Основы теории организации

Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, особенно в крупных и сверхкрупных организациях, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу больших коллективов людей, работающих на единую цель. Однако им присущи недостатки, особенно заметные в контексте современных условий и задач экономического развития. Очевидно, прежде всего, что бюрократический тип структуры не способствует росту потенциала людей, каждый из которых использует только ту часть своих способностей, которая непосредственно требуется по характеру выполняемой работы. Ясно также: коль скоро вопросы стратегии и тактики развития организации решаются лишь на высшем уровне, а все остальные уровни заняты исключительно исполнением «спускаемых сверху» решений, теряется общий управленческий интеллект (который рассматривается сегодня как важнейший фактор эффективного управления).

Еще один изъян структур бюрократического типа - невозможность с их помощью управлять процессом изменений, направленных на совершенствование работы.

21. Формирование органических (маркетинговых) структур управления

Данный подход характерен для изучения и выявления связей организаций с внешней средой и ее изменениями. В современном менеджменте предпочтение отдается более гибким формам построения отношений людей в организациях, что означает отказ от излишней формализации и бюрократизации процессов, сокращение числа иерархических уровней при одновременном повышении горизонтальной интеграции между персоналом. Этот тип структуры получил название органического и его тайной характеристикой является групповая и индивидуальная ответственность каждого работника за общий результат. При таком подходе отпадает необходимость глубокого разделения труда по видам работ, а между участниками процесса управления возникают отношения, которые определяются не структурой, а характером решаемой проблемы. Поэтому в основе данного подхода лежат следующие принципы:

1. Ориентация на проблемы и возможности.

2. Снижение до минимума иерархии.

3. Полицентризм, т.е. множественность лидеров деятельности в зависимости от решаемых проблем.

4. Высокий уровень горизонтальной интеграции между персоналом.

5. Ориентация на культуру взаимоотношений, на кооперацию, взаимную информированность, самоуправление и самоорганизацию персонала.

Маркетинговый подход предполагает изучение динамики внешней среды в зависимости от которой формируется соответствующая структура управления.

Органические структуры наиболее эффективны для малого бизнеса (венчурные фирмы).

Для современных управленческих структур необходимо сочетание иерархических моделей (контроль, управляемость) и органических (удовлетворение потребностей рынка, экономичность структур, повышение организационной культуры).

Процесс существования органической системы -это процесс непрерывного самоотрицания, т.е. отрицания системой тождества с собой. Именно поэтому органическая система оказывается способной к изменениям в направлении целостности. Она воспроизводит себя в каждый следующий момент своего существования отличной от себя же самой в прошлом, т.е. отрицает тождество с собой или самоотрицается. Это основание ее изменений, ее развития.

22. Уровень централизации и децентрализации

Соотношение между централизацией и децентрализацией определяет распределение прав принятия решений по вертикали управления.

Высокий уровень централизации предполагает сосредоточение прав у руководителя, полностью отвечающего за организацию. Централизация решений в сложных (больших) организациях не дает возможности быстрого приспособления к изменениям внешней среды, меняющимся потребностям клиентов.

Высокий уровень децентрализации обеспечивает более быструю реакцию на изменения внешней среды, т.е. к управленческому решению привлекается большее число

участников, что повышает качество управленческого решения.

Способы объединения людей, а также усилий отдельных структурных составляющих в целостную систему, представляют собой механизмы координации и кооперации, что является важнейшими функциями менеджмента;

В настоящее время кооперация чаще всего достигается в результате описания задач и работ, составления планов, формирования групп, подразделений, назначения координаторов.

23. Основные виды организационных структур

1.Линейная структура.

Сущность линейной структуры управления является прямое подчинение работников руководителю, решающему все проблемы группы, т.е. прямое подчинение, которое осуществляется в виде прямых управленческих решений. При этом труппа сотрудников или работников м.б. как однородной, так и разнородной, при этом они равны между собой. Наиболее распространена данная структура в сфере деятельности небольших организаций с законченным циклом трудового процесса и численностью работников не более 15 человек. При большем количестве работников трудно осуществлять управление ими.

Сущность линейного руководства заключается еще и в том, что руководитель несет полную ответственность за своих сотрудников. В этой связи предъявляются высокие требования к личности руководителя, его уровню профессионализма и компетентности.

Достоинства и недостатки линейной структуры.

Достоинства: высокий уровень централизации (руководитель пишет, что кому надо сделать, сотрудник получает четкую команду) предполагает быстроту, оперативность принятия управленческого решения; четкость в осуществлении функций контроля; влияние руководителя на социальные и социально-психологические отношения в группе.

Недостатки: высокие требования к руководителю (трудно найти такого руководителя, уровень профессионализма дается только большим опытом); трудность перемещения, замены руководителя; перегрузка руководителя управленческими решениями; низкая адаптивность организации (компетентности) к внешней среде; отсутствие эффективных механизмов участия работников в принятии решения.

2. Обладает всеми достоинствами и отсутствием недостатков линейной структуры Линейно-штабная структура. При руководителе создается штаб, задачей которого является подготовка предварительных решений группой специалистов, профессионалов по разным сферам деятельности организации (руководитель не обязан быть «глубоким» специалистом в отдельных вопросах). Пример - военная структура.

Одной из особенностей данной структуры является отсутствие ответственности сотрудников штаба за подготовленное решение.

Дополнительное достоинство данной структуры - более высокий уровень качества подготовки и принятия управленческого решения.

Недостатки: увеличение согласований, времени принятия управленческих решений; при развитой линейной структуре возникает проблема согласования процессов подготовки и принятия решения между различными штабами.

В организации м.б. несколько различных ячеек линейных структур. Поэтому, чтобы принять какое- то решение, в штаб должны придти документы из различных ячеек, эти документы должны быть обработаны, переданы руководителю, он должен принять решение, а это решение как правило связано в с другими видами деятельности, отсюда бесконечный бюрократический поток перемещений из одного звена в другое.

3. Линейно-функциональная структура. В этих структурах попытка избавиться от недостатков функциональных структур. Линейно-функциональная структура основывается не только на выделении отдельных функций руководителя, но и в создании дополнительных структур под каждого руководителя, основанных на: линейных схемах управления (У главного бухгалтера есть отдел бухгалтеров).

Достигается большая продуманность, качественность решения. При этом от руководителя того или иного звена уже не требуется знания всего трудового процесса. Гл. бухгалтер совсем не должен знать химическое производство. Точно также и менеджер должен только продвигать конечный продукт на рынке. Т.е. существует узкая специализация руководителей. Кстати сказать, гл. бухгалтер совсем на обязан знать все тонкости бухгалтерского дела. Его обязанность хорошо организовать процесс и управлять им.

Существует целевой и дифференцированный принцип подготовки специалистов. Наша система образования готовит специалистов широкого профиля. Западно-европейская система образования основа на дифференциации и готовит узкоспециализированных специалистов. В этом есть и достоинства и недостатки.

Достоинства линейно-функциональной структуры:

высокий уровень специализации, возможность установления информационной контроля по каждому направлению деятельности;

использовать преимущества линейной структуры в условиях функциональной разделения управленческого труда. Под руководителями отдельных звеньев (бухгалтерия, маркетинг, транспорт) линейные структуры.

Недостатки:

медленное реагирование управленческих структур на изменения внешней среды

поведение потребителей;

противодействие инновационным (новшество) изменениям;

отсутствие гибкости взаимоотношений аппарата управления из-за высокого уровня формализации;

бюрократический тип управленческого решения.

4. Диагональная структура управления. В связи с изменением требований внешней среды, ростом организаций, диверсификации их деятельности и повышения уровня конкуренции заставляет менеджмент сконцентрировать свои усилия на создании организаций, ориентированных на потребителя. В менеджменте подход к перестройке и формированию структур, основу которых составляет видение в составе организаций производственных отделений (подразделений) как самостоятельных объектов управления (отделения - дивизий). Ключевыми фигурами в управлении организациями с диагональной структурой управления становятся руководители подразделений.

Структура строится по одному из следующих критериев:

по выпускаемой продукции (услуга) (булочная, гостиница, холодильники);

по видам и типам рынков, с ориентацией на потребителя - потребительская или рыночная специализация (Самсунг вьшускает телевизоры, телефоны и др и каждое производство ориентировано на своего потребителя и руководителями становятся независимые друг от друга менеджеры, они подчиняются только головному совету);

по географическому, пространственному признаку, т.е. разбиение происходит на основе локализации отдельных регионов, стран, частей света. Например, производство табачной продукции на севере, юге, востоке и западе одной фирмой учитывает специфику потребления определенных видов продукции в конкретном регионе.

Достоинства:

· наибольшая приближенность к потребителю;

· независимость, минимизация риска от возможных неудач в коммерческой и производственной деятельности;

· возможность создания эффективных локальных информационных систем; свобода руководителей подразделений в выборе организации производства и сфер производственной деятельности.

Недостатки:

Сложность в обеспечении централизации (змей с 7-ю головами, трудно координировать работу между собой; между отделениями, которые разнесены территориально);

сложности в подборе и расстановке управленческих кадров, менеджмент (назначить местного или послать кого-то в длительную командировку);

сложности формирования и координация реализации стратегических, тактических и оперативных планов.

5. Матричная структура управления. Наиболее связана с инновационными, маркетинговыми требованиями внешней среды. Особенное распространение данная структура получила в научно-исследовательских организациях и венчурных организациях. Результатом внедрения таких структур стало выделение в составе организации полуавтономных групп, каждая из которых концентрируется на выполнении определенного задания. (Из каждого отдела взяли по несколько нужных людей для какого-то нового проекта. Формально они подчинены старому начальнику). Особенностью данной структуры является двойное подчинение работника (руководителю проекта и руководителю функциональной службы).

Достоинства:

· высокая направленность конечного продукта, конечной деятельности) на потребителя, удовлетворение его запросам;

· целостный характер деятельности (делаем конкретный костюм для конкретного человека, чтобы он его удовлетворял);

· участие в трудовом процессе различных специалистов, между которыми устанавливаются отношения кооперации;

· высокий уровень социально-психологических отношений, совместимости членов трудового коллектива, участие всех работников не только в подготовке к решению, но и в его результате

· справедливое распределение стимулирующих факторов между сотрудниками;

· высокая эффективность в соотношении времени и ресурсов, выделяемых для достижения конечных целей (набираю сам сотрудников для своего проекта, эффективность достижения конечного результата).

Недостатки:

· возможные конфликты между руководителями функциональной группы и

· матричной структуры;

· возможная дисквалификация привлеченных сотрудников по отношению к своей основной профессиональной деятельности;

· отсутствие контроля между распределением заданий функциональных и матричных структур;

· отсутствие контроля за поведением исполнителей;

· отсутствие социально-экономических критериев в оценке конечной деятельности данных структур;

· ослабление действующих функциональных служб за счет отбора наиболее квалифицированных специалистов.

6. Хоть это и не совсем верно, но можно рассмотреть еще и Бригадная форма организации труда. Суть заключается в определении замкнутого, конечного продукта, определении его стоимости, роли и месте в производственном процессе, а также установления жесткой материальной связи между достижением этих результатов. Бригадная форма ограничена численностью бригады и составляет не более 30 человек.

Основные требования, предъявляемые к бригадной организации труда: автономная работа бригады, в состав которой входят исполнители разного уровня (менеджеры, инженеры, рабочие), полностью отвечающие за работу и получающие вознаграждение за конечный результат деятельности; самостоятельное принятие решений и координация работ с другими бригадами; замена жестких связей на гибкие, т.е. возможность привлечения в бригаду работников других подразделений.

24. Законы организационных структур

1. Закон самосохранения

2. Закон развития

3. Закон синергии

4. Закон информированности

5. Закон гармонии

6. Закон анализа синтеза

Суть всех этих законов одна та же это те реальные законы любой организационной системы, которые определяет жизнестойкость организаций, ее направленность. Это азбука всей науки менеджмента. Нельзя управлять законами, происходящими в естественном мире, но учитывать их в своей практике необходимо.

1. Закон самосохранения,

Каждая организационная система стремиться сохранить себя (выжить), используя для этого всю совокупность и комбинацию внутренних и внешних ресурсов, т.е. максимизировать свой совокупный потенциал.

Когда создается организация, то у нее существуют как внутренняя цель, которая позволяет организации соответствующим образом функционировать внутри самой себя, так и внешняя цель, которая наиболее важна и которая определяет на сколько данная организация способна удовлетворить внешние потребности среды. Т.е. для того, чтобы организация выжила, она должна быть кому-то нужна, должна быть востребована внешней средой. Это необходимое условие. Достаточным же условием является способность так сгруппировать свои внутренние ресурсы, чтобы организация достойно могла проявлять себя во внешнем рынке, т.к. она не обособлена, а находится во взаимодействии с такими же организациями. (На примере человека: либо человек совершенствуется изнутри, либо приспосабливается к внешней среде путем изучения свойств этой внешней среды.). Организация может потерпеть кризис, когда ее внутренняя структура была неустойчивая и совокупность ресурсов не обеспечивала выживаемость организации или же когда внешняя среда была настолько сильна, что организация не смогла соответствующим образом адаптироваться. В организационной системе происходит разбиение на 2 подсистемы: управляемая и управляющая. Это деление объективно необходимо для выживания организации, и предполагается, что управляющая подсистема возьмет на себя функцию самосохранения, т.е. дирекция или высший менеджмент занимаются обеспечением этих условий. ( На примере человека: таковыми являются наши знания, опыт, ум).

К компонентам внутренней среды организации относятся следующие ресурсы:

1) Персонал (уровень профессиональной и квалификационной подготовки, культурный и образовательный уровни).

2) Техническая и технологическая подсистема организации (производство, оборудование и т.п.) Материальная основа существует как в банке, так и в туристической фирме.

3) Социальная среда (условия труда, организация труда). Приятнее работать в хорошо оформленном офисе на хорошо оборудованном рабочем месте.

4) Уровень социально-психологических отношений в коллективе (конфликтность, взаимопомощь, удовлетворенность работой). Организация без конфликтов не бывает. И если оно есть, то необходимо управлять ими, т.к. конфликты могут привести не только к отрицательным, но и к положительным последствиям.

5. Управление финансовыми потоками (показателями финансовой и бухгалтерской отчетности), т.е. на сколько; рационально и оптимально будут распределены финансовые и потоки настолько и зависит совокупный потенциал организации)

6) Подсистема материального и морального стимулирования, подсистема стимулирующей мотивации (программа долгосрочного мотивирования: работников, управление статусным положением, карьерой и т.п., т.е. что надо сделать, чтобы в данной организации было престижнее работать, чем в аналогичной).

7) Структура управления организацией (способ построения организационной структуры, подготовка и реализация управленческого решения).

Информационное обеспечение организации (система информации, информационные потоки). Одной из основных причин существования менеджмента является недостаток ресурсов в организации. Задача менеджмента заключается в том, чтобы не просто совершенствовать каждую из этих систем в отдельности, а найти способ комбинаций этих различных ресурсов для достижения максимального потенциала, т.е. менеджер за счет своей компетенции, своих знаний сможет скомбинировать недостаток ресурсов и уменьшить уязвимость организации.

Внешние факторы организационной системы:

1) Уровень конкурентной среды (степень конкуренции, маркетинговая деятельность

2) Уровень научно-технического прогресса, инноваций.

3) Политическая среда организации

4) Экономические мотивы

5) Уровень законодательства (налогового, арбитражного, административного и т.д.)

6) Уровень образовательной и культурной среды

7) Факторы международной политики и макроэкономики

Закон самосохранения организации является основополагающим и все другие законы как общие, так и специфические предназначены для его реализации.

2. Закон развития.

Каждая организационная система стремится достичь своего максимального суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла организации. Основные этапы:

· Возникновение

· Развитие

· Стабилизация

· Совершенствование

· Упадок

Для закона развития более важным является понимание процесса развития.

Проблемами развития занимается философская наука - диалектика. Основные законы диалектики: закон единства и борьбы противоположностей, закон перехода количественных изменений в качественные, закон отрицания отрицания.

Развитие бывает прогрессивным и регрессивным.

Прогрессивное развитие - переход от низшего к высшему, от простого к сложному, от менее совершенного к более совершенному.

Прогресс и регресс как изменения в организациях носит целостный характер, они взаимосвязаны и взаимообусловлены. Т.е. без прогресса нет регресса.

Организационные изменения, развитие в организации не имматентны, т.е. не присущи организации.

3. Закон единства анализа и синтеза.

Под анализом понимается разбиение целого на такие составные части, чтобы при их обратном объединении образовывались новые формы целостности. Также под анализом понимается разбиение целого на части, представление сложного в виде простых составляющих, а также компонентов для получения совокупного эффекта. Под синтезом понимают такое соединение, когда из простых составляющих получается такое: объединение, которое может не равняться составляющим (эффект энерджентности).

Формулировка законов:

Каждая организационная система стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или последовательности выполняемых функций. В процессе реализации данного закона происходят изменения:

1)за счет постоянных совершенствования структур управления и организаций;

2) за счет изменения влияния условий, факторов внешней среды

Основы для получения реального состояния организационной системы, а также определение факторов внешней среды в менеджменте используются методы исследования систем управления, т.е. построение экономико-математических моделей поведения организаций.

В совершенствовании систем управления анализ обычно предшествует синтезу. Однако, при проектировании организаций встречаются случаи когда синтез предшествует анализу. Например, при моделировании вариантов построения холдингов, финансово-промышленных групп. В этом случае сначала объединяют несколько компаний или подразделений и оценивают результаты совместной работы. Если эти результаты не удовлетворительные, то происходит новое объединение с последующей конечной оценкой. Таким образом, анализ в теории организации включает две основные процедуры:

1) разбиение целого на части;

2) улучшение функционирования каждого из этих частей. Синтез также включает две процедуры:

2.1) согласование характеристик выделенных частей и объединение их в одно целое

2.2) анализ как процедура улучшения характеристик выделенных частей организации и согласование этих характеристик в большей степени относится к теории менеджмента, а разделение и объединение - непосредственно к теории организации.

При анализе - синтезе необходимо учитывать степень зависимости частей друг от друга. При этом возможно три варианта:

1) выделенная часть слабо зависит друг от друга, но сохраняет свои главные свойства

2) выделенные части зависят друг от друга и при разделении теряют основные свойства, которые необходимо в дальнейшем учитывать

3) выделенные части сильно зависят друг от друга и при их разделении теряют основные свойства, т.е. становятся неспособными выполнять свои основные функции.

Таким образом, при объединении целого из составляющих необходимо учитывать степень будущей зависимости частей друг от друга.

Как и в случае разделения учитываются три возможности при объединении:

1) объединяемые части слабо зависят друг от друга и они не улучшают функционирование объединяемых частей в рамках целого

2) объединяемое участие зависит друг от друга и при объединении могут несколько усилить или ослабить функционирование объединяемых частей в рамках целого (синергетический эффект)

3) объединяемые части зависят друг от друга и при объединении могут существенно влиять друг на друга (синергетический эффект)

4. Закон пропорциональности композиции.

Каждая организационная система в процессе своей деятельности стремится приобрести, создать или сохранить свои организационные структуры. В процессе функционирования организационная система за счет управляющих воздействий старается перегруппировать, настроить, соотнести свои ресурсы, чтобы получить максимальное значение совокупного потенциала. Процессы дисгармонии, т.е. непропорциональности в функционировании и развитии уменьшают положительный эффект синергии, а также может привести к кризисным явлениям.

Закон: неорганизованность можно рассматривать как оптимальную структуру, т.е. такое соотношение ее составляющих, которое в максимальной степени реализует заданный потенциал. В таком случае адаптивность (приспособляемость) организационной системы рассматривается как оптимальное соотношение удовлетворения функций организации. Закон пропорциональности наиболее ярко отражается в бизнес-плане предпринимателя или бизнес-проектах. Именно соотношение основных выходных параметров и входных ресурсных позволяет оценить степень реализации функций, целей организаций. В этих планах обязательно присутствуют оценки соответствия заявленных целей и возможностей, из пропорции. В самом общем виде вопросы планирования должны рассматриваться с точки зрения закона пропорциональности.

25. Специфические законы организаций

В организационной системе в процессе функционирования приобретают индивидуальный особый характер проявления. Это связано, прежде всего, с уникальным набором факторов внешней и внутренней среды. Если функциональная цель организационных систем имеет, как правил, идентичный (одинаковый) характер, то способы обеспечения, механизмы реализации всегда носят характер особых, специфических.

Специфические законы:

1. Закон своеобразия. Для каждой организационной системы существует наилучшая и только ей присущая организационная структура производства и управления.

Любое предприятие имеет некоторые особенности в использовании технологического оборудования, профессионализма и личностных качеств персонала, особенности организационной культуры и характера взаимоотношений (климата). Эти особенности определяют организацию как некое социальное общество со своим населением, территорией, иерархией.

Задача менеджмента состоит в использовании предоставленных ей ресурсов в целях достижения главных стратегических функций.

ВЫВОД - Для достижения оптимальности результата менеджмент должен:

1) получить достоверную информацию о деятельности данной организации;

2) выявить имеющиеся факторы влияния, воздействия;

3) определить способы управления имеющимися ресурсами и в частности социальными;

4) осуществлять процессы управленческого воздействия в режиме мониторинга данных факторов;

2. Закон социальной гармонии. В каждой организационной системе развитие социальной сферы, учет человеческого фактора влияет на эффективность деятельности организационной системы.

Основные механизмы данного закона:

1) снижение конфликтности в организации;

2) соотношение уровня удовлетворенности трудом (работников);

3) повышение трудовой активности;

4) участие работников в управлении

5) совершенствование информационных (коммуникативных) связей как по вертикальной, так и по горизонтальной системе построения организации;

6) повышение совокупного потенциала организации за счет более высокого уровня маркетингового соответствия.

3. Закон стабильности. Для каждой организационной системы выбираются такие уровни динамического состояния, которые обеспечивают максимальное значение эффективности организации в соответствии с временными, производственными, о чаш финансовыми и прочими характеристиками организации.

Основные принципы статического состояния организации:

1. принцип приоритета цели в системе взаимодействия: цель, задача, функция, структура, персонал. Наивысший приоритет должна иметь цель.

2. принцип приоритета организации над структурой;

Принципы динамического состояния организации.

1. Принцип приоритета персонала в системе: цель, задача, функция, структура персонал. Приоритет должен быть персонал, структура, функция, задача, цель.

2. приоритета структуры над функцией, т.е. в условиях изменения, динамики организационная система адаптируется к внешней среде в первую очередь за счет изменений структуры.

26. Характер отношений людей в развивающейся рыночной экономике, механизм доверия в экономике и в организации

Характерными чертами рыночной модели являются: 1) свобода экономических субъектов, 2) свобода выбора деятельности субъектом, 3) свободное ценообразование, 4) совершенная конкуренция как форма существования экономических субъектов, 5) прибыль как основная цель деятельности экономических субъектов.

Специфика межкультурной коммуникации заключается в том, что в ней определяющим становится эмпатический подход, т.е. мысленное, интеллектуальное и эмоциональное проникновение во внутренний мир другого человека, в его чувства, мысли, ожидания и стремления. Эмпатия основывается на предположении, что в одинаковых обстоятельствах все люди переживают одинаковые чувства и ощущения и это позволяет им понять другие точки зрения, идеи и различные культурные явления. На этом основании возникает способность человека представить себя на месте другого человека, принять его мировоззрение, понять его чувства, желания, поступки. Здесь все основывается на опыте другого человека, а не нашем собственном. Основные характеристики эмпатии: внимательно слушать, что тебе говорят; стремиться понять, как чувствуют себя другие люди; иметь искреннюю заинтересованность в том, что должны сказать другие; проявлять сочувствие к нуждам других людей; обладать способностью понимать точку зрения другого. В психологии существуют специальные методы, с помощью которых можно повысить чувствительность людей к переживаниям друг друга. Одним из них является метод подстройки, который часто интуитивно применяют многие люди, пытаясь понять coстояние другого человека. Он заключается в том, что нужно noпробовать максимально близко подстроиться к партнеру через подражание его внешнему поведению: принять подобную его позу, перенять свойственный ему в данный момент темп речи и т.п. Если удается это сделать, то открываются его переживания и возникает чувство понимания партнера.

Отношения доверия в системах управления складываются и развиваются последующим направлениям:

доверие населения проводимым экономическим реформам;

доверие граждан различным финансово-экономическим институтам (банкам, компаниям, фондам, кредитным учреждениям и т. д.);

доверие государственных органов власти частным институтам;

доверие граждан и предпринимателей государственным регулирующим органам;

доверие частных структур друг к другу;

доверие между партнерами деловых отношений;

доверие работников к руководителям и руководителей к работникам;

доверие руководителей друг к другу;

доверие между структурными подразделениями организации.

В каждой организации доверие должно предопределять взаимоотношения между коллективом работников и высшим управленческим персоналом для эффективной реализации установленных целей. Доверие в коллективе способствует успешной совместной работе, позволяет сообща решать сложные вопросы, обмениваться мнениями, вырабатывать конструктивные решения. Поддержка работниками высших руководителей создает благоприятные условия для решения стратегических задач, выработки планов, принятия и проведения в жизнь инвестиционных решений и др.

27. Мотивация. Понятие организационного поведения и организационной культуры

Для более эффективной работы персонала в организации обязательна его мотивация.

Мотивация представляет процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации.

Современные теории мотивации делятся на две категории: содержательные и процессуальные.

Содержательные теории мотивации основаны на определении потребности. Потребность - это ощущение человеком недостатка, отсутствия чего-либо. Для побуждения работника к действию, менеджеры используют вознаграждение: внешнее (денежное, продвижение по служебной лестнице), и внутреннее (чувство успеха). Процессуальные теории мотивации основаны на элементах психологии в поведении людей.

Культура фирмы (атмосфера или климат в организации) используется для привлечения работников отдельных типов и для стимулирования определенных типов поведения. Имидж корпорации создается с помощью сотрудников, клиентов и общественного мнения. Культура и образ фирмы подкрепляются или ослабевают под действием репутации компании.

Культура предпринимательства базируется на двоякой основе (2 точки зрения):

Независимая переменная (ценности, нормы, принципы, образы поведения устанавливаются, превносятся сверху);

2. Зависимая переменная - культура предприятия развивает свою собственную динамику, а динамика может быть как положительной, так и отрицательной - культура рождается внутри предприятия, корректируется, свойственна для организации с определенным стилем управления.

Факторы, влияющие на формирование культуры организации:

классовая, этическая, расовая;

характер и содержание труда;

система стимулов.

Принципы формирования организационной культуры:

Организационная культура - это комплекс разделяемых работниками фирмы мнений, эталонов поведения, символов, отношений и способ ведения бизнеса, обусловленных индивидуальной компанией в большей степени.

1. стратегическая кадровая политика. Она должна учитывать влияние Среды, окружающей предприятие: политика, экономическая ситуация;

2. общественное развитие и изменения в человеке представляет особую важность;

представление о ценностях сотрудников - фундаментальная основа деятельности фирмы, должна учитываться при формировании кадровой политики;

3. изменения ценностей должны быть распознаваемы заблаговременно.

28. Конфликты, их значение в деятельности организации. Стиль руководства и типы руководителей

1. Руководитель организации - это человек, который одновременно с обладанием формальным статусом, является лидером, и эффективно управляет своими подчиненными.

Стиль руководства - это обычная манера поведения руководителя, который оказывает влияние на подчиненных, и побуждает их к достижению целей организации.

Выделяется автократичный, демократичный и либеральный стиль руководства. Автократичный (авторитарный) руководитель навязывает свою волю работникам. Такой руководитель не обращает внимания на суждения своих подчиненных, он обращается к низшим потребностям работников, постоянно оказывает давление. Демократичный руководитель прислушивается к мнению подчиненных при принятии решений. Он обращается к более высоким потребностям людей. При таком стиле обязательна система контроля. Либеральный стиль предполагает практически полную свободу персонала в принятии решений, в определении целей своей работы и контроля за ее результатами.

В зависимости от применяемых методов руководства, руководителей делят на сосредоточенных на работе, и сосредоточенных на человеке. Стиль руководства ориентируется или на деятельность, или на людей.

Лайкерт выделяет четыре разновидности стилей руководства: эксплуататорско-авторитарная, благосклонно-авторитарная, консультативно-демократическая и основанная на участии.

2. Конфликт - это несогласие между двумя или более сторонами. Стороны могут представлять как отдельные лица, так и группы лиц

Организационные конфликты и их разрешение. По очевидным причинам конфликт, связанный с проектным управлением, неотделим от организационных неувязок более общего характера, которые нередко возникают в линейно-функциональных организациях, поскольку проектная группа является подсистемой более крупной организации. Можно условно разделить организационные конфликты, связанные с проектным управлением, на две категории: 1) конфликты, связанные с организационными изменениями; 2) конфликты, связанные с концентрацией специалистов различных областей знаний в одной группе для осуществления деятельности, имеющей ограниченную продолжительность.

У конфликтов может быть несколько причин: распределение ограниченных ресурсов, зависимость выполнения задачи от других людей, различия в целях, различия в представлениях и ценностях, различия в манере поведения и жизненном опыте, плохие коммуникации.

Руководитель проекта должен организовать согласованную работу различных специалистов, которые в данном случае сталкиваются с трудностями приспособления к новым рабочим взаимоотношениям в условиях динамичной проектной группы. Нередко возникают конфликты, связанные как с координацией работы участников проекта, так и с выявлением их личного вклада в общие результаты работы группы. С образованием проектных групп в организации происходит перераспределение полномочий и ответственности. Нередко складывается положение, когда руководитель проекта отвечает за важное направление работы организации, в то время как функциональный руководитель сохраняет ответственность только за обслуживающие функции. На исполнительскую деятельность усиливается давление проектной группы, члены которой до этого могли быть лишь подчиненными в функциональных подразделениях.

Методы разрешения конфликта.

Существуют две методологии управления конфликтом: структурные и межличностные.

В структурных методах выделяют четыре способа разрешения конфликта:

Разъяснение требований к работе. Руководитель должен разъяснить, каких результатов он ожидает от подчиненных, а также четко определить политику, процедуру и правила достижения результатов.

Координационные и интеграционные механизмы. Самый распространенный механизм? это построение цепи команд. Такое управление конфликтной ситуацией облегчает реализацию принципа единоначалия, так как подчиненный точно знает, кому он подчиняется. Основные механизмы интеграции - это управленческая иерархия, использование служб, которые осуществляют связь между отделами, межфункциональные и целевые группы, межотдельские совещания.

Общеорганизационные комплексные цели. Это подход основан на направлении усилий всех участников конфликта на достижение общей цели, заданной и контролируемой вышестоящим руководителем.

Структура системы вознаграждений. Этот метод предполагает поощрение тех людей, которые способствуют осуществлению общеорганизационных целей.

В межличностных методах выделяют пять техник разрешения конфликтов:

Уклонение от конфликта, то есть руководитель избегает таких ситуаций, которые могут вызвать противоречия, разногласия.

Сглаживание. Руководитель стремится показать, что причина конфликта не так важна, что не стоит сердиться по этому поводу. Он обращается к солидарности, сплоченности, стремится погасить конфликт. Хотя конфликт сглаживается, проблема все равно остается, эмоции накапливаются внутри, что может вызвать "взрыв".

Принуждение. Руководитель, который пользуется этим методом, не интересуется мнением персонала, пытается заставить других принять свою точку зрения. Он подавляет инициативу подчиненных, что в конечном итоге вызывает возмущение.

Компромисс. Этот метод предполагает принятие точки зрения другой стороны. Конфликт разрешается быстро, но может помешать правильному осмыслению проблемы.

Решение проблемы. Руководитель старается найти наилучший вариант решения конкретной проблемы, рассмотреть все точки зрения, понять причины конфликта и найти решение, приемлемое для всех сторон конфликта.

29. Признаки хорошего владения искусством управления, влияние культуры на эффективность организации

Современный управляющий должен руководствоваться следующими принципами:

- Ориентация на людей, так как люди - это самый жизненно важный ресурс организации.

- Дух соперничества, то есть умение добиваться успеха в условиях острой конкуренции.

- Внешняя перспектива, то есть способность вступать в союзы и добиваться поддержки извне, в том числе у ключевых фигур.

- Ориентация на системы, то есть системное управление как решение задачи дирижирования "информационным оркестром".

- Гибкость и способность принимать решения в условиях неопределенности.

- Ориентация на будущее.

Ситуационный подход. Этот подход уделяет основное внимание оценке и учету ситуации, и выделяет три фактора, которые влияют на поведение руководителя:

а) отношения между руководителем и коллективом;

б) структура задачи;

в) должностные полномочия руководителя.

Стиль руководства должен выбираться в зависимости от конкретной ситуации.

Выделяют четыре стиля руководства: стиль поддержки (ориентирован на человека); инструментальный стиль (ориентирован на задачу); стиль, поощряющий участие людей в принятии решений; стиль, ориентированный на эффективное достижение целей.

Для того, чтобы работать наиболее эффективно, руководитель должен применять различные стили, методы и типы влияния. Современный, адаптивный стиль руководства, ориентирован на учет реальности, и потому зависит от конкретной ситуации.

30. Пути повышения управленческого профессионализма

Менеджмент - это система методов управления в условиях рынка или рыночной экономики, которые предполагают ориентацию фирмы на спрос и потребности рынка, постоянное стремление к повышению эффективности производства с наименьшими затратами, с целью получения оптимальных результатов.

Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации (Мескон М. Х.). Суть управления состоит в оптимальном использовании ресурсов (земли, труда, капитала) для достижения поставленных целей.

Управление представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации сотрудников и контроля.

31. Значение и задачи организационного проектирования

Решение проблемы организационного проектирования - это решение одновременно и первой, и второй задач теории организации (определение размеров и границ фирмы и определение способа внутрифирменного упорядочивания элементов).

Подчеркнем, что решение проблемы организационного проектирования в том виде, в котором она будет анализироваться в данной части, соответствует решениям для организаций бюрократического типа.

Если же говорить об организациях, основанных на бизнес-процессах, то формой организационного проектирования для них становятся реинжениринг корпорации и использование реинжениринговых технологий для эволюционной перестройки структуры организации со временем из бюрократической в скоординированную совокупность бизнес-процессов.

Если рассматривать виртуальные организации, то такой формой организационного проектирования для них фактически становится переход к сетевым структурам.

Обычно для решения задачи организационного проектирования выделяют следующие виды финансовых структурных подразделений - центры финансового учета (ЦФУ), центры финансовой ответственности (ЦФО), центры прибыли, центры затрат, центры инноваций

ЦФУ - это структурные подразделения, осуществляющие определенный набор хозяйственных операций и способные оказывать непосредственное воздействие на прибыльность данной деятельности.

ЦФО - структурные подразделения, осуществляющие операции, конечная цель которых - максимизация прибыли, способные оказывать непосредственное воздействие на прибыльность, а также отвечать перед вышестоящим руководством за реализацию установленных перед ними целей и соблюдение уровней расходов в пределах установленных лимитов.

Центры прибыли - структурные подразделения, деятельность которых непосредственно связана с реализацией одного или нескольких бизнес-проектов фирмы, обеспечивающих получение прибыли

Центры затрат - структурные подразделения, которые, как правило, обеспечивают поддержку и обслуживание функционирования центров прибыли или центров инноваций, но непосредственно не приносят прибыли.

Центры инноваций - структурные подразделения, которые непосредственно связаны с организацией новых бизнес-проектов, прибыль от которых ожидается в будущем.

Организационный проект должен соответствовать:

а) научным (методологическим) знаниям о Деятельности;

б) знаниям о способах организации Деятельности;

в) опыту функционирования и изменения организаций;

г) возможностям коллектива и его желанию изменяться;

д) сценариям изменения объемлющих систем и Деятельностных контекстов;

е) зоне ближайшего развития систем деятельности;

ж) горизонтам развития систем мыследеятельности и т.д.

Процесс формирования организационной структуры

Содержание процесса формирования организационной структуры в значительной мере универсально. Оно включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления. Этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

формирование общей структурной схемы аппарата управления;

разработка состава основных подразделений и связей между ними;

регламентация организационной структуры.

Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более детальное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения). К принципиальным характеристикам организационной структуры, которые определяются на этой стадии, можно отнести цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению; общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение; число уровней в системе управления; степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях управления; основные формы взаимоотношений данной организации с внешней средой; требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.

Основная особенность второй стадии процесса проектирования организационной структуры управления -- разработки состава основных подразделений и связей между ними -- заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними и построение внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются при этом самостоятельные структурные единицы (отделы, управления, бюро, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

Третья стадия -- регламентация организационной структуры -- предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделении, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации); разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ; расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной структуры.

32. Методы проектирования организационных структур

Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценке и принятии к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений. Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов: 1) аналогий; 2) экспортно-аналитического; 3) структуризации целей и 4) организационного моделирования.

Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т. п.), по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относятся выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Экспортно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми квалифицированными специалистами с привлечением ее руководителей и других работников, с тем чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Данный метод, являющийся наиболее гибким и всеохватывающим, применяется в сочетании с другими (в особенности методами аналогий и структуризации целей) и имеет многообразные формы реализации.

В первую очередь к ним относится осуществление диагностического анализа особенностей, проблем, «узких мест» в

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации (включая их количественную и качественную формулировки) и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:

1) разработка системы («дерева») целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов (независимо от распределения этих видов деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам в организации);

2) экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений, исходя из взаимосвязей их целей, и т. п.;

3) составление карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, производственные и управленческие процессы, информация); конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов (утверждение и представление на утверждение, согласование, подтверждение, контроль).

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков (примером могут служить модели многоступенчатой оптимизации, модели системной, «индустриальной» динамики и др.);

графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей.

...