Деятельность кадровых органов по систематизации, хранению и уничтожению кадровой документации, подготовке документов к архивному хранению

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство обороны Российской Федерации

Казанское высшее военное командное училище (военный институт)

Кафедра общепрофессиональных дисциплин

Контрольная работа

по дисциплине Управление персоналом

Деятельность кадровых органов по систематизации, хранению и уничтожению кадровой документации, подготовке документов к архивному хранению

Выполнил:

подполковник Ситдиков Ф.М.

Руководитель:

доцент кафедры ОПД

Данилов В.А.

Казань 2013 г.

Содержание

кадровый документация делопроизводство

Введение

1. Систематизация кадровой документации

2. Хранение кадровых документов

3. Уничтожение кадровой документации

4. Подготовка документов к архивному хранению

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

С момента зарождения письменности создавалась и культура написания документов. Изначально фиксировались лишь отдельные, наиболее важные исторические моменты. По мере зарождения и становления государства, развивалась и система делопроизводства. Возрастание объема документации приводили к увеличению сложности по управлению технологическим циклом движения документов. Перспективы значительного увеличения уровня автоматизации, обработки и контроля за движением документов появились с использованием компьютеров и созданием компьютерных технологий в делопроизводстве.

Новые экономические отношения, изменившаяся система управления политической и социально-культурной жизни, появление негосударственных структур, появление новых форм и методов документирования определило возрастание роли и актуальность документа в обществе, а также служб (кадровых органов), осуществляющих документирование управленческой деятельности, обработку и хранение кадровых документов.

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, уничтожение и сдача документов на архивное хранение.

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, так как она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности, определяет трудовой стаж при начислении пенсии, а также является средством фиксации достижений в течение трудовой деятельности.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ), [2] Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.

Огромное количество документов, требует четкой классификации (систематизации), при которой становится возможен быстрый поиск и использование этой информации.

Высокий уровень составления документа и эффективность делопроизводства в организации, обеспечивает соблюдение действующих законодательных и правовых актов, соблюдение установленных норм и правил. Знание делопроизводства повышает эффективность управленческого труда, формирует и совершенствует информационную культуру, обеспечивает документную и правовую грамотность, без которой немыслим современный специалист - менеджер. [2.1]

(Нечаева Е.В. Документоведение и документационное обеспечение управления. I часть: Учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003. 84 с.)

Всем этим и определяется актуальность данной работы (реферата).

Объектом работы является: - деятельность кадровых органов по систематизации, хранению и уничтожению кадровой документации, подготовка документов к архивному хранению в организации.

Цель настоящей работы: освоить порядок систематизации, ведения и хранения, уничтожения, а так же подготовки к архивному хранению кадровых документов.

При написании реферата использованы следующие источники: нормативные акты, учебная литература, статьи, интернет-ресурсы.

1. Систематизация кадровой документации

В недавнем прошлом в Российской Федерации произошел переход к обществу свободного предпринимательства, что неизбежно повлекло за собой существенное изменение содержания трудовых отношений и правовых форм их закрепления.

Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.

В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) [2] установлено общее определение понятия - «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве: «Трудовые отношения -- отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором». [2]

В соответствии с ТК РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. [2]

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.[4.5]

Федеральным законом от 30 июня 2006 года № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» внесены существенные изменения в ТК РФ, вступившие в силу 6 октября 2006 года. Прежде всего, данный закон предусматривает увеличение гарантий и компенсаций работникам. Самое важное, данный закон во многих нормах заменил понятие - «организация» на понятие - «работодатель». Работодатель - физическое лицо либо юридическое лицо (организация), ступившее в трудовые отношения с работником. В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры. (ст. 20 ФЗ № 90, 2006г.) [11]

Это означает установление одинакового правового режима в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов - работодателей, как юридических, так и физических лиц и, самое главное, повышение уровня защищенности прав нанятых ими работников. Иная позиция противоречит части 2 статьи 19 Конституции Российской Федерации.[1]

На работодателей -- индивидуальных предпринимателей возлагаются практически все права и обязанности работодателей - юридических лиц (организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь необходимо вести всем работодателям. Следует отметить, что ТК РФ к числу основных задач трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом. ТК РФ указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года № 28 (далее ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. В соответствии с названным стандартом «делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». [12]

Соответственно, кадровое делопроизводство -- это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация -- совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве.

Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Например, трудовая книжка является основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. Однако сокращения в записях, «перехлесты» в сроках увольнения и приема на работу, неточности в датах, написании фамилии работника и названиях организаций, где он работал, -- вот далеко не полный перечень весьма распространенных ошибок, которые допускают кадровики. Любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного, и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Кроме того, в случае потери трудовой книжки именно кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и другие) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.

Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.

Итак, систематизированное ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

- Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.

- Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

- Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

- Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

И это далеко не все, еще одно предназначение кадровой документации это придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация».

Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам. Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

Документы по учету личного состава работников, к которым относятся:

По учету кадров:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу",

N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу",

N Т-2 "Личная карточка работника",

N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего",

N Т-3 "Штатное расписание",

N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника",

N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу",

N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу",

N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику",

N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам",

N Т-7 "График отпусков",

N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)",

N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)",

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",

N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку",

N Т-10 "Командировочное удостоверение",

N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении",

N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника",

N Т-11a "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». [10]

Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».[15]

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

- заявление о приеме на работу;

- контракт о назначении на должность;

- приказ о приеме на работу;

- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

- заявление о переводе на другую работу;

- представление о переводе на другую работу;

- приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

- заявление об увольнении;

- приказ об увольнении;

- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении;

- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положение о структурном подразделении;

- график отпусков;

- должностные инструкции.

2. Персональная документация:

- трудовая книжка;

- личное дело;

- личная карточка работника.

3. Договорная документация:

- коллективный договор (соглашение);

- трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

- приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

- учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

6. Информационно-справочная документация. Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

1. Федеральный уровень:

- Конституция Российской Федерации;

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Федеральные законы.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые акты:

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- Коллективный договор;

- Штатное расписание;

- Положение о должностной инструкции;

- Положение о защите персональных данных работников;

- Положение по оплате труда;

- Положения о структурных подразделениях и другие.

Обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели.

2. Хранение кадровых документов

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой дел.

Согласно пункту 75 ГОСТ Р 51141-98:

«Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

В соответствии с пунктом 71 ГОСТ Р 51141-98:

«Дело: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку».

Основными задачами составления номенклатуры дел являются:

- оптимальные группировка документов и формирование дел;

- определение сроков хранения документов;

- основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- обеспечение быстрого и эффективного поиска документов в процессе работы с ними.

Можно выделить следующие разновидности номенклатуры дел:

- типовые номенклатуры дел;

- примерные номенклатуры дел;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации;

- сводная номенклатура дел организации;

- номенклатура дел структурного подразделения.

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. В течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия.

Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения - не разрешается!

Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

На рис. 1 показано место кадровой документации в документальном фонде организации.

Рис. 1. Документальный фонд организации

Система хранения документов это:

- удобство их поиска,

- извлечения необходимой информации,

- освобождение от ставших никому ненужными документов.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции руководителя.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее -- Перечень) [16].

(Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).)

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в Приложении № 1.

Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Из статьи Е.А. Кошелева, извлекаем для себя следующие сведения: - [4.7]

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

- распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);

- списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;

- карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);

- личные дела;

- лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

- акты о несчастных случаях, связанных с производством;

- тарификационные ведомости;

- табели и наряды работников вредных профессий;

- трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

- протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

- документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

- списки работников, уходящих на льготную пенсию;

- штатные расстановки;

- книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения вышеуказанных документов в соответствии с Перечнем -- 75 лет.

Исключения составляют:

- акты о несчастных случаях, связанных с производством -- 45 лет;

- тарификационные ведомости -- 25 лет;

- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет -- 15 лет;

- протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий -- 15 лет;

- списки работников, уходящих на льготную пенсию, -- 50 лет;

Сроки хранения документов распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают. Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

3. Уничтожение кадровой документации

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также могут быть приглашены представители соответствующего архивного учреждения, если у организации имеются с ним договорные отношения.

Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем организации. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Документация, имеющая срок хранения «постоянно», но не указанная в Перечне, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений. [4.10]

ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем организации.[4.6]

Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Экспертиза ценности - это отбор документов для дальнейшего хранения. Она проводится путем полистного просмотра дел!

В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководителя организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль над ее проведением.

После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек (нельзя уничтожать документы, срок хранения которых к моменту ликвидации организации еще не истек).

«Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению».

(пункт 98 ГОСТ Р 51141-98). [12]

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

(Приложение № 4).

Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2009 года могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено!

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. [4.6]

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве в формируемом деле.

4. Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.

«Экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев». (пункт 95 ГОСТ Р 51141-98).

Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. [9]

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. В течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации».

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.[4.6]

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда Российской Федерации их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

Под архивным документом понимается:

«материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается:

«архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению».

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.[4.6]

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.[3.1]

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем организации.[4.6]

Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Экспертиза ценности - это отбор документов для дальнейшего хранения. Она проводится путем полистного просмотра дел!

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов. [4.7] и [17]

На обложке дела указываются:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- архивный шифр дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста. [17]

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце -- лист-заверитель по установленной форме.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (Приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.[19]

Ликвидируемые негосударственные организации передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение (архив) по договору. В таком договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др.

Прием-передача документов на хранение в архив проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе такой передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел (приложение 3). Такой акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем архивного учреждения и председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим). [4.3]

Один экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему.

Заключение

Учет требований нормативно-правовых документов при ведении документации кадровой службы, позволит оптимизировать работу кадрового работника-менеджера в организации и избежать в последующем излишних проблем, возникающих с систематизацией, хранением, формированием и уничтожением дел (документов), а так же их передачей в архив.

Данные работы по упорядочению документов по личному составу требуют для своего исполнения - кадровых работников, со специальными знаниями и навыками в области делопроизводства, архивного дела.

Кадровая работа с документацией играет важную роль в жизни любого человека, а также организации и всей страны, то и кадровый работник обязан максимально внимательно и бережно обращаться с ней.

При четком следовании требованиям и правилам формирования и ведения кадровых документов, нормам законодательства предложенных в данном реферате, кадровый работник будет качественно выполнять свои обязанности, а значит - правильное хранение обеспечит максимальный быстрый поиск информации и возможность использовать ее в дальнейшем, защиту прав граждан.

Высокий профессиональный уровень составления кадровых документов и эффективность делопроизводства в организации, обеспечит соблюдение действующих законодательных и правовых актов, соблюдение установленных норм и правил. Знание делопроизводства повысит эффективность управленческого труда, совершенствует информационную культуру, обеспечивает документную и правовую грамотность, без которой немыслим современный специалист - менеджер.

Цель настоящей работы: освоить порядок систематизации, ведения и хранения, уничтожения, а так же подготовки к архивному хранению кадровых документов - в итоге, была достигнута и рассмотрена. Достижение поставленной цели осуществлено, через глубокое изучение и отработку вопросов по теме: «Деятельность кадровых органов по систематизации, хранению и уничтожению кадровой документации, подготовке документов к архивному хранению».

При написании реферата использованы следующие источники: нормативные акты, учебная литература, статьи, интернет-ресурсы.

Список используемой литературы

1. Конституция Российской Федерации. Принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 //Российская газета, 25 декабря 1993 г.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // СЗ РФ. 2002. № 1 (ч. 1).

3. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 1994. № 32.

4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // СЗ РФ. 2006. № 31 (ч. 1).

5. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. № 43.

6. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»//.

7. Федеральный закон от 30 июня 2006 года № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России. 1998.

9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России. 2003.

10. ГОСТ 6.10.5 - 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - М.: Изд-во стандартов, 1998.

11. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299: М.: Госстандарт России. 2003.

12. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. № 38. 20.09.2010.

13. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов. 1981.

14. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. М.: Росархив, 2003.

15. Постановление ВС РФ. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г. N 5341-I.

16. Нечаев Е.В. «Документоведение и документационное обеспечение управления». I часть: Учеб. пособие. СПб.:// Изд-во СПб ГПУ, 2003. 84 с.

17. Труханович Л.В., Щур Д.Л. «Справочник по кадровому делопроизводству». // Изд. Дело и сервис, 2013. 608 с.

18. Басаков М.И. «Делопроизводство»// Феникс, 2011.

19. Гущина И.А. Журнал «Справочник кадровика» № 1, 2011.

20. Кошелев Е.А. Журнал «Кадровые решения» № 2 2003.

21. http://base.garant.ru ГАРАНТ.

22. http://base.consultant.ru Консультант Плюс

23. http://www.pro-personal.ru Информационный портал для специалистов по кадрам и управлению персоналом - pro персонал.

24. http://www.referent.ru РЕФЕРЕНТ.

25. http://fimir.ru Финансовый Мир - статьи и аналитика.

26. http://www.audit-it.ru Аудит.

27. http://www.profiz.ru Журнал «Кадровые решения» № 2 2003.

28. http://www.gostedu.ru ГОСТы, СНиПы, СанПиНы.

29. http://infosait.ru ИНФОСАЙТ- «Библиотека ГОСТов, стандартов и нормативов.

30. http://www.libma.ru Библиотека Libma.ru.

...