Основы таймменеджмента

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Таймменеджмент

1.1 Постановка цели

1.2 Планирование

1.3 Основные правила планирования времени

1.4 Принятие решений

1.5 Реализация и организация

1.6 Контроль

1.7 Информация и коммуникация

2. Основы трудовой деятельности руководителей

2.1 Трудовая деятельность руководителя, ее особенность

2.2 Факторы, влияющие на работу руководителя

2.3 Целевое планирование труда руководителя

3. Основные пути улучшения труда руководителя

3.1 Организация рабочего места

3.2 Работа с документами и корреспонденцией

3.3 Проведение совещаний, конференций

3.4 Составление графика работы

3.5 Подготовка и проведение выступлений

3.6 Прием по личным вопросам

3.7 Посещение рабочих мест

Заключение

Список использованных источников



Введение

На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководит и те кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие) управляли опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как управленец должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но к сожалению мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя.

Однако стоит помнить, что менеджер должен уметь управлять не только своими подчиненными, но и собой, своим временем. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни, добиваться результатов и улучшать качество своей жизни.

Деловые люди часто сетуют на то, что в сутках всего 24 часа. Успеть за день все запланированное просто невозможно, даже если вести переговоры с помощью конференц-связи и делать макияж стоя в пробке. Обвинять в неудачах можно кого угодно. А можно научиться самоменеджменту, т. е. искусству управлять своим временем и ресурсами с максимальной эффективностью. Тогда окажется, что в сутках есть время не только на сон, но даже на спорт и отдых.

Современное развитие общества показывает, что если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и в конечном счете скажется на качестве управления.

Цель: рассмотреть организацию труда руководителей и наиболее эффективное распределения ресурса времени, а так же по возможности рассмотреть все нюансы и пути повышения эффективности работы руководителя. таймменеджмент коммуникация трудовой документация

Объект исследования: организация личного труда руководителя и рабочего времени.

Предмет исследования: методы управления трудовой деятельностью руководителя.

Задача: научиться выбирать наиболее результативные методы самоменеджмента.



1. Тайменеджмент

Время -- это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Его важнейшей особенностью является безвозвратность -- его нельзя накопить, передать, взять в кредит, потому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят: время -- деньги. Это не просто слова.

Действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется уплатить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономической величины, но и от того, как он распоряжается самым ценным приобретением -- временем. Менеджер должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленной цели.

Самоменеджмент (или таймменеджмент) -- техника правильного использования времени. Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы. Известный специалист в области менеджмента Ален Маккензи утверждал: «Нет ничего более легкого, чем быть занятым. И нет ничего более трудного, чем быть результативным».

Самоменеджмент -- это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей. Самоменеджмент позволяет эффективно пройти все этапы успешного пути к цели, а именно:

1. решить, чего вы хотите достичь.

2. создать собственное видение успеха.

3. верить, что успех придет.

4. сосредоточиться на целях, ведущих к успеху.

5. не падать духом при неудачах.

1.1 Постановка цели

Это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что какие-либо параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда работник хочет попасть, а куда не хочет (но куда его хотят привести другие). Одно из правил эффективного менеджмента гласит: что запланированные успехи лучше случайных, так как они происходят чаще и управляются. Для достижения долгосрочной глобальной цели, стоит устанавливать промежуточные (краткосрочные) цели.

1.2 Планирование

Призвано обеспечить рациональное использование самого ценного ресурса -- времени. Чем лучше спланировано время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование, как составная часть заданий и правил самоменеджмента, осуществляет подготовку к реализации цели.

1.3 Основные правила планирования времени

· Соотношение (60:40).

Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60 %). Приблизительно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, потому что работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени как резерв для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, экстренных случаев или в результате недооценки длительности каких-то дел. (подробнее см. гл.3 п.3.4)

· Регулярность -- системность -- последовательность.

Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

· Реалистичное планирование.

Планировать нужно только такой объем задач, с которым человек реально может справиться.

· Заполнение потерь времени.

Заполнять потерю времени лучше по возможности сразу. Например, лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня наверстывать потерянное накануне.

· Фиксация результатов вместо действий.

Фиксировать в планах нужно результаты или цель, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были исходно направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

· Срок выполнения.

Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки для выполнения всех видов деятельности.

· Согласование различных планов во времени.

Чтобы более успешно внедрять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (начальника, подчиненных, коллег).

1.4 Принятие решений

Принятие решений допускает выбор первоочередных заданий и дел. Принять решение -- значит установить приоритетность. Основная проблема руководителей заключается в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работы и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущихся необходимыми дела.

Очередность выполнения заданий можно определять, пользуясь установлением приоритетов с помощью анализа АБВ. Техника этого анализа основывается на том, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью буквы «А», «Б» и «В» все работы подразделяются на три группы в соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные, менее важные или маловажные). Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим правилам: составить список всех будущих заданий;

1. систематизировать их по степени важности и установить очередность;

2. оценить задачи в соответствии с категориями А, Б, В;

3. Не приступать к выполнению задач категории Б пока не выполнены задачи категории А и т.д.

Ускоренный анализ по принципу Дуайта Эйзенхауэра (президент США в 1953 -- 1961 гг.). Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать преимущество. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Все дела подразделяются на 4 группы:

1. срочные (важные дела) -- их необходимо выполнять самому руководителю;

2. срочные (менее важные дела) -- их нужно делегировать;

3. менее срочные (важные задачи) -- их необязательно выполнять сразу, но выполнять их нужно самому;

4. менее срочные (менее важные задачи) -- от их выполнения можно воздержаться.

Делегирование является ключевой деятельностью менеджера. Под делегированием в общем значении понимается передача заданий своему подчиненному из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегировано. Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей. Делегирование помогает управленцу освободить время для более важной задачи и снизить загруженность, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно влияет на мотивацию труда сотрудников. Для того чтобы успешно осуществлять делегирование, необходимо подобрать нужных сотрудников, четко распределить сферу ответственности, координировать выполнение порученной задачи и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов. Не менее важно стимулировать и консультировать подчиненных, давать им оценку. Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение цели, руководство сотрудниками, задача высокой степени риска.

1.5 Реализация и организация

Составляется распорядок дня и организация трудового процесса с целью достижения поставленной цели. Организация рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

1.6 Контроль

Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае -- оптимизации трудового процесса. Все перечисленные выше функции самоменеджмента будут не настолько эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль за результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задания. Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может отказаться от самоконтроля.

1.7 Информация и коммуникация

Это важнейшая фаза, потому что все другие фазы нуждается в ней. На руководителя ежедневно обрушивается поток информации, с которым ему приходится разбираться. В реальной жизни менеджер обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо для эффективной работы. Для того чтобы экономить свое время, руководителю необходимо разработать рациональный подход к получению, обработке и использованию информации. (подробнее см. гл.3 п.3.2)



2. Основы трудовой деятельности руководителей

2.1 Трудовая деятельность руководителя, ее особенность

Цель работы руководителя - постановка цели правильная организация работы для ее достижения. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Когда менеджер не может правильно организовать работу, усилия остальных членов коллектива становятся напрасными.

Можно выделить следующие особенности руководителя:

1. Управленец непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства.

2. Работа этого вида работников в основном умственная.

3. Повышенные нервно-психические усилия руководителя связанны с управлением людьми и принятием ответственных решений.

4. Необходимость принятия большого количества решений за короткий период.

5. Если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то менеджер в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций.

Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации труда руководителя и рассматривать их все вместе и взаимосвязанно друг с другом.

2.2 Факторы, влияющие на работу руководителя

Руководитель это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что на него действуют и некоторые ограничения. В целом факторы оказывающие влияние на работу руководителя следующие:

1. Психологические - нематериальные факторы помогающие руководителю работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам можно отнести:

· Эстетика рабочего места;

· Удовлетворенность работой;

· Социальный статус;

· Другие.

2. Физиологические - факторы связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды. К ним относятся:

a) Объем воспринимаемой информации.

Человек не может усвоить больше определенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человек способен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятие решений. Руководителю необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

b) Окружающая среда.

Человек, как живой организм, подвержен влиянию факторов внешней среды. К таким факторам относятся:

· Температура окружающего воздуха;

· Окружающий звук;

· Освещенность рабочего места;

· другие.

c) Норма управляемости.

Необходимо точно определить со сколькими подчиненными руководитель будет непосредственно взаимодействовать.

d) Степень материальной удовлетворенности.

Тесно связанна с психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование

не приводит к повышению производительности в том же объеме.

Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность руководителя, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу менеджера. Это бесспорно усложняет процесс эффективной организации его труда.

2.3 Целевое планирование труда руководителя

Целевое планирование - планирование, направленное на достижение определенных целей или задач. Основной целью в планирование организации труда руководителя является повышение эффективности труда при минимуме затрат. Весь процесс планирования делится на этапы:

1. Формулирование цели.

От того правильно ли будут сформулированы цели зависит, что будет подвергнуто исследованию и какие результаты будут получены.

2. Анализ текущего состояния.

Анализ необходим для того, чтобы определить эффективность проведенных мероприятий.

3. Выявление слабых сторон.

На этом этапе нужно выявить слабые стороны в организации труда руководителя. Как правило, их несколько. Слабые стороны необходимо очень тщательно проанализировать

4. Проведение наблюдения.

Проведение наблюдений - требует тщательной проработки и организации. Сначала решается, какие наблюдения провести. Например, при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам - степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими служащими и другое.

5. Проведение мероприятий по улучшению труда.

Для начала следует выявить рентабельность проведения мероприятий по улучшению организации труда. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то проведение их очевидно. Затем проводятся мероприятия по улучшению труда руководителя (подробнее см. гл.3).

6. Сравнение результатов до и после проведения мероприятий.

И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд руководителя улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.



3. Основные пути улучшения труда руководителя

Основные направления, которые будет рассмотрены в этой главе, являются важными составляющими в организации труда руководителя. Хочу отметить также, что все рекомендации носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель. В процессе организации труда руководящих кадров не нужно доходить до абсурда - труд менеджера очень специфичен и неповторим. При организации работы следует учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

3.1 Организация рабочего места

Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, рассмотрим, что представляет собой рабочее место руководителя. От того какой рабочий кабинет, в котором менеджер проводит большую часть рабочего времени будет зависеть эффективность его работы.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места управленца должны учитываться следующие моменты:

1.Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от функций входящих в компетенцию руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м 2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета, также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место, где он непосредственно работает, но и, как правило, место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

a Антропометрические показатели. Имеется введу рост, длина корпуса, рук, ног и другое;

b Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

c Рациональная планировка и компоновка мебели;

d Мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование. Руководителю понадобятся:

a Канцелярские принадлежности.

b Два телефона.

Один телефон - внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему сначала ответит секретарь, а если понадобится переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать управленца.

c Компьютер.

В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной. Во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке. В-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

d Ежедневник.

Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию. Так же с помощью ежедневника будет удобнее распланировать свое время.

4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают, визуально, объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические условия труда. Основные нормативы приведены в таблице № 1.

Таблица № 1 Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда служащих

микроклимат	показатели	значение показателей
1) Температура:	-	-
теплый период года	22-25	?C
холодный период года	20-22	?C
2) Относительная влажность воздуха	60-90	%
3) скорость движения воздуха	до о,3	м/с
4) Уровень освещенности	-	-
общий	300	люкс
всеми источниками света	750	люкс
5) Уровень шума	-	-
нижний	60	дБ
верхний	75	дБ

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Отметим некоторые особенности кабинета руководителя.

Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило участников конференций, планерок (5-7 человек)+2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха. Рабочий кабинет можно также дополнить стендом где будут располагаться производимая продукция. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это положительно воздействует на психологическое состояние человека, а значит помогает в работе.

3.2 Работа с документами и корреспонденцией

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие:

1) Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации.

Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Менеджера составляет документы (т. е. те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.

2) Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера

предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

1. Регистрация поступающей корреспонденции.

2. Сортировка в зависимости от предназначения.

3. Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

4. Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рационально сортировать документы сразу оценивая степень их важности. Для этого можно например раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Задача хранить документы входит в обязанности секретаря или специального отдела занимающегося ведением архива. Эти документы классифицируются по определенным признакам, так чтобы было легче их найти. Задачу хранения документов рациональнее переложить на компьютеры. Такой подход сэкономит время на их поиск.

3.3 Проведение совещаний, конференций

Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них рассматривается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно оно проводятся зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию необходимо:

1.Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

2.Можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;

3.Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

4. Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;

5. Как можно раньше послать приглашение участникам;

6. Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или конференс зал) с хорошей вентиляцией, освещением и нормальной температурой;

7. Участники совещания должны заранее выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа. Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать. Учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждение вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается: участники совещания, выдвинутые и принятые решения, исполнители, их действия и другая информация.

3.4 Составление графика работы

Руководитель располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.

Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. По принципу 10/90 - менеджеру не следует жалеть времени на составление графика, т. к. 10% времени затраченные на планирование до начала выполнения задачи, сэкономят 90% времени при ее решении. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9 00 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13-00 до 14-00 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также

делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

3.5 Подготовка и проведение выступлений

Руководитель должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить - это не просто выложить все имеющиеся данные, а максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того, чтобы выступление прошло эффективно к нему надо основательно подготовиться. Перечислим основные рекомендации призванные помочь оратору.

1. Прежде всего важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;

2. В соответствии с этим определите цель своей речи: чего вы хотите достичь своим высказыванием ? ;

3. Спросите себя, что вы уже знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть что сказать;

4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям;

5 . Соберите недостающие материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера;

6. Продумайте сложнейшие моменты аргументации;

7. Попытайтесь разбить приготовленный для выступления материал на части;

8. Составьте тезисы речи с включением в них ключевой информации, цитат, определений.

9. Если нет опыта публичных выступлений необходимо потренироваться;

10. Концентрация внимания на основных вопросах содержания речи.

Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует импровизированная речь. Чтение “по бумажке” не эффективно. При подготовке к выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастный состав, интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимо составить план выступления, который должен включать:

1. Вступлений: цитаты; пословицы и поговорки; интересные примеры; случаи и примеры, взятые из личного опыта; ссылка на исторические примеры и факты; определения. То есть в начале необходимо заинтересовать слушателя;

2. Основная часть: анализ проблемы, о которой хотим сказать; ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных и второстепенных вопросов; непротиворечивость речи; эмоциональный накал и др.

3. Заключение: изложение основной мысли выступления в виде тезисов; заключительные выводы из своих высказываний; указание на нерешенные проблемы и пути их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям, предостережение и др.) Выступление должно быть ни слишком коротким, ни слишком длинным. Основная функция выступления - привлечь внимание слушателей к предмету изложения и наладить контакт с аудиторией.

В заключение необходимо отметить, что успех речи зависит во многом и от того как говорить. Монотонно выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому эмоциональная с расстановкой речь (перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна.

3.6 Прием по личным вопросам

Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14 00 и 16 00 . Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит во-первых сократить время на изложение темы разговора, во-вторых позволит руководителю подготовиться к предстоящей беседе и в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.

Все приемы посетителей можно разделить на: официальные и не официальные.

Официальные приемы можно проводить:

1. за столом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет лучше наладить межличностный контакт;

2. за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду другим причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда руководитель сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы не критикуя работник понял свою вину.

Не официальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха”. Удобно расположившись на диване или в кресле руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной и интимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.

Для того, чтобы ограничить время затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время руководителя), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло. Необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы руководитель должен:

1. уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли. Это, например, можно сделать путем высказываний типа: да-да, конечно, безусловно и других;

2. уметь понять собеседника. Причем “понять не значит принять”. Если руководитель может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;

3. уметь направить разговор в нужное русло.

4. стараться говорить на уровне собеседника и другое.



3.7 Посещение рабочих мест

Посещение рабочих мест (в большинстве случаев рабочих) позволяет: наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии. Также при посещении рабочих мест рабочие могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, чтобы быть в курсе дел происходящих в них.

Для хорошего контакта с рабочими необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цеха лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с рабочими необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда. Встречаться с рабочими следует не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии, послушать выступления работников.



Заключение

В данной курсовой работе рассмотрена актуальная тема - “Самоменеджмент или организация личного труда руководителя”. Целью данной курсовой работы было рассмотреть организацию труда руководителя, рациональное распределение ресурса времени на работе и в личной жизни, а также показать основные пути улучшения организации труда руководителя.

В первой главе рассматривалось понятие - таймменеджмент, а так же что нужно сделать что бы “все успеть”.

Во второй главе были кратко рассмотрены особенности труда руководителя, учет затрат рабочего времени, а также как рационально спланировать мероприятия по улучшению труда.

В третьей главе были непосредственно рассмотрены основные пути по которым возможна организация труда. Целью на этом этапе было показать, что эти мероприятия не сложно провести, а результат будет впечатляющим.

Но все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности труда и сокращением затрат рабочего времени, будут напрасными если руководитель:

1. придерживается авторитарного метода управления. Такой руководитель привык решать все сам, забывая при этом, что тратит напрасно много времени;

2. не анализирует свою работу с целью выявления резервов снижения затрат рабочего времени;

3. не составляет список планов;

4. принебрежительно относится к функции контроля ;

3. не посвящает время самообразованию.

Главное, чтобы менеджер сосредоточился на целях, ведущих к успеху, и не падал духом при неудачах.



Список использованных источников

1. Бороненкова С.А. «Управленческий анализ» М.: Финансы и статистика, 2004. - 384 с.

2. Казначевская Г.Б. «Менеджмент» Р-н-Д.: Феникс, 2008. - 344 с.

3. Крупанин А.А. «Менеджмент в предпринимательстве» М.: Инфра-М, 2003. - 230с.

4. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. «Основы менеджмента» : Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. - 704 с.11. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. «Основы управленческой деятельности» : Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 1996. - 271 с.; ил.

5. Огвоздин В.Ю. «Краткий курс менеджмента» М.: Финпресс, 2004. - 176 с.

6. Оксинойд К.Э.«Организационное поведение» М.: КноРус, 2009. - 480с.

7. Перерва П. Г. «Искусство самомаркетинга. Трудоустройство без проблем» - 2009.- 622с.

8. Тележников В.И. «Менеджмент» Мн.: БГЭУ, 2008. - 509 с.

9. Саркисов В.В., Шелехов В.М. «Научная организация и нормирование труда в лесозаготовительной промышленности и лесном хозяйстве»: Учебник/Под ред. В.В. Саркисова. - М.: Высш. школа, 1982. - 335с., ил.

10. Слабов С.С. «Основы менеджмента» М.: Изд. МГУ, 2004. - 224с.

11. Цветков А.Н., Зарембо В.Е. «Методы решения творческих задач в менеджменте» М.: КноРус, 2009. - 152 с.

13. Ямпольская Д.О., Зонис М.М. «Менеджмент» СПб.: ИД "Нева", 2004. - 288 с.

14.Источники в интернете:

1. http://psyfactor.org/lib/self-management-4.htm

2. http://strana-sovetov.com/career/4030-self-management.html

3. http://www.elitarium.ru/2008/02/15/samomenedzhment.html

Размещено на Allbest.ru

...