Друковані та електронні джерела інформації, їх роль в організації інформаційно-аналітичного забезпечення управління

Однією із труднощів в управлінській діяльності є рішення в умовах невизначеності або неповних даних про можливі післядії накреслених дій. Керівник стоїть завжди перед дилемою - або зменшити невизначеність, перед тим як приступити до дій, або здійснити ті чи інші операції при відомому рівні невизначеності. По всій ймовірності вирішальну роль тут повинен відіграти фактор часу. При наявності ресурсів часу прийняттю рішення завжди повинен передувати аналіз і пошук даних, що знижують невизначеність результату приймаючих рішень. Заслуговує уваги порядок організації системи інформації, при якому сигнали поступають тоді, коли це необхідно керівнику. Нажаль, в більшості підприємств АПК діючі інформаційні системи не забезпечують цієї вимоги, оскільки формальна комунікаційна структура підприємств в більшості випадків не має необхідного комплексу правил, що регулюють передачу, розповсюдження і використання інформації.

Враховуючи великий об'єм інформації, використовуваної в процесі розробки рішення, і великі затрати, пов'язані з її збором і переробкою, заслуговує великої уваги методологія управління "по відхиленнях", суть якої полягає у тому, що в системі фіксується не вся інформація, а лише дані по відхиленнях об'єкта від заданої програми. Це дозволяє розвантажити інформаційні канали, своєчасно виявити перебої з процесі виробництва і орієнтувати керівників і спеціалістів на вузькі місця в роботі. Прийняття рішення по відхиленнях на перший план висуває завдання по визначенню допустимих значень відхилень явища або процесу, при яких рішення не приймаються, широкого впровадження нормативних методів планування, обліку і аналізу змінних факторів, які впливають на результати дій в рамках системи, яка розглядається. [10, с.10]

Глибокий аналіз кількісної і якісної неформалізованої інформації дозволяє прийняти інформаційне рішення, яке відповідає на питання, що є істинним (що приймати до уваги і що ігнорувати), який стан, можливості керованого об'єкта і умови майбутніх дій.

Цінність повідомлень для прийняття рішень визначається кількістю вміщеної в них інформації, зменшуючи невизначеність по відношенню наслідків зацікавлених подій. В відповідності з теорією інформації не всі зібрані дані вміщують корисну інформацію. Кількість її визначається тим, наскільки ці дані зменшують невизначеність господарських ситуацій і підвищують обґрунтованість управлінських рішень. Тому і збирати їх доцільно лише в тому випадку, коли вони вміщують необхідну інформацію для прийняття певних рішень.

Велике значення в процесі підготовки і прийняття рішень має достовірність інформації, що виключає її перекручення. Найбільш часто перекручена інформація має місце в процесі передачі її від однієї управлінської інстанції до іншої (від безпосереднього виконавця до керівника підрозділу, а від нього до керівника вищого рівня). Інколи ці перекручення являються результатом різного відображення в свідомості людей (в залежності від їх психологічної характеристики) одних і тих самих фактів.

Інформація повинна надаватись в упорядкованій формі і послідовності, задовольняти певні якісні показники по змісту, рівню узагальнення і т. д. Форма представлення інформації залежить від призначення, її використання, ієрархічного рівня управління і грамотності, потреб інформації. В одних випадках ефективними можуть виявитися візуальні засоби, такі як графіки, схеми, діаграми, в іншому - таблиці і т. д. Проте завжди рівень показників повинен підвищуватися при переході від нижчого до більш високого рівня управління. Перерахованим вимогам циркулююча інформація може відповідати лише в тому випадку, якщо на кожному підприємстві системи АПК буде розроблена раціональна науково обґрунтована інформаційна система.

При розробці системи інформаційного забезпечення керівників господарств слід більш точно визначити надходження інтегрованої інформації зі всіх рівнів організаційної системи, встановити перелік і строки її надходження ( щоденна, п'яти і десятиденна, щомісячна і одноразова), уточнити форми представлення інформації структурними підрозділами господарства і окремими виконавцями, передбачити порядок заповнення окремих форм і накопичення інформації.

Розробка інформаційної системи не може відділятися від стилю управління. В той же час не можна орієнтуватися на досить розповсюджений стиль управління, який передбачає його надмірну централізацію; керівник вирішує незначні питання і являється споживачем надто великих об'ємів інформації.

Інформаційна система повинна бути направлена на раціональну систему розподілу повноважень і рішень між рівнями управління, а також керівниками і спеціалістами апарату управління. Найважливіша вимога до інформаційної системи заключається в тому, що вона повинна бути так організована, щоб кожен рівень управління і кожен працівник одержував інформацію, необхідну тільки йому для успішного виконання обов'язків передбачених положенням або службовою інструкцією.

3.2 Дослідження кількісного використання інформації в організаціях та на підприємствах для прийняття рішень

Встановлено практикою, що від якості управлінських рішень залежить дотримання найбільш економічних пропорцій, параметрів виробництва і в кінцевому результаті ефективність використання всіх виробничих процесів. Своєчасно прийняте, науково обґрунтоване рішення стимулює виробництво і, навпаки, запізніле або ж передчасне, необдумане рішення може знизити результати праці колективу або окремих виконавців.

Загальний об'єм фіксованої інформації, як свідчать матеріали досліджень, в середньому по сільськогосподарському підприємстві складає 25-35 млн. знаків на рік. Із них близько 80% формується в системі господарського обліку. Із загального об'єму інформації для розробки і прийняття управлінських рішень керівники використовують лише -45-50% інформації, якою вони розпоряджаються, головні агрономи -40-50, головні інженери-механіки -45-50, головні зоотехніки -15-17%. Для раціоналізації системи інформації на сільськогосподарських підприємствах слід внести зміни до документопотоків, більш доцільно розподілити обов'язки посадових осіб по збору, обробці і передачі інформації. Цілком виправданим являється таке положення, при якому керівник підприємства підписує лише фінансові і інші найбільш важливі документи, а останні передаються на розгляд і підпис його заміснику. Об'єм невикористаної інформації у головних спеціалістів можна зменшити, якщо передати її збір і обробку працівникам планово-економічної або диспетчерської служби.

Останнім часом значно збільшилася складність та комплексність проблем, які виникають при аналізі альтернативних рішень в процесі управління складними промисловими об'єктами. При цьому досліди показують, що витрати на здійснення управлінської діяльності безперервно збільшуються, а наслідки невдалих рішень стають все більше і більше помітними.

Аналіз низки розробок в області автоматизації підготовки та прийняття рішень на машинобудівельних підприємствах дозволяє зробити висновок, що в наш час можна говорити не стільки про недостачу, скільки про надлишок інформації, яка потрапляє в розпорядження вищих осіб. Це звичайно ускладнює пошук потрібної позиції для контролю й аналізу підприємницької ситуації, зменшує оперативність в прийнятті управлінських рішень. У той же час, у більшості випадків особи, які приймають рішення, а це частіше всього управлінські робітники цехів та служб, що забезпечують функціонування виробничого процесу, відчувають недостаток в оперативних даних для підготовки управлінських рішень. Наприклад, при вимірюванні строків виходу виробу майже неможливо отримати інформацію про рівень готовності виробу, ступеня їх укомплектування (а це внутрішня інформація). Тому основним критерієм при проектуванні інформаційних систем являється визначення мінімального достатнього об'єму інформації, що вдовольняє потреби осіб, які приймають рішення.

Дослідження багатьох вчених свідчать, що в кожному конкретному випадку об'єм інформації, необхідної для підготовки рішення, визначається складністю вирішуваних питань і їх новизни, розмірами виробництва, рівнем підготовки кадрів, методами керівництва і т. п. В цьому випадку впливають також суб'єктивні фактори - освіта і досвід керівництва, його організаторські здібності, стиль роботи та інше.

Досвідчений керівник в процесі оперативного управління з успіхом може приймати інтуїтивні рішення, не володіючи необхідною інформацією. Проте, при таких рішеннях не виключені помилки, тому допустимі вони лише в процесі виконання поточних завдань, але аж ніяк не кардинальних питань розвитку виробництва на тому чи іншому підприємстві.[1, с.12] Набутий досвід не завжди являється кращим порадником, хоча багато проблем в процесі практичного керівництва і повторюється. Справа в тому, що нова ситуація може значно відрізнятися від умов минулого, і механічне перенесення минулого досвіду рішення тієї чи іншої проблеми (якщо він навіть був добрим) у нові умови може призвести цілком до інших післядій.

Перевалювання минулого досвіду, коли недостатньо враховуються нові дані і тенденції розвитку процесу або явища, породжує надмірну впевненість і упередженість, призводить до втрати правильної орієнтації і зниження ефективності рішення .

Висновки

У своїй роботі я розглянула низку питань присвячених темі дослідження. Відповідно до завдань у перших розділах роботи були розкриті питання: що таке управлінське рішення, яке місце займає інформація в управлінні та в підготовці управлінського рішення, які джерела допомагають керівнику організації або підприємства отримати інформацію необхідну для керування та прийняття правильних рішень?

Мета даної курсової роботи передбачала подати необхідне системне представлення про сутність, структуру, функції та вплив джерел інформації на прийняття управлінського рішення.

Отже необхідно зробити підсумкові висновки, що тема даної роботи багатогранна і вимагає уважного розгляду з усіх можливих сторін. Велика кількість вчених досліджували її, винаходили нові критерії оцінки управлінських рішень, пропонували нові класифікації, але до спільної думки так і не дійшли. Розглядаючи їх праці можна виділити для себе найважливіші аспекти, визначення та зробити висновки:

Управлінське рішення - це організаційно-правова діяльність керівника в керованій системі;

Прийняття управлінського рішення - це процес вибору розумної альтернативи вирішення проблеми, що є вирішальним в системі управління. Результати реалізації прийнятих управлінських рішень - це найбільш об'єктивна оцінка мистецтва керівника.

Для прийняття управлінського рішення потрібна планова, нормативна, інструктивна, правова, статистична, облікова, наукова, та інша інформація. Незалежно від виду, вона має бути точною, повною, достовірною, надійною, зручною для сприйняття та оцінки.

Цінним джерелом одержання інформації можуть служити матеріли всіляких екскурсій, виставок та конференцій, друковані видання, електронні джерела, професійні консультації фахівця та інші.

Класифікують джерела інформації через необхідність їх раціонального використання, бо для підготовки та прийняття управлінських рішень доводиться користуватися найрізноманітнішими джерелами інформації.

Необхідно зауважити, що розповсюдженою в розпорядчій діяльності керівників помилкою являється зневажливе відношення до аналізу інформації, що надходить. Деякі з них залишають її без уваги, і свої розпорядження будують лише на основі інформації, одержаної особисто в процесі відвідування керованих об'єктів. Негативні моменти від цього очевидні, так як сучасні масштаби виробництва не дозволяють керівнику бачити все особисто. А якщо це так, то без регулюючого впливу залишається багато, інколи самі істотні сторони діяльності підприємства.

Список використаних матеріалів:

1. Берсуцкая С.Я. Развитие системы подготовки и принятия управленческих решений (на примере предприятия машиностроения). - Донецк: НАН, 1996.-37с.

2. Василенко В.О. Теорія і практика розробки управлінських рішень: Навч. посібн. для студ. вищих закл. освіти.- К.: ЦУЛ, 2003.-419с.

3. Власюк О.С. Можливості застосування аналітичного планування для обґрунтування та підготовки рішень на вищих рівнях управління: Монографія.-К., 1995.-72с.:іл.

4. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення: ДСТУ 2394-94.- К.: Держстандарт України, 1994. - 89с.

5. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення: ДСТУ 2737-94. - Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994.-158с.

6. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення: ДСТУ 2392-94.- Чинний від 1995-01-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 53с.

7. Информация и принятие управленческих решений/ Материалы в помощь лектору.-Л.,1973.-19с.

8. Клементьева Е.Е. Информатизация систем управления и принятия решений в бизнесе: соц. и методол. аспекты.-М., 1994.-36с.

9. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навч. посіб. - К.: МАУП, 2002.-224с.:іл.

10. Лісовець В.Т., Монке С.Ю. Мистецтво прийняття управлінських рішень: навч. посібник/ Уманська державна аграрна академія. - Умань, 2001.-76с.

11. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. ДСТУ 2395-94.- Чинний від 1995-01-07.- К.: Держстандарт України, 1994.-35с.

12. Сопільник О.В. Технологія прийняття управлінських рішень: навч. посібник/ Дніпропетр. Нац. ун-т. Ін-т. довуз. підгот. та післядип. освіти. - Д.: РВВДНУ, 2002.-108с.: іл.

13. Суханов А.П. Информация и прогресс.- Новосибирск: Наука, 1988. - 209с. (Серия «Наука и технический прогресс»)

14. Суханов А.П. Мир информации: История и перспективы. - М.: Мысль, 1986.-204с.

15. Суханов А.П. Информация в жизни человека. - М.: Политиздат., 1983.- 112с.-(Филос. б-чка для юношества).

16. Єршова О.Л. Моделі, методи та засоби інформаційної технології прийняття управлінських рішень в соціально-економічних системах. - К., 2000.-21с.

17. Урсул А.Д. Отражение и информация. - М.: Мысль, 1973.- 231с.

18. Чумаченко Н.Г. Информация и принятие решений. - К.: Укр-НИННТИ, 1971.-63с.

Размещено на Allbest.ru