Описание предприятия, его подразделений и отделов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Описание предприятия, его подразделений и отделов

1.1.1 Предмет деятельности предприятия

1.2 Краткая характеристика объекта управления

1.3 Анализ управленческих и информационных процессов на предприятии

1.4 Анализ методов (методик) расчета основных показателей

1.5 Техническое обеспечение объекта управления

1.6 Кадровое обеспечение объекта управления

2. Проектная часть

2.1 Обоснование выбора конкретного объекта автоматизации

2.2 Постановка задачи

2.3 Информационное обеспечение подсистемы

3. Расчетная часть

3.1 Анализ чувствительности проекта

3.2 Расчет эффективности проекта

Заключение

Список используемых источников

Приложение

Введение

Потоки информации, циркулирующие в окружающем мире, огромны. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.

В настоящее время в связи с развитием компьютерной техники появилась возможность автоматизировать многие процессы, в связи с этим увеличился объем обрабатываемой информации. Возникла объективная необходимость автоматизировать большую часть сферы человеческой деятельности. Целью курсового проекта является автоматизация управления делопроизводством на предприятии.

Создание автоматизированной системы управления делопроизводством является актуальной темой для организации. Создание АИС организации позволит автоматизировать работы, связанные с регистрацией и учетом документов. Среди подсистем, входящих в АИС организации можно выделить отдел кадров, бухгалтерию, сметный, проектный отделы, отдел информационных технологий, секретарь. Из задач, входящих в систему управления документооборотом, можно выделить регистрацию входящих и исходящих документов, автоматизацию документооборота, учет версий проектов, резервное копирование, архивацию старых документов.

Необходимость создания подсистемы управления делопроизводством предприятия обусловлена следующими факторами:

подсистема обеспечивает соблюдение процесса управления документооборотом предприятия, в результате чего повышается качество работы пользователей;

увеличение скорости работы, за счет устранения задержек в процессе ввода данных;

завершение создания общей АИС предприятия для составления отчетности.

Создаваемая подсистема призвана обеспечить информационную поддержку документооборота путем создания базы данных, содержащей файлы документов, дату и имя пользователя, их создавшего. Использование данной подсистемы представляет собой актуальную задачу, так как существующий участок деятельности предприятия ранее не был автоматизирован. В данный момент хранение данных осуществляется на разных компьютерах локальной сети в виде архивов. На обслуживание рабочего процесса тратится много времени вследствие ручного труда по переносу данных из одного документа в другой, возможно возникновение ошибок, так как присутствует человеческий фактор.

автоматизация управленческий кадровый

1. Аналитическая часть

1.1 Описание предприятия, его подразделений и отделов

Полное название Общество с ограниченной ответственностью «КАРЭС - монтажные системы». Общество является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании устава и законодательства РФ.

Учредителями, далее «участниками», Общества являются граждане Российской Федерации.

1.1.1 Предмет деятельности предприятия

Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.

Общество в праве осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, включая, но, не ограничиваясь следующим:

поставка, монтаж средств механической защиты объектов от преступных посягательств;

проектирование систем охранно-пожарной сигнализации, систем контроля доступа, телевизионных систем охраны и наблюдения, автоматических систем пожаротушения, систем жизнеобеспечения и аварийной сигнализации, объектов в защитном исполнении, систем связи;

поставка, монтаж, наладка и техническое сопровождение систем ОПС, СКД, ТСОН, АСПТ, систем защиты информации, систем связи;

проведение обучения, консультаций по обеспечению мер безопасности объектов и населения.

Для достижения целей своей деятельности Общество может приобретать права, принимать обязанности и осуществлять любые действия, которые не будут противоречить действующему законодательству и уставу Организации, в том числе заниматься деятельностью подлежащей лицензированию в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В порядке, установленном законом, Общество может создавать самостоятельно и совместно с другими обществами дочерние и зависимые общества, предприятия и организации других организационно-правовых форм с правами юридического лица, а также филиалы и представительства.

Общество имеет свои филиалы в России и за рубежом. Филиалы расположены в городах: Пятигорск, Нальчик, Георгиевск, Москва, С. Петербург, Благовещенск.

В ООО «КАРЭС - монтажные системы» существуют (осуществляют деятельность) следующие отделы:

Проектный отдел - специалисты этого отдела осуществляют работы в основном связанные с проектированием различных систем безопасности, коммуникаций и др. В проектном отделе работают двенадцать специалистов, в их распоряжение предоставлено десять персональных компьютеров. К программному обеспечению, используемому сотрудниками данного отдела относятся такие программные продукты, как: MS Office 2007, AutoCAD 2007, Visio 2007, Corel Draw 12.

Сметный отдел - сотрудники этого отдела занимаются составлением смет на производимые предприятием работы и услуги. В отделе работают семь специалистов. В отделе расположено семь персональных компьютеров, один сетевой лазерный принтер. Программные продукты, используемые отделом: АВС 4 - автоматизированный выпуск смет, Смета 2000.

Бухгалтерия - осуществляет ведение бухгалтерского учета на предприятии, предоставление отчетности в уполномоченные органы. В бухгалтерии работают два сотрудника на двух компьютерах. Используемое программное обеспечение: «1С: Бухгалтерия 7.7», MS Office 2007.

Юрисконсульт - отдел занимается проверкой различных договоров и других документов, имеющих юридическую силу на предмет соответствия федеральному и местному законодательству, а также уставу организации и ведение судебных дел связанных с организацией. В отделе работают два специалиста, для работы им предоставлено две персональных ЭВМ.

Отдел информационных технологий - специалисты данного отдела занимаются: проектированием, созданием, наладкой и настройкой локальных сетей, сборкой ПК, установкой программного обеспечения, обеспечением информационной безопасности организации, обеспечением отказоустойчивости, работоспособности информационной системы предприятия. В настоящее время в этом отделе работают три специалиста. В отделе расположены, пять ПК, из которых: два прокси-сервера, построенных на базе ОС Linux Mandrake 10, два файл-сервера, построенных на базе операционной системы Windows 2000 SP4, и один персональный компьютер на базе Windows XP sp2.

Технический отдел содержит один персональный компьютер. В отделе работает двадцать один сотрудника.

1.2 Краткая характеристика объекта управления

Сотрудники предприятия ООО «КАРЭС - монтажные системы» сталкиваются с огромными объемами информации. С появлением персональных компьютеров (ПК) началось стихийное развитие информационного пространства практически на всех предприятиях. Каждый владелец ПК, используя простейшие средства, начал вести свой учет и делать отчеты, хотя бы просто подставляя цифры в готовый шаблон.

Предполагается разработать подсистему автоматизированного управления делопроизводства, эта подсистема снизит затраты времени работников на оформление документов, обеспечит удобный и быстрый поиск и выдачу документов при правильной организации делопроизводства.

Следующим шагом в развитии систем управления _документооборотом явилось создание мест хранения общей информации. В информационных технологиях такие возможности реализуются базами данных. Сервер БД организует работу с пользователями и данными: создание мест хранения, организация доступа к данным, сохранность информации и многое другое.

Хранилища наполнялись данными, увеличивался список необходимой информации. В результате повышались требования к самим БД. Аналогичный путь прошли и другие области человеческой деятельности. Так сложилось, что наибольшее развитие информационные системы получили в финансовой и производственной деятельности человека. Были разработаны информационные инфраструктуры для больших предприятий с сотнями пользователей и едиными БД.

Если суммировать пожелания сотрудников предприятия, можно выделить следующие основные пункты:

обеспечить быстрый доступ к текущей, наиболее полной и достоверной информации (сюда входят все документы предприятия, создание их резервных копий, контроль версий документов);

избавить пользователей от трудоемкого процесса составления отчетов;

избавиться от зависимости почерка пользователя и многократного, повторного ввода данных;

избежать потерь информации;

иметь рабочее место, отвечающее современным требованиям: удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, показ только необходимых для работы форм.

Требования управляющего персонала к информационной системе подобны требованиям руководства любого предприятия:

иметь быстрый доступ к актуальной и полной информации своего предприятия;

располагать отчетностью по выбранному критерию;

контролировать и анализировать работу персонала;

обладать эффективным средством анализа стекающейся информации;

качественно изменить уровень обслуживания клиентов предприятия и повысить эффективность его работы.

Чтобы выполнить все вышеперечисленные требования, необходимо создать информационную инфраструктуру, которая связывает воедино полную информацию по предприятию, обеспечивает хранение и прямой доступ к данным.

1.3 Анализ управленческих и информационных процессов на предприятии

Управленческие и информационные процессы на предприятии представлены организационной схемой предприятия и схемой документооборота.

На рисунках 1 и 2 изображены структурная схема подчиненности в организации и структурная схема документооборота сметного отдела.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 Структурная схема подчиненности в организации

Функции Проектного отдела

* содействие в инициации и осуществлении Проектов, разработка проектной документации совместно с инициаторами Проектов;

* приведение документации Проектов к стандарту, утверждение Проектов;

* представление Проектов директору организации для финансирования;

* представление отчетов о ходе выполнения Проектов директора, контроль и координирование выполнения Проектов;

* разработка отчетной документации по Проектам совместно с его инициаторами, сбор, хранение и структурирование отчетной документации;

* инициация собственных Проектов направленных на достижение задач

* составления плана управления выделяемыми на Проекты ресурсами (штатными и материальными) и утверждение его у директора

* взаимодействие с другими направлениям организации

* взаимодействие с внешними государственными организациями, коммерческими организациями, некоммерческими организациями с целью представления интересов организации

Функции ИТ

принимать решения об инициации Проектов;

требовать согласования всех инициатив и проектов, касающихся работы;

запрашивать в Подразделениях информацию и материалы необходимые для разработки и планирования работ по Проектам;

получать объяснения, наводить справки и получать необходимую информацию;

давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, касающимся инициации и осуществления Проектов;

требовать согласования всех мероприятий, командировок, участий в конференциях, форумах, выставках, связанных с возможностями инициации новых Проектов.

Начальник отдела ИТ несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций.

Ответственность сотрудников отдела устанавливается должностными инструкциями.

Сметный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

организует разработку и готовит к утверждению нормативы в области сметного нормирования и ценообразования;

проводит анализ ценообразующих факторов, состояния и конъюнктуры рынка;

разрабатывает и готовит к опубликованию индексы изменения сметной стоимости работ;

осуществляет мониторинг цен при проектировании и инженерных изысканиях;

рассматривает законченные разработки проектов нормативных документов по ценообразованию.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 Структурная схема документооборота сметного отдела

В документообороте проектного отдела участвуют следующие документы:

официальное письмо;

техническое задание;

акт рабочей комиссии о приемке в эксплуатацию;

акт готовности задания, сооружения к производству монтажных работ;

акт о проведении входного контроля;

акт измерения сопротивления изоляции электропроводок;

акт об окончании монтажных и пусконаладочных работ;

ведомость смонтированных и установленных приборов и оборудования, материалов и кабельной продукции.

К входящим документам относятся:

официальное письмо;

техническое задание на создание проекта.

К исходящим документам относятся:

технический проект;

рабочий проект;

акт рабочей комиссии о приемке в эксплуатацию;

акт готовности задания, сооружения к производству монтажных работ;

акт о проведении входного контроля;

акт измерения сопротивления изоляции электропроводок;

акт об окончании монтажных и пусконаладочных работ;

ведомость смонтированных и установленных приборов и оборудования, материалов и кабельной продукции.

Документооборот отдела кадров:

приказы по личному составу;

приказы по основной деятельности;

командировочные удостоверения;

распоряжения;

приказы на материальную помощь;

факсы;

входящие письма;

исходящие письма.

Документооборот отдела информационных технологий.

Входящие документы:

приказы;

докладные записки от сотрудников других отделов.

Исходящие документы

акты списания оборудования;

докладные о необходимости закупки;

докладные о выдаче наличных средств;

докладные о необходимости поездки;

докладные о заработной плате.

В ходе обследования предметной области и анализа документооборота, в частности, были собраны следующие материалы:

штатное расписание организации;

устав организации;

входные документы организации;

выходные документы организации;

входные документы по отделам;

выходные документы по отделам;

внутренние документы отделов организации.

В результате анализа, среди всех документов собранных в организации автоматизации подлежат следующие документы:

входные документы организации;

выходные документы организации;

входные документы по отделам;

выходные документы по отделам;

внутренние документы отделов организации.

Разрабатываемая подсистема обеспечит автоматизированное резервное копирование этих документов, а также их архивирование и контроль версий.

1.4 Анализ методов (методик) расчета основных показателей

Аппаратное обеспечение для функционирования системы имеется в необходимом количестве в виде компьютера.

Оплата труда разработчика составит: - 10000 рублей.

Расходы на эксплуатацию: - для функционирования самого приложения не требуются, расходы на аппаратную часть входят в расходы на бумагу, картриджи для принтера, электричество и ремонт аппаратной части ЭВМ.

Источники дохода:

повышение надежности хранения документов организации;

экономия за счет снижения временных расходов персонала;

экономия за счет отсутствия повторных работ;

экономия вследствие отсутствия выплат неустоек прочим организациям.

При ежемесячных финансовых потерях организации, равных 30000 р. Годовая экономия от внедрения системы составит 360000 р. Следовательно, доход от использования системы составит 360000 р.

Прибыль годовая равна:

360000-(120000*0,33)=320400р.

Срок окупаемости равен 120000/360000=1/3года, что равно 4 месяцам.

1.5 Техническое обеспечение объекта управления

Важнейшими факторами, влияющими на функциональные возможности и эффективную работу пользователя, являются состав технических средств и их архитектура. Для успешного функционирования подсистемы необходимо выполнение ниже перечисленных требований к техническому обеспечению:

процессор: Pentium 3000;

SVGA видеоадаптер;

512 МВ оперативной памяти;

200 МВ на жестком диске;

клавиатура: стандартная;

мышь;

принтер.

1.6 Кадровое обеспечение объекта управления

С разработанной подсистемой могут работать сотрудники данной организации, имеющие навыки работы с персональным компьютером.

Требования к квалификации не обязательны.

Функциональные обязанности сотрудников регламентированы соответствующими должностными инструкциями.

2. Проектная часть

2.1 Обоснование выбора конкретного объекта автоматизации

В процессе своей работы общество «КАРЭС - монтажные системы» одновременно взаимодействует и сотрудничает с десятками фирм и предприятий по всей России и за ее пределами. Следствием такого сотрудничества является высокая скорость и большие объемы информации, получаемые и отправляемые обществом. Это разного рода документация, договора, извещения, докладные записки, чертежи, товарные накладные, проекты и многое другое. Часть информационного потока передается с помощью электронной почты, но в основном документы доставляются либо курьером, либо по почте.

Делопроизводство - документационное обеспечение деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства и переход к безбумажным технологиям является основой автоматизации документооборота (хотя зачастую четкую границу между автоматизацией делопроизводства и документооборота провести трудно).

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:

Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).

Организация работы с документами (обеспечение движения документов).

Организация хранения документов.

Сотрудники фирмы хранят рабочие документы, на персональном компьютере. Документы, которые подлежат совместной обработке, распространяются сотрудниками по локальной сети, для этого они отправляют документ в определенную папку на сервере, откуда этот файл может забрать пользователь, которому он нужен.

Такой способ передачи документов не соответствует соображениям информационной безопасности, доступ к документу получает неограниченное число пользователей, что может привести к утечке информации, использовании ее в корыстных целях, порче информации, ее подмены и т. Д.

Степень автоматизации документооборота внутри организации равна нулю. Любые перемещения документов сопровождаются личным обсуждением сотрудниками этого процесса, (уточнение сроков, степени завершенности работы над документом одним из сотрудников, куда отправить документ по завершении работы над ним и передача его дальше, личные вопросы и т.д.). Это влечет за собой огромные потери времени, простои производства, снижение уровня дисциплины, качества работы.

Еще одной проблемой в организации является хранение файлов документов.

Хранение файлов осуществляется на персональных компьютерах сотрудников, пользователь передает их по сети другим лицам, которым необходимы эти файлы. Такой способ хранения документов не является надежным, так как существует опасность потери информации вследствие нестабильности программного обеспечения, в том числе операционной системы, перепадами напряжения в электросети, вирусы, атаки хакеров, ошибки персонала.

Все эти проблемы приводят к финансовым потерям организации. Организация в месяц теряет не менее 30 тысяч рублей из-за отсутствия системы резервного копирования, архивации документов.

На основании выше изложенного было принято решение создать автоматизированную систему управления делопроизводством на предприятии.

2.2 Постановка задачи

Разрабатываемая подсистема создаётся с целью автоматизации работ связанных с резервированием, архивацией и контролем версий документов.

Целью создания подсистемы является обеспечение решения задач и функционирования документооборота организации. Подсистема позволяет автоматизировать процесс контроля версий, архивации и резервного копирования документов, что в результате дает повышение эффективности работы, упрощение работы персонала организации, сокращение временных задержек в работе, повышению стабильности работы и в целом оптимизацию всего делопроизводства предприятия.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.



Рисунок 3 Схема электронного документооборота

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается:

Исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа.

При создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания.

Каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных.

Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:

Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.

Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.

Текущее состояние каждого документа можно контролировать.

Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.

Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.

С помощью создаваемой подсистемы можно будет решать такие задачи как, контроль версий, архивация и резервное копирование документов.

Перечень функций: копирование файлов документов в базу данных, контроль версий, работа с запросами, восстановление удаленных или поврежденных файлов из базы.

Данную подсистему необходимо в будущем связать с такими подсистемами как: автоматизированный документооборот организации.

Файлы заносятся в таблицы, соответствующие типам файлов.

Создание подсистемы необходимо, т. К. процессы, связанные с резервированием данных, не ведутся вообще. При автоматизации этих задач возрастет производительность труда, стабильность, качество работы, скорость и т.д.

Выходные информация: отчеты, файлы документов.

Сроки формирования выходной информации: в любое время, по необходимости.

Входная информация: файлы документов, автор, время.

Сроки получения входной информации: при сохранении файла в указанном каталоге, система автоматически произведет его резервное копирование в базу данных на сервер.

2.3 Информационное обеспечение подсистемы

Информационное обеспечение подсистемы представляет собой информационную модель управления делопроизводством предприятия. Различают внемашинное и внутримашинное обеспечение.

Внемашинное обеспечение - это вся совокупность информации, основную часть которой составляют документы. Различают первичные документы (входные) и отчетные (выходные) документы.

Внутримашинное ИО - это представление данных на машинных носителях в виде специальным образом организованных массивов (файлов), БД и их информационных связей. Внутримашинное ИО подсистемы создает информационную среду, направленную на выполнение пользователем своих профессиональных обязанностей. По содержанию внутримашинное обеспечение должно отражать реальную работу пользователей в процессе управления делопроизводством предприятия. Эта область характеризуется набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для каждого объекта выделяется набор его характеристик, свойств.

Информационные потоки внешне машинного ИО - это направленное регулярное движение документов от источников их формирования к их получателям.

В рамках данного пункта рассмотрены бизнес-процессы предприятия на двух стадиях детализации технологического процесса. На рисунках 4 и 5 изображены схемы бизнес-процессов, построенные с помощью CASE-средства для проектирования информационных систем Bpwin 4.0.



Рисунок 4 Схема первого уровня детализации технологического процесса

Из схем видно, что предприятие осуществляет взаимодействие с клиентом на протяжении всего процесса создания проекта и монтажа требуемой системы. Это дает возможность проектировщикам предприятия вносить какие-либо изменения в рабочий проект, и тем самым позволяет выполненному проекту наиболее точно соответствовать предпочтениям клиента. На рисунке 5 это показано двумя входными документами, поступающими на предприятие.



Рисунок 5 Схема второго уровня детализации технологического процесса

В результате анализа организации и документооборота в частности были собраны следующие материалы:

Штатное расписание организации

Устав организации

Входные документы организации

Выходные документы организации

Входные документы по отделам

Выходные документы по отделам

Внутренние документы отделов организации.

В результате анализа, среди всех документов собранных в организации автоматизации подлежат следующие документы:

Входные документы организации

Выходные документы организации

Входные документы по отделам

Выходные документы по отделам

Внутренние документы отделов организации.

Подсистема обеспечит автоматизированное резервное копирование этих документов, а также их архивирование и контроль версий.

3. Расчетная часть

3.1 Анализ чувствительности проекта

В этом разделе выполняется анализ чувствительности проекта, в котором предполагается выяснить как показатели (выходные данные) реагируют на изменение исходных данных в базовом варианте.

Анализ чувствительности проводится с целью учета и прогноза влияния изменения входных параметров (инвестиционные затраты, приток денежных средств, барьерная ставка, уровень реинвестиций) инвестиционного проекта на результирующие показатели.

Наиболее удобный вариант - это относительное изменение одного из входных параметров (пример - все притоки денежных средств минус 5%) и анализ произошедших изменений в результирующих показателях.

Для анализа чувствительности главное - это оценить степень влияния изменения каждого (или их комбинации) из входных параметров, чтобы предусмотреть наихудшее развитие ситуации в бизнес плане (инвестиционном проекте).

Можно выделить четыре этапа при осуществлении анализа чувствительности.

- Выбор показателя, относительно которого проверяется чувствительность системы на изменение того или иного параметра базового варианта условий.

- Отбор ключевых переменных модели, т. Е. данных, отклонения значений которых от базовых заметно отразятся на величине выходного показателя. В итоге выходной показатель определяется как функция только ограниченного числа ключевых переменных модели. Остальные переменные рассматриваются в модели как константы.

- Определение вероятных или ожидаемых диапазонов значений ключевых переменных.

- Расчет значений выходных показателей для принятых диапазонов ключевых переменных и представление результатов расчетов в табличной и графической формах.

Необходимо проанализировать устойчивость проекта к возможным изменениям как экономической ситуации в целом (изменение структуры и темпов инфляции, увеличении сроков задержки платежей), так и внутренних показателей проекта (изменение объемов сбыта, цены продукции).

Степень устойчивости проекта по отношению к возможным изменениям условий реализации может быть охарактеризована показателями границ безубыточности (предельных уровней) объемов производства, цен производимой продукции и иных параметров. Эти и им подобные показатели по существу отвечают сценариям, предусматривающим соответствующее снижение объемов реализации, цен реализуемой продукции и т. Д., но они не являются показателями эффективности самого проекта. Граница безубыточности (предельный уровень) параметра проекта для некоторого шага расчетного периода определяется как такой коэффициент к значению параметра, при применении которого чистая прибыль участника на данном шаге становится нулевой.

Различают факторы внешней среды косвенного воздействия (макросреды) и факторы среды прямого воздействия (микросреды).

К внешней инновационной среде относятся макро- и микросреда. Макросреда формируется из 4-х сфер (СТЭП-анализ):

Социальная

Техническая (технологическая)

Экономическая (финансовая)

Политическая (правовая)

Социальная среда:

В данном Московском регионе численность населения превышает 8 млн. человек. Люди имеют весьма разнообразные пристрастия и предпочтения.

Техническая (технологическая) среда:

Уровень технической оснащенности производств продукции отвечает всем мировым стандартам качества и оснащения, а также учитывает все возможные веяния технологического прогресса.

Экономическая (финансовая) среда:

Условием экономического роста является доступ населения к инфраструктуре современного бизнеса - возможность найти более оплачиваемую работу.

Интегральным индикатором потенциала экономического роста, является, стремление населения к повышению уровня потребления.

Уровень платежеспособности населения находится в данный момент на высоком уровне.

Политическая (правовая) среда:

За последние 10 лет ситуация в стране серьезно изменилась.

Во-первых (и это - самое главное), Россия экономически окрепла. А это создало условия для того, чтобы более уверенно себя чувствовать во всех областях, в том числе оборонной и внешнеполитической.

Во-вторых, российская власть опирается на заметную поддержку населения, что дает ей возможность более уверенно проводить свой курс.

В-третьих, наведение дисциплины и порядка внутри самой власти привело к тому, что ее действия стали более четкими и последовательными.

В-четвертых, страна оказалась способной ученицей и берет пример с окружающего мира. Это касается того, что Россия перестала стесняться заявлять о своих интересах, говорить, что нравится и что не нравится, прямо указывать, чего хочет.

Особых потрясений и событий в жизни страны нет, и не наблюдается в ближайшее время.

Таблица 1 Анализа чувствительности проекта

Варьируемый параметр (фактор)	Действия, которые необходимо предпринять	Возможные последствия предпринятых действий
1. Увеличение физического объема продаж	1. Снижение цены 2. Усиление рекламы 3. Развитие дистрибьюторской сети 4. Стимулирование спроса 5. Повышение качества продукции	1. Снижение относительного объема продаж в денежном выражении 2. Дополнительные затраты на рекламу 3. Затраты на открытие новых сбытовых агентств 4. Потери на скидках и прочих льготах для потребителей
2. Повышение цены на продукцию	1. Сокращение физического объема продаж 2. Усиление маркетинга	1. Снижение поступлений от продажи единицы продукции 2. Дополнительные затраты на маркетинг
3. Сокращение прямых (переменных) производственных издержек	1. Закупка более дешевых материалов 2. Снижение материалоемкости конструкций, поиск новых альтернативных материалов 3, создание больших производственных запасов материалов и комплектующих по «старым» ценам	1. Сокращение объема сбыта продукции вследствие снижения качества 2. Рост общих (постоянных) издержек вследствие выплат процентов по кредитам, использованным на приобретение материалов и комплектующих в запас
4. Сокращение общих (постоянных) издержек	1. Сокращение затрат на маркетинг 2. Сокращение затрат на заработную плату 3. Сокращение затрат на потребление энергоресурсов 4. Сокращение затрат на транспортные услуги 5. сокращение затрат на аренду помещений	1. Снижение объемов сбыта 2. Снижение квалификации персонала, как следствие, ухудшение качества продукции 3. Затраты на приобретение нового, менее энергоемкого технологического оборудования
5. Увеличение инвестиций	1. Приобретение нового технологического оборудования 2. Приобретение лицензии на производство нового продукта 3. Приобретение нового здания	1. Сокращение текущих производственных затрат в связи с более высокой производительностью и уровнем автоматизации технологического оборудования 2. Увеличение объема сбыта продукции вследствие более высокого качества
6. Продолжительность производственного цикла	1. Приобретение более производительного технологического оборудования 2. Увеличение загрузки оборудования посредством изменения режима работы (увеличение сменности)	1. Увеличение инвестиционных затрат 2. Увеличение затрат на заработную плату и обслуживание оборудования
7. Продолжительность сбыта продукции на рынке	1. Развитие дистрибьюторской сети 2. Рекламная кампания 3. Стимулирование спроса посредством льготных условий сбыта 4 улучшение потребительских свойств продукта по сравнению с продукцией конкурентов	1. Затраты на рекламную кампанию 2. Снижение объема сбыта в денежном выражение в связи с дополнительными затратами на скидки 3. Затраты на проведение дизайнерских работ
8 Время задержки платежей за реализованную продукцию	1. Установка только после предоплаты 2. Ориентация только на гарантированно платежеспособных клиентов	1. Сокращение объема продаж вследствие снижения спроса 2. Сокращение объема продаж вследствие ограничений на выбор потребителя
9. Колебание спроса на продукцию	1. Создание страхового запаса готовой продукции на складе	1. Дополнительные производственные затраты
10. Нестабильность поставок материалов и комплектующих изделий	1. Создание страхового запаса материалов и комплектующих изделий	1. Дополнительные затраты на создание страхового запаса 2. Дополнительные затраты на строительство или аренду складских помещений, а также их обслуживание
11. Периодичность и объемы формирования текущих производственных запасов	1. приобретение материалов и комплектующих изделий на определенный производственный период	1. Значительные единовременная потребность в капитале и, как следствие, необходимость привлечения дополнительных финансовых ресурсов, например, кредитов 2. Снижение себестоимости продукции за счет низкой стоимости материалов и комплектующих
12. Увеличение доли заемного капитала по отношению к собственному	1. Привлечение банковских кредитов	1. Увеличение текущих общих затрат вследствие увеличения выплат процентов по кредитам 2. Увеличение уровня дохода на акцию при снижении общей прибыльности проекта

3.2 Расчет эффективности проекта

Годовая экономия от применения подсистемы представляет собой разницу текущих затрат на обработку информации до внедрения подсистемы (базовый вариант) и после внедрения подсистемы (новый вариант):

Э = Зб - Зн ,

где Э - годовая экономия прямых текущих затрат на объекте;

Зб, Зн - годовые затраты на обработку информации в базовом и новом вариантах соответственно.

Годовые затраты на обработку информации в базовом варианте определим следующим образом:

Зб = (Qвх,б + Qвых,б) Ср / Нв,б ,

где Qвх,б, Qвых,б - объем входной и выходной обрабатываемой информации в базовом периоде соответственно;

Ср - стоимость одного человеко-часа работы;

Нв,б - норма выработки работающего в базовом периоде.

Годовые затраты по новому варианту определим как:

Зн = Зосн + Забд

где Зосн - основные текущие затраты на обработку информации;

Забд - затраты, связанные с эксплуатацией подсистемы.

Зосн = (Qвх,н + Qвых,н) (Ср + См) Тз

где Qвх,н, Qвых,н - объем входной и выходной обрабатываемой информации в новом варианте соответственно;

Тз - среднее количество часов для обработки 1000 знаков информации с использованием подсистемы;

См - стоимость машино-часа работы компьютера.

Сабд = Qакт (Ср + См) / Нв,н

где Qакт - годовой объем актуализируемой информации в подсистеме;

Нв,н - норма выработки работника при подготовке информации на машинные носители.

Дополнительные капитальные вложения на подсистему (Кабд) определим по формуле:

Кабд = Кпр + Ктс + Кзд

где Кпр - единовременные затраты на предпроизводственные работы по созданию и внедрению подсистемы;

Ктс - капитальные вложения на приобретение, монтаж и наладку комплекса технических средств;

Кзд - капитальные вложения на реконструкцию (строительство) помещений, установку защиты и другое.

Кпр = Кп + Кбд

где Кп - затраты на проектирование, разработку и отладку программного обеспечения подсистемы;

Кбд - затраты на формирование информационной базы данных.

Затраты на проектирование, разработку и отладку программного обеспечения подсистемы определяется как суммы заработной платы разработчиков (с начислениями и накладными расходами на нее) или приравнивается к рыночной стоимости подсистемы.

Затраты на формирование информационной базы данных могут быть определены как сумма заработной платы работников (с начислениями и накладными расходами на нее), занятых ее созданием.

Капитальные вложения на приобретение, монтаж и наладку комплекса технических средств определяются по рыночной стоимости оборудования и работ, с учетом доли загрузки оборудования для реализации годового объема запросов к подсистеме и актуализации информации в базе.

Срок окупаемости (Ток) дополнительных капитальных вложений на создание подсистемы определяется как:

Ток = Кабд / Э.

Внедрение подсистемы будет эффективно, если расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений (Ер) будет больше выбранного его граничного значения (Егр):

Ер = Э / Кабд = 1 / Ток Егр

Необходимо произвести оценку прямого эффекта от применения подсистемы для реализации расчетов по учету и анализу основных средств.

Основные исходные данные приведены в таблице 2.

Таблица 2 Основные исходные данные для расчета

Наименование показателя	Базовый	Новый
Годовой объем входной информации (Qвх), в т. Зн.	250	450
Годовой объем выходной информации (Qвых), в т. Зн.	50	230
Годовой объем актуализируемой информации в БД (Qакт), т. Зн.		32,7
Норма выработки при ручной обработке информации (Нвб), зн./час	600
Норма выработки при подготовке данных на машинные носители (Нвн), т.зн./час		5
Среднее количество часов для обработки 1000 знаков информации с использованием подсистемы (Тз), час		0,2
Стоимость одного человеко-часа работы (Ср), руб	50	60
Стоимость машино-часа работы компьютера (См), руб		15
Единовременные затраты на создание и внедрение подсистемы (Кпр), т. Руб		9
Капитальные вложения на приобретение технических средств (Ктс), т. Руб		0
Капитальные затраты на реконструкцию помещения и установку защиты (Кзд), т. Руб		0
Граничное значение коэффициента эффективности капитальных вложений (Егр)		0,33

Расчет прямого эффекта от применения подсистемы

Зб = (250 + 50) * 50 / 600 = 25000 руб

Зосн = (450 + 230)*(60 + 15) * 0,2 = 10200 руб

Забд = 32,7 (60 + 15) / 5 = 490 руб

Зн = 490,5 + 10200 = 10695,5 руб

Э = 25000 - 10695,5 = 14304,5 руб

Кабд = 9000 + 0 + 0 = 9000 руб

Ток = 9000 / 14304,5 = 0,62 года

Ер = 14304,5 / 9 = 1,6 0,33, значит внедрение подсистемы эффективно.

Заключение

Главным результатом проведенной работы является создание функционирующей атоматизированной подсистемы, которая выполняет требуемый круг задач, с которыми сталкиваются работники предприятия в процессе документооборота.

Реализация данного проекта была проведена с привлечением мощных средств работы с базами данных, которые носят универсальный характер.

В ходе работы над курсовым проектом были решены следующие поставленные задачи:

- обеспечение быстрого поиска по нужным документам;

- архивирование документов;

- предоставление достоверных данных;

- повышение качества работы персонала.

В подсистеме реализованы наиболее актуальные и важные функции, такие как хранение и обработка данных с возможностью просмотра и вывода на печать, быстрый поиск и доступ к необходимой информации, а также обеспечение защиты информации, находящейся в подсистеме от несанкционированного доступа.

В современных экономических условиях качественная организация делопроизводства не возможна без управления документооборотом, организации резервного копирования, архивирования и контроля версий документов, без применения средств компьютерной техники и современного программного обеспечения. Поэтому создание подсистемы автоматизации управления делопроизводством на предприятии является важной и актуальной задачей.

Список используемых источников

1 Карминский А. М., Нестеров П. В. «Информатизация бизнеса». - М.: Финансы и статистика, 2009. - 416 с.

2 Карпова Т.С. «Базы данных». Модели, разработка, реализация/СПб.: Питер, 2009. - 304 с.

3 Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. «Автоматизированные информационные технологии в экономике». М.: Финансы и статистика, 2011. - 513 с.

4 «Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник» / Под ред. Проф. Титоренко Г.А.. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2008.- 400с.

5 «Проектирование экономических информационных систем». Учебник/Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов; Под ред. Ю. Ф. Тельнова. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 512 с.

6 http://m-consult.narod.ru/ffpmp8.htm

7 http://www.financial-analysis.ru/methodses/metIASensitivityAnalysis.html

Приложение 1

Список сокращений, условных обозначений и терминов

АИС - автоматизированная информационная система.

ОПС - системы охранно-пожарной сигнализации.

СКД - системы контроля доступа.

ТСОН - телевизионные системы охраны и наблюдения.

АСПТ - автоматические системы пожаротушения.

СЖО и АС - системы жизнеобеспечения и аварийной сигнализации.

ИО - информационное обеспечение.

БД - база данных.

Размещено на Allbest.ru

...