Информационные технологии в кадровой службе

Так, на основе автоматизированного персонального учета возможно формирование служебного контракта и должностного регламента государственного гражданского служащего.

Грамотно построив организационную структуру, определив функции, систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в процессе исполнения этих функций, назначив ответственных за работу в ключевых областях, и внеся эту информацию в ИТ-систему, можно получить возможность на основе установленных форм документов в автоматическом режиме формировать основополагающие документы, вносить в них при необходимости коррективы и распечатывать для дальнейшего утверждения. Поскольку область деятельности каждого служащего в этом случае определяется кругом решаемых им задач и возложенных на него в рамках этих задач обязанностей, соответственно должностной регламент и служебный контракт формируются не на основе общих понятий о должностных обязанностях, а в соответствии с зонами ответственности и его функциональными обязанностями.

Автоматизированная система позволит хранить историю и получать отчеты об изменениях, например, в распределении должностных обязанностей. В случае перераспределения между служащими должностных обязанностей процесс разработки новых должностных регламентов и внесения изменений в служебные контракты занимает минимум времени, так как для этого потребуется лишь внести информацию о смене ответственных за перераспределяемыми функциональными обязанностями. Система сформирует новые должностные регламенты и внесет в случае необходимости, изменения в служебные контракты.

Автоматизация процесса подбора кадров делает его гораздо более эффективным. Помимо вышеперечисленного определения функций, информационная система может систематизировать внесенную информацию о навыках, квалификационных требованиях, предъявляемых или необходимых для исполнения конкретных функций. В этом случае работа с потенциальными кандидатами на замещение вакантных должностей будет более целенаправленной, т.к. появляется возможность проверки соответствия кандидата не просто определенной должности, а конкретным профессиональным и личностным требованиям, предъявляемым к решению определенных функциональных задач.

Если рассматривать процесс проведения аттестации кадров госслужащих в традиционном смысле, то это, как правило, достаточно сложное мероприятие, требующее значительных временных затрат и связанное с определенными организационными трудностями. ИТ-система может решить большинство сопровождающих аттестацию проблем и повысить эффективность ожидаемых от аттестации результатов. Аттестацию возможно проводить с использованием локальной сети и типовых сценариев, позволяющих осуществить оценку служащего им самим, коллегами, руководителем и внешним экспертом.

При этом весь процесс аттестации будет проходить без отрыва служащего от рабочего места, с минимальными затратами рабочего времени его и руководства. Аттестация с применением ИТ становится обычным плановым и эффективным мероприятием. Полученная в процессе проведения аттестации информация и сделанные на ее основе выводы дают возможность принять взвешенные решения по формированию кадрового резерва, индивидуальных планов развития и т.п.

Подобным образом с помощью информационной системы может быть организован и квалификационный экзамен в форме компьютерного тестирования. На основе введенной в ИТ-систему базы тестовых заданий, программа автоматически сформирует вариант определенной сложности для конкретного госслужащего, обработает результат тестирования как с точки зрения общего итога, так и с точки зрения тех заданий, которые вызвали затруднения и соответствующих тем.

При проведении конкурсов на замещение вакантной должности или включения в кадровый резерв система позволит на основе оценок комиссии и экспертов сравнить кандидатов между собой и с показателями стандарта, выстроить рейтинг кандидатов.

ИТ-системы значительно облегчают ведение учета и соблюдение сроков прохождения гражданскими служащими повышения квалификации и переподготовки, стажировок и других форм обучения, позволяет целенаправленно и планомерно реализовывать технологию обучения.

Таким образом, современные информационные системы могут применяться в основных функциональных областях деятельности по управлению кадрами и позволяют добиться снижения трудоемкости и повышения эффективности кадровой работы.

Рассмотренные возможности ИТ-системы дают общее представление о тех преимуществах, которые можно получить после их внедрения. Практический опыт показывает, что любой крупный проект по информатизации связан со значительными преобразованиями в структуре управления организацией. При автоматизации кадровой работы, требующей, как правило, совместных и согласованных между собой усилий сразу нескольких подразделений: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, расчетного отдела бухгалтерии, отдела информационных технологий и других могут возникать проблемы, связанные с несогласованностью технологий работы, требующие предварительного обсуждения и поиска вариантов решения.

Наряду с решением задачи по выбору программного продукта для информационной системы, показателями высокого уровня готовности к внедрению выступают следующие критерии:

1) руководители всех уровней принимают цели информатизации и убеждены в ее необходимости, информационная система рассматривается как способ решения многих проблем;

3) на внедрение информационной системы выделено финансирование;

4) уровень компьютерной грамотности пользователей соответствует требованиям системы;

5) подразделение АСУ способно освоить и сопровождать информационную систему;

6) программно-аппаратная база ИТ развивается соответствующими темпами;

7) система взаимодействия готова к изменениям, связанным с внедрением информационной системы;

8) руководство госоргана готово передать кадровой службе необходимые полномочия и ресурсы для организации работы по внедрению информационной системы.

Внедрение ИТ-системы требует объединения деятельности взаимосвязанных подразделений, устранения несогласованности в технологиях работы. Так, в условиях традиционной неавтоматизированной или локально автоматизированной работы ответственность за правильность расчета заработной платы возложена на лицо, выполняющее расчет, т.е. на бухгалтера, который получает и всегда может проверить документы, поступающие из отдела кадров. В автоматизированной системе бухгалтер работает с внесенными в базу необходимыми данными, выполняет только свои профессиональные обязанности. Если кадровая служба будет действовать недостаточно ответственно, это приведет к ошибкам в расчете заработной платы.

В другом варианте противоречия возникают из-за разных временных параметров работы отдела кадров и расчетного отдела бухгалтерии. Специфика работы отдела кадров такова, что данные в системе о приеме, перемещении и т.п. отображаются практически сразу при изменении кадровой ситуации. Для расчета же заработной платы требуется определенная отсрочка: данные по расчету заработной платы за предыдущий месяц формируются, как правило, в начале следующего, и изменения в режиме он-лайн учитывать невозможно. Очевидно, что подобные проблемы должны быть решены преимущественно организационными методами.

Одним из вариантов комплексной автоматизации кадровой работы может стать внедрение корпоративной информационной системы, включающей подсистему с условным названием «Персонал», предназначенную для учета и управления фактическим кадровым составом, ведения штатного расписания и обеспечения их взаимного соответствия, планирования графиков работы и ведения табельного учета, а также для выполнения других действий, которые охватывают весь круг кадровых операций.

Подсистема «Персонал» позволяет эффективно обрабатывать личные дела основного состава, кандидатов на прием, уволенных сотрудников, внештатных сотрудников и др. и применяется для автоматизации работы кадровых подразделений и смежных служб. Подсистема «Персонал» должна быть интегрирована с другой подсистемой - «Зарплата», в которой используются данные личных карточек и табельного учета подсистемы «Персонал». Это позволяет эффективно проводить расчет заработной платы.

К основным задачам, решаемым с помощью подсистемы «Персонал», относятся: ведение штатного расписания и оргструктуры, учет личного состава и ведение табельного учета. При работе со штатным расписанием автоматически отслеживаются изменения в организационной структуре, системе квалификационных категорий, разрядов и т.д. Работа со штатным расписанием ведется по каждому подразделению.

Учет личного состава осуществляется путем ведения личных карточек сотрудников, в которые заносятся базовые данные (биографические сведения, образование, имеющиеся специальности, награды и т.д.), а также информация, накопленная в течение прохождения госслужбы - изменения условий труда, отпуска, командировки и т.д.

Автоматизированная система табельного учета может осуществляться как «по факту», так и «по отклонениям». Учет рабочего времени ведется по записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника либо регистрацией фактически отработанных дней/часов.

Подсистема «Персонал» дает возможность формирования отчетов любой степени сложности, автоматизация статистической отчетности существенно облегчает деятельность кадровой службы.

Таким образом, внедрение информационной системы позволяет автоматизировать большую часть функций кадровой службы:

- учет личного состава;

- ввод информации о сотруднике при приеме, ведение истории изменения условий труда (перемещений, назначений, др.), повышения квалификации, аттестаций, поощрения и т.п.;

- ведение штатного расписания, истории его изменений, поддержка однозначного соответствия между фактическим составом и определенным в штатном расписании, расчет вакансий;

- учет и оформление всех видов отпусков, отслеживание недоиспользованных отпускных дней, назначение дополнительных отпусков сотруднику;

- ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней,

- ведение графиков работ с произвольной настройкой видов рабочего времени;

- ведение табельного учета и военно-учетного стола;

- разработка первичных документов, используемых в делопроизводстве кадровой службы;

- формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава;

- создание отчетов любой степени сложности (рис.).

Рис. Информатизация кадровых технологий

Переход на автоматизацию процессов оформления движения кадров дает возможность рационализировать выполнение трудовых операций, уменьшить затраты времени и упорядочить действия по кадровому учету.

Так, проведенный нами анализ данных по трудозатратам сотрудников кадровой службы на основные операции по учету кадров при выполнении работы вручную и при использовании ИТ-системы, показывает, что автоматизация функций специалиста отдела кадров позволила резко сократить временные затраты работников при выполнении многих кадровых процедур. Автоматический расчет количества дней и периода предоставления отпуска занимает 1-2 мин, а при ручной работе более 15 мин на 1 чел.; поиск любой информации о сотруднике в системе занимает не более минуты, при ручной работе необходимо найти личную карточку, личное дело, трудовую книжку и сопоставить имеющиеся сведения, что занимает до 20 мин на одного сотрудника.

Кроме того, расширились возможности по получению информации о сотрудниках. Автоматизированная система позволяет получать по запросу разнообразные статистические и иные отчеты (например о сотрудниках с высшим образованием, о работающих свыше трех лет, о военнообязанных и т.д.) за считанные минуты. Для ручной подготовки таких данных, как правило, требуется от нескольких дней до и 2-3 недель.

При использовании ИТ-системы происходит сокращение сотрудников, занимающихся ведением кадрового учета, снижается время на проверку табелей подразделений; уменьшается количество ошибок при расчете табеля, связанных с неполной или неточной информацией об отклонениях от графика по отдельным сотрудникам.

Таким образом, использование ИТ-системы в кадровой работе приводит к оптимизации деятельности по выполнению кадровых операций и процедур:

- значительно сокращается время на одну процедуру за счет автоматизации отдельных операций;

- сокращается количество участников технологической цепочки по оформлению кадровых документов;

- минимизируется количество ошибок за счет сосредоточения процедуры в руках одного исполнителя;

- достигается достоверность и сохранность кадровой информации, полнота и оперативность ее получения;

- сокращаются потери времени у служащих - инициаторов кадровых действий и, таким образом, достигается двойной эффект информатизации - совершенствование системы работы в целом.

Условием успешного внедрения ИТ-системы является соответствующая готовность всей системы управления кадрами госоргана и кадровой службы в частности. Следует отметить, что как успехи, так и проблемы информатизации кадровых технологий всегда обусловлены проведением подготовительной работы. Подготовительный этап должен иметь самостоятельное значение и занимать продолжительное время с тем, чтобы практически все кадровые процедуры были подготовлены к автоматизации, а работники, их выполняющие, уверенно владели компьютерными технологиями. Организация кадровой службы, создание ее четкой структуры и регламента деятельности, подбор и обучение специалистов могут обеспечить в целом совместимость организационной структуры и сотрудников с основными целями и этическими ценностями проекта внедрения ИТ. Необходимо, чтобы мотивация специалистов кадровой службы на использование ИТ была довольно высокой, а все работники имели хорошие навыки работы с компьютерными программами.

При реализации данных условий применение информационных систем при осуществлении кадровых технологий будет способствовать повышению эффективности кадровой работы в целом.

Размещено на Allbest.ru