Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии (на примере ООО "Автотрэвэл")

В графике отпусков должно отражаться:

Во-первых, должно быть отражены не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные (например, учебные отпуска). Согласно Трудового кодекса Российской Федерации статья 120 при исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском.

Во-вторых, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не должна быть меньше установленной законодательством.

В-третьих, при разделении отпуска на части хотя бы одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Кроме того, следует обратить внимание на то, чтобы отпуск был запланирован в пределах рабочего года работника, за который он предоставляется.

При оформлении отпусков надо помнить, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

Когда работник берет трудовой отпуск, необходимо оформить приказ на отпуск. Бланк приказа на отпуск утвержден постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 По материалам сайта: http://zarp.ru/poleznoe/otpusk/trudovoy_otpusk.phtml. Если в отпуск идет один сотрудник, приказ о предоставлении отпуска составляется по форме № Т-6, если несколько работников, то приказ на отпуск выпускают по форме № Т-6а. Приказ на отпуск должен составляется заранее. Ознакомить работника под роспись с датой начала отпуска не менее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Оформленный приказ передается в бухгалтерию и на его основании производится расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск, который оформляется на бланке формы N Т-60. За три дня до начала отпуска работнику выдаются отпускные, согласно статьи 136 части 9 ТК РФ.

Все приказы о предоставлении отпусков регистрируются в журнале регистрации приказов о предоставлении отпуска. Журнал пронумерован, прошнурован, закреплен печатью организации и росписью руководителя организации.

2.6 Порядок оформление документов при переводе

Перевод на другую работу (должность) может носить постоянный или временный характер.

Перевод сотрудника постоянно на другую работу (должность) может производиться по многим причинам, а именно:

-перевод на более высокую должность;

-понижение в должности по результатам аттестации;

-перевод в соответствии с медицинским заключением;

-переезд работодателя в другую местность и многие другие.

В ТК РФ, возможные случаи перевода разделены на три группы. Согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ под переводом понимаются:

- изменение трудовой функции работника при продолжении работы у того же работодателя;

- изменение структурного подразделения, к которому относится работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя;

- перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Перечень должностных обязанностей, включаемых в трудовую функцию работника, как правило, указывается в трудовом договоре или должностной инструкции. В случае изменения должностных обязанностей оформляется перевод работника. Например, если бухгалтер повышен до должности главного бухгалтера.

При переводе работника необходимо придерживаться определенных правил, соблюдение которых поможет избежать ряда проблем. Перевод производится только с согласия работника Особенно это стоит учесть, если работник переводится на другую должность, специальность, требующие иной квалификации.

По поводу назначения нового испытательного срока, при переводе сотрудника на новую должность, ТК РФ четкого ответа не дает. Но из ст. 70 ТК РФ следует, что условие об испытании работника может быть предусмотрено лишь при заключении трудового договора, то есть при приеме работника на работу. Поэтому при переводах в организации новый испытательный срок не устанавливается.

Чтобы избежать проблем, необходимо:

- предупредить работника в письменной форме за два месяца о предстоящем переводе, чтобы по истечении этого срока работник мог дать четкий ответ "согласен" или "несогласен" с предложением на изменение условий труда;

- в случае если работник согласился с новыми условиями, необходимо зафиксировать этот факт в письменной форме, например в виде подписи сотрудника под приказом о переводе или в виде написания им заявления о переводе;

- в случае если работник по истечении срока отказался от перевода, можно его уволить (пункт 7, статья 77 Трудового кодекса РФ). В этом случае необходимо выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие.

Перевод при аттестации кадров. Круг сотрудников, подлежащих аттестации, ТК РФ не ограничен. Так как целью аттестации является проверка квалификации сотрудников, она не должна проводиться для работников, трудовые функции которых не требуют специальных знаний или подготовки. Во избежание возможных споров, рекомендуем включить в трудовой договор с работником пункт об обязанности проходить аттестацию. Проведение аттестации может проводиться как планово, в соответствии с утвержденным аттестационной комиссией или руководителем организации графиком, так и внепланово - по инициативе самого сотрудника или его руководителя. Плановая аттестация работников, проводится по усмотрению руководства, но рекомендуем проводить, не реже одного раза в три-пять лет. Срок проведения аттестации организация устанавливается исходя из штатной численности аттестуемых сотрудников и других факторов, рекомендуемый срок от 3 до 6 месяцев.

Для проведения аттестации необходимо:

1. Утвердить положение об аттестации.

2. Создать приказ об образовании аттестационной комиссии. В котором определить состав аттестационной комиссии. Количественный и персональный состав комиссии утверждается руководителем организации. В данном приказе предусмотреть председателя, заместителя, секретаря и членов комиссии.

3. Издать приказ о ее проведении аттестации. Который должен содержать следующую информацию: сроки и место проведения аттестации; круг сотрудников, подлежащих аттестации; основания проведения аттестации (если аттестация внеочередная); порядок оформления результатов аттестации. Установить порядок подготовки и передачи в аттестационную комиссию сведений о том, кто из сотрудников и когда повышал квалификацию, аттестационных листов по предыдущей аттестации, отзывов клиентов и коллег и др.

4.Создать График проведения аттестации.

5.Уведомить о проведении аттестации сотрудников.

6.Утвердить подготовленный перечень вопросов для аттестационных заданий.

Необходимо, перед аттестацией проверить, наличие должностных инструкций, на сотрудников, которые будут проходить аттестацию. Так как при их отсутствии суд может признать незаконным, увольнение сотрудника по результатам аттестации. Выписка из протокола аттестационной комиссии приобщается к личному делу.

По результатам аттестации комиссия выносит на рассмотрение руководителю организации рекомендации. А именно, о поощрении отдельных работников за достигнутые успехи, об установлении, изменении или отмене надбавок к должностным окладам, о повышении квалификации отдельных сотрудников и др. Аттестационная комиссия при выдаче рекомендаций должна указать мотивы, по которым они сформулированы.

С учетом оценок и рекомендаций аттестационной комиссии, руководитель организации принимает решение в отношении аттестуемого работника. Согласно ч. 3 ст. 81 ТК РФ увольнение по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, допускается только в том случае, если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу. Таким образом, в приказе должно содержаться распоряжение отделу кадров о предложении работникам перевода на другие имеющиеся в организации должности. Если работник соглашается на перевод, данное согласие выражается в письменной форме, то издается приказ о переводе. Если же работник отказывается от перевода или в организации нет другой работы, то издается приказ о его увольнении.

Порядок оформления перевода работника на новое место: если работник переводится по собственной инициативе, он должен написать соответствующее заявление в произвольной форме на имя руководителя;

издается приказ (распоряжение) (Унифицированная форма №Т-5, №Т-5а утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Основанием для издания приказа о переводе будет являться изменение к трудовому договору, подписанное обеими сторонами, а именно - дополнительное соглашение. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа. Запись о постоянном переводе на другую работу вносится в трудовую книжку работника, а также в личную карточку работника (форма №Т-2). По материалам сайта: http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44376.html

2.7 Расторжение трудового договора

Расторжение трудового договора между работодателем и работником может происходить по разным причинам: расторжение по инициативе работника, расторжение трудового договора по инициативе работодателя, расторжение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Но между всеми этими причинами есть общая черта - расторжение трудового договора всегда сопровождается множеством юридических тонкостей, требований ТК РФ и ГК РФ, а также требует профессиональных знаний не только в юриспруденции, но и в кадровом управлении.

Основаниями прекращения трудового договора являются:

1) соглашение сторон (статья 78 настоящего Кодекса);

2) истечение срока трудового договора (статья 79 настоящего Кодекса), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

3) расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 настоящего Кодекса);

4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 настоящего Кодекса);

5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (статья 75 настоящего Кодекса);

7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (часть четвертая статьи 74 настоящего Кодекса);

8) отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части третья и четвертая статьи 73 настоящего Кодекса);

9) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (часть первая статьи 72.1 настоящего Кодекса);

10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 настоящего Кодекса);

11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84 настоящего Кодекса).

Каждое из перечисленных оснований расторжения трудового договора имеет свою уникальную процедуру, имеющую определенную последовательность действий, набор оформляемых документов, требований ТК РФ и т.д.

Увольнение по соглашению сторон регулируется ст. 78 Трудового кодекса. Самый простой способ для работника и работодателя. Сторонам для расторжения трудового договора необходимо лишь составить соглашение о расторжении договора, а также внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Трудовой договор может быть расторгнут в любое время по взаимному согласию работника и работодателя. Как правило, данная норма применяется в ситуации, когда организация решила прекратить отношения с работником, но прямых оснований для его увольнения не имеет. Кроме того, указанная норма нередко используется работодателями при увольнении работника за дисциплинарный проступок или при сокращении штата. Конкретная дата прекращения трудового договора должна быть указана в соглашении сторон. В соответствии с трудовым законодательством инициатором увольнения по соглашению сторон может выступать любая сторона трудового договора. В большинстве случаев такое предложение сотруднику делает работодатель. Иногда, расставаясь с работником при отсутствии прямых оснований для увольнения, организация стоит перед выбором: предложить сотруднику уволиться по собственному желанию или оформить увольнение как соглашение сторон. Второй вариант для работодателя предпочтительнее по следующим причинам. Увольнение по собственному желанию предполагает, что работник самостоятельно и без принуждения (то есть без предложения со стороны работодателя) должен заявить о своем намерении расторгнуть трудовой договор. Поскольку в рассматриваемой ситуации это условие не выполняется, сотрудник может обратиться в суд и доказать, что заявление об увольнении написано в принудительном порядке. Кроме того, работник, подавший названное заявление, может отозвать его до истечения срока предупреждения об увольнении. Напомним, что такое право работнику предоставлено ст. 80 ТК РФ. В конечном итоге указанные факты могут иметь для работодателя различные негативные последствия. При увольнении по соглашению главным является то, что стороны расстаются по взаимной договоренности. Такая договоренность оформляется соответствующим документом, поэтому у работника отсутствуют основания для подачи жалобы в суд. Кроме того, в данном случае в отличие от увольнения по собственному желанию сотрудник не имеет права изменить в одностороннем порядке (без согласия работодателя) решение расторгнуть трудовой договор.

Подобной точки зрения придерживается Верховный Суд РФ. В п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" отмечено, что аннулирование договоренности относительно срока и основания увольнения по соглашению сторон возможно лишь при взаимном согласии работодателя и работника. Увольнение по соглашению сторон имеет и другие преимущества для работодателя по сравнению с увольнением работника по собственному желанию. (Табл. 3)

Преимущества увольнения по соглашению сторон перед увольнением по инициативе работника

Таблица № 3

Условия	Увольнение по инициативе работника	Увольнение по инициативе работника
Инициатор	Работник	Любая из сторон трудового договора
Срок предупреждения	По общему правилу работник обязан предупредить работодателя не позднее чем за две недели до даты увольнения, если это руководитель - за месяц, если временный, сезонный работник или находящийся на испытательном сроке - за три дня (ст. ст. 80, 71,280, 292 и 296 ТК РФ)	Не предусмотрен, день Увольнения определяется по соглашению сторон
Основание увольнения (документ)	Заявление работника	Соглашение сторон о расторжении трудового договора
Выплаты, производимые при увольнении	Выплачиваются все причитающиеся работнику суммы (ст. 140 ТК РФ)	Помимо выплат, Причитающихся работнику при увольнении (ст. 140 ТК РФ), соглашением может быть предусмотрена выплата выходного пособия, размер которого определяется соглашением сторон (ст. 178 ТК РФ)
Изменение решения	Работник вправе отозвать заявление в течение предупредительного срока, за исключением случая, когда на его место в письменной форме приглашен иной работник от другого работодателя и приглашенный уже уволился с предыдущего места работы (ст. ст. 64 и 80 ТК РФ, Определение ВС РФ от 11.07.2008 N 48-В08-6, пп. "в" п. 22 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2)	Решение об аннулировании или изменении соглашения об увольнении может быть достигнуто только при взаимном согласии сторон (п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, Определение КС РФ от 13.10.2009 N 1091-О-О)

Как сказано выше, норму ст. 78 Трудового кодекса, предусматривающую расторжение трудового договора по соглашению сторон, работодатели нередко применяют и при наличии у работника дисциплинарных проступков или при его сокращении. В общем случае прекращать трудовой договор в подобных ситуациях организация должна в соответствии со ст. 81 ТК РФ в одностороннем порядке. Но чтобы уволить сотрудника по этой статье, работодатель должен соблюдать некоторые обязательные требования. В частности, он не имеет права расторгнуть трудовой договор с работником в период его отпуска или временной нетрудоспособности.

Таблица № 4

Условия	Увольнение по инициативе работодателя	Увольнение по соглашению сторон
Процедура Увольнения и дополнительные затраты	Требуются соблюдение определенной процедуры и дополнительные затраты (в зависимости от основания увольнения). Например, для увольнения за дисциплинарный проступок нужно зафиксировать нарушение и взять объяснение у работника (ст. ст. 192 и 193 ТК РФ, п. 53 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2). При увольнении по сокращению нужно: - уведомить работника за два месяца; - выплатить ему выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средний заработок на период трудоустройства на срок до двух месяцев (с зачетом выходного пособия) (п. 2 ч. 1 ст. 81, ст. ст. 178, 179 и 180 ТК РФ); - уведомить о сокращении орган занятости (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации")	Никаких процедур не требуется. Возможна (но не обязательна!) выплата отступных
Категории работников	Нельзя увольнять по инициативе работодателя беременных женщин (ч. 1 ст. 261 ТК РФ).Отдельные категории работников нельзя увольнять по определенным основаниям, например женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, нельзя уволить по сокращению (ч. 4 ст. 261 ТК РФ)	Соглашение о расторжении трудового договора можно заключить абсолютно с любым работником
Время расторжения	Расторгнуть трудовой договор в период отпуска работника или его временной нетрудоспособности нельзя (ч. 6 ст. 81 ТК РФ)	Расторгнуть трудовой договор можно в любой момент, в том числе в период отпуска работника или временной нетрудоспособности

Из норм ТК РФ следует, что работодатель и работник могут принять решение о прекращении трудовых отношений на основании соглашения в любое время. Значит, в момент принятия такого решения одна сторона может не знать о намерениях другой стороны. Поэтому инициатор расторжения трудового договора по соглашению сторон должен сообщить ей об этом. Следовательно, работодателю или работнику (лицу, которое является инициатором) нужно оформить свое предложение в письменном виде и направить другой стороне. В письме обязательно должно быть указано основание увольнения. Если полученное предложение будет принято, то эту договоренность между собой работодатель и работник должны зафиксировать в двухстороннем соглашении о расторжении трудового договора.

Истечение срока трудового договора. Действующее трудовое законодательство не предусматривает специальных оснований для расторжения срочного трудового договора по инициативе работника. Срочный трудовой договор при прекращении или расторжении практически не отличается от трудового договора, заключенного на неопределенный срок, за исключением того, что у срочного трудового договора есть еще одно основание, по которому он может быть прекращен, -- истечение срока, на который этот договор был заключен. Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ст.79 ТК РФ). Факт доведения предупреждения до сведения работника должен быть соответствующим образом документирован. С этой целью работника следует ознакомить с содержанием документа под роспись, а при отказе работника от росписи - составить об этом соответствующий акт. Невыполнение этого правила может повлечь за собой возникновение трудового спора. Трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, прекращается по завершении этой работы. Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу. Об увольнении работника в связи с истечением срока действия срочного трудового договора работодателем издается соответствующий приказ. На основании приказа об увольнении работника работодателем производится оформление иных необходимых документов.

Общее правило расторжения трудового договора по инициативе работника. Работник может расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя письменно за 2 недели. По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении, установленного ст. 80 ТК РФ. Работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника:

- когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и т. д.);

- в случаях установленного нарушения работодателем законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора.

Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, действие трудового договора продолжается. До истечения срока предупреждения об увольнении работник вправе в любое время отозвать свое заявление. В таком случае увольнение не производится. Исключения составляют случаи, когда на место заявившего о своем увольнении приглашен (письменно) другой работник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора. По истечении срока предупреждения об увольнении работник вправе прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях:

1) ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;

2) сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;

3) несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

4) смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

5) неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

6) однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей:

а) прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены);

б) появления работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации - работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

в) разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника;

г) совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;

д) установленного комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушения работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий;

7) совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя;

8) совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы;

9) принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации;

10) однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей;

11) представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора;

12) предусмотренных трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации;

13) в других случаях, установленных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Порядок проведения аттестации (пункт 3 части первой настоящей статьи) устанавливается трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников.

Увольнение по основанию, предусмотренному пунктом 2 или 3 части первой Статья 81, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Увольнение работника по основанию, предусмотренному пунктом 7 или 8 части первой Статья 81, в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником вне места работы или по месту работы, но не в связи с исполнением им трудовых обязанностей, не допускается позднее одного года со дня обнаружения проступка работодателем.

Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.

Расторжение трудового договора для любого кадрового работника представляет собой сложную и трудоемкую процедуру, требующую не только знаний по управлению кадрами, но и профессиональных юридических знаний.

3. Кадровая служба в ООО «Автотрэвэл»

3.1 Анализ кадровой политики ООО «Автотрэвэл»

В данной дипломной работе будем проводить анализ кадровой деятельности ООО «Автотрэвэл». Главный потенциал предприятия заключен в кадрах. Без нужных квалифицированных работников ни одна организация не может достичь целей.

Рассмотрим, как и каким образом набирается персонал в

ООО «Автотрэвэл». Реклама на свободные вакансии в основном размещается по салонам автобусов и маршрутках ООО «Автотрэвэл». Также размешается реклама в подмосковной газете «Все для Вас». Очень мало место для размещения рекламы, мало информируется о свободных вакансиях в организации.

При наборе и приме сотрудников, необходимо заполнить анкетные данные. (Приложение 2) В анкете заполняются такие пункты, как:

- Ф.И.О.;

- год, число, место рождения;

- гражданство;

- образование;

- № водительского удостоверения (для водителей);

- привлекались ли к судебной ответственности;

- последнее место работы;

- отношение к воинской обязанности;

- адрес регистрации по паспорту;

- фактический адрес проживания;

- состояние в браке;

- телефон по которому можно с вами связаться;

- паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);

- ближайшие родственники.

Из этих данных делаем вывод, что практически не уделяется внимание оценке личностных качеств и мотивов работников при трудоустройстве на работу, а это может привести к психофизиологическому несоответствию сотрудника выполняемому им труду. Ориентируясь только на персонал «как инструмент» может привести к негативным последствиям, так как формирование кадрового потенциала не будет происходить с полной эффективностью.

Рассмотрим штатное расписание и количество сотрудников по факту. По штатному расписание число сотрудников ООО «Автотрэвэл» составляет 465 человек. (Приложение №3) А по факту на предприятии работает 475 сотрудников. Как оказалось в связи с закупками нового транспортного средства и расширением маршрутов стало необходимо увеличить число сотрудников. А с марта 2012 года начинается аттестация рабочих мест и это несоответствие необходимо срочно исправить. Также в связи с аттестацией рабочих мест пришлось просмотреть наличие должностных инструкций и как оказалось в двух подразделениях предприятия не хватает инструкций:

1. На заместителя главного механика

2. На автослесаря.

Конечно отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием.

Проанализирует возраст сотрудников ООО Автотрэвэл»

Анализ состава персонала ООО «Автотрэвэл» по возрасту.

Таблица № 6

Показатель	2010 г.	2011 г.
Всего работников, в том числе:	439	444
от 18 до 24 лет	12	12
от 25 до 29 лет	33	34
от 30 до 39 лет	98	99
от 40 до 49 лет	159	170
от 50 до 54 лет	72	74
от 55 до 59 лет	47	49
60 лет и старше	18	6

Таким образом, в ООО «Автотрэвэл» в основном увеличивается численность персонала в возрасте с 40 до 49 лет. Так как основной штат в организации являются водителями, то данный возраст не является минусом среди рабочих классов. Возраст указывает на определенный опыт и стаж вождения.

На предприятии действует повременно-премиальная система оплаты труда для транспортного отдела и окладная для администрации. Кроме этого присутствуют премии по инициативе руководства: к Новому году, к 8 марта, к 23 февраля. Оклад и премирование определяется штатным расписанием.

На предприятии оплата труда состоит из гарантированной части (должностной оклад) и негарантированной премии по итогам работы. Водителям устанавливается определенный план в день, который должны привезти и сдать в кассу предприятия. Все что наработанное свыше плана, остается работнику. Оплата труда в исследуемой организации в среднем составляет около 15000 рублей по штатному расписанию. Маленькая материальная мотивация сотрудников.

Рассмотрим подробнее характеристику руководящего состава ООО «Автотрэвэл». В штате число руководящего состава составляет 9 человек.

Таблица №7

№	Должность	Год рождения	Образование	Стаж работы на предприятии
1	Генеральный директор	14.09.1963	Высшее	9 лет
2	Зам. ген. директора	07.11.1963	Высшее	1,5 лет
3	Исполнительный директор	26.08.1980	Высшее	7 лет
4	Начальник отдела кадров	25.10.1980	Высшее	3 года
5	Главный бухгалтер	15.01.1970	Высшее	3 года
6	Начальник колонны	17.11.1974	Высшее	5 лет
7	Начальник ремонтной зоны	05.12.1960	Среднее - профессиональное	7 лет
8	Главный механик	02.12.1967	Высшее	3 года
9	Главный инженер	11.12.48	Высшее	5,5 лет

Таким образом, профессионально-квалификационный уровень руководящего состава предприятия достаточно высокий, что позволяющий решать поставленные задачи. В руководящем составе есть и молодые специалистов и специалисты с большим стажем. Значит карьерный рост на предприятия есть и это большой плюс.

В целом остальные функции отдела кадров ООО «Автотрэвэл» выполняются нормально, но для полноценной работы нужно регулировать имеющиеся недостатки в функциях кадровой службы ООО «Автотрэвэл». Отделу кадров следует более усилено участвовать в работе комиссий по вопросам кадров, и осуществлять более детальный контроль за деятельностью структурных подразделений организации. Важно отметить, что взаимодействие со структурными подразделениями предприятия не должно выходить за пределы компетенции отдела кадров, а также приводить к выполнению функций отдела кадров другими подразделениями. Конкретные права начальника отдела и инспектора отдела устанавливаются должностными инструкциями. (Приложение №3)

Из анализа кадровой деятельности ООО «Автотрэвэл» можно сделать несколько выводов:

1. Плохо информируется свободные вакансии, что уменьшает шанс набрать более квалифицированных специалистов.

2. Уделяется мало внимание на личностные качества кандидатов.

3. Несоответствие штатного расписание с фактическим числом сотрудников предприятия.

4. Недоработка должностных инструкций.

5. Низкая мотивация сотрудников

3.2 Разработка предложений по совершенствованию кадровой деятельности

Для совершенствования кадровой деятельности предлагается внести следующие мероприятия:

1. Рассмотрим, как можно информировать о свободных вакансиях на предприятии. В 21 веке почти все пользуются компьютерами и интернетом.

Сравним газету и порталы для работодателей и людей, ищущих работу или работников:

	Газета	Интернет
Охват	+	+++
Оперативный старт	++	+++
Отчетность	+	+++
Оценка эффективности	++	+++
Оперативность корректировок	+	+++

Где:

Охват - это характеристика, позволяющая понять сколько пользователей потенциально может увидеть рекламу. Чем больше охват, тем больший процент целевой аудитории сможет увидеть рекламное сообщение.

Оперативный старт характеризует время необходимое для подготовки и запуска рекламной кампании (разработка и создание рекламных носителей, настройка кампании и т.д.).

Отчетность. Все рекламные площадки предоставляют отчет по своей работе. Газеты и журналы предоставляют отчет о тираже. Интернет-реклама позволяет формировать отчетность по количеству контактов пользователя с рекламным носителем и количеству пользователей, проявивших непосредственный интерес к рекламе (количество переходов пользователей на сайт рекламодателя).

Оценка эффективности. В отличие от других видов рекламы, которые позволяют судить об эффективности только после достаточно большого периода их проведения по непосредственным результатам от рекламных кампаний, интернет-реклама за счет интерактивности позволяет оценить эффективность значительно раньше.

Оперативность корректировок. При размещении рекламы в газетах и журналах какие-либо корректировки не возможны до выхода нового тиража. Реклама в интернете дает гораздо большие возможности корректировок. В контекстной рекламе можно мгновенно изменить все необходимые параметры.

Теперь сравнив ценовую политику газеты и интернета. Например, ООО «Автотрэвэл» размещает рекламу в подмосковной газете «Все для Вас». Тираж выходит раз в неделю. За четыре тиража, т.е. за месяц оплата рекламы составляет 9000 тысяч рублей. И возьмем интернет сайт Работа.ру: Пакет «Вакансия-10». 10 публикаций или 10 обновлений ранее опубликованных вакансий (не чаще одного раза в сутки). Продолжительность действия пакета -- 4 недели. Стоимость рекламы составляет 2 200 тысяч рублей. (вставитьсноскуhttp://www.rabota.ru/v3_paidServicePriceList.html?area=v3_paidServicePriceList&type=employer&c=57 ) Исходя из этого получается, что размещать рекламу в интернете выгоднее (идет меньше затрат) и эффективнее. Изложим этот вариант на рассмотрение генерального директора в докладной записке. (Приложение №4)

2. Усовершенствуем анкету работников, чтобы больше узнать о человеке, о его личных качествах. Анкета - это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. Анкета должна содержать вопросы, позволяющие оценить соискателя с точки зрения соответствия личностной спецификации (то есть описывать то, какими качествами должен обладать человек для успешного выполнения порученной ему работы). Естественно, не имеет смысла составлять анкету для каждой должности. Гораздо удобнее пользоваться одной общей формой анкеты для всех категорий работников. Оставлю на рассмотрение свой образец анкеты начальнику отдела кадров. (Приложение № 5) Однако, любые анкетные данные не дают полного представления о человеке, каким бы исчерпывающим ни был список вопросов, не стоит забывать о том, что никакая анкета или личная карточка работника не заменит личного собеседования. Ведь при приеме на работу надо учитывать не только профессиональные качества работника, но и его психологическую совместимость с коллективом, основы мотивации, особенности характера и т.д., иначе его работа может оказаться не только неэффективной, но и нанести вред рабочему процессу.

3. Штатное расписание ООО «Автотрэвэл» должно подвергнуться изменению, так как численность сотрудников должна составлять 465 человек, а по факту на предприятии работает 475 сотрудников. Производились закупки нового транспортного средства и соответственно появилась необходимость увеличить число сотрудников. Руководству было доложено о выявленной проблемы и было решено изменить штатное расписание. Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями:

Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, вносимые изменения в штатное расписание, не существенны, и их можно оформить посредством приказа по основной деятельности. В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

"О внесении изменений в штатное расписание";

"Об изменении штатного расписания";

"О частичном изменении штатного расписания".

В качестве основания в приказе укажем следующую причину: расширение штата компании. (Приложение № 6)

4. Разрабатываем должностные инструкции. Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

* Общие положения;

* Функции;

* Должностные обязанности;

* Права;

* Ответственность;

"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия. Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция. Следующий раздел - «функции». В нём указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.

Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость. Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть написан обобщённо типа "работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. В ООО «Автотрэвэл» не хватала две инструкции:

1. На заместителя главного механика

2. На автослесаря.

Разработанные мной инструкции были отданы на рассмотрение и утверждение генеральному директору. (Приложение № 7)

5. Мотивация персонала. Определимся, что же такое мотивация? Существует множество определений этого понятия, его часто также подменяют понятием "стимулирования". В российской и советской литературе всегда разделяли понятия: стимулирование и мотивация. В первом случае говорили о мотивации трудового поведения, во втором - о мотивации вообще. В западной литературе такого деления не существует, в западных источниках при трудовом поведении или в обычной жизни всегда имеют в виду только мотивацию. Мотивация - совокупность процессов, которые побуждают, направляют и поддерживают поведение человека в направлении достижении определенной цели. "Суть мотивации состоит в том, чтобы давать людям то, что они больше всего хотят получать от работы. Чем полнее вы сможете удовлетворить их желания, тем больше у вас шансов получить то, что нужно вам, а именно: производительность, качество, обслуживание" (сноска книги "Честные трудовые дни" - Twyla Dell, "Honest Days Work", 1988)

Конечно же, существуют различные факторы мотивации, которые определяют, что является наиболее ценным, важным для человека. Как правило, это не один фактор, а несколько и вместе они составляют карту или набор мотивационных факторов. Факторы мотивации делятся на внешние и внутренние.

Внутренние факторы мотивации:

- Мечта, самореализация;

- Идеи, творчество;

- Самоутверждение;

- Убежденность;

- Любопытство;

- Здоровье;

- Нужность кому-то;

- Личный рост;

- Потребность в общении;

Внешние факторы мотивации:

-Деньги;

-Карьера;

-Статус;

-Престижные вещи;

-Эстетика быта;

-Возможность путешествовать.

Таким образом, знание факторов мотивации работника является для руководителя основополагающим, поскольку именно соотношение внутренних и внешних факторов мотивации является основой для согласования интересов сотрудника и компании, разработки системы мотивации для него. Выявить набор мотивационных факторов для сотрудника можно разными способами. Это может быть и интервью кандидата, и тестирование, и анкетирование. Я провела тестирование среди сотрудников ООО «Автотрэвэл». Прежде всего, основными мотиваторами для сотрудников могут являются:

- Заработная плата;

- Содержание труда;

- Интенсивность труда;

- Защита трудовых прав работника;

- Порядок на предприятии;

- Отношение руководства к сотруднику;

- Взаимоотношения в коллективе;

- Возможность повышения квалификации.

Т.е. это именно те инструменты, которые можно использовать в компании. С другой стороны, с позиции компании можно разделить все возможные инструменты мотивации на две большие группы: это материальные и нематериальные мотиваторы.

К материальным инструментам мотивации относятся (их еще называют финансовыми видами мотивации):

1. Заработная плата

2. Бонус (премия)

3. Социальный пакет

Нематериальных (или нефинансовых) инструментов гораздо больше. Здесь варианты могут быть самые разные. Например:

1. Почетная грамота, знак отличия

2. Размещение фотографии на Доске почета

3. Награждение билетами в театр (с семьей)

4. Именные канцелярские принадлежности (бумага, папки, файлы и т.д.)

5. Оплата проезда (проездные билеты по своим маршрутам)

6. Бесплатные обеды на неделю в столовой

7. Совместные коллективные мероприятие (спорт и отдых)

Комбинируя те или иные инструменты мотивации при построении общей системы необходимо помнить, что нематериальные инструменты есть возможность использовать только тогда, когда сотрудники удовлетворены с материальной точки зрения. Мотивация сотрудников - это важный ресурс компании, который позволяет ей двигаться вперед и реализовывать стоящие перед ней цели.

Список использованных источников

Электронные источники:

1. http://ru.wikipedia.org/wiki/Заглавная_страница

2. http://www.webarhimed.ru/

3. http://www.bizneshaus.ru/kadry.html

4. Кама-Протект Управление персоналом: http://www.7712009.ru/

5. Информационно-правовой портал «Гарант» http://base.garant.ru/12164247/

6. Профессиональное издательство http://www.profiz.ru/

7.Консалтинговая группа «Терпика» http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1551

8. Информационно-правовой портал «Консультант плюс» http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=47274

9. Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

http://zarp.ru/poleznoe/otpusk/trudovoy_otpusk.phtml

10. Справочно-правовой веб-сервис «Аудит.ру»

http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44376.html

Литература:

1. Столяренко, Л.Д. Психология и этика деловых отношений: Учебное пособие. - 2 изд., доп. и перераб./ Столяренко Л.Д. - Ростов на Дону: Издательство «Феникс», 2003 г.

2. Есипов, В.Е. Оценка бизнеса: 2 изд./ Есипов В.Е. - СПб.: Издательство «Питер», 2008.

3. Трудовой кодекс Российской федерации.

Размещено на Allbest.ru

...