Тайм-менеджмент

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

1. Внутренние и внешние помехи («поглотители времени»)

2. Слагаемые эффективного самоменеджмента

• Список литературы

1. Внутренние и внешние помехи («поглотители времени»)

Управление временем (Time Management) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Проблематика тайм-менеджмента привлекает внимание все большего числа топ-менеджеров и менеджеров среднего звена российских компаний. И это не случайно - формирование экономики, основанной на знаниях, ставит во главу угла любого бизнеса специалистов, время которых становится ценнейшим ресурсом компании.

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, развиваемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов [8, с. 157].

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф. У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд [3, с. 116].

В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда А.К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П.М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника [3, с. 119].

Тайм-менеджмент одной из своих задач ставит выяснение и устранение «поглотителей времени». Прежде всего, необходимо выявить причины потери времени.

Выделив пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», - менеджер сможет значительного повышения продуктивности своей работы.

Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут справиться с выявленными фактами потери времени.

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето.

Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени».

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом - многочисленные второстепенные.

У каждого человека на земле в наличии ровно 24 часа в сутках. Тогда почему одни материально обеспеченны, имеют любящую семью, крепкое здоровье и реализуют свой потенциал в полной мере. А другие едва сводят концы с концами, одиноки, постоянно болеют и проводят жизнь в полном отчаянии. Причин много, но среди них есть одна ярко выделяемая - растрачивание своей жизни на пустяки. С одной стороны наши желанные цели, а с другой мелкие, рутинные, ничего не значащие занятия [8, с. 158].

Из 24 часов необходимо 8 часов уделять сну. Еще около 8 часов на работу. 1-2 часа на дорогу. Приготовление еды и употребление около 1-2 часов. Нужно уделить время семье, детям, друзьям, коллегам, хобби, здоровью и многому другому. Если к этому списку еще добавить «поглотители времени» такие как: пустая болтовня, звонки, отвлекающие коллеги, надоедливые приятели с своими просьбами, не пунктуальность, очереди, пробки, поломка техники, личная неорганизованность, откладывание и многое другое.

В таблице 1 приведены приоритетные дела и «поглотители времени» (хронофаги).

Таблица 1

Приоритетные дела и «поглотители времени» (хронофаги)

Источник: [7, с. 88]

Все перечисленные поглотители времени (хронофаги) так или иначе, присутствуют в жизни каждого человека. Таким образом, мы сами воруем у себя яркие и незабываемые моменты жизни, обменивая их на пустые, рутинные дела. Все что мы можем сделать - это как можно сильнее уменьшить их присутствие в нашей жизни. Так как у каждого человека свой уникальный распорядок дня, придумана простая методика выявления поглотителей. Имя ей - хронометраж или дневник времени. Это простая фиксация времени начала и завершения дел на протяжении всего дня.

Ниже представлены наиболее распространенные поглотители времени.

Неправильно выбранные цели - если с самого начала выбрана неправильная цель - тогда после нескольких недель или месяцев можно обнаружить, что потрачены напрасно время и силы.

Целеполагание - это самый первый и важный шаг, к которому нужно относится со всей серьезностью. Необходимо иногда задавать себе вопрос: «Как то, что я делаю сейчас влияет на достижение моей главной цели?», «Чего я пытаюсь добиться именно сейчас, в эту минуту?» [6, с. 287].

Отсутствие плана действий и их приоритетности. План действий - это простой список дел, выполнив которые человек достигает цели. Приоритетные дела - это дела, дающие 80% результата при 20% усилий. Выбрав приоритетные дела, можно получить результат в 4 раза быстрее.

Так как деньги и время являются ресурсами ограниченными и измеримыми, принципы, используемые к деньгам, с успехом применяются и ко времени.

Этот принцип называется А,Б,В,Г,Д.

Необходимо составить список дел на день и пометить нужной буквой каждый пункт списка.

А - это очень важные дела, влекущие самые большие последствия. Они должны быть завершены как можно скорее. Дела категории «А» - это прямой путь к желаниям.

Б - это также важные дела, то не так важны как «А».

В - это такая задача, которую хорошо бы выполнить, но никак не влияющая на результат. Кофе, общение, телевизор и другое. Как раз дела категории «В» являются поглотителями времени.

Г - это дела, которые можно перепоручить. Нужно перепоручать все что только возможно, чтобы освободить больше времени для дел категории «А».

Д - это малозначащие дела, которые просто надо вычеркнуть и тем самым освободить дополнительное время [5, с. 278].

Борьба со следствием проблемы, вместо причины - часто поглотителем времени (хронофагом) может служить постоянно возникающая проблема. И каждый день мы тратим на устранение следствий этой проблемы слишком много усилий и времени. Но стоит один раз разобраться, в чем причина проблемы и устранить, как мы освобождаем себя от постоянных забот.

Время, затрачиваемое нами на дорогу, может составлять несколько часов в день. Необходимо подумать, как можно уменьшить это время, выбрав другой маршрут, или выполняя несколько дел попутно. Во время поездки в общественном транспорте, автомобиле или при пешей прогулке можно с эффективностью использовать для следующих дел:

Общение и встречи - мы каждый день общаемся с членами семьи, друзьями, коллегами, начальником. Такое общение может доходить и до нескольких часов в день.

Возьмите себе за правило - перед любой беседой ставить конкретную для себя цель. Что-либо узнать, донести, убедить, попросить, поблагодарить, понять.

Ведите разговор, следуя своей цели в общении, а не вестись на цели окружающих.

Обязательно устанавливайте для себя временные рамки общения или встречи.

Будьте пунктуальны. Никто не любит ждать, но почему-то все часто опаздывают.

Поймите, чего хочет другой человек - это ускорит решение вопроса. Иногда в несколько раз.

Определив поглотителей времени, можно увеличить продуктивность в несколько раз, больше успевать и начать жить полной жизнью.

Таким образом, самыми существенными «поглотителями времени являются: нечеткая постановка цели, отсутствие приоритета в делах; попытка слишком много сделать за один раз; отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения; нечеткое планирование трудового дня, личная неорганизованность, «бумажные завалы», незапланированные посетители, неспособность сказать «нет», отсутствие самодисциплины, неумение довести дело до конца и другие.

2. Слагаемые эффективного самоменеджмента

самоменеджмент оптимизация время хронофаг

Для того чтобы научиться эффективно управлять собой, необходимо приложить усилия и потратить немало сил и времени. Рассматриваются составляющие эффективного самоменеджмента, предложенные Кейт Кинан, дипломированным психологом [8, с. 38-49].

1) Самооценка. Самооценка играет очень важную роль в самоменеджменте. Если у человека заниженная самооценка, то ему даже не придет в голову мысль о необходимости научиться управлять собой. Если человек сам себя не ценит, почему его должны ценить другие?

Рекомендуется составить список того, что человеку самому в себе нравится, а что нет. Безусловно, осознание собственных достоинств дает человеку уверенность в себе. А недостатки можно воспринимать как нечто неизбежное - как часть себя самого - или можно попытаться от них избавиться.

Необходимо научиться ценить себя. Никто не сможет заставить человека ценить самого себя, если он сам этого не захочет. А еще он не будет всерьез воспринимать похвалу окружающих, потому что не будет уверен в том, заслужил ли он ее.

Только свои собственные достижения могут повысить самооценку. Кинан рекомендует начать с малого:

- приходить вовремя на работу;

- выполнять задания в срок;

- выполнять обещания;

- выполнить хотя бы одно задание, которое совсем не хотелось делать;

- закончить то, что когда-то начали и никак не могли закончить.

Уверенность в себе появится только с возникновением собственных стандартов. Необходимо придерживаться их. Достигнув определенных результатов, человек начнет воспринимать признание окружающих как награду за выполнение даже незначительных заданий и при этом будет уверен, что похвала заслужена. Следует помнить, что никто не сможет унизить человека без его негласного позволения на то. Высокая самооценка дает его обладателю уверенность в себе и способствует достижению успеха.

2) Умение постоять за себя. Часто людям очень трудно сделать две вещи - настоять на своем и сказать «нет», поскольку они думают, что навязывают свою точку зрения окружающим.

а) умение настоять на своем. Если человек к чему-то стремится и старается всеми силами этого достичь, то обычно он испытывает чувство некоторого беспокойства, вызванное предчувствием отказа. Риск отказа всегда возможен, но нужно быть к этому готовыми, что потом не расстраиваться.

От того, как человек выразит свое желание, зависит многое. Сказать «Это неплохая идея, но…» лучше, чем «Я хочу, чтобы…» Еще больше шансов на успех появится, если сказать «Я знаю, что Вы заняты, но я просил Вас…», а не «Почему Вы не выполнили задание, о котором я Вас просил?»

У человека, не привыкшего настаивать на своем - если все получается именно так, как он хотел, - может возникнуть чувство вины. Нужно научиться избавляться от этого чувства. Воспринимать свои права как должное, не более.

б) умение сказать «нет». Основная проблема большинства людей - это неумение отказывать. Для того чтобы не приходилось очень часто говорить «нет», человеку нужно подумать, почему именно к нему обращаются с просьбами. Может быть, потому, что он хороший человек, или потому, что он очень мягкий человек, который всегда поможет и справится с любыми трудностями. Возможно, данный человек очень ответственный, и все задания выполняет вовремя - иногда даже в ущерб себе. А может, другие люди более настойчивы или эгоистичны.

Следует проанализировать, часто ли человек оказывает помощь другим. Выполняя дополнительное задание, человек тратит свое драгоценное время. Нужно попытаться объяснить людям, где можно найти необходимую информацию, и рассказать, как выполнить вызвавшую затруднение задачу. Эта стратегия имеет два преимущества:

- человеку не придется выполнять чужую задачу;

- другие научатся выполнять задание собственными силами и больше не будут надоедать с просьбами.

Если человек не должен что-то делать и говорит «нет», а в ответ проситель делает вид, что его не понимает, не надо бояться снова сказать: «Это не входит в мои обязанности. Делать этого я не буду». Если позволить «сесть себе на голову», люди будут постоянно обращаться с просьбами. Но этого можно избежать, научившись говорить «нет». И вполне возможно избавиться от ненужных хлопот. Необходимо уметь твердо сказать «нет», и люди будут обращаться с просьбами все реже. Они поймут, что человек ценит себя и свое время.

Умение быть настойчивым. Приняв решение, нужно немедленно действовать. Только так можно добиться хороших результатов. Преуспевают не только умные и удачливые люди. Добиться успеха может каждый, кто постоянно работает и настойчиво стремится к достижению поставленных целей. Безусловно, человек должен быть на сто процентов уверен в необходимости осуществления той или иной задачи. Он должен добиваться своего, преодолевая возникающие преграды и препятствия. При этом, конечно, можно услышать и негативные отзывы относительно своих действий, найдется множество причин доказать неосуществимость плана. Но если человек твердо уверен в правильности своего решения, это не должно ему помешать. Поэтому необходимо полагаться только на себя и упорно добиваться поставленных целей. Настойчивость - качество, которое необходимо постоянно развивать и воспитывать. Можно достичь потрясающих результатов, поверив в успех и продолжая начатое дело. Нужно помнить, что «вода камень точит».

Умение справляться со стрессом. Первобытные люди были охотниками-собирателями. Они обеспечивали себя всем необходимым, охотясь на диких животных, сражаясь с другими племенами, постоянно борясь за выживание. Они жили в постоянном страхе и гневе. Страх и гнев до сих пор неотъемлемые части человеческой сущности. Но человек устроен так, что может справиться с этими чувствами. В ответ на угрозу опасности человеческий организм готовится к двум видам защитной реакции:

- к борьбе - смелый и решительный человек справится с ситуацией (либо же у него просто не будет другого выбора;

- к побегу - если благоразумнее избежать грозящей опасности.

Подобный механизм реагирования приводит к возникновению стресса, потому что способствует накоплению негативной энергии, которой не всегда можно дать выход. Таким образом, человек оказывается в стрессовой ситуации.

Панацея от стресса реально существует. Обычно вовлечение в какую-нибудь деятельность помогает избавиться от стресса. Есть три прекрасных способа избавления от стресса:

- физические нагрузки снимают напряжение и помогают вернуться к нормальному состоянию;

- общение с окружающими, дружеская беседа и смех дают выход негативной энергии;

- составление различных планов помогает отвлечься, заставляет задуматься и таким образом направить энергию в другое русло, хотя это и не самый эффективный способ избавиться от стресса.

Можно использовать каждый метод отдельно, но их комбинирование способствует достижению лучших результатов [8, с. 292].

Кому-то может показаться странным расходовать физическую энергию на снятие стресса. Но ведь нет необходимости радикально менять образ жизни. Просто можно сделать свои будни более активными, и это поможет избавиться от переизбытка энергии.

Снять напряжение могут: теннис, сквош. Нужно подобрать тот вид занятий, который человеку по душе. Даже при небольших усилиях результат не заставит себя ждать.

Следовательно, правильная организация рабочего времени, организованность, умение сказать «нет» в нужной ситуации, умение постоять за себя и отказываться от навязываемой чужой работы, позволяет рационально использовать рабочее и личное время, и справляться с задачами, быстрее, без задержек, выявить резервы времени для отдыха и восстановления сил, являются слагаемыми эффективного самоменеджмента.

Можно сделать вывод, что основными критериями самоменеджмента являются материализованность, измеримость, системность, гибкость, ориентирование на цель, расстановка приоритетов.

Список литературы

1. Базаров Т.Ю. Управление персоналом: учебник / Т.Ю. Базаров. М.: ЮНИТИ, 2007. 525 с.

2. Башаев И.В. Менеджмент: учебник / И.В. Башаев. М.: ЮНИТИ, 2009. 310 с.

3. Васильев И.Н. Организация управленческого труда: практическое пособие / И.Н. Васильев. М.: ПрессКнига, 2009. 378 с.

4. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский. М.: Академия, 2008. 410 с.

5. Генкин Б.М. Современные основы управления: учебное пособие / Б.М. Генкин. М.: Сова, 2007. 380 с.

6. Генкин Б.М. Основы управления предприятием. Организация труда руководителей / Б.М. Генкин. М.: Высшая школа, 2010. 505 с.

7. Герчикова И.Н. Менеджмент: учебник / И.Н. Герчикова. М.: ЮНИТИ, 2000. 370 с.

8. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: учебник / Н.И. Кабушкин. М.: Экономпресс, 2006. 480 с.

Размещено на Allbest.ru