Создание условного документа
Документирование деятельности организации, основанное на научной организации труда с применением современной техники. Анализ приказов, докладных записок, справок. Создание условного документа в виде инициативного письма с разработкой бланка общего вида.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 16.04.2014 |
| Размер файла | 33,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Пензенский государственный университет (ПГУ)
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
по дисциплине: Документоведение
Выполнил: Н.А. Емельянова
Принял преподаватель: Ю.Ю. Фионова
2013
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Содержание
Введение
1. Анализ документов
1.1 Приказ
1.2 Выписка из приказа
1.3 Объяснительная записка
1.4 Докладная записка
1.5 Справка
2. Создание условного документа в виде инициативного письма с разработкой бланка общего вида
3. Создание докладных записок
4. Создание письма - запроса на имя руководителя организации
5. Создание протокола
Заключение
Список использованных источников
Размещено на http://www.allbest.ru/
3
Введение
документирование документ приказ справка
Делопроизводство - одна из функций управления. Делопроизводство - есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники. Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовки их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как ДОУ (документационное обеспечение управления). Такое определение более точно отображает весь комплекс работ с документами в организации.
ДОУ выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного подразделения. Это может быть управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или специально назначенное лицо.
Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.
Для всех организаций, учреждений РФ независимо от форм собственности или функций установлены единые требования по составлению, оформлению документов и работе сними. Эти требования изложены в основных положениях государственной системы ДОУ (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурных дел и др. нормативно-методических документов.
Работа управленческого аппарата как любая работа сегодня строится на основах научных организаций труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.
При решении задач ДОУ используется электронная техника по 2 направлениям: документирование и организация работы с документами.
От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность, надежность, экономичность, культура работы аппарата, возможность работы с этими документами в будущем.
В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительной документацией, которая условно подразделяется на три группы:
1) организационные документы,
2) распорядительные документы,
3) справочно-информационные документы.
Руководство любой организации независимо от ее организационно-правовой формы наделяется правом издания распорядительных документов.
Распорядительные документы - это вид письменного документа в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц.
Распорядительные документы, с точки зрения сферы своей деятельности, подразделяются на:
1. Правовые акты, действующие на федеральном уровне (перечень этих актов определен Конституцией РФ)
2. Правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ
3. Правовые акты, действующие на уровне краев, областей, автономных округов и т.д.
4. Правовые акты, действующие в пределах отрасли
5. Правовые акты, действующие в рамках отдельной организации
Состав распорядительных документов действующих на основе единоначалия зависит от статуса организации, от ее принадлежности к форме собственности. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу - руководителю, принимаемые решения в ходе регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах (приказах, распоряжениях).
Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации: выбор организационно-правовой формы, структуры, штатной численности, состава должностей, формирование совещательных органов управления, установление режима работы и системы охраны, организацию оценки труда, порядок организации и ликвидации.
Справочно-информационные документы - это документы, предназначенные для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принято к сведению.
Размещено на http://www.allbest.ru/
6
1. Анализ документов
Для обработки организационных, распорядительных и справочно-информационных документов используется ГОСТ Р 6.30 - 2003 и ГОСТ 2.105.
1.1 Приказ
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач стоящих перед данным учреждением.
По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Приказ издается в следующих случаях:
· в исполнении нормативных документов вышестоящих органов власти и управления,
· по вопросам создания, ликвидации, реорганизации организации, учреждения или их структурных подразделений, утверждение положений, инструкций и других документов, требующих утверждения,
· по всем вопросам внутренней жизни, вытекающей из функций организации,
· по кадровым вопросам т.е. посредством приказа руководитель ставит задачи перед сотрудниками и указывает пути решения производственных вопросов.
Процесс разработки приказа можно разделить на несколько этапов:
1. Изучение действующих законодательных актов с которыми строится и реализуется данное направление деятельности.
2. Выявление ранее изданных по этому вопросу приказов данной организации и анализ их выполнения.
3. Составление проекта приказа, определение цели издания, установление конкретных сроков и исполнителей.
4. Оформление приказа, согласование и визирование.
5. подписание.
6. Регистрация.
7. Доведение до исполнителей.
8. Контроль исполнения.
Обеспечение правильности оформления приказов - обязанность службы ДОУ или если маленькое предприятие - секретаря.
Подготовка проекта приказа может быть поручена одному или нескольким лицам. Главное условие, обеспечивающее качество документа - компетентность лиц, его составляющих.
Собрав и изучив материалы по данному вопросу и получив полную ясность в этом вопросе, а также определив цель издания проекта приказа приступают к составлению и его оформлению.
Согласование осуществляется путем визирования (когда внутреннее согласование) или проставления грифа согласования (когда внешнее согласование).
Визирует документ составитель и руководитель структурного подразделения, которое вносит проект, а также все указанные в проекте исполнители и юрисконсульт. Визы проставляются на 1-вом экземпляре проекта, чаще всего на оборотной стороне последнего листа. Внешнее согласование проводится в случае необходимости, и оформляются на отдельном листе. Юридическая служба при визировании должна определить соответствие проекта документа действующему законодательству и проверить отсутствие противоречий ранее изданному приказу.
Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты, необходимые при оформлении: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметка о контроле. Могут также использоваться отметка об исполнителе и идентификатор электронной копии документа.
При подготовке проекта документа допускается заранее напечатать обозначения месяца, года, а число проставляется от руки должностным лицом, регистрирующим документ.
Подписывает 1-й экземпляр руководитель организации. Дата проставляется в день подписания и регистрации. После подписания приказ регистрируется в специальном журнале и вступает в силу с момента его подписания если в его тексте не указан другой срок исполнения. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Если проект готовится в вышестоящую организации, то он оформляется не на бланках, а на обычных листах и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них соответствующих пунктов приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется реквизит Приложение. Приложение к приказу подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне листа приложения. Если в приложении к приказу даны документы. Изданные органами власти или управления, то в правом верхнем углу делается надпись «Постановление Правительства…».
Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Если приказ изменяют или отменяют полностью или частично, ранее изданные документы по этому вопросу то первый из последних пунктов должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием его даты, номера, заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».
В Приказе, который был взят с места прохождения практики, следующие ошибки:
· заголовок к тексту написан по левому краю листа и с маленькой буквы,
· слово ПРИКАЗЫВАЮ написано по левому краю.
Так как документ оформлен на продольном бланке, данные реквизиты должны быть оформлены по центру. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы.
1.2 Выписка из приказа
Под выпиской из распорядительного документа понимают копию части подлинного документа (в данном случае копия части приказа).
В наименовании документа указывается ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Воспроизводится полностью констатирующая часть текста, из распорядительной части выписывается тот пункт, который необходим. Далее воспроизводится реквизит подпись без личной подписи. Выписка заверяется проставлением реквизита отметка о заверении копии. Этот реквизит содержит слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, дату заверения. Подпись сотрудника, заверившего копию оформляют по полной форме с проставлением печати.
Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно».
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа.
Реквизиты, необходимые при оформлении: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о заверении копии.
В Выписке из приказа, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:
· заголовок к тексту написан по левому краю листа и с маленькой буквы,
· слово ПРИКАЗЫВАЮ написано по левому краю,
· инициалы в реквизите подпись Председателя стоят после фамилии,
· дата заверения стоит выше, чем слово «Верно».
Так как документ оформлен на продольном бланке, данные реквизиты должны быть оформлены по центру. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы. Инициалы должны стоять перед фамилией. Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно».
1.3 Объяснительная записка
Под объяснительной запиской понимают документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо факта, события. По содержанию объяснительные записки можно разделить на 2 группы:
· объясняющие содержание отдельных положений основного документа. Оформляются на общем бланке,
· содержащие аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающего какие-то факты.
Объяснительная записка включает в себя: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает объяснительную записку составитель.
В объяснительной записке, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:
· отсутствует регистрационный номер,
· дата стоит на месте должности в реквизите подпись,
· отсутствует наименование должности.
Регистрационный номер пишется на одной строке с датой. Личная подпись ставится после наименования должности, затем на этой же строке пишется расшифровка подписи.
1.4 Докладная записка
Под докладной запиской следует понимать документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого - либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные, информационные и отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние оформляются на бланке, внутренние - на обычном листе бумаги.
Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, его номер телефона.
Внутренняя докладная записка включает в себя: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает докладную записку составитель.
В Докладной записке, который был взят с места прохождения практики, следующие ошибки:
· отсутствует регистрационный номер,
· дата стоит на месте должности в реквизите подпись,
· отсутствует наименование должности,
· отсутствует заголовок к тексту.
Регистрационный номер пишется на одной строке с датой. Личная подпись ставится после наименования должности, затем на этой же строке пишется расшифровка подписи. Заголовок к тексту пишется слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается содержание документа, он отвечает на вопрос "О чем".
1.5 Справка
Под справкой понимают документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.
Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящей организации, а также сторонних организаций.
Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
Справки личного характера выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и д.р.
Справка имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать.
В Справке, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:
· в реквизите адресат нет фамилии,
· в реквизите подпись неправильно оформлена должность.
2. Создание условного документа в виде инициативного письма с разработкой бланка общего вида
Гипермаркет «АЛЬЯНС» Директору
ул. Ленина, 342, г.Сердобск 442894 Охранного агентства «ПОСТ»
Тел/факс: (84167) 5-78-32 В.М. Варикову
ОКПО 57643902, ОГРН 12649604672245 ул. Первомайская, 36
ИНН/КПП 5813971001/5823789099
31.05.2009 № 231
О предложении услуг
Уважаемый господин Вариков!
Гипермаркет «АЛЬЯНС» предлагает Вам возобновить пользование кредитной карточкой, так как это бережёт ваши силы, средства и деньги. Если Вы согласны принять предложение, просим ответить в течение недели, и мы с превеликим удовольствием разблокируем кредитную карточку.
Приложение: Договор об оказании услуг гипермаркета «АЛЬЯНС» № 34 на 3 л. в 1 экз.
С уважением,
Директор Подпись Д.Е. Тагоровский
15
3. Создание докладных записок
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководителя о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах. В зависимости от конкретной ситуации докладная записка может содержать выводы и предложения по излагаемому вопросу, может быть написана сотрудником организации после поручения как отчет по выполненной работе.
Докладные записки могут быть инициативными, информационными, отчетными.
Размещено на http://www.allbest.ru/
16
4. Создание письма - запроса на имя руководителя организации
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем.
Размещено на http://www.allbest.ru/
17
5. Создание протокола
Протоколы бывают краткие, полные и стенографические. Датой для протокола является дата заседания. Если заседание длится несколько дней, то дата записывается через тире (день начала и окончания заседания). Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной указывается фамилия и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В соответствии с каждым пунктом повестки основная часть делится на разделы которые нумеруются СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Протокол подписывается Председателем и секретарем заседания. Личные подписи оформляются на первом экземпляре протокола. Протокол заседания подлежит утверждению первым руководителем предприятия в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов. Утверждение оформляется грифом который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, сокращенное наименование должности руководителя, личная подпись, расшифровка, дата утверждения.
Под протоколом следует понимать документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятие решений на собраниях, заседания.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Заключение
В ходе курсовой работы мною были изучены правила оформления организационных, распорядительных и справочно-информационных документов.
Я приобрела практические навыки составления данных документов.
Управление любым предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.
Знание основ делопроизводства необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
Список использованных источников
1. Делопроизводство (Организации и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. 359 с.
2. Основы делопроизводства.
3. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р6.30 - 2003). Госстандарт России, Москва.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Понятие и значения информационно-справочной документации, описание ее видов - письма, телеграммы, протокола, акта. Правила оформления реквизита 24 - визы согласования документа. Приведение примера конкретного вида формуляра - "Должностной инструкции".
реферат [67,8 K], добавлен 09.01.2011Требования к оформлению документов. Описание содержания и оформления реквизитов. Основные части документа: заголовочная, содержательная и оформляющая. Правила оформления бланка. Содержание приказа по основной деятельности. Понятие коммерческой тайны.
контрольная работа [24,5 K], добавлен 20.12.2010Особенности организации пресс-конференций для расширения контактов со СМИ, участия в выставках и ярмарках. Фазы управленческой деятельности и составление соответствующих документов. Создание образца гарантийного письма как вида служебного письма.
контрольная работа [21,4 K], добавлен 28.11.2011Рассмотрение эволюции документа в его историческом развитии, современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества. Свойства и признаки документа, его атрибутивность, функциональность, структурность, информационность.
реферат [20,6 K], добавлен 09.02.2010Требования к документам "для служебного пользования". Основные аспекты организации делопроизводства органов внутренних дел. Использование средств вычислительной техники при разработке документа с ограничительной пометкой "для служебного пользования".
курсовая работа [1,3 M], добавлен 24.11.2016Поняття управлінського документа, його значення та функції. Наукові підходи щодо класифікації функцій документа. Способи документування документів. Роль документа в житті людини та суспільства. Основні вимоги до організації сучасного діловодства.
курсовая работа [53,8 K], добавлен 30.12.2013Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа. Древние рукописные книги. Понятие и значение документа в управленческой деятельности. Особенности делопроизводства в России. Столбовое, коллежское и исполнительное делопроизводство.
курсовая работа [3,0 M], добавлен 01.12.2009Понятие и основные элементы научной организации труда. Задачи и основные функции научной организации труда. Рабочие взаимодействия, осуществляемые на рабочем месте. Анализ организации труда на переписном участке. Анализ рабочего места инструктора.
курсовая работа [92,5 K], добавлен 28.03.2012Стабильная деятельность любой организации и деловодство. Перечень реквизитов, относящихся к общему бланку, бланку письма и бланку конкретного вида документа. Правильное оформление бланков. Общие требования к оформлению, учету и хранению гербовых бланков.
контрольная работа [28,5 K], добавлен 25.11.2010Образование и стратегия развития концерна "Алтайкоксохимстрой", структура и основные направления деятельности. Внутреннее устройство и принципы работы отдела кадров. Документирование деятельности с вредными условиями труда ООО "Управления спецработ".
дипломная работа [55,3 K], добавлен 04.12.2013Основные положения документооборота в организации. Характеристика документа в области качества. Этапы документооборота на предприятии. Анализ документов процесса производства продукции. Разработка и совершенствование документа производственного процесса.
курсовая работа [79,5 K], добавлен 19.10.2013Теоретические основы, сущность, содержание и законодательная основа организации труда персонала. Анализ трудовых процессов как элемент научной организации труда. Взаимосвязь организации труда и концепции качества трудовой жизни на современном этапе.
курсовая работа [302,1 K], добавлен 23.09.2011Научная организация труда работников управления. Значение эффективности управленческого труда как соотношения полезного результата и объема использованных ресурсов. Анализ использования научной организации управленческого труда на примере ООО "Бюстье".
курсовая работа [145,7 K], добавлен 13.07.2011Принципы, функции и задачи организации труда. Показатели (критерии) научной организации трудовой деятельности персонала на предприятии. Оценка и анализ организации труда в ООО "Каро Фильм на Лиговском", разработка рекомендаций по ее совершенствованию.
дипломная работа [2,9 M], добавлен 09.05.2013Роль документной информации в современной экономической жизни России. Взаимосвязь информации и документа. Основные требования к документной информации. Влияние нормативной регламентации на организацию документационного обеспечения управления.
практическая работа [34,6 K], добавлен 06.03.2008Характеристика понятия о документе - средстве закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях или явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Признаки, функции и свойства документа.
курсовая работа [48,8 K], добавлен 12.01.2011Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.
контрольная работа [325,3 K], добавлен 23.03.2011Понятие и содержание документа, этапы и направления его исторического развития, характерные свойства и особенности структуры. Функции документа в современном обществе: главные, общие и специальные, оценка их важности и значимости, содержание и значение.
курсовая работа [36,0 K], добавлен 20.12.2011Понятие научной организации труда, начало применения данной системы инженером Ф.У. Тейлором. Понятие, особенности и законодательные основы регулирования нормирования труда, классификация норм и нормативов. Порядок введения, замены и пересмотра норм труда.
реферат [30,2 K], добавлен 25.05.2009Виды бланков и особенности их оформления, варианты размещения на бланке постоянных реквизитов. Составление и оформление общего бланка региональной таможенной службы, докладной и объяснительной записок, протокола. Требования к гербовым документам.
контрольная работа [25,2 K], добавлен 24.10.2015
