Анализ деловой ситуации на основе информации, полученной собеседованием

ISOCPEUR Greek;

ISOCPEUR Tur;Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО «Волгоградский государственный технический университет»

Факультет подготовки инженерных кадров

Кафедра «Экономика и Управление»

Контрольная работа

по дисциплине «Ситуационный анализ»

на тему «Анализ деловой ситуации на основе информации, полученной собеседованием»

Выполнил: ст-т гр. ЭУЗ-481с

Никишкина Т.В.

Шифр З.К. №20101782

Проверил: доц. Шевченко С.А.

Волгоград 2013

Содержание

Введение

1. Сбор информации для проведения ситуационного анализа

1.1 Определение проблемы

1.2 Выбор объекта исследования

1.3 Методы получения данных

2. Интервью (метод прямого, устного собеседования)

3. Разработка и анализ деловых ситуаций методом собеседования на предприятии

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Сбор фактов представляет собою чрезвычайно важный момент для всякого ситуационного анализа. В деловом планировании этот этап часто является существенной частью всей работы.

В каждом исследовании сбор фактов для анализа ситуации является делом крайне ответственным, так как каждый дальнейший илаг зависит от достоверности, полноты и точности информации, представляющей собою тот сырой исходный материал, на основании которого путем анализа и синтеза составляются окончательные суждения и выводы, а также принимаются практические решения.

Методы сбора материала могут быть классифицированы по признаку способа полученной информации на следующие четыре группы. Это информация, полученная путем:

- Личных наблюдений и экспериментов;

- Изучения библиографии с целью установить, какой

- материал по данному вопросу уже опубликован;

- использования интервью и личного опроса лиц, у которых имеются конфиденциальные сведения по данному вопросу;

- использования анкет, целью которых является получение по данному вопросу сведений от лиц, с которыми нет возможности контактировать другими способами.

При анализе и предварительном обсуждении плана обследования рекомендуется самым тщательным образом разделять эти методы, но в процессе ситуационного обследования редко приходится ограничиваться каким- либо одним из них. Названные четыре метода как бы составляют части единого целого, и анализ может быть признан полным лишь настолько, насколько им использованы все возможные источники информации.

Рассматриваемые методы анализа ситуаций применимы большей частью к хозяйственной деятельности. Недостаток времени и средств может, конечно, ограничить объем и характер доступной информации, тем не менее для получения точных и надежных выводов следует считаться со всякими факторами, имеющими отношение к исследуемой проблеме.

В связи с этим необходимо остановиться на последовательности сбора фактического материала. В приведенной классификации они расположены от простого метода к наиболее сложному. Преимущество такой очередности заключается в ее логической обоснованности. Однако, не следует думать, что это расположение соответствует той последовательности, в какой названные методы должны обязательно применяться в каждом отдельном случае, т.к. рыночная хозяйственная деятельность характеризуется неограниченным многообразием ситуаций.

Аналитик-практик при сборе фактов руководствуется только соображениями удобства далее оперировать ими. Он может избрать метод личного наблюдения или начать с консультации у лица, весьма осведомленного в данной области, или же с изучения опубликованных материалов. Развивая исследование по намеченному плану, он в зависимости от цели исследования попеременно будет пользоваться различными методами сбора материала, пока не исчерпает всех доступных ему источников или не найдет имеющиеся сведения достаточным и для данного анализа ситуации.

1. Сбор информации для проведения ситуационного анализа

интервью конфиденциальный деловой собеседование

Получить достаточно полную информацию по интересующей проблеме можно, имея хорошо продуманную концепцию сбора данных. Для этого необходимо проводить ситуационный анализ по стадиям.

1.1 Определение проблемы

Прежде чем начать исследование, рекомендуется провести предварительное изучение и анализ интересующей проблемы, который должен помочь уточнить задачу, получить первые представления об изучаемой области, указать на возможный ход работы. На этой стадии процесс изучения слабо регламентирован: это может быть опрос экспертов, групповые дискуссии или изучение литературы.

Выработка концепции исследования. На этой стадии должен быть разработан детальный план дальнейших действий, центральным звеном которого является выработка и проверка на практике теоретических гипотез, выявление и обоснование их причинно-следственных связей. Выработка гипотез, которые должны отвечать требованиям категоричности, однозначности и проверяемости, необходима, во-первых, для последующей статистической проверки и, во-вторых, для ограничения возможностей манипуляции исследователя. В качестве источников гипотез могут быть творческие и логические мыслительные процессы, проведение аналогий, изучение соответствующей литературы.

Только на этой основе можно объяснять и прогнозировать развитие и принимать обоснованные решения.

В ходе выработки концепции сбора данных возникают следующие альтернативы:

- полное или выборочное исследование;

- единичное или многоразовое исследование;

- одноцелевое или многоцелевое исследование;

- форма сбора данных - наблюдение или опрос.

Кроме того, необходимо решить, что может служить источником информации -- уже имеющийся материал (вторичное исследование) или новый сбор данных (первичное исследование). Для практики эти методы равнозначны. Иногда для решения проблемы бывает достаточно анализа уже собранной ранее информации, во всяком случае, с этого должен начинаться каждый исследовательский проект.

Источники вторичной информации делятся на внутренние (по отношению к предпринимателю) и внешние. К внутренним источникам относятся:

- бухгалтерские отчеты;

- внутренняя статистика;

- материалы ранее проведенных исследований;

- досье клиентов и т.д.

Внешние источники:

- государственная статистика;

- отраслевая статистика;

- литература, выпускаемая фирмами;

- публикации рекламных агентств;

- материалы организаций по изучению рынка.

Преимущества вторичного исследования -- меньшая трудоемкость, сравнительная дешевизна и более легкий доступ к информации. Макроэкономические данные можно получить только с помощью такого подхода. Этот метод получения информации имеет и недостатки: данные могут оказаться устаревшими, не гарантирована точность, не всегда ясен методологический базис сбора данных.

1.2 Выбор объекта исследования

При разработке концепции сбора данных почти всегда возникает вопрос о том, какие объекты и в каком количестве должны быть исследованы. Это означает, что необходимо решить три проблемы:

- выделение генеральной совокупности;

- определение метода выборки;

- определение объема выборки.

Генеральная совокупность должна быть ограничена вещественно, во времени и в пространстве. Например, предприниматель А хочет иметь представление о покупателях своего продукта. Для того чтобы провести исследование, необходимо сначала ответить на вопрос: кто является покупателем продукта? Тот, кто купил продукт хотя бы один раз, или тот, кто покупает регулярно -- один раз в месяц? В данном случае главную трудность представляет вещественное ограничение генеральной совокупности. Если генеральная совокупность мала, можно привлечь для изучения все объекты, представляющие интерес в рамках проекта (например инвентаризация). Как правило, полное исследование слишком дорого, а потому часто невозможно. Кроме того, в некоторых случаях выборочный анализ может быть даже точнее (за счет уменьшения систематических ошибок).

Выборка должна быть репрезентативной иллюстрацией генеральной совокупности. Только в этом случае, исходя из характеристик выборки, можно делать выводы о генеральной совокупности. При проведении сбора данных всегда имеются ошибки: случайные или систематические. Величина случайных ошибок, которые проявляются только при выборочном исследовании и не смещают характеристики выборки в одну сторону, может быть оценена. Систематические ошибки - результат влияния неслучайных факторов, например, неточное выделение генеральной совокупности. недостатки выборки, ошибки при разработке опросных листов, ошибки интерпретации.

К неслучайным выборкам относятся:

- произвольная выборка -- элементы выбираются бессистемно; метод прост и дешев, однако неточен, имеет низкую репрезентативность;

- типовая выборка -- сбор данных ограничивается немногими характерными элементами генеральной совокупности; для этого необходимо располагать данными о распределении признаков, по которым определяются «типичные» элементы;

-метод концентрации -- исследованию подвергаются лишь наиболее существенные и важные элементы генеральной совокупности;

- метод квот - выбор приходит по аналогии с распределением определенных признаков (пол, возраст) в генеральной совокупности; метод основан на предположении, что при соответствии выборки и генеральной совокупности с точки зрения распределения данных характеристик выбор будет репрезентативен и для предмета исследования. Случайными считаются следующие виды выборки: простая выборка -- выбор типа лотереи, т.е. с помощью случайных чисел, систематическая выборка со случайным стартом и т.д.; групповая выборка -- разложение генеральной совокупности на отдельные группы, внутри каждой из которых затем проводится случайная выборка;

- метод «клумб» -- единицы выбора состоят из групп элементов; предпосылкой для применения метода является возможность подобного разделения генеральной совокупности; из множества «клумб» выбирается несколько, которые затем полностью исследуются;

- многоступенчатая выборка -- проводится несколько раз подряд, причем единица выборки предыдущей стадии представляет совокупность единиц последующей стадии.

1.3 Методы получения данных

Для получения информации в маркетинге используются следующие методы: наблюдение, опрос и автоматическая регистрация данных (эксперимент представляет только специфический план исследований). Выбор конкретного метода зависит от цели, исследуемого признака и носителя этого признака (человек, предмет).

Если с помощью опроса можно выявить мнения, представления, знания людей, то все эти субъективные обстоятельства «закрыты» для наблюдения.

Опрос - самая важная и распространенная форма сбора данных в маркетинге во время которого выясняют позиции людей или получают ответы на какие-либо вопросы. Этот метод используется приблизительно в 90% исследований. Опросы могут проводиться в устной или письменной форме и различаются:

- по кругу опрашиваемых (частные лица, эксперты, предприниматели и др.);

- по количеству одновременно опрашиваемых (единичное или групповое интервью);

- по количеству тем, входящих в опрос (одна или несколько);

- по уровню стандартизации (свободная схема или структурированная, полностью стандартизированная);

- по частоте опроса (одно- или многоразовый опрос).

При письменной форме опроса участники заполняют полученные опросные листы и отсылают их по назначению. В данном случае используются преимущественно закрытые вопросы, ответ на которые заключается в выборе одного из приведенных вариантов:

- да - нет (иногда предусматривается ответ типа «не знаю» или «ни да, ни нет»); альтернативные вопросы, при которых нужно выбрать из ряда возможных ответов один, иногда несколько;

- ранжирование объектов сравнения, например автомобилей, на базе субъективно ощущаемых преимуществ;

- шкалирующие вопросы, дающие дифференцированную оценку схожести или различия исследуемых объектов.

Разные виды вопросов задают различные уровни шкал, которые можно применить в дальнейшем для измерения величины исследуемого признака.

В исследованиях маркетинга чаще всего употребляется устный опрос, или интервью. Если опрос проходит по строго заданной схеме, то говорят о стандартизированном интервью. Репрезентативность подобной формы сбора данных во многом зависит от лица, проводящего интервью: с одной стороны, хорошая его подготовка способствует уменьшению доли лиц, отказывающихся участвовать в работе, с другой - нужно учитывать влияние интервьюера на опрашиваемых, которое иногда искажает результаты опроса.

Преимущества свободного опроса (есть только тема и цель; конкретной схемы нет):

- возможен индивидуальный подход к каждому из опрашиваемых лиц, что помогает поддерживать атмосферу доверия;

- возможно получение дополнительной информации.

Недостатки подобных опросов:

- трудно протоколировать ответы;

- плохая сравнимость результатов;

- трудность в обработке данных;

- высокие затраты.

Для стандартизированного опроса эти преимущества и недостатки меняются местами. На практике свободное интервью применяется, как правило, в ходе предварительного изучения проблемы, при опросах экспертов, руководителей предприятий. Стандартизированная форма широко используется при массовых опросах во время исследования рынка.

Преимущества опроса, включающего несколько тем:

- при невысокой потребности в информации можно использовать возможности специализированных исследовательских институтов; при этом экономятся затраты, особенно постоянные (путем распределения издержек между участниками);

- при определенных обстоятельствах такой опрос может быть интереснее для опрашиваемых.

Недостатком является то, что выборка должна соответствовать всем темам, включенным в опрос. Кроме того, по одной теме можно получить лишь небольшое количество информации.

Для повышения качественного содержания опросных листов и успешного проведения сбора данных в литературе сформулирован ряд рекомендаций:

1. соблюдение принципиальных требований к содержанию формулируемых вопросов, которые должны быть:

- простыми и понятными,

- однозначными,

- нейтральными (не направлять ответ в определенную сторону);

2. соблюдение принципов построения опросных листов:

- порядок вопросов: от простых -- к сложным, от общих -- к специальным, от необязывающих -- к деликатным,

- не применять слишком много различных инструментов (например, сначала четырех-, затем семиступенчатая шкала),

- вопросы, устанавливающие доверие,

- вопросы по существу,

- контрольные вопросы,

- вопросы о личности;

2. Интервью (метод прямого, устного собеседования)

Интервью - это целенаправленная беседа (дискуссия) между двумя или более (интервью в фокус-группе) людьми, одним из которых является исследователь, а остальные выступают в качестве источника информации. Понятие «интервью» может означать разные типы сбора данных, тип интервью должен четко соответствовать цели исследования и «исследовательской стратегии».

Интервью могут быть формализованными и структурированными с отдельным набором вопросов для каждого интервьюируемого и неструктурированными, то есть в форме обычной беседы. Между этими крайними полюсами находятся все типы интервью, имеющие в той или иной степени признаки как первой из названных разновидностей, так и второй.

Структурированные интервью являются стандартизированными и проводятся с использованием анкет, содержащих заранее составленные и идентичные для всех участников вопросы. Полученные результаты заносятся в стандартную форму в виде заранее оговоренных кодов. Поскольку возможны отклонения при ответе на вопросы даже в одинаковой формулировке (например, при разъяснении смысла вопроса), интервьюер, чтобы исключить возможность собственной предвзятости, должен озвучивать вопросы одним и тем же тоном и пр.

Частично структурированные и неструктурированные интервью являются не стандартизированными. При проведении частично структурированного интервью требуется список тем для обсуждения или вопросов, на которые желательно получить ответ, причем в процессе собеседования возможны изменения, и не только формулировки. Например, в зависимости от места проведения интервью ли личности интервьюируемого, некоторые вопросы возможно «опускать»., можно менять порядок вопросов. Возможна и формулировка в ходе беседы новых вопросов по мере необходимости. Такая форма ведения интервью предполагает запись (стенографирование, фиксация тезисов, диктофон).

Неструктурированные интервью всегда неформальны. Обычно их проводят, когда требуется глубоко изучить область исследования. Поэтому их часто называют глубинными интервью. Исследователь, как правило, не имеет какого-либо заранее составленного перечня вопросов, но должен четко представлять проблему, которая требует изучения. Во время интервью участнику предоставлена возможность свободного обсуждения любых событий, моделей поведения, точек зрения, связанных с темой исследования. Отсюда такой тип взаимодействия интервьюера и участника часто называют недирективным, а само интервью - информантным, поскольку его направление во многом определяет интервьюируемый. В отличие от информантного интервью респондентное интервью полностью «ведет» исследователь, а участник только отвечает на четко сформулированные вопросы.

Метод «аналитической записки» (аналитическая экспертная оценка) отчасти схож с заочным интервью. Он предполагает длительную и тщательную самостоятельную работу эксперта, связанную с анализом тенденций, оценкой состояния и путей развития объекта прогнозирования. Это дает эксперту полную свободу в использовании любой необходимой и доступной ему информации об объекте прогнозирования. Свои соображения эксперт оформляет в виде докладной записки в соответствии с заданной или в произвольной форме.

3. Разработка и анализ деловых ситуаций методом собеседования на предприятии

В условиях перехода к рыночной экономике одним из важнейших требований является наличие у экспертов-аналитиков интуиции и творчества в решении многочисленных проблем, с которыми придется сталкиваться в практической деятельности. На предприятиях перед аналитиком зачастую встает задача заключающаяся в разработке и анализе конкретных деловых ситуаций и проведение деловых игр.

Разработку и анализ деловых ситуаций следует считать важнейшим элементом в системе управления предприятием.

Данный тип анализа осуществляется в виде решения конкретных задач в реальных условиях. При этом при этом выявляются (иногда моделировать) и устраняются определенные проблемы, которые возникают в различных ситуациях.

В реальной действительности часто не существует правильных ответов. Человек обычно получает тот результат, которого он смог добиться, применяя определенные способы решения проблемы, проявляя настойчивость и гибкость. И результат будет тем лучше для него, чем больше он способен решать проблемы, а не находить правильные ответы.

При разработке деловых ситуаций следует избегать оценочных моментов, отражающих позиции или взгляды на описываемые события, присущие данной ситуации.

В деловой ситуации могут быть даны соответствующие вопросы. При анализе такой ситуации каждый сотрудник ищет свои ответы на поставленные вопросы, каждое предлагаемое решение может иметь различную оценку и быть по-разному истолковано обсуждающими ситуацию аналитиками. Конкретная ситуация не должна являться примером верного или неверного решения или поведения. Она является конкретным примером для обсуждения в группе. При анализе деловых ситуаций специалисты должны ставить цели, искать пути движения к цели, предвидеть возможные последствия их решений и действий. Аналитику, при решении проблемной ситуации, необходимо проявить проницательность, способность к диагностике проблем, умение понять ее особенности и специфику.

На многих крупных предприятиях, каждой планерке сотрудникам предлагается выбрать для самостоятельного анализа одну из 3 - 4 деловых ситуаций, разработанных менеджерами-аналитиками, каждого отдала предприятия. После соответствующего обсуждения и голосования наиболее весомая из предложенных ситуаций выбирается для детального анализа. Большая часть подготовительной работы по разбору конкретной ситуации должна быть сделана аналитиками к следующему совещанию, посвященному данной проблеме. При этом подготовка заключается не только в изучении самой ситуации, но и в проработке теорий и концепций, связанных с соответствующими проблемами. Аналитику или группе аналитиков необходимо проанализировать или предложить решение данной проблемы.

За определенное отведенное время на поиски способов решения данной ситуации, аналитики получают возможность ознакомиться с фактической информацией, продумать свое видение проблемы, сформулировать несколько альтернативных вариантов решения данной проблемы, а также поставить несколько вопросов к ситуации. Таким образом, первое знакомство с ситуацией происходит до аудиторной работы. Следует помнить, что альтернативных решений должно быть как можно больше, тогда вероятность выбора верного из них максимальна. Альтернативные решения - это не то, как надо поступить в той или иной ситуации, а как возможно поступить, учитывая конкретные особенности каждого конфликта в отдельности. Такой подход к выявлению альтернативных решений поможет эксперту-аналитику не зацикливаться на одном каком-то варианте (наиболее возможном и реальном, по его мнению). Иногда даже самые «бредовые» мысли, после обдумывания и анализа, могут принести незаменимую пользу в решении проблемы.

Для более глобальных производственных проблем применим ещё ряд следующих этапов, которые позволят решить ситуацию, более качественно и рассмотреть её более подробно и субъективно.

Следующий этап - формирование малых групп для совместного анализа конкретной ситуации и выработки решения. Оптимальное число участников малой группы - 3 - 5 человек. Следует избегать создания групп одного и того же состава при многократном рассматривании ситуаций.

Каждая малая группа работает самостоятельно, не зная, какое решение принимают другие группы. Это необходимо для концентрации внимания группы на одном решении, выбранном ею самой. Перед началом обсуждения руководителем устанавливается жесткое ограничение времени (оптимально 20 - 25 минут). Группа выбирает спикера, который будет представлять перед аудиторией решение группы.

При обсуждении необходимым условием является оформление мыслей в письменном виде - это позволяет более четко сформулировать решение группы и безусловно понадобится спикеру при выступлении. После обсуждения конкретной ситуации проводится представление решений. К этому этапу предъявляется ряд требований:

- каждое выступление длится не более 10 - 15 минут;

- при выступлении нельзя перебивать спикера, а все возникающие вопросы задаются после выступления.

Выступление спикера должно представлять решение группы по следующим позициям:

- формулировка проблемы;

- характеристика важнейших персонажей конкретной ситуации организации;

- диагностический анализ, т.е. выявление причинно-следственных связей, происходящих в конкретной ситуации событий;

- собственное решение проблемы; на данном этапе обязательна четкая аргументация спикером решения группы.

Существует и другой вариант работы с ситуациями. Работу над ситуацией проводят не отдельные группы, а сразу все присутствующие на совещании. Каждый сотрудник, непосредственно соприкасающийся с проблемной ситуацией, выступает в роли спикера, представляя свое личное решение ситуации. Таким образом анализ ситуации становится более эффективным и разносторонним.

Под эффективным анализом деловой ситуации понимается обеспечение сотрудников своей позиции соответствующими фактами. При определении направлений анализа не надо хвататься за каждый незначительный факт. Целесообразно выявить и проанализировать основные факты, характеризующие существо проблемы, найти оптимальные решения, предварительно разобрать различные варианты действий с их преимуществами и недостатками.

Заключение

В процессе управления производственной системой непрерывно возникают ситуации, когда руководители различных уровней (от мастера до министра) сталкиваются с необходимостью выбора какого-либо одного из нескольких возможных вариантов действий. Выработка и принятие решения - узловая процедура в деятельности руководителя, которая определяет весь дальнейший ход процесса управления, в особенности конечный результат управленческой деятельности.

Решение относится к числу творческих операций в технологии управленческих работ. С одной стороны, по содержанию - это логико-мыслительная деятельность, выполняемая преимущественно руководящим персоналом. С другой стороны, решение - это эмоционально-психологический акт. Как никакой другой вид управленческой работы, решение обусловлено психофизиологическими чертами личности руководителя. Наконец решение выступает как управленческая процедура, следовательно, должна быть тщательно организована, регламентирована с помощью правовых норм. Для того чтоб данные условия были осуществлены, необходимо серьезно отнестись к процессу сбора и обработки информации для принятия эффективного управленческого решения.

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению органов управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли к серьезному анализу и обобщению информации, выработали методологию и технологию обработки информационных материалов. Сейчас эти подразделения выполняют функции квалифицированных консультантов, помогают руководителям сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений. Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений в проблемной ситуации на предприятии. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.

Список используемой литературы

1. Л.В. Азарова, В.А. Ачкасова, К.А. Иванова «Ситуационный анализ в связях с общественностью: учебник для вузов», СПб.: Питер, 2009

2. Е. Дихтль, Х. Херштген «Практический маркетинг» - М.: ИНФРА-М, 2001 г.

3. В.М. Попов, С.И. Ляпунов, В.В. Филиппов, Г.В. Медведев «Ситуационный анализ бизнеса и практика принятия решений: Учебное пособие для вузов» - М.: КноРус, 2001.

4. В.И. Бариленко, В.В. Бердников, Е.И. Бородина «Экономический анализ», -М.: Эксмо, 2010г.

5. Портал Экономистъ - экономика, финансы, экономические науки. http://economuch.com/

Размещено на Allbest.ru

...