Формирование кадрового документооборота предприятия

Размещено на http://allbest.ru

Введение

Любая организация, это процесс осуществления своей деятельности, (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) отражает в различного рода документах. «Документ» - это информация, записанная на бумажном носителе, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в организации, для использования в своей деятельности, а понятие «делопроизводство» характеризует себя, как совокупность работ по документированию управленческой деятельности на предприятии.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

И понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Отдел кадров обычно представляет собой самостоятельное структурное подразделение организации, подчиненное либо руководителю организации, либо его заместителю по работе с персоналом. От вида и отраслевой принадлежности предприятия, количество и структура кадрового потенциала влияет на численность кадровой работы.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Правильная организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Документальная информация предоставляется в виде разного рода документов.

Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников предприятия тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации.

Немаловажное значение придается автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда сотрудников занятых в управлении. На предприятиях необходимо уделить большое внимание тому, что недостатки в постановке работы приводят к серьезным трудностям работе организации в целом. За счет более правильной системы кадрового документооборота достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в-третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Целью написания выпускной квалификационной работы является изучение теоретических основ формирования кадрового документооборота предприятия, анализ кадровой политики на примере Международного Аэропорта «Домодедово».

Для реализации поставленной цели решаются следующие задачи:

- изучить основные направления кадрового документооборота;

- проанализировать состав кадровой документации на предприятии;

- провести диагностику движения кадров Международного Аэропорта «Домодедово»;

- проанализировать и обобщить полученные результаты;

- изучить порядок хранения документов кадрового документооборота.

Объект исследования - кадровый документооборот Аэропорта «Домодедово».

1. Организация отдела кадров

1.1 Положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения. Служебные связи

7. Порядок внесения изменений и дополнений

Разберем подробнее раздел «1.Общие положения»:

1) Отдел кадров (далее - Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее - Организация).

2) Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.

3) Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.

4) Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.

5) Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее - Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.

6) На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.

7) Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации.

8) Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.

Рассмотрим следующий раздел «2. Основные задачи»:

1) Подбор и расстановка кадров.

2) Учет личного состава и ведение кадровой документации.

3) Контроль соблюдения дисциплины труда.

4) Повышение квалификации работников.

5) Проведение аттестации.

6) Формирование кадрового резерва.

7) Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.

8) Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

Смотрим раздел «3. Функции»

1) Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.

2) Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.

3) Разработка штатного расписания.

4) Документирование приема, перевода, увольнения работников.

5) Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

6) Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.

7) Документальное оформление служебных командировок.

8) Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также

оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.

9) Ведение учета работающих в организации военнообязанных.

10) Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.

11) Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и

дисциплинарной ответственности.

12) Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.

13) Организация и участие в аттестации работников.

14) Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.

15) Составление планов повышения квалификации работников.

16) Организация табельного учета.

И так, далее рассмотрим раздел о праве кадрового отдела:

1) Получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.

2) Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.

3) Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.

4) Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.

5) Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.

6) Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

7) Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

И глава «5. Ответственность» содержит разделы:

1) Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.

2) На Руководителя возлагается ответственность за: 2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения

документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими

правилами и инструкциями. 2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины. 2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и

соблюдение правил пожарной безопасности. 2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им

изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и

других документов. 2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их

должностными инструкциями.

В главе «6. Взаимоотношения. Служебные связи» повествуется о выполнении функций и реализации прав кадровой службы:

1) Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.

2) С юридическим отделом - для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.

3) С бухгалтерией - по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.

4) С информационно-техническим отделом Организации - по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

И последняя глава «7. Порядок внесения изменений и дополнений» включает в себя:

1) Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.

1.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет, как минимум четыре раздела: должностные обязанности, функции, права, ответственность. К примеру, рассмотрим должностную инструкцию начальника отдела кадров.

1. Общие положения

1.1 Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.

1.2 Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.3 Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно заведующему лабораторией.

1.4 На время отсутствия начальника отдела кадров, его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5 На должность начальника отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы по управлению персоналом не менее 3 лет.

1.6 Начальник отдела кадров должен знать: - трудовое законодательство, другие законодательные и нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения; - структуру компании, ее кадровую политику и стратегию развития; - порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; - состояние рынка труда; - системы и методы оценки персонала; - кадровое делопроизводство; - основы психологии и социологии труда.

1.7 Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом организации, Положением об отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

2.1 Определяет совместно с руководителями структурную подразделений текущую потребность в кадрах, принимает участие в разработке кадровой политики предприятия.

2.2 Возглавляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

2.3 Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, совместно с руководителями подразделений организует их стажировку и адаптацию в компании.

2.4 Организует проведение аттестации сотрудников компании, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.

2.5 Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

2.6 Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

2.7 Контролирует ведение кадрового делопроизводства в компании.

2.8 Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

2.9 Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

2.10 Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

2.11 Обеспечивает составление установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.

3. Права начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров имеет право:

3.1 Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися деятельности отдела кадров и работы с персоналом.

3.2 Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3 Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.

3.4 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5 Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую для исполнения своих должностных обязанностей информацию.

3.6 Сообщать руководству компании о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.7 Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.

4. Ответственность начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров несет ответственность:

4.1 За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2 За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3 За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

1.3 Должностной и численный состав сотрудников отдела кадров

Должностной и численный состав устанавливается организационными и распорядительными документами каждой конкретной организации. Как правило, это определяется руководителем организации при утверждении штатного расписания.

Основным критерием формирования штата кадровой службы чаще всего является численность сотрудников.

Расчет численности кадровой службы на основе общего количества работающих нельзя признать рациональным, так как при этом не учитываются факторы, определяющие загрузку работников кадровой службы.

Например, при большом количестве молодежи кадровая служба будет тратить значительное время на оформление учета допризывников, отпусков (декретных, учебных, по уходу за ребенком); при большом количестве работников предпенсионного возраста -- на оформление пенсий; при повышенной текучести кадров -- на оформление приема и увольнения с работы и т. д.

Таким образом, при одной и той же численности работников загрузка кадровых служб может быть неодинаковой.

С середины 80-х гг. Министерством труда РФ предложена другая методика расчета численности кадровых служб. Она основана на учете трудоемкости нормируемых работ по комплектованию и учету кадров, рассчитанных по типовым нормам времени.

Типовые нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормативных заданий.

Определены нормы на следующие виды работ:

1) оформление документов при приеме на работу;

2) оформление документов при увольнении с работы;

3) оформление и учет трудовых книжек;

4) оформление документов по учету движения кадров;

5) составление статистической отчетности по учету личного состава;

6) составление справок, участие в разработке планов;

7) работы по табельному учету;

8) работы в бюро пропусков;

9) работы в военно-учетном столе и др.

При определении нормативной численности работников, занятых комплектованием и учетом кадров, кроме трудоемкости нормируемых работ, рассчитываемой по укрупненным нормативам времени, учитываются затраты труда на ненормированные работы, которые не должны превышать 25% трудоемкости нормируемых работ.

Численность работников (Ч), необходимых для выполнения работ по комплектованию и учету кадров, подсчитывается по формуле:

Ч = То / Фп

где Ч -- численность работников (человек);

То -- суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по нормативам за год;

Фп -- полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 ч).

Должностной состав кадровой службы в каждом конкретном случае также определяется руководством организации. Квалификационным справочником установлены категории должностей и их названия.

Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать

Типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:

Ч=[Т(1) * К(1)]/Ф(п)

где Т(1) - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал),ч;

К(1) - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами (К(1) принимается равным до 1,25);

Ф(п) - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), ч.

1.4 Организация труда

Конечно же, в первую очередь отдел персонала занимается тем, что осуществляет кадровое делопроизводство в организации. Однако одним только производством и ведением личных карточек на сотрудников их работа не ограничивается. Трудовое законодательство содержит в себе такой правовой институт, как коллективный договор. Правовое регулирование по вопросам заключения коллективного договора и его содержания часто меняется.

Среди важнейших направлений кадровой работы на предприятии следует выделить:

1) Учетно - контрольное направление кадровой работы нацелено на обеспечение учета и контроля при работе с персоналом;

2) Планово регулятивное направление кадровой работы нацелено на привлечение персонала и его рациональное использование;

3) Отчетно - аналитическое направление кадровой работы нацелено на изучение кадровых процессов предприятия;

4) Координационно - информационное направление кадровой работы нацелено на организацию работы с персоналом по вопросам, связанным с устным и письменным обращением работников;

5) Организационно-методическое направление кадровой работы нацелено на обеспечение надежного и эффективного управления кадровыми процессами внутри предприятия.

Организация и ведение кадровой работы по каждому из перечисленных направлений предполагает последовательное решение ряда задач.

Целесообразно рассмотреть основные задачи кадровой работы на предприятии по направлениям.

Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

1) прием работников на предприятие;

2) учет работников;

3) увольнение работников;

4) работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т.- п.).

Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

1) подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

2) расстановка работников предприятия;

3) перемещение работников предприятия;

4) становление в должности и адаптация работников.

Отчетно - аналитическое направление работы предполагает решение следующих задач:

1) изучение работников;

2) оценка работы работников;

3) аналитическая работа;

4) подготовка отчетов.

Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

1) профессиональная подготовка (доподготовка и переподготовка) работников;

2) организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);

3) работа с письменными обращениями работников предприятия;

4) архивная и справочная работа.

Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

1) документирование деятельности работников предприятия;

2) кадровая работа в подразделениях предприятия;

3) планирование кадровой работы;

4) руководство кадровой работой.

1.5 Основы кадровой документации

1. Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу, обязан потребовать предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее -- ТК РФ)):

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы воинского учета -- для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний -- при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Работа состоит из следующих операций:

1) ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);

2) заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);

3) составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости - период испытательного срока;

4) на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;

5) оформление личного дела на служащего, подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф;

6) составление отчета о приеме на работу;

7) ознакомление работника с правилами трудового распорядка;

8) заполнение контрольного листка по технике безопасности.

2.Оформление документов при увольнении сотрудников.

Работники имеют право расторжения трудового договора по ст. 80 ТК РФ, предупредив администрацию письменно за две недели.

Заявление с резолюцией руководства должно храниться в личном деле уволенного работника.

Если работника увольняют за злоупотребление служебным положением, за прогул и другие нарушения, то к представлению об освобождении от занимаемой должности дополнительно должны быть приложены материалы расследования данного проступка, объяснительная записка работника и другие материалы, обосновывающие принятие руководством решения об увольнении работника по инициативе администрации.

Работа состоит из следующих операций:

1) на основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения

бланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8);

2) в соответствии с резолюцией директора предприятия составление проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника;

3) на основании оформленного приказа запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;

4) на основании приказа о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняющемуся сотруднику; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;

5) изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных сотрудников;

6) комплектование документов для передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных;

7) составление отчета об увольнении с работы.

3. Оформление и учет трудовых книжек.

Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета или вписка дубликата трудовой книжки.

Работа состоит из следующих операций:

1) запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице - фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице - проставление штампа предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;

2) отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш»;

3) подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;

4) ознакомление работников с записями в трудовой книжке.

4. Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрениях и награждениях.

Работа состоит из следующих операций:

1) подборка трудовой книжки;

2) на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;

3) укладка трудовой книжки в сейф.

5. Оформление документов по учету движения кадров.

Работа состоит из следующих операций:

1) на основании приказа (форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;

2) составление приказа о переводе.

6. Составление и корректировка графика отпусков.

Работа состоит из следующих операций:

1) получение графика отпусков от подразделений;

2) составление сводного графика и его корректировка;

3) доведение графиков до руководителей подразделений;

4) контроль, за соблюдением графиков отпусков в течение года;

5) составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.

7. Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих операций:

1) на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;

2) подсчет продолжительности дополнительного отпуска;

3) составление приказа на отпуск;

4) запись в журнале регистрации отпусков.

8. Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

1) заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности стажа);

2) пополнение картотеки и изъятие карточек;

3) внесение изменений в карточки.

9. Оформление листа нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

1) на основании личной карточки (форма №Т-2) или трудовой книжки определение длительности непрерывного рабочего стажа работника и заполнение соответствующих граф листа нетрудоспособности (стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);

2) регистрация листа в книге учета.

2. Состав кадровой документации

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

№ Т-1 приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

№ Т-1а приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

№ Т-2 личная карточка работника;

№ Т-2ГС (МС) личная карточка государственного (муниципального) служащего;

№ Т-3 штатное расписание;

№ Т-4 учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

№ Т-5 приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

№ Т-5а приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

№ Т-6 приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-6а приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

№ Т-7 график отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-8а приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

№ Т-9а приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

№ Т-10 командировочное удостоверение;

№ Т-10а служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

№ Т-11 приказ (распоряжение) о поощрении работника;

№ Т-11а приказ (распоряжение) о поощрении работников;

№ Т-12 табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

№ Т-13 табель учета рабочего времени;

№ Т-49 расчетно-платежная ведомость;

№ Т-51 расчетная ведомость;

№ Т-53 платежная ведомость;

№ Т-53а журнал регистрации платежных ведомостей;

№ Т-54 лицевой счет;

№ Т-54а лицевой счет (свт);

№ Т-60 записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-61 записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-73 акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства.

Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Рассмотрим подробнее главный состав кадровой документации.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия ), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия ( уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На предприятии ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к - приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км - о командировании, №43/о - об отпуске, № 21/ п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля, за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени, за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

2.1 Документы, регламентирующие управление персоналом

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

учредительные документы (устав и договор);

структура и штатная численность;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о структурных подразделениях;

должностные инструкции работникам.

2.1.1 Правила внутреннего распорядка

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.

В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.

В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.

В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.

В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.

В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.

2.1.2 Штатное расписание

В соответствии с Уставом предприятия разработана его штатная численность. Здесь указаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором.

Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составлен на бланке предприятия, согласован путем обсуждения на собрании трудового коллектива, завизирован юристом и утвержден директором предприятия.

На предприятии несколько подразделений, для каждого из них разработано положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и утверждено директором предприятия.

...