Документация кадровой службы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Состав документации кадровой службы

2. Правовые аспекты приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов

Заключение

Список литературы

Введение

Термин "делопроизводство" характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

В первой части настоящей работе рассматривается непосредственная организация кадрового делопроизводства на предприятии. Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учетом, а также учетом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Во второй, практической части приводятся примеры способов расчёта коэффициента оборота кадров по приему и увольнению, коэффициента текучести и стабильности кадров, а также показана связь и влияние изменения численности работников на основные показатели деятельности предприятия.

1. Состав документации кадровой службы

Во всех организациях независимо от форм собственности ведется (образуется) обязательный (типовой) состав документов по личному составу (срок хранения до 75-ти лет), на основании которого выдаются справки социально-правового характера (о стаже работы, размере зарплаты, льготах и так далее).

К вышеуказанным документам относятся:

- Приказы (распоряжения) по личному составу;

- Личные карточки работников;

- Личные дела уволенных работников;

- Трудовые договоры (контракты, соглашения), не включенные в состав личных дел;

- Акты о несчастных случаях, произошедших на производстве (работе);

- Документы на получение льгот на производстве (в организации) с вредными условиями труда;

- Оригиналы (подлинники) личных документов работников

- Протоколы заседаний, постановлений аттестационных/ квалификационных комиссий.

Наряду с этим в кадровой службе организации могут образовываться документы по личному составу (в дальнейшем - л.с.) со сроками хранения более 10 лет, которые также должны включаться в описи дел по л.с.

В некоторых случаях в ходе упорядочения кадровой документации возникает необходимость выделения документов по л.с. временного срока хранения (свыше 10 лет) на которые в организации составляются собственные описи дел (в частности: описи дел по опеке и попечительства несовершеннолетних, ветеранов, инвалидов; документы об усыновлении несовершеннолетних; журналы регистрации, и т.д.), которые должны храниться (в течение 75-ти лет) в органах местного самоуправления.[4]

Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Цель разработки организационно-правовых документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении. Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. [5]

Приказы по личному составу - порядок их издания, оформления, регистрации

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Процедура издания приказа по личному составу включает следующие стадии:

· инициирование решения;

· сбор и анализ информации по вопросу;

· подготовка проекта документа;

· согласование проекта документа;

· доработка проекта приказа по замечаниям;

· принятие решения (подписание документа);

· доведение (ознакомление) до исполнителей.

Оформление приказа: приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса "Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора" [1].

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе. документация кадровый персонал управленческий

Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.

При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).

Регистрация приказа: подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику (ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Обычно приказ изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются копии.[5]

Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников

Должностная инструкция - основной документ, регламентирующий назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ. Разрабатывается и подписывается соответствующим руководителем отдела, службы, иного структурного подразделения на основе Типовых должностных инструкций работников, визируются юридическим отделом и утверждаются директором. При поступлении на работу руководитель соответствующего структурного подразделения знакомит работника с должностной инструкцией под расписку с обязательным указанием даты ознакомления, должности, расшифровкой подписи.

Если должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, она относится к локальным нормативным актам, содержащим нормы трудового права, которые работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, - вправе принимать в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8, ст. 22 ТК РФ). [1]

Должностная инструкция как локальный нормативный акт вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и прекращает свое действие в случае сокращения соответствующей должности после проведения мероприятий по сокращению численности или штата работников организации, а также замены новой должностной инструкцией.

Первые экземпляры должностных инструкций хранятся в отделе кадров, вторые - непосредственно в структурных подразделениях. Копия должностной инструкции может выдаваться работнику.

Требования должностной инструкции являются обязательными для любого штатного работника, находящегося на соответствующей должности, с момента его ознакомления с инструкцией и до перемещения на другую должность или увольнения.

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции трудовым законодательством не урегулирован. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения.

Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится руководителем соответствующего подразделения, утверждается приказом директора.

Согласно абзацу третьему части второй ст. 57 ТК РФ наименование должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в соответствующих квалификационных справочниках, но только если с выполнением работ по этим должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений в соответствии с федеральным законодательством.[1]

Должностная инструкция должна содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. Основой для ее разработки являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утверждаемые Минздравсоцразвития РФ.

Требования к оформлению и содержанию должностной инструкции, а также к расположению в ней реквизитов установлены в государственном стандарте 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации"

Срок хранения должностной инструкции после замены новой - 3 года.

2. Правовые аспекты приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов

Прием на работу может производиться руководителем, который наделен правом найма на работу. Трудовой договор заключается в письменной форме. При приеме на работу администрация магазина требует от поступающего помимо письменного заявления предъявления: а) трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые, - справки о последнем занятии выданной по месту жительства; б) паспорта, в) анкету с личными данными, г) справку НДФЛ с прежнего места работы, д) медицинскую книжку (если есть в наличии, если нет - то необходимо ее сделать). При приеме на работу, требующую специальных знаний администрация вправе потребовать от работника предъявления диплом или иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке. При заключении трудового договора может устанавливаться и испытательный срок, продолжительность которого не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях по согласованию с соответствующими выборными комитетами. При неудовлетворенном результате испытания освобождение работника производится без согласования с выборным профсоюзным органом и без выходного пособия. При приеме на работу или переводе работника в установленном порядке на другую работу администрация обязана: а) ознакомить работника с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями (должностной инструкцией); б) ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором предприятия; в) провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другими правилами по охране труда. На лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая книжка со дня приема на работу. Трудовые книжки ведутся на всех работников на предприятии, работающих свыше 5 дней. Бланк трудового контракта заполняется и подписывается в двух экземплярах, один из которых храниться в отделе кадров, в личном деле работника, а другой экземпляр выдается работнику на руки. Подписанный и заверенный контракт служит основанием возникновения трудовых отношений.

Под "высвобождением работников" понимается их увольнение с предприятий, из учреждений, организаций в связи с их ликвидацией, осуществлением мероприятий по сокращению численности или штата.

Трудовое законодательство устанавливает ряд гарантий и компенсаций, предоставляемых работникам в связи с увольнением по п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ. Согласно ч.2 ст.180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Согласно ч.1 ст.178 ТК РФ работникам, увольняемым в связи с ликвидацией организации, выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников организации, являясь одним из случаев высвобождения, предусмотрено п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ.

Принимая решение о расторжении с работником трудового договора в связи с сокращением численности или штата менеджеру по персоналу необходимо иметь в виду возможное наличие у него преимущественного права на оставление на работе. Перечень оснований возникновения такого права приведен в ст. 179 ТК РФ и не является исчерпывающим.

Согласно ч.2 ст.81 ТК РФ увольнение в связи с сокращением численности или штата допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую работу, как соответствующую его квалификации, так и нижестоящую и нижеоплачиваемую, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

При расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата за работником на период трудоустройства сохраняется средний заработок в течение двух (или трех) месяцев.

3. Практическая часть

Среднесписочная численность предприятия составляет 3600 человек.

В течение года принято 98 человек, уволилось по собственному желанию 36 человек, за нарушения трудовой дисциплины - 15 человек, по другим причинам - 62 человека. Рассчитать коэффициенты оборота кадров по приему и увольнению, а также коэффициент текучести и стабильности кадров.

Решение:

Коэффициент оборота по приему рабочих (Кпр) равен количеству принятого на работу персонала, деленного на его среднесписочную численность:

Кпр = 98 / 3600 = 0,027.

Коэффициент оборота по выбытию (Квыб) равен количеству выбывших работников, деленному на среднесписочную численность персонала:

Квыб = (36+15+62) / 3600 = 0,031.

Коэффициент текучести кадров (Кт) равен количеству уволившихся по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины, деленному на среднесписочную численность персонала:

Ктек = (36+15) / 3600 = 0,014.

Коэффициент стабильности равен отношению суммы среднесписочной численности персонала и числа прибывших за вычетом выбывших к сумме среднесписочной численности персонала и числа прибывших:

Кст = (3600+98-36-15-62) / (3600+98) = 0,97.

Недостаток работников предприятия из-за текучести кадров (0,014) компенсирован дополнительным приемом работников, что показывает коэффициент оборота по приему работников (0,027). Вследствие сокращения значительного количества работников в текущем году коэффициент по выбытию значительно превысил коэффициент текучести кадров. Излишний оборот составил 0,3 пункта. Коэффициент стабильности на достаточно высоком уровне.

Объем выпуска продукции возрос на 8%, численность работников - на 4%, фонд заработной платы - на 5%. Определить изменение производительности труда и средней заработной платы.

Решение:

Уровень производительности труда характеризуется количеством продукции, создаваемой в единицу времени (выработка - прямой показатель), или затратами времени на производство единицы продукции (трудоемкость - обратный показатель). Прямые и обратные показатели используются для характеристики уровня производительности труда. Исчисляемые на их основе индексы также являются взаимообратными величинами.

Так, объем выпуска продукции отчетного года по сравнению с базисным на 8% определяет коэффициент равный (1+0,08) = 1,08.

Изменение численности работников за отчетный год составляет 1,04.

Изменение уровня производительности труда может быть определено на основании данных об изменении объема производства и численности работников, т. е.

ПТ = 1,08 / 1,04 = 1,038.

Таким образом, производительность труда в отчетном году по сравнению с базисным возросла на 3,8% ((1-1,038)*100%).

Средняя заработная плата равна отношению изменения фонда зарплаты к изменению численности работников:

Cзп = (1+0,05) / 1,04 = 1,01.

Можно сказать, что средняя заработная плата в отчетном году возросла на 1%.

Заключение

Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации. К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении. Документы по учету кадров призваны дать представление о личности, семейном положении и потенциальных возможностях как принимаемого, так и уже работающего сотрудника.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, поощрения и наложения взысканий и др. Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Согласно ст.68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Под "высвобождением работников" понимается их увольнение с предприятий, из учреждений, организаций в связи с их ликвидацией, осуществлением мероприятий по сокращению численности или штата (ст. 40.2 КЗоТ РФ).

Список литературы

1. Трудовой кодекс РФ

2. Управление персоналом. Курс лекций. Юрлов Ю.Н, Орлянская Г.Л_ ИМИТ СПбГПУ, 2009 -168с

3. Управление персоналом. Потемкин В.К_2009 -340с

4. Управление персоналом, Финансовый университет при правительстве РФ, лекции 2013

5. http://mgumoscow.blogspot.ru/2012/04/blog-post_4939.html

Размещено на Allbest.ru