Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация системы документооборота

1. Понятие «документооборот», его анализ и основные этапы

Определяя место и роль документа на предприятии надо сказать, что документы являются одним из основных средств делового общения. Деловая переписка является не только средством делового общения, но и юридически обоснованием прав и обязанностей сторон. Документ - это то, без чего жизнь ни одного учреждения, предприятия не возможна. Она начинается с написания первого документа - Устава и сопровождается весь период существования, каждый шаг фиксируется тем или иным способом. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильность оформления документов. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива предприятия для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образуют документооборот. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. На любом предприятии документы принимаются специально выделенным работником канцелярии или секретарем. Другие работники учреждения принимать корреспонденцию от представителей организаций и предприятий, а также граждан не должны. Независимо от адресата, корреспонденция на предприятии передается секретарю для того, чтобы обеспечить учет, в том числе и количественный всех документов обрабатываемых на предприятии, единство порядка и методов их обработки. При поступлении документа на предприятие по почте вскрываются все конверты, за исключением имеющие надпись» лично». До вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность их упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. В случаях, где на документе нет даты, адреса отправителя вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Для передачи документов по факсу необходимо проверить как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц, об этом сообщается отправителю. Вся документация предприятия по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие, которые поступили на предприятие извне, от других организаций; исходящие, которые в большинстве случаев являются ответом предприятия на соответствующие входящие документы; внутренние документы созданные самой организацией. Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам - авторам документов, от которых они получены: вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления; от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами); от других организаций не находящихся в соподчиненной связи с данным предприятием (это могут быть клиенты, поставщики, покупатели), а также частные лица присылающие письма, заявления, жалобы.

Анализ документооборота следует проводить в направлении использования информации создаваемой на данном предприятии. Часть информации, которая была полезна для управления предприятием год назад, сегодня не дает достоверной картины использования финансовых, материальных и трудовых ресурсов. Она перегружает информационные потоки, создает дополнительные объемы работ и влечет за собой неэффективное использование рабочего времени. Исходящие документы также как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ и документы, направленные просто для сведения.

В технологической цепочке обработки и движения документов на муниципальном предприятии необходимо выделить следующие этапы:

· приём и первичная обработка поступающих на предприятие документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление

· контроль за исполнением документов;

· информационно-справочная работа;

· отправка.

2. Организационная структура документооборота

деловой документооборот юридический

Предварительное рассмотрение и регистрация документов

Установление порядка движения документов или управление документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. В свою очередь, предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется с целью распределения документов на регистрируемые и не регистрируемые. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и вид документа. Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений предприятия, производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специально отведенную папку для последующего доклада руководителю. Руководитель рассматривает документацию в день их поступления (как нежелательное исключение - на следующий день). Он не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

После предварительного рассмотрения документы необходимо зарегистрировать. Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных по документам. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, предприятие за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп. Регистрация необходима для решения последующих задач: учет количества документов, устранения возможности потерь, сохранности, обеспечения возможности ведения контроля исполнения документов и поиска документов в информационно - справочных целях. Подлежат регистрации не все документы, а только требующие учета, исполнения и дальнейшего использования, к ним можно отнести организационно - распорядительные документы, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д. Не регистрируются телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также, документы поступающие в копиях для сведения. Принятие управленческого решения по конкретному документу одна из основных функций руководителя, центральное и решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Согласно резолюции документы передаются для исполнения в подразделения предприятия.

Схема исполнения документов

При налаживании системы документооборота предприятия, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их непосредственных исполнителей. Исполнитель получает документ в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя и обрабатывает их с учетом функциональных обязанностей, принятой на предприятии технологией. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответного документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры), дате и результатах окончательного исполнения. Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена, возможность пользоваться государственными стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой. Все исполнители ответственны за полноту, своевременный, достоверный и качественный анализ информации и предоставление в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Контроль исполнения служебных документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному, качественному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. Основными задачами контрольной деятельности является - контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины. В малых организациях вопрос контроля исполнения документов не стоит так остро. Он становится актуальным для более крупных предприятий. Перечислим сложности, возникающие в работе в случае отсутствия на предприятии должного контроля исполнения. Документы часто теряются, не выполняются в срок или вообще не выполняются, текущая работа исполнителей с документами как правило не поддается никакому контролю и при возникновении каких-либо вопросов, практически невозможно восстановить историю работы с документами. Если обозначенные выше отдельные «сложности» на предприятии переросли в одну большую проблему, то стоит задуматься о целесообразности организации контроля за исполнением служебных документов.

Контролю подлежат исполнение всех зарегистрированных на предприятии документов. Он включает в себя несколько этапов: постановку документа на учет, проверку своевременного доведения документа до исполнителя и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения, информирование руководителя. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших с даты поступления. Конечная дата исполнения, решение о переносе срока указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока производится только по указанию руководителя, который их установил. Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется также руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. На предприятии должен быть осуществлен не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль. Напоминать исполнителям не только о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в самом исполнительном документе и специально отведенном журнале. Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться, анализироваться и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате; точные и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях и сроков исполнения установленных на предприятии; высокое качество подготовки документов.

Отправка документов

Обработка и отправка исходящих документов также как и прием и обработка входящих, проводятся обычно централизованно секретарем предприятия. Получив документ к отправке, прежде всего, необходимо проверить правильность его оформления: наличие даты и подписи, адреса, наличия страниц в документе и всех указанных приложений. Все эти элементы оформления обязательны при отправке документов с предприятия, как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не должным образом или предоставлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи. Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки, но не следует забывать, что эта передача документов ставит проблему удостоверения подписи.

Список использованных источников

1. Акимова Г.П., Богданов А.С. и др. Применение новых информационных технологий в делопроизводстве. // Сборник трудов ИСА РАН «Развитие безбумажной технологии в организационных системах» / Под редакцией Арлазарова В.Л. и Емельянова Н.Е.: Эдиториал УРСС, 1999. С. 17-27.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: АР Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000.

3. Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.2003 г.

4. Басаков М.И. Основы делопроизводства. «Феникс», 2002.

5. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М.: Высшая школа, 2001.

6. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2003.

7. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 2001

8. Веселов П.В. Документы в сфере управления. «Феникс». - 2000.

9. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., 2002.

10. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Гутская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. «Феникс», 2001 г.,

11. Кирсанова В.М. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М; 2003.

12. Киселев Л.Н. Как организовать современный офис. - М., 2002.

13. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2004.

14. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб.: Изд. дом «Герда», 1998.

Размещено на Allbest.ru