Основные специализации в профессии офис-менеджера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «________ДиА-н (034700.62)/4_________»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Организация работы офиса

На тему: Основные специализации в профессии офис-менеджера

Вариант № 3

Выполнил: Студент 3 курса

Лукашенко Ксения Валерьевна

ЯНВАРЬ 2014



Содержание

Введение

1. Офис - менеджмент как специфическая разновидность управленческой деятельности

2. Российские и зарубежные образовательные программы требований к подготовке офис - менеджера

3. Документы, которые регламентируют деятельность офис - менеджера

4. Должностная инструкция офис - менеджера

5. Общая характеристика профессии «Офис-менеджер»

6. Организация повседневной работы офис - менеджера

Заключение

Список использованной литературы



Введение

офис менеджер управленческий документ

Офис - менеджер - «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис - менеджера требует серьёзной проработки, ведь в должностные обязанности офис - менеджера входят функции секретаря, заведующего хозяйством, администратора, нередко он занимается первичной бухгалтерией и кадровым делопроизводством.

В основные обязанности офис - менеджера входит планирование и координирование деятельности офисных служб, обеспечение выполнения корпоративных норм и правил, планирование и ввод в действие методов, обеспечивающих эффективный процесс работы, оценка и анализ работы систем административной поддержки, методики работы, проведение нужных закупок материалов для работы в офисе и др.

Объект работы - менеджмент.

Предмет работы - основные специализации в профессии офис - менеджера.

Цель - исследовать основные специализации в профессии офис - менеджера.

Задачи работы:

1. Рассмотреть офис - менеджмент как специфическую разновидность деятельности управления.

2. Исследовать российские и зарубежные образовательные программы требований к подготовке офис - менеджера.

3. Проанализировать документы, которые регламентируют деятельность офис - менеджера.

4. Дать общую характеристику профессии «Офис-менеджер».

5. Рассмотреть организацию повседневной работы офис - менеджера.

6. Раксрыть основные аспекты должностной инструкции офис - менеджера.

1. Офис - менеджмент как специфическая разновидность деятельности управления

В переводе с английского слово «office» означает:

1) служба, место, должность, пост;

2) нахождение у власти, на посту;

3) ведомство (вообще, и в том числе предприятие, организация, учреждение);

4) отдел, бюро, управление (как структурный элемент организации, который осуществляет административные функции);

5) контора, канцелярия;

6) служебное помещение, кабинет;

7) служащие;

8) функция, обязанность, долг;

9) сведения;

10) наконец, служба при доме (при офисе).

Менеджмент (management) можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:

1) правление, администрация, дирекция (в качестве органа коллегиального управления организацией);

2) умение справляться с работой;

3) чуткое, бережное отношение к людям (в данной ситуации - к сотрудникам).

Менеджер (manager) - это:

1) управляющий, заведующий, администратор, руководитель, директор;

2) управляющий имуществом;

3) в некоторых случаях - лицо, которое уполномочено заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.

Если следовать изложенному выше то, офис - менеджер (office-manager) - это профессиональный администратор, который осуществляет руководство деятельностью аппарата управления организации (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис - менеджер - это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник управленца в решении бесчисленного количества хозяйственных и административных вопросов деятельности организации (учреждения, организации) Дёмин Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. - СПб.: Питер, 2004. - 203 с..

Офис - менеджмент представляет собой один из видов деятельности управления. Главными отличительными чертами офис - менеджмента являются:

- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, контроль, организация, учет и т.д.);

- непосредственное (личное) взаимодействие офис - менеджера со существенным количеством сотрудников, который выполняет самые различные функции;

- промежуточное положение данного вида деятельности между тактическим и стратегическим менеджментом.

Офис - менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом организации.

Российское трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, юридически существование квалификационной должностной категории «офис - менеджер» не закрепило.

С иной стороны, известно, что на изменение ситуации в экономике, и в том числе появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистика достаточно говорит о том, что на данный момент офис - менеджер входит в перечень дефицитных специальностей.



2. Российские и зарубежные образовательные программы требований к подготовке офис - менеджера

Должность офис - менеджера отсутствует в «Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и разрядов работ», а также в «Квалификационном справочнике руководителей, специалистов и прочих служащих». Но за последние годы на рынке рабочей силы сформировался спрос на офис - менеджеров, накопилась какая-либо статистическая информация по требуемым характеристикам, которая нашла обобщённое выражение в обзорах аналитиков предприятий, которые занимаются наймом и поиском сотрудников по запросам предприятий и фирм Корнеев И.К. Профессиональная подготовка офис - менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис - менеджера. - 2002. - № 4. - С. 17-25..

Таблица 1

Программы подготовки и повышения квалификации

Образование офис - менеджера	В Российской Федерации (процентов)	За рубежом (процентов)
Высшее техническое	25 процентов	0 процентов
Высшее экономическое	15 процентов	20 процентов
Психологическое либо гуманитарное	6 процентов	50 процентов
Высшее любое	49 процентов	30 процентов
Среднее специальное	5 процентов	0 процентов
Не оговаривается	0 процентов	0 процентов
Знание иностранных языков	В Российской Федерации	За рубежом
Английский разговорный	0 процентов	0 процентов
Английский свободный	10 процентов	60 процентов
Английский базовый	10 процентов	0 процентов
Немецкий	10 процентов	40 процентов
Прочие языки	5 процентов	0 процентов
Два языка	5 процентов	0 процентов
Не оговаривается	60 процентов	0 процентов
Возраст, лет	В Российской Федерации	За рубежом
20 - 23	5 процентов	0 процентов
23 - 25	20 процентов	0 процентов
25 - 30 30 - 35	60 процентов	70 процентов
	15 процентов	25 процентов
Другой	0 процентов	5 процентов
Пол	В Российской Федерации	За рубежом
Мужчина	20 процентов	50 процентов
Женщина	80 процентов	50 процентов
Другое	В Российской Федерации	За рубежом
Внешние данные	21 процент	0 процентов
Прописка	14 процентов	3 процентов
Знание бухгалтерии	5 процентов	0 процентов
Делопроизводство	37 процентов	0 процентов
Подбор сотрудников	4 процента	25 процентов
Управление младшим персоналом	5 процентов	23 процента
Обеспечение работы офиса	7 процентов	26 процентов
Организация семинаров, встреч	7 процентов	23 процента

Представление о квалификационных требованиях к офис - менеджеру дает анализ программ подготовки и повышения квалификации в разных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на появление спроса на сотрудников указанной специальности.

Программы различаются объёмом подготовки, составом исследуемых дисциплин, требованиями к уже имеющейся подготовке слушателей.

При всём их разнообразии они достаточно полно характеризуют нужные для офис - менеджера представления, навыки и знания. Это иллюстрирует следующая примерная курсовая программа, в наибольшей степени отражающая содержание осуществляемой профессиональной подготовки офис - менеджера Корнеев И.К. Профессиональная подготовка офис - менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис - менеджера. - 2002. - № 4. - С. 17-25.

Таблица 2

Примерная курсовая программа профессиональной подготовки офис - менеджера

Название раздела программы	Содержание раздела программы
Современный офис. Служебные обязанности офис - менеджера	· виды современных предприятий и место офис - менеджера в них; · личные качества офис - менеджера; · методы тактического и стратегического планирования; · современные принципы управления; · современный офис, назначение и задачи работы офиса; · функции менеджмента «контроль»; · функции менеджмента «планирование»; · цели, способы, последствия и признаки контрольных мероприятий
Организация, технология и психология управления персоналом офиса	· виды, недостатки и достоинства организационных структур; · делегирование полномочий и ответственности; · зонирование офиса; · норма управляемости; · построение организационной структуры офиса; · сфера деятельности и виды ответственности работников офиса; · функции (основные направления деятельности) офис - менеджера; · функции менеджмента «организация»; · функция менеджмента «управление»; · этика деловых взаимоотношений в рабочей группе
Сопровождение сотрудников офиса: кадровое планирование, подбор, расстановка и сопровождение сотрудников	· методика поиска, отбора и набора сотрудников; · обучение сотрудников; · определение потребности в персонале, кадровое планирование; · определение психотипов; · разработка требований к сотрудникам, должностные инструкции; · способы и задачи адаптации, социализации и ориентации работников; · управление карьерой сотрудников · учет личностных характеристик при подборе и расстановке кадров; · штатное расписание и прочие организационные документы;
Мотивация сотрудников. Управление конфликтами	· классификация конфликтов; · классификация потребностей; · классификация стимулов; · мотивационные стратегии и мотивационные методы; · нонреальные конфликты; черты характера, их провоцирующие; способы их предупреждения; · потребности, которые мотивируют управленца; · признаки образования и способы деструктуризации отрицательно ориентированной группы · реальные конфликты, их причины и способы предупреждения и разрешения; · стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них; · стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них; · стили взаимоотношений в рабочей группе; · стили поведения в ситуации конфликта; выбор оптимального стиля; · структура мотивационного процесса; · типы менеджеров и их место в нынешнем управленческом поле; · функция менеджмента «мотивация»;
Документационное обеспечение управления. Основы делопроизводства	· ГОСТ Р 6.30-2003 · классификация документов; · общие требования к оформлению документов, бланки документов, реквизиты документов; · роль офис - менеджера в организации работы с документами в фирме; · цели, задачи и основные принципы организации делопроизводства;
Оформление документов. Организация документооборота в фирме	· контроль исполнения документов; · конфиденциальное делопроизводство · номенклатура дел; · организация архивного и текущего хранения документов; · основные принципы организации документооборота в фирме; · особенности составления, разновидности и структура текста некоторых видов документов: докладная записка, протокол, приказ, акт, служебное письмо; · регистрация документов; · эффективность документооборота;
Хозяйственная работа офис - менеджера	· анализ предложения, структура цены товара, система скидок; · инвентаризация хозяйства офиса; · материально-техническое обеспечение переговоров и презентаций; · организация системы хранения, выдачи и учёта предметов и средств труда; · организация снабжения офиса; · полная материальная ответственность, передача товаро-материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому; · участие офис - менеджеров в этих мероприятиях
Практика договорной работы офис - менеджера	· виды ответственности за неисполнение обязательств, понятие и виды сделок; · виды ответственности за неисполнение обязательств: возмещение ущерба, выплата неустойки, разновидности и формы неустойки; · договор и соглашение; · договор поставки и договор купли-продажи, форма договора на примере договора купли-продажи; · документальное подтверждение исполнения договорных обязательств; · момент исполнения стороной договорных обязательств · обязательная письменная форма сделок - цель и способы: доверенность - накладная, гарантийное письмо; · понятие договора, виды договоров, заключаемых с участием офис - менеджера; · последствия недействительности договоров; · преамбулы договора, существенные условия договора, момент перехода права собственности на товар к покупателю от продавца; · способы принудительного исполнения договоров; · форма договора на примере договора купли - продажи; · форс-мажор: понятие, механизм действия, последствия возникновения для всех контрагентов форс-мажорных обстоятельств.
Основы бухгалтерских знаний для офис - менеджера	· документы, сопровождающие эти операции; · методы бухгалтерского учета; · первичные кассовые операции, денежные средства в кассе, платежи наличными; · порядок получения товароматериальных ценностей; · методика проверки и правила оформления доверенности; · составление авансовых отчётов · финансовые ресурсы на валютном счёте; · финансовые ресурсы на расчётном счёте; безналичные платежи;
Деловой этикет	· вербальный этикет; · встреча партнёров и гостей; · общение и этика; · офисный стиль одежды; · оформление и применение визитных карточек · правила поведения в офисе; · приоритеты этикета;
Технические оснащения современного офиса	· диктофон; · ксерокс; · мини-АТС; · начало и завершение работы с операционной системой Windows 2000/Me/XP; · операционные системы; · работа с клавиатурой и манипулятором «мышь» · устройство персонального компьютера; · факс, автоответчик, телефон;
Организация хранения информации. Работа с офисными приложениями и Интернетом	· архивация файлов в операционной системе Windows, запуск программ в командной строке; · борьба с компьютерными вирусами и профилактика «заражения» персонально компьютера; · запуск программ, обзор вспомогательных программ; · исправление ошибок файлов структуры (Scan Disk); · обзор возможностей мультимедиа, применение справочной системы; · общие сведения о прочих программах MS Office 2000; · операция с прикладными программами и файлами; · организация совместного доступа к устройствам и папкам; · особенности системы Windows 2000/Me/XP; · открытие файлов и папок, создание папок, переименование файлов и папок, перемещение и копирование файлов и папок, удаление файлов, восстановление файлов, поиск файлов; · применение электронной почты в локальной сети (MS Exchange), отправка и приём простых писем по электронной почте; · присоединение файлов к электронному письму · работа с меню и окнами «Мой компьютер», «Проводник»; · рабочий стол и его структура; · создание сложных писем; · создание ярлыков и применение ярлыков;

3. Документы, которые регламентируют деятельность офис - менеджера

Основные правовые документы, которые регламентируют деятельность офис - менеджера, это трудовой договор и должностная инструкция.

Как необходимо из содержания ст. 56 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовой договор представляет собой соглашение между сотрудником и работодателем. В соответствии с трудовым договором работодатель и сотрудник принимают на себя ряд обязательств. В том числе работодатель обязуется:

а) предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции;

б) обеспечить сотруднику условия труда, которые предусмотрены нормативными правовыми актами, которые содержат нормы трудового права;

в) своевременно и в полном размере выплачивать сотруднику заработную плату.

Сотрудник в свою очередь, обязуется:

а) выполнять оговоренную соглашением трудовую функцию;

б) соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой договор, как бы тщательно он ни был составлен, не может отражать во всех деталях вопросы компетенции (служебной ответственности) офис - менеджера. Но функциональное назначение трудового договора состоит отнюдь не в этом. Для регламентации подобных вопросов существует иной документ - должностная инструкция, в соответствии с которой офис - менеджер и осуществляет свою деятельность.

Порядок и правила подготовки должностной инструкции регламентируются положениями Типовой инструкции по делопроизводству и Методических рекомендаций по унификации текстов управленческих документов.

Как необходимо из содержания указанных документов, в общем случае в инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности либо порядок применения положений правовых и нормативных актов.

Соответственно, в должностной инструкции офис - менеджера излагается порядок осуществления им повседневной хозяйственной и административной деятельности. Этот документ используется как самостоятельный правовой акт, который подписывается разработчиком, утверждается руководителем организации (в форме грифа утверждения либо путём издания распорядительного документа о его утверждении) и имеет следующую структуру.

1. Общие положения.

2. Функции сотрудника.

3. Обязанности сотрудника.

4. Права сотрудника.

5. Взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

6. Ответственность сотрудника.

7. Оценка работы.

Текст инструкции печатается на общем бланке организации и излагается от третьего лица единственного либо множественного числа, преимущественно с применением следующих конструкций: «должен», «необходимо», «следует», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже, к примеру: «(Должностная инструкция) офис - менеджера - помощника управленца организации».

Последующий текст документа можно условно разделить на констатирующую и основную части. Констатирующей (вводной) частью должностной инструкции обычно служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, область его распространения, ответственность за нарушение установленных в нём требований и т.п.

Основной текст должностной инструкции служит для последовательного изложения порядка и правил осуществления офис - менеджером своих служебных полномочий с учетом специфики содержания деятельности организации и организационного устройства, может делиться на главы, пункты и подпункты. При этом главы должны иметь названия и порядковую нумерацию римскими цифрами. В свою очередь, нумерация пунктов и подпунктов должна производиться арабскими цифрами.

4. Должностная инструкция офис - менеджера

I. Общие положения.

Офис - менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис - менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис - менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис - менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис - менеджер должен знать:

- все бизнес-процессы, проходящие в организации.

- закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

- основы организации, подбора и расстановки сотрудников в офисе;

- основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы работников;

- основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, с работой с системой «1С:Предприятие»;

- основы экономики, организации труда и управления;

- порядок ведения деловой документации;

- порядок заключения договоров;

- постановления, распоряжения, приказы, прочие руководящие и нормативные документы вышестоящих и прочих органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила пользования оргтехникой;

- принципы построения организационной структуры офиса;

- законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис - менеджер руководствуется:

- действующим законодательством;

- внутренними нормативными актами работодателя;

- трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. Офис - менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис - менеджера (командировка, отпуск и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает необходимые права и обязанности, по которым несет ответственность.

II. Должностные обязанности.

Офис - менеджер:

Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

- организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм санитарно-эпидемиологической. противопожарной безопасности во время работы организации;

- обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между сотрудниками и рациональное применение перечисленных ценностей;

- обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности управленца организации:

- принимает поступающую на рассмотрение управленца корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения либо конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов,

- принимает документы и личные заявления на подпись управленца организации,

- подготавливает документы и материалы, нужные для работы управленца,

- обеспечивает рабочее место управленца необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, которые передаются руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

- организует проведение телефонных переговоров управленца, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам, (телексу, телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

- по поручению управленца составляет письма, запросы, прочие документы, готовит ответы авторам писем,

- оформляет приказы директора и доводит их до сведения сотрудников,

- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор нужных материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

- осуществляет контроль за исполнением сотрудниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений управленца организации, взятых на контроль,

- обеспечивает исполнение сотрудниками указаний руководства организации,

- печатает по указанию управленца служебные материалы, нужные для его работы либо вводит текущую информацию в банк данных.

Ведет делопроизводство.

Ведет регистрацию и учёт входящей и исходящей документации.

Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчётов сотрудников, и в установленные сроки сдаёт документацию в архив.

Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

Ведет учёт поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

Ведет учёт складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет некоторые служебные поручения директора и заместителя директора организации.

III. Права.

Офис - менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации необходимых условий работы и соблюдения положений, которые предусмотрены Трудовым Кодексом Российской Федерации.

IV. Ответственность.

Офис - менеджер несет ответственность в следующих случаях:

За ненадлежащее исполнение либо неисполнение своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, которые установлены трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, которые установлены действующим административным, гражданским и уголовным законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба организации в пределах, которые установлены действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

За применение имущества и средств организации в интересах, противоположных интересам учредителей Должностная инструкция офис-менеджера, http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/DI_ofis-menedjer.php.

5. Общая характеристика профессии «Офис-менеджер»

Профессия «Офис-менеджер» по предмету труда относится к типу - «человек-человек»; по характеру труда является профессией руководящего класса. Назначение профессии «Офис-менеджер»: подготовка и организация работы офиса.

Основные решаемые задачи профессии «Офис-менеджер»:

- доведение до работников нужных документов, материалов, информации;

- контроль трудовой дисциплины сотрудников офиса;

- ведение бюджета затрат на офисные нужды, учёта расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей;

- осуществление инвентаризации хозяйства офиса;

- контроль ведения делопроизводства;

- организация надлежащего обслуживания визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнёров, деловых переговоров;

Профессия «Офис-менеджер» требует от специалиста преимущественно интеллектуальных затрат. Профессиональная деятельность, прежде всего, предполагает выполнение конкретных задач с использованием специальных навыков труда;

Основой профессии «Офис-менеджер» выступают:

- школьные знания;

- специальные знания;

- менеджмент.

Офис-менеджер осуществляет деятельность в помещении за рабочим местом, мобильный. В зависимости от выполняемой задачи, деятельность осуществляется в коллективе. Обычно профессиональное общение происходит непосредственно, при помощи технических средств связи.

Профессионально-важные качества профессии «Офис-менеджер»:

- адекватная самооценка;

- дисциплинированность;

- инициативность;

- организованность, самодисциплина;

- ответственность;

- предусмотрительность;

- пунктуальность, педантичность;

- способность аргументировано отстаивать свое мнение;

- способность планировать свою деятельность во времени;

- старательность, исполнительность;

- уверенность в себе;

- целеустремленность;

- экстравертированность;

- избирательность внимания;

- переключаемость внимания;

- способность подмечать изменения в окружающей обстановке, не сосредотачивая сознательно на них внимание;

- способность к образному представлению предметов, процессов и явлений;

- ассоциативность мышления;

- логичность мышления;

- наглядно-образное мышление;

- предметность (объекты реального мира и их признаки) мышления;

-- стратегическое мышление;

- хорошо развитые мнемические способности (свойства памяти);

- хорошее общее физическое развитие - выносливость, координированность, сила, быстрота;

- отсутствие дефектов речи, хорошая дикция;

- умение грамотно выражать свои мысли;

- умение чётко и кратко формулировать информацию;

- активность;

- быстрота реакции;

- умение быстро ориентироваться в событиях;

- умение решать проблемные ситуации в короткие сроки;

- навыки письменного изложения информации;

- канцелярские способности;

- организаторские способности;

- склонность к работе с документацией;

- способность устанавливать контакты с людьми;

- умение работать в команде.

Заболевания, которые противопоказаны для профессии «Офис-менеджер»:

- нервно-психические расстройства;

- употребление наркотиков, зависимость от алкоголя;

- нарушение цветоразличения, бинокулярного зрения;

- расстройства слуха;

- расстройства координации движений;

- дрожание рук;

- расстройства речи;

заболевания позвоночника, суставов либо нижних конечностей;

- хронические инфекционные заболевания;

- кожные заболевания;

- заболевания органов пищеварения и выделения;

- геморроидальные расстройства;

- выраженные физические недостатки;

Для овладения профессией «Офис-менеджер» следует среднее либо высшее профессиональное образование.

Специальности: 062300 - Информационный менеджмент; 061100, 521500 - Менеджмент; 061200 - Менеджмент в социальной сфере Профессия «Офис-менеджер», http://www.shkolniky.ru/office_manager..

6. Организация повседневной работы офис - менеджера

В течение дня офис - менеджер обременён большим количеством обязанностей. В этой связи представляется разумным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис - менеджера в «хронологическом» преломлении, то есть в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуться с 8 утра… и до 8 вечера.

Условно рабочий день офис - менеджера может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет перерыв на обед, хотя и в этот короткий срок можно совершить много полезного для работы организации. Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. - СПб.: Питер, 2004. - 203 с.

Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00 утра, можно обозначить как организационный. В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам. Итак, по прибытии на работу, как правило за 15-30 минут до начала работы сотрудников управленческого аппарата, офис - менеджер должен выполнить следующее.

1. Доложить руководителю организации о начале работы, узнать у него о новых указаниях и поручениях, а также об изменениях в работе будущего дня.

2. Освежить в памяти (а при потребности - оперативно скорректировать) план личной работы, работы управленца организации и работы офиса на день.

3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать нужные записи в контрольной офисной документации.

4. Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, которые убывают в рейс. Выдать им нужные документы (доверенности, служебные удостоверения, путевые листы и пр.), принадлежности и оборудование.

5. Исследовать заявки на устранение неисправностей в работе офисного оргтехники и оборудования, дать необходимые поручения и указания на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок.

6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем организации, передать документы на исполнение и определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям, организовать за исполнением самых срочных и важных из них эффективный контроль.

7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (обеспечению, организации и пр.) мероприятий, которые намечены на первую половину рабочего дня (переговоры, совещания, приём посетителей и т.п.). При потребности в принятии дополнительных мер к их необходимей подготовке и проведению.

8. Удостовериться в прибытии на работу всех сотрудников (лично либо через своего секретаря). Заслушать кратки доклады сотрудников (в лице руководителей структурных подразделений управленческого аппарата и специалистов) о состоянии дел на порученных им участках работы.

В промежуток времени с 10.00 до 11.00, как правило, проходят совещания с участием либо под руководством офис - менеджера. В первом случае речь идёт о совещании руководителей организации, во втором - о совещании руководящего состава управленческого аппарата, на которое при нужде могут быть приглашены и некоторые работники (технические исполнители и специалисты) управленческого аппарата. Обычно о времени, продолжительности, месте и цели совещания офис - менеджер и прочие участники совещаний извещаются заранее (к примеру, накануне вечером).

В промежуток времени с 11.00 до 12.00 офис - менеджер обычно работает с документами, в том числе рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (к примеру, подготовленных в соответствии с поручениями и указаниями управленца организации).

Документы, которые исполнены в полном соответствии с имеющимися требованиями, подписываются (утверждаются) офис - менеджером и передаются секретарю или для помещения в папку для доклада начальнику организации, или для регистрации, тиражирования, доведения до сведения сотрудников организации и последующего помещения в дело. Документы, которые не отвечают имеющимся требованиям, возвращаются офис - менеджером на доработку исполнителям с указанием срока устранения недостатков.

В промежуток времени с 12.00 до 12.30 офис - менеджер проводит служебные по телефону, лично готовит проекты нужных писем, записок и прочих документов небольшого размера. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.

В промежуток времени с 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым офис - менеджер может распорядиться по своему усмотрению в интересах деятельности управленческого аппарата организации. К примеру, офис - менеджером может продолжаться работа с документами, в которых устранены ранее найденные недостатки. В отдельных случаях офис - менеджер может запланировать на указанное время встречу с 1 - 2 сотрудниками организации для решения текущих вопросов работы офиса. Помимо этого, в этот промежуток времени целесообразно уточнить план работы на период после обеда.

На время обеда при потребности офис - менеджером могут быть запланированы неформальные встречи с должностными лицами организации, в ходе которых может быть проведено обсуждение текущих вопросов работы офиса.

В промежуток времени с 14.00 до 14.30 офис - менеджер контролирует ход выполнения задач дня в подразделениях (на самостоятельных участках работы) управленческого аппарата. При потребности он в рабочем порядке отдает начальникам соответствующих подразделений (участков) дополнительные указания и распоряжения.

В промежуток времени с 14.30 до 15.00 офис - менеджер проверяет готовность документов, подлежащих представлению на подпись руководителю организации, после чего лично представляет наиболее срочные и важные из них, а остальные (выписки, справки и т.п.), предварительно завизировав (подписав), передает руководителю организации через секретаря.

В промежуток времени с 15.00 до 16.00 офис - менеджер изучает руководящие документы по вопросам работы управленческого аппарата организации.

В промежуток времени с 16.00 до 17.00 офис - менеджер работает над исполнением документов, потребность в которых появляется периодически, время от времени (доклады, отчёты и т.п.).

В промежуток времени с 17.00 до 17.30 - резерв времени. Как правило, в этот промежуток времени офис - менеджером может быть продолжена работа над исполнением отдельных документов. Помимо этого, при потредности офис - менеджер может вести в данный промежуток времени приём работников управленческого аппарата по служебным и личным вопросам.

В промежуток времени с 17.30 до 18.00 офис - менеджер принимает (лично либо по телефону) доклады начальников подразделений офиса о состоянии дел, в том числе о наличии материалов ограниченного доступа. Помимо этого, офис - менеджер проверяет наличие хранящихся у него материалов и составляет планы работы на будущий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной (и иной) безопасности в помещениях отдела, а также уход работников управленческого аппарата организации с работы.

Перед уходом с работы офис - менеджер, как правило, осведомляется у управленца организации о наличии дополнительных указаний и изменениях в организации работы следующего дня. Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. - 2002. - № 52.

Такова организационная картина рабочего дня офис - менеджера. Эта картина будет иметь вполне ясные очертания, если придерживаться нехитрого правила: заранее планировать свою ежедневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца, не следует забывать регулярно «отчитываться» об этом перед самим собой.



Заключение

Офис - менеджер (office-manager) - это профессиональный администратор, который осуществляет руководство деятельностью аппарата управления организации (но не структурного подразделения вообще).

Образно говоря, офис - менеджер - это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник управленца в решении бесчисленного множества хозяйственных и административных вопросов деятельности организации (учреждения, организации).

Основные правовые документы, которые регламентируют деятельность офис - менеджера, это трудовой договор и должностная инструкция.

Основные решаемые задачи профессии «Офис-менеджер»:

- доведение до работников нужных документов, материалов, информации;

- контроль трудовой дисциплины сотрудников офиса;

- ведение бюджета затрат на офисные нужды, учёта расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей;

- осуществление инвентаризации хозяйства офиса;

- контроль ведения делопроизводства;

- организация надлежащего обслуживания визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнёров, деловых переговоров;

Условно рабочий день офис - менеджера может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю.

Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы организации.



Список использованной литературы

1. Валинуров, И., Офис начинается с офис - менеджера / И Валинуров, М. Устименко // Молодость Сибири. 2002. № 52.

2. Дёмин Ю.М. Эффективный офис - менеджер / Ю.М. Дёмин. СПб.: Питер, 2004. 203 с.

3. Дёмин Ю.М. Эффективный офис - менеджер / Ю.М. Дёмин. СПб.: Питер, 2004. 203 с.

4. Должностная инструкция офис - менеджера, http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/DI_ofis-menedjer.php.

5. Корнеев И.К. Профессиональная подготовка офис - менеджера / И.К. Корнеев // Справочник секретаря и офис - менеджера. 2002. № 4. С. 17-25.

6. Корнеев И.К. Профессиональная подготовка офис - менеджера / И.К. Корнеев // Справочник секретаря и офис - менеджера. 2002. № 4. С. 17-25.

7. Профессия «Офис-менеджер», http://www.shkolniky.ru/office_manager.

Размещено на Allbest.ru

...