Документационное обеспечение деятельности службы кадров

На этом этапе разработки программы необходимо четко определить конечный результат планируемого исследования. Как в теоретико-прикладном, так и прикладном исследованиях формулирование целей и задач определяет всю последующую технологию работы. Цели и задачи исследования необходимо представить как взаимосвязанные цепочки («ветви» дерева): решение общих задач является средством реализации общей цели исследования, а сами общие задачи выступают в качестве целей второго уровня, которые достигаются с помощью решения частных или вспомогательных задач [44].

Цели и задачи исследования образуют взаимосвязанные цепочки, в которых каждое звено служит средством удерживания других звеньев.

Определение цели исследования позволяет далее упорядочить процесс научного поиска в виде последовательности решения основных, частных, а также дополнительных задач.

Основные и частные задачи логически связаны, частные - вытекают из основных, являются средство решения главных вопросов исследования.

Основные задачи исследования отвечают его целевой установке, дополнительные - ставятся как бы «для пристрелки», для подготовки будущих исследований, проверка побочных, не связанных с данной проблемой гипотез, для решения каких-то методических вопросов и т.п.

Итак, как видим, цель исследования логически диктует структуру его основных задач, теоретических и практических, последние требуют уточнений в виде ряда частных программных задач.

Поэтому цель данной работы - изучить документационное обеспечение управления отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани» и возможности его совершенствования.

Исходя из поставленной цели, нами были определены следующие задачи:

- изучить теоретические основы кадрового делопроизводства;

- проанализировать деятельность отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

- охарактеризовать нормативно-методическую базу, регламентирующую документационное обеспечение отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

- проанализировать особенности документирования и организации работы с документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

- выработать предложения и рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности отдела кадров, обследуемой организации.

Гипотеза - главный методологический инструмент, организующий весь процесс исследования и подчиняющий его внутренней логике.

В исследовании гипотезы - обоснование предположения о структуре социальных объектов, характере связей между изучаемыми социальными явлениями и возможных подходов к решению социальных проблем.

Гипотеза нашего исследования:

Документационное обеспечение управления службы кадров зависит от следующих факторов: профессиональной компетентности, автоматизации кадровой деятельности и руководства работниками законодательно-правовыми и нормативно-методическими документами.

2.2 Методический блок исследования

В системе любой развитой науки метод, равно как и объект, предмет, состав, структура, понятийный аппарат, представляет собой относительно самостоятельную подсистему, а в системе развитого научного знания -относительно самостоятельную форму его существования и потому в методологии науки может быть рассмотрен отдельно.

Метод - это способ построения и обоснования социологического знания, совокупность приемов, процедур и операций эмпирического и теоретического познания социальной реальности.

Методика научного исследования - это упорядоченная во времени, скоординированная система действий, направленная на реализацию совокупности различных способов (методов, приемов, процедур, операций) достижения определенной цели [34].

Все применяемые в исследованиях методы принято делить на несколько уровней иерархии. Верхний уровень составляют общенаучные методы. В их основе лежат такие общие принципы научного мышления, как индукция, дедукция, анализ, синтез, аналогия, сравнение и др. Теоретическим фундаментом общенаучных методов являются философские принципы, законы и категории. Следующий уровень иерархии охватывает методы, применимость которых выходит за рамки научной дисциплины и опирается на закономерности, общие для различных областей знания. К их числу относятся наблюдение и эксперимент, методы конкретно - социологического исследования, количественные методы и др.

Общенаучные подходы и методы исследования получили широкое развитие и применение в науке 20 века. К общенаучным чаще всего относят такие понятия, как «информация», «модель», «элемент», «вероятность», «оптимальность» и др. Для общенаучных понятий присуще большей частью абстрактно-общее (одинаковое), что позволяет выразить их формальными средствами. На основе общенаучных понятий и концепций формулируются соответствующие методы и принципы исследования, к числу которых относятся системный и структурно-функциональный, кибернетический, моделирование и другие.

В структуре общенаучных методов и приемов чаще всего выделяют 3 уровня:

1. методы эмпирического исследования;

2. методы теоретического исследования;

3. общелогические методы исследования [42].

К методам эмпирического исследования относятся:

а) Опрос - метод сбора первичной информации об объективных и (или) субъективных фактах со слов опрашиваемого. В социальных исследованиях обычно применяют выборочные опросы для изучения общественного мнения, потребительского спроса населения и т.д. Опрос, во-первых, предусматривает устное (интервьюирование) или письменное (анкетирование) обращение исследователя к определенной совокупности людей - респондентов с вопросами, содержание которых представляет изучаемую проблему на уровне эмпирических индикаторов, во-вторых, регистрацию и статистическую обработку полученных ответов, а также теоретическую интерпретацию [44].

б) наблюдение - целенаправленное изучение предметов, опирающегося в основном на данные органов чувств [43]; метод сбора первичных эмпирических данных, который заключается в преднамеренном, целенаправленном, систематическом непосредственном восприятии и регистрации социальных фактов, подвергающихся контролю и проверке. Главным преимуществом наблюдения является то, что оно позволяет фиксировать события и элементы человеческого поведения в момент их совершения, в то время как другие методы сбора первичных данных основываются на предварительных или ретроспективных суждениях индивидов. Другим важным достоинством этого метода является то, что исследователь в определенной степени не зависит от объекта исследования.

В наблюдении заложена определенная доля объективности, которая задается самой установкой фиксирования происходящих ситуаций, явлений, фактов. Однако в этой имеется и субъективный элемент. Наблюдение предполагает неразрывную связь наблюдателя с объектом наблюдения, которая накладывает отпечаток и на восприятие наблюдателем социальной действительности, и на понимание сути наблюдаемых явлений, их интерпретацию. Чем сильнее наблюдатель связан с объектом наблюдения, тем больший элемент субъективизма, тем больше эмоциональная окрашенность его восприятия. Еще одной важной особенностью метода наблюдения, ограничивающего его применение, является сложность, а порой и невозможность проведения повторного наблюдения.

В зависимости от характера процесса наблюдения выделяют его следующие типы: формализованные и неформализованные; включенное и невключенное; полевое и лабораторное; систематические и несистематические (кратковременные) и другие.

Каждое из вышеперечисленных типов наблюдения имеют свои положительные и отрицательные стороны. Но можно сказать точно, что наблюдение считается достоверным, если при повторении его в тех же условиях и с тем же объектом даст те же самые результаты.

в) эксперимент является сердцевиной эмпирического исследования. Эксперимент - это общенаучный метод получения в контролируемых и управляемых условиях нового знания; активное и целенаправленное вмешательство в протекание изучаемого явления [42].

Различают следующие типы:

1. натурный (лабораторный, полевой) - эти эксперименты проводятся на малых группах.

2. мысленные распространены довольно широко и являются основными при моделировании социальных процессов на ЭВМ. В этом случае эксперименты характеризуются двумя группами элементов: формализованными параметрами, которые представлены системой языка машины, а неформализованные - это концепции, сценарии, ценностные ориентации человека.

Для выявления эффективности эксперимента целесообразны его многократные проведения, в ходе которого обрабатываются чистота эксперимента и проверяются основные решения одной проблемы.

г) измерение - сравнение объектов по каким-либо сходным свойства или сторонам.

д) описание - фиксация средствами естественного или искусственного языка сведений об объектах.

К методам теоретического исследования можно отнести:

а) анализ [гр. analysis - разложение] - расчленение (мысленное или реальное) объекта на элементы; научное исследование вообще [42]. Анализ - это познавательная процедура мысленного (или реального) расчленения, разложения объекта на составные элементы в целях выявления системных свойств и отношений.

б) синтез [гр. synthesis - соединение] - это 1) метод исследования явлений в их единстве и взаимной связи частей; обобщение, сведение в единое целое данных; 2) соединение (мысленное или реальное) различных элементов объекта в единое целое (систему) [42].

Анализ позволяет сосредоточить внимание исследователя на части, свойстве, отношении, элементе целого. Анализ успешен, если он позволяет осуществить синтез, восстановить целое.

в) формализация - представление и изучение какой-либо содержательной области знания (научной теории, процедуры поиска и т.д.) в виде формальной системы или исчисления. Этот метод - даже при последовательном его проведении - не охватывает всех проблем логики научного познания.

г) аксиоматический метод - способ построения научной теории, при котором в ее основу кладутся некоторые исходные положения - аксиомы (постулаты), из которых все остальные утверждения этой теории выводятся логическим путем, посредством доказательства.

д) гипотетико-дедуктивный метод - способ теоретического исследования, сущность которого заключается в создании системы дедуктивно связанных между собой гипотез, из которых, в конечном счете, выводятся утверждения об эмпирических фактах.

К общелогическим приемам и методам относятся также анализ и синтез, но и еще:

а) абстрагирование - процесс мысленного ответвления от ряда свойств и отношений изучаемого явления с одновременным выделением интересующих исследователя свойств.

б) обобщение - процесс установления общих свойств и признаков предмета, тесно связано с абстрагированием.

в) идеализация - мысленное конструирование понятий об объектах, процессах и явлениях, не существующих в действительности, но таких, для которых имеются прообразы в реальном мире [42].

г) индукция - способ рассуждения или метод получения знания, при котором общий вывод делается на основе обобщения частных посылок. Индукция - необходимое звено на пути достижения общего. Зная общее, исследователь стремится объяснить частное.

д) аналогия - прием познания, где на основе сходства объектов в одних признаках заключают об их сходстве и в других признаках.

е) системный подход - основная задача состоит в разработке методов исследования и конструирования сложноорганизованных объектов - систем разных типов. Существенное значение в системном подходе придается выявлению вероятного характера поведения исследуемых объектов.

ж) вероятно-статистические методы основаны на учете действия множества случайных фактов, которые характеризуются устойчивой частотой.

з) экспертные оценки - количественные и (или) порядковые оценки процессов или явлений, не поддающихся непосредственному измерению. Основываются на суждениях специалистов.

Вышеперечисленные методы являются лишь частью всех существующих методов.

Документоведческие исследования - частный случай научного исследования. Научное исследование - это процесс, в котором имеющиеся знания используют для получения других - новых знаний. Новое научное знание является характерным важнейшим признаком исследования.

Документ - настолько внутренне богатый объект, что в нем выделяется такое множество всяких аспектов (социологический, психологический, информационный, лингвистический, технологический и т.д.), что его изучение не знает границ. Он может изучаться с точки зрения содержания, формы, языка, художественных достоинств, общественного предназначения, исторического функционирования, стилистических особенностей, жанра, читательского мнения. Он, может быть, подвергнут исследованию как отдельный самостоятельный феномен, а может рассматриваться в статистике - как массив, а может в динамике - как поток. И в каждом случае подбирается наиболее подходящий метод исследования.

В документоведческих исследованиях объектом выступает документ (или их совокупность). Предмет исследования тесно увязывается с целью исследования, а цель диктует необходимость рассмотрения документа не во всем его богатстве внутренних и внешних связей, а лишь одну его сторону, аспект, срез, что называется предмет исследования.

В ходе курсовой работы нами будут использованы следующие методы:

- системный анализ;

- анализ документов;

- сравнительный анализ;

- описательный.

Рассмотрим данные методы более подробно.

Системный анализ ориентирует на раскрытие целостности объекта и обеспечивающих ее механизмов, на выявление многообразных типов связей сложного объекта и сведение их в единую теоретическую картину. В рамках нашего курсового исследования нами будет рассмотрена система кадрового делопроизводства.

Анализ документов - один из основных методов сбора данных в исследовании, который предполагает использование информации, фиксированной в рукописном или печатном тексте, а также на магнитной ленте, киноленте и т.д.

Методы анализа документов чрезвычайно многообразны и непрерывно пополняются и совершенствуются, что объясняется практическими потребностями, спецификой форм документов, направлениями и целями анализа. Однако во всем этом многообразии можно выделить два основных типа анализа: традиционный, классический и формализованный, количественный (контент-анализ). Существенно различаясь между собой, они не исключают, а возможно дополняют друг друга, позволяя компенсировать имеющиеся в каждом недостатки, так как оба, в конечном счете, преследуют одну и ту же цель - получение достоверной и надежной информации [34].

Метод анализа документов будет использоваться нами на всех этапах нашего курсового исследования.

Сравнительно-описательный анализ. Невозможно мыслить не сравнивая. Без сравнения не существует ни научная мысль, ни научное исследование, в том числе и документоведческое. «Сравнение есть основа всякого понимания и всякого мышления. Все в мире мы узнаем не иначе как через сравнение», - писал К.Д. Ушинский.

Сравнительный метод используется в качестве базового, ведущего метода организации научных исследований, гносеологического стержня и ориентира направления исследования. Он реализуется с помощью множества методов (статистического, социологического, классификации и типологии, структурно-функционального и факторного анализа, прогнозирования, моделирования и др.). Сравнительный метод представляет собой систему исследовательских методов и играет роль методологического принципа в информатике ибо органически входит в диалектико-материалистический метод как один из способов применения диалектики в исследовании информационной действительности. Установление основных категорий материалистической диалектики - общего, особенного и единичного - невозможно без сравнения.

Данный метод нами будет использоваться при сравнении системы кадровой документации.

Описательный - фиксация средствами естественного или искусственного языка сведений об объектах. В нашем исследовании в качестве объекта изучения выступает «система делопроизводства». Поэтому при описании данной системы и будет использован нами данный метод.

3. Документационное обеспечение отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»: состояние вопроса и перспективы развития

3.1 Анализ деятельности отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»

Муниципальное учреждение культуры г. Казани «Централизованная библиотечная система г. Казани» создано на основании постановления Главы администрации г. Казани от 15.01.2003 №47 «О муниципальных унитарных предприятиях и муниципальных учреждениях г. Казани».

На основании постановления Исполнительного комитета г. Казани от 18.11.2009 №9959 «О реорганизации Муниципального учреждения культуры «Централизованная библиотечная система г. Казани» и постановления Исполнительного комитета г. Казани от 29.01.2010 №552 «О внесении изменений в постановление Исполнительного комитета г. Казани от 18.11.2009 №9959 «О реорганизации Муниципального учреждения культуры «Централизованная библиотечная система г. Казани» муниципальное учреждение культуры «Централизованная библиотечная система г. Казани» с 01.04.2010 было реорганизовано путём присоединения к ней МУК «Централизованная детская библиотечная система г. Казани».

В своей деятельности МУК «ЦБС г. Казани»:

- подчиняется муниципальному учреждению Управления культуры;

- является юридическим лицом, обладает обособленным имуществом, имеет круглую печать, штамп, так же необходимые печати и бланки;

- отвечает за результаты своей деятельности перед учредителем, а так же представляет информацию о производственно - хозяйственной деятельности по установленным формам в органы местного самоуправления.

Местонахождение учреждения: Республика Татарстан, г. Казань, ул. Вишневского, д.10. МУК «ЦБС г. Казани» имеет 48 филиалов и 5 библиотечных пунктов без права образования юридического лица.

В своей деятельности МУК «ЦБС г. Казани» руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Татарстан, законами, иными нормативно-правовыми актами, действующими на территории Республики Татарстан, организационно-правовыми документами Главы администрации Муниципального образования г. Казани и Министерства культуры Республики Татарстан, приказами начальника управления культуры Исполнительного комитета муниципального образования г. Казани.

Кадровой деятельностью в ЦБС занимается самостоятельное структурное подразделение - отдел кадров, который подчиняется непосредственно директору ЦБС. Деятельность данного отдела является объектом исследования нашей курсовой работы.

Отдел кадров ЦБС в своей деятельности руководствуется Положение об отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани».:

- Конституцией Российской Федерации;

- действующим законодательством Российской Федерации;

-постановлениями Правительства и указами Президента Российской Федерации;

- локальными нормативными актами;

- правилами внутреннего трудового распорядка; и т.д.

Основными локальными организационно-правовыми актами, регламентирующим деятельность отдела кадров ЦБС, являются Положение о структурном подразделении, (регламентирует работу отдела, права и обязанности, ответственность руководителя и специалистов) [27] и должностные инструкции работников.

Во главе отдела кадров стоит начальник отдела - Орлова Ксения Георгиевна, ему подчиняются специалист по кадрам - Смирнова Евгения Борисовна.

Начальник кадровой службы и специалист по кадрам выполняет следующие обязанности:

- выполняют работу по комплектованию ЦБС кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

- принимают участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;

- проводят изучение и анализ:

* должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала ЦБС и её подразделений;

* документации по учёту кадров, связанной с приёмом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников;

* результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение;

- изучают рынок труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля;

- участвуют в разработке перспективных и текущих планов по труду;

- осуществляют контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок;

- участвуют в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности;

- участвуют в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;

- организуют проведение аттестации работников, её методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;

- анализируют состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками ЦБС внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;

- заполняют, учитывают и соблюдают правила хранения трудовых книжек, производит подсчёт трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производят записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;

- ведут учёт личного состава ЦБС, её подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учётной документации;

- оформляют документы для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам;

- обеспечивают социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;

- вносят соответствующую информацию в банк данных о персонале библиотеки;

- организуют табельный учёт, составление и выполнение графика отпусков;

- ведут контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях ЦБС и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

- анализируют причины текучести кадров;

- разрабатывают мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

При осуществлении этих функций отдел кадров ЦБС взаимодействует с другими структурными подразделениями:

- администрацией ЦБС;

- юридическим отделом;

- бухгалтерией;

- канцелярией;

- профсоюзом организации.

Как видим, отдел кадров тесно взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений в решение кадровых вопросов и отвечает за комплексное документационное обеспечение кадровой деятельности.

3.2 Законодательное, нормативно-методическое и организационные документы, регламентирующие документационное обеспечение деятельности отдела кадров

Кадровая деятельность любой организации регламентируется законодательными и нормативно-методическими документами. От работников отдела кадров сегодня требуется безупречное знание законодательных и нормативно-методических актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов есть и в отделе кадров ЦБС, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепления в документе.

Рассмотрим более подробно, используемые в отделе кадров ЦБС законодательные и нормативно-правовые документы.

Открывает пакет нормативно-правовых документов, регламентирующих кадровую деятельность Конституция Российской Федерации, в котором многие статьи посвящены праву на труд и отдыху, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируется установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск» [1].

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе отдел кадров ЦБС, является Трудовой кодекс РФ. В Трудовом кодексе отражены специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

В Трудовом кодексе РФ рассматриваются вопросы документирования приема на работу, перевода на другую работу, предоставление отпуска, направление работников в командировку, изменение анкетно-биографических данных, поощрение и награждение работников, вынесение взысканий, аттестация работников, увольнение работников, сложные и спорные случаи современного делопроизводства в отделе кадров.

Работники отдела кадров ЦБС при установлении трудовых правоотношений опираются не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на которой она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Большое значение для правового обоснования профессиональной деятельности специалиста по кадрам ЦБС сегодня имеет ФЗ № 149 от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, производстве и распространении документированной информации, вопросы ее защиты от несанкционированного доступа и особенности применения информационных технологий.

Так, при работе с кадровыми документами специалист по кадрам вуза учитывает требования данного закона, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы Российской Федерации, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, которые ответственны за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов.

Следующим не менее важным и значимым законодательным актом, регламентирующим документационное обеспечение кадровой деятельности, является Федеральный закон от 25 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 2011 г.), которым специалист по кадрам ЦБС стал активно руководствоваться с переводом персональных данных на электронные формы носителей информации. Цель Закона - «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну».

При обеспечении вопросов сохранности кадровых документов специалист по кадрам ЦБС руководствуется Федеральном законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

При введении трудовых книжек сотрудники отдела кадров руководствуются «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, …» и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек». Эти нормативные документы регламентируют оформление, учёт и ведение трудовых книжек в ЦБС.

Оформление документов по личному составу, к сожалению, в библиотеке происходит не в соответствии с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», несмотря на то, что данное постановление утверждает, унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты и ведение этих форм является обязательным в кадровой работе. Не использование унифицированных форм первичной учетной документации приводит к ошибкам при документировании кадровой деятельности.

Организация делопроизводства и оформление организационно-распорядительных документов в ЦБС осуществляется согласно Инструкции делопроизводства, которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Отдел кадров ЦБС в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые в ЦБС.

Кроме Устава вопросы документационного обеспечения управления регламентируются такими организационно-правовыми документами, как должностная инструкция, положение об отделе кадров и пр. (см. табл. 1).

Таблица 1

Организационно-правовые документы ЦБС

Название документа	Отсутствующие (-)/ имеющиеся (+)
Должностные инструкции работников отдела	+
Инструкция по заполнению трудовых книжек	-
Инструкция по кадровому делопроизводству	-
Инструкция по работе с конфиденциальными документами	-
Правила работы ведомственного архива	+
Положение о службе кадров	+
Положение о защите персональных данных	-
Положение о премировании	+
Положение о работе с персональными данными	+
Положение об оплате труда	+
Положение об охране труда	+
Правила внутреннего трудового распорядка	+
Штатное расписание	+

Из таблицы видно, что в отделе кадров библиотеки отсутствуют такие организационно-правовые документы, регламентирующие документационное обеспечение управления кадровой службы, как Инструкция по кадровому делопроизводству ЦБС, Инструкция по работе с конфиденциальными документами, Положение о защите персональных данных и пр., что не может не сказаться на качестве и эффективности системы ДОУ деятельности отдела кадров.

В ходе подготовки документов к архивному хранению специалист по кадрам руководствуется номенклатурой дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Трудовой распорядок сотрудников ЦБС определён Правилами внутреннего трудового распорядка. Данный нормативный документ является локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Как видим, документационное обеспечение кадровой службы регламентируется организационно-правовыми документами, разработанными на уровне самого учреждения, лишь комплексное использование вышеперечисленных организационных документов сегодня может обеспечить качество документирования и организации работы с документами. Постоянное обновление законодательных и нормативно-методических документов обязывает работников кадровых служб регулярно следить за происходящими изменениями в правилах делопроизводства и отражать их в разрабатываемых локальных организационно-правовых документах.

3.3 Анализ кадровой документации отдела кадров ЦБС: особенности составления и оформления

Одна из основных обязанностей отдела кадров - оформление и ведение документации, фиксирующей трудовую деятельность работника, т. е. документирование. В ходе документирования кадровой деятельности ЦБС составляются следующие системы документов:

- организационно-кадровая документация - Положение об организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, различные инструкции, регламентирующие работу кадров, должностные инструкции, положение о персонале, штатное расписание, договора и пр.;

- распорядительная документация - приказы, распоряжения, протоколы и личному составу;

- информационно-справочная документация - письма, акты, докладные и объяснительные записки и т. п.;

- документация по личному составу - трудовые книжки, личные карточки по форме Т-2, личные дела, личные счета по заработной плате, автобиографии, характеристики, рекомендации и пр.

В рамках нашей работы мы проанализировали особенности составления всех перечисленных комплексов документов.

В обследуемом отделе кадров при документировании используется общий бланк и бланк писем.

Анализ основных бланков (бланка организации и бланка письма) показал, что они соответствуют основным требованиям государственного стандарта Р 6.30-2003.

Бланк организации включает в себя постоянную информацию об авторе документа, характеризующего его как создателя официального письменного документа. Общий бланк в зависимости от учредительных документов содержит следующие реквизиты: наименование организации (автора документа), отметку для проставления даты и номера документа, место составления или издания документа (географический пункт) (см. рис. 1).

ТАТАРСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ Муниципаль м?д?ният учреждениесе «Казан ш???рене? ?з?кл?штерелг?н китапхан?л?ре системасы» 420043, ул. Вишневского, 10 Тел. 238-33-10 E-mail: cbs-kazan@yandex.ru		РЕСПУБЛИКА ТАТАРСТАН Муниципальное учреждение культуры «Централизованная библиотечная система г. Казани» 420043, ул. Вишневского, 10 Тел. 238-33-10 E-mail: cbs-kazan@yandex.ru

Рисунок 1

Бланк письма библиотеки, предназначенный для общения с внешним миром, содержит такие реквизиты, как: наименование организации (автора документа), справочные данные об организации, код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), отметка для регистрации номера и даты документа, отметка для ссылки на номер и дату документа.

Бланк письма используется специалистом по кадрам в большинстве своем для документного общения с внешним миром, а общий бланк применяется для оформления документов, используемых внутри библиотечной системы.

На бланках библиотеки используется как продольное, так и угловое расположение реквизитов. Так, анализ документации показал, что при оформлении распорядительной документации используется продольное расположение реквизитов, а при оформлении писем, доверенности, должностных инструкций угловое расположение реквизитов. В целом выбор способа размещения реквизитов осуществляется при разработке бланка каждой организацией самостоятельно.

При составлении перечисленных выше функциональных систем работники службы кадров применяют различные способы и средства документирования. Так, при записи информации используются как электронные, так и ручные способы документирования. Ручной способ фиксирования информации чаще всего применяется при составлении информационно-справочных документов, а именно при написании заявлений, расписок, докладных и объяснительных записок, на основании которых издаются распорядительные документы по личному составу. Документы составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office XL.

Анализ составленных кадровых документов обследуемого предприятия показал, что реквизиты, определяющих юридическую силу документа, присутствуют.

Анализ организационно-распорядительной документации свидетельствует о том, что при оформлении документов, перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке в целом соблюдаются нормы, установленные в законодательных и нормативно-методических документах, в документах встречаются лишь незначительные нарушения.

Так, исследование кадровой документации показало, что при оформлении и составлении документов чаще всего встречаются ошибки, связанные с расположением реквизитов, отражающих обработку и движение документов (адресат (15), резолюция (17), заголовок к тексу (18), отметка о контроле (19), отметка о наличии приложении (21), визы согласования документа (24), отметка о заверении копии (26), отметка об исполнителе (27), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28), отметка о поступлении документа в организацию (29), идентификатор электронной копии документа (30).

Реквизиты бланка (код организации (04), ОГРН (05), ИНН/КПП (06), код формы документа (07), наименование организации (08), справочные данные об организации (09), наименование вида документа (10), место составления или издания документа (14)…) и реквизиты, определяющие юридическую силу документа (автор документа (08), регистрационный номер документа (12), дата документа (11), гриф утверждения документа (16), наименование вида документа (10), текст документа (20), подпись (22), гриф согласования документа (23), оттиск печати (25), оформляются без каких-либо нарушений.

В ходе нашего исследования мы проанализировали организационно-кадровые документы, являющиеся обязательными для организации трудовой деятельности и юридического оформления деятельности службы кадров. В процессе организационной деятельности кадровой деятельности в библиотеке формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Анализ организационных документов показал, что они по оформлению реквизитов отвечают, предъявляемым в нормативных документах требованиям.

Больше всего ошибок работниками кадровой службы допускаются при документировании распорядительной деятельности, так как при составлении распорядительных документов не используется унифицированная форма первичной учетной документации. В частности, ошибки допускаются при оформлении следующих реквизитов: «отметки об исполнителе», «заголовка к тексту», ОКУД, ОКПО и пр. Поэтому одним из важнейших условий совершенствования кадровой документации является использование Унифицированных первичных учетных форм. Применение унифицированных форм первичной учетной документации является обязательным как с точки зрения трудового законодательства РФ, так и Закона «О бухгалтерском учете».

Так, с точки зрения трудового законодательства, унифицированные формы применяются в таких стандартных ситуациях, как:

- прием на работу;

- перевод на другую должность;

- увольнение с работы;

- предоставление отпусков;

- применение поощрений и дисциплинарных взысканий в отношении сотрудников;

- командирование.

Издание первичной учетной документации в отделе кадров осуществляется на основе информационно-справочных документов: заявлений, актов, справок, докладных, служебных и объяснительных записок и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируя управленческие решения, позволяя выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Как видим, анализ ошибок допускаемых при оформлении и составлении документов, свидетельствует о важности использования работникам службы кадров нормативно-методических документов, регламентирующих вопросы документирования.

Заключение

Система кадровой документации выполняет множество функций по управлению коллективом. Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемлять интересы работника. Правильная организация кадровых дел избавит руководителя от проблем с работниками, минимизирует количество трудовых споров.

По своему функциональному назначению кадровое делопроизводство осуществляет связь кадрового документооборота современной организации с требованиями действующего трудового законодательства.

Управление ЦБС неизбежно требует создание многих видов документов, без которых невозможно решать задачи управления, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения деятельности библиотеки. Важную роль здесь играют трудовые отношения.

Регулируя трудовые отношения, кадровые документы содержат информацию, обладающую высокой социальной, коммерческой и юридической значимостью. Соответственно и отношение к ведению кадрового делопроизводства должно быть чрезвычайно серьезным, поскольку от правильности ведения кадрового делопроизводства во многом зависит адекватность регулирования трудовых правоотношений в коллективе и соблюдение работодателем норм права, поэтому огромное внимание необходимо уделит правильному составлению и оформлению документов.

Документационное обеспечение отдела кадров ЦБС полностью возлагается на руководителя отдела кадров и специалиста по кадрам.

Специалист по кадрам оформляет приём, перевод, поощрения, взыскания, командирование, отпуска, аттестацию и увольнение работников библиотеки в соответствии с трудовым законодательством.

От кадрового работника, от его правильной организации документирования и организации работы с кадровыми документами во многом зависит защита прав и интересов работника и работодателя обследуемого учреждения.

Исследование особенностей документирования кадровой деятельности и организация работы с документами в ЦБС свидетельствует о том, что сегодня специалист по кадрам несет ответственность за формирование дел, подготовку документов к последующему архивному хранению, и от того, как организована деятельность данного работника, зависит успех данной организации. Специалист по кадрам также уделяет достаточно большое внимание оформлению, ведению, хранению трудовых книжек и вкладышей к ним. Это правильно, потому что трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Результаты пилотажного исследования позволили нам выявить следующие недостатки в организации документационного обеспечения кадровой деятельности библиотеки. Так, при оформлении кадровых документов в библиотеке допускаются ошибки, - в унифицированных формах заполняются не все реквизиты, которые необходимы в документе.

Работники, ответственные за организацию системы кадрового делопроизводства не имеют под рукой всего комплекта организационно-правовых документов, регламентирующих всю систему документационного обеспечения управления.

На следующем этапе нашего курсового исследования нами будет продолжена работа по изучению кадрового делопроизводства в МУК «ЦБС г. Казань».

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (в ред. от 30.12.2008 № 7-ФКЗ // Собрание законодательства РФ. 2009. 26 января. № 4. Ст. 445.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвёртая) от 18.12.2006 (в ред. от 08.11.2008 № 201-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 2006. 25 декабря. № 52 (1 ч.) Ст. 5496.

3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (в ред. от 21.12.2009 № 330-ФЗ, № 336-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 2002. 07 января. № 1 (ч. 1). Ст. 1.

4. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая от 31.07.1998 № 146-ФЗ, в ред. от 27.12.2009 № 374-ФЗ), (часть вторая от 05.08.2000 № 117-ФЗ, в ред. от 27.12.2009 № 374-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 1988/2000. 03/07 августа. № 31/32. Ст. 3824/3340.

5. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 25.11.2009 № 267-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 2002. 07 января. № 1 (ч. 1). Ст. 3.

6. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (в ред. от 24.07.2009 № 209-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 1996. 17июня. № 25. Ст. 2954.

7. Федеральный закон Российской Федерации от 8.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» // РГ. 2011. №5451. 8 апреля.

8. Федеральный закон Российской Федерации «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (в ред. от 24.07.2007 № 214-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 2004. 09 августа. № 32. Ст. 3283.

9. Федеральный закон Российской Федерации «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (в ред. от 27.12.2009 № 363-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 2006. 31 июля. № 31 (1 ч.). Ст. 3451.

10. Федеральный закон Российской Федерации «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17.12.2001 № 173-ФЗ (в ред. от 27.12.2009 № 378-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 2001. 24 декабря. № 52 (1 ч.). Ст. 4920.

11. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006. 31 июля. № 31 (1 ч.). Ст. 3448.

12. Федеральный закон Российской Федерации «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (в ред. от 27.12.2009 № 378-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 1996. 01 апреля. № 14. Ст. 1401.

13. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 13.05.2008 № 68-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 2004. 25 октября № 43. Ст. 4169.

14. Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 06.03.1997 № 188 (в ред. от 23.09.2005 № 1111) // Собрание законодательства РФ. 1997. 10 марта. № 10. Ст. 1127.

15. Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 // Финансовая газета. 2004. 24 марта.

16. Постановление Министерства труда Российской Федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69 // Российская газета № 235. 2003. 19 ноября.

17. Постановление Правительства Российской Федерации «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» от 10.11.2003 № 677 // Собрание законодательства РФ. 2003. 17 ноября. № 46 (ч. 2). Ст. 4472.

18. Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008 № 373) // Собрание законодательства РФ. 2003. 21 апреля. № 16. Ст. 1539.

19. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил подсчёта и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» от 24.07.2002 года № 555 (в ред. от 17.10.2009 № 817) // Собрание законодательства РФ. 2002. 05 августа. № 31. Ст. 3110.

20. Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» от 31.10.2002 № 767 (в ред. от 20.12.2003 № 766) // Собрание законодательства РФ. 2002. 04 ноября. № 44. Ст. 4399.

21. Постановление Правительства РФ «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учёта для целей государственного пенсионного страхования» от 15.03.1997 № 318 (в ред. от 10.03.2006 № 126) // Собрание законодательства РФ. 1997. 31 марта. № 13. Ст. 1538.

22. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

23. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утверждён Постановлением от 03.03.2003 г. № 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003.

24. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утверждён Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 г. № 28-ст). М.: Стандартинформ, 2007.

25. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом (в ред. от 27.10.2010) // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. 2001. № 2.

26. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 // Собрание законодательства РФ. 2009. 22 июня. № 25. Ст. 3060.

27. Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. С. 56-57.

28. Андреева В.И. Организационное обеспечение деятельности кадровой службы // Справочник кадровика. 2009. № 1. С. 65-74.

29. Кадровое делопроизводство. Общие положения. Режим доступа: http://www.rosec.ru.

30. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация. Режим доступа: http://www.rosec.ru.

31. Красавин А.С. Документационное управление кадрами: нормативно-методическая база // Служба кадров и персонал. 2007. №2. С. 81-85.

32. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в кадровой службе. Традиционные и автоматизированные технологии. М.,2008. С.262-334.

33. Кузнецова Т.В. Формирование дел // Секретарское дело. 2009. № 10. С. 63-68.

34. Крутов В.И. и др. Основы научных исследований: учеб. / В.И. Крутов, И.М. Грушко, В.В. Попов и др.; под ред. В.И. Крутова, В.В. Попова. М.: Высш. шк., 1993. 400 с.

35. Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство (правовые основы): практическое пособие. М., 200. 144 с.

36. Положение об отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани».

37. Пшенко А.В. Порядок и хранение кадровых распорядительных документов // Секретарь-референт. 2005. № 9. С. 33-39.

38. Рабочая книга социолога / АН СССР; Ин-т социологических исследований. М.: Изд-во «Наука», 1989. 511 с.

39. Силантьев Д.В. Автоматизация кадровой работы // Деловой квартал. 2005. №10.

40. Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству. Режим доступа: www.kdelo.ru.

41. Федин В.В. Нормативные правовые акты в трудовом праве. Разделение полномочий // Справочник кадровика. 2007. №7. С. 54-60.

42. Философский энциклопедический словарь. М.: Инфра. М., 1999. 575 с.

43. Философия: учеб. пособие для вузов / под ред. Т.И. Кохановского. 2-е изд., перераб. и доп. Ростов-на-Дону: Феникс, 2001. 576 с.

44. Ядов В.А. Стратегия социологического исследования. Описание, объяснение, понимание социологической реальности. 6-е изд. М.: Академкнига; Добросвет, 2003. 596 с.

45. Янковая В.Ф. Корректировка номенклатуры дел // Секретарь-референт. 2006. №12.

46. Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: учебник. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. С.101.

Размещено на Allbest.ru

...