· копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

· копию свидетельства о присвоении ИНН;

· копии документов воинского учета;

· копию документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

· 2 фотографии 3 x 4;

· копии свидетельства о рождении ребенка (при наличии детей до 14 лет).

В случае заключения трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются при поступлении на работу.

После того как все необходимые документы предоставлены, работник пишет заявление о приеме на работу. Для того чтобы в дальнейшем избежать различных несоответствий между волеизъявлением работника и предлагаемыми условиями работы (неточная формулировка должности, дата принятия на работу, неправильное написание наименования организации и т.д.), работнику, предлагается определенный образец, на основании которого он пишет заявление (форма заявления представлена в Приложении 3). После написания заявления работником оно передается руководителю организации для визирования.

На третьем этапе оформления на работу специалист отдела кадров оформляет трудовой договор. В соответствии со ст.16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого между ними в соответствии с ТК РФ. Таким образом, основным документом, определяющим статус работника, является трудовой договор. На основании ст.57 ТК РФ в трудовом договоре, заключаемом с работником, в обязательном порядке указываются:

· фамилия, имя, отчество работника и полное наименование работодателя - Филиал ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г.Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе», заключивших трудовой договор;

· сведения о документах, удостоверяющих личность;

· идентификационный номер налогоплательщика;

· сведения о руководителе Филиала ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г.Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе», подписавшем трудовой договор, и основании, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

· место и дата заключения трудового договора.

Также в трудовой договор заключаемый в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г.Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» обязательно включены следующие условия:

· место работы;

· трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации);

· конкретный вид поручаемой работнику работы;

· дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;

· условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

· режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

· компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

· условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

· условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК и иными федеральными законами;

· другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права

Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При этом один экземпляр договора передается работнику. Во избежание в дальнейшем спорных ситуаций на экземпляре трудового договора, который остается в Центре, делается отметка о вручении второго экземпляра работнику, которая подтверждается личной подписью работника (бланк трудового договора, который применяется в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» указан в Приложении 4).

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Для изменения условий трудового договора между работником и Филиалом ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г.Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» заключается дополнительное соглашение.

После оформления трудового договора специалист отдела кадров оформляет приказ о приеме на работу в соответствии с унифицированной формой первичной учетной документации: индивидуальная форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу №Т-1. (Пример заполнения унифицированной формы представлен в Приложении 5.)

После оформления приказа на работу специалист отдела кадров Филиала ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» оформляет личную карточку на работника. форма которой и рекомендации по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. - форма №Т-2. Личная карточка заполняется специалистом отдела кадров, т.е. работником ответственным за ведение кадрового учета, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; а также сведений, сообщенных о себе работником.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При этом исходной датой, на которую исчисляется стаж работы, является, как правило, дата приема на работу работника. Общий стаж представляет собой суммирование всех периодов трудовой деятельности работника до поступления на работу в организацию.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

· военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

· удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

1) п. 1 «Категория запаса» - на офицеров запаса не заполняется;

2) п. 3 «Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);

3) п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101», или шесть цифр и буквенный знак, например «113194А»);

4) п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

5) в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

· строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

· строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

1) п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» - не заполняются;

2) п. 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

3) п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение остальных пунктов производится на основании информации из перечисленных документов.

В п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» вносится запись о приеме работника на работу, размере его должностного оклада, указывается основание приема на работу. С указанной записью и каждой последующей записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, работник должен быть ознакомлен под расписку в графе 6 формы.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

После заполнения личная карточка работника помещается в папку «Личные карточки работников организации», которая хранится в сейфе организации. Личные карточки работающих сотрудников хранятся отдельно от личных карточек уволенных работников.

Также на пятом этапе специалист отдела кадров вносит соответствующую запись в трудовую книжку работника на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу. В случае если трудовой договор заключается работником впервые, то возникает необходимость в оформлении трудовой книжки в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г.Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе». Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках». В соответствии с указанными нормативными актами оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежащим образом заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Записи производятся аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

При внесении записи о приеме работника на работу придерживаются следующего порядка. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Записи дат производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 13 января 2013 г., в трудовой книжке делается запись: «13.01.2013». В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В случае приема на работу работника по совместительству, трудовая книжка им не представляется, но по его желанию запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В качестве такого документа может быть предъявлена справка о работе в организации, с указанием ее полного и сокращенного наименований, должности работника, даты его приема на работу, а также основания приема на работу и реквизитов указанного документа. Указанная справка должна быть подписана руководителем организации или иным лицом, имеющим на это полномочие, и заверена печатью организации. Также в качестве документа, подтверждающего принятие работника на работу по совместительству, может являться надлежащим образом заверенная копия приказа о его приеме на работу. В случае необходимости внесения записи о работе по совместительству в трудовую книжку работника необходимо в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки поставить порядковый номер записи, в графе 2 указать дату приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 сделать запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указать наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении необходимо знакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Последним этапом оформления работника в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г.Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» является оформление личного дела на принятого работника.

Перечень документов, приобщаемых к личному делу в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г.Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе», определен специалистом отдела кадров и в его состав входят следующие документы:

· личное заявление о приеме на работу;

· фотография;

· копия паспорта;

· копия страхового пенсионного свидетельства;

· копия свидетельства о присвоении ИНН;

· копия свидетельства о рождении ребенка;

· копия документа о заключении (расторжении) брака;

· аттестационные листы;

· копия документа об образовании;

· копия приказа о приеме работника на работу;

· копии иных приказов по личному составу, касающихся работника.

На обложке личного дела указываются номер дела, который, соответствует табельному номеру работника, фамилия, имя, отчество работника, дата принятия на работу (дата начала дела), указывается пустая графа для даты увольнения работника (даты окончания дела), срок хранения дела - 75 лет.

Оформление текущих документов по кадровому учету в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г.Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе»

Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными обязанностями (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, отпуск лицам, усыновившим ребенка).

Работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В соответствии с ТК РФ и другими федеральными законами для отдельных категорий работников установлен удлиненный основной отпуск.

В соответствии со ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Для оформления отношений, связанных с предоставлением отпуска работнику, в Центре составлен график отпусков, в соответствии с которым определяются очередность предоставления и конкретные даты начала отпусков работников организации.

При составлении графика отпусков учитывается момент возникновения права работника на отпуск. В соответствии с требованиями ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен: женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Формы приказов о предоставлении отпуска работнику и работникам утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. - форма №Т-6 и форма №Т-6а. С приказом в обязательном порядке работник должен быть ознакомлен. В организации используется для предоставления отпусков форма №Т-6, представленная в Приложении 6.

Отметка о том, что работнику предоставлен отпуск, обязательно делается в личной карточке работника в разделе VIII «Отпуск». Здесь указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.), период работы, за который предоставляется отпуск (устанавливается для каждого работника индивидуально, так как зависит от даты приема на работу работника), количество календарных дней отпуска, дата его начала и окончания, основание (указывается номер и дата приказа о предоставлении отпуска).

Отпуск без сохранения заработной платы оформляется так же, как ежегодный оплачиваемый отпуск, а именно: первоначально работник пишет заявление. Затем в случае, если руководитель не возражает против предоставления работнику такого отпуска, на основании личного заявления работника издается приказ такой же формы, как и в случае предоставления очередного основного отпуска. Отметка о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы также делается в личной карточке работника.

В Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» существует структурное подразделение, непосредственно занимающееся организацией кадровой документации - отдел кадров. В отделе кадров работает специалист отдела кадров, отдел кадров непосредственно подчиняется в своей работе руководителю Центра, т.е. главному врачу.

По кадровой документации были рассмотрены следующие практические вопросы:

1. оформление приема на работу,

2. оформление приказа на отпуск в качестве примера текущих документов.

Во время приема на работу соблюдается следующая схема приема:

1. проверка достоверности предоставляемых кандидатом персональных данных и иных сведений,

2. написание заявления о приеме на работу на имя руководителя организации

3. составление и оформление трудового договора;

4. составление и оформление приказа о приеме на работу;

5. оформление личной карточки работника и внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;

6. оформление личного дела на принятого работника.

В Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» приказы о приеме на работу, о предоставлении отпуска оформляются в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 по унифицированным формам приказов (распоряжений). Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках». В ходе практической деятельности была выявлена проблема хранения документов по кадровому делопроизводству в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе». Трудовые книжки работников хранятся в сейфе у специалиста кадровой службы, а остальные документы хранятся в обычных шкафах. Приказы по кадровому производству, скомплектованы в папки, но это не обеспечивает их от вредного воздействия пыли и света, влаги, огня и других неблагоприятных факторов внешней среды.

Заключение

Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов. Только в одной службе персонала их огромное количество, и по тому, насколько умело и грамотно они оформляются, можно судить об эффективности работы данной службы.

В настоящий момент нормативную базу кадрового делопроизводства, помимо Трудового кодекса РФ, составляют Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также ГОСТы и акты, принятые отраслевыми министерствами и ведомствами.

Изучив теоретические основы ведения кадрового делопроизводства, мы пришли к выводу, что всю кадровую документацию любой организации можно представить в виде двух больших блоков: обязательные документы, которые заводятся вне зависимости от организационно-правовой формы, и факультативные.

Состав обязательных документов прописан в Трудовом кодексе РФ и в других нормативных актах. К ним относятся:

· штатное расписание;

· трудовой договор;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· график отпусков;

· положение о защите персональных данных;

· положение о стимулирующих добавках;

· положение о командировках;

· журнал учета трудовых книжек;

· приходно-расходная книга по учету движения трудовых книжек.

Ко второму блоку документов относятся факультативные документы, помогающие организовывать работу, разрешить спорные вопросы и имеющие полную юридическую силу в случае судебного разбирательства.

К таким документам относятся:

· должностная инструкция;

· положение о подразделении;

· положение о материальной ответственности;

· книга регистрации трудовых договоров;

· книга регистрации приказов;

· журналы учета командировок.

В практической части работы изучена деятельность кадровой службы Филиала ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» и рассмотрены следующие вопросы: оформление приема на работу, подготовка проекта приказа о предоставлении отпуска, заполнение табеля учёта рабочего времени, оформление командировочных документов.

Во время приема на работу соблюдается следующая схема приема:

1. проверка достоверности предоставляемых кандидатом персональных данных и иных сведений,

2. написание заявления о приеме на работу на имя руководителя организации

3. составление и оформление трудового договора;

4. составление и оформление проекта приказа о приеме на работу;

5. оформление личной карточки работника и внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;

6. оформление личного дела на принятого работника.

Делопроизводство в учреждении, в том числе приказы о приеме на работу, о предоставлении отпуска оформляются в строгом соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 по унифицированным формам приказов (распоряжений). Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках».

В ходе практической деятельности была выявлена проблема хранения документов по кадровому делопроизводству в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г.Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе». Трудовые книжки работников хранятся в сейфе у специалиста кадровой службы, а остальные документы хранятся в обычных шкафах. Приказы по кадровому производству, скомплектованы в папки, но это не обеспечивает их от вредного воздействия пыли и света, влаги, огня и других неблагоприятных факторов внешней среды. Данная проблема решается на уровне руководителя учреждения, путем приобретения необходимого оборудования, но и ответственный за ведение кадрового делопроизводства должен в этом вопросе занимать активную профессиональную позицию, понимая значимость сохранности документов и свою персональную ответственность, обращаться к руководителю для принятия мер по осуществлению нормативных требований к обеспечению хранения кадровых документов.

Практическая значимость работы заключается в том, что правильное ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.

· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

· Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28)

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 №28-ст)

3. Абрамов В.А. Трудовая книжка. - М.: Ось-89, 2006. - 176 с.

4. Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: документация: учеб. пособие/ И.Ю.Андропова, Н.Л.Андропова, Н.В.Макарова. - М.: Академия, 2010. - 64 c.

5. Березина Н.М. Кадровое делопроизводство. Практические рекомендации по организации кадровой службы / под ред. Н.М.Березиной, М.М. Бахаревой. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2006. - 240 с.

6. Гордеева О.В. Настольная книга кадровика. - М.: Московская финансово-промышленная академия, 2011. - 318 с.

7. Гусятникова Д.Е. Кадровый учет с нуля: Практическое пособие. - М.: Дашков и К, 2009. - 90 с.

8. Журавлева И.В., Журавлева М.В. Кадровику - все о приказах, кадровых и некадровых. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 358 с.

9. Кириллова Л.С. Традиции и новации в системе документирования отношений в сфере труда. Кадровое делопроизводство. // Налоги, 2011, №12.

10. Мамонов Е. Проверка кандидата: до, после и во время собеседования. // Кадровая служба и управление персоналом предприятия, 2012, №10.

11. Труханович Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: Дело и Сервис, 2006. - 640 с.

12. http://www.staffexpert.ru/info/hrdept/kadrdelo/

13. http://www.kadrovik-praktik.ru/

14. http://www.bizneshaus.ru/delo.html

15. http://www.bizneshaus.ru/delo.html

16. http://www.bizneshaus.ru/delo.html

17. http://www.proflit.ru/action/54/?gclid=CJ-y1Jmjp7UCFRN6cAodAFEAOw

18. http://alianskadrovic.ru/

19. http://www.help-hr.ru/

20. http://www.kdelo.ru/Konsultant/Kadrovoe_deloproizvodstvo

21. http://www.staffexpert.ru/content/Kadrovoe_deloproizvodstvo/

Приложение 1

Словарь основных понятий

1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

2. Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с документами.

3. Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

4. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

5. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

6. Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.

7. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

8. Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

9. Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

10. Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

11. Управление документами - совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

12. Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

13. Формуляр - образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Приложение 2

Бланк трудового договора, заключаемого в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в городе Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе»

Трудовой договор № 99 /12

г. Ирбит от 30.11.2012г.

Федеральное государственное учреждение здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области» Филиал ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в городе Ирбит», в лице И.о главного врача ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в городе Ирбит» Петрова Николая Николаевича, действующего на основании доверенности №05/20 155 от 20.09.2012г. именуемый в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Иванова Светлана Александровна 1973г.р., именуемая в дальнейшем «Работник», действующего от своего имени, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1.Предмет трудового договора

1.1. Работник принимается в Филиал ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит» в Лабораторию контроля биологических факторов, расположенный по адресу, г. Ирбит, ул. Малышева 109, для выполнения работы по должности -фельдшер-лаборант ЛКБФ на 0,5 ставки

1.2. Работа в учреждении является для Работника основной работой

1.3. Работнику устанавливается испытательный срок, равный трем месяцам. При неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть Договор с, Работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания Работника не выдержавшим испытание. Если работник продолжает работу по истечении испытательного срока, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение Договора допускается на основаниях, предусмотренных настоящим Договором и трудовым законодательством РФ.

В период испытания Работник имеет право расторгнуть Договор по собственному желанию, предупредив об этом Работодателя в письменной форме за 3 дня.

1.4.Настоящий трудовой договор вступает в силу с момента подписания его обеими сторонами.

1.5. Работник обязан приступить к работе с 03.12.2012г

2. Права и обязанности сторон

2.1..Работник подчиняется непосредственно главному врачу.

2.2.Работник обязан: - Добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него Должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью настоящего договора.

- Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

- Соблюдать трудовую дисциплину;

- Соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

- Бережно относиться к имуществу Работодателя (в т.ч. и к имуществу 3-х лиц, находящемуся у работодателя, если Работодатель несет ответственность за сохранность данного имущества) и других работников, принимать меры к предотвращению ущерба, принимать меры к предотвращению ущерба, соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и служебной информации, содержащейся на любых носителях (бумажных, электронных и т.д.)

- По распоряжению Работодателя выезжать в служебные командировки;

- Выполнять распоряжения работодателя в полном объеме и в установленные сроки;

- В трехдневный срок представлять Работодателю информацию об изменении фамилии, семейного положения, места жительства, смене паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, об утере страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

- Соблюдать правила делового этикета с руководством, коллегами, партнерами и клиентами Работодателя;

- Не допускать каких-либо действий и не выступать от имени работодателя, не имея на то полномочий, не допускать распространения сведений, задевающих честь, достоинство и деловую репутацию физических и юридических лиц, которое может повлечь за собой причинение вреда Работодателю.

-Возвратить при прекращении трудовых отношений все документы, образовавшиеся в процессе выполнения трудовых обязанностей, а так же материально-технические средства, переданные ему работодателем для выполнения трудовых обязанностей.

- В случае увольнения Работник возмещает Работодателю отпускные за неотработанные дни отпуска, но выплаченные ему.

2.3. работник имеет право:

- На предоставление ему работы в соответствии с настоящим трудовым договором, рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда.

- На полную, достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте; - профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, уст-м ТК РФ, ФЗ

- Отдых, обеспечиваемый установлением соответствующей закону продолжительности рабочего времени, предоставлением еженедельных выходных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.

- Возмещение вреда, причиненного работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей.

- На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы.

- На обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных Федеральными законами.

- Требовать от Работодателя соблюдения всех условий настоящего договора, действующего законодательства.

- Защищать свои трудовые права не запрещенными законом способами.

- Работник имеет также иные права, предоставленные ему законодательством РФ.

2.4. Работодатель обязуется:

- Предоставить Работнику работу в соответствии с условиями настоящего Договора.

- Обеспечить безопасные условия работы в соответствии с требованиями Правил ТБ и законодательства о труде РФ.

- Ознакомить Работника с требованиями охраны труда и Правилами внутреннего трудового распорядка.

- Работодатель вправе требовать от Работника выполнение обязанностей, не обусловленным настоящим Договором, только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством.

- Осуществлять обязательное социальное страхование Работника в порядке, установленном ФЗ РФ.

- обеспечивать работнику своевременную и в полном объеме выплату заработной платы.

- Знакомить работника под роспись с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

- Обеспечит защиту персональных данных работника от неправомерного использования и утраты.

2.5. Работодатель имеет право:

- Требовать от Работника исполнения им трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в т.ч. и к имуществу 3-х лиц, находящемуся у работодателя, если Работодатель несет ответственность за сохранность данного имущества) и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

- Оценивать качество работы Работника. Получать от него текущую информацию о ходе дел, относящихся к вверению Работника, контролировать его работу по срокам, объему.

- Поощрять Работника за добросовестный, эффективный труд.

-Привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном законодательством.

3. Режим труда и отдыха.

3.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 19,5 часов Выходные дни - суббота и воскресенье. Работа в учреждении не производится в праздничные дни, установленные Трудовым кодексом. 3.2.Работнику ежегодно предоставляется основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск в соответствии с Коллективным договором и действующим законодательством РФ.

3.3. Работнику по его заявлению может быть предоставлен кратковременный отпуск без сохранения заработной платы в порядке, предусмотренном действующим законодательством и локальными нормативными актами;

3.4. Условия и размеры выплаты поощрений Работнику устанавливаются в Положении о премировании

4.Условия оплаты труда

За выполнение обязанностей, предусмотренных настоящим договором, Работнику устанавливается

оклад пропорционально размеру занимаемой ставки в размере 2467(Две тысячи четыреста шестьдесят семь рублей 00 коп);

- повышающий коэффициент 15% к окладу за выслугу лет в размере 370(Триста семьдесят руб 05 коп)

- повышение по должности 15% к окладу в размере 370(Триста семьдесят руб. 05 коп)

- выплата компенсационного характера за работу с вредными и опасными условиями труда в размере 5% к окладу - 123,35(сто двадцать три руб. 35коп)

- выплаты стимулирующего характера, предусмотренные Положением об оплате труда ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области», утвержденного 04.09.2008 года.

4.2.Заработная плата выплачивается два раза в месяц, в дни, установленные Правилами внутреннего трудового распорядка Работодателя (10 и 25 числа)

4.3.Заработная плата начисляется на банковскую карту Работника, оформленную за счет средств Работодателя.

4.4.Размер заработной платы может быть пересмотрен по соглашению сторон. Новые условия договора оформляются в письменной форме, подписываются сторонами и являются неотъемлемой частью настоящего ТД.

4.5.С суммы заработной платы и иных доходов работодатель уплачивает налоги в размерах и порядке, предусмотренных ФЗ РФ.

5. Гарантии и компенсации

5.1. На Работника распространяются льготы и гарантии, установленные законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами Центра и данным договором.

6. Ответственность

6.1.В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения обязательств по настоящему договору стороны несут дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

6.1.2.Работник несет материальную ответственность за причинение работодателю ущерба в размере прямого действенного ущерба. Работодатель, причинивший ущерб имуществу Работника, возмещает этот ущерб в полном объеме.

7. Прекращение трудового договора

7.1. Основанием для прекращения Договора являются обстоятельства, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.

7.2.Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.

8. Заключительные положения

8.1.Условия настоящего Договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат.

8.2.Условия договора могут быть изменены по согласованию сторон, оформленному в виде дополнительного соглашения к настоящему договору.

8.3.Вопросы, не урегулированные настоящим договором, подлежат разрешению в соответствии

законодательством о труде

8.4.Настоящий договор заключен в 2-х экземплярах, которые хранятся по одному у каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.

9. Адреса и реквизиты сторон

Экземпляр трудового договора получила

Размещено на Allbest.ru

...