Организация делопроизводства и персональный менеджмент

Размещено на http://www.allbest.ru

Факультет Менеджмента и Маркетинга

Кафедра экономики, менеджмента и маркетинга

Специальность Менеджмент организации

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине Организация делопроизводства и персональный менеджмент

Содержание

1. Подготовка и проведение деловых переговоров

2. Формирование дел. Правила формирования

3. Составьте образец информационного письма

Список используемой литературы

переговоры деловой речь

1. Подготовка и проведение деловых переговоров

Деловые переговоры как особый вид деловой коммуникации проводятся по определенным правилам и подчиняются своим закономерностям. Главная цель переговоров -- прийти к взаимовыгодному решению, избегнув конфликта.

Чтобы правильно сформулировать цели переговоров, нужно знать: собственные интересы организации, положение организации в отрасли, на рынке и т.д., обязательства организации, деловых партнеров и союзников и т.п.

Переговоры бывают:

официальные -- с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов;

неофициальные, напоминающие непринужденную беседу и не предполагающие по окончании подписания официальных бумаг;

внешние -- с деловыми партнерами и клиентами;

внутренние -- между работниками организации.

Специалисты выделяют следующие подходы к переговорам:

конфронтационный, основанный на убеждении «Только победа!» как цель переговоров, причем отказ от полной победы означает поражение;

партнерский, предусматривающий совместный с партнером анализ проблем и поиск взаимовыгодного решения, при котором в выигрыше оказываются обе стороны. Реализации этого подхода поможет, если перед началом переговоров партнеры определят общую цель, что возможно через выявление общих потребностей.

Сторонам переговоров заранее нужно ответить для себя на следующие вопросы: почему именно эта организация пригласила вас для переговоров? В чем причина такого приглашения? В чем стратегические и тактические цели этой организации? Каковы основные характеристики организации (профессиональные, социальные, экономические и т.п.)? Кто из работников вашей организации уже проводил переговоры с данной организацией и какое впечатление на них произвели переговоры? Какие вопросы могут вызвать отрицательные эмоции на переговорах? И т.д.

В переговорном процессе нередко возникают сложные ситуации, требующие особой тактики реагирования:

если оппонент занял полностью противоположную позицию -- надо ожидать до тех пор, пока партнер что-либо скажет;

если оппонент предъявляет завышенные требования -- надо дать понять, что такие условия не подлежат обсуждению;

если создался цейтнот в отношении обсуждаемого предмета -- надо четко сказать, что у вас есть другие предложения;

если оппонент вас непpepывно перебивает -попросить вежливо, но твердо, дать договорить до конца и повторить предложение;

если на аргумент противоположной стороны сразу не находится ответ -- часто бывает достаточно промежутка времени между фразами, для того чтобы вновь сосредоточиться на обсуждаемом вопросе;

если оппонент задает вопросы в навязчивой манере -- оценивать лишь то, что партнер хочет сказать по сути вопроса;

если оппонент приводит в поддержку своих аргументов данные, факты, результаты исследований, которые вам неизвестны, -- попросить предоставить оригинал, точно указать источник;

если пункты договора и условия сделки, выдвигаемые противоположной стороной, представляются несущественными -- попросить точнее раскрыть суть предложений.

При ведении переговоров целесообразно использовать следующие конструктивные приемы:

поиск общей зоны решения -- выслушать мнение всех участников переговоров, найти общие моменты или общие интересы;

компромисс -- участники, не выявив общих интересов, соглашаются на взаимные уступки;

частичное соглашение -- путем разделения проблемы на составляющие -- если не удается решить проблему целиком, предпринимается попытка достичь соглашения по отдельным пунктам, а те вопросы, по которым не удалось снять разногласия, снимаются.

Переговоры может вести один человек или команда. Если переговоры ведет один человек, то вся ответственность лежит на нем, можно, не затягивая, на месте принимать решения.

Если переговоры ведет команда, ее члены -- специалисты в разных вопросах, что снижает вероятность ошибок; команда создает более сильную оппозицию противоположной стороне, но в то же время оппонент может ослабить ваши позиции за счет разногласий между членами команды. Он имеет возможность адресовать вопросы самым слабым членам вашей команды. Переговоры могут проходить на вашей территории или на территории оппонента. Если переговоры проходят на вашей территории, есть возможность посоветоваться с партнерами или лицом, поручившим вести переговоры; вы будете в привычной обстановке; психологическое преимущество на вашей стороне: оппонент пришел к вам, а не вы к нему; экономия времени и денег на дорогу; возможность организации пространственной среды таким образом, чтобы эффективно использовать возможности невербальной коммуникации.

Если переговоры организованы на территории оппонента, можно сосредоточиться исключительно на переговорах, тогда как в «родных стенах» слишком многое отвлекает; можно «придержать» документы, сославшись на то, что они остались «дома»; появляется возможность перешагнуть «через голову» оппонента и обратиться к его руководителю; организационные вопросы решает оппонент; есть возможность проанализировать окружение оппонента, что позволяет принять более эффективный сценарий переговоров.

2. Формирование дел. Правила формирования

Формирование дел - это значит поместить исполненный документ в дело, выбрав его по номенклатуре дел. Так же важно придерживаться систематизации в процессе группировки документов. Давайте обо всем по порядку.

В маленьких организациях с небольшим количеством работников дела могут формироваться только централизованно. Например, это может делать секретарь. Но обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Поэтому каждый сотрудник офиса должен иметь представление о порядке формирования дел, чтобы обеспечить сохранность и в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ.

В начале года принято заводить новые папки для документов. Тут главное - это правильно оформить обложку дела, для чего вам потребуется номенклатура дел. И процесс формирования дел может начинаться.

Вот основные существующие требования к формированию дел:

Согласно правилам необходимо группировать в дело исключительно исполненные документы. Это значит - на запрос получен (отправлен) ответ, чисто информационное письмо можно сразу помещать в дело.

Для дальнейшего быстрого поиска документа очень важно правильно выбрать дело в соответствии с номенклатурой дел.

Документы по одному вопросу всегда располагаются вместе. Например, бурная переписка по рассмотрению жалобы г-жи Колотовкиной Е.Н. не чередуется с письмами по рассмотрению обращения г-на Молоткова Д.Г. (даже если по времени переписка занимает несколько месяцев). Для удобства работы можно пакет документов по одному вопросу поместить в отдельный файл. Если появится в течение года новый документ по той же теме, его помещают рядом.

Приложения не отделяют от основного документа. Например, если приказом утвердили какое-либо положение, то их вместе помещают в дело с приказами по основной деятельности. В этом случае для удобства работы с положением допускается использовать другой его экземпляр.

Обычно формируют дело в течение одного календарного года, если только оно не будет у вас переходящим (т.е. продолжать его вести в следующем году). Например, личные дела формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации.

Нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения. Имеется в виду постоянного и временных. Если временных несколько, то берется больший. Данное правило закладывается еще на этапе составления номенклатуры дел.

Сроки хранения определяют по нормативному перечню документов с указанием великого множества сроков.

Еще есть такое требование - помещать только один экземпляр документа, без черновиков. Количество листов - до 250 в одном томе при толщине до 4 см.

При определении расположения документов внутри дела руководствуются:

1.хронологическим принципом - дата входящего письма определяется по дате поступления в организацию, исходящего - когда отправили (например, личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов),

2. иногда удобно располагать по алфавиту получателя или автора письма (например, лицевые счета по зарплате располагают по фамилиям работников от «А» до «Я»),

3.по вопросно-логическому принципу, вообще-то, как правило, руководствуются сочетанием нескольких перечисленных (например, группируем пакет документов одного клиента, затем пакет документов другого и т.д., внутри дела располагаем по дате самого раннего документа каждого пакета).

3. Составьте образец информационного письма

Первым и самым главным требованием при написании делового письма является стандартизация.

Стандартизация деловой речи заметно облегчает восприятие при деловом общении, способствует оптимизации документооборота в целом, повышает информативность документа. Использование «готовых конструкций» позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.

На сегодняшний день стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис.

Следующим требованием для составления делового письма можно назвать «использование нейтрального тона». Нейтральный тон изложения -- это норма официального делового общения, проявляющаяся в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия), а также разговорная лексика.

Информация, содержащаяся в тексте письма, - официальная по своему характеру. Именно по этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму.

Все письма служат одной цели - информировать адресата по конкретному интересующему автора вопросу (вопросам).

Информационное письмо. Служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывается руководителем организации отправителя.

Для каждого вида приведен образец составления информационного письма. Данные письма подготавливают в соответствии с общими требованиями делопроизводства: на фирменном бланке организации, все элементы письма (их еще называют реквизиты) указывают согласно существующим правилам.

Информационное письмо - передаются сведения официального характера. Часто вышестоящая организация направляет в подчиненные ей отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов с рекомендациями по их применению. Поэтому они имеют типовой характер, рассылка ведется по списку (т.е. адресат в письме указывается обобщенно).

Образцы информационных писем

Письмо-сообщение - о событиях, имеющих взаимный интерес для автора и адресата. Может быть как инициативным письмом, так и ответом.

Образец письма-сообщения: Сообщаем, что программный комплекс «Карпуль» находится в эксплуатации в течение трех месяцев. В ваш адрес письмом общества от 28.08.2011 № 08-21/942 уже была направлена информация о возникших трудностях в ходе использования комплекса. Дополнительных замечаний и предложений не имеем.

Еще пример письма-сообщения

ОАО «Пурпур», рассмотрев Ваше предложение по размещению документов структурных подразделений общества в архивном центре по адресу г. Омск, ул. Электролесовская, 155, считает создание единого архивного центра нецелесообразным.

Письмо-извещение - основной целью является сообщить о публичном мероприятии, например, о совещании, конференции, выставке, семинаре, бизнес-туре и т.п. Приводятся конкретные детали о мероприятии (о времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма.

Образец письма-извещения

Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового администрирования крупнейших налогоплательщиков».

Семинар будет проводиться 08.02.2012 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной службы» по адресу: г. Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается. Регистрация участников будет проводиться с 10-00.

Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.

Письмо-уведомление - несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата.

Образец письма-уведомления

ООО «Миленка» уведомляет об изменении с 15.09.2011 банковских реквизитов и почтового адреса. Юридический адрес остался прежним.

Банковские реквизиты: …новые полностью.

Почтовый адрес: …новый.

Размещено на Allbest.ru