Модели и методы подготовки управленческого решения (на примере администрации Маслянинского района)

Цель работы заключается в изучении моделей и методов подготовки управленческого решения, на примере администрации Маслянинского района.

Для достижения поставленной цели необходимо определить ряд задач:

1. Определить лицо, принимающее решение;

2. Построить SWOT-анализ;

3. Построить матрицу классификации факторов проблемной ситуации;

4. Построить дерево проблем, решений.

1. Логическая часть

1.1 Общие параметры лица, принимающего решение

Лицо, принимающее решение в администрации Маслянинского района является глава администрации. На данный момент администрацию района возглавляет Людмила Владимировна Ишимова.

Глава администрации р. п. Маслянино в первую очередь, обеспечивает выполнение на территории района федерального законодательства и законодательства Новосибирской области, решений соответствующего представительного органа, а также собственных актов, он так же руководит деятельностью администрации: в соответствии с утвержденной структурой определяет штаты, организует работу с кадрами. Назначает на должность и освобождает от нее руководителей структурных подразделений и иных должностных лиц администрации, а так же руководителей муниципальных предприятий и учреждений, распоряжается средствами местного бюджета и внебюджетных фондов, подписывает финансовые документы. Глава администрации вносит в представительный орган, проект местного бюджета и расходование средств внебюджетных фондов, а также отчитывается представительному органу о деятельности территориальной администрации. И главное, глава администрации представляет интересы населения и соответствующего органа местного самоуправления, принимает меры по обеспечению и защите интересов территории местного хозяйства в суде, а так же в соответствующих органах государственной власти. Глава администрации координирует вопросы: состава и структуры органов исполнительной власти р. п. Маслянино; правоохранительных органов, налоговых служб, муниципальной службы, финансовой службы, охрана прав и свобод гражданина.

Обеспечивает взаимодействия: с областной администрацией, с федеральными структурами, расположенными на территории района, с органами местного самоуправления. Непосредственно координирует деятельность Управление финансов и налоговой политики, РОВД, Прокуратуру, суд, ГНИ, казначейство, таможенную службу, учреждение юстиции по регистрации недвижимости, нотариальную службу в р. п. Маслянино.

Возглавляет работу: коллегии при главе администрации. Решает кадровые вопросы назначения и освобождения сотрудников аппарата администрации, руководителей муниципальных предприятий, учреждений и организаций.

Глава администрации в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, решениями городского Совета и т. д.

1.2 Основные методы разработки управленческого решения

Любое решение, в том числе и управленческое, является неотъемлемой частью волевого действия по достижению заранее поставленных задач и целей. Также решение можно рассматривать как способ достижения целей, выбранных волевым действием. Таким образом, управленческое решение - результат мыслительного волевого действия, предполагающего предварительное осознание целей и средств действия, всех "за" и "против", предшествующий фактическому физическому действию. Поскольку каждое управленческое решение есть результат конкретной управленческой деятельности, то его смело можно назвать основой всех систем управления.

Характеризуя управленческое решение, необходимо отметить его центральное место в процессе управления. Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления и связана со всеми аспектами управленческой деятельности. Процесс принятия решений довольно точно отражает реальные проблемы, отношения и связи, сложившиеся в организации, а непрерывная последовательность решений характеризует непрерывность процесса управления.

Структура решения в целом соответствует структуре управления. Будем понимать управление как процесс воздействия субъекта на объект, направленное на упорядочивание, сохранение, разрушение или изменение объекта в соответствии с поставленной целью.

Можно представить данное понимание процессов управления и принятия решения в виде схемы на рис. 1.

Рисунок 1 - Схема процессов управления и принятия решений

На данной схеме верхний ряд представляет структуру процесса управления, а нижний - логику управленческого решения, которое также направлено на изменение объекта управления.

Можно показать роль и место принятия решений в процессе управления организацией, определив управление как процесс планирования, организации, мотивации, координации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации. Эти функции объединены между собой двумя связующими процессами: обмена информацией и принятием решений. Согласно данному подходу, описанному в учебнике М. Мескона, процессы управления и принятия решений тесно взаимосвязаны и неотделимы друг от друга. При этом процесс принятия решения не является одним из этапов управления, а "пронизывает" весь процесс, осуществляясь непрерывно при реализации каждой функции управления. Для подтверждения этого приведены примеры решений, которые принимают руководители при осуществлении функций управления.

В процессе планирования принимаются решения:

Ш о миссии и целях организации;

Ш о планах деятельности организации и подразделений;

Ш о реакции на различные состояния внешней среды;

Ш о стратегии и тактике достижения целей организации.

В процессе организации и координации деятельности принимаются решения:

ь об организационной структуре;

ь о координации деятельности подразделений;

ь о реорганизации подразделений.

В процессе мотивации принимаются решения:

ь о выявлении степени удовлетворенности сотрудников условиями труда, оплатой труда;

ь о поощрении или наказании сотрудников;

ь о мерах повышения производительности труда.

В процессе контроля принимаются решения:

ь о разработке критериев оценки результатов работы;

ь о введении процедур контроля;

ь об определении периодичности контроля.

Данные примеры показывают, что принятие решений сопровождает всю деятельность руководителя.

Далее рассмотрим модели и методы подготовки управленческого решения.

Модель- это представление объекта системы или идеи в некоторой форме отличной от самой целостности. Она является упрощенным изображением конкретной жизненной (управленческой) ситуации. Другими словами, в моделях определенным образом отображаются реальные события, обстоятельства и т. д.

Прежде чем рассмотреть широко используемые современными организациями модели необходимо описать три базовых типа моделей:

· физическая модель - представляет то, что исследуется, с помощью увеличенного или уменьшенного описания объекта или системы. Отличительная характеристика физической модели состоит в том, что в некотором смысле она выглядит как моделируемая целостность. Пример: чертеж завода, его уменьшенная фактическая модель, такая физическая модель упрощает визуальное восприятие и помогает установить, сможет ли конкретное оборудование физически разместиться в пределах отведенного для него места, а также разрешить сопряженные проблемы. Автомобильные и авиационные предприятия всегда изготавливают физические уменьшенные копии новых средств передвижения, чтобы проверить определенные характеристики. Будучи точной копией, модель должна вести себя аналогично разрабатываемому новому автомобилю или самолету, но при этом стоит она много меньше настоящей;

· аналоговая модель представляет исследуемый объект аналогом, который ведет себя как реальный объект, но не выглядит как таковой. Пример аналоговой модели - организационная схема. Выстраивая ее, руководство в состоянии представить себе цепи прохождения команд и формальную зависимость между индивидами и деятельностью. Такая аналоговая модель явно более простой и эффективный способ восприятия и проявления сложных взаимосвязей структуры крупной организации, чем, скажем, составление перечня взаимосвязи всех работников;

· математическая модель (в этой модели, называемой также символической, используются символы для описания свойств или характеристик объекта или события). Построение модели является процессом. Основные этапы этого процесса - постановка задачи, построение, проверка на достоверность. Число всевозможных конкретных моделей почти также велико, как и число проблем, для разрешения которых они были разработаны. Наиболее распространенными типами моделей науки управления являются:

· теория игр,

· модели теории очередей или модель оптимального обслуживания,

· модели управления запасами,

· модели линейного программирования,

· экономический анализ.

Метод - в широком смысле - способ познания явлений природы и общественной жизни с целью построения и обоснования системы знаний.

Метод - в узком смысле - регулятивная норма или правило, определенный путь, способ и прием решений задачи теоретического, практического, познавательного и управленческого, житейского характера. Метод принятия решений - способы, приемы принятия решений. Методы принятия решений можно разбить на 3 группы:

1. Неформальные (эвристические) методы принятия решений.

2. Коллективные методы обсуждения и принятия решений

3. Количественные методы принятия решений.

Однако в органах муниципальной власти чаще всего используется неформальный метод принятия решений (решения, принимаемые в соответствии с директивой высших органов власти, и программных документов не являются собственными решениями местного самоуправления и их учитывать не стоит), т. е. основываясь на собственном опыте. Недостаток заключается в том, что данный метод базируются, как правило, на интуиции, которая не гарантирована от ошибок, т. е. довольно высока вероятность ошибок. Также используют коллективный метод (например, в совете депутатов), однако в данном случае процесс разработки решения четко не определен и существуют благоприятные условия для лоббирования и, по сути, представляет собой тот же неформальный метод, только с обсуждением в коллективе. Применяется также экспертный метод, когда руководитель советуется со своими заместителями. Часто разработка решения не проходит все необходимые этапы, не говоря уже о том, чтобы разработать решение, используя специальные модели и методы. Можно заключить, что местная власть практически не использует достижения науки в области разработки и принятия управленческих решений, а работает «по-старинке», «на авось» что препятствует развитию муниципального образования.

1.3 Распознание проблемной ситуации

Для распознания проблемной ситуации проводится SWOT-анализ - выявляются сильные и слабые стороны, возможности и угроз. Поиск возможных вариантов решения проблемы проводится с помощью SWOT-анализа представленного в таблице 1.

SWOT-анализ администрации Маслянинского района (табл.1).

Таблица 1

1. Главной причиной возникновения проблемной ситуации является, принятии решений используется неформальный метод, основанный на интуиции, личном опыте руководителе, что не гарантирует верность управленческого решения и снижает качество принимаемых решений. Так же выделяются следующие проблемы:

· не компетентность сотрудников во многих вопросах управления;

· ограниченный объем полномочий и средств, которыми наделён местный уровень управления, что сказывается в целом на работу администрации.

· плохая связь между отделами, недостаток информацией, не умение быстро реагировать на изменяющиеся законы и администрация не исполняет все свои функции.

2. Возможными вариантами решения сложившейся проблемы могут быть следующие действия: оптимизировать структуру и функциональные обязанности, увеличить бюджет муниципального образования либо оптимизировать его таким образом, чтобы обеспечить достаточное финансирование профессионального развития служащих, провести целенаправленное обучение персонала, также привлекать молодых специалистов, принимающих более новаторские методы работы.

Мы получили возможные варианты решения (подцели) используя которые можно построить дерево целей и дерево решений.

Дерево целей - структурированная, построенная по иерархическому принципу (ранжированная по уровням) совокупность целей системы. В которой выделены: главная цель, подчиненные ей подцели первого, второго и т. д. уровней. Дерево целей представлено на рис. 1.

Рис. 1 - Дерево решений

Для правильного принятия решения нужно:

· Разработать систему стандартов принятия управленческого решения;

· Нормативно закрепить и улучшить процедуру разработки решений;

· Разработать оптимизированную методику;

· Финансовое обеспечение профессионального развития;

· Т. д.

Рис. 2 - Дерево решений

2. Организационная часть

2.1 Подготовка исполнения решения

Процессы подготовки и принятия управленческих решений и организации их исполнения различаются по технологии, в том числе по стадиям реализации.

С технологической точки зрения процесс принятия решения можно представить в виде последовательности этапов и процедур, имеющих между собой прямые и обратные связи. Во многих иностранных источниках весь процесс принятия решения в организации рассматривается как функция проблемы, альтернатив и выполнения решения (Рис. 3).в процесс подготовки, принятия и реализации решения на всех его основных этапах обязательно включается лицо, принимающее решение.

Рис. 3

2.2 Оформление решения

Управленческие решения классифицируются по видам и формам.

Виды управленческих решений:

- оперативные (координационные);

- тематические;

- целевые.

Формы - устные, письменные.

Формы управленческих решений

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы, фиксирующие ход работы и решения коллегиальных органов, по полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях делятся на:

- краткие - содержат указание фамилии, имени, отчества докладчика, темы доклада, обсуждаемые вопросы, фамилии и инициалы докладчиков и выступающих, принятые решения;

- полные - кроме указания фамилии, имени, отчества докладчика, темы доклада, обсуждаемых вопросов, фамилии и инициалов докладчиков и выступающих, принятых решений, содержат записи выступлений докладчиков и выступающих.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или текстов докладов и выступлений. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива и т. д.

В тех случаях, когда текст доклада прилагается, выступление не протоколируется после фамилии, имени, отчества докладчика указывается «текст доклада прилагается».

В протоколе необходимы следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- дата проведения заседания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи председателя и секретаря заседания.

Протокол, как правило, ведется во время заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вступительной и основной.

Во вступительной части указывают:

· фамилии, имена, отчества председателя и секретаря заседания;

· количество присутствующих и отсутствующих на заседании;

· повестку дня с перечнем рассматриваемых вопросов и выступающих по каждому из них.

Вопросы в повестке дня располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы обычно указывают последними. Вопросы формулируются в именительном падеже.

Основной текст протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

В каждом пункте текст излагается по разделам: «Слушали», «Выступили», «Решили (Постановили)».

Протокол в обязательном порядке подписывается председателем и секретарем заседания.

Приказ - распорядительный документ, который издается руководителем предприятия, организации, на основе единоначалия и в рамках его компетенции.

По своему предназначению все приказы делятся на инициативные и те, которые издаются в целях выполнения распоряжений вышестоящих органов.

Это категоричная форма управленческого решения, которое требует обязательного и своевременного выполнения заданий, определенных в нем.

Как нормативно-правовой документ приказ должен базироваться на результатах анализа фактов и быть:

Ш законным (не противоречить действующему законодательству);

Ш обоснованным;

Ш своевременным;

Ш конкретным (определены ответственные лица и сроки выполнения);

Ш непротиворечивым по содержанию;

Ш грамотным;

Ш ясным, четким, логически выстроенным, завершенным.

Приказ целесообразно писать короткими предложениями, при этом, текст должен быть точным, не допускающим различных трактовок.

Каждую новую мысль необходимо начинать с абзаца.

Предложения, которые излагаются в приказе, необходимо согласовать с ранее изданными документами по данному вопросу, чтобы избежать повторов или противоречий.

Приказ, как правило, состоит из констатирующей и постановляющей части.

В констатирующей части лаконично, грамотно и объективно, без повторов и употребления слов и оборотов речи, которые не несут смысловой нагрузки, излагаются факты только по тем вопросам, которым посвящена постановляющая часть. При этом не допускается произвольное сокращение наименования учебного заведения и отдельных слов.

В содержании констатирующей части приказа, как правило, используются: прямой порядок слов, если под логическим ударением находится объект действия, при этом вводные слова располагаются в начале фразы.

В постановляющей части излагаются распоряжения, которые обязательны для исполнения педагогическими работниками, должностными лицами, структурными подразделениями общеобразовательного учебного заведения и т. д., а также указываются сроки исполнения и ответственные лица.

В содержании постановляющей части, как правило, используются глаголы в неопределенной форме (обеспечить, составить, провести, изучить, возложить ответственность и т. д.).

Следует избегать неконкретных выражений (поднять, повысить, усилить, улучшить, активизировать и т. д.). Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, затруднена проверка их выполнения.

В последнем пункте постановляющей части указываются лица, на которых возлагается контроль над выполнением приказа.

Список лиц, которых необходимо ознакомить с приказом, как правило, располагается ниже подписи директора учебного заведения или на обороте последнего листа приказа.

Приказ является правомочным с момента его подписания и доведения до сведения исполнителей.

В случае если приказ издан с превышением полномочий или не соответствует действующему законодательству, он может быть отменен вышестоящей инстанцией.

Заключение

На основании проведенного анализа по выявлению проблемной ситуации в администрации Маслянинского района, было выявлено, что основной проблемой при подготовке и реализации управленческого решения является не умение ЛПР принимать чёткие и качественные решения, в силу того, что он не использует методику принятия решений, а принимает их основываясь на собственном опыте.

К основным условиям обеспечения высокого качества и эффективности управленческих решений относятся: применение к разработке решения научных подходов, обеспечение качественной информацией, применение методов прогнозирования, построение дерева целей, обеспечение сопоставимости альтернативных вариантов, много вариантность решения, правовая обоснованность, мотивация качественного решения, наличие механизма реализации решения.

Для поиска решения проблемы были использованы такие методы как посторенние дерева решений, построение дерева целей. Были выделены критерии оценки вариантов решений и проведен SWOT анализ.

Для ликвидации данной проблемы был принят ряд решений:

· Разработать систему стандартов принятия управленческого решения;

· Нормативно закрепить и улучшить процедуру разработки решений;

· Разработать оптимизированную методику;

· Финансовое обеспечение профессионального развития и т. д.

Однако данные решения могут быть подвергнуты корректировке, если в ходе реализации при проведении контроля будут выявлены те или иные отклонения.

управленческий проблемный маслянинский

Список литературы

1. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. - Мн.: Новое знание, 2011.

2. Кузнецова Л.А. Разработка управленческого решения: учеб. пособие - Челябинск : Челябинский государственный университет, 2011.

3. Литвак Б.Г. - Разработка управленческого решения. - М.: Издательство «Дело», 2010.

4. Мескон М. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2008.

5. Орлов А. И. Принятие решений. Теория и методы разработки управленческих решений. Учебное пособие. - М.: МарТ, 2009.

6. Разработка управленческого решения. Прогнозирование-планирование / Глущенко В.В., Глущенко И.И. - Железнодорожный, Моск. обл., 2009.

7. Фатхутдинов Р.А. - Разработка управленческого решения. - М.: Интел- Синтез, 2008.

8. Чуйкин А.М. Разработка управленческих решений: Учебное пособие / Калининградский университет. - Калининград, 2010.

Размещено на Allbest.ru