

Основная задача данной курсовой работы - дать системное представление о сущности, структуре и функциях организационно-справочной документации.



1. Организационно-правовая документация как подсистема ОРД

1.1 Роль и функции организационных документов в управлении

Среди разнообразных систем документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в организациях и учреждениях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Систему ОРД формируют три подсистемы:

1) организационно-правовая документация;

2) распорядительная документация;

3) информационно-справочная документация.

Организационные документы играют важную роль в жизни любого предприятия, учреждения, организации. Для каждой организации, в том числе и общественной, они устанавливают порядок ее создания, работы, структуру и штатную численность. Процесс создания организации всегда начинается с разработки организационных документов. Без них невозможно законное и рациональное функционирование организаций. Поэтому современным законодательством России закреплены требования к составлению и оформлению различных видов организационных документов.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Функции организационных документов:

- организационная - организационные документы устанавливают или упорядочивают действия участников правовых отношений;

- информационная - определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;

- правовая - организационные документ может являться письменным доказательством и быть источником права;

- коммуникативная - организационные документы являются средством обмена информации;

- управленческая - организационный документ выступает как средство управления деятельностью.

Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции они выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности, а также нормальное функционирование каждого члена данного социального института, общества, предприятия, организации в его конкретной социальной роли. Правовой функцией называется функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

Рассмотрим более подробно понятие "организационного документа".

По государственному стандарту на делопроизводственные и архивные термины, документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Стандарт содержит также определение организационно-распорядительного документа - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Однако стандарт не содержит отдельного определения организационного документа. Очевидно, это связано с тем, что функции организационных и распорядительных документов во многом пересекаются, поэтому их принято объединять в одну систему документации.

Для более полного понимания названия "организационный документ" рассмотрим значение слов "организация", "организационный", "организовывать", "организованный".

Согласно новому словарю русского языка:

"Организация - ... 2) Объединение, союз людей, общественных групп, государств, соединенных общей программой действий // Государственное, партийное или общественное учреждение. 3) Устройство, построение, склад чего-либо".

"Организационный - соотносящийся по значению с существительным "организация", связанный с ним"".

"Организовывать - ... 2) Объединять, сплачивать кого-либо для какой-либо цели. 3) Упорядочивать, придавать чему-либо планомерный, согласованный характер, устраивать по плану".

"Организованный - 1) Планомерный, согласованный, упорядоченный // Действующий четко и планомерно. 2) Обладающий организацией, осуществляемый через посредство организации".

Исходя из этих определений можно сделать вывод, что организационные документы - это большая группа документов, позволяющих организовать, упорядочить, согласовать какую-либо деятельность. Они позволяют создать согласованную программу действий, объединить людей, подразделения, организации, государства для достижения единой цели, придавая при этом их деятельности планомерный и согласованный характер.

Таким образом, с разработки организационных документов начинается не только существование организации, но и возникает управленческая деятельность, которая регулируется с помощью права. Это касается определения статуса субъектов и объектов, правового положения каждого звена управления, связано с точностью определения цели и задачи его деятельности и способов оценки этой деятельности, регулированием отношений, в которые оно вступает с другими звеньями управления, с ресурсным обеспечением.

На любом уровне управления необходимо зафиксировать следующие условия управленческой деятельности:

- цели и задачи;

- структуру и правовой статус конкретного звена управления;

- разделение труда и установление порядка функционирования этого звена;

- дифференциацию и фиксирование функций, децентрализацию полномочий, персонализацию ответственности;

- осуществление деятельности органа управления и должностных лиц на основе действующего законодательства.

Наряду с определением статуса, функций, структуры и штатов необходимо регулировать выполняемые работы, подчинять их заранее установленным правилам. Должны быть определены виды работ, действий и операций, на которые распадаются управленческие функции, перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в конкретном случае, виды потребляемой информации, периодичность и сроки выполнения работ, состав исполнителей.

Условия четкого и рационального функционирования организации обеспечивают существующая законодательная и нормативная база и организационные документы. Они определяют статус органа управления, его функции, закрепляют его компетенцию, регламентируют труд работников как исполнителей предписанных функций.

Классическим методом распределения и закрепления задач, функций, обязанностей, прав и ответственности, установления взаимосвязей на любом уровне управления является регламентация.

Процесс возникновения государства невозможен без появления управленческой деятельности. Появление управленческой деятельности всегда сопровождается появлением права, которое упорядочивает управленческие отношения и организует их. Поэтому можно предположить, что первые документы, возникающие с образованием государства, будут носить не только правовой, но и организационный характер.

1.2 Назначение и состав организационно-правовой документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

- создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

- установление ее структуры;

- определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);

- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование совещательных органов управления;

- регламентацию деятельности аппарата управления;

- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

- установление режима работы и системы охраны;

- организацию труда работников и оценка труда работников;

- реорганизацию;

- ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. организационная распорядительная документация управление

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Документам организационно - правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1. Подготовка организационно - правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2. Ведение организационно - правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3. Организационно - правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно - правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

4. Организационно - правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5. Для абсолютного большинства организационно - правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6. Общие требования к оформлению организационно - правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).



2. Виды организационно-правовых документов

2.1 Учредительный договор

Учредительный договор - это правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации.

Учредительный договор юридического лица заключается только его учредителями (участниками), от которых зависит многосторонность учредительного договора. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участие в его деятельности.

Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управление деятельностью юридического лица, а также выход учредителей из его состава.

Учредительный договор приобретает силу для 3-х лиц с момента государственной регистрации. Изменения, внесенные в учредительный договор, приобретают силу с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию о таких изменениях. Однако, юридические лица и их представители не вправе ссылаться на отсутствие регистраций таких изменений в отношениях с 3-ми лицами, действовавшими с учетом этих изменений.

Обычно учредительный договор заключают общества с ограниченной ответственностью на основании закона РФ "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ и акционерные общества на основании федерального закона "Об акционерных обществах" от 26 декабря 1995г. № 208-ФЗ.

Учредительный договор всегда составляется при учреждении общества несколькими лицами. Учредители общества при этом избирают исполнительные органы и утверждают денежную оценку не денежных вкладов.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным документом, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами.

В учредительном договоре учредители обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, состав учредителей, размер и состав вклада в уставной капитал общества, размер доли каждого участника, ответственность учредителей за нарушение обязанностей по внесению вклада, условия и порядок распределения между учредителями прибыли, состав органов общества и порядок выхода учредителей из общества. Порядок заключения, составления и оформления, а также такие юридические аспекты учредительного договора, как вступление его в силу, внесение изменений, прекращения действия, регламентируются законодательством РФ.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговаривается другой срок. В качестве учредителей новой организации могут выступать как физические, так и юридические лица. Если учредителем является юридическое лицо, то договор от его имени подписывает руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью. Если учредителем является физическое лицо, договор подписывается непосредственно им. Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица с момента представления учредительного договора в соответствующие государственные органы, где осуществляется его государственная регистрация.

2.2 Положение об организации и структурном подразделении

Положение об организации - это правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета (органы власти и управления), а также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения и представительства. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положений обязательно указывается наименование вышестоящей организации, вид документа, дата, номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая утверждает документ.

Виды положений об организации

1. Типовые;

2. Примерные;

3. Индивидуальные.

Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией.

Обычно положения утверждаются распорядительным документом, но может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги формата А 4. Текст положения включает следующие разделы:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- руководство;

- взаимоотношение (служебные связи);

- контроль, проверка и ревизия деятельности;

- реорганизация и ликвидация.

Положение о структурном подразделении в коллегиальном и совещательном органе - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

- положение о структурных подразделениях;

- положение о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

- положение о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Отличия положения о структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и положения об организации, кроме разделов "Контроль, проверка и ревизия деятельности" и "Реорганизация и ликвидация". В структуру текста положения о структурном подразделении также включаются дополнительный раздел "Ответственность", в котором указываются виды ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

На практике выработана следующая структура:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- ответственность;

- взаимоотношения.

Положение о структурном подразделении оформляется на листе формата А 4 или на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

2.3 Устав

Устав - это правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных либо государством, либо организацией и регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм собственности.

Организации действуют на основании устава либо учредительного договора и устава. Требования к содержанию уставов тех или иных организаций, а также их некоторые реквизиты, предписываются соответствующими законами (например, требования к содержанию устава образовательного учреждения - Законом РФ "Об образовании").

Устав утверждается учредителями юридического лица. В уставе организации определяются все требования, обязательные для исполнения всеми органами общества и его акционерами.

Устав разрабатывается для обществ с ограниченной ответственностью, для акционерных обществ, некоторых некоммерческих организаций, например, муниципальных образовательных учреждений.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

1) полное и сокращенное фирменные наименования общества;

2) место нахождения общества;

3) тип общества (открытое или закрытое) - для акционерных обществ;

4) количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные или привилегированные) акций, размещаемых обществом - для акционерных обществ;

5) права акционера - для акционерных обществ;

6) размер уставного капитала общества;

7) сведения о составе, структуре, компетенции органов общества и порядок принятия или решений;

8) порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решения по которым принимаются органами управления общества большинством голосов или единогласно - для акционерных обществ;

9) сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества - для акционерных обществ;

10) права и обязанности участника общества - для обществ с ограниченной ответственностью;

11) сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества - для обществ с ограниченной ответственностью;

12) сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале;

сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления общества в информации, как участникам общества, так и третьим лицам;

13) сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале;

14) сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления общества в информации, как участникам общества, так и третьим лицам;

15) сведения о филиалах и представительствах общества;

16) иные положения, предусмотренные действующим законодательством.

В соответствии с законом "Об акционерных обществах" по требованию заинтересованных лиц общество обязано предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества.

Внесение изменений и дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров или по решению совета директоров. Внесение изменений, связанных с уменьшением уставного капитала, принимается общим собранием акционеров, а внесение изменений, связанных с увеличением уставного капитала, осуществляется решением общего собрания акционеров и совета директоров.

Устав содержит набор обязательных реквизитов: наименование организации, данные об организации, наименование вида документа (Устав), место издания, гриф (Утверждено), текст документа. Структура Устава состоит из следующих разделов:

1. Общие положения;

2. основные задачи;

3. Функции;

4. права и обязанности;

5. Руководство;

6. Взаимоотношения;

7. Производственно-хозяйственная деятельность;

8. Имущество и среда;

9. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

Устав оформляется на листах формата А 4, аналогично учредительному договору (приложение А). Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава на титульном листе.

2.4 Инструкция. Должностная инструкция

Инструкция - это правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений. организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции.

Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации - главный бухгалтер.

Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержания инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее ведения в действие и называются ответственные исполнители.

Текст инструкции состоит из разделов, наименование которых зависит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом всегда идет раздел "Общие положения". В нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и другие сведения общего характера. Разделы могут разбиваться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Как в любом правовом акте, в инструкции текст по стилю изложения носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, например, "Все вновь принимаемые на работу сотрудники организации должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией".

Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция, т.е. инструкция "на должность".

Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задачей. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих "руководители" (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируется в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе "Руководство".

Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.

Должностная инструкция, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3-5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при отсутствии - тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа или на листе формата А 4.

Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.

При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.

Заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "кого?": например, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта и т.п.

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности)

2.5 Структура и штатная численность. Штатное расписание

Структура и штатная численность - это правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации (учреждения) и количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты:

1) наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация);

2) наименование вида документа;

3) дата;

4) место издания;

5) гриф утверждения;

6) текст;

7) визы;

8) подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы.

В разработке принимает участие служба кадров. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), заместителями руководителя организации, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается на календарный год, изменения вносятся приказом руководителя.

Штатное расписание - это правовой акт, закрепляющий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением), должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - указанием разряда по Единой тарифной сетке - ЕТС), устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Основное содержание документа оформляется в табличной форме, установленной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и включает наименование структурных подразделений, их коды, наименования должностей профессий, количество штатных единиц, размеры должностного оклада (тарифной ставки), надбавки, месячного фонда заработной платы. Унифицированная форма документа была разработана в 1980 г. и в части построения текста значительно устарела, так как не предусматривает изменения, обусловленные переходом к рыночным отношениям, внедрением ЕТС по оплате труда, поэтому часто при составлении штатного расписания в табличную форму вносят дополнительные графы (например, разряд по ЕТС).

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала).

Штатное расписание утверждается приказом по основной деятельности, оформленным в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации" с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться советом директоров. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.

Документ имеет следующие реквизиты:

1) наименование государственного органа или иной организации (полное и (или) сокращенное);

2) наименование вида документа, который является заголовком к тексту;

3) место издания;

4) гриф утверждения;

5) текст (в виде таблицы).

2.6 Регламент работы

При разработке регламента работы различных организаций следует руководствоваться действующими общегосударственными нормативно-методическими документами по делопроизводству:

1) государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам государственного обеспечения;

2) типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

3) ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

4) основными правилами работы ведомственных архивов;

5) типовыми положениями о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

На основании этих документов в организациях составляется регламент работы. В этот документ должны быть включены следующие разделы:

- общие положения (в этом разделе необходимо указать нормативный документ, который определяет статус, полномочия, порядок формирования органов управления (устав), на кого возлагается ответственность за организацию делопроизводства, какая система делопроизводства (централизованная, смешанная, децентрализованная); сослаться на инструкцию по делопроизводству, которая определяет порядок работы с документами и обращениями граждан);

- организация работы (например, администрации города) (в подп. 1 необходимо раскрыть планирование работы, план работы на квартал формируется на основе перспективного плана организации и включает разделы: вопросы, рассматриваемые на коллегии организации (управления, комитета) руководителем; вопросы, рассматриваемые на совещаниях, проводимых руководителем; вопросы, вносимые в вышестоящие организации; общие мероприятия; службами делопроизводства на основе предложений отделов составляется еженедельный план основных мероприятий);

- порядок работы коллегии, совещания, заседания (рекомендуется разработать работу совещательного органа: кем она организуется, кто входит в ее состав, какие вопросы сможет коллегия рассматривать, периодичность проведения заседаний коллегий, порядок подготовки материалов, приглашение, регламент проведения заседаний, материально-техническое обеспечение заседаний, ответственные за ведение протоколов и других документов);

- порядок подготовки и издания правовых актов (в этом разделе необходимо подробно описать, кому дано право подписывать правовые акты, порядок их согласования, формирования разногласий, доработки и направления на подпись, контроль исполнения правовых актов, регистрация, рассылка и формирование дел, их систематизация. Отдельными разделами должны быть рассмотрение обращений депутатов, граждан, организация приема граждан).

Так, в регламенте территориальной администрации необходимо определить порядок согласования проектов решений, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, порядок работы с договорами и соглашениями, порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний и организацию контроля исполнения документов.

Если составляется регламент коллегиального органа, то необходимо разработать работу аппарата, депутатов, депутатских объединений, комитетов и комиссий, порядок избрания председателя коллегиального органа и заместителей, срок их полномочий, обязанности, порядок принятия проектов законов, составление планов работы коллегиального органа; порядок созыва, организации и проведения сессии коллегиального органа; правила согласования; виды особенности принимаемых документов; осуществление контрольных полномочий; аппарат коллегиального органа и ответственность за его нарушение, организация делопроизводства.

2.7 Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка - это правовой акт, носящий характер локального нормативного акта и регламентирующего в соответствии с трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Цель правил внутреннего трудового распорядка - укрепление трудовой дисциплины, рациональное использование рабочего времени, повышение качества работ и производительности труда.

Текст правила внутреннего трудового распорядка состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

В этом разделе указываются цели и задачи действующих правил; вопросы, решаемые с применением настоящих правил; компетенция административного и профсоюзного комитета. Правила внутреннего трудового распорядка никогда не могут быть утверждены работодателем без участия профсоюзного комитета.

2. Порядок приема, перевода и увольнения работников.

3. Основные обязанности работников.

4. Основные обязанности администрации.

5. Рабочее время и его использование, время отдыха.

6. Поощрения за труд.

7. Дисциплинарные взыскания.

Правила внутреннего трудового распорядка оформляются на листах формата А 4, обязательно имеют титульный лист, на котором печатается наименование вида документа с указанием организации, гриф утверждения (утверждаются распорядительным документом руководителя).

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть согласованы с профсоюзным комитетом организации, следовательно, они имеют гриф согласования, который располагается после текста в левом нижнем углу.

2.8 Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием срока их хранения. Составляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура).

Все документы, имеющиеся в организации, учреждении, на предприятии, должны быть систематизированы. Они группируются по сходству и подшиваются (формируются) в папки (дела), которые имеют свои названия (заголовки), например, "Приказы по личному составу", "Договоры поставки" и т.д.

Оформляется на бланках А 4 и утверждается руководителем.

Разделы номенклатуры дел:

1. Индекс дела.

2. Заголовок дела.

3. Количество дел (томов).

4. Срок хранения и статьи перечню.

5. Примечание.

Индекс дела может быть индексом структурного подразделения (если номенклатура дел строится по структурному принципу). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 01-12, где 01-это обозначение структурного подразделения, а 12-это порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией). Если структурное подразделение имеет в своем составе еще структурное подразделение, то индекс состоит из трех групп цифр - 01-05-12. Индексом дела может быть название функции, выполнение деятельности, выполняемой нашей организацией. Например, 05-10, где 05-это название деятельности, а 10-заголовок дела.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

1. Наименование вида дела (переписка);

2. Название организации или структурного подразделения;

3. Название организации, адресата или корреспондента документа;

4. Краткое содержание документов дела;

5. Название территории, с которой связано содержание документов дела;

6. Даты, к которым относятся документы дела;

7. Указание на копийность.

Заголовки дел группируются по разделам, в качестве которых используются наименования структурных подразделений предприятия, учреждения или организации. Каждому разделу присваивается индекс (1, 2, 3 и т.д.) по степени значимости подразделения.

Заголовки дел внутри раздела должны быть расположены в зависимости от важности дел с учетом их взаимосвязей. Последовательность расположения по степени важности такова:

1) дела, содержащие документы директивного характера (приказы, постановления министерств);

2) дела, содержащие организационно-распорядительные документы (положение о предприятии, правила, инструкции и т.д.);

3) дела, относящиеся к решению вопросов основной деятельности предприятия;

4) дела, содержащие планы, отчеты, переписку.

Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности и с различными сроками их хранения.

В одно дело помещают не более 250 листов документа, толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров. Если число листов больше, то дело делят на тома. Количество томов может стать известно только в конце года, поэтому эта графа заполняется по окончанию этого года.

Сроки хранения зависят от научной и практической ценности документов, которая устанавливается экспертной комиссией организации. Документы могут храниться:

1) постоянно;

2) свыше 10 лет (75,15, 10);

3) до 10 лет (5, 3, 1 год).

Никогда в одно дело не помещают документы разного срока хранения. Сроки хранения устанавливают на основании перечней: типовых и ведомственных.

Номенклатуры дел подразделяются:

1) на типовые.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативны документом;

2) примерные.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Примерные номенклатуры дел разрабатываются в тех структурах, где состав документов подразделений сильно различается;

3) индивидуальные.

Индивидуальной называют номенклатуру дел конкретной организации, учреждения, предприятия.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой и примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.



3. Состав документов, их функции, особенности подготовки и оформления

3.1 Основные правила составления и оформления организационно-правовых документов

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случаи реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Организационно-правовые документы в зависимости от разновидности могут утверждаться вышестоящей организацией, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров), руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом, положением о структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей.

Руководитель утверждает организационные документы с помощью приказа или распоряжения. Датой вступления в юридическую силу организационно-правового документа является дата его утверждения.

Организационно-правовые документы являются бессрочными: они действуют до их отмены или до утверждения новых (исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается на каждый календарный год). В указанные документы по мере изменения организационных или технологических условий труда могут вноситься изменения, для этого орган, руководитель или должностное лицо в соответствии со своей компетенцией издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида вышеназванных документов.

Проект организационно-правовых документов должен пройти процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юристом, заместителями руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

...