Менеджмент как наука об управлении общим производством на различных уровнях

Цель - это желаемое состояние объекта или конечный результат действия, достижимый на конкретный момент.

Целями менеджмента предприятия являются:

- повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях;

- повышение эффективности производства и труда, в частности, достижение максимальной прибыли;

- обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.

Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач, как:

- обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации;

- достижение обоснованного соотношения между организационно-технической структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала;

- полное и эффективное использование потенциала работника и производственного коллектива в целом;

- обеспечение условий для высокопроизводительного труда, высокого уровня его организованности, мотивации, самодисциплины, выработка у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству;

- закрепление работника на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала);

- обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, должностного продвижения и т.п.;

- согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников, экономической и социальной эффективности);

- повышение эффективности управления структурой, достижение целей управления при сокращении издержек на период принятия решения.

Эффективность менеджмента организации, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы руководства, познания механизма его функционирования, выбора оптимальных технологий и методов работы с людьми [3].

Между целями и функциями существуют определенные различия. Цель - это состояние, к которому стремятся, а функция - это фактическое действие.

Цели - это стимул для поведения, поэтому они управляют поведением. Они позволяют и стимулируют взаимное согласование поведения и в этом смысле выполняют координирующую функцию.

Менеджмент или управление организацией осуществляется в процессе выполнения определенных целенаправленных действий и предполагает: определение целей и основных направлений деятельности организации; определение средств, форм и методов осуществления поставленных целей; организацию работы по выполнению принятых решений; координацию и контроль выполнения намеченных мероприятий; постоянное совершенствование системы организации производства; анализ деятельности конкурентов и внешней среды организации.

Когда общая стратегия организации осознана, становится возможным установить индивидуальные функции менеджмента, которые будут совмещаться с этой стратегией наилучшим образом.

Можно выделить следующие основные функции управления производством:

- прогнозирование ситуации на рынке товаров и услуг и в данной обстановке для принятия упреждающих мер;

- анализ имеющегося производственного потенциала и планирование его развития с учетом перспективы;

- мотивация персонала, оценка и обучение кадров, содействие адаптации работников к нововведениям, создание эффективных комфортных условий в коллективе, даже и решение частных вопросов психологической совместимости сотрудников и др.

Функции менеджмента очень тесно связаны между собой и образуют в совокупности определенную систему организации производства, где изменения, происходящие в составе каждой из функций, вызывают необходимость корректировки всех других сопряженных функциональных задач и обязанностей.

2.2 Структура системы

Особенностью системы менеджмента Министерства является принадлежность ее к обоим типам структур (горизонтальной и иерархической) в зависимости от выбранного принципа декомпозиции.

Выбор принципа декомпозиции обосновывается с одной стороны целями - функциями анализируемой системы, а с другой стороны важностью взаимодействия базовых элементов системы, которыми являются отдельные личности - работники предприятия.

1. В случае рассмотрения системы управления Министерства внешнеэкономических связей и торговли РБ исходя из функционального принципа, система имеет вертикальную (иерархическую) структуру взаимоподчинения различных управленческих звеньев, выполняющих ту или иную функцию руководства персоналом.

Представленная ниже организационная структура Министерства внешнеэкономических связей и торговли Республики Башкортостан дает представление об осуществлении деятельности республиканского органа исполнительной власти. Названия отдела говорит о том, чем занимается данный отдел и о взаимосвязи с другими отделами.

Непосредственно министру подчиняются: бухгалтерия, первый заместитель министра, отдел мобилизационной работы. Первый заместитель министра руководит всеми отделами, при этом трем другим заместителям министра подчиняются закрепленные за ними отделы. Отдел организационной и кадровой работы подчиняется первому заместителю министра. Заместитель министра Халиков Р.Н. представитель Министерства в Москве в данной организационной структуре подчинен министру Колбину Б.Г.

В анализируемом учреждении система менеджмента выполняет функции организации производства, включая контроль за выполнением поручений, а также осуществляет:

- сбор первоначальной информации по высланным запросам;

- анализ данных;

- оценку деятельности отделов и заместителей министра;

- соблюдение должностных инструкции и функций подчиненных;

- планирование деятельности учреждения.

По функциональной принадлежности отделы подчиняются конкретному заместителю министра. Так, заместителю министра Изотовой Л.М. подчиняются отделы межрегиональной связи, лицензирования, правовой работы. Общими для них функциями являются:

- правовое сопровождение в деятельности учреждения;

- выделение лицензий и лицензирование деятельности предприятий;

- установление контактов между регионами;

Заместителю министра Юмагузину У.З. непосредственно подчиняются отделы: отдел международного сотрудничества и отдел протокола и перевода - ими контролируются:

- осуществление межрегионального и международного сотрудничества;

- прием гостей и подписание договоров;

- подготовка иностранных писем;

- перевод приходящей и исходящей документации в министерство.

Заместителю министра Ахметшину И.И. подчиняются отделы внешнеэкономических связей и инвестиционного сотрудничества, которые выполняют функции:

- сотрудничество различных регионов между собой, региона и организации республики;

- поиск инвестиционных партнеров по бизнесу для дальнейшего участия в совместных акциях или программах развития региона.

Непосредственно первому министру подчиняются 4 отдела (информационно-аналитический, отдел координации торговли и общественного питания, отдел развития инфраструктуры, отдел организации и кадровой работы), информация, приходящая из различных регионов и организацийв данный отдел, не является для других отделов секретной, и может быть использована ими, общими функциями отделов являются:

- пересмотр тарифных ставок и покупательной способности регионов республики;

- осуществление бесперебойной работы в министерстве;

- координация торговли регионов для поднятия общего уровня качества потребления;

- проведение эффективной кадровой политики.

2. Беря за основу межличностные отношения, складывающиеся в коллективе под воздействием системы управления персоналом, структуру системы менеджмента учреждения следует отнести к горизонтальному типу.

В данном случае элементами системы является совокупность базовых элементов менеджмента - работники министерства. Соответственно связями, возникающими между ними, являются межличностные отношения - это так называемый горизонтальный срез системы управления персоналом на предприятии.

Основными свойствами выделенных базовых элементов системы являются свойства, присущие человеку как личности:

- Наличие системы потребностей;

- Сложность прогнозирования поведения и т.д.

2.3 Особенности окружающей среды

Под внешними факторами понимаются условия, которые система как субъект управления, как правило, не может изменить, но должна учитывать для правильного определения качественной и количественной потребности в персонале и оптимальных источников покрытия этой потребности.

Система управления персоналом функционирует в рамках определенной организации, которая по отношению к анализируемой системе является внешней средой.

Министерство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, выполняющими функции в области международных и внешнеэкономических связей, внутренней торговли, межрегиональных связей с субъектами Российской Федерации, органами государственной власти Республики Башкортостан, органами местного самоуправления, общественными объединениями.

В связи с этим можно выделить основные факторы, характеризующие систему менеджмента Министерства внешнеэкономических связей и торговли :

1. Требования, предъявляемые к руководителям в отношении их компетентности, деловитости, ответственности, личных качеств, нравственности, характера, темперамента и пр. - высокая степень самоорганизации, самостоятельность в принятии управленческих решений;

2. Специфика работы организации - ее цели и задачи, управленческие структуры и технология управления, функции руководителя - эффективное управление и достижение хорошего сотрудничества;

3. Окружающая производственная среда - технологический уровень производства, форма организации труда, обеспеченность материальными ресурсами и т. п. - специфика работы учреждения - это работа с представителями, где фактор производственной технологии и ресурсов играет небольшую роль и за основу берется умение общаться с людьми;

4. Особенности руководимого коллектива - его структура и уровень подготовленности, характер сложившихся в нем взаимоотношений, его традиции и ценности - молодой коллектив, где высок фактор творчества и не ценится рутинная работа, часто со слабой профессиональной подготовкой и высокой текучестью кадров, что в свою очередь вызывает конфликтные ситуации в межличностном общении и уважении ценностей и традиций фирмы.[4]

2.4 Определение места системы в системе классификаций

Исходя из теории руководства персоналом можно выделить классификацию по стилю руководства (для вертикального типа структуры);

Стили могут классифицироваться по разным критериям:

А. Критерий участия исполнителей в управлении.

Наиболее четко здесь различают три стиля:

- авторитарный (единолично менеджер решает и приказывает - сотрудники исполняют),

- сопричастный (сотрудники участвуют в той или иной мере в принятии решений),

- автономный (менеджер играет сдерживающую роль - сотрудники решают сами, обычно большинством):

Авторитарный стиль управления имеет разновидности:

- диктаторский стиль (менеджер все решает сам, сотрудники исполняют под угрозой санкций),

- автократический (менеджер имеет в своем распоряжении обширный аппарат власти),

- бюрократический (авторитет менеджера покоится на формальных иерархических положениях системы),

- патриархальный (менеджер имеет авторитет "главы семьи", сотрудники неограниченно ему доверяют),

- благосклонный (менеджер использует свои неповторимые личные качества и пользуется высоким авторитетом, сотрудники поэтому следят за его решениями).

Сопричастный стиль тоже имеет варианты:

- коммуникационный стиль (менеджер затрудняется в принятии решения и информирует сотрудников, последние задают вопросы, высказывают свое мнение, однако, в конце концов, должны следовать указаниям менеджера),

- консультативный стиль управления (то же самое, но решения принимаются совместно совещательно),

- совместное решение (менеджер выдвигает проблему, указывает ограничения, сотрудники сами принимают решение, менеджер сохраняет право вето).

Б. Классификация стилей управления по преимущественному критерию функций управления:

- управление через инновацию (разработка инновации - как руководящее задание).

- управление с помощью задания цели (На каждом иерархическом уровне задают цели, имеется свобода в методе ее достижения, ограниченная сметой и контролем).

Преимущества: свобода реализации, осуществление личных целей, ответственность за результат.

Недостатки: жесткая система планирования, интенсивный контроль, отсутствие сопричастности сотрудников, издержки на контроль.

- управление через согласование цели (это смешанная форма управления через задание цели и через сопричастность сотрудников, сотрудники принимают участие в установлении целей).

Преимущества: согласование целей - лучшее условие их достижения, свобода в реализации, ориентировка на цель, а не на способ, осуществление личных целей в работе, общий контроль, ответственность, сопричастность.

Недостатки: жесткая система планирования, затраты времени на согласования, противоречия с иерархической системой, интенсификация контроля.

- управление через правила решения.

- управление через мотивацию.

- управление через координацию.

- управление только в исключительных случаях (менеджер оставляет за сотрудниками решения, связанные с выполнением задач, вмешательство происходит в исключительных случаях - особо критические ситуации, игнорирование возможности решения, отклонения от заданных целей).

В. Критерий ориентации на сотрудников или на выполнение задач.

Пять типичных стилей руководства:

Стиль 1. Слабое управление - нет давления на сотрудников, нет заботы о них, также слаба забота о решении задач менеджмента. Полезная отдача мала.

Стиль 2. Управление по задачам - с сотрудниками обращаются, как с исполнительными механизмами, можно добиться высокой эффективности, но страдают человеческие отношения.

Стиль 3. Клубное управление - господствует дружеская атмосфера, но пренебрегают решением задач.

Стиль 4. Управление по среднему пути - достигается компромисс между требованиями по работе и интересами сотрудников, средняя производительность труда.

Стиль 5. Сильное управление - идеальный стиль.[5]

Успех стиля управления можно оценивать по воздействию на прибыль и издержки. При оценке надо также использовать критерии, относящиеся к задачам:

- по разработке продукции,

- организации,

- управлению персоналом (продолжительность отсутствия, удовлетворенность работой, готовность к перемене работы, чувство собственного достоинства, творческие качества, инициативность, готовность к учебе).

Наконец, применение стилей управления имеет определенные ограничения (правовые, этические, ценности предпринимательства). Эффективность стилей управления нельзя оценивать вне конкретных ситуаций. При этом следует учитывать:

- личные качества (представления о ценностях, самосознание, основная позиция, отношение к риску, роль личных мотивов, авторитет, производственный и творческий потенциал, уровень образования);

- зависимость от предстоящих задач (содержат ли они творческие или новаторские элементы, степень сформулированности, наличие опыта их решения, решаются ли они планово или как внезапно возникающие, должны ли выполняться индивидуально или в группе, давление сроков);

- организационные условия (степень жесткости орг.структуры, централизованное и децентрализованное решение задач, количество инстанций принятия решения, четкость путей информации и связи, степень контроля);

- условия окружающей среды (степень стабильности, условия материального обеспечения, социальная безопасность, господствующие общественные ценности и структуры).[4]

Менеджмент предприятия как вид деятельности - это управление производством или учреждением, живым трудом, наиболее сложным и перспективным, потенциально неисчерпаемым ресурсом предприятия, в решающей степени определяющим эффективность деятельности, конкурентоспособность и выживаемость организации. Специфика этой сферы управления определяется следующими свойствами менеджмента:

- системность как отдельного работника, так и группы, отдела. Отсюда наличие и проявление у всех субъектов организации системных свойств (целостность, автономность, адаптивность, слабая моделируемость и прогнозируемость поведения и т.п.);

- подверженность влиянию не только производственных условий, но и условий внешней среды и внутренних факторов;

- вероятностный характер прогнозов поведения, причем вероятность прогноза поведения обычно невелика;

- любое управленческое воздействие на управление производства министерством - это взаимодействие, вызывающее активность, комплекс динамических, физических и психических процессов, как у субъекта воздействия, так и у объекта;

- несовершенство методов выявления закономерностей поведения;

- решающее влияние, которое деятельность персонала оказывает на результаты организации в целом;

- зависимость поведения и свойств персонала от ситуации и ее субъективной оценки;

- зависимость результатов деятельности от организации труда работников и коммуникаций;

- склонность к образованию других систем, например, групп или отделов, что ведет к появлению новых факторов поведения, повышению и снижению эффективности труда и еще более усложняет управление;

- необходимость специальных знаний для управления людьми, причем объем этих знаний и опыта для прогнозирования поведения никогда не будет достаточным: человек меняется всю жизнь, элементы его поведения не всегда известны и выявляемы, их действие зачастую неожиданно. Это же относится и к нашим собственным качествам: мы и сами для себя часто представляет загадку. Многие современные руководители по незнанию упускают те выгоды для предприятия и самого руководителя, которые можно дополнительно получить при умелом использовании всех элементов потенциала работников. [2]

Структурная схема системы менеджмента включает:

1. Запуск или вход: сборка информаци, переговоры, заключение контракта.

2. Процессы: анализ данных, заключение договоров, установление контактов между регионами, анализ деятельности и дальнейшее развитие Министерства внешнеэкономических связей и торговли РБ и Республики Башкортостан в целом.

3. Выпуск или выход: приоритеты деятельности регионов, политика продаж и потребительское поведение.

Этап 1 - анализ ситуации. Включает сбор данных для анализа потребностей в проведении мероприятий по совершенствованию деятельности, вытекающих из планов производства, анализа сильных и слабых сторон данной системы. Составная часть этого этапа - анализ пригодности вводимой системы, особенно экономические и демографические аспекты, что предполагает поиск возможностей и альтернатив.

Этап 2 - постановка целей. Потребительская политика и цели должны соответствовать целям республики. Цели включают меры по увеличению эффективности и качества потребления.

Этап 3 - контроль. Сравнение исполнения с целями, действия по устранению отклонений, которые могут включать анализ данным, контроль исполнения и прочее.

При этом система менеджмента министерства организована соответственно принципу ситуационного управления.

В этом принципе, кроме контура обратной связи существует контур ситуационного управления, который содержит анализатор блок памяти - блок ПР2.

Блок памяти хранит множество типовых ситуаций (возникающие неблагоприятные ситуации, конфликты в коллективе, невыполнение обязанностей, указанных в должностных инструкциях и т.д.), множество типовых решений (поощрение / наказание и т.д.), принятых в соответствии с ситуациями.

Заключение