Требования к документам, предоставляемым для совершения нотариальных действий

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Требования к документам, предоставляемым для совершения нотариальных действий

1. Требования к документам, предъявляемым для совершения нотариальных действий

служебный документ удостоверение исполнительный

Как известно, слово «документ» происходит от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство». Документы, предоставляемые клиентами нотариусу, служат единственным источником информации как о самом клиенте, так и о совершаемом нотариальном действии. На основании представляемых письменных документов нотариус может сделать вывод о возможности или невозможности совершения того или иного нотариального действия, о наличии или отсутствии фактов, имеющих значение для совершения нотариального действия. Отсюда и жесткие требования: нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова, приписки, сокращения и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Если в каком-либо случае исправления избежать невозможно, то они совершаются в соответствии с правилами, предусмотренными в соответствующих инструкциях Минюста. Все приписки, исправления должны оговариваться сторонами и удостоверяться подписями, все исправления также должны быть совершены таким образом, чтобы возможно было прочесть первоначальный текст.

Для исправления, имеющих место в документах, не подлежащих подписанию сторон, в конце удостоверительной надписи нотариуса оговаривается, что в тексте имеют место те или иные исправления, что подтверждается подписью и оттиском печати нотариуса.

Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью. В случае, если документ не отвечает изложенным требованиям, составлен неграмотно, нотариус может предложить обратившемуся лицу составить новый документ, в крайнем случае исправить имеющийся, либо может предложить составить этот документ при помощи нотариуса.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью выдавшей организации. Однако такое требование Основ законодательства о нотариате по существу неприемлемо для многостраничных документов, исходящих от физических лиц. На практике в этих целях также используется печать нотариуса.

Документ должен быть оформлен в соответствии с действующим законодательством.

Подписи физических лиц, лиц, действующих по доверенности, и лиц, выступающих от имени иностранных юридических лиц, должны быть заверены нотариально.

При сдаче на перевод с нотариальным заверением, документы, выданные за пределами РФ, должны быть легализованы (кроме стран, с которыми заключены соглашения об отмене легализации).

2. Составление и оформление служебных документов

Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается.

Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации.

Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения.

Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке).

К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5.

Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу.

Наименование учреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.

При адресации документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата.

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ.

При адресации документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр (10.02.93), которые разделяются точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними относится нуль.

Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 2014 г. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью.

Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ.

Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

Если документ имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо пересчитать после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров, например: «Приложение: дубликат договора-купли продажи на 2 экз. В 1 прил.» При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса.

На документах, которые выполнены, проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте первого листа документа и включает в себя короткую справку о выполнении (если отсутствующий документ, который свидетельствует о выполнении), а также слова «К делу» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит выполненный документ.

На исходящем документе проставляется номер, который отвечает порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов и номеру дела (наряда), в котором будет сохраняться экземпляр исходящего документа.

Корреспонденция присылается адресатам по почте или передается нарочным. В последнем случае она вручается адресату под расписку в разносной книге.

Выдача дубликатов документов производится в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины.

3. Выдача свидетельств о праве на наследство

Порядок выдачи свидетельства о праве на наследство регулируется основами законодательства Российской Федерации «О нотариате» от 11 февраля 1993 г. Кроме того, во время выдачи свидетельства о праве на наследство следует руководствоваться нормами наследственного права.

Свидетельство о праве на наследство может выдавать лишь государственная нотариальная контора. Гражданам Российской Федерации, которые постоянно проживают за границей, такое свидетельство может выдавать консульское учреждение или дипломатическое представительство. Частный нотариус и должностные лица исполкома местных советов такого права не имеют. Выдача свидетельства о праве на наследство наследникам, которые своевременно приняли наследство, никаким сроком не ограничивается, и они могут обращаться за его получением, после истечения шестимесячного срока.

Заявление относительно выдачи свидетельства о праве на наследство должна быть оформленная письменно. Просьба о выдаче свидетельства может быть изложено в заявлении о принятии наследства или в отдельном заявлении. Заявление к нотариальной конторе чаще всего содержит волеизъявление о принятии наследства и просьба выдать свидетельство о праве на наследство. На заявлении подлинность подписи наследника должен удостоверить нотариус. Засвидетельствование не нужно, если наследник лично появится к нотариальной конторе и подаст заявление. В таком случае нотариус устанавливает лицо наследника и проверяет подлинность подписи, о чем делает отметку на заявлении. Если такое заявление поступает в нотариальную контору по почте, а подпись наследника не удостоверена, то она принимается нотариусом, но наследнику предлагается прислать заявление, надлежаще оформленное, или прибыть к нотариальной конторе лично.

Принимая заявление относительно выдачи свидетельства о праве на наследство, нотариус обязан разъяснить наследникам их права и обязанности, порядок оформления всех необходимых документов, а в некоторых случаях вытребовать их самому.

На основании представленного заявления в нотариальной конторе заводится наследственное дело, в котором содержатся все необходимые документы, которые подтверждают наличие юридических фактов на выдачу такого свидетельства, а также другие документы; в конце дела подшивается экземпляр свидетельства о праве на наследство.

Свидетельство о праве на наследство представляет собой отдельный документ, который выдается на имя всех наследников или, по их желанию, каждому отдельно. В последнем случае в каждом свидетельстве отмечается все наследственное имущество, пересчитываются все наследники и определяется доля наследства наследника, которому выдано свидетельство о праве на наследство. Кроме того, каждому наследнику (также по его желанию) могут быть выданы отдельные свидетельства на определенный вид наследства.

Личная явка наследника за получением свидетельства не является обязательной. Его может получить представитель по доверенности или, по просьбе наследника, его могут прислать по почте.

В некоторых случаях возможная выдача дополнительного свидетельства о праве на наследство. Такая необходимость возникает, когда наследники получили свидетельство на определенную часть имущества. Тогда они имеют право получить свидетельства на другое имущество, не указанное в выданном свидетельстве.

Выдача свидетельства о праве на наследство по завещанию имеет некоторые особенности. Выдавая такое свидетельство, нотариус должен проверить, или правильно составлено и удостоверено завещание, или отвечает он требованиям закона. В противном разе нотариус отвечает отказом в принятии завещания и выдачи свидетельства о праве на наследство. Кроме того, надо выяснить, или не упразднено завещание, о чем необходимая отметка нотариуса.

Выдавая свидетельство о праве на наследство по завещанию, нотариус обязан проверить наличие наследников, которые имеют право на обязательную часть в наследстве. Такими лицами есть несовершеннолетние или нетрудоспособные дети, нетрудоспособные жена, родители и иждивенцы, которые независимо от содержания завещания наследуют не менее чем 2/3 доли, которая принадлежала бы каждому из них в случае наследования по закону.

С переходом наследственного имущества государству заявление относительно выдачи свидетельства о праве на наследство присылается к нотариальной конторе соответствующим финансовым органом, на территории которого находится наследственное имущество. Свидетельство о праве государства на наследство выдается после истечения шести месяцев со дня открытия наследства.

Отказ финансового органа от наследства законом не предполагается.

Государство становится наследником: если наследодатель все имущество или часть его завещал государству; если у наследодателя нет наследников ни по закону, ни по завещанию; если все наследники отказались от наследства; если все наследники, лишенные права наследования; если ни один из наследников не принял наследства; если кто-то из наследников отказался от наследства в пользу государства и его доля переходит к государству; если при отсутствии наследников по закону завещано лишь часть имущества наследодателя, то сдача имущества переходит к государству.

За выдачу свидетельства о праве на наследство по закону и по завещанию взимается госпошлина в размере:

С детей, в том числе усыновленных, супруга, родителей, полнородных братьев и сестер наследодателя - 0,3% стоимости имущества, но не более 100 000 рублей. С других наследников - 0,6% стоимости наследуемого имущества, но не более 1 000 000 рублей (п. 22 ст333.24 Налогового Кодекса РФ)

4. Общие правила удостоверения соглашений

Соглашениями признаются действия граждан и организаций, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав или обязанностей.

Согласно действующему законодательству обязательному нотариальному удостоверению подлежат:

договоры об отчуждении (купля-продажа, мена, дарение, пожизненное содержание) жилого дома, другого недвижимого;

договоры о залоге недвижимого имущества, транспортных средств, космических объектов;

договоры об отчуждении земельных участков, которые находятся в коллективной или частной собственности;

договоры купли-продажи имущества государственных предприятий;

брачные контракты;

завещания;

доверенность на заключение соглашений, которые нуждаются в нотариальной форме, а также на совершение действий относительно предприятий, учреждений, организаций (кроме случаев, когда законом или специальными правилами допущенная другая форма доверенности;

доверенности, которые выдаются в порядке передоверия;

другие соглашения, для которых действующим законодательством предусмотрено обязательную нотариальную форму.

По желанию сторон заверяют и другие соглашения, для которых законодательством не установлено обязательной нотариальной формы, как, скажем, соглашения участников общей частичной собственности о выделении доли в общем имуществе, об установлении порядка пользования общим имуществом (жилым домом, квартирой, садовым домом, дачей, земельным участком и т.п.), об установлении размера долей или об изменении долей, договоры займа, доверенность, хранения, найма жилого помещения и т.п.

Когда в нотариальном порядке заверяют соглашения, которые не нуждаются в обязательной нотариальной форме удостоверения, то это будет добровольное нотариальное удостоверение соглашения, которое все чаще используется в практике.

Нотариальное проведение по удостоверению любого соглашения начинается с установления нотариусом волеизъявления сторон на заключение именно этой, а не другого соглашения, установление, которые именно следствия стороны предусматривают для себя после удостоверения соглашения, не ошиблись ли они в названии соглашения. Для этого нотариус должен детально обсудить со сторонами условия сделки, все ее существенные моменты, разъяснить права и обязанности сторон, которые вытекают из соглашения, лишь бы юридическая неосведомленность не вызвала нарушения прав и законных интересов лиц, которые обращаются к нему.

Когда нотариус выяснит действительные намерения сторон и проявит существенные моменты соглашения, он обязан проверить, отвечает ли содержание настоящего соглашения требованиям закона.

Следующими моментами заключения соглашения, который существенно влияет на порядок ее удостоверения, есть установления лица гражданина, проверка его дееспособности или правоспособности юридических лиц, представители которых обратились к нотариусу.

Если у нотариуса есть основания считать, что кто-то из участников соглашения вследствие душевной болезни или слабоумия не может понять значения своих действий или руководить ими или вследствие злоупотребления спиртными напитками или наркотическими веществами ставит свою семью в тяжелое материальное положение, а ведомостей о признании лица недееспособной или ограниченно дееспособной нет, нотариус откладывает совершение соглашения и выясняет, или существует решение суда о признании лица недееспособной или ограниченно дееспособной. Если такое решение судорог не выносилось, нотариус сообщает о своем предположении одну из лиц или один из органов, указанных в ст. 256 Гражданского процессуального кодекса, которые могут обратиться к суду с заявлением о признании этого лица недееспособной или ограниченно дееспособной.

В своем письме нотариус просит сообщить его о вынесенном решении. В зависимости от принятого этим лицом или органом решения нотариус или заверяет соглашение, или останавливает совершение нотариального действия к рассмотрению дела в суде.

Если в соглашении принимает участие юридическое лицо, нотариус должен проверить ее правоспособность. Проверяя правоспособность юридических лиц, которые принимают участие в соглашении, нотариусы обязаны ознакомиться с их уставом (положением).

Если соглашение совершается при участии представителя, то проверяются его полномочие. Доверенность, на которой базируются полномочие представителя, подается нотариусу. Нотариус должен ознакомиться с оригиналом доверенности и определить объем полномочий представителя. Действительность доверенности, удостоверенной в нотариальном порядке, проверяется по данным Единого реестра доверенностей.

Нотариус не требует представления доверенностей на совершение соглашений и других действий от лица руководителей юридических лиц, которым по уставу(положением) предоставлено право заключать соглашения. В этих случаях требуется лишь документ, который заверяет их служебное положение.

Если от лица юридического лица действует коллегиальный орган, требуется документ, который утверждает его полномочия на распределение обязанностей между членами коллегиального органа, (устав, учредительный договор, постановление об избрании должностных лиц и др.).

Соглашения об отчуждении или залоге имущества, которое является общей совместной собственностью, которые подлежат обязательному нотариальному удостоверению, подписываются всеми совладельцами этого имущества или уполномоченными лицами.

Когда предметом соглашения об отчуждении и залоге есть имущество, которое подлежит регистрации, как-то: жилой дом, квартира, дача, садовый дом, другое недвижимое имущество или автотранспорт, то нотариусу обязательно подаются документы, которые подтверждают право собственности на имущество, которое отчуждается или заставляется. Такие документы нотариус принимает лишь при наличии на них записи о регистрации.

Соглашение относительно имущества, которое не нуждается в специальной регистрации, заверяет без истребования документов, которые устанавливают право собственности (мебель, картины, ценности и т.п.).

Соглашения об отчуждении или залоге имущества супружества, которое принадлежит им на праве общей совместной собственности, которые нуждаются в обязательном нотариальном удостоверении, могут быть удостоверенные нотариусом лишь при наличии письменного согласия второго.

После того, как нотариус вытребовал и оформил все согласия, разрешения и заявления, а стороны подписали все экземпляры соглашения, нотариус ее заверяет. Удостоверение соглашения состоит в совершении на соглашении удостоверяющей надписи. Такие надписи совершаются не в произвольной, а в четко определенной для определенных обстоятельств форме. Все формы удостоверяющих записей, изложенные в Формах реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверяющих надписей на соглашениях и удостоверенных документах, утверждено приказом Министерства юстиции Украины от 7 февраля 1994 г. №7/5.

Договор об отчуждении имущества, которое подлежит регистрации, должен быть представленный для регистрации по месту учета этого имущества, о чем нотариус отмечает в удостоверительной надписи и разъясняет сторонам.

Если стороны добровольно желают расторгнуть нотариально удостоверенное соглашение, они могут сделать это и в нотариальном порядке. Соглашение сторон о расторжении нотариально удостоверенного договора об отчуждении имущества может быть или оформленная составлениям отдельного документа, который прибавляется к экземпляру договора, который находится в делах государственной нотариальной конторы или частного нотариуса, или изложенная на самом договоре. Соглашение подписывается сторонами и заверяет нотариусом. На всех экземплярах договора делается отметка о расторжении договора с указанием номера по реестру, и дать удостоверения соглашения о расторжении.

Пометку подписывает нотариус и скрепляет его печатью. О расторжении договора об отчуждении имущества делается запись в реестре нотариальных действий.

Если заверяет соглашение о расторжении договора об отчуждении жилого дома, квартиры, дачи, садового дома, гаража, земельного участка, другого недвижимого имущества, проверяется также отсутствие запрета отчуждения или ареста.

Если соглашение о расторжении договора об отчуждении жилого дома, квартиры, дачи, садового дома, гаража, земельного участка, другого недвижимого имущества заверяет после регистрации договора отчуждения, нотариус требует справку-характеристику БТИ.

Получив решение суда о признании договора об отчуждении имущества недействительным, нотариус делает об этом отметку на экземпляре договора, который сохраняется в государственной нотариальной конторе или у частного нотариуса, приобщив к нему решение суда, а также делает отметку в реестре нотариальных действий и, если это возможно, на сдаче экземпляров договора.

Правоустанавливающий документ возвращает отказчику имущества на его требование. Государственная пошлина или плата за удостоверение договора об отчуждении имущества в случае его расторжения сторонам не возвращает.

О расторжении договора об отчуждении имущества, которое подлежит регистрации, нотариус сообщает соответствующий орган, который осуществляет регистрацию, если такой договор к его расторжению было этим органом зарегистрировано.

5. Осуществление исполнительных надписей

Для совершения исполнительной надписи необходимо осуществить проверку наличия определенных условий, при которых может быть содеянное это нотариальное действие.

Первым условием является проверка нотариусом того факта: входит ли в Перечень бесспорных задолженностей задолженность, относительно которой надо совершить исполнительную надпись. Наличие этого условия проверяется путем ознакомления и сверку с содержанием названного Перечня.

Второе условие касается проверки предъявления всех необходимых для совершения исполнительной надписи документов, которые подтверждают наличие обязательства и его бесспорность. Установление этого условия также производится путем ознакомления с содержанием Перечня, где в каждом разделе после наименования указываются документы, которые необходимо предъявить для совершения исполнительной надписи по каждой задолженности.

Третье условие касается проверки того, или нет спора относительно наличия или содержания обязательства или другой ответственности между взыскателем и должником.

Это условие проверяется на основании представленных документов, которые указанные в Перечне и которые подтверждают существования обязательства и бесспорность задолженности. При наличии спора между сторонами нотариус отвечает отказом в совершении исполнительной надписи и разъясняет порядок взыскания задолженности в судебном порядке.

Данные о наличии спора могут быть указанные и в представленных документах.

Четвертым условием являются обращения к нотариусу за совершением исполнительной надписи в установленные законом сроки.

По общему правилу исполнительная надпись можно совершить, если со дня возникновения права требования прошло не больше трех лет, а в отношениях между предприятиями, учреждениями и организациями - не больше одного года.

Если для требования, за которым совершается исполнительная надпись, установлено законом другой срок, то исполнительная надпись совершается в пределах этого срока.

Отдельно надо остановиться на условиях, которых следует придерживаться при совершении исполнительных надписей на чеках. Кроме названных выше общих условий, требуется проверка еще определенных специфических.

Во-первых, совершение исполнительных надписей на чеках возможное лишь по просьбе чекодержателя.

Во-вторых, необходимая надпись Плательщика относительно того, что чек был предъявлен к оплате с указанием даты предъявления, но в указанный срок не был оплаченный.

В-третьих, нужно проверить своевременность предъявления чека к платежу. Нотариус принимает для предъявления к платежу чеки, представленные после истечения десяти дней, а иностранные чеки - после истечения шести месяцев со дня выдачи чека.

Совершать исполнительные надписи упражнению государственные нотариальные конторы и частные нотариусы.

Вследствие того, что при совершении этого нотариального действия действует общее правило территориальной компетенции, можно обратиться за ее совершением к любой государственной нотариальной конторе и к любому частному нотариусу независимо от места нахождения взыскателя и должника. Только при совершении исполнительной надписи на чеках действует исключение из общего правила территориальной компетенции. В таком случае исполнительная надпись совершается по месту нахождения плательщика, т.е. по месту удостоверения неуплаты чека.

Право на совершение исполнительных надписей имеют также консульские учреждения. Они совершают исполнительные надписи на долговых документах, которые поступают от организаций, которые находятся в пределах их консульского округа. И могут их совершать только в отношении граждан РФ, которые постоянно проживают в РФ.

Заявление о совершении исполнительной надписи должна быть изложенная в письменной форме и содержать все необходимые ведомости о взыскателя, должника, их адреса, содержание обязательства и прочее. К заявлению прибавляются все предусмотренные Перечнем документы, которые свидетельствуют о наличии обязательства и его бесспорность.

Исполнительная надпись совершается на оригинале документа и имеет вид штампу установленного образца и скрепленного подписью и гербовой печатью нотариуса. Отдельно от документа, который устанавливает задолженность, исполнительная надпись не совершается. Только в том случае, когда на оригинале документа недостаточно места для исполнительной надписи, он может быть содеян на отдельном листе, который должен быть подшит к документу, на основании которого содеяна исполнительная надпись, пронумерованная и скрепленный подписью и печатью нотариуса.

Не может быть содеянная исполнительная надпись на дубликате документа, так как в этом случае отсутствующий элемент бесспорности. Но при этом допускаются определенные исключения из общего правила, которые оправданы определенными особенностями совершения этого нотариального действия.

Исполнительная надпись должен содержать предусмотренные законом реквизиты, которые указаны в инструкции Министерства юстиций России от 21 мая 1996 г., исполнительная надпись должен содержать:

- дату (год, месяц, число) совершение, должность, фамилия, имя, отчество нотариуса, который совершает исполнительную надпись;

- наименование и адрес взыскателя;

- наименование и адресу должника, дату и место его рождения, место работы (для граждан), номера счетов в кредитных учреждениях (для юридических лиц);

- указание срока, за который производится взыскание;

- указание сумм, которые подлежат взысканию, или предметов, которые подлежат истребованию, в том числе пени, процентов, если такие принадлежат;

- указание размера платы, сумм государственной пошлины, выплачиваемой взыскателем, или пошлины, которой подлежит взысканию из должника;

- указание статьи Закона «О нотариате» и пункта Перечня документов, на основании которых выдана исполнительная надпись;

- номер, под которым исполнительная надпись зарегистрирована в реестре;

- подпись нотариуса, который совершила исполнительная надпись, печать.

Размещено на Allbest.ru