Сроки и контроль исполнения управленческих документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Предмет: Документационное обеспечение управления

Тема: Сроки и контроль исполнения управленческих документов

Введение

Делопроизводство - отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос.

Современное делопроизводство включает:

1. Обеспечение своевременного и правильного создания документов;

2. Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

На мой взгляд, необходимо также кратко рассмотреть регистрацию управленческих документов, так как регистрация документов - это начальный этап контроля исполнения управленческих документов.

Немаловажным является и установление сроков исполнения управленческих документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Срок исполнения документа может быть типовым и индивидуальным.

Таким образом, контроль - это одна из важнейших функций управления, и поэтому важная составная часть процесса документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Регистрация и контроль исполнения управленческих документов

Регистрация документа - это присвоение ему номера и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти компьютера.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших негосударственных предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.[1; 143]

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно и другим структурным подразделением.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

входящие документы;

исходящие документы,

внутренние документы;

договоры коммерческие;

документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих договоров, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01), с 1 января каждого года по 31 декабря.

Внутренние документы и коммерческие договоры при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятии могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа № 72/1-5 включает:

72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 -- номер дела по номенклатуре.

В некоторых организациях для регистрации документом применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Номер документа может также содержать условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности и т. д., например. № 72-БМ включает: БМ - Борис Мишин - автор документа; 72 - порядковый номер документа.[1;144]

Эффективность принятой системы присвоения номеров в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменении в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.

Журналы могут включают следующие грифы:

- номер документа;

- дата документа;

- автор документ (внешняя opганизация) - для входящих документов;

- адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела.

Работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на компьютере может быть создана в среде систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus), таблицы Word и другими программными средствами.

Поиск документов в этом случае может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают; поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы конференций, совещаний и т. п.

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

При большом объеме контролируемых документов заводят отдельный журнал контроля.

Основная цель контроля -- обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля исполнения осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства. [1;145]

После указаний руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву "К" или штамп "Контроль" на верхнем поле документа (справа). Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контрольных операций.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Нередко для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций.

Некоторые программы (Microsoft Outlook и др.) предоставляют пользователю возможность нести рабочий календарь-ежедневник с помощью компьютера. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо), компьютер не только будет давать предварительные напоминания секретарю, проводящему контроль, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроком исполнения может производиться только по указанию руководителя. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале.[1;146]

Цель контроля исполнения управленческих документов

Действенный контроль исполнения документов должен, прежде всего содействовать своевременному и качественному исполнению документом, обеспечению получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения.

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. [3;180]

Уровни контроля исполнения управленческих документов

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

- сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;

- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

- контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

- контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и так далее осуществят только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий. Контроль же по существу содержания входит и обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального, контрольного подразделения.

Основные задачи службы контроля

В процессе выполнения контроля исполнения управленческих документов, основными задачами являются:

- отслеживания и фиксация фактического исполнения зафиксированных

указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно большое значение;

- обобщение сведений, получаемых и ходе отслеживания хода и результатов исполнения, и доведение этих сведений руководству в удобном формализованном виде:

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль исполнения документов может, быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого сотрудников или взят удостоверяющим документ руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.[3;181]

документ управленческий исполнение дисциплина

Выбор документов для постановки на контроль

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, контроль за исполнением которых необязателен, и документы, подлежащие контролю за их исполнением.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Информации о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КорреспондентООО «КРИСТ»
Дата поступления и индекс документа 15.06.2008 № 2143/02-09	Дата и индекс документа 05.06.2008 № 03-05/528
Краткое содержание О разработке программного обеспечения
Резолюция или кому направлен документ Макарову Р.С. Составить техническое задание Срок - 14.07.2008
Отметка об исполнение документа В дело № 02-09 16.07.2008

Сроки исполнения управленческих документов

Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.

Типовые сроки установлены в указах Президента, законах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, но подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в «Табель форм» или «Инструкцию по делопроизводству» они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившего, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, устанавливается условный исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документом. [3;182]

Вид документа	Срок исполнения	Нормативный акт, устанавливающий срок исполнения
1	2	3
Обращение граждан (предложения, заявления, жалобы)…	1 месяц со дня поступления и регистрации	Закон г. Москвы от 28 июля 1997 г. № 25 «Об обращении граждан» (ст. 8)
Предложение о согласовании условий договора поставки	ЗО дней со дня получения предложений (если иной срок не установлен законом или не согласован сторонами)	Гражданский кодекс РФ (ст.507)

Сроки исполнения документов определяются начальником управления, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Жалобы граждан рассматриваются в возможно более короткий срок, но не позднее 15 дней, а требующие изучения и проверки - в срок не более одного месяца со дня регистрации.

Рассмотрение жалобы, касающихся вопросов защиты прав детей, инвалидов, военнослужащих и членов их семей, начинается безотлагательно и должно быть завершено не позднее чем в 15-дневный срок со дня их поступления.

Дата исполнения указывается в резолюции начальника управления и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел учета, распределения документации для внесения изменений в регистрационно-контрольную или экранный шаблон), как правило, являющимися дубликатом регистрационного формата.

Постановка документов на контроль

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющимися дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется самостоятельных форматах.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшихся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется в самой контрольной службе.

Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. На левом поле документа, на уровне заголовков предусмотрено место для Простановки специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.

Проверки хода исполнения

В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю.

Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Снятие документов с контроля

Снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение:

С контроля снят

Зав. гр. контроля ____В.П.Корин

26.01.2007

Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. [3;185]

Анализ исполнительской дисциплины

Данные о ходе и результатах контроля исполнения управленческих документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Типовые аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины не определены и устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ. Но наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:

общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

задержки исполнения в рабочих долях;

причины задержек исполнения документов.

Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно бывают:

слишком высокая степень централизации полномочий,

перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня.

недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций,

недостаточные сроки для качественного исполнения,

нерациональная система документооборота,

недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.[3;186]

Заключение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Таким образом, значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности.

Список используемой литературы

М.В. Стенюков. Справочник по делопроизводству. - М. 2008.

В.И. Андреева. Делопроизводство: организация и ведение. - М. 2007.

3. Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. - М. 2008

4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».

Размещено на Allbest.ru

...