Улучшение качества работы в административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ"
Характеристика объекта и существующей системы управления в административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ". Цели, критерии и ограничения создания автоматизированной системы управления организационным процессом (АСУ). Ограничения по созданию АСУ.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 04.05.2014 |
| Размер файла | 75,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- Введение
- 1. Характеристика объекта и существующей системы управления
- 1.1 Общая характеристика Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
- 1.2 Характеристика производственно-хозяйственной деятельности Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
- 1.3 Характеристика существующей системы управления и ее структурных элементов
- 1.4 Характеристика функций управления используемых методов и средств управления
- 1.5 Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении оборота отчетной документации в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ"
- 1.6 Оценка производственных потерь в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ"
- 1.7 Выбор объекта автоматизации
- 2. Цели, критерии и ограничения создания асу организационным процессом Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
- 2.1 Цели создания АСУ Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
- 2.2 Критерии эффективности создания АСУ организационным процессом Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
- 2.3 Ограничения по созданию АСУ
- 2.4 Требования по совершенствованию процесса управления
- 2.5 Требования к системе в целом
- 2.6 Обоснование выбора перечня функций и задач создаваемой АСУ Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
- 2.7 Перечень функций предлагаемого АСУ Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
- 2.8 Выбор перечня задач, решаемой АСУ организационным процессом Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
- 2.9 Описание процесса функционирования предлагаемой АСУ Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
- 2.10 Описание схемы КТС предлагаемой АСУ Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
- Литература
Введение
Данный дипломный проект описывает вопросы разработки и подготовки к внедрению АСУ организационным процессом Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ". Решение задач предложенных в данном проекте, будет способствовать:
- совершенствованию управленческих функций за счет ускорения обмена информацией, путем введения новых методов и средств ведения работ, связанных с автоматизацией информационного процесса;
- сокращения временных и материальных затрат на выполнение операций связанных с запросами отчетной документации;
- сокращению сроков формирования и обработки информации путем исключения дублирования ввода информации и оперативной её обработки;
- рациональному использованию средств автоматизации;
- полному и своевременному выполнению должностных обязанностей;
- получению определенного экономического эффекта, описанного в экономической части диплома.
Ценность данного проекта - улучшение качества работы в Административно-хозяйственном отдела ТОО "Мирас-ПВ".
Возрастающая роль электронно-вычислительной техники в научном и производственном процессе, наряду с развитием информационных и телекоммуникационных технологий, дали толчок развитию промышленной компьютеризации, которая полностью обеспечивает нужды промышленных предприятий. Реальная ценность и требования надёжности информации требуют совершенствования её обработки.
1. Характеристика объекта и существующей системы управления
1.1 Общая характеристика Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
ТОО "Мирас-ПВ" образовалось 14 октября 2001 года занимается общестроительными работами по г. Павлодару по области. Объектами строительства по города являются:
- фонтан "Айналайын";
- благоустройство Диагностического центра;
- перинатального центра;
- строительство спортивно оздоровительного комплекса "Астана".
Участвует в тендерах области и города. Участвует в конкурсе Алматы.
Административно-хозяйственный отдел ТОО "Мирас-ПВ" введён в строй в 2001 году и обеспечивает:
- снабжение и комплектацию объектов строительными инструментами и техникой;
- контроль и учет за использованием инструментов и техники на объектах;
- работа с производственной базой компании, хранение строительных инструментов и техники;
- работа с заказчиком (цены на материалы и изделия);
- осуществляет подборку строительных инструментов и техники для строительства;
- ведет работу с поставщиками строительных инструментов и техники;
- ведет наблюдение за состоянием строительных инструментов и техники на складе, правилами хранения;
автоматизированная система управление отдел
- проводит тестовые проверки и профилактические осмотры материалов с целью своевременного обнаружения брака и их ликвидации;
- несет ответственность за сохранность материалов.
Административно-хозяйственный отдел, является частью ТОО "Мирас-ПВ". Тип деятельности - массовое снабжение строительных бригад строительным инструментом. В год Административно-хозяйственный отдел обслуживает до 10000 заявок, связанных с выдачей строительного инструмента. А также осуществляет до 1200 плановых проверок по целевому использованию на строительных участках выданных инструментов. Контролирует сохранность инструментов, условия хранения, качество использования строительных инструментов.
В основу производственной структуры ТОО "Мирас-ПВ" положена строительная специализация. Производственные отделы составляют основную структурную единицу ТОО "Мирас-ПВ". Первичным структурным элементом управленческих отделов ТОО "Мирас-ПВ" являются рабочие места.
Рабочие места в ТОО "Мирас-ПВ" оснащены современной компьютерной техникой общей численностью 12 единиц.
Коэффициент загрузки оборудования рассчитан по Административно-хозяйственный отдел ТОО "Мирас-ПВ" и колеблется от 0,08 до 0,35.
Рабочее место заведующего Административно-хозяйственного отдела оснащено современной компьютерной техникой.
Организационная структура отдела снабжения носит централизованный характер управления. На рисунке 1 показана обобщенная структурная схема ТОО "Мирас-ПВ".
Выявленные отношения между элементами организационной структуры ТОО "Мирас-ПВ" позволяют расположить их на схеме по определенным уровням подчинения.
Технологический процесс выдачи инструментов сводится к получению заявок или подотчетной документации от прораба или строительных бригад ТОО "Мирас-ПВ", обработке заявки и выдачи инструментов.
В результате обработки и принятии на учет заявок или подотчетной документации все данные о проделанной работе заносятся в журналы учета. Журнал учета - это отчетная документация на бумажных носителях. Дубликат информации хранящейся в Журналах учета имеется и в электронном виде в текстовом редакторе Word.
Технологический процесс в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ" характеризуется следующими показателями:
- время, необходимое для передачи заявки от прорабов или строительных бригад в отдел снабжения;
- время, необходимое для выполнения заявки;
- время, необходимое для проверки на наличие инструмента;
- время необходимое для оформления накладной на инструмента;
- время, необходимое для регистрации заявки в Журнале учета;
- время, необходимое для принятия подотчетной документации от прорабов и строительных бригад;
- время, необходимое для отслеживания полученной информации соответствия имеющейся в Журналах учета;
- время, необходимое для перевода в текстовый документ Word (включает в себя время необходимое для проверки читабельности файла, наличия вирусов, корректировки шрифтов);
- время, необходимое для передачи запроса бухгалтеру о выделении средств на покупку новых инструментов или инструментов в замен устаревшим или испорченным;
- время, необходимое для выяснения причин и виновного в порче инструмента;
- время, необходимое для составления акта на виновного;
- время, необходимое для передачи запроса о списании инструмента бухгалтеру;
- время, необходимое для ответа бухгалтера на поступивший запрос.
Время пребывания заявки в Административно-хозяйственном отделе не должно превышать 2,5 часов.
1.2 Характеристика производственно-хозяйственной деятельности Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
Целью деятельности Административно-хозяйственного отдела является обеспечение эффективной работы строительных бригад, наблюдение за сохранностью и целевым использованием строительных инструментов. Своевременного снабжения объектов строительными инструментами, проведение закупки инструментов, передача отчетной информации на уровень руководства компании.
Обобщённые показатели производственно-хозяйственной деятельности Административно-хозяйственного отдела в 2006 году приведены в соответствии с плановыми показателями в таблице 1.
Таблица 1 - Технико-экономические показатели Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
|
Показатель |
Величина показателя на 2006г. |
|||
|
План 2006г |
Факт 2006г |
% выполнения |
||
|
Всего обработано накладных, шт |
5773 |
11250 |
195 |
|
|
2. Всего работающих над накладными, чел в т. ч.: |
3 |
3 |
100 |
|
|
Заведующий отделом |
1 |
1 |
100 |
|
|
Кладовщик |
2 |
2 |
100 |
|
|
3. Среднегодовая з/п 1 работающего, тыс. тенге из них: |
||||
|
Заведующий отделом |
267,012 |
267,012 |
100 |
|
|
Кладовщик |
180,4 |
180,4 |
100 |
|
|
4. Стоимость компьютерного оборудования, тыс. тенге |
--- |
280,6 |
--- |
|
|
5. Себестоимость годовой обработки накладных, тыс. тенге в том числе: |
||||
|
з/п основная, тенге |
3128,732 |
3128,732 |
100 |
|
|
Отчисления на соц. Страхования, тенге |
156,46 |
167,28 |
106,9 |
|
|
Расходы склада, тенге |
204,3 |
194,2 |
95 |
|
|
Расходы на содержание компьютерной техники, тенге |
50,7 |
47,2 |
93 |
Основные характеристики и объем обрабатываемых в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ" приведены в таблицах 2, 3 и 4 соответственно.
Таблица 2 - Обработанные накладные в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ" в 2006 г
|
Тип накладной |
1 квартал |
2 квартал |
3 квартал |
4 квартал |
Итого за 2006г. |
|
|
Выдача инструментов прорабам |
756 |
686 |
832 |
594 |
2868 |
|
|
Покупка у поставщика |
315 |
368 |
421 |
465 |
1569 |
|
|
Возврат поставщику |
125 |
57 |
110 |
84 |
376 |
|
|
Инструменты получаются по обмену |
136 |
139 |
148 |
162 |
585 |
Таблица 3 - Обработанные накладные в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ" в первом полугодии 2006г. (шт)
|
Период |
Январь |
Февраль |
Март |
1 квартал |
Апрель |
Май |
Июнь |
2 квартал |
Итого за 1 полугодие |
|
|
Выдача инструментов прорабам |
180 |
258 |
318 |
756 |
284 |
197 |
205 |
686 |
1442 |
|
|
Покупка у поставщика |
54 |
89 |
172 |
315 |
114 |
131 |
123 |
368 |
540 |
|
|
Возврат поставщику |
47 |
34 |
44 |
125 |
12 |
27 |
18 |
57 |
182 |
|
|
Инструменты получаются по обмену |
43 |
32 |
61 |
136 |
32 |
43 |
64 |
139 |
275 |
Таблица 4 - Обработанные накладные в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ" во втором полугодии 2006г. (шт)
|
Период |
Июль |
Август |
Сентябрь |
3 квартал |
Октябрь |
Ноябрь |
Декабрь |
4 квартал |
Итого за 2 полугодие |
2006 год |
|
|
Выдача инструментов прорабам |
272 |
358 |
202 |
832 |
214 |
119 |
251 |
594 |
1426 |
2868 |
|
|
Покупка у поставщика |
143 |
165 |
113 |
421 |
125 |
125 |
215 |
465 |
886 |
1569 |
|
|
Возврат поставщику |
43 |
32 |
35 |
110 |
32 |
21 |
31 |
84 |
194 |
376 |
|
|
Инструменты получаются по обмену |
36 |
71 |
41 |
148 |
48 |
61 |
53 |
162 |
310 |
585 |
Технологический процесс является частично автоматизированным информационным процессом. На рисунке 2 показаны взаимосвязи служащих ТОО "Мирас-ПВ" через соответствующие потоки документов, реализующиеся по установленным технологическим маршрутам. Mapкировка линий выполнена согласно таблице 5.
Таблица 5 - Документооборот в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ"
|
№ |
Обозначение маршрута |
Наименование документа |
Направление движения документа |
||
|
откуда |
куда |
||||
|
1 |
01.02.03 |
Наряд на выдачу строительных инструментов строительным объектам |
Главный архитектор |
Заведующий |
|
|
2 |
02.02.03 |
Наряд на выдачу строительных инструментов строительным участкам |
Главный архитектор |
Заведующий |
|
|
3 |
03.03.05 |
Наряд на выдачу строительных инструментов |
Заведующий |
Кладовщик |
|
|
4 |
04.05.03 |
Накладная на выдачу строительных инструментов |
Кладовщик |
Заведующий |
|
|
5 |
05.05.03 |
Отчет о наличие строительных инструментов на складе |
Кладовщик |
Заведующий |
|
|
6 |
06.05.03 |
Отчет о состоянии хранящихся на складе строительных инструментов |
Кладовщик |
Заведующий |
|
|
7 |
07.05.03 |
Отчет о техническом состоянии |
Кладовщик |
Заведующий |
|
|
8 |
08.05.03 |
Отчет о закупленных строительных инструментов и состоянии накладной на них |
Кладовщик |
Заведующий |
|
|
9 |
09.03.05 |
Разрешение на выдачу строительных инструментов |
Заведующий |
Кладовщик |
|
|
10 |
10.05.04 |
Накладная на полученные строительные инструменты |
Кладовщик |
Прораб |
|
|
11 |
11.04.05 |
Расписка о получении строительных инструментов |
Прораб |
Кладовщик |
|
|
12 |
13.02.03 |
Одобренная заявка на выдачу строительного инструмента |
Главный архитектор |
Заведующий |
|
|
13 |
14.03.05 |
Наряд на выдачу дополнительных строительных инструмента участкам |
Заведующий |
Кладовщик |
|
|
14 |
15.05.03 |
Накладная на выдачу дополнительных строительных инструментов участкам |
Кладовщик |
Заведующий |
|
|
15 |
16.05.03 |
Отчет о выданных инструментах за месяц |
Кладовщик |
Заведующий |
|
|
16 |
17.03.05 |
Заявка на закупку строительных инструментов |
Заведующий |
Кладовщик |
|
|
17 |
18.02.07 |
Запрос денежных средств на покупку строительных инструментов |
Главный архитектор |
Бухгалтер |
|
|
18 |
19.07.02 |
Ответ на запрос о выдаче денежных средств на закупку строительных инструментов |
Бухгалтер |
Главный архитектор |
|
|
19 |
20.02.03 |
Приказ о покупке строительных инструментов |
Главный архитектор |
Заведующий |
|
|
20 |
21.03.06 |
Заявка на строительные инструменты и стоимость |
Заведующий |
Строительные магазины |
|
|
21 |
22.06.03 |
Ответ на запрос о строительных инструментов и их стоимости |
Строительные магазины |
Заведующий |
|
|
22 |
24.03.06 |
Смета на покупку строительных инструментов |
Заведующий |
Строительные магазины |
|
|
23 |
25.02.03 |
Разрешение на покупку строительных инструментов |
Главный архитектор |
Заведующий |
|
|
24 |
26.02.03 |
Отказ на покупку строительных инструментов |
Главный архитектор |
Заведующий |
|
|
25 |
27.03.06 |
Заказ на строительные инструменты |
Заведующий |
Строительные магазины |
|
|
26 |
28.06.03 |
Накладная на покупку строительных инструментов |
Строительные магазины |
Заведующий |
|
|
27 |
29.03.05 |
Подписанная накладная на покупку строительных инструментов |
Заведующий |
Кладовщик |
|
|
28 |
30.02.07 |
Оплата строительных инструментов |
Главный архитектор |
Бухгалтер |
|
|
29 |
31.08.06 |
Оплата строительных инструментов |
Бухгалтер |
Строительные магазины |
|
|
30 |
32.03.01 |
Квартальный отчет о проделанной работе |
Заведующий |
Директор |
|
|
31 |
33.03.01 |
Годовой отчет о проделанной работе |
Заведующий |
Директор |
|
|
32 |
32.03.02 |
Квартальный отчет о проделанной работе |
Заведующий |
Главный архитектор |
|
|
33 |
33.03.02 |
Годовой отчет о проделанной работе |
Заведующий |
Главный архитектор |
|
|
34 |
34.02.01 |
Квартальный отчет о проделанной работе |
Главный архитектор |
Директор |
|
|
35 |
35.02.01 |
Годовой отчет о проделанной работе |
Главный архитектор |
Директор |
|
|
36 |
36.03.07 |
Запрос на подтверждение о выдаче денежных средств на покупку строительных инструментов в магазинах |
Заведующий |
Бухгалтер |
|
|
37 |
37.07.03 |
Подтверждение о выдаче денежных средств на покупку строительных инструментов в магазинах |
Бухгалтер |
Заведующий |
1.3 Характеристика существующей системы управления и ее структурных элементов
Достижение основной цели Административно-хозяйственного отдела - снабжение строительных бригад инструментами, слежение за целевым использованием инструментов, пополнение склада инструментами обеспечивается следующими функциями системы управления:
- определение технической политики, путей и средств повышения эффективности снабжения строительных бригад инструментами;
- обеспечение ритмичного хода обработки, получения и передачи заявок в соответствии с текущим плановым заданием всеми видами материального обеспечения;
- организация выполнения текущих плановых заданий;
- контроль за состоянием, хранением и целевым использованием строительных инструментов;
- оперативное устранение причин и последствий отклонений в ходе снабжения участков инструментами;
- контроль и анализ технико-экономической и хозяйственной деятельности отдела.
Возглавляет ТОО "Мирас-ПВ" директор, который на основе, единоначалия осуществляет руководство его работой и лично отвечает за результаты этой работы.
В подчинении директора ТОО "Мирас-ПВ" находятся ряд внутренних подразделений. В том числе Административно-хозяйственный отдел.
Возглавляет Административно-хозяйственный отдел начальник отдела, который на основе единоначалия осуществляет руководство его работой и лично отвечает за результат этой работы.
В подчинении начальника находится группа кладовщиков.
Руководство работой других подразделений осуществляют начальники этих отделов, подчиняющиеся директору ТОО "Мирас-ПВ".
В функции директора ТОО "Мирас-ПВ" входит:
- систематический контроль хода строительной деятельности по всей номенклатуре предприятия, методом личных опросов служащих организации;
- предупреждения и ликвидация отставания в выполнении плана;
- оперативный учет выполнения программы по строительной деятельности на предприятии за сутки и с начала месяца;
- доведение плановых заданий до работников ТОО "Мирас-ПВ";
- повышение производительности труда в организации.
В функции начальника Административно-хозяйственного отдела входит:
- контроль на ТОО "Мирас-ПВ" состояние охраны труда и техники безопасности;
- контроль за состоянием строительных инструментов;
- контролирует качество хранения строительных инструментов на складе;
- контролирует качество использования строительных инструментов на участках;
- составляет план по пополнению склада строительными инструментами;
- анализирует и осуществляет контроль исполнения планов по улучшению условий охраны труда и санитарно-гигиенических мероприятий, созданию безопасных условий труда, предупреждению травматизма;
- контролирует ведение делопроизводства Административно-хозяйственного отдела.
В функции кладовщика входит:
- размещение строительных инструментов на складе;
- слежение за соответствие условиям хранения;
- проверка наличия запрашиваемого инструмента;
- погрузка, отгрузка строительных инструментов;
- составление накладной;
- проверка накладных на возврат.
Функции управления трудом и заработной платы заключаются в планировании, учете технико-экономических показателей деятельности отделения.
Функции управления заработной платой осуществляются бухгалтером.
Бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности филиала.
В функции служащего отдела кадров входит комплектование отделения кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
1.4 Характеристика функций управления используемых методов и средств управления
Взаимодействие между элементами организационной структуры осуществляется посредством информационных и управляющих функций по соответствующим информационным каналам.
В основе реализации этих функции лежит метод экспертных оценок, основанный на анализе ситуаций в соответствии с личным опытом и квалификацией служащих отдела снабжения. Как видно из рисунка 3, даже в случае использования имеющейся компьютерной техники, основное место в информационных потоках занимает информация, передаваемая вручную и передаваемая путем личных контактов. Mapкировка линий выполнена согласно таблице 7.
Отсутствие средств автоматизированного контроля, учета и управления ходом движения заявок и отчетной документации в отделе снабжения ТОО "Мирас-ПВ" ведут к неупорядоченности потоков информации, трудности с её обработкой, создают перегрузку аппарата управления, снижает оперативность.
Таблица 7 - Информационный поток в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ"
|
Обозначение |
Наименование информационного потока |
Способ передачи информации |
|
|
И1 |
Название документа (Наряд на выдачу строительных инструментов строительным объектам) |
Ручной |
|
|
И2 |
Название строительного объекта |
Ручной |
|
|
И3 |
Местоположение строительного объекта |
Ручной |
|
|
И4 |
Сроки строительства |
Ручной |
|
|
И5 |
Название необходимых для строительства материалов |
Ручной |
|
|
И6 |
Количество необходимых для строительства инструментов |
Ручной |
|
|
И7 |
Качество необходимых для строительства инструментов |
Ручной |
|
|
И8 |
Должность составителя |
Ручной |
|
|
И9 |
ФИО составителя |
Ручной |
|
|
И10 |
Подпись составителя |
Ручной |
|
|
И11 |
Печать отдела составителя |
Ручной |
|
|
И12 |
Должность исполнителя |
Ручной |
|
|
И13 |
ФИО исполнителя |
Ручной |
|
|
И14 |
Подпись исполнителя |
Ручной |
|
|
И15 |
Печать отдела исполнителя |
Ручной |
|
|
И16 |
Дата составления документа |
Ручной |
|
|
И17 |
Дата выполнения наряда |
Ручной |
|
|
И18 |
Название документа (Наряд на выдачу строительных инструментов строительным участкам) |
Ручной |
|
|
И19 |
Название строительного участка |
Ручной |
|
|
И20 |
Местоположение строительного участка |
Ручной |
|
|
И21 |
Сроки строительства участка |
Ручной |
|
|
И22 |
Название необходимых для строительства участка инструментами |
Ручной |
|
|
И23 |
Количество необходимых для строительства участка инструментов |
Ручной |
|
|
И24 |
Качество необходимых для строительства участка инструмента |
Ручной |
|
|
И25 |
Должность составителя |
Ручной |
|
|
И26 |
ФИО составителя |
Ручной |
|
|
И27 |
Подпись составителя |
Ручной |
|
|
И28 |
Печать отдела составителя |
Ручной |
|
|
И29 |
Должность исполнителя |
Ручной |
|
|
И30 |
ФИО исполнителя |
Ручной |
|
|
И31 |
Подпись исполнителя |
Ручной |
|
|
И32 |
Печать отдела исполнителя |
Ручной |
|
|
И33 |
Дата составления документа |
Ручной |
|
|
И34 |
Дата выполнения наряда |
Ручной |
|
|
И35 |
ФИО прораба |
Ручной |
|
|
И36 |
Номер накладной на выдачу строительных инструментов |
Ручной |
|
|
И37 |
Дата составления накладной на выдачу строительных инструментов |
Ручной |
|
|
И38 |
Название строительного объекта |
Ручной |
|
|
И39 |
Название строительного участка |
Ручной |
|
|
И40 |
ФИО прораба |
Ручной |
|
|
И41 |
Контактный телефон прораба |
Ручной |
|
|
И42 |
Сумма накладной |
Ручной |
|
|
И43 |
Наименование материала |
Ручной |
|
|
И44 |
Название материала |
Ручной |
|
|
И45 |
Фирма изготовитель материала |
Ручной |
|
|
И46 |
Размерность единицы выданного инструмента |
Ручной |
|
|
И47 |
Единица измерения выданного инструмента |
Ручной |
|
|
И48 |
Количество выданного инструмента |
Ручной |
|
|
И49 |
Стоимость единица выданного инструмента |
Ручной |
|
|
И50 |
Суммарная стоимость выданного инструмента |
Ручной |
|
|
И51 |
ФИО выдавшего кладовщика |
Ручной |
|
|
И52 |
Подпись прораба |
Ручной |
|
|
И53 |
Подпись кладовщика |
Ручной |
|
|
И54 |
Подпись заведующего |
Ручной |
|
|
И55 |
Содержание отчета |
Ручной |
|
|
И56 |
ФИО исполнителя |
Ручной |
|
|
И57 |
Должность исполнителя |
Ручной |
|
|
И58 |
Дата составления отчета |
Ручной |
|
|
И59 |
Содержание разрешения |
Ручной |
|
|
И60 |
ФИО исполнителя |
Ручной |
|
|
И61 |
Должность исполнителя |
Ручной |
|
|
И62 |
Дата составления отчета |
Ручной |
|
|
И63 |
Содержание заявки |
Ручной |
|
|
И64 |
ФИО исполнителя заявки |
Ручной |
|
|
И65 |
Должность исполнителя заявки |
Ручной |
|
|
И66 |
Дата составления заявки |
Ручной |
|
|
И67 |
Подпись начальника |
Ручной |
|
|
И68 |
Одобрено |
Ручной |
|
|
И69 |
Название документа (Наряд на дополнительную выдачу строительных инструментов строительным участкам) |
Ручной |
|
|
И70 |
Название строительного участка |
Ручной |
|
|
И80 |
Местоположение строительного участка |
Ручной |
|
|
И81 |
Сроки строительства участка |
Ручной |
|
|
И82 |
Название необходимых для строительства участка материалов |
Ручной |
|
|
И83 |
Количество необходимых для строительства участка материалов |
Ручной |
|
|
И84 |
Качество необходимых для строительства участка материалов |
Ручной |
|
|
И85 |
Должность составителя |
Ручной |
|
|
И86 |
ФИО составителя |
Ручной |
|
|
И87 |
Подпись составителя |
Ручной |
|
|
И88 |
Печать отдела составителя |
Ручной |
|
|
И89 |
Должность исполнителя |
Ручной |
|
|
И90 |
ФИО исполнителя |
Ручной |
|
|
И91 |
Подпись исполнителя |
Ручной |
|
|
И92 |
Печать отдела исполнителя |
Ручной |
|
|
И93 |
Дата составления документа |
Ручной |
|
|
И94 |
Дата выполнения наряда |
Ручной |
|
|
И95 |
ФИО прораба |
Ручной |
|
|
И96 |
Содержание заявки |
Ручной |
|
|
И97 |
Должность составителя |
Ручной |
|
|
И98 |
ФИО составителя |
Ручной |
|
|
И99 |
Подпись составителя |
Ручной |
|
|
И100 |
Печать отдела составителя |
Ручной |
|
|
И101 |
Должность исполнителя |
Ручной |
|
|
И102 |
ФИО исполнителя |
Ручной |
|
|
И103 |
Подпись исполнителя |
Ручной |
|
|
И104 |
Печать отдела исполнителя |
Ручной |
|
|
И105 |
Дата составления документа |
Ручной |
|
|
И106 |
Содержание запроса |
Ручной |
|
|
И107 |
Должность составителя |
Ручной |
|
|
И108 |
ФИО составителя |
Ручной |
|
|
И109 |
Подпись составителя |
Ручной |
|
|
И110 |
Печать отдела составителя |
Ручной |
|
|
И111 |
Должность исполнителя |
Ручной |
|
|
И112 |
ФИО исполнителя |
Ручной |
|
|
И113 |
Подпись исполнителя |
Ручной |
|
|
И114 |
Печать отдела исполнителя |
Ручной |
|
|
И115 |
Дата составления документа |
Ручной |
|
|
И116 |
Содержание ответа на запрос |
Ручной |
|
|
И117 |
Должность составителя |
Ручной |
|
|
И118 |
ФИО составителя |
Ручной |
|
|
И119 |
Подпись составителя |
Ручной |
|
|
И120 |
Печать отдела составителя |
Ручной |
|
|
И121 |
Должность исполнителя |
Ручной |
|
|
И122 |
ФИО исполнителя |
Ручной |
|
|
И123 |
Подпись исполнителя |
Ручной |
|
|
И124 |
Печать отдела исполнителя |
Ручной |
|
|
И125 |
Дата составления документа |
Ручной |
Не смотря на то, что Административно-хозяйственный отдел ТОО "Мирас-ПВ" оснащен компьютерной техникой на данный момент времени вся информация передается вручную. Что говорит о низкой степени автоматизации.
1.5 Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении оборота отчетной документации в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ"
К основным недостаткам в существующей системе организации и управлении оборота отчетной докумен6тации в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ" следует отнести следующие:
- в основе основных функций управления лежит метод экспертных оценок, основанный на анализе ранее сложившихся ситуаций, личном опыте и квалификации служащих отдела;
- объем и структура действующей в отделе документации, способы её формирования, пользователи, степень своевременности и достоверности не исключает возникновения излишних или параллельно действующих информационных потоков;
- недостаточная оперативность принятия обоснованного решения, осведомленность работников аппарата управления, о ходе работ, выраженная в отсутствии своевременных сведений, о факте, причинах, методов локализации простоев строительных бригад по причине отсутствия или брака строительных инструментов, времени нахождения в простое, и времени его подачи после останова, возникшего дефицита времени и последствий;
- отсутствие суточной корректировки заданий по обработке заявок и плановой выдаче инструментов за прошедшие сутки;
- отсутствие средств, обеспечивающих централизованный учет оперативной информации на уровне управления;
- для оперативного управления работой отдела используется лишь 72% всех собираемых сведений, и в то же время для принятия управляющего решения их зачастую не хватает, что приводит к необоснованности и неэффективности решений, а сами решения часто далеки от оптимальных;
- несвоевременное доведение информации от строительных бригад до исполнителя (специалиста по снабжению).
Все вышеперечисленные внутренние и внешние недостатки производства возникают из-за несовершенства уровня организации и управления отделом, и оказывают существенное влияние на ухудшение технико-экономических показателей деятельности предприятия в целом.
1.6 Оценка производственных потерь в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ"
В рассматриваемый период времени (2006 г.) организационный уровень работы Административно-хозяйственного отдела не обеспечивает такого сочетания труда и компьютерной техники, при котором достигается наиболее полное и рациональное их использование.
Анализ показателей производственной деятельности Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ" за 2006 год (таблица 8) показывает, что план по составлению накладных на выдачу строительных инструментов перевыполнен (195%), не выполнен план по плановому контролю и учету строительных инструментов (91,2%). Не выполнен план по непосредственной работе со строительными инструментами (85%), т.к. в среднем 1,3 служащих занимается переделыванием накладных на выданные строительные инструменты, вручную прослеживает движение инструментов, составляют отчетную документацию.
Плановые показатели по продолжительности рабочего дня и длительности рабочего года превышают фактические показатели, т.е. план не выполнен соответственно 89,3%, 95,5%. На данные плановые показатели влияет человеческий фактор (опоздания, отгулы, больничные).
Таблица 8 - Анализ использования рабочего времени в Административно-хозяйственном отделе ТОО "Мирас-ПВ"
|
Показатели |
Отчетный год 2006г. |
Отклонения |
Процент |
||
|
план |
факт |
||||
|
1. Всего выдано накладных на строительные инструменты, шт |
5773 |
11250 |
5477 |
195 |
|
|
2. Всего проделано плановых осмотров по контролю и учету строительных инструментов, шт |
3600 |
3305 |
295 |
91,2 |
|
|
3. Всего служащих (занимающихся непосредственной работой со строительными инструментами), чел |
3 |
1,7 |
-0,3 |
95,6 |
|
|
4. Общее количество человеко-дней, отработанных служащими, тыс |
4,6 |
3,8 |
-0,8 |
82,6 |
|
|
5. Общее количество человеко-часов, отработанных служащими, тыс |
36,9 |
28,25 |
-8,65 |
76,5 |
|
|
6. Длительность рабочего года, дни |
288 |
275 |
-13 |
95,5 |
|
|
7. Продолжительность рабочего дня, час |
8 |
7,15 |
-0,85 |
89,3 |
1.7 Выбор объекта автоматизации
Выбор объектов автоматизации в АСУ производится в соответствии с ранее составленными требованиями по совершенствованию сущности системы управления.
По содержанию сформулированных требований выявлены элементы управления (задачи, функции управления, подсистемы), которые своим организационно-функциональным содержанием информационно-управляющим воздействием не удовлетворяют перспективным критериям эффективности работы.
В процессе осуществления названных действий выявлены те элементы СУ, для которых путь автоматизации является более предпочтительным.
Выделим следующие объекты, подлежащие включению в контур АСУ:
- рабочее место заведующего отделом (ввод первичных данных);
- сеть передачи данных.
На период обследования (2006 год) уровень готовности Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ", к полной автоматизации учитывая вышеперечисленные факторы, характеризующие степень перспективного проектирования, его технологический потенциал и потенциал существующей системы управления, результаты анализа и оценки производственных потерь, можно констатировать:
Полное отсутствие системы управления за ходом выдачи строительных инструментов; обрабатываемых запросов на базе ЭВМ снижает уровень готовности к созданию АСУ организации работы фирмы в целом; процесс обработки запросов носит динамичный характер, определенный наличием неупорядоченных информационных потоков, удаленным местоположением участков; необходима организация активного контроля организационных процессов при помощи ЭВМ, позволяющая повысить точность управления ходом работ в 2 раза и создать предпосылки к развитию организационного уровня; необходима организация автоматизированного учета и составления накладных на выдачу строительных инструментов; необходима организация постоянной связи со строительными участками и Административно-хозяйственным отделом.
Прежде чем создать АСУ в ТОО "Мирас-ПВ" необходимо выполнить условие:
Рассмотрение вопросов о полном переходе Административно-хозяйственного отдела строительными материалами ТОО "Мирас-ПВ" к системе автоматизированного управления организационным процессом.
После выполнения данного условия, Административно-хозяйственный отдел будет готов к созданию автоматизированной системы управления организационным процессом.
2. Цели, критерии и ограничения создания асу организационным процессом Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
Функции и задачи создаваемого АСУ организационным процессом Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
2.1 Цели создания АСУ Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
Производственно-хозяйственные требования к перспективе развития Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ" определены на минимально удаленный и конструктивно просматриваемый период развития, а именно на 2007 год.
Требования определены на уровне важнейших показателей производственно-хозяйственной деятельности и соответствуют контрольным цифрам планов (таблица 9).
Таблица 9
Производственно - хозяйственные требования к перспективе развития Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
|
Наименование показателей производственно-хозяйственной деятельности |
План |
||
|
на 2005 г. |
на 2006 г. |
||
|
Заявка на строительные материалы |
2,5ч |
1 мин |
|
|
Регистрация, утверждение заявки |
До 30 минут |
Автоматически за секунды |
|
|
Поиск материалов |
40 мин |
5 минут |
|
|
Составление накладной |
120 минут |
20 минут |
|
|
Проверка составленной накладной |
25 минут |
Автоматически за секунды |
Производственно-хозяйственные цели Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ" описываются показателями, соответствующими целевым показателям организации и приводятся в таблице 10.
Таблица 10 - Производственно-хозяйственные цели Административно-хозяйственного отдела ТОО "Мирас-ПВ"
|
Наименование показателей |
Ед. измерения |
План |
||
|
на 2006 г. |
на 2007 г. |
|||
|
Составлено накладных на строительного инвентаря, оборудования, шт |
раз |
9552 |
4776 |
|
|
Составлено отчетов по плановым осмотрам по контролю и учету строительного инвентаря, оборудования, шт |
раз |
1800 |
900 |
|
|
Количество профилактических осмотров |
раз |
470 |
820 |
|
|
Составление отчетной документации по осмотрам |
шт. |
470 |
820 |
|
|
Рост производительности труда |
% |
60 |
100 |
Динамика изменения плановых показателей относительно текущего периода времени характеризуется следующими соотношениями:
- рост производительности труда одного рабочего на 40%;
- сокращение времени на передачу заявки на 2ч 49 мин;
- сокращение времени на регистрацию заявки (кто, когда, какой отдел, что случилось) на 9 минут 57 секунд;
- сокращение времени поиска информации на 39 мин;
- сокращение времени на поиск инструмента для накладной на 100 мин;
- сокращение времени на составление отчета.
Производственно-хозяйственные цели создания АСУ совпадают с производственно - хозяйственными целями развития предприятия и конкретно выражаются совокупностью ранее установленных целевых показателей.
Совокупность принятых целевых производственно-хозяйственных показателей определяет степень необходимого их изменения за счет создания АСУ. При этом наибольший вес получают те показатели производственно-хозяйственной деятельности, по которым в отделе наблюдается наибольший и трудно устранимый разрыв между достигнутыми и требуемыми значениями показателей развития организации уровнем автоматизации его системы управления. В ходе обследования целевым показателям присвоены ранги важности с оценкой удельного веса каждого экспертным путем. Ре...
Подобные документы
Организация компьютерных систем управления документооборотом в органах управления, их разновидности и принцип работы, основные функции и практическое применение. Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска.
дипломная работа [132,9 K], добавлен 14.07.2009Анализ существующей системы управления организации. Диагностика системы сбалансированных показателей и взаимосвязь с мотивацией персонала компании. Рекомендации по модернизации существующей системы управления для достижения компанией стратегической цели.
дипломная работа [205,1 K], добавлен 08.12.2010Основы методов управления. Понятие, сущность и классификация административно-правовых методов. Мировой опыт управления персоналом. Краткая характеристика предприятия. Реализация на внутрифирменном уровне административно-правовых методов в ОАО "УМПО".
курсовая работа [521,7 K], добавлен 28.04.2015Классификация и характеристика психологических методов управления. Основные психологические методы управления в отделе образования администрации Новобелицкого района г. Гомеля. Рекомендации по формированию морально-психологического климата в коллективе.
курсовая работа [851,2 K], добавлен 08.01.2014Характерные черты методов управления и их классификация: координированное действие, организация работы руководства, совершенствование отдельных контролирующих действий. Способы прямого и косвенного административно-правового воздействия на сотрудников.
курсовая работа [38,2 K], добавлен 02.02.2011Правовые основы административно–распорядительного метода муниципального управления. Социально-психологические аспекты функционирования муниципального органа. Применение административно-распорядительного метода в управлении Каширским районом г. Москвы.
курсовая работа [34,6 K], добавлен 06.12.2013Изучение состава и структуры качества как объекта управления. Оценка системы управления качеством предприятия ЗАО "Прибор-С". Анализ объема затрат на обеспечение качества в организации. Общий мониторинг результативности показателей по улучшению качества.
курсовая работа [242,0 K], добавлен 29.01.2013Современные системы менеджмента и их интегрирование. Интегрированные системы менеджмента качества. Характеристика ОАО "275 АРЗ" и его системы менеджмента. Разработка системы управления охраной труда. Методы оценки интегрированной системы безопасности.
дипломная работа [612,1 K], добавлен 31.07.2011Методы управления как способы осуществления управленческих воздействий на персонал. Сущность экономических методов управления. Системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок. Характеристика административно-правовых методов управления персоналом.
курсовая работа [31,4 K], добавлен 08.12.2009Автоматизация делопроизводства в отделе кадров. Цели эффективности создания вычислительной системы. Разработка общего алгоритма функционирования системы и алгоритмов решения отдельных функциональных задач. Требования к рабочим местам пользователей ВС.
дипломная работа [4,7 M], добавлен 07.08.2012Причины изменения системы управления. Сопротивление организационным изменениям и его причины. Анализ и проектирование системы управления. Характеристика и устав организации. Организационная структура управления организации. Стратегия развития организации.
курсовая работа [219,3 K], добавлен 16.12.2010Оценка системы управления предприятия. Построение структуры управления объекта и описание функционального управления с использованием матричного метода. Матрица распределения функций и ответственности работников управления. Деловые качества исполнителя.
контрольная работа [237,4 K], добавлен 14.06.2010Цель аудита системы управления персоналом организации. Основные критерии оценки эффективности работы отделов по управлению персоналом. Оценка текучести кадров и абсентеизма. Направления и критерии анализа качества управления персоналом организации.
реферат [25,2 K], добавлен 12.11.2011Система управления маркетингом на предприятии. Матрица ответственности в отделе маркетинга ООО "Новый город", характеристика конкурентоспособности компании. Определение возможных направлений совершенствования отдела маркетинга на данном предприятии.
курсовая работа [968,6 K], добавлен 05.06.2011Управление персоналом в современных условиях: понятия, сущность, цели, задачи, функции. Оценка системы управления персоналом и анализ кадрового потенциала ООО "ЭТС-Юг". Мероприятия по повышению эффективности существующей системы управления персоналом.
дипломная работа [454,0 K], добавлен 30.06.2012Система управления персоналом и ее формирование. Анализ и оценка существующей системы управления персоналом на примере магазина "Очень нужные товары": факторов внешней и внутренней среды, существующей кадровой политики, проблем в управления персоналом.
курсовая работа [117,1 K], добавлен 01.05.2008Должностные обязанности секретаря в структуре службы документационного обеспечения в отделе милиции. Формы работы с документами и организация канцелярии. Работа по бездокументному обслуживанию. Оформление бумаг по личному составу, учет военнообязанных.
отчет по практике [3,2 M], добавлен 18.01.2011Краткая характеристика системы менеджмента Общества с ограниченной ответственностью. Цели и критерии управления организацией, ее миссия, факторы внутренней и внешней среды. Особенности системы управления персоналом. Сущность и классификация финансов.
курсовая работа [5,7 M], добавлен 16.06.2014Понятие и цели менеджмента на предприятии. Организационно-экономическая характеристика ООО "Комбинат питания "Нефтяник", анализ существующей системы управления в организации. Разработка и обоснование мероприятий по улучшению управления на предприятии.
дипломная работа [644,3 K], добавлен 21.12.2014Функции организации и структуры управления предприятием. Типы организационных и производственных структур предприятия. Общая характеристика системы управления производством предприятия, рекомендации по улучшению управления производственным процессом.
курсовая работа [253,6 K], добавлен 20.02.2012
