Особенности управления малым бизнесом в индустрии гостеприимства и туризма

Гостиница Санкт-Петербурга «Вилма» относится к числу малых гостиниц эконом-класса, что позволяет персоналу гостиницы предложить гостям домашнюю обстановку по бюджетным ценам. В настоящее время гостиница работает уже более 15 лет.

В июне 2003 году гостиница «Вилма», вместе с другими гостиницами Санкт-Петербурга стала со-учредителем Ассоциации малых гостиниц Санкт-Петербурга и является действительным членом Правления Ассоциации. Административный персонал гостиницы прошел обучение в проектах Европейского Союза Развитие туризма в Северо-Западном регионе России, Внедрение европейской системы качества в малых предприятиях индустриии гостеприимства Санкт-Петербурга, Создание партнерской сети малых гостиниц Петербурга.

Адрес отеля: 192288, Санкт-Петербург, Дунайский просп., 51/1

Глава 3. Малое предпринимательство в турагентской деятельности

3.1 Общие положения управления малыми турфирмами

Наиболее важным элементом в деятельности любой туристической фирмы является функция организации. Она заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирмы. Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Совершенствование организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления. Организационные структуры управления туристическими фирмами отличаются большим разнообразием и зависят от многих факторов. К ним могут быть отнесены, в частности, размеры фирм (средняя, мелкая, крупная), профиль фирмы (специализация на одном конкретном направлении или нескольких направлений).

Туристическая фирма - хозяйственно обособленная производственная единица, выполняющая одну или несколько функций в производстве и сбыте туристского продукта и создании объектов.

В настоящее время число компаний сильно увеличилось, и жесткая конкуренция заставляет их занимать свои ниши на рынке. Существуют фирмы, занимающиеся отдельными странами или направлениями, есть фирмы, работающие только на прием туристов. Есть такие, что работают с группами, и те, что организуют поездки по индивидуальному заказу. Есть тур операторы, которые полностью организуют поездки и предлагают со скидкой другим тур фирмам готовые маршруты, и есть тур агенты, выступающие посредниками между тур оператором и клиентом. Все они индивидуальны, интересны своей непохожестью, но в каждой из них своя четко организованная структура управления, благодаря которой и реализуется эффективная деятельность фирм.

Большинство небольших турфирм используют линейно-функциональную структуру управления. Этот подход является наиболее распространенным в наше время. В нем линейное управление подкрепляется специальными функциональными службами. Компанию возглавляет генеральный директор. Он организует работу всего коллектива, несет полную ответственность за состояние компании и ее деятельность.

Организационная структура управления представляет собой отражение существующей на предприятии системы подчиненности (подотчетности), делегирования обязанностей и ответственности, распределения зон ответственности, порядка коммуникаций и передачи информации, системы принятия решений. Не являясь определяющим фактором системы управления, организационная структура вместе с тем оказывает значительное влияние на успешность функционирования этой системы, отражаясь на скорости принятия решений, ответственности сотрудников, подотчетности сотрудников, возможности контроля их деятельности.

Каждое туристическое предприятие приспосабливает структуру к собственным задачам и потребностям. Организационная структура предприятия должна быть подвижной и пересматриваться по мере необходимости (ежегодно или чаще) в зависимости от условий деловой активности, изменений объема должностных обязанностей персонала с учетом роста его квалификации и возможностей.

Эффективная оргструктура создается в результате многолетнего опыта функционирования предприятия на рынке и является одним из важнейших элементов динамичной стратегии.

Несмотря на то, что все руководители туристической фирмы выполняют управленческие функции, нельзя сказать, что они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится тратить время на координирование работы других руководителей, которые, в свою очередь, координируют работу менеджеров более низкого уровня, и так до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала - людей, производящих продукцию и оказывающих услуги.

3.2 Система управления турфирмы «Турист»

Туристическая фирма "Турист" была основана 29 февраля 1993 года.

Фирма расположена по адресу: Республика Бурятия, г. Улан-Удэ, ул. Советская 28.

Штат сотрудников фирмы составляет 11 человек. Согласно штатному расписанию в турфирме всегда заняты все вакантные места. Структура кадров, данной турфирмы подразделяется на несколько групп:

отдел управления, в состав которого входит заместитель генерального директора;

отдел туризма, состоящий из: менеджера, секретаря и курьера;

бухгалтерия, в которую входит главный бухгалтер и бухгалтер.

Должностные обязанности менеджера по работе с клиентами отдела туризма: работает с клиентами, разъясняет условия туробслуживания, предоставляет полную информацию о туре, дает информацию о необходимых формальностях и особенностях страны пребывания; заключает с клиентом договор - заявку, по которому подыскивает и предлагает клиентам туры, согласно их пожеланиям; рассчитывает стоимость тура для клиента и выдает счета на предоплату и так далее.

Численность и структура всей компании невелика и представляет собой следующую линейную структуру управления (см. Приложение № 5).

Генеральный директор туристической фирмы заботится о выполнении плана реализации своего продукта, своевременном финансировании и выплат, подготовке кадров и повышении их классификации, а так же неукоснительном выполнении планов, поставленных им перед подчиненными. Вырабатывает стратегию организации и следит за её достижением подчиненными.

Турфирмы "Турист" возглавляет генеральный директор. Он организует работу всего коллектива, несет полную ответственность за состояние фирмы и ее деятельность. Генеральному директору подчиняется зам. генерального директора ему в сою очередь главный бухгалтер, управляющий по работе с клиентами, специалист визовой поддержки и юрист; главному бухгалтеру подчиняется бухгалтер, управляющему по работе с клиентами, ему в свою очередь - менеджеры, секретарь, курьер

В штате имеется менеджер, который выполняет функции управляющего в его отсутствия, а так же осуществляет непосредственное выполнение основных задач стоящих перед руководством:

Организует сотрудников к способности совместно действовать.

Придает усилиям сотрудников эффективность и сглаживает присущие им слабости.

Сплачивает сотрудников вокруг общей цели (стратегии предприятия).

Создает атмосферу самоудовлетворения от своей деятельности, а так же значимость своего участия в достижении общих целей.

Улучшает профессиональную подготовку сотрудников, создает возможность для карьерного роста.

Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера. Назначение работника на должность, его увольнение, а так же изменение условий труда производится приказом директора. Менеджер подчиняется непосредственно управляющему туристического агентства. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее или среднее специально образование. Менеджер должен обладать знаниями:

технологии организации продаж путевок;

основ управления персоналом;

форм и методов профессионального обучения;

организационной структуры компании, профиля, специализации и перспектив ее развития, кадровой политики и стратегии предприятия.

Менеджер должен обладать навыками:

профессионального составления индивидуальных операционных планов и отчетной документации;

организация и проведения различных форм обучения;

осуществления контроля.

Следующим и замыкающим уровнем, является рабочий состав, состоящий из трех человек, который непосредственно выполняет все планы поставленные организацией и может меняться в зависимости от объемов реализации продукта (заключение договор) в сторону уменьшения или увеличение соответственно. Их функции достаточно широко предоставлены их должностными обязанностями.

Поиск клиентов

Ведение переговоров с клиентами

Прием заказов от клиентов

Заключение договор с клиентами

Дальнейшее ведение заказа до момента выполнения

Сотрудники данного подразделения дают основной результат деятельности всей фирмы. Задача управляющего и менеджера заключается в том, что бы организовать и уметь управлять имеющимся контингентом персонала и добиваться достижения поставленных целей.

Стиль управления руководителя оказался демократичным, которому свойственны следующие отличительные черты:

Полномочия распределяется между сотрудниками (каждый сотрудник имеет четкие функциональные обязанности, а так же знает свои полномочия).

Ответственность делится между сотрудниками организации (учитывается вклад каждого сотрудника в достижении общей цели).

Дифференцированный подход к людям.

Руководитель поддерживает дружеские отношения с сотрудниками.

Данный демократический стиль управления наиболее приемлем и приятен для сотрудника, особенно в мелких предприятиях подобного рода, он позволяет достигнуть поставленные перед организацией цели.

Глава 4. Малый бизнес в ресторанном секторе

4.1 Положение малых предприятий на рынке услуг питания

В настоящее время тенденции на рынке малого ресторанного бизнеса следующие: наибольшее развитие в ближайшее время получат сети заведений быстрого питания и семейные рестораны. Фаст-фуд, по словам специалистов, наиболее перспективен: как правило, предприятия подобного типа обычно развиваются на основе франчайзинга, что существенно снижает коммерческие риски, ведь франчайзинг подразумевает то, что франчайзодатель продает директору ресторана права на производство уже отработанного меню и права на пользование его торговой маркой.

Франчайзодатель обеспечивает подопечный ресторан полуфабрикатами для приготовления по стандартным рецептам приготовления и даже на этапе становления предприятия оказывают помощь в организации ресторана. А еще уменьшить риски позволяет создание сети ресторанов, тогда-то уж, если одно из предприятий станет «тонуть», то остальные рестораны помогут ему «выкарабкаться».

Семейный же ресторанный бизнес в России пока что не так сильно развит, хотя, как считают эксперты, будущее за ним. Дополнительный толчок его продвижению дает, как ни странно, процветающее в России воровство. Потому-то директора малых ресторанов и стремятся привлечь в свой бизнес родственников, которые, в отличие от людей со стороны, этим нехорошим делом заниматься не станут.

Почти родительское отношение рестораторов из малого бизнеса к своему заведению определяет их заботу о качестве предоставляемых услуг. В малом формате ресторанное дело или даже «дельце» может держать под контролем все детали, не распространяться на мелочи, а быть в курсе всего происходящего.

Управление рестораном тогда является прямым и непосредственным, все прозрачно и понятно, трудно что-то утаить. В основном, и кухня, и ресторанный сервис в небольших, уютных ресторанчиках славится своим качеством, привлекает внимание не пафосной публики, а ценителей вкусной еды и теплого, дружелюбного обслуживания. Имиджевые заведения интересны не всем клиентам, способным заплатить за отдых, - раскрученная марка может также не гарантировать должного уровня обслуживания.

Потребитель запросто может предпочесть маленький ресторанчик с уютной атмосферой и улыбчивым шеф-поваром, нежели будет пробиваться в избалованный вниманием ресторан с громким именем. При удачном расположении объекта ресторанного дельца у бизнеса и вовсе есть все шансы просуществовать не меньше своих сетевых собратьев. Человеческое отношение и поддержание качества услуг являются реальным показателем успешности, от которого можно отталкиваться в HoReCa, не озираясь на имиджевость или брендовость точки общепита.

4.2 Организационная структура управления ресторана «Жемчужина»

Ресторан «Жемчужина» является малым предприятием, т.к. численность работающего персонала не превышает 50 человек. Ресторан «Жемчужина» является рестораном категории Люкс, расположен в центре города.

Ресторан работает с 9.00 до 4.00 часов утра, 312 дней в году.

Целевые группы: семьи, туристы, посетители культурных учреждений, представители фирм, коммерсанты.

Возглавляет работу ресторана «Жемчужина» - директор, который назначается высшим органом управления - общим собранием участников.

Директор несет полную ответственность за реорганизацию хозяйственной деятельности ресторана, исполнение договоров и соглашений; рассматривает жалобы.

Директору предоставлено право: принимать, увольнять и перемещать работников ресторана; самостоятельно утверждать штаты; распоряжаться средствами; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать взыскания на них при необходимости. Директору непосредственно подчиняется заведующий производством.

Заведующий производством руководствуется должностной характеристикой; приступает к исполнению своих обязанностей после подписания акта о материальной ответственности.

Обязанности заведующего производством:

обеспечение бракеража готовой пищи;

обеспечение соблюдения рецептур блюд и технологии их изготовления, повышение производительности труда работников;

составление графиков выхода на работу;

проведение инструктажа по технике безопасности на рабочем месте;

своевременное составление и предоставление в бухгалтерию отчетов об использовании товарно-материальных ценностей;

расстановка работников на рабочих местах в соответствии с их квалификацией;

установление дисциплины.

Функции учета, планирования и различные финансовые операции выполняют работники бухгалтерии. Ее возглавляет главный бухгалтер.

Функции главного бухгалтера:

сводит годовой баланс;

ведет учет движения товара;

перечисляет налоги;

начисляет заработную плату;

осуществляет проверку работы бухгалтерии.

Инженерно-эксплуатационную службу ресторана возглавляет инженер-технолог.

Основными задачами инженера-технолога на данном предприятии - в ресторане - являются:

совершенствование технологии приготовления кулинарной продукции путем внедрения новых технологических приемов, новых видов сырья, изготовления новых изделий;

контроль за ходом технологического процесса от первичной обработки сырья до оформления блюд и отпуска их на раздачу;

систематическое инструктирование работников производства по нормативным документам, стандартам, техническим условиям, внедрению прогрессивной технологии;

участие в работе бракеражной комиссии.

Отделом по закупкам и складам руководит руководитель по закупкам. Его функции:

отвечает за руководство закупками всех товаров(продовольствие, непродовольственные товары) с учетом экологического принципа;

консультируется со всеми отделами при выборе необходимых товаров;

проверяет все складские запасы и следит за их своевременным пополнением;

учитывает в своей работе основные направления развития и управления предприятием;

организует и контролирует использование персонала в сферах складирования и закупок;

и т.д.

Это были функциональные руководители, теперь рассмотрим линейных руководителей.

Руководителем производства на предприятии является заведующий производством, а руководителем обслуживания - метрдотель.

Метрдотель контролирует, регулирует и координирует работу официантов, поваров-раздатчиков, буфетчиков, кассиров, резчиков хлеба, сборщиков и мойщиков столовой посуды, швейцаров, гардеробщиков и артистов оркестра.

Функции метрдотеля:

составление графиков выхода на работу подчиненных ему работников и контроль за его выполнением;

контроль за своевременной подготовкой зала к открытию и соблюдением санитарно-гигиенических требований во время обслуживания;

контроль за сервировкой столов, соблюдением правил торговли, правил личной гигиены, состоянием форменной одежды;

непосредственное участие в обслуживании; встреча посетителей, консультации в выборе места в зале, предъявление Книги отзывов и предложений по первому требованию посетителей, разрешение конфликтов, возникающих между работниками предприятия и посетителями;

оформление заказов;

ведение работы по совершенствованию профессиональных знаний официантов, распространению передового опыта;

контроль за уборкой зала после его закрытия и правильности отчетов официантов.

Еще одним линейным руководителем является шеф-повар, который подчиняется заведующему производством.

Функции шеф-повара:

ответственен за руководство всей кухонной сферой, а также за производство блюд по установленному стандарту гостиницы с учетом достижения максимального успеха в экономике и организации производства;

поддерживает руководителя закупок по всем вопросам приобретения сырья, товаров и качеству;

руководит своей сферой с учетом основных производственных направлений развития фирмы;

организуют, руководит, контролирует работу всех занятых на кухне сотрудников;

планирование, определение цены, а также составление меню на каждый день и для специальных мероприятий с учетом фирменных блюд сезона;

контроль за качеством;

и т.д.

Шеф-повару подчиняются бригадиры. Бригадирами назначаются наиболее квалифицированные работники. Бригадир выполняет работу по своей специальности и одновременно выполняет ряд обязанностей, связанных с организацией работы бригады.

Функции бригадира:

распределяет обязанности между членами бригады, обеспечивает их сырьем, инструментами; несет ответственность за выполнение производственного задания;

соблюдение технологии приготовления пищи;

своевременное приготовление полуфабрикатов и готовых блюд;

ведет учет выработки бригады.

ООО ресторан «Жемчужина» является малым предприятием, следовательно, функции оперативного управления производством осуществляет заведующий производством. Он осуществляет координацию и контакты между производством и залом и служит источником информации, поступающей в подразделения или, наоборот, направляемой заказчикам через отдел сбыта.

Заключение

Влияние малого бизнеса на экономику страны, а в частности на индустрию гостеприимства и туризма, продолжает крепнуть. Не смотря на то, что сейчас этот сегмент предпринимательства всё ещё остается довольно хрупким (более половины мелких предприятий закрываются, не проработав и года), малый бизнес может быть весьма доходным и конкурентоспособным на своем рынке.

Разумеется, что правильная организация структуры управления, это половина успеха предприятия. Любой частный бизнес, будь то франшиза, практически лишенная коммерческих рисков, или семейное предприятие, открытое с нуля, достоин быть успешным. Поэтому так важно грамотно распределить организационные обязанности.

Высокоразвитое состояние мира сегодня объясняется успешным управлением. Управление осуществляется на каждой стадии деятельности современных организаций. Менеджмент как современная система управления предприятием, действующим в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий, необходимых для его эффективного функционирования и развития. Речь идёт о такой организации управления, которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования. Особенность современного менеджмента состоит в его направленности на обеспечение рациональной организации управления предприятием.

Анализ организации управления предприятием позволяет оценить гибкость, эффективность, надёжность управления, способность к постоянным воздействиям со стороны окружающей среды.

В современных условиях особенно важным становится информационное обеспечение для успешного функционирования аппарата управления.

В данной курсовой работе были рассмотрены примеры организации управления на предприятиях малого бизнеса в индустрии гостеприимства и туризма: мини-отель, турфирма и ресторан.

Вывод: предприятия малого предпринимательства в своих организационных структурах имеют ряд особенностей и зависят они от таких показателей, как рыночная ниша, занимаемая предприятием, объем производства, вкладываемый капитал, количество сотрудников и т.п.

Список использованной литературы и интернет-ресурсов

1. Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. № 132-ФЗ «Об основах туристкой деятельности в Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 10.01.2003 N15-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, от 05.02.2007 N 12-ФЗ, от 30.12.2008 N 309-ФЗ, от 28.06.2009 N 123-ФЗ, от 27.12.2009 N 365-ФЗ).

2. Байлик С.И. Гостиничное хозяйство: организация, управление, обслуживание. - Киев: Альтерпресс, 2002.

3. Бородина В.В. Ресторанно-гостиничный бизнес. - М.: Книжный мир, 2001.

4. Быстров С.А., Воронцова М.Г. Туризм: макроэкономика и микроэкономика. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2007.

5. Зайцев Г. Г. Управление персоналом турфирмы. - М: Северо-Запад, 2008.

6. Кабушкин Н.И.,Бондаренко Г.А.Менеджмент гостиниц и ресторанов: Учеб.пособие. - Мн.: Новое знание, 2001.

7. Маслова Е.В., Широкова Г.В. Управление туристической фирмой: Учебное пособие. СПб.: Издательство С.-Петербургского ун-та, 2003.

8. Современные организационные структуры гостиничных комплексов и системы их управления, ГАО «Москва», 2007.

9. http://www.vilma.ru

10. http://5h.ru

11. http://www.hotres.ru

12. http://www.mos-restorator.ru

13. http://travel-siberia.ru/tur/turbur/463-turist.html

Приложение №1

Организационная структура «Команда единомышленников»

Приложение №2

Линейная структура управления

Приложение №3

Функциональная структура управления организацией

Приложение №4

Линейно-функциональная административная система

Приложение №5

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организационная структура турфирмы «Турист»

Размещено на Allbest.ru

...