Виды программ ПК для делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

Виды программ ПК для делопроизводства

Работая с компьютером, мы фактически работаем с информацией. Информация, хранящаяся на компьютере, условно подразделяется на две большие группы:

Программы - рабочие инструменты компьютера, предназначенные для выполнения определенных операций.

Данные - Информация, которую программы обрабатывают или создают, документы.

Программ для делопроизводства существует много. Задача этих программ - создание и редактирование документов, будь то текст, электронная таблица, изображение. Однако основной офисной программой все-таки остается текст, а изображения, звуки остаются второстепенными элементами.

Самые популярные программы, предназначенные для создания и редактирования документов - редакторы.

В реферате будут рассмотрены наиболее распространенные виды программ, применяемых в делопроизводстве.

Офисные программы - это программы для подготовки документов. Любой полнофункциональный офисный пакет включает несколько программ.

Офисные пакеты - интегрированные наборы программ для работы с различными типами документов.

Microsoft Office 2010 объединяет в себе программы для создания и редактирования различных документов, баз данных, электронных таблиц, презентаций и других разнообразных офисных целей. Используя приложения из пакета Microsoft Office, можно обмениваться документами через интернет, осуществлять совместную работу над проектами. Вся линейка продуктов Microsoft Office 2010 обладает упрощенной навигацией. Графические меню и интуитивно понятный интерфейс делают более лёгкой работу с документами. Пакет содержит следующие продукты: Word, Excel, PowerPoint, Outlook с Диспетчером контактов, Publisher, Access.

Microsoft Office Word - текстовый процессор, основа любого офиса.

Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт де-факто в документообороте большинства предприятий. Word также доступен в некоторых редакциях Microsoft Works.

Возможности Microsoft Office Word:

- возможность создания нового документа с помощью специальных шаблонов (факсы, письма, отчеты)

- возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов.

- автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок

- автоматическая проверка орфографии, грамматики.

- расширенные возможности форматирования документа

- использование стилей для быстрого форматирования документов

- возможность включения в текст графических изображений, электронных таблиц.

- возможность работы с математическими формулами

- возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Office Word на факс и по электронной почте.

Microsoft Excel - это широко распространенная компьютерная программа. Нужна она для проведения расчетов, составления таблиц и диаграмм, вычисления простых и сложных функций.

Excel - это программа, которая нужна, в первую очередь, бухгалтерам и экономистом. Ведь в ней можно составлять таблицы (отчеты), производить вычисления любой сложности, составлять диаграммы. Причем, все это можно сделать без особого труда и невероятных познаний. Можно сказать, что Excel - это большой и мощный калькулятор с множеством функций и возможностей.

Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое).

Продукт Microsoft Office Excel предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel является одним из наиболее популярных аналитических систем и содержит усовершенствованные средства построения диаграмм и совместного доступа к информации. Приложение предоставляет технологии для оптимального управления важной бизнес-информацией.

Решение Microsoft Excel обеспечивает отдельных пользователей, коллективы и организации технологиями для оптимального управления критически важной бизнес-информацией, инструментами, необходимыми для максимально эффективной работы с данными. Приложение позволяет вести как финансовую отчетность предприятия, так и личную бухгалтерию.

Новая версия Microsoft Excel 2010 дополнена функциями анализа информации, управления и обмена данными. Улучшенные средства анализа и визуализации помогают отслеживать статистику и выделять тенденции. Файлы Microsoft Excel 2010 можно размещать в Интернете для совместной работы над ними с другими авторами. Предусмотрена возможность доступа к документам со смартфона или с компьютера через браузер.

Microsoft Powerpoint 2010 - высокоэффективное решение, предназначенное для создания динамичных презентаций на профессиональном уровне. Инновационные звуковые и визуальные эффекты позволяют воссоздавать реалистичные картины в качестве наглядного представления услуг или товаров предприятия, для чего имеются все необходимые инструменты.

В презентациях, созданных при помощи Powerpoint 2010, могут быть использованы различные видео и аудио файлы высокого разрешения, переходы, создаваться портативные версии. Powerpoint дает возможность для совместной работы над презентациями группами пользователей, его публикации в интернете, причем делать это можно даже со смартфона. Все это в сочетании со множеством других полезных функций позволяет легко и приятно разрабатывать продукт и смотреть его готовую версию.

Microsoft PowerPoint сегодня - это:

- престиж и имидж вашей компании

- наглядность и презентабельность

- безграничные возможности для творчества

- экономия времени и удобство в работе

- доступ к презентациям с любых устройств.

Microsoft Office Access - приложение для управления базами данных.

Основные компоненты:

Построитель таблиц;

Построитель экранных форм;

Построитель отчетов, выводимых на печать.

Это приложение исключительно удобно в использовании благодаря готовым шаблонам и эффективным средствам, которые сохраняют свою важность по мере увеличения объема данных. В состав Access2010 входят инновационные средства, помогающие создавать профессионально выглядящие информативные формы и отчеты.

Outlook - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента.

Помимо функции почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера, что представляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, согласование документов.

Является платформой для организации документооборота, так как обеспечена системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота, не предусмотренных в стандартной поставке.

Microsoft Office InfoPath - приложение сбора данных и управления ими - упрощает процесс сбора сведений.

Microsoft Office Publisher - приложение для подготовки публикаций.

Microsoft Office Visio - приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами - позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.

Microsoft Office Project - управление проектами.

Microsoft Query - просмотр и отбор информации из баз данных.

Формы Приказов - это программа для быстрого вызова нужных документов входящих в установочный пакет. Так же программа может вызывать документы или другие приложения заданные пользователем. Все эти документы составлены согласно последним стандартам. Так же можно упомянуть, что программа позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы отдела кадров при поиске кадровых приказов и документов.

Программа «SysTecs: Учет документов» предназначена для хранения и управления документами в соответствии с организационной структурой компании. Программа представляет собой прикладное решение, разработанное на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2» и поставляемое в виде автономной конфигурации. Функциональные характеристики программного продукта позволяют регистрировать и хранить документы, возникающие в процессе деловой деятельности организации, обеспечивают своевременный и эффективный доступ пользователей к зарегистрированным документам, поиск документов, необходимых для деятельности организации. В программе используются надежные средства контроля доступа к документам, позволяющие эффективно защищать информацию от несанкционированного использования, изменения или уничтожения.

Эффективная система учета и движения документов позволяет значительно повысить продуктивность работы компании в целом. Такая система обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации, избавляя сотрудников от длительных поисков нужного документа в огромном количестве файлов и папок. Программа «SysTecs: Учет документов» предоставляет пользователям удобные механизмы поиска, отбора и группировки электронных документов по различным признакам. Возможности хранения информации в системе позволяют быстро ознакомиться с содержанием любого документа, не прибегая к поиску файлов в сети или на локальном компьютере - все нужные файлы доступны для просмотра и редактирования в форме электронного документа.

Возможности программы «SysTecs: Учет документов» позволяют классифицировать документы по видам деловой деятельности, группируя их по отдельным разделам и томам соответствующего дела. Для решения этой задачи используется классификатор деловой деятельности. При регистрации, обеспечивается раздельная нумерация входящих, исходящих и внутренних документов. Вопрос идентификации вносимых данных решен за счет использования характеристик документа, определяющих автора, организацию, подразделение, ответственное лицо и контрагента. Для эффективного управления движением документов, поиска и отбора созданы удобный интерфейс - рабочий стол программы - и пакет отчетов.

Библиографический список

делопроизводство программа офисный

1 Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере / Под ред. Проф. Н.В. Макаровой. 4-е перераб. изд. М. Финансы и статистика, 2001

2 Кудрявцев В.А. и др. Организация работы с документами: Учебник. М.: ИНФРА-М, 1999

3 Н.В. Макарова, С.Г. Николайчук, Ю.Ф. Титова «Компьютерное делопроизводство» (учебный курс). Екатеринбург. Питер, 2004

4 Информатика и информационно - коммуникационные технологии. Элективные курсы в предпрофильной подготовке / сост. В.Г. Хлебостроев, Л.А. Обухова; Под ред. Л.А. Обуховой. - М.: 5 за знания, 2005. -112 с. - (Электив).

Размещено на Allbest.ru