Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсова робота

з дисципліни «Діловодство»

на тему: «Правила складання та оформлення документів. Оформлення копій документів»

Зміст

Вступ

1. Загальні вимоги до оформлення реквізитів документів

2. Оформлення копій документів

3. Порядок засвідчення вірності копій документів

4. Умови засвідчення вірності копій документів та виписок з них

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах: документ реквізит індексація

- документи, що становлять правову базу діяльності організації, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади та керівництва, що стосуються діяльності організації;

- організаційно-правова документація -- статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції тощо;

- розпорядча документація -- накази, вказівки, розпорядження керівництва, рішення колегіальних органів тощо;

- службові листи, факси, телеграми;

- документи, що стосуються особового складу;

- документація за минулий діловодний рік.

Для того щоб документ мав юридичну силу, необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Залежно від функції документа встановлюється набір реквізитів, тобто елементів, розташованих у певній послідовності. Вимоги до оформлення документів відображені в постанові Кабінету Міністрів України "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р. № 1153. Зазначена Інструкція регламентує не тільки склад реквізитів, а й послідовність їх розміщення у документі.

З огляду на призначення документа до обов'язкових реквізитів можуть додаватися й інші реквізити.

Оформлюють реквізити відповідно до формуляра-зразка.

Формуляр-зразок -- це сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності.

Формуляр-зразок документа встановлює такі реквізити:

- Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);

- емблема підприємства, установи, організації; зображення нагород;

- код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організації (УКПО); код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД);

- найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

- найменування підприємства, установи, організації; найменування структурного підрозділу;

- індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу); назва документа; дата; індекс;

- посилання на дату й індекс вхідного документа; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документів; адресат;

- гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст;

- відмітка про наявність додатків; підпис;

- гриф погодження; візи; печатка;

- відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця й номер його телефону; відмітка про виконання документа й направлення його до справи; відмітка про надходження документа.

1. Загальні вимоги до оформлення реквізитів документів

Реквізит 07 -- найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксоване у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується за повним.

Реквізит 10 -- назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку і має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Датування документів -- один з основних реквізитів документа, який забезпечує йому юридичну силу. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, -- дата його прийняття; для документа, що затверджується, -- дата його затвердження. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифрами. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять дані фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 2000 р.

Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їхнім проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

Дата підписання разом з індексом проставляється в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному для цього місці на бланку.

Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі. У факсах, телеграмах, телефонограмах, крім дати, проставляються години й хвилини.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень -- індексів, які надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання і зберігання документів. Індекси вхідних і створюваних установою документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які, відповідно до завдань пошуку, можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові індексу розміщуються в такій послідовності: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові індексу відокремлюються одна від одної скісною рискою, наприклад: 415/02-15/55 або 21/77/59.

Адресування документів. Реквізит адресата проставляється, як правило, на вихідних документах. На внутрішніх документах цей реквізит проставляється, якщо документ призначений для передачі керівництву (заява, доповідна записка).

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. Якщо документ адресується установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Якщо документ надсилається посадовій особі, то найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада й прізвище адресата -- у давальному, наприклад:

Міністерство промислової політики України Управління справами Головному спеціалісту (прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (прізвище, ініціали)

У реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат вказується узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Якщо документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсипку й на кожному документі зазначається лише один адресат. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису даних про адресу зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентом. Якщо документ надсилається громадянину, то спочатку вказується поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Гриф затвердження. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах, за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "Затверджую", посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила цей документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України ___________

ініціали, прізвище

(підпис)

Дата

Якщо документ затверджується розпорядчим актом, то на ньому зазначається гриф за такою формою:

Затверджено Наказ Міністерства фінансів України 20.05.02 № 15

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Перелік документів, які потребують грифа "Затверджую", визначається організацією на підставі чинних нормативно-правових актів (див. зразок 2).

Резолюція -- це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, але за умови, що в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата. Але на документі повинно бути не більше однієї резолюції, крім випадків, коли необхідно деталізувати порядок виконання документа.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця недостатньо, її можна проставляти у верхній частині лицьового боку першого аркуша, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

Відмітки про проходження та виконання документів. Під час проходження документа в установі обов'язково роблять такі помітки:

- про надходження (реєстрацію) документа -- на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

- про взяття документа на контроль -- на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

- про виконання документа й направлення його до справи -- на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання), якщо немає документа про виконання, слова "До справи" й номер справи, у якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування й підпис виконавця, наприклад:

До справи № 04/24

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 10.06.02 (посада, ініціали, прізвище) Відмітка "До справи" свідчить:

- про те, що робота над документом завершена;

- про перенесення даних на машинний носій -- на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесений на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

Відмітка про виконавця. Кожний документ повинен мати відмітку про прізвище та номер службового телефону виконавця, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 224 50 70

У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери й прізвище, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Хоменко 444 18 61 ВП 5 12.01.02

Оформлення додатків до документів. Додатки доповнюють, пояснюють окремі частини документа або документ у цілому. Про їх наявність зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів бувають трьох видів:

1) що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

2) що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

3) що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом.

Додатки оформлюються на стандартних аркушах і мають усі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

"Розробити й подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці за формою".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер, яка робиться на верхньому правому полі першого його аркуша, наприклад:

Додаток до наказу Міністерства освіти і науки України 30.05.02 № 17

За наявності кількох додатків на них зазначаються номери. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються в такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням, наприклад:

Інструкція з діловодства на 10 арк., у 3 прим.

2. Відгук на проект інструкції на 4 арк., у 2 прим.;

- якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують. На самих додатках у правому верхньому куті пишеться слово "Додатки", номер додатка (якщо їх кілька), назва, дата й номер основного документа.

Текст -- головний елемент документа. Підготовка текстової частини -- одна з найважливіших операцій у документуванні. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.

Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з певного питання документів. Його текст може бути оформлений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Тексти розпорядчих документів і листів складаються, як правило, з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій -- висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ -- розпорядчу частину без констатуючої, лист -- прохання без пояснення. Форма анкети використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових, документах з матеріально-технічного постачання й збуту тощо.

Форма таблиці використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти ознаки та їх показники у разі потреби кодуються. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників установ. За зміст документа, який візується кількома особами, відповідальність несуть однаковою мірою всі ці особи.

У тексті документа, підготовленого іншими організаціями чи на основі виданих раніше документів, вказують їх реквізити:

- назву документа;

- назву організації -- автора документа;

- дату;

- реєстраційний номер;

- заголовок до тексту.

Якщо в тексті міститься кілька рішень, висновків тощо, то його потрібно розбити на розділи, пункти і пронумерувати арабськими цифрами.

У розпорядчих документах колегіальних органів текст подають від третьої особи (постановляє, вирішив).

Текст протоколу подається від третьої особи множини (слухали, виступили, ухвалили).

У документах, що встановлюють права та обов'язки організацій, їхніх структурних підрозділів (положення, інструкції), а також тих, що вміщують опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу від третьої особи однини чи множини (відділ виконує функції, комісія постановила).

У листах використовуються такі форми викладу:

- від першої особи множини ("Просимо направити", "Направляємо на розгляд");

- від першої особи однини ("Вважаю за необхідне", "Прошу виділити");

- від третьої особи однини ("Міністерство не заперечує", "Академія управління вважає можливим").

Постійна інформація може бути оформлена у вигляді трафаретного тексту, наприклад тексту довідки про заробітну плату робітника.

Підпис -- обов'язковий реквізит службового документа. Він складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Документи підписують посадові особи установи відповідно до їхньої компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

Начальник Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (тдпж) (ініціали, прізвище)

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником відповідно до їхніх повноважень.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Коли документ надсилається одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи -- автора, а на місця розсилаються засвідчені копії.

Документи підписуються, як правило, однією особою, якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) -- двома або більше особами. При цьому їхні підписи розміщуються один під одним відповідно до посади. Наприклад:

Директор інституту (підпис) (ініціали, прізвище) Головний бухгалтер (підпис) (ініціали, прізвище)

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться машинописним способом або на ПК, наприклад, "в. о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або поставлення скісної риски перед найменуванням посади.

Печатка. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, дорученнях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів (див. зразок 1).

Печатка (негербова), яка відтворює найменування відповідної установи, її структурного підрозділу, ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Погодження документів. Візи. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як в установі (зі структурними підрозділами) посадовими особами, які відповідно до її компетенції займаються питаннями, порушеними у проекті документа, -- внутрішнє, так і за її межами -- зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник відділу постачання (підпис) (ініціали, прізвище) Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ. Проекти нормативно-правових актів установи перевіряють працівники юридичної служби установи на відповідність їх законодавству й візують на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа й включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник міністра економіки України

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії

Дата

№____

У разі коли зміст документа стосується більш ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження, наприклад:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата Дата

Відмітка про засвідчення копії. Засвідчують копію документа для надання їй юридичної сили. Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу керівника установи або відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори й приватних нотаріусів). Під час вирішення питання про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав, а також формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Копія документа виготовляється рукописним і машинописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Засвідчення документа складається зі слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії й проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

Згідно

Інспектор відділу кадрів

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

На копіях виданих документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис і дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс

Начальник відділу

(підпис) (ініціали, прізвище)

Згідно

Інспектор відділу кадрів

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Також на копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців: напис про засвідчення документа, завірений печаткою (негербовою) з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Зразок 1

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка

1. Акти (прийому, закінчених об'єктів будівництва, обладнання, виконання робіт: списання, експертиза тощо).

2. Аркуші погодження нормативно-правових актів.

3. Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.

4. Довідки (лімітні: про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; нараховану й належну зарплату тощо).

5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, про здійснення робіт тощо).

7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

8. Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).

9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

10. Зразки й відбитки печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

11. Посвідчення про відрядження.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництв нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

14. Подання й клопотання (про нагородження орденами й медалями, преміями).

15. Протоколи (погодження планів поставок).

16. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

17. Специфікації (виробів, продукції тощо).

18. Статути державних підприємств (об'єднань).

19. Титульні списки.

20. Штатні розписи.

Зразок 2

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню

1. Акти (перевірок, ревізій, прийому закінчених об'єктів будівництва, списання, експертизи, передачі справ, ліквідації установ).

2. Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

3. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво, проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт, технічні тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд, на підготовку та освоєння виробництва нової продукції, на капітальне будівництво тощо).

5. Нормативи (витрати сировини, матеріалів, електроенергії, технологічного проектування, чисельності працівників тощо).

6. Переліки (посад працівників з нормованим робочим днем, типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).

7. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних робіт; упровадження нової техніки, кооперативних поставок продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, вченої ради тощо).

8. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

9. Розцінки на здійснення робіт.

10. Статути державних підприємств (об'єднань).

11. Структура й штатна чисельність.

12. Форми уніфікованих документів.

13. Штатні розписи.

Контрольні питання

1. Назвіть основні реквізити документа.

2. Опишіть основні випадки адресування документа.

3. Вкажіть, як здійснюється внутрішнє та зовнішнє погодження документа.

4. Перелічіть основні вимоги до тексту документів.

5. Перелічіть основні позначки на документах.

2. Вимоги до документів, підготовлених до друкування

Текст документів на папері формату А4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервалу, а формату А5 -- через 1 міжрядковий інтервал. Тексти документів, що готуються до друку, друкуються через 2 міжрядкових інтервали.

Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

Погоджено

2

Заступник міністра

1,5

(підпис) (ініціали, прізвище)

1

Дата

Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами. Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифровку реквізиту "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без інтервалів між ініціалами й прізвищем.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів -- 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 -- від межі лівого поля -- для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця та номер його телефону", "Відмітка про виконання документа й направлення його до справи", найменування посади в реквізиті "Підпис" та "Гриф погодження", за-свідчувального напису "Згідно", а також слів "Слухали", "Виступили", "Вирішили", "Постановили", "Наказую", "Пропоную";

1 -- після 5 друкарських знаків -- для складання таблиць і трафаретних текстів;

2 -- після 24 друкарських знаків -- для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 -- після 24 друкарських знаків -- для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 -- після 32 друкарських знаків -- для реквізиту "Адресат";

5 -- після 40 друкарських знаків -- для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 -- після 48 друкарських знаків -- для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 -- після 56 друкарських знаків -- для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) та Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

За наявності кількох грифів затвердження й погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0, 1,5.

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його

видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них -- через один міжрядковий інтервал.

Якщо документи оформляються на кількох сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Друкований текст документа обов'язково перевіряє виконавець. На рукописі він зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до тиражування.

Невеликі за обсягом документи розмножує безпосередньо секретар за допомогою оргтехніки на його робочому місці. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватись спеціалізованим підрозділом за такими правилами:

- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

- документи на розмноження передаються разом із замовленням. При цьому замовленню присвоюється номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

- замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи. Особа, яка одержує розмножений документ, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

- оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

3. Оформлення копій документів

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу голови райдержадміністрації або керівника відповідного структурного підрозділу. Райдержадміністрація може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів).

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників райдержадміністрації може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

Згідно

Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Начальник відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Згідно

Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу (загальний відділ). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4. Порядок засвідчення вірності копій документів

Засвідчення вірності копій документів та виписок з них є однією з найпоширеніших нотаріальних дій. Необхідність її вчинення виникає в багатьох випадках життя громадян, і насамперед, коли треба той самий документ подати до кількох організацій або коли оригінал документа буде потрібен надалі чи коли виникає небезпека його втрати. Це, в основному стосується документів, що видаються органами РАЦСу, навчальними закладами, органами охорони здоров'я, нотаріальними конторами, документів про трудовий стаж, довіреностей та інших документів, які стосуються майнових та особистих прав громадян. Вони найчастіше необхідні для влаштування на роботу, вступу до навчальних закладів, одержання спадщини, пенсії тощо. Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов'язків.

Крім нотаріальних органів, засвідчувати вірність копій документів відповідно до Указу Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 року „Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами, організаціями копій документів, що стосуються прав громадян“, який діє в Україні відповідно до статті 3 Закону України „Про правонаступництво України“ як такий, що не суперечить законодавству України, мають право державні та громадські організації, установи, підприємства на прохання громадян. Ці документи повинні виходити від цих підприємств, організацій та установ і стосуватися прав та законних інтересів громадян, які звернулися з таким проханням. При цьому копії документів видаються на бланках цих підприємств, організацій та установ. Вірність копії документа засвідчується підписом керівника чи уповноваженою на те службовою особою та печаткою. На копії зазначається дата її видачі та робиться відмітка, що оригінал знаходиться на цьому підприємстві, в установі, організації.

Крім підприємств, установ, організацій, засвідчувати вірність копій документів відповідно до Закону України „Про адвокатуру“ мають право адвокати у справах, які вони ведуть.

Загальні вимоги щодо порядку засвідчення вірності копій документів підприємствами, установами, організаціями та адвокатами аналогічні вимогам, що ставляться до нотаріального засвідчення.

5. Умови засвідчення вірності копій документів та виписок з них

Засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу.

Першою умовою є відповідність документа, з якого засвідчується вірність копії, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою.

Стосовно деяких документів існує певний порядок їх оформлення і видачі, встановлено бланки єдиного зразка і реквізити документів, Це, в основному дипломи, атестати зрілості, документі органів РАЦСу тощо. Такі документи не будуть відповідати вимогам закону, якщо приміром, вони видані неправомочною установою, немає підпису службової особи чи печатки, не вказано число, місяць, рік видачі документа, відсутній реєстраційний номер, документ виготовлено на неналежному бланку і т.д. Усе це дає нотаріусу підстави для відмови у вчиненні нотаріальної дії.

Не відповідають вимогам законності документи, в яких є підчистки, приписки, незастережені виправлення, закреслені слова, які мають неясний текст, що його неможливо прочитати, нечітку печатку, які написані олівцем, викладені на декількох аркушах, але не прошиті, не пронумеровані та не скріплені належним чином.

Стаття 51 Закону України «Про нотаріат» є прямою гарантією забезпечення відповідності документа законові.

Якщо оригінал документа викликає сумнів щодо його дійсності, нотаріус може затримати цей документ і направити на експертизу на підставі своєї постанови. Якщо експертиза виявить порушення закону, нотаріус повідомляє про це для вжиття заходів відповідні підприємства, установи, організаці, чи прокуратуру.

Друга умова - наявність юридичного значення документа. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.

Практично кожний документ, який стосується прав і законних інтересів громадян, має чи може мати юридичне значення. Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з'ясувати, для якої мети засвідчується вірність копії. Незважаючи на закінчення строку дії документа, останній може мати юридичне значення за певних обставин, бо в ньому можуть стверджуватися факти минулого, які на цей момент мають значення для громадянина.

Не є документами в розумінні статті 75 Закону України «Про нотаріат», а отже не мають юридичного значення, енциклопедії, енциклопедичні словники, періодичні збірники, збірники наукових праць, книги, брошури, газети, журнали тощо, навіть у випадках, коли в них йде мова про певні події, певну особу чи про певні факти з її біографії, підтвердити які документально з тих чи інших причин неможливо. До них не можна не додати документи, що видаються на підтвердження обряду хрещення.

Третьою умовою засвідчення вірності копії документа є перевірка того факту, чи може нотаріус з представленого документа засвідчити копію.

Закон України «Про нотаріат» не містить повного переліку документів чи будь-яких посилань на документи, засвідчення вірності копій з яких забороняється. Частково вони перелічені в пунктах 255-259 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції від 3 березня 2004 року № 20/5 (далі - Інструкція), а також Указом Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 року (який не суперечить законодавству України), де визначено перелік документів, з яких вірність копії не засвідчується.

Це, в першу чергу, документи, що посвідчують особу громадянина, зокрема паспорт, а також документи, що його замінюють: довідка про втрату паспорта, видана органами внутрішніх справ, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця, довідка про звільнення з місць позбавлення волі.

До документів, що посвідчують особу громадянина і з яких не можна засвідчувати вірність копії, належать партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, депутатські та службові посвідчення тощо.

Хотілося б звернути увагу на пенсійні посвідчення. Оскільки зазначений документ має адресну спрямованість, не може служити підставою для встановлення особи (не зважаючи навіть на відсутність будь-яких обмежень у статті 43 Закону України «Про нотаріат»). Таким чином, оскільки не є документом, що посвідчує особу, нотаріус вправі засвідчувати вірність його копії.

Забороняється засвідчувати вірність копій деяких документів, що видаються органами охорони здоров'я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань.

Засвідчувати вірність копій лікарняних листків, якщо вони були видані лікарем із затвердженням головного лікаря або спільно з ним, можна лише за умови, що їх підписали обидва лікарі.

Не можна засвідчувати виписку із залікової відомості, якщо не пред'явлено диплом про закінчення навчального закладу. Не підлягають засвідченню також тимчасові посвідчення, видані технікумами замість диплома, а також довідки про закінчення інтернатури, клінічної ординатури, аспірантури, виданих замість посвідчень. Не можна також засвідчувати вірність копій протоколів засідань екзаменаційних комісій при проведенні кандидатських іспитів. Забороняється засвідчувати вірність копії перепусток для проходу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах. Не підлягають засвідченню копії трудових книжок у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. По запитах видаються архівні довідки.

Копія заповіту може бути засвідчена лише після подання нотаріусу особою, вказаною в заповіті, свідоцтва про смерть заповідача і за умови, що нотаріус має документальне підтвердження того, що заповіт не скасовано і не змінено.

Четверта умова передбачає, що засвідченню підлягають копії тільки тих документів, що виходять від підприємств, організацій, установ і стосуються особистих прав і законних інтересів громадян.

Отже нотаріуси не мають право засвідчувати вірність копії листів одних підприємств, установ, організацій, адресованих іншим підприємствам, установам і організаціям, бо такі документи повинні зберігатись у справах установи. Їх видача або вилучення зі справи не дозволяється.

Є ще деякі умови засвідчення вірності копії документа, виданого громадянином, необхідною умовою є те, що справжність підпису громадянина на оригіналі документа повинна бути засвідчена нотаріусом, або посадовою особою виконкому місцевої ради, або підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина (пункт 255 Інструкції).

При цьому нотаріус повинен звернути увагу на те, щоб справжність підпису громадянина на документі була засвідчена не тільки в певній установі, а й відповідною посадовою особою, і скріплена печаткою цієї установи.

У практиці трапляються випадки, коли немає потреби засвідчувати копію всього документа в цілому - громадянинові потрібен тільки витяг із документа. Засвідчення витягу з документа є можливим теж за певної умови: якщо в документі вміщено декілька не пов'язаних між собою питань, які можуть за своїм змістом існувати окремо один від одного. Витяг має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. У разі виготовлення витягу з багатосторінкового документа обов'язковим є відтворення тексту першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність копії якого засвідчується (пункт 258 Інструкції).

Порядок засвідчення вірності копії документів та виписок із них регулюється статтями 75-77 Закону України «Про нотаріат» та пунктами 255-259 Інструкції.

Відповідно до чинного законодавства ця дія може вчинятися в будь-якій державній нотаріальній конторі, тобто діє загальне правило територіальної компетенції. Засвідчувати вірність копії документів можуть приватні нотаріуси, а за кордоном - консульські установи. У населених пунктах, де немає нотаріусів, засвідчувати вірність копій документа мають право посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад, окрім документів призначених для дії за кордоном.

Із проханням засвідчити вірність документа до нотаріуса може звернутись як сам власник документа так, і (за довіреністю) інша особа, яка повинна мати при собі документ, що посвідчує її, а не громадянина, чиї копії документів будуть засвідчуватись.

Засвідчуючи вірність копій документів, нотаріус в обов'язковому порядку встановлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії. При цьому для встановлення особи можуть подаватися не тільки паспорт і документи що його замінюють, а й інші документи, які посвідчують особу: службові посвідчення, посвідчення водія, особи моряка, інваліда тощо.

Висновок

Бланк -- це стандартний аркуш, на якому відображена постійна інформація й відведено місце для перемінної. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів А4 та А5. Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Як правило, усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства з обов'язковим додержанням таких правил:

- встановлюються два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік;

- бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка

- розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

- бланки повинні виготовлятися на ПК на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

- бланки документів повинні мати такі поля: ліве -- ЗО мм; верхнє -- не менш ніж 10 мм; праве й нижнє -- не менш ніж 8 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох організацій, оформляють не на бланках.

Якщо документ створюється за допомогою комп'ютера, то потрібно врахувати, що шрифт, яким друкується текст, має бути максимально наближений за формою та розміром до шрифту друкарської машинки.

Загальний бланк містить реквізити:

- Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);

- емблема підприємства, установи, організації;

- найменування вищої організації;

- найменування підприємства, установи, організації;

- дата та індекс документа.

- Бланк службових листів містить реквізити:

- Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);

- емблема підприємства, установи, організації;

- код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО);

- найменування вищої організації;

- найменування підприємства, установи, організації;

- індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, телефон, факс, банківські дані;

- дата та індекс документа;

- посилання на дату й індекс вхідного документа (див. зразки бланків).

Загальний бланк

(герб)

УКРАЇНА

МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ

Бланки службових листів

І. ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ

при Кабінеті Міністрів України 02601, м. Київ-601, МСП

вул. Солом'янська, 24 Головархів України, тел. 277-27-77

________№________________

На №_____________________

2. ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ

при Кабінеті Міністрів України

________№________________

Список використаної літератури

1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. -- М.: Высш. шк., 1995.

2. Бурнашова Г. А. Делопроизводство. -- М.: Высш. шк., 1989.

3. Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. -- М.: Изд-во стандартов, 1990.

4. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. -- К.: ВЗУУП, 1990.

5. Головач А. С. Оформление документов. -- К.; Донецк: Выщашк., 1983.

6. Демидова А. К., Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонденция. -- М.: Русский язык, 1985.

7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. -- К.: Либідь, 2008.

8. Коваль А. П. Ділове листування. -- К.: Либідь, 1992.

9. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. -- М.: ИНФРА-М, 1998.

10. Мурашко М. І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. -- К., 2010.

11. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. -- М.: ИНФРА-М, 1998.

12. Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. -- К.: Либідь, 1993.

13. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. -- К.: МАУП, 1997.

14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С. Курбатовой. -- Обнинск: Титул, 1995.

15. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. -- К.: МАУП, 1996.

16. Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партнером. -- К.: МП "Мира", 1992.

17. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. -- К.: ТКК "Персонал", 2008.

18. Секретарь-референт І Т. В. Кузнецова, Г. А. Андреева и др. -- М.: АО "Бизнес-школа", 1995.

19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. -- М.: ПРИОР, 2009.

20. Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 № 1153.

Размещено на Allbest.ru

...