Делопроизводство в кадровой службе

Размещено на http://www.allbest.ru

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе»

Вопрос 1. Что включает в себя понятие «Документооборот»?

Понятие «Документооборот» включает в себя:

-четкая организация документооборота,

-грамотная подготовка,

-своевременное и качественное исполнение принятых решений - залог высокой эффективности управленческой деятельности, а вслед за этим высокого авторитета властных структур, доверия к ним со стороны граждан. Ведь делопроизводство - это не просто техническая работа по учету, своевременному докладу документов начальнику и их хранению. Это своеобразный процесс производства, система организационного, информационно-аналитического, правового, ретроспективного и прогнозного обеспечения управленческого труда.

Вопрос 2. Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциями управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

По месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

По содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

По форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

По происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

По виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;

По средствам фиксации - письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.

Вопрос 3. Перечислите и дайте характеристику видам деловых писем

Виды деловых писем:

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

? повторение просьбы, на которую составляется ответ;

? обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

? констатация отказа.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам…»

«Считаем нужным сообщить Вам…»

«Предлагаемые Вами сроки проведения…»

«Ваше предложение не получило поддержки…».

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, в адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе.

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

Вопрос 4. Что включает в себя распорядительная деятельность управления?

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания; кооперативные организации - решения; общественные организации - постановления, распоряжения.

Вопрос 5. Какие предложения, заявления и жалобы граждан являются повторными?

Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь, например К-187/1, К-187/2, К-187/3.

Вопрос 6. Кто может давать ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, и в какой форме они могут быть даны?

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Вопрос 7. Когда предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными?

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после из завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Вопрос 8.Перечислите меры организационно-правовой защиты конфиденциальной информации и обеспечения надежной сохранности секретных документов

К мерам организационно-правовой защиты конфиденциальной информации и обеспечения надежной сохранности секретных документов относят:

1) строгое соблюдение требований по организации и ведению секретного делопроизводства, размещению и оборудованию секретных органов, их охране. Поддержание секретных органов в постоянной готовности к высокоэффективной работе;

2) установление должного порядка в организации практической деятельности всех должностных лиц, исключающего утечку секретных сведений и утрату документов, содержащих такие сведения. На рабочем столе, скажем, всегда должны находиться только те документы или материалы, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны находиться в сейфе или шкафу. Рабочее место должно быть так оборудовано, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен также просматриваться из окна;

3) максимальное ограничение круга лиц, допускаемых к работе с секретными документами, определение персональной ответственности за сохранность связанных с их работой секретов, а также порядок ознакомления с секретной информацией должностных лиц и организаций, взаимодействующих в процессе решения служебных задач;

4) осуществление систематического контроля и оказание помощи нижестоящим организациям (учреждениям) в организации секретной работы и сохранении секретных документов;

5) тщательный подбор сотрудников, допускаемых к работе с секретными документами. Отсюда вытекает задача организации их непрерывного профессионального обучения и воспитательной работы по повышению бдительности и личной ответственности за сохранение государственной и служебной тайны, за строгое соблюдение требований системы секретного делопроизводства.

Одной из основных функций секретных органов организаций (учреждений) является обеспечение надежной сохранности секретных документов. В связи с этим к выбору помещений для размещения секретных органов предъявляются особые требования. Руководители учреждений (организаций), а также начальники секретных органов при выделении помещений для секретных органов должны учитывать необходимость создания таких условий, которые бы обеспечивали конспирацию их работы и исключали всякую возможность проникновения в эти помещения посторонних лиц.

Вопрос 9. Приведите примеры типичных лексических, морфологических и синтаксических ошибок, встречающихся в текстах документов

Примеры типичных ошибок: Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». Представить:

? предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»);

? познакомить с кем-либо -- «представить коллективу нового работника»);

? ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»);

? составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»);

? мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»);

? изобразить, показать («представить в смешном виде»).

Предоставить:

? отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»);

? дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»);

? разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель -- именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство».

Вопрос 10. С какими трудностями этикетного характера сталкивается государственный служащий при написании документа или деловой бумаги?

документ письмо распорядительный конфиденциальный

При написании письма или оформлении документа существует ряд трудностей этикетного характера. Деловой этикет проявляется как в форме, так и в содержании документов. Очень важно, например, точно знать необходимые виды обращений в официальном письме, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д.

Какие же основные особенности речевого этикета определяют культуру деловой письменной речи?

Прежде всего рассмотрим наиболее употребительные языковые формулы официально-делового письма.

Размещено на Allbest.ru