Анализ документации управления персоналом в МЭС Урала

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретико-методологические основы системы документации управления персоналом

1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства

1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом

1.3 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом

1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом

Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

2.1 Характеристика МЭС Урала

2.2 Характеристика управления персоналом

2.3 Характеристика персонала организации

2.4 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

Заключение

Рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом

Библиографический список

Приложения

Введение

Актуальность исследования. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом актуальна.

Теоретической и методологической основой исследования дипломного проекта являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Объект работы - система документации управления персоналом.

Предмет - система документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала.

Целью дипломного проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Исследовать теоретические основы системы документационного обеспечения управления персоналом и определить его место в системе управления персоналом.

2. Определить роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом.

3. Исследовать методику оценки состояния и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом.

4. Дать общую характеристику предприятия.

5. Проанализировать функцию документации управления персоналом в МЭС Урала. персонал документ приказ

6. Разработать рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала.

Методы исследования:

1. Анализ литературных источников по системе документирования управления персоналом.

2. Анализ документов организации МЭС Урала.

Глава 1. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом

1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона. Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

Положения Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации" позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.

Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.

Кадровой службе необходимы также Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (далее - Постановление Госкомстата России N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.).

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.

1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

По мнению Т.В. Кузнецовой [2.17, с. 24] ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [2.12, с. 14].

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Определение документационного обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

· документирование

· организация работы с документами (управление документацией предприятия)

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода организация - это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей.

Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

Однако, по мнению А. Петрова и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом.

Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

К свойствам системы документационного обеспечения управления персонала относятся:

· наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;

· наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;

· расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;

· наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

· руководство теряет целостную картину происходящего;

· структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

· это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

· приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

· для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

· оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Таким образом, система документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

1) Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление.

2) Организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

3) Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

Без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.

1.3 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Управленческая деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением в процесс управления значительного числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

· прием на работу;

· перевод на другую работу;

· предоставление отпуска;

· увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку:

· локальных нормативных актов,

· документов по управлению персоналом и охране труда,

· первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,

· учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом

Основными исходными данными для правового регулирования документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия являются: Конституция (Основной Закон) РФ; Трудовой Кодекс; Указы президента Российской Федерации; постановления Правительства РФ по труду и социальным вопросам; генеральные, региональные, отраслевые тарифные, профессионально тарифные, территориальные и иные соглашения; устав организации; договор учредителей организации; философия организации; коллективный договор, правила внутреннего распорядка, положения и подразделениях.

Документационное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями, по документационному обеспечению системы управления персоналом, являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р. 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления, всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации

плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров, в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

Таким образом, при осуществлении кадровой работы требуется придерживаться основных регламентирующих данную деятельность документов. Целями кадрового менеджмента предприятия (организации) являются: повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях; повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли; обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.

Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач, как: обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации; достижение обоснованного соотношения между организационно-технической структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала; полное и эффективное использование потенциала работника и производственного коллектива в целом; обеспечение условий для высокопроизводительного труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству; закрепление работника на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала); обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально-квалификационного и должностного продвижения и т.п.; согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников, экономической и социальной эффективности); повышение эффективности управления персоналом, достижение целей управления при сокращении издержек на рабочую силу.

Эффективность кадрового менеджмента, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми.

Глава 2. Анализ системы документационного управления персоналом в МЭС Урала

2.1 Общая характеристика МЭС Урала

Полное наименование: филиал открытого акционерного общества «федеральная сетевая компания единой энергетической системы» - магистральные электрические сети Урала. Сокращенное наименование - МЭС Урала.

МЭС Урала является филиалом, не имеющим статуса юридического лица и осуществляющим часть функций ОАО «ФСК ЕЭС»

История МЭС Урала началась в 1997 году. Тогда 30 июня для осуществления ремонтно-эксплуатационного обслуживания объектов электросетевого комплекса 500 кВт было создано территориально обособленное подразделение РАО «ЕЭС России» - Уральские межсистемные электрические сети. Спустя пять лет, 9 сентября 2002 года, Межсистемные электрические сети Урала были преобразованы в филиал ОАО «ФСК ЕЭС» - Магистральные электрические сети Урала. С 2004 по 2006 год в результате структурной реформы РАО «ЕЭС России» произошло укрупнение компании: сетевой комплекс 220 кВт из АО энерго перешел в пользование ОАО «ФСК ЕЭС». В результате этого, объем обслуживаемого оборудования МЭС Урала увеличился более, чем в 2 раза. Электросетевые объекты МЭС Урала являются узловыми и находятся в транзите между Сибирью, Казахстаном и Европой.

Деятельность МЭС Урала охватывает территории семи субъектов РФ общей площадью 801,5 тысяч кв. км с населением около 17 млн. человек. В зоне ответственности МЭС Урала находятся 105 подстанций 35-500 кВт суммарной трансформаторной мощностью 27 496 МВА. Общая протяженность линий электропередачи по МЭС Урала составляет 15 664 км.

Основными целями деятельности Филиала в части закрепленных магистральных электрических сетей являются:

- обеспечение надежного функционирования, повышения эффективности работы и развития Единой энергетической системы Российской Федерации, включая изолированные энергосистемы;

- создание условий для эффективного функционирования оптового рынка электроэнергии;

- реализация государственной политики в электроэнергетике;

- осуществление эффективной эксплуатации и централизованного технологического управления электрическими сетями, являющимися частью Единой энергетической системы России;

- реализация единой стратегии в области инвестиций и привлечения капитала для решения общесистемных задач развития электрических сетей и Единой энергетической системы России;

- реализация научно-технической политики и внедрения новых прогрессивных видов техники и технологий.

В эксплуатационном обслуживании МЭС Урала находятся электросетевые объекты, расположенные на территории семи субъектов Российской Федерации общей площадью 801,5 тыс. кв. км (около 4,7% территории страны): Свердловская область; Челябинская область; Пермский край; Курганская область; Кировская область; Оренбургская область;

2.2 Характеристика управления персоналом в МЭС Урала

Служба управления персоналом (далее - СУП) является структурным подразделением Филиала Открытое Акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» - Магистральные электрические сети Урала (далее МЭС Урала).

Создание, ликвидация или реорганизация службы управления персоналом осуществляется приказом Генерального директора МЭС Урала.

Службу управления персоналом возглавляет начальник службы, назначаемый приказом Генерального директора МЭС Урала по согласованию с заместителем генерального директора по корпоративным сервисам.

Начальник службы управления персоналом в своей работе непосредственно подчиняется заместителю генерального директора по корпоративным сервисам.

В своей деятельности служба управления персоналом руководствуется:

· действующими законами и иными нормативными правовыми актами РФ;

· уставом ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» (далее Общества);

· организационно-распорядительными документами Общества;

· приказами и распоряжениями Генерального директора МЭС Урала;

· организационными документами МЭС Урала: штатным расписанием подразделения; настоящим Положением; должностными инструкциями; правилами внутреннего трудового распорядка; действующими правилами и нормами охраны труда, техники; безопасности, производственной санитарии и противопожарной; безопасности, действующими в Обществе; локальными нормативными актами по основной деятельности; (программами, регламентами, процедурами, инструкциями; стандартами и т.д.);

Деятельность подразделения направлена на: повышение производительности труда посредством разработки и внедрения системы управления человеческими ресурсами, направленной на максимальную реализацию потенциала персонала, повышение удовлетворенности персонала условиями труда, выполняемой работой; формирование и совершенствование системы рационального использования человеческих ресурсов МЭС Урала и ПМЭС. оптимизацию организационной структуры.

2.3 Характеристика персонала организации

Общая численность персонала предприятия составляет 2800 человек. Из них - 224 женщины, остальные - мужчины.

Таким образом, на предприятии работает 8% женщин и 92% мужчин.

В организации работают 1600 человек - в возрасте 45-60 лет, 1000 человек - в возрасте от 22-27 лет, 200 человек - в возрасте 20-30 лет.

Итак, 57% сотрудников предприятия - в возрасте от 45-60 лет, 36% сотрудников - 22-27 лет, 7% сотрудников - 20-30 лет. 70% персонала имеют высшее образование, 30% имеют среднее техническое. 44% сотрудника имеют стаж работы на предприятии 7-8 лет, 30% имеют стаж работы на предприятии 5-7 лет, 26% имеют стаж 0-5 лет.

57% имеют общий стаж работы 20-40 лет, 36% имеют общий стаж 2-8 лет, 7% имеют общий стаж 10-15 лет

2.4 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

Документооборот и делопроизводство в исполнительном аппарате и филиалах Общества осуществляется в едином информационном пространстве.

Автоматизированная система управленческого документооборота (АСУД) входит в состав приоритетного комплекса КИСУ ОАО «ФСК ЕЭС» и предназначена для комплексной автоматизации служб документационного обеспечения управления ОАО «ФСК ЕЭС» (включая филиалы ФСК ЕЭС - МЭС) в части обработки управленческой документации, а именно процессов создания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и рассылки управленческих документов, а также контроля исполнения связанных с ними резолюций и поручений. При этом под управленческими документами понимаются входящие, исходящие, внутренние распорядительные и внутренние информационно-справочные документы.

По видам автоматизированных комплексов система относится к многофункциональным программно-техническим комплексам для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации разными специалистами.

Основные функции, реализованные в АСУД, перечислены ниже.

Создание документов. В АСУД можно создавать документы одним из следующих способов: с помощью хранимых в АСУД шаблонов (с использованием традиционных офисных приложений).

Коллективная разработка документов (рецензирование). На стадии разработки документа обеспечиваются следующие функциональные возможности, связанные с рецензированием документов: формирование списка рецензентов черновика; ввод в систему замечаний от рецензентов; ввод в систему версий документа рецензентами; ведение пометок об исправлении замечаний. Проверка оформления документов. Система обеспечивает возможности для делопроизводителя по проверке соответствия документов корпоративным стандартам. Согласование документов. Система обеспечивает следующие основные возможности по согласованию документов: формирование списка согласующих лиц; наложение визы (согласование); доработка документа по замечаниям согласующих лиц.

Утверждение документов. Система обеспечивает следующие основные возможности по утверждению документов: печать документа на бланке; ввод отсканированной копии подписанного документа; утверждение с использованием ЭЦП (в будущих версиях АСУД).

Регистрация документов. Система обеспечивает основные возможности по регистрации документов: автоматическое формирование уникального регистрационного номера по заданным правилам (в зависимости от вида документа); автоматическое формирование даты регистрации.

Утверждение документов. Система обеспечивает основные возможности по контролю исполнения документов: формирование контрольных поручений по документу; контроль исполнения поручений; формирование автоматических уведомлений о приближении контрольных сроков по документу.

Рассылка внутренних исходящих документов адресатам из Компании.

Поддерживающие функции, реализованные в АСУД, перечислены ниже: поиск документов, поддержка версионности документов, формирование статистических отчетов, формирование задач и уведомлений.

Работники и руководители структурных подразделений осуществляют работу с документами в АСУД самостоятельно.

Начальник каждого структурного подразделения назначает делопроизводителей (Специалисты ОУД, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в отделе, службе), которые обеспечивают проверку оформления и регистрацию документов, а также методологическую и консультационную поддержку работников соответствующего структурного подразделения в части делопроизводства и документооборота в МЭС Урала.

Документооборот руководителей структурных подразделений организуют и обеспечивают делопроизводители структурных подразделений.

Единым центром компетенции в части организации и осуществления выпуска ОРД, протоколов совещаний руководства МЭС Урала (по основной деятельности) и поручений является ОУД.

Выпуск ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений и руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в целях организации и регламентации деятельности структурных подразделений и филиалов.

Выпуск ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений и руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в целях организации и регламентации деятельности структурных подразделений и филиалов.

Регламенты, методики, инструкции, положения, порядки, стандарты, графики, утверждаются в установленном порядке. Указанный порядок утверждения позволяет (при наличии сроков) ставить разработанный документ (например: план-график) на централизованный контроль в ОУД, придает документу юридическую силу, а также обеспечивает централизованное оперативное хранение утвержденного документа в АСУД и постоянное хранение в Архиве МЭС Урала.

Ответственность за организацию и осуществление контроля выполнения требований, установленных Инструкцией по делопроизводству правил и порядка работы с документами, а также представление методологической и консультационной поддержки в части документооборота возлагается на ДДОиК.

Работники МЭС Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:

- формирование исходящих документов в соответствии с требованиями раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- сохранность документов. В случае утраты документов работник обязан немедленно сообщить об этом факте своему непосредственному руководителю, который назначает служебное расследование;

- разработку (подготовку) проекта исходящего документа в сроки, необходимые для согласования, подписания, регистрации и доставки документа до адресата;

- своевременное представление подписанных документов для отправки почтой или курьером в соответствии с требованиями, установленными
пп. 3.1, 3.4, 3.8 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- качественную подготовку проекта исходящего документа. Размещение в АСУД проектов документов без предварительной проработки спорных вопросов с заинтересованными структурными подразделениями запрещено;

- обеспечение согласования проекта документа в соответствии с требованиями, установленными п. 2.16 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- размещение проекта исходящего документа в АСУД, с обязательным заполнением закладок и полей, предусмотренных в системе для осуществления полного жизненного цикла обработки документа:

проверяющие оформление (рецензенты - работники Группы экспедиции / делопроизводители/секретари-референты в зависимости от подписывающего лица);

адресат (внешний/внутренний адресат);

подписывающее лицо.

Работники ОУД несут персональную ответственность за:

- своевременное, качественное (полное) рецензирование текста исходящего документа в системе и своевременное направление инициатору документа замечаний (предложений);

- прием, регистрацию в АСУД входящей корреспонденции и направление в адрес указанных руководителей

- проведение проверки комплектности материалов к входящему/ исходящему документу;

- проверку соответствия проекта исходящего документа требованиям раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- печать документа на бланке установленной формы;

- осуществление регистрации подписанного исходящего документа (в т.ч. осуществление регистрации и последующей рассылки «утвержденных» исходящих документов);

- оперативное внесение (секретари-референты) в АСУД решений (комментариев, замечаний), принятых руководителями по проекту документа и отклонение на доработку.

Работники не вправе разглашать содержащуюся в документах информацию, составляющую служебную, коммерческую или государственную тайну. Работник обязан:

- перед уходом в отпуск или выездом в командировку немедленно сообщить об этом факте непосредственному руководителю и передать полномочия по работе в АСУД работнику, исполняющему во время отсутствия его обязанности, используя механизм замещения в АСУД;

- в течение пяти рабочих дней до ухода (отпуска и др.) осуществить обучение, методическую поддержку и оказание консультационной помощи исполняющему во время отсутствия его обязанности.

- в случае изменения организационной структуры (увольнении/переводе и др.) сдать все числящиеся за ним документы непосредственному руководителю;

Руководитель обязан:

- организовать замену временно отсутствующему работнику;

- сообщить в службу поддержки АСУД о необходимости наделить исполняющего обязанности работника правом замещения в АСУД на период отсутствия работника.

Исполняющий обязанности работник обязан:

- осуществлять исполнение как ранее направленных заданий (поручений) в АСУДе, так и вновь поступающих в контрольные сроки (в случае наличия);

- при выходе на работу отсутствовавшего работника замещающий работник обязан ознакомить его со статусом (процессом) исполнения ранее выданных ему поручений и о поручениях, полученных в период его отсутствия. Непосредственные исполнители документа (поручения) несут персональную ответственность и обязаны:

- своевременно и качественно исполнять документы (поручения), поставленные на централизованный контроль в ОУД;

- в случае невозможности исполнения в срок документа (поручения), поставленного на централизованный контроль в ОУД заранее информировать руководителя и контролера данного документа, а также инициировать в АСУД служебную записку о переносе срока исполнения, оформленную в соответствии с требованиями, установленными 1.7,1.8. раздела III настоящей Инструкции по делопроизводству;

- своевременно инициировать (при необходимости) служебную записку об итогах исполнения поручения и снятии с контроля;

- своевременно и качественно исполнять документы (поручения) выданные непосредственным руководителем и находящиеся на контроле в рамках структурного подразделения, функционального направления, Блока управления.

Служба управления персоналом (далее - СУП) является структурным подразделением Филиала Открытое Акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы». Одна из функций обеспечение юридически грамотного кадрового документооборота МЭС Урала и ПМЭС.

Заключение

В данной курсовой работе были рассмотрены методологические основы системы документации управления персоналом, основные понятия, структура и место в системе управления персоналом. Большое внимание уделено роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. На примере конкретного предприятия - МЭС Урала, был проведен анализ системы документационного управления персоналом

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. Система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время, документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно, и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.

Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом, представленный по материалам МЭС Урала, основным направлением деятельности которого является осуществление эффективной эксплуатации и централизованного технологического управления электрическими сетями, являющимися частью Единой энергетической системы России, показал, что объем документооборота значительный и наблюдается тенденция роста документооборота. Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом не выявило никаких существенных проблем, которые требуют системного решения. Наоборот, использование современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота позволило поднять работу менеджера по управлению персоналом на качественно иной уровень и способствовало повышению оперативности деятельности предприятия в целом: рост производительности труда сотрудников, уменьшение времени обработки документов, уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом

Система документационного обеспечения управления персоналом, представленная МЭС Урала, соответствует требованиям современного документооборота. Хочется порекомендовать не останавливаться на достигнутом уровне, а дальше совершенствовать и модернизировать систему электронного документооборота, расширить перечень документов, обрабатываемых АСУД ФСК ЕЭС, например, табеля учета рабочего времени, разработанные стандартные планы повышения квалификации рабочих, штатные расписания, договора, справки и т.д.

Библиографический список

1. Адлер Ю. Восемь принципов, которые меняют мир // Стандарты и качество. - 2001. - № 6. - С. 52.

2. Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. - 2009.- № 8.

3. Белов А.А., Волкова Н.С. Синергетический подход к организации и документационному обеспечению управления /Иван. гос. энерг. ун-т. - Иваново, 2006.

4. Белов А.А. Экономические аспекты информатизации /Иван. гос. энерг. ун-т. - Иваново, 2006.

...