Совершенствование состава форм документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Основные направления совершенствования состава и форм документов

2. Табель форм документов, применяемых в деятельности организации

2.1 Назначение и разработка Табеля форм документов

2.2 Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации

2.3 Группировка информации в Табеле

2.4 Электронная форма Табеля

2.5 Использование справочников

3. Альбом форм документов организации

4. Ведение табеля и альбома форм документов

Заключение

Список литературы

Введение

табель документ альбом организация

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям.

В работе большое внимание уделено разработки Табеля и Альбома форм документов.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Целью написания данной курсовой работы является разработка предложений по совершенствованию состава и форм управленческих документов организации с учётом проведения анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ.

Задачи курсовой работы:

- -формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля и Альбома форм документов;

- выбор наиболее целесообразной формы Табеля.

Работа состоит из введения, 4 глав и подглав, заключения, приложения и списка литературы.

Объектом рассмотрения является документирование управленческой деятельности.

В качестве методов для проведения курсовой работы было выбрано изучение документационных источников.

- организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

- комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.

1. Основные направления совершенствования состава и форм документов

В управленческой деятельности решаются задачи двух типов - оригинальные (не повторяющиеся) и однотипные (повторяющиеся). Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизированы в полном объеме, для них могут быть предложены лишь принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев могут быть разработаны как технология их решения, так и формы представления информации. Оптимизация процессов управления предполагает также и совершенствование документации, основными методами которого является унификация и стандартизация.

Унификация в широком смысле - это уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения. Применительно к управленческим документам унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация - это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действуют два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основная цель унификации и стандартизации - создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совершенствования документации, снижающие затраты на управленческие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

· Термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

· организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;

· классификаторы управленческих функций;

· управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.

Работа по унификации и стандартизации проводится и за рубежом. Стандартизацией документов в течении длительного времени занимаются национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах. В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др.

Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации - это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов - это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

В настоящее время действует 8 общегосударственных УСД:

*унифицированная система организационно-распорядительной документации;

*унифицированная система банковской документации;

*унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

*унифицированная система отчетно-статистической документации;

*унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

*унифицированная система документации по труду;

*унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

*унифицированная система внешнеторговой документации.

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

2. Табель форм документов, применяемых в деятельности организации

2.1 Назначение и разработка Табеля форм документов

Настоящий табель предназначен для унификации форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, необходимых и достаточных для реализации функции и задач управления. В него включены документы, которые могут создаваться во всех подразделениях. Табель не охватывает системы специальной документации, которые ведутся отдельными структурными подразделениями (в соответствии с профилем и задачами этих подразделений: бухгалтерская документация; кадровая документация).

Примерный Табель документов, применяемых в деятельности организации - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. (Приложение: Примерный Табель форм документов).

Табель форм документов предназначен для:

· оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

· классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

· унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;

· унификация форм документов организации;

· упорядочение документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с использованием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава форм документов организации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

· соответствие используемых форм документов решаемых задач;

· юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;

· оперативность реализации управленческих функций организации;

· сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:

· Предпроектное обследование.

· Выбор формы Табеля.

· Формирование структуры Табеля.

· Отбор форм документов для включения в Табель.

· Согласование Табеля.

· Утверждение Табеля.

Основными задачами предпроектного обследования являются:

· определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

· формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

· выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

· определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:

· документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и федеральных органов исполнительной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

· организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

· распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;

· комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

· документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

Этап сбора и анализа материала (предпроектное обследование) преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создание в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

· полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

· функция управления и задача (назначение документа), при реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава);

· сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации - это основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Форма Табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля.

Если перед разработчиками стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.

Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости указывать и тираж документов.

На следующих этапах работы осуществляется выбор наиболее целесообразной формы Табеля и выработка внутренней структуры Табеля - классификационной схемы, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.

Форма Табеля зависит от задач, которые решаются при его разработке. К ним относятся:

- оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

- классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

- упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизация документооборота организации.

Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовом основании и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если разработка табеля преследует более широкие цели - регламентация процедур подготовки и обработки документов и в целом документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

Подготовленный проект Табеля форм документов согласовывается всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.

При разработке табеля использовались следующие нормативные и методические материалы:

1) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

2) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;

3) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. - М., 1991;

4) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

5) Организационно распорядительная документация. Требования по оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. - М., 2005;

6) Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002;

7) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558);

8) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. - М., 2007.

Внесение новых форм документов в табель производится только с разрешения руководства организации после оценки необходимости внедрения новой формы документов.

2.2 Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

- по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.);

- структурным подразделениям.

Составление Табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагается на службу делопроизводства организации.

Табель может дополняться графами:

- код формы документа по классификатору;

- ответственный за контроль исполнения;

- годовой тираж бланков и т.д.

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо определить его внутреннюю структуру, поскольку именно она определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку - в соответствии с управленческими функциями и задачами - предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формирование Табеля по функциональному принципу позволяет одновременно с совершенствованием документационного обеспечения оптимизировать деятельность организации через построение классификационной схемы ее управленческой деятельности.

Примерный перечень разделов Табеля форм документов, составленного по функциональному принципу:

1 Организация системы и процессов управления

1.1 Организационно-правовое обеспечение деятельности организации

1.2 Обеспечение законности деятельности

2 Прогнозирование и планирование деятельности

2.1 Прогнозирование деятельности организации

2.2 Планирование деятельности организации

3 Регулирование деятельности

3.1 Информационное обеспечение деятельности организации

3.2 Оперативное управление деятельностью организации

4 Контроль за деятельностью

4.1 Статистическая отчетность

4.2 Ведомственная отчетность

4.3 Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников)

5 Финансовое обеспечение

5.1 Бухгалтерский учет

5.2 Бухгалтерская отчетность

6 Материально-техническое обеспечение

6.1 Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом

6.2 Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта

6.3 Обеспечение сбыта продукции

7 Научно-техническое обеспечение

7.1 Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность

7.2 Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3 Охрана окружающей среды

7.4 Научно-техническая информация

8 Международное сотрудничество

8.1 Командирование сотрудников за рубеж

8.2 Прием зарубежных делегаций

8.3 Информационно-справочное обслуживание международных связей

9 Обеспечение кадрами (персоналом)

9.1 Подбор, расстановка и использование кадров

9.2 Учет личного состава

9.3 Аттестация работников

9.4 Повышение квалификации работников

9.5 Командирование сотрудников

9.6 Нормирование труда

9.7 Охрана труда

10 Документационное обеспечение

10.1 Учет и контроль исполнения документов

10.2 Хранение и использование документов

Предлагаемый перечень Табеля включает в себя типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретизируется с учетом функций и задач организации, отражающими ее целевое назначение. В этом случае функции управления, отражающие основное (целевое) содержание деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5-10).

В Табель форм документов включаются:

- Формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и др.;

- применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами организации;

- формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля документов располагаются в порядке их значимости - от общего к частному или наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности» (подразделе «Информационное обеспечение деятельности») сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.

2.3 Группировка информации в Табеле

Прежде чем обратиться к рассмотрению конкретных технологических шагов, следует решить несколько принципиальных вопросов, связанных с организацией информации в Табеле. Можно говорить о двух вариантах группировки информации в создаваемом информационном ресурсе:

- Первый вариант - создание единого табеля, в который в качестве разделов войдут все виды документации, используемой в организации.

- Второй вариант предполагает создание нескольких Табелей унифицированных форм документов и размещение их в качестве разделов единого информационного ресурса на общей веб-странице. Например, можно составить:

- Табель унифицированных форм организационно распорядительных и информационно-справочных документов;

- Табель унифицированных форм бухгалтерской документации;

- Табель унифицированных форм кадровой документации;

- Табель унифицированных форм документации системы менеджмента качества;

- Табель унифицированных форм документации по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, защите населения и территории от чрезвычайных ситуаций, пожарной безопасности, обучению работающего населения в области ГО, ЧС и пожарной безопасности, воинскому учету и бронированию граждан, подлежащих призыву, и граждан, пребывающих в запасе;

- в зависимости от профиля деятельности организации могут быть разработаны и другие Табели.

Каждый Табель будет разделяться на соответствующие разделы и подразделы. При их выделении можно использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). В настоящее время 1-я очередь УСОРД, утвержденная в 1979 г., в значительной степени устарела, а 2-я очередь, утвержденная Росархивом в 1993 г., не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 г. не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами. Поэтому окажется весьма полезным действующий типовой Перечень.

2.4 Электронная форма Табеля

В классическом варианте ведения делопроизводства Альбом форм документов должен быть представлен в виде бумажного оригинала, который в качестве эталонного образца хранится в службе делопроизводства, и копий, которые имеются в каждом подразделении, оформляющем документы, т.е. практически в каждом структурном подразделении организации. Как и в случае с Табелем, целесообразно использовать электронную форму Альбома, тем самым, что в нее можно поместить электронные шаблоны, на основе которых удобно создавать конкретные документы.

В результате соединения Табеля и Альбома, а также внесения некоторых дополнительных информационных характеристик появился совершенно новый документ. Он имеет иные информационные характеристики и после размещения на официальном сайте приобрел новые возможности как инструмент оптимизации делопроизводства.

Стоит заметить, что использование веб-технологий диктует необходимость иной организационной и визуальной структуры Табеля. Электронная форма Табеля может включать в себя 21 поле, в том числе и поля, которые обычно отсутствуют в Табеле унифицированных документов: «Правила оформления документа», «Образец документа» и «Шаблон унифицированной формы документа».

В случае необходимости последнее поле может быть разделено на два или даже три поля (тогда их общее количество достигнет 23):

- «Шаблон унифицированной формы документа (в формате MS Office)»,

- «Шаблон унифицированной формы документа (в формате Open Office)»,

- «Бланк унифицированной формы документа (в формате PDF)».

Такое деление может быть оправданным в том случае, если в организации имеется потребность предоставить возможность заполнять документы, от руки, на основе использования стандартных бланков. На любом компьютере, включенном в локальную сеть организации, можно открыть бланк в формате PDF, имеющийся в соответствующем поле Табеля отпечатать его и заполнить. Прием не очень эффективный, но на определенном этапе развития информационной культуры организации оправдывающий себя. Кроме того, он может использоваться в том случае, когда законодательством или иными нормативными актами предписывается изготовление документа именно в бумажном варианте.

В поле «Правила оформления документа» помещается файл, содержащий указания по оформлению документа. Как правило, данные нормы содержатся в инструкции по делопроизводству, утверждаемой в каждой организации. Практически происходит привязывание фрагмента инструкции по делопроизводству к конкретному разделу Табеля и Альбома унифицированных форм документов, регламентирующих порядок оформления и обработки документов в едином электронном информационном ресурсе, позволяет сократить время на поиск необходимой информации и существенно облегчает работу с документами (а значит, уменьшает количество ошибок).

Использование двух типов шаблонов может потребоваться в том случае, если организации, применяющая MS Office, начинает переходить на использование иного, чаще всего открытого программного обеспечения, например, Open Office или иного программного пакета. Таким образом можно организовать оформление документов по единому стандарту, но с использование разных офисных приложений.

Можно разработать отдельные шаблоны документа для разных структурных подразделений лучше включить и в наименование файлов. В соответствующих полях Табеля можно поместить нужное количество шаблонов. Имеется возможность сделать данные файлы как общедоступными, так и ограничить доступ к ним, введя обязательную авторизацию для доступа к файлам.

Заполнение отдельных полей электронного Табеля, например, таких, как «Правила оформления документа», «Образец документа», «Шаблон унифицированной формы документа», предполагает прикрепление к ним файла (обычно используются несколько распространенных форматов: текстовый, электронная таблица и графический формат). Данная процедура является стандартной и не вызывает трудностей. В данном случае легко устанавливается возможность открытого доступа к размещаемым файлам или включение функции ограничения доступа при помощи процедуры авторизации.

Современные средства создания и управления корпоративными сайтами предоставляют весьма эффективные средства для разработки и ведения электронного Табеля унифицированных форм документов.

При небольшом количестве описываемых полей это приемлемо - когда все их реально разместить на одном листе бумаги или экране монитора (без его пролистывания). Этот принцип всегда применялся в табличной части бумажного Табеля. Но делая его в электронной форме в базе данных, количество полей увеличивается.

2.5 Использование справочников

Для удобства работы пользователей с Табелем были введены справочники, с помощью которых можно заполнять некоторые поля, т.е. необходимая информация вбивается не вручную, а выбирается из списка. Преимущество такого подхода в том, что имеется возможность удобного и быстрого внесения изменений во все разделы Табеля при изменении отдельных параметров (например, изменение наименования должностного лица другому и т.д.).

Сами справочники формируются при помощи инструментов 1С-Битрикс. Для заполнения Табеля целесообразно использовать четыре справочника:

- периодичность;

- печати;

- подразделение и должностные лица;

- сроки.

Следует обратить внимание, что элементы справочника могут сортироваться в алфавитном порядке, а могут - в соответствии с «весом» каждого элемента, который вводится на вкладке «Свойства». Практика подсказывает, что второй вариант в большинстве случаев удобнее. При этом рекомендуем устанавливать «вес» с шагом в 100 единиц. В этом случае при редактировании справочника практически отсутствуют ограничения на внесение в него новых элементов.

Справочник «Подразделения и должностные лица» имеет иерархическую структуру. Выделяются подразделения верхнего уровня, в состав которых входят подчиненные им подразделения или должностные лица. В целом ведение этого справочника осуществляется по принципам, которые применяются при работе с аналогичными справочниками любых систем автоматизации делопроизводства. Однако имеются определенные особенности, обусловленные тем, что данный справочник предназначен для заполнения соответствующих полей Табеля унифицированных форм документов. В частности, в данном справочнике присутствуют: не только наименования должностей, но иные (например, в коллегиальных органах управления).

В справочнике «Сроки» вносятся все варианты сроков (подготовки, исполнения и т.д.), используемые в Табеле. При необходимости справочник редактируется.

Некоторые поля требуют заполнения с помощью клавиатуры. В этом случае данные вносятся в текстовое поле. При редактировании Табеля поля, заполняемые из справочников, имеют вид окон со списком необходимых значений и полосой прокрутки, выбор нужного значения осуществляется щелчком «мыши».

Таким образом, Табель форм документов предназначен для упорядочения всех кадровых документов организации. С его помощью руководство компании, а также работники отдела кадров могут получить информацию о тех документах, которые были созданы в течение определенного периода времени, с какой целью и в отношении каких сотрудников они создавались. Табель документов отдела кадров не имеет унифицированной формы, утвержденной государством, следовательно, каждое предприятие вправе самостоятельно разработать форму табеля.

3. Альбом форм документов организации

Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов подразумевает:

- определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

- установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключении дублирующих и неиспользуемых показателей;

- унификацию текста документа.

Разработка унифицированных форм документов имеет следующие этапы:

- формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

- анализ документов и обобщение результатов анализа;

- разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их составления. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная - индивидуальная для каждого конкретного документа информация. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа.

Формой представления унифицированного текста могут быть трафарет, таблица, анкета. В тексте допускается сочетание различных форм представления, например текст в форме трафарета и таблицы.

Трафарет - это форма представления грамматически связанного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица - это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы - крайней левой графе; наименования признаков, характеризующие объекты описания - в заголовках граф; информационные показатели (переменная часть табличного текста) - в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф;

Заголовок строк	Заголовки граф
Подзаголовки строк	Показатели	Показатели	Показатели
(наименования объектов)	.....	…..	…..
.....	…..	…..	…..
…..	…..	…..	…..

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовки строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лаконично в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и глав таблицы допускаются общепринятые сокращения и условные обозначения: кол-во - количество, ед. изм. - единица измерения, №, % и др.

Показатели таблицы - это переменная информация; как правило, это цифровая информация, которая, однако, может содержать и словестную информацию, например:

Получатель	Номер платежного поручения	Дата оплаты	Сумма (тыс. руб.)
1 ООО «Весна»	168	06.06.2012	3000
2 ООО «Гранат»	174	10.06.2012	8000
3 ЗАО «Теплый стан»	185	18.06.2012	2605

При составлении таблиц не рекомендуется выделять в отдельную графу порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Анкета - это форма представления текста, содержащего характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по типу «вопрос - ответ». Вопросы анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именительном падеже.

Пример анкеты:

Фамилия __________________________

Имя ______________________________

Отчество __________________________

Дата рождения _____________________

Место рождения ____________________

Пол ______________________________

Образование _______________________

Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в Альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений Альбом форм, как и табель форм документов, утверждается руководителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Подлинник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранится в службе делопроизводства организации (канцелярии), электронная копия - в подразделении, отвечающем за разработку и применение Табеля и Альбома форм документов. Электронные копии Табеля и Альбома форм документов должны быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Таким образом, чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм.

4. Ведение табеля и альбома форм документов

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляет служба документационного обеспечения организации, которая несет ответственность за поддержание Табеля в актуальном состоянии.

В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности; в последнем случае структурное подразделение, предлагающее форму для включения в Табель, должно представить соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в Табель только с разрешения руководителя организации.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является его электронная форма. В этом случае обновленные версии Табеля могут быть переданы работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.

Таким образом, в процессе ведения Табеля и Альбома в них включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов.

Заключение

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Табель форм документов предназначен для унификации форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, необходимых и достаточных для реализации функции и задач управления. В него включены документы, которые могут создаваться во всех подразделениях. Табель не охватывает системы специальной документации, которые ведутся отдельными структурными подразделениями (в соответствии с профилем и задачами этих подразделений: бухгалтерская документация; кадровая документация).

В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности; в последнем случае структурное подразделение, предлагающее форму для включения в Табель, должно представить соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в Табель только с разрешения руководителя организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их составления. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов.

Список литературы

1 ГОСТ Р 5114-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

2 ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.:ВНИИДАД, 1991.

4 Общероссийский классификатор управленческой документации. М.: Издательство стандартов, 1994.

5 Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного отделения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.

6 Сокова А.Н. Табель унифицированных форм документов по личному составу // Справочник кадровика. 2001. № 2. С. 47.

7 Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М.: Росархив, 1994.

8 Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки // Делопроизводство. 1998, № 2, с. 8-12.

9 Интернет источник: http://xreferat.ru/14/4135-1-razrabotka-tabelya-unificirovannyh-form-dokumentov.html.

10 Интернет источник: http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=730.

11 Интернет источник: http://uchit.net/catalog/Buhgalterskiy_uchet_i_audit/144498/.

12 Интернет источник: http://mirblankov.ru/tabel-form-dokumentov/.

13 Интернет источник: http://hr-portal.ru/article/oformlyaem-albom-unificirovannyh-form.

14 Интернет источник: http://www.busel.org/texts/cat5vt/id5zwsful.htm.

15 Интернет источник: http://uchil.net/?cm=169400.

16 Интернет источник: http://retimer.ru/index.php/stati/3302-kak-utverdit-formy-dokumentov-snutri-organizacii.

Приложение

Примерный Табель форм документов

Размещено на Allbest.ru

...