Организация документооборота на ООО "Мострансгаз"

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Общее знакомство с организацией

В период с 15 марта по 25 апреля 2010 года я проходила производственную практику в филиале ООО «Газпром трансгаз Москва» «Орловское ЛПУМГ» в качестве помощника секретаря руководителя на Должанской производственной площадке.

ООО «Мострансгаз» является правопреемником Предприятия по транспортировке и поставкам газа «Мострансгаз» в отношении его имущественных и неимущественных прав и обязанностей по всем обязательствам, в том числе по заключенным договорам, а также прав пользования землей, недрами, природными ресурсами.

Решением Участника «Мострансгаз» от 21 января 2008 г. №37 ООО «Мострансгаз» переименовано в ООО «Газпром трансгаз Москва».

В соответствии с Решением Участника ООО «Мострансгаз» от 02.04.2007 №54/У ликвидированы филиалы ООО «Мострансгаз» Должанское управление магистральных газопроводов и Орловское управление магистральных газопроводов.

В соответствии с Решением Участника ООО «Мострансгаз» от 18.12.2006 №58/У в составе ООО «Мострансгаз» создан филиал -- Орловское линейное производственное управление магистральных газопроводов (Орловское ЛПУМГ).

Орловское ЛПУМГ - сегодня единственный филиал в ООО «Газпром трансгаз Москва», получивший статус линейного производственного управления. Иными словами первое ЛПУМГ. А быть первым это всегда ответственно. Расширилась зона ответственности служб, поскольку «Орловское ЛПУМГ» образовалось на базе двух бывших филиалов «Орловское ЛПУМГ» и «Должанское УМГ».

Область, в которой образован филиал, расположена в центральной части Среднерусской возвышенности в начале течения рек Ока и Сосна и притоков рек Десна, Нерруса и Навля и входит в Центральный экономический район.

«Орловское ЛПУМГ» сегодня - это:

· Две промплощадки «Орловская» и «Должанская»;

· Свыше 1290 км магистральных газопроводов и газопроводов отводов в однониточном исчислении на территории Орловской, Липецкой областей;

· Две компрессорных станции на Должанской промплощадке с тремя типами агрегатов;

· 45 газораспределительных станций;

· Система электрохимической защиты ЛЧ МГ, КС, ГРС от коррозии.

· Система и сооружение энерго и теплообеспечения, водоснабжения;

· Газоснабжение городов и других населённых пунктов Орловской и Липецкой областей;

· Численность работников - 659 человек.

Основная задача, выполняемая УМГ - беспрерывный транспорт голубого топлива.

В Орловском ЛПУМГ активно ведётся работа с молодежью. Производственно-технической учебной, советом и делом им помогают специалисты-наставники. Молодым доверяются сложные и ответственные работы. В результате плодотворной работы с молодежью в филиале за короткое время подготавливается резерв кадров. На семинарах молодых специалистов Общества, начиная с 2002 года, завоёвывается призовые места по выступлениям на насущные эксплуатационные темы. Молодые перспективные специалисты постоянно делегируются на руководящие должности в другие УМГ и структурные подразделения Общества.

Целенаправленно ведётся рационализаторская работа. В этой работе вовлечены практически все производственные службы. Ежегодно рассматриваются более 90 рационализаторских предложений, направленных на улучшение условий труда, на экономию ТЭР, на полезность. Наиболее значимые предложения филиала входят в Сборник лучших предложений Общества. В 2007 году в сборнике от филиала было опубликовано 8 рацпредложений.

Производственные службы укомплектованы квалифицированными специалистами, чьими стараниями и умениями поддерживается тот высокий уровень эксплуатации, который необходим для бесперебойного и безаварийного транспорта газа.

Графическое изображение организационно - структурной схемы организации (смотрите Приложение № 1.).

2. Изучение структуры и функций делопроизводственной службы

На Должанской производственной площадке есть только секретарь ответственный за делопроизводство находящийся в подчинении начальника филиала.

Секретарь должен выполнять следующие функции делопроизводителя:

1. Прием, учет, регистрация, сканирование, внесение резолюций, передача документов исполнителям, справочно-информационное обслуживание и хранение документной информации с использованием автоматизированной системы «Дело».

2. Контроль качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись начальнику филиала.

3. Контроль исполнения документов и поручений начальника филиала, обобщение информации о ходе исполнения и представление этой информации руководителю филиала для учета и принятия мер.

4. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции за подписью руководства филиала.

5. Внесение информации в подсистему «Дело- WEB» автоматизированной системы «Дело» о ходе исполнения поручений генерального директора ОАО «Газпром».

6. Разработка инструкции по ведению делопроизводства филиала с учетом требований Инструкции по делопроизводству ОАО «Газпром».

7. Ежегодный отбор документов на архивное хранение и на уничтожение.

8. Совертенствование форм и методов работы с документами в филиале, его функциональных службах на основе применения организационной и компьютерной техники.

9. Обучение работников филиала по вопросам автоматизации делопроизводства и совершенствования на этой базе документационного обеспечения его основной деятельности.

Секретарь должен знать:

· требования государственных стандартов Российской Федерации: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

· Инструкцию по делопроизводству ОАО «Газпром»;

· другие локальные нормативно-методические документы, касающиеся делопроизводства и документооборота.

Секретарь несет ответственность за:

· ненадлежащее и несвоевременное выполнение обязанностей, изложенных в перечне;

· некачественное оформление документов, представляемых на подпись руководству филиала;

· несоблюдение требований нормативных документов по организации делопроизводства, (смотреть Приложение№2).

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор программ, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. В данной организации используется Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства.

Краткие характеристики системы «Дело»

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Функциональные возможности:

· отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

· единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;

· ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

· направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

· регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;

· выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

· ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;

· хранение электронных образов документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО -WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.

«ДЕЛО-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.

По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ.

Таким образом, я пришла к выводу, что эффективность деятельности делопроизводственной службы зависит от квалифицированного работника делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.

3. Документирование деятельности организации

В любой организации существует множество документом по разным направлениям ее деятельности. Во время практики я познакомилась с различными документами. Все рассматриваемые мной документы можно разделить на 4 группы:

1) нормативно-методические (всевозможные инструкции, инструкции по делопроизводству, положения, уставы, правила внутреннего порядка);

2) распорядительные (постановления, приказы, решения, распоряжения, указания);

3) информационно-справочные (протоколы, справки, служебное письмо, докладные и объяснительные записки, отчёт, сметы расходов, акт, факс, телеграммы, телефонограммы);

4) документы по кадровому составу (личный листок по учету кадров, трудовой договор, приказ о расторжении трудового договора, приказ о командировании, личная карточка работника, приказ о заключении трудового договора и др.).

Изучая систему документации организации мной были проанализированы документы, по видам относящиеся к распорядительным документам (приказ, решение) и информационно-справочным (протокол, служебная записка).

В рассмотренном мной приказе продольного расположения реквизитов, он оформлен на бланке формата А4. В состав реквизитов входят: эмблема, наименование учреждения - автора, название вида документа, дата, номер, оформлены, верно. Реквизит место составления отсутствует. Заголовок к тексту, текст, подпись, оформлены верно. Отметка о согласовании, отметка об исполнении, отметка об исполнении документа и направление его в дело отсутствует, что не соответствует ГОСТу. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами. (смотрите Приложение №3).

Также я рассмотрела решение с продольным расположением реквизитов, он оформлен на бланке формата А4. в состав реквизитов входят: эмблема, наименование учреждения - автора, название вида документа, номер, оформлены верно. Дата оформлена неверно, так как цифры до 10 начинаются с 0. Место составления документа отсутствует, заголовок к тексту тоже отсутствует. Текст. Подпись секретаря отсутствует. (смотрите Приложение №4).

Мной был рассмотрен протокол технического совещания ИТР Орловского ЛПУМГ эксплуатирующих газоперекачивающие агрегаты на КС «Долгое» от 05.08.2008 года.

Протокол оформляется по форме общего бланка оформляется на стандартном листе формата А4. Создан этот документ компьютерным способом. Наиболее распространённый способ создания документов в организации это компьютерная техника. В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида документа, дата заседания, номер, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи. Дата, номер, название вида документа, название организации эти реквизиты в протоколе оформлены, верно. В реквизите место заседания указывается место составления документа, этот реквизит отсутствует. Заголовок протокола оформлен правильно: отвечает на вопрос Чего? И содержит указание вида коллегиальной деятельности название коллегиального органа в родительном падеже. Начинается с прописной буквы.

В водной части текста должны указываться фамилии председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня.

Основная часть текста строится по разделам повестки дня. Она включает в себя следующие части:

· Слушали;

· Выступили;

· Решили;

В протоколе эти части поменяны местами они расположены так выступили, решили, слушали.

В конце документа стоят подписи и секретаря и председателя.

К информационно - справочным документам относится служебная записка являющаяся разновидностью докладной записки. Служебная записка оформляется на общем бланке учреждения. Создан этот документ компьютерным способом. Это внутренняя записка организации она оформлена на чистом листе бумаги с воспроизведением таких реквизитов как: название структурного подразделения, названия вида документа, дата адресат, заголовок к тексту, текст, подпись с указанием должности и фамилия с инициалами составителя. Также проставляется резолюция для принятия этих мер руководителем организации. Служебная записка правильно оформлена в соответствии с ГОСТом. (смотрите Приложение №5).

Практически все эти документы создаются с помощью персонального компьютера. Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются стандартом для офисной работы. Сложно найти учреждение, предприятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows (95,98,98SE,2000, NT, ХР) и пакетом прикладных программ Office. Знание составных частей пакета -- текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обязательным для работника офиса.

Если раньше Word и Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бумаге, то теперь подготовленный документ будет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики Office включили в продукт еще один формат файлов - HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet который так же используется как средство изготовления документов. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MS Office. Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer, входящего в стандартный комплект Windows.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями.

Многообразие технических средств управления предполагает их определенную классификацию это:

- Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства (карандаш, ручка), специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

- Средства размножения и копирования документов: принтеры, ксероксы.

- Средства обработки документов: сшивающие и склеивающие, бумагоуничтожающая машины.

- Средства хранения, поиска документов: первичные средства хранения папки, вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи).

- Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.

- Средства сигнализации информации: стенды.

- Офисная мебель.

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

4. Организация документооборота

Способы передачи и транспортировки документов это:

- Телеграммы (телеграфная переписка допускается в исключительных случаях по вопросам срочного характера);

- Телефонограммы;

- Факсограммы;

- Сообщения, передаваемые электронной почтой;

По электронной почте передаются внутренние документы (приказы, распоряжение, планы).

По факсу передаются документы с вышестоящими организациями (письма, ответы на письма, договоры, отчеты).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение это (распоряжения, инструкции, приказы, указания, постановления вышестоящих организаций, письма, телеграммы, рекламные объявления). Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Маршрутная схема движения входящих документов (смотрите Приложение№6).

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения это (ответы на письма, письма, отчеты, контракты, справки, договоры). Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации). Маршрутная схема движения исходящих документов (смотрите Приложение№7).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации это (приказы, решения, инструкции, положения, протокол, план, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, акт, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования). Данные документы используются для организации работы в филиале ООО «Газпром трансгаз Москва» «Орловское ЛПУМГ», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. Маршрутная схема движения внутренних документов (смотрите Приложение№8).

Первичная обработка входящей корреспонденции включает в себя следующий ход работы

1. Вся поступающая в филиал корреспонденция, принимается в приемной начальника филиала секретарем. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

2. Не подлежат вскрытию и передаются по назначению пакеты с грифом "Лично" или адресованные общественным организациям. Если во вскрытом конверте адресат обнаружил корреспонденцию не личного, а служебного характера, он возвращает ее в приемную начальника филиала для регистрации в установленном порядке.

3. Поступающие конверты (пакеты) с грифом "Конфиденциально" не вскрываются и передаются ответственному за конфиденциальное делопроизводство в филиале.

4. Письма и другие документы (кроме документов, не подлежащих регистрации), поступающие от других организаций и частных лиц руководству филиала, направляются для регистрации в приемную начальника филиала секретарю.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются, кроме корреспонденции, направляемой Юридическому отделу и бухгалтерии.

5. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые секретарем руководителя.

6. Срочные документы принимаются ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений по вызову секретаря руководителя.

7. Все документы, адресованные руководству филиала, регистрируются в приемной начальника филиала. При этом проверяется правильность адресования документов и наличие приложений, соответствие количества листов указанному по тексту.

8. Документ регистрируется в автоматизированной системе "Дело" в день его поступления.

Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся, секретарем.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления: наличие подписи, наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют), наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он вкладывается в конверт. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Оформление документов, предназначенных к почтовой отправке, проводится в соответствии с требованиями Почтовых правил.

Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.

Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

5. Построение информационно - поисковой системы в организации

В этой организации централизованная форма работы с документами т.к сосредоточение всех технологических операций по работе с документами находится в ведении одного сотрудника.

Регистрация осуществляется в приемной руководителя секретарём ответственным за делопроизводство.

Документ регистрируется в автоматизированной системе "Дело" в день его поступления.

1. При регистрации необходимая информация о каждом документе вносится в электронную регистрационную карточку (ЭРК). (Смотрите пример регистрации входящей корреспонденции в ЭРК Приложение №9). Входящий номер и дата поступления ставятся на документе в соответствии с требованиями пункта №2.

Повторным считается обращение, поступившее вторично (от одного и того же физического или юридического лица) по одному и тому же вопросу, если: заявитель не удовлетворен данным ему ответом на первичное обращение;

со времени поступления первичного обращения истек 30-дневный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

При поступлении повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный номер. Дубликатным считается обращение одного и того же физического или юридического лица по одному и тому же вопросу, если оно:

поступило до истечения срока рассмотрения первичного обращения и повторяет его содержание без новых доводов;

является вторым или последующим экземпляром одного обращения, направленного нескольким адресатам и пересланного ими для рассмотрения.

При поступлении дубликатного обращения делается соответствующая связка в ЭРК с документом первичного обращения. Дубликатным обращениям присваивается новый регистрационный номер.

Обращение, являющееся дубликатным или бессодержательным (лишенным логики и смысла), может быть оставлено без рассмотрения и направлено в дело.

Обращением члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы считается письмо на бланке члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись и дату.

Анонимным признается обращение, в котором невозможно определить автора обращения: отсутствует личная подпись, не содержится данных о месте жительства (работы или учебы) физического лица, не указанна или неразборчиво написана его фамилия и т. д. Анонимные обращения так же, как и обращения, не поддающиеся прочтению или содержащие нецензурные выражения, как правило, не регистрируются и не рассматриваются. Копии обращений, в том числе анонимных, если они содержат информацию о совершенных или готовящихся правонарушениях, оскорбления или иную негативную информацию, передаются в Службу безопасности Общества.

Основным принципом регистрации документа является однократность, то есть каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Если документ взят на контроль, то в электронной регистрационной карточке (ЭРК) делается необходимая отметка. При регистрации в ЭРК документа обязательно делается отметка о приложениях к нему, а при ссылке на номер ранее присланного документа указывается его входящий номер и к присланному документу распечатывается ЭРК по ранее направленному.

2. Регистрационный штамп проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа или его обороте. В нем указывается дата поступления документа и его порядковый входящий номер. (смотрите Приложение №10).

3. Все поступившие на имя руководства филиала документы, а также отправляемые и организационно-распорядительные документы сканируются ответственным за делопроизводство в филиале.

4. Резолюция на рассмотренный руководством филиала документ вводится в ЭРК ответственным за делопроизводство в филиале сотрудником (Смотрите пример заполнения резолюции в Приложении№11).

Отсканированные документы в соответствии с резолюцией начальника филиала переадресовываются в электронном виде на исполнение в службы и отделы АУП филиала, а резолюция начальника филиала тиражируется и передается на бумажном носителе всем исполнителям.

Аналогичным образом регистрируются обращения граждан, поступившие в адрес руководства филиала.

5. Если исполнение документа возложено на нескольких исполнителей, то ответственным считается лицо, упомянутое в резолюции первым, если не указанно иное. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его своевременное исполнение.

Ответственный исполнитель имеет право требовать от соисполнителей своевременной и качественной проработки документа и представления необходимых материалов.

В организации так же существует перечень документов, не подлежащих регистрации в филиале

1. телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков

2. графики, наряды, заявки, разнарядки

3. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

4. Поздравительные письма и пригласительные билеты

5. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени)

6. Счета, счета-фактуры, накладные

7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты

8. Формы статистической отчетности

9. Документы финансового характера или об оказании благотворительной помощи, присланные по факсу

10. Анонимные письма, за исключением писем, содержащих сведения о террористических актах, хищениях или потерях имущества филиала, обоснованных угрозах жизни и здоровью сотрудников филиала и членам их семей.

Контроль исполнения документов и поручений

Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение поручений, содержащихся в поступившей корреспонденции, приказах и распоряжениях филиала, протоколах совещаний, резолюциях начальника филиала на служебных (докладных) записках структурных подразделений и иных документах, на всех уровнях управления.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, обобщение и анализ информации о ходе и результатах рассмотрения поручений и представление этой информации начальнику филиала.

Контролю подлежит исполнение всех документов, зарегистрированных в приемной начальника филиала согласно Перечню контролируемых документов с указанием срока их исполнения (смотрите Приложение № 12).

По указанию начальника филиала на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в Перечень.

Поручения исполняются к сроку, указанному в тексте документа или в резолюции руководства филиала. Если, срок исполнения не указан, то ответственный за делопроизводство в филиале устанавливает его согласно типовым срокам исполнения.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения документа (протоколы, соглашения и т.п.), если не указан другой срок, а для поступивших - с даты регистрации.

Поручения с пометкой "срочно" и "немедленно" исполняются в срок не более трех дней, "оперативно" - в 10-дневный срок (в том числе с резолюцией "доложить"), если срок не установлен - в месячный срок.

Ответы на телеграфные запросы должны быть даны в срок не более трех дней.

Подготовленные проекты ответов, завизированные и согласованные со всеми задействованными в процессе его подготовки должностными лицами, передаются на подпись начальнику филиала за два дня до указанного срока исполнения.

Изменение срока исполнения производится только лицом, его установившим. При необходимости продление срока исполнения должно быть оформлено должностным лицом, указанным в поручении первым, который не позднее чем за три дня до истечения сpокa представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа.

Решение о переносе срока исполнения поручений, изложенных в приказах филиала, принимает начальник филиала.

Если продления срока требуют поручения, данные руководством ООО"Газпром трансгаз Москва", то ответственный исполнитель готовит письмо за подписью начальника филиала на имя руководителя ООО "Газпром трансгаз Москва" или ОАО "Газпром", давшего поручение, не менее, чем за два дня до истечения установленного срока исполнения, с обоснованием причины отсрочки и отслеживает ход принятия решения.

Решение о продлении срока исполнения фиксируется в электронной карточке путем проставления отметки "Продлен до... (кем)... ". Информацию о продлении срока ответственный исполнитель обязан своевременно сообщить ответсвенному за делопроизводство в филиале.

Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь на основании документированного подтверждения исполнения. Решение о снятии поручения с контроля во всех остальных случаях принимается начальником филиала.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

Поручения начальника филиала с резолюцией "представить", "внести предложения", "доложить" считаются исполненными, если представленные начальнику филиала они не возвращаются на доработку, и по ним принято соответствующее решение.

Контроль документов длительного срока исполнения осуществляется в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий текущего месяца - каждые пять дней.

За пять дней до истечения контрольного срока в отделы ответственным за ведение делопроизводства в филиале направляются "напоминания" о контрольных документах и поручениях, находящихся у них на исполнении.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в структурных подразделениях филиала несут его руководители.

Функции ведения непосредственного контроля возлагаются на работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, который отслеживает ход исполнения документа и за два дня до истечения срока (кроме документов, исполняемых ответственному за ведение поручения).

На поступившие в их структурные подразделения по электронной почте "напоминания" ответственные за ведение делопроизводства заносят полученную от ответственного исполнителя информацию о ходе исполнения документа и визируют ее у руководителя структурного подразделения. Оформленное таким образом "напоминание" возвращается в электронном виде и на бумажном носителе ответственному за ведение делопроизводства в филиале.

Полученные данные ответственный за ведение делопроизводства в филиале заносит в электронную карточку для подготовки информации о ходе выполнения контрольных документов и поручений и готовит доклад руководству филиала и еженедельные справки:

о контрольных документах и поручениях, находящихся на исполнении в подразделениях филиала;

о контрольных документах и поручениях с истекшими сроками исполнения, составленную на основании полученных от структурных подразделений сведений.

Кроме того, ежедневно передает начальнику филиала в электронном виде сведения о контрольных поручениях, срок исполнения которых наступает на следующий рабочий день.

Секретарь руководителя оперативно информирует начальника филиала о поступивших в почте контрольных поручениях и о фактах нарушения сроков исполнения.

Снятие с контроля производится:

ответственным за ведение делопроизводства в филиале на основании документированного подтверждения исполнения;

решение о снятии поручения с контроля во всех остальных случаях принимается начальником филиала.

заместителями начальника филиала, руководителями структурных подразделений - данных ими поручений.

После выполнения задания руководство структурных подразделений, непосредственно ответственные исполнители или работники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны представить ответственному за ведение делопроизводства в филиале копию ответа или другого документа (служебная записка, план, мероприятия и др.), свидетельствующего о выполнении поручения, со всеми относящимися к нему материалами для снятия с контроля.

Если по представленным материалам или проектам даны новые поручения начальником филиала, то дальнейший контроль осуществляется на основании последних поручений.

Поручение считается неисполненным, если исполнителем не представлены документы, подтверждающие его исполнение.

Данные о состоянии контроля исполнения и исполнительской дисциплины в филиале обобщаются секретарем руководителя, докладываются начальнику филиала, регулярно обсуждаются на совещаниях у руководителей филиала.

6. Классификация и систематизация документов. Формирование дел

делопроизводственный документирование информационный документ

В целях правильного формирования и учета дел, обеспечивающих быстрый поиск, сохранность и учет документов в филиале, составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке (смотрите Приложение № 13).

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Номенклатура дел подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с ответственным за делопроизводство в филиале и утверждается начальником филиала.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года, уточняется, утверждается руководителем подразделения и представляется ответственному за делопроизводство в филиале на согласование.

На основании номенклатуры дел подразделений ответственный за делопроизводство в филиале составляет сводную номенклатуру дел, которая утверждается руководством филиала (смотрите Приложение№14).

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В номенклатуру дел включается вся документация, как создаваемая самим филиалом, так и получаемая от других организаций и лиц, отражающая деятельность филиала.

Не включаются в номенклатуру печатные, рекламно-информационные издания (сборники, справочники, газеты, журналы, плакаты, проспекты, благодарственные и поздравительные письма, пригласительные билеты и т.д.).

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

Например: 55-01-03, где 55 - индекс филиала, 01 - индекс службы или отдела, 03 - порядковый номер дела.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разное", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Использование терминов «материалы» и «документальные материалы» неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), а также уточняющих данных о содержании документов, корреспондентах, датах, указание подлинности и копийности и т.д.

В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно - распорядительную документацию вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самого филиала (приказы, решения, протоколы).

За этой группой дел следуют дела с плановыми или отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из этих групп дела располагают по степени их важности. Например, вначале - годовые планы, затем - квартальные и после них месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в дело. Например: документы по эксплуатации подводных переходов (мероприятия, справки, переписка и т.д.).

Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале - переписка с директивными и вышестоящими органами, затем с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями (филиалами).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например: переписка с филиалами ООО «Газпром трансгаз Москва» о транспортировке газа.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Например: переписка по отчуждению домов операторов.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: переписка по поверке приборов с Орловским ЦСМ.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 проставляются сроки хранения и номера статей в соответствии с типовым или ведомственным перечнями.

Сроки хранения документов, постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.), устанавливаются в зависимости от значимости документов.

Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности, т.е. с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

Отметка «ЭК», добавленная к сроку хранения, означает, что по истечении установленного срока должна быть проведена экспертиза ценности документов дела с целью определения их научно-исторической ценности и принятия решения о дальнейшем хранении или уничтожении.

Отметка «ДМН» («до минования надобности») означает, что срок хранения определяется при проведении экспертизы ценности документов дела, но не может быть менее одного года.

Временные (не постоянные) сроки хранения могут содержать примечания, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии окончания расчетов, завершения ревизии, истечения срока действия договора и т.д.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.

Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2005 г., исчисляется с 1 января 2006 г.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о переходящих делах, заведении дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию или подразделение, о выделении дел к уничтожению.

Если в течение года возникает необходимость заведения дела, непредусмотренного в номенклатуре дел, то оно вносится дополнительно. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1. помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

2. резолюции, оформленные на отдельных листах (бланках), формировать в дела вместе с документами, к которым они относятся;

3. помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют переходящие и личные дела);

4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа; не подшивать черновики;

5. помещать приложения с основными документами, независимо от даты их утверждения или составления; приложения большого объема оформлять отдельно, о чем в документе сделать отметку;

6. раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

7. подшивать в дело не более 250 листов (4 см).

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к организации (структурному подразделению), их составе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное и/или сокращенное.

Например: филиал ООО «Газпром трансгаз Москва» Орловское ЛПУМГ.

Под ним пишется название структурного подразделения: учетно-контрольная группа.

При изменении наименования подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке указывается новое наименование подразделения (правопреемника), а прежнее наименование заключается в скобки.

Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре.

Например: Дело № 55-01-01

Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений.

Крайние даты дела - год (ы) заведения и окончания дела - указываются арабскими цифрами. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается соответствующая запись: «В деле имеются документы за... год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы или отчеты, так как они содержатся в заголовке дела.

На обложке указывается количество листов в деле и срок хранения дела. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Все данные выносятся на обложку в самом начале его заведения.

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации, так распорядительные документы группируются в дела по видам с учетом авторской принадлежности и хронологии с относящимися к ним приложениями (приказы, распоряжения ООО «Газпром трансгаз Москва» и т.д.).

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака, в хронологическом порядке и по номерам (протоколы совещаний у начальника филиала, протоколы профсоюзного собрания и т.д.).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, инструкции, правила, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановые и отчетные документы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и др. документы группируются отдельно от проектов.

Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении или продолжении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года. На документах, помещаемых в дела текущего года и их ЭРК делаются отметки о месте нахождения связанных документов в делах предыдущего года (индекс дела, номера страниц), кроме того запрещается делать отметки на документах в делах предыдущих лет и в их ЭРК.

Поступающие документы служб и отделов: планы, отчеты, акты, сводки, справки и другие - группируются в самостоятельные дела по каждой службе или по видам документов (одного названия) по всем службам: списки работников, нуждающихся в улучшении жилищных условий и т.п.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

По окончании года на обложках дел вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Если дела сформированы по разновидностям документов (приказы, протоколы, личные дела и др.), заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, то составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документа, датах, заголовках и номерах листов дела(смотрите Приложение№15).

Документы, составляющие дело постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепки из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) хранение допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются.

7. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

Подготовка документов к передаче в архив филиала включает:

Ш про ведение экспертизы ценности документов;

Ш оформление дел;

Ш составление описей дел;

Ш составление актов о выделении документов к уничтожению.

Для организации работы по проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для архивного хранения или уничтожения, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подразделений создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом начальника филиала.

В подразделениях филиала отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения (экспертизу) осуществляют работники подразделений под непосредственным методическим руководством членов экспертной комиссии.

По результатам экспертизы ценности документов в подразделениях составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, а также описи дел по личному составу для передачи в архив филиала и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Акт на уничтожение документов имеет типовую форму и строго установленный порядок оформления и удостоверения. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. Юридическим основанием для реального уничтожения документации является утверждение акта начальником филиала.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется.

Например, в 2002 году было сформировано дело, имеющее срок хранения 5 лет.

В этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2008 года, и оно должно быть включено в акт, составленный в 2008 году.

Акт составляется на дела всего филиала.

Если в него входят дела нескольких отделов, то перед группой заголовков дел каждого отдела указывается его название.

Однородные дела вносят в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению производятся после составления описей дел постоянного хранения за этот же период (смотрите Приложение № 16).

Уничтожение включенных в акт документов производится только после утверждения ЭК описей дел постоянного хранения за соответствующий период.

Оформление дел, передаваемых в архив филиала, проводится работниками подразделений, в ведении которых находились дела.

Сдаваемые в архив дела должны удовлетворять следующим требованиям:

документы, составляющие дело, должны быть подшиты в твердые обложки в четыре прокола или переплетены, металлические скрепки удалены;

на обложке должно быть написано:

название учреждения и подразделения;

индекс дела;

заголовок дела, номер тома, если дело состоит из нескольких томов, дата дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр дела.

В целях обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения в деле все листы (кроме чистых, листов с заверительной надписью) нумеруются в правом верхнем углу черным графитным карандашом. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Если в деле имеется конверт с вложениями, то вначале нумеруется конверт, затем вложения.

...