Секретарь – хозяин приёмной

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФБУ СПО КОЛЛЕДЖ МИД РОССИИ

КАФЕДРА СПЕЦИАЛЬНЫХ И ОБЩЕПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ДИСЦИПЛИН

КУРСОВАЯ РАБОТА

СЕКРЕТАРЬ - ХОЗЯИН ПРИЁМНОЙ

Курсовая работа студентки дневного отделения

II курса группы № 23

Чеботарёвой Евгении Валерьевны

Руководитель работы:

Ризванова Елена Ивановна

Москва 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1 Секретарь - хозяин приёмной

1.1 Организация рабочего места секретаря

1.2 Интерьер приёмной

1.3 Оснащение и оборудование рабочих мест

1.4 Деятельность секретаря в приёмной

1.5 Приём посетителей в приёмной

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Офис может работать без шефа, но не без секретаря.

Д. Фонда

Кто приветствует посетителей, выясняет цель их прихода и провожает к руководителю или соответствующему лицу в учреждении или организации? Человек этот в курсе всех дел и событий, может компетентно проконсультировать вас и направить к специалисту соответствующего профиля. Вот, в основном, портрет секретаря.

Человек, выбравший профессию секретаря, должен понимать, что ее минусом является ненормированный рабочий день, и приходить на работу он должен раньше всех для того, чтобы подготовить всё необходимое для дальнейшего функционирования фирмы.

Путь любого человека, вступившего в офисное помещение, начинается с приёмной. Отсюда ведут дороги ко всем высоким начальникам, запершимся в кабинетах. Приёмная любого офиса - это все равно, что первая обложка журнала, которая должна привлекать покупателя. Здесь посетителям и деловым партнерам иногда приходится проводить определённое время в ожидании. Главным хозяином в этом помещении является, безусловно, секретарь или офис-менеджер. Но, в то же время, приёмная - это проводник между руководством и потенциальными клиентами. В этом помещении многое зависит и от секретаря, и от интерьера. Будет ли здесь по-домашнему уютно или захочется уйти, оставив визитную карточку и отказавшись ждать руководителя.

Приёмная офиса - это центр работы фирмы, её сердце, а также «лицо фирмы». Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приёмной.

Секретарь и приёмная - понятия взаимосвязанные, поэтому так важно секретарю не только подготовить все нужные документы и информацию, но и создать благоприятные условия в своей приёмной. Для того чтобы их создать, нужно знать, как правильно расположить нужную оргтехнику в приёмной, что нужно для высокой эффективности работы, какой интерьер выбрать и как рационально организовать своё рабочее место. Секретарь, как хозяин приёмной, должен всё это продумать.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы - изучение деятельности секретаря в приёмной, его роль в приёмной и организация его рабочего места.

1 СЕКРЕТАРЬ - ХОЗЯИН ПРИЁМНОЙ

1.1 Организация рабочего места секретаря

Организация рабочего места для секретаря, как для «хозяина приёмной» является одним из самых важных пунктов. Поэтому так важно рассмотреть самые мельчайшие нюансы планировки рабочего места.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащённости, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы.

Успех работы зависит от правильной организации рабочего места, оборудования его необходимым инвентарём, соблюдения условий гигиены труда Тесный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами. Кроме того, в приёмной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.. И секретарю, как «хозяину» приёмной нужно знать, как правильно это сделать.

Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировке, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

«Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения».

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

1. Рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

2. В помещении приёмной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы.

3. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём, удобной для её размещения.

1.2 Интерьер приёмной

Приёмная и секретарь - это визитная карточка организации, поэтому понятно значение, которое придаётся оборудованию приёмной.

Дизайн интерьера приёмной офиса должен гармонировать с общей стилистикой кабинета руководителя. Здесь всегда собрано максимум информации об организации. Фирменные значки и логотипы, изображённые на стойке ресепшен, буклеты на журнальном столике, награды на стенах, видеоролик, прокручиваемый на плазменном мониторе - посетителям сразу же становится понятна специфика деятельности компании, её цели и миссия.

Примечание

Рабочее место секретаря состоит из трёх зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, факс, копировальный аппарат и т.д.

Общая площадь приёмной, где находится секретарь, должна быть в пределах 12-16 м². При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1. подходы к мебели и оборудованию;

2. расстановку мебели и оборудования;

3. возможность установки вспомогательного оборудования.

Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т.е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Полное кондиционирование воздуха повышает производительность на 15%, одновременно значительно сокращаются простудные заболевания.

Интерьер приёмной следует хорошо обдумать. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением Наилучшим признано естественное освещение. Установлено, что оно вызывает наименьшее утомление. К сожалению, использовать его весь рабочий день не представляется возможным, особенно в осенне-зимний период, когда световой день короткий. Поэтому рекомендуется применять искусственное освещение - как общее, так и локальное..

Свет в приёмной играет не маловажную роль. Положительно на работе глаз скажется, если вы будете соблюдать золотое правило - располагать монитор на расстоянии равном двум диагоналям вашего экрана. Угол наклона монитора должен быть таков, чтобы верхний край экрана находился на уровне ваших глаз.

Примечания

Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому свет в офисе должен иметь правильную направленность, установку и формат «светового пятна» - это важные факторы здоровья, уюта и повышения результативности труда.

Так же как не рекомендуется смотреть телевизор в тёмной комнате, так нельзя и работать за дисплеем только при местном освещении. Это связано с таким явлением, как адаптация зрения.

Хорошо подходят для приёмных спокойные оттенки нежной лазури, например. В офисах в стиле хай тек в этом помещении будет много стекла, металла, белого, серого и чёрного оттенков. Классическая приёмная отдает предпочтение тёмной мебели из дерева. Впрочем, цветовая и стилистическая направленность дизайна интерьера приёмной офиса диктуется фирменным стилем компании. Важно, чтобы здесь были созданы все условия для заполнения посетителями необходимых бумаг. При этом, и у секретаря должно быть достаточно места для работы.

Интерьер приёмной хорошо оживляют живые растения. Многие фирмы и учреждения находятся в центральной части города, выходят на шумные загазованные магистрали. С помощью растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния, успокоиться Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия, отвечающие вашим потребностям, способствующие лучшему самочувствию..

Примечания

Растения не только улучшают состав воздуха, но ещё и увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно важно в помещениях с паровым отоплением, отличающихся большой сухостью.

Среди мебели в приёмной обязательно должны быть стойка ресепшн, стеллажи и ящики для хранения документации, шкаф и вешалки для верхней одежды, диван и кресла для посетителей.

В приёмной никогда не будут лишними стулья. Здесь могут также стоять журнальный столик и шкафчик для посуды, кофе и чая. Взгляду посетителей необходимо на чём-то отдыхать. Поэтому пригодятся одна-две картины на стене и монитор для видеороликов. Кто-то ставит здесь аквариум с яркими рыбками. Особо эксцентричные организации могут даже принести сюда клетку с птицей. Всё зависит от рода деятельности компании.

Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения, она не должна загромождать приёмную. Сегодня выпускается достаточно большое количество рациональных комплектов мебели для приёмной и рабочего места секретаря.

Учитывая необходимость секретаря поворачиваться к столам-приставкам, стул или рабочее кресло обязательно должно быть подъёмно-поворотным, а для расширения рабочей зоны - на колёсиках. Такое кресло можно отрегулировать по высоте, обеспечив удобную посадку.

1.3 Оснащение и оборудование рабочих мест

На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника. Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует её размещения с учётом максимальной эффективности.

Важным элементом организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями.. Для приёмной лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями. Его плоскость мысленно делят на два поля. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.

Все орудия труда размещают на плоскости стола так, чтобы можно было взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определённое место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации.

«Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов».

Поэтому современное место секретаря немыслимо без персонального компьютера. Его удобнее разместить на специальном столе-приставке. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер При больших объёмах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащённые сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером..

При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоёмкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком), селектор или мини-АТС. Во вспомогательной зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции.

На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил - на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.

При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объём и трудоёмкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

1.4 Деятельность секретаря в приёмной

Разобравшись в том, как должна выглядеть приёмная, для чего нужна рациональная организация рабочего места и как создать в ней уют, нам предстоит понять роль секретаря в приёмной, его деятельность.

Для того чтобы понять, какую роль выполняет секретарь в приёмной, и в организации в целом, нужно понять каковы основные функции секретаря.

Итак, основные функции секретаря:

· Ведение документации руководства предприятия;

· Поиск необходимой руководителю информации;

· Выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

· Контроль исполнения документов и поручений руководителя;

· Планирование рабочего дня руководителя;

· Организация и участие во встречах, переговорах, помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

· Приём посетителей;

· Решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

· Поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии руководителя;

· Бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз.

И это далеко не все функции, которые должен выполнять и уметь секретарь. Все эти функции секретарь выполняет в приёмной. Поэтому в этой работе так много было отведено тому, как рационально организовать своё рабочее место, чтобы эффективно, качественно и за меньшее количество времени выполнить основные и самые важные функции секретаря.

1.5 Приём посетителей в приёмной

Приём посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Именно эта функция рассказывает нам о том, какую роль выполняет секретарь в приёмной. Первое впечатление о фирме складывается именно от уровня организации. Секретарь руководителя организует приём посетителей руководством. Прежде всего, следует позаботиться о приёмной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приёмная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приёмная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, чёткости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя приём к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время Для приёма остальных сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя..

Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено. Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой. Если посетитель будет принят руководителем, о нём докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нём.

В случае задержки приёма посетителя ему предлагают подождать, посмотреть газеты, журналы, проспекты, которые всегда должны лежать на столике для посетителей. По своему усмотрению секретарь может предложить ожидающему посетителю чай или кофе.

О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на приём, можно доложить по телефону. Пришедших на приём из других организаций представляют руководителю, чётко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нём.

Некоторую особенность имеет приём командированных работников. В этом случае секретарь может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя секретарь, в зависимости от решаемого вопроса, может направить посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача секретаря - направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами, и избавить руководителя от лишних приёмов. секретарь интерьер рабочее место

Итак, на примере одной важной функции секретаря мы поняли роль секретаря в приёмной. Не стоит недооценивать роль приёмной в организации, и роль секретаря в приёмной. Приёмная для секретаря - второй дом, и заботиться о ней следует так же, как за своим домом.

Заключение

Работа секретаря - это творчество, без которого, как это не странно звучит, не продержится бизнес руководителя. Становится очевидным, что секретарь нужен в любой фирме или организации.

Опытный секретарь обеспечивает устойчивую связь между руководителем и внешним миром, и прочими сотрудниками фирмы, организует приём будущих партнёров и посетителей, ведёт телефонные переговоры и принимает звонки, организует совещания, оформляет и хранит необходимые документы, организует сбор и обработку информации, необходимой для руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.

Качество работы приёмной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приёмной в частности. От того, где расположена приёмная, как она оснащена, каков дизайн её интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у её клиентов, заказчиков, партнёров по бизнесу.

«Приёмная - это и стойка информации, и маленькая зала ожидания. Здесь секретарь знает и обо всех перемещениях сотрудниках, и о последних событиях в жизни компании. Поэтому умные люди понимают, что с секретарём надо дружить и лучше не портить ему настроение на рабочем месте. Приёмная, наполненная цветами, помещение, где посетителей всегда встречают с искренней благожелательной улыбкой, становится самой лучшей «обложкой» любого офиса».

Итак, на основе всего сказанного, можно сказать, что компания начинается с секретаря. А «царство» секретаря - приёмная. Да, работа - второй дом, и в офисе должно быть максимально комфортно, ведь это заметно сказывается на производственных показателях и внутреннем коммуникативном микроклимате.

Приёмная - это, пожалуй, важнейшее помещение любого офиса. Тут зарождаются деловые отношения, начинаются проекты, реализуются многие ступени производственной цепочки, кипит общение. В приёмной пересекаются все звенья офисной иерархии: от слесаря до генерального директора.

Независимо от того, какая приёмная, большая или маленькая, принадлежит ли крупной богатой компании или предваряет мелкий развивающийся офис, в ней должно быть удобно. Всем и всегда.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт, 2006. №1. С.34-38.

2. Стенюков М.В. Справочник. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2006. С.302.

3. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2007. С.256.

4. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем приём посетителей.// Секретарь-референт, 2006. №4. С.35-43.

5. http://www.sekretarskoe-delo.ru/ - Ежемесячный профессиональный журнал.

Размещено на Allbest.ru