Рабочее место секретаря

Размещено на http://www.allbest.ru/

Комитет по образованию Мингорисполкома

Учреждение образования

"Минский государственный колледж электроники"

Отчет

о производственной практике

учащейся ІІІ курса группы 249С

Антилевской Елены Викторовны

Минск, 2013



Содержание

1. Визитная карточка предприятия

2. Мои служебные обязанности

3. Мое рабочее место

4. Описание выполненных работ

5. Ведение телефонных переговоров

6. Прием посетителей

7. Моя оргтехника

Заключение

Литература



1. Визитная карточка предприятия

ГУО "Ясли-сад 502"

Г.Минска

пр. Победителей, 81

220020, г.Минск

250-58-92

http://ddu502.minsk.edu.by

Учреждение было открыто 1 августа 1986 года. Оно является некоммерческой организацией, финансируемой из местного бюджета и входит в систему дошкольного образования.

Предметом деятельности учреждения является обеспечение получения

- воспитанниками раннего и дошкольного возраста дошкольного образования,

- воспитанниками специальных групп для детей с тяжелыми нарушениями речи специального образования на уровне дошкольного образования.

Цели ГОУ:

- реализация государственных образовательных стандартов дошкольного образования,

- формирование образованной, социально, духовно и нравственно зрелой, творческой личности,

- воспитание гражданина Республики Беларусь, уважения прав и свобод человека, любви к Родине, семье,

- привитие навыков здорового образа жизни.

Основными задачами учреждения являются:

- удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии;

- сохранение и приумножение нравственных и культурных ценностей общества;

- создание условий для физического совершенствования, овладения ценностями и навыками здорового образа жизни;

- обеспечение социальной защиты воспитанников и установленных законодательством социальных гарантий;

- формирование гражданственности, патриотизма и национального самосознания на основе государственной идеологии;

- формирование нравственной, эстетической и экологической культуры;

- формирование культуры семейных отношений;

- создание условий для социализации и саморазвития личности воспитанника.

Структура учреждения

1. Структура учреждения формируется им самостоятельно по согласованию с Учредителем.

2. В структуру учреждения входят следующие структурные подразделения:

- группы общего назначения:

- 1-ые младшие (дети 2-3 лет)

- 2-ые младшие (дети 3-4 лет)

- средние (дети 4-5 лет)

- старшие (дети 5-6 лет)

- специальные группы для детей с тяжелыми нарушениями речи

- пищеблок

- спортивный зал

- музыкальный зал

- медицинское подразделение:

- кабинет старшей медицинской сестры

- процедурный кабинет

- изолятор

3. Структурные подразделения осуществляют свою деятельность на основе положений о них, утверждаемых заведующим учреждения, в соответствии с требованиями актов законодательства.

Информация о вышестоящих организациях

1. Министерство образования Республики Беларусь

г.Минск, ул.Советская, 9.

2. Комитет по образованию Мингорисполкома

г.Минск, ул.Тимирязева, 5А

3. Администрация Центрального района г.Минска

г.Минск, ул.Мельникайте, 6

4. Управление образования администрации Центрального района

г.Минск, ул.Багдановича, 6

Структура Государственного учреждения образования "Ясли-сад № 502 г.Минска"



2. Мои служебные обязанности

Делопроизводитель -- это служащий, ответственный за ведение документации организации. Однако в мои обязанности входило и бездокументное обслуживание руководителя.

Все мои служебные обязанности можно поделить на две части:

1. Документационное обслуживание;

2. Организационная работа.

В работу с документами входит: обработка входящей и исходящей корреспонденции, составление и оформление приказов по основной деятельности и по личному составу, передача документов на исполнение. Также я работала с личными делами, характеристиками, личными карточками формы Т2, товарными накладными, заявлениями сотрудников, подготавливала документы для передачи в архив. Я печатала по указанию руководителя служебные материалы и принимала и отправляла факсимильные и электронные сообщения.

К организационной работе относятся: ведение телефонных переговоров, прием посетителей. Я отвечала на телефонные звонки, и если руководитель отсутствовала, то записывала сообщения для нее. Также я принимала посетителей и регистрировала их в журнале учета приема посетителей. Еще я часто отвозила документы в Управление образования администрации Центрального района и бухгалтерию.

Я всегда старалась выполнять свою работу быстро и грамотно

3. Мое рабочее место

Мое рабочее место находится в кабинете, в котором так же находится заведующая. В кабинете находится мебель, предназначенная для работы, а так же для посетителей, ожидающих приема, а именно: шкафы для одежды и документов, столы, стулья, сейф для важных документов, кресло.

Также на моем рабочем месте есть различная оргтехника -- компьютер, многофункциональное устройство, радиотелефон.

На столе находятся различные справочники, календарь, бумаги для записи, печати организации. Также на столе есть различные канцелярские принадлежности: ручки, простые карандаши, ножницы, линейка, степлер, дырокол, калькулятор. В столе много ящиков, в которых хранятся различные вещи, которые всегда должны быть "под рукой". В шкафу стоят папки с документами. Все что касается личного состава учреждения (личные дела, медицинские карточки и др.) находится в сейфе.

Мое рабочее место светлое и хорошо освещено. Мебель также выполнена в светлых тонах. Также в кабинете есть цветы, которые благоприятно воздействуют на воздух в помещении.

4. Описание выполенных работ

В ГУО "Ясли-сад № 502 г.Минска" я составляла и оформляла документы различных типов:

1. Распорядительные -- приказы по основной деятельности и приказы по личному составу;

2. Справочно-информационные -- письма.

Приказ -- это правовой акт, издаваемый руководителем организации для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы издают также при необходимости довести до сведения подчиненных лиц требования поступивших директивных документом и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц и сроки выполнения.

Приказ по личному составу составляются и регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а приказы по личному составу 75 лет.

Приказы оформляются на общем бланке организации формата А4 или специальном бланке для приказов.

Состав реквизитов:

v Герб или эмблема;

v Наименование вышестоящей организации;

v Наименование организации;

v Дата;

v Индекс;

v Заголовок;

v Текст (состоит из 2 частей: констатирующей и распорядительной);

v Подпись.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если иной срок не указан в тексте.

Образец приказа по основной деятельности



Об утверждении графика прохождения аттестации

На основании протокола № 2 от 21.10.2009 года заседания аттестационной комиссии и протокола № 10 от 21.10.2009 года заседания профкома

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график прохождения аттестации в 2009/2010 учебном году.

2. Аттестационной комиссии Альхимович Т.И., Коверде И.С., Красневской А.Ф., Довыденко С.Н., Зубко С.С., Крайновой Н.М., Байдук И.С. в десятидневный срок ознакомить аттестуемых с графиком прохождения аттестации под роспись.

Заведующий я/с № 502 Е.А.Еськина

Приказы по личному составу оформляются на общих или специальных бланках. Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. Констатирующая часть часто отсутствует. В этом случае текст начинается с ключевого слова - глагола в неопределенной форме, отражающего суть вопроса (УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, НАЗНАЧИТЬ, ПРИНЯТЬ, НАГРАДИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.п.).

Объявляется под роспись работнику. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не оговорена конкретная дата.

Приказы по личному составу могут составляться на несколько сотрудников и по разным вопросам. Такие приказы называются сводными. Использование их не рекомендуется, т.к. в зависимости от рассматриваемого вопроса они могут храниться разное количество лет.

В некоторых случаях сводные приказы имеют заголовок " По личному составу".

Образец приказа по личному составу

Об увольнении

УВОЛИТЬ:

Старшинова Юрия Петровича, с должности сторожа 30.04.2010.

Основание: Заявление Старшинова Ю.П.

Заведующий Е.А.Еськина

Письмо -- это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).

Письмо должно составляться только в том случае, когда невозможно решение вопроса при устном общении. Текст письма должен касаться одного вопроса. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма должен быть легко читаемым, не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские.

Письма в основном излагаются по схеме: вступление, доказательство, заключение. Объем письма, как правило, не должен превышать не более двух страниц.

Письма оформляются на бланках для писем А4 и А5 в зависимости от объема текста.

В состав реквизитов служебного письма входит:

v Герб или эмблема;

v Наименование вышестоящей организации;

v Наименование организации;

v Почтовый адрес;

v Коммуникационные и коммерческие данные;

v Дата;

v Индекс;

v Ссылка на индекс и дату входящего документа;

v Заголовок;

v Текст;

v Отметка о наличии приложения (если есть);

v Подпись;

v Фамилия исполнителя и номер рабочего телефона;

v Отметка о исполнении;

v Отметка о контроле.

Образец письма

О переводе молодого специалиста

ГУО "Ясли-сад № 502 г.Минска" не возражает о переводе молодого специалиста, Кляус Валентины Владимировны, в ООО "Гиперком-проект" для дальнейшего трудоустройства.

Заведующий Е.А.Еськина



5. Ведение телефонных переговоров

делопроизводитель документационный организационный секретарь

Для клиента ответ по телефону создает впечатление не только о вас лично, но и об учреждении в целом.

Специфические особенности телефонного разговора с очной беседой:

- собеседник не видят друг друга. Отсутствует установление контакта глазами

- телефонный разговор связан с передачей конкретной информации. Очень важно как человек умеет передавать и принимать необходимую информацию по телефону.

Сходства (общие нормы поведения в беседе)

1. Демонстрация заинтересованности в предмете разговора;

2. Доброжелательность по отношению к собеседнику;

3. Отсутствие влияния на характер разговора вашего общего настроения;

4. Личные психологические особенности характера;

Служебный разговор по телефону обычно включает в себя такие элементы, как:

1. взаимные представления

2. вхождение или введение собеседника (клиента) в курс дела

3. обсуждение и решение вопроса

4. заключение

Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

1. Услышав тел звонок, нужно как можно быстрее снять трубку, т.к. он является сильным слуховым раздражителем, мешает работать другим людям, отрицательно воздействует на нервную систему. А также этим мы выполним главное требование нашей работы - "не заставлять клиента ждать".

2. Никогда не нужно говорить с набитым ртом, ни жевать и ни пить во время разговора.

3. Сняв трубку, нужно сразу же четко представиться и назвать свое учреждение: это поможет избавиться от ошибочных вызовов.

4. После представления необходимо поприветствовать абонента. Для него ответ по телефону создает впечатление не только о нас, но и об учреждении в целом.

5. Нельзя допускать начала разговора с односложных слов типа "Да" и "Слушаю". Начать приветствие нужно со слов "Добрый день, утро, вечер". Если представление сделано невнятно, клиенты зачастую нервничают, что мешает взаимопониманию и сказывается на качестве работы.

6. Отрицательное впечатление на клиента (собеседника) оказывает употребление жаргонных выражений типа "доброе", "идет", "есть".

7. Неправильный тон в начале разговора может повлиять на его эффективность, вызвав негативную ответную реакцию собеседника.

8. Нельзя машинально повышать собственный голос в ответ на плохую слышимость.

9. Акустической особенностью телефонного разговора является эффект зеркальности: если вы говорите тихо, то и отвечать вам будут вполголоса, напротив, если говорите громко, то и ответ тоже будет повышенным тоном. Тональность речи должна идти от средней до низкой.

6. Прием посетителей

Одним из важных показателей культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость, доброжелательность. Секретарь должен научиться управлять мимикой, интонациями голоса, ведь ему приходиться работать с людьми. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя - важные факторы успеха в работе. Те правила поведения, которые должен соблюдать каждый культурный человек, переносятся в известной мере в служебную обстановку и имеют большое число "точек приложения" в конкретных ситуациях процесса управления.

Большую часть времени в течение рабочего дня секретарь сидит. Как только в приемной появился посетитель, секретарь должен отложить свои дела, поздороваться, предложить сесть. Если секретарь видит своего собеседника впервые, то он должен назвать себя. Только после этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, где он работает, и по какому вопросу пришел. Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом обращения с окружающими. В отношении с посетителями и со своими коллегами секретарь не должен разглашать конфиденциальную информацию.

При появлении посетителя секретарь располагает не более 15 секундами на то, чтобы закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых материалов, в том числе и документов, надо немедленно прекратить и заняться посетителем. Секретарю необходимо знать правила приветствия. Если нужно поздороваться за руку, то необходимо встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку. Первым подают руку работники высших рангов и женщина. Однако женщине позволяется не давать руку, если она не хочет этого делать. Первым здоровается тот, кто подходит к группе людей или проходит в непосредственной близости от них. Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства. Принято представлять младшего по возрасту и положению старшему; женщину пожилому мужчине и т.д. Секретарь всегда должен помнить, что злое выражение лица, грозный взгляд, ядовитая ирония, выражение превосходства или полного равнодушия показатели низкой культуры секретаря.

7. Моя оргтехника

Оргтехника - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих работ. В своей работе я использую различную оргтехнику. 1. Радиотелефон - это комбинированное устройство, сочетающее в себе элементы обычного проводного телефонного аппарата и радиоэлектронного средства, заменяющего телефонный кабель между телефонной трубкой и базовым блоком телефонного аппарата. Он дает возможность удалять трубку от базы на определенное нужное расстояние. Вышеназванные достоинства сделали радиотелефон необходимым атрибутом современного офиса. А так же он позволяет делать внешние и внутренние звонки.

2. Компьютер -- это электронное устройство, которое выполняет операции ввода информации, хранения и обработки ее по определенной программе, вывод полученных результатов в форме, пригодной для восприятия человеком. Компьютер выполняет множество функций. Он служит для создания различных документов (программ пакета Microsoft Office) и их последующего хранения. Также с помощью компьютера можно передавать электронные сообщения, находить нужную информацию и др.

3. МФУ -- это многофункциональное устройство, которое сочетает в себе возможности принтера, сканера, копировального устройства. Главное преимущество этого аппарата -- компактность и удобство в эксплуатации.



Заключение

За время практики я закрепила свои знания делопроизводства, научилась применять их на практике. Так же я научилась новому: работе с оргтехникой, передаче документов в архив.

Я поняла, что главное в профессии секретаря -- это ответственность, грамотность, внимательность, собранность, терпеливость, умение доводить дело до конца. Без этих качеств очень сложно выполнять свою работу правильно и своевременно. Так же эти качества пригодятся и в повседневной жизни.

Мне пригодились все знания, полученные в МГК электроники.

Я работала в большом дружном коллективе. Если у меня возникали проблемы, я всегда могла спокойной обратиться к заведующей Елене Анатольевне, и она всегда приходила мне на помощь.

Я уверена, что знания полученные в ГУО "Ясли-сад № 502 г.Минска" пригодятся мне не только в работе, но и в повседневной жизни.

Литература

1. Секретарское дело: учеб. пособие/ Г.Д.Пешкова. -- 2-е изд., испр. -- Минск: Выш.шк., 2010. -- 318 с.: ил.

2. Основы делопроизводства: учеб./ А.Е.Рыбаков. -- Минск: РИПО, 20140 -- 328 с.

Размещено на Allbest.ru

...