Классификация документов в документоведении. Документы по заключению и исполнению договора

Понятие "классификация" используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

· классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

· классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

· признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия - членами деления;

· одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);

· сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);

· члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);

· члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

Классификация документов по признакам:

· По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

· По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

· По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото -, фоно-, кинодокументы.

· По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

· По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

· По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

· По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ -- рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал -- единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями. С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат. Копия -- идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа -- заверенная часть текста подлинника. Дубликат -- повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

· По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

· По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

· По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

· По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

· По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

18. Документы по заключению и исполнению договора. Требования к их оформлению (рекламно-информационное письмо, гарантийное, запрос, оферта, акцепт, договорное письмо, сообщение об оплате, отгрузке, установление недостатков, акты приемки, коммерческий акт, накладные, счета-фактуры, доверенности и т.д.)

Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не Установлена определенная форма (ст. 420 ГК РФ).

В ряде случаев законодательство требует, чтобы договор имел письменную форму. Законом определяются договоры, подлежащие нотариальному оформлению, государственной регистрации. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а так же посредством почтовой, телеграфной, телефонной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

К оформлению предпринимательских договоров в форме составления одного документа предъявляются определенные требования, которые стороны стараются соблюсти при подготовке любого договора.

Прежде всего, это относится к структуре самого документа. Любой договор состоит из: преамбулы, основной части, заключительной части.

Преамбула - своеобразное введение в договор, которое включает: название (наименование договора), указание места и времени заключения договора, фиксирование факта заключения договора в соответствии с теми условиями, которые указываются в тексте договора; наименование сторон; при этом продавец, или передающая сторона, называется первой, а покупатель, или принимающая сторона, - второй.

Основная часть договора подразделяется в свою очередь на две составные: специфические и общие условия договора.

К специфическим относятся те условия, которые характерны для данной сделки, но к другим сделкам вряд ли применимы (сюда относятся, прежде всего, существенные условия договора). К этим условиям можно отнести: предмет договора или количество, качество, цену товара; скидки и надбавки к цене; базисные условия поставки; форму платежа; сроки поставки или исполнения обязательств; односторонний отказ от договора; маркировку, упаковку, сдачу, приемку товара или переход права собственности на товар; ответственности сторон; запретительную оговорку (например, о перепродаже третьей стороне). К общим условиям договора относятся те предложения, которые включаются во все договоры, независимо от их содержания: арбитражная оговорка, форс-мажор.

В заключительной части договора указываются: юридические адреса сторон, все приложения, которые являются неотъемлемыми частями договора; подписи сторон; указание места и времени заключения договора (если это не указано преамбуле).

Форма договора имеет немаловажное значение, - это внешнее выражение взаимосогласованного волеизъявления сторон, объективно доступное для восприятия.

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении. Письмо-основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты: постоянные реквизиты бланка письма: эмблема, наименование организации, справочные данные, код ОКПО;

переменные реквизиты бланка письма: дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок, текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.

Рекламно-информационное письмо - содержит рекламную информацию о производимых товарах или услугах, информирует клиентов о позитивных изменениях в ценовой политике, расширении ассортимента товаров или услуг.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

38. Составьте гарантийное письмо в адрес ООО «Компьютерные технологии » с просьбой провести автоматизацию бухгалтерского учета и установить программы «1С: Бухгалтерия» и «1с: Склад». Оплата гарантируется с банковского счета Вашего предприятия. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.

ИП Иванов А.К.

10 февраля 2013 г

Генеральному директору

ООО «Компьютерные технологии»

Петрову О.Д

Гарантийное письмо:

Прошу Вас провести автоматизацию бухгалтерского учета и установить программы «1С: Бухгалтерия» и «1С: Склад».

Оплату гарантируем с расчетного счета № 543768267394 в адрес ОАО «Сбербанк России», Москва, 117997, ул. Вавилова, д. 19 в срок двенадцатое февраля 2013 г

В случае неоплаты в установленный срок, данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения мной в соответствии со ст. 823 ГК РФ, коммерческого кредита на сумму поставленной продукции и возможность начисления процентов за пользования чужими денежными средствами за всё время просрочки оплаты из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

ИП Иванов А.К.

Главный бухгалтер Соколова И.М.

М.П. документ классификация договор оформление

Размещено на Allbest.ru